Afdelingsmøde for Horsøparken 20-98 og 1-19 afdeling 24. Onsdag, den 16. september 2015 kl. 20.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Taylor Hansen (KTH), inspektør Thomas Petersen (TP) og Jette Christensen. Fra bestyrelsen var Mette Juul-Nyholm og Henrik Kruse mødt. Direktør KTH startede mødet med at byde de 27 fremmødte velkommen og præsenterede de tilstedeværende fra boligforeningens administration og bestyrelse. Herefter gennemgik han kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. Til dirigent valgtes KTH 2. Formandens beretning. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 3. juni 2015, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Rækkehusene i Mølhøjparken KTH startede med at fortælle om byggeriet af de nye rækkehuse på Hvilhøjvej. Det var med stor spænding, at vi efter repræsentantskabsmødet i 2014 gik i gang med planlægningen af de 20 nye rækkehuse i Mølhøjparken her i Hobro. Det var længe siden, at vi sidst startede et byggeri, og de nye huse er en helt ny type boliger, som er noget større end de rækkehuse vi tidligere har bygget. Byggeriets samlede byggesum er i skema B budgetteret til ca. 32 mio. kr. Boligerne opføres som energi 2015 boliger. Byggeriet er, som de fleste ved, i fuld gang, og der er indflytning i blok 1 og 2 den 1. november, mens blok 3 og 4 er klar til indflytning den 15. november. Det er en forsinkelse på et par måneder i forhold til den oprindelige plan. Det skyldes især den meget våde vinter vi har haft, som har medført udfordringer med vand på byggepladsen. Den store mængde nedbør i løbet af vinteren har også medført en række uforudsete udgifter, og vi forventer derfor en mindre overskridelse af budgettet med ca. 400 600 tkr. Samlet set er vi tilfredse med byggeriet indtil nu. Det bliver nogle flotte huse, og vi er helt overbeviste om, at de nye beboere bliver glade for de moderne og energivenlige boliger. Alle husene er allerede nu udlejet. Renoveringsopgaver Der er i 2014 også gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,1 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 8,7 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb.
I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Kollektiv råderet Der har vist sig et behov for at ændre den tidligere praksis for køkkenrenoveringer i Hobro Boligforening. Der er derfor lavet en ny procedure for køkkenrenoveringer og andre kollektive råderetsarbejder. Denne procedure vil blive forelagt for jer til godkendelse på dette afdelingsmøde under dagsordenens pkt. 3. Vi synes, at der er lavet en god procedure, som giver alle vores beboere lige mulighed for at få lavet forbedringer i boligen mod en huslejestigning, svarende til finansieringsomkostningen. Proceduren lægger op til, at renovering af køkken, bad og i visse afdelinger carporte kan finansieres af afdelingens midler eller i de større afdelinger ved optagelse af realkreditlån. Finansieringen af et nyt køkken sker over 15 år, og når lånet er tilbagebetalt vil huslejen igen blive nedsat med det samme beløb, som huslejen oprindeligt blev forhøjet med. Forud for udarbejdelse af den nye procedure har vi gennemgået og registreret alle de kollektive råderetsarbejder, som i tidens løb er blevet udført i vores lejemål. Der er registreret 236 sager, som alle er blevet gennemgået i detaljer. Vi har desuden søgt juridisk bistand fra eksterne juridiske rådgivere med henblik på at finde ud af, om der er lejere, som skal have nedsat huslejen og i nogle tilfælde måske endda have tilbagebetalt for meget betalt husleje. Alle berørte lejere har modtaget et brev med oplysning om datoen for huslejenedsættelsen, og disse datoer er blevet registreret i vores systemer, så huslejen bliver nedsat helt automatisk når køkkenet er betalt. Et lille antal lejere har allerede betalt mere end køkkenets pris. I disse tilfælde er huslejen blevet nedsat, og lejeren har fået tilbagebetalt det for meget indbetalte beløb. Oversvømmelse på Skivevej Vores institution på Skivevej blev i oktober måned 2014 ramt af en oversvømmelse som følge af et skybrud, der resulterede i overløb fra det nærliggende vandløb. Skaderne som følge af oversvømmelserne viste sig desværre meget omfattende, og udbedringen af skaderne har strakt sig over en periode på mere end et halvt år. Først for kort tid siden var de sidste boliger klar til indflytning. Vi har bedt vores rådgivere om forslag til sikring af området, så fremtidige oversvømmelser forhåbentlig kan undgås.
Positiv udvikling i omkostninger ved lejeledighed Vi har gennem de seneste 2 år gjort en stor indsats for at nedbringe tabene fra ledige boliger i vores afdelinger. I 2012 udgjorde de samlede tab ved lejeledighed 1.508 tkr., mens tabene i 2014 er nedbragt til 449 tkr. Tab ved lejeledighed er dermed nedbragt til mindre end en tredjedel på kun 2 år, hvilket vi anser som meget tilfredsstillende. Det betyder selvfølgelig ikke, at vi skal undlade at have fortsat fokus på tomgangsboliger, men det viser, at vores indsats har virket. Orientering om året i afdeling 24 Der har været 18 fraflytninger i 2014. Afdelingen har fået ny vicevært i form af Dariz. Vinduer og terrassedøre er delvist udskiftet. Der har været afholdt en del møder mellem repræsentanterne og inspektøren bl.a. vedr. vaskeriet, og de grønne områder er blevet prioriteret højt. Et tag mangler stadig at blive udskiftet. Terrasserne i afdelingen trænger efterhånden også til en renovering. Og altanerne vil med tiden blive udskiftet til galvaniseret stål. Der blev spurgt ind til hvordan man i boligforeningen har fået nedsat tomgangstallene så meget. Dette besvarede KTH. Der var ikke flere spørgsmål til beretningen. Gennemgang af regnskab og budget. Regnskabet er lagt ud på vores hjemmeside, så alle beboere har mulighed for at se dem her. KTH gennemgik først regnskabet for 2014 via en samlet oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Regnskabet viste et lille overskud på kr. ca. 47.000,00. Der blev stillet et par spørgsmål til regnskabet. Disse besvarede KTH. Der blev også spurgt ind til A-ordningen, om man ikke kan flytte kvit og frit efter 8 år og 4 mdr. Dette kunne KTH bekræfte var korrekt, med mindre der er mislighold i lejemålet. Så vil dette blive fratrukket i indskuddet. Herefter blev budgettet for 2016 gennemgået, også via en samlet oversigt, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Budgettet viste en huslejestigning på kr. 5,00 pr. m2 pr. år. Der var ingen spørgsmålet til budgettet. Budgettet blev herefter ved håndsoprækning vedtaget med 23 stemmer for og 1 i mod. 3 valgte ikke at stemme. 3. Behandling af indkomne forslag fra organisationsbestyrelsen: 1. Godkendelse af oplæg til kollektiv råderet i Hobro boligforening. 2. Forlængelse af TV aftalen med YouSee.
Forslag fra beboere i afdelingen: 1. Der stilles forslag om renovering af flisebelægningen i gården. 2. Der stilles forslag om yderligere et gyngestativ på legepladsen 3. Renovering af kældertrapper. 4. Opmaling af parkeringsbåse og markering af handicap pladser. 5. Bomme ved indgangen til gården. 6. Opsætning af tavle til nyheder i opgangene og ved indgangen til gården. 7. Etablering af legeplads til hunde. 8. Flere bænke og affaldsspande i gården. Behandling af indkomne forslag fra organisationsbestyrelsen: 1. Kenneth forklarede, at man før i tiden renoverede alle køkkener i afdelingen på én gang. Men dette var faktisk ikke altid nødvendig. Her kommer muligheden så for den kollektive råderet. Det betyder, at man henvender sig til vores inspektør, får et tilbud på f.eks. et nyt køkken, og ud fra det bliver der så beregnet en huslejestigning de næste 15 år. Der blev spurgt ind til hvordan det så fungerer hvis der kommer en ny lejer inden de 15 år er gået. Dette besvarede KTH ved at sige, at udgiften følger lejemålet. Dette forslag gælder dog kun for nye køkkener, badeværelser og carporte. Der blev spurgt om der er en max grænse for en huslejeforhøjelse på en råderetssag. Det er der, svarede KTH. Lånet må ikke overskride 15% af ens husleje. Der blev spurgt om det også var nødvendigt at tage et lån for en delrenovering, f.eks., ved udskiftning af en bordplade. KTH svarede, at det ikke burde være nødvendigt, men han anbefalede, at hun ringede til viceværten for at høre om den enkelte sag, da det er svært for KTH at svare på, fordi han ikke har set det enkelte køkken. TP kunne dog forklare, at normalt slid og ælde ikke kræver et lån, men vil blive udskiftet på normal vis. Der blev spurgt om man skal male køkkenlågerne tilbage til oprindelig farve når man fraflytter, hvis man har haft dem malet. Dette mente TP ikke var nødvendigt, hvis ikke det er en unormal skrap farve. Der blev spurgt om det kan lade sig gøre at få et tæppe på altanen på ens overbo. Men dette mente KTH skulle vente til punkt 5 under eventuelt. Herefter blev den kollektive råderet vedtaget med 26 stemmer for og én valgte ikke at stemme. 2. KTH forklarede, at aftalen med YouSee skal fornyes. Hobro Boligforening har derfor indhentet to tilbud fra Verdo og YouSee. Det mest gunstige tilbud var fra YouSee. KTH kunne samtidig sige, at det er en meget fornuftig pris der er forhandlet frem med YouSee. Den nye aftale vil forløbe i 3 år. Der blev spurgt ind til om ikke man kan gøre det billigere selv. Men her kunne KTH svare at priserne på den kollektive pris, efter vores opfattelse, vil være bedre end den man kan forhandle sig frem til privat. Samtidig kunne KTH også informerer om, at de to tillægspakker man kan tilkøbe hos YouSee også kan tilkøbes til favorable priser.
Forslaget blev vedtaget med 26 stemmer for og én valgte ikke at stemme. Forslag fra beboere i afdelingen: 1. Forslaget om omlægning af fliserne i afdelingen, af sted kom af, at man kan se fordybninger flere steder når det regner. Men KTH mente at udskiftninger af tagene må komme i første række. Men flere beboere mente at fliserne ligger så ujævnt, at det kan være svært at færdes, hvis man er gangbesværet. Der blev spurgt om ikke man kan gøre det i etaper. Det mente KTH og TP godt kunne være en mulighed. Der blev spurgt om man måske kunne lægge en anden form for belægning i stedet for fliser som måske også ville være billigere. Men TP mente ikke det ville være billigere. KTH foreslog, at repræsentanterne satte sig ned og fandt ud af hvor det er mest krævende at få det repareret. Flere af beboerne mente, det vil være fornuftigt at udskifte fliserne i etaper. KTH foreslog, at man delte fliseomlægningen op af 5 omgange. Dette blev hurtigt vedtaget. 2. Forslaget om et ekstra gyngestativ blev diskuteret lidt frem og tilbage. Der blev forslået om ikke man kunne købe en sansegynge (også kaldet en fuglerede) i stedet for, da der kan være flere børn i af gangen. Dette mente flere godt kunne være en god idé. Forslaget blev ved håndsoprækning vedtaget. 3. Ved renovering af kældertrapper fik Kim Vilsted ordet. Han kunne fortælle at trapperne simpelthen smuldre væk. Det er virkelig en nødvendighed at få disse renoveret. KTH gjorde opmærksom på, at alle disse forslag selvfølgelig ikke vil blive lavet på èn gang. Der blev gjort opmærksom på, at kældertrapperne er et alvorligt problem, og derfor burde den rykkes op på listen. Dette kunne TP godt se det fornuftige i. Han vil gå afdelingen igennem sandsynligvis allerede i næste måned. Der blev spurgt om ikke man kunne lave en ny trappe med en svagere stigning. Men dette måtte TP sige nej til, da det vil blive alt for dyrt. Forslaget vedrørende renovering af kældertrapper blev vedtaget med 24 stemmer for og 3 valgte ikke at stemme. 4. Opmaling af parkeringsbåde og markering af handicap pladser blev allerede bebesluttet sidste år, så det lovede KTH også ville blive taget med på listen over opgaver i Horsøparken. 5. Bomme ved indgangen til gården blev diskuteret lidt frem og tilbage. Kim Vilsted forklarede, at det drejer sig om indgangen ved opgang 1-20 og 5-7 og 11-13. Mette Juul-Nyholm forklarede, hvordan det kan lade sig gøre, da det fungerer rigtig godt f.eks. i Stoldal. KTH sagde, at man i hvert fald skal være sikker på, at posten kan komme ind i afdelingen, da det måske ellers kan blive et krav at flytte postkasserne.
Forslaget blev vedtaget med 18 stemmer for og 2 stemmer i mod. 7 stk. valgte ikke at stemme. 6. Opsætning af tavle til nyheder i opgangene og ved indgangen til gården, blev allerede vedtaget for nogle måneder siden i samarbejde med TP, så det lovede TP at få købt. Der blev spurgt indtil den digitalisering som boligforeningen har indført. Ikke alle syntes det var en god idé, men KTH forklarede baggrunden for digitaliseringerne. 7. Etablering af legeplads til hunde, blev modtaget med stor begejstring. Der er ikke tale om en agilitybane, men blot et indhegnet stykke græs i det grønne område. KTH spurgte forsamlingen, om der var enighed om dette. Forslaget blev ved håndsoprækning vedtaget. 8. Flere bænke og affaldsspande i gården havde også været oppe på et møde med inspektøren i foråret, men dette var stadig ikke blevet købt. Eva Jensen sagde, at det ville være dejligt hvis beboerne ville bruge de allerede opstillede skraldespande. En anden spurgte hvorfor disse punkter er på dagsordenen i dag, når de allerede er vedtaget én gang tidligere. Vedkommende mente, at Boligforeningen skulle passe på, beboerne ikke bliver træt af at bruge sin fritid på at holde disse møder, når tingene så ikke bliver lavet alligevel. Der blev spurgt ind til hvor stor beslutningsret beboerrepræsentanterne egentlig har. Dette besvarede KTH. Forslaget blev herefter besluttet med 23 stemmer for og 4 valgte ikke at stemme. 4. Valg af repræsentanter og suppleanter. Karleen Jensen og Heidi Hvilshøj er begge på valg. Heidi Hvilshøj ønskede ikke genvalg. Men Karleen Jensen og Sanni Overvad Busse blev begge valgt til 2017. Mette Juul-Nyholm, Vigdis R. Hansen og Kim Vilsted Fælled var alle valgt til 2016. Tina Marie Mikkelsen og Ellen Vilsted Fælled blev begge valgt til suppleanter til 2016. 5. Eventuelt. Der var stillet ønske om en drøftelse af de enkelte beboeres forpligtelse til, at holde haven i pæn stand, så boligerne fremstår præsentable. Der blev spurgt om hvad præsentabelt er. Nogle har jo ikke noget imod at deres græs står lidt højt, og et par stykker mente, at det måtte være indenfor privatlivets fred. Men TP måtte bare konstaterer, at det står i vores husorden, at lejer man en lejlighed med have, er det ens eget ansvar at passe denne. Heidi Hvilshøj spurgte hvad de kr. 100,00 dækker som man giver for at få sin hund registreret. Svaret var at det går til administrationsudgifter og hundeskiltet. Døren til vaskeriet binder rigtig rigtig meget. Døren ind til nr. 15 er blevet slået skæv og kan derfor ikke lukkes helt. Dette betyder det trækker helt vildt.
Der blev spurgt om hvad man kan gøre ved en grim front på ens altan. Her blev der svaret, at hun endelig skal rette henvendelse til sin vicevært, så skal han nok kikke på det. Der blev spurgt ind til hvornår der bliver gjort noget ved de mangler/reklamationer som beboerne er kommet med i forbindelse med udskiftningen af døre og vinduer. Dette besvarede TP. Han kunne kun beklage, men lovede han vil gøre hvad han kan. KTH måtte igen gøre opmærksom på, at boligforeningen ofte må prioritere arbejdsopgaverne i de forskellige afdelinger. Eva Jensen spurgte, om viceværter i afdelingen er på fuld tid eller om han kun er der på deltid. TP mindede beboerne om at der også er ferie og afspadsering for en vicevært. En vicevært kan ikke altid være synlig i afdelingen, fordi ikke alle opgaver foregår i de grønne områder. Der blev også spurgt om ikke boligforeningen kunne få folk sendt ud fra kommunen i arbejdsprøvning, som en ekstra hånd i de grønne områder. Her kunne KTH svare, at boligforeningen stort set altid har en eller flere fra kommunen, netop fordi kommunen ser boligforeningen som en troværdig samarbejdspartner. Dariz fik ros fra rigtig mange af beboerne i afdelingen. Til sidst takkede KTH for god ro og orden.