God journalisering i Ærø Kommune Vejledning i KMD NOVA Sidst revideret December 2018 1
Indhold Indhold...2 Indledning...3 Retningslinjer for journalisering i Ærø Kommune...4 Hvad skal journaliseres...4 Medarbejderes og lederes ansvar...5 Gode råd når du journaliserer...5 Hjælp fra superbrugerne...5 Tovholdere på KMD-Nova...5 KMD Nova...7 Forsiden...7 Opret sag...7 Søg sag...9 Vis/Redigér dokument...10 Opret nyt dokument på sag...11 Importér dokument til en sag...13 Tilknytte mail til sag...13 Personlige indstillinger i KMD Nova...14 Opsætning min side:...15 Sidst revideret December 2018 2
Indledning Et vigtigt led i den administrative opgaveløsning i kommunen er at journalisere og dermed dokumentere kommunens arbejde. Journaliseringen er vigtig, fordi det sikrer borgernes demokratiske ret til aktindsigt og det skaber lettere og mere effektive arbejdsgange, når dokumenter altid kan søges og genfindes. I Ærø Kommune bruger vi KMD NOVA til al administrativ journalisering, mens journalisering af personsager, børnesager m.m. i udgangspunktet håndteres i kommunens fagsystemer, som fx DUBU (børnesager), NOVAX (sundhedspleje), OPUS (løn og personale). Alle fagsystemer er omfattet af journaliseringspligten. Det indebærer, at denne vejlednings afsnit Retningslinjer for journalisering i Ærø Kommune er gældende for al sagsbehandling uanset hvilket journaliseringssystem, der bruges. Med implementeringen af KMD NOVA ønsker vi samtidig at fremme en god journaliseringsskik i Ærø Kommune, så det bliver lettere for alle at søge og genfinde dokumenter, at overdrage sager og dokumenter til hinanden samt at sikre, at vi overholder lovgivningen på området. Denne vejledning indeholder derfor både retningslinjer for og vejledning til god journaliseringspraksis samt en trin-for-trin-vejledning i den daglige brug af KMD NOVA. Oprettelse af sager, flytning og lukning af sager, dokumenthåndtering, advis m.m. Sidst revideret December 2018 3
Retningslinjer for journalisering i Ærø Kommune - God journaliseringsskik Journaliseringspligten er en del af offentlighedsloven, men er også vigtig i forhold til persondataloven, arkivloven m.m. Det indebærer, at dokumenter skal journaliseres og dermed arkiveres, hvis: Dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling Dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Dokumentet skal gemmes af arkivmæssige hensyn: dokumentation, forskningsformål m.m. I Ærø Kommune bruger vi KMD NOVA til al administrativ journalisering, men principperne for god journalisering skal også følges ved journalisering i øvrige fagsystemer. Formålet med journalisering er: Identifikationshensyn så kommunens dokumenter kan identificeres og genfindes Offentlighedshensyn så kommunen kan imødekomme anmodning om aktindsigt Effektivitetshensyn så dokumenter og sager hurtigt og effektivt kan fremfindes Videndeling så dokumenter kan deles på tværs af afdelinger Bevis- og dokumentationshensyn så kommunen: o kan dokumentere, om ind- eller udgående post er afsendt eller modtaget o kan dokumentere grundlaget for myndighedens afgørelser o kan danne sig et overblik over sagen, uafhængigt af den enkelte sagsbehandlers hukommelse. Kontrolhensyn så sagsbehandlingen effektivt og hurtigt kan kontrolleres af tilsynsmyndigheden, rekursmyndigheder, revisionen og internt (kommunalbestyrelse og borgmester) Arkivmæssige hensyn så sager og dokumenter ikke går tabt og derfor ikke afleveres til arkivmyndighederne. Hvad skal journaliseres ALTID mails med cpr-nr. ALTID dokumenter o.lgn. med cpr.nr. Al dokumentation af afgørelser og beslutninger, herunder delbeslutninger og korrespondance Modtagne og afsendte dokumenter som led i administrativ sagsbehandling Dokumenter som har eller kan få en bevisværdi fx telefonnotater, mødenotater, andres notater m.m. Dokumenter hvis indhold er væsentligt Vejledninger, projektbeskrivelser, politikker, udviklingsstrategier m.m. Sagsfremstillinger og bilag til sagsfremstillinger Sidst revideret December 2018 4
Medarbejderes og lederes ansvar Som medarbejder og leder har du ansvar for at: dokumenter og sager journaliseres samme dag eller senest dagen efter kl. 10.00 sager journaliseres med korrekt og detaljeret sagstype post der afleveres personligt/i papirform datostemples og scannes sager journaliseres med korrekt kassationsfrist omjournalisere forkert journaliserede dokumenter til den rigtige sag dokumenter journaliseres med korrekt tilstand: dvs. godkendt hvis dokumentet er afsendt eller færdigbehandlet. sager lukkes efter færdigbehandling. der er udpeget stedfortrædere for alle medarbejdere, som kan håndtere post under en medarbejders ferie, sygdom eller andet fravær. Gode råd når du journaliserer Journalisér altid så hurtigt som muligt - samme dag eller senest dagen efter kl. 10.00. Notér hvilken status dokumentet har. Hvilken version, udkast eller endeligt dokument Navngiv altid med en sigende titel: Ikke blot henvendelse ang. børnesag. Navngiv så det skiller sig ud fra andre tilsvarende henvendelser, så det let kan søges/genfindes i systemet. Brug kun helt officielle forkortelser i navngivning ingen hjemmegjorte. Anvend enkeltsagsprincippet dvs. én sag omfatter kun ét emne. Hjælp fra superbrugerne Hver afdeling har en superbruger, som du kan kontakte, hvis du har brug for hjælp til KMD NOVA. Superbrugernes opgave er: At introducere nye medarbejdere til KMD NOVA Hjælp til selvhjælp til kollegaer i egen afdeling Tovholder på data-oprydning i KMD NOVA. Dvs. iværksætte oprydning i afdelingens sager og dokumenter hver 3. måned: Søge dokumenter, der ikke er tilknyttet en sag, søge dokumenter, der er indtjekket forkert, sager der gøres passive m.m. Fjerne evt. tilknytning af dokumenter, der er tilknyttet forkert sag, når kollegaer har brug for det. Orientere medarbejdere i egen afdeling om nye tiltag/opdateringer i KMD NOVA (Release) Tovholdere på KMD-Nova Nadja Kildegård Boye fra Sekretariatet er tovholder på KMD NOVA i hele organisationen og Lone Flügge fra Kultur- og Socialafdelingen er back up. Nadja melder ud: Hvis der er driftsforstyrrelser på KMD NOVA. I Nadjas fravær melder Lone ud. Når der er opdateringer og nye større tiltag (Release), informeres I via superbrugerne. Ved arrangementer med KMD og superbrugerklubben deltager Nadja og Lone. Sidst revideret December 2018 5
Superbrugere: Sekretariat og Borgerservice: Sekretariatet Borgerservice IT Pedel og rengøring Løn og Økonomi: Kultur- og Socialafdelingen: Kulturafdelingen Børn og unge Dagtilbud Bibliotek Teknisk Afdeling: Administration Teknisk afdeling Park og vej Havnene Campingpladserne Flyvepladsen Ældre- og Sundhed: Administrationen Gilleballehus Søkilden MÆC Rise Køkken Job og voksen: Administration Job- og voksencenteret Ydelsesteamet Psykiatrien Færgerne: Administration Ærøfærgerne Marstal Skole: SFO Viften Nadja Kildegård Boye Mads R. Nielsen Lone Flügge Anne Dorthe Albertsen Anette Jønsson, Heidi Ghiorsi Tanja Weber, Bettina Albertsen Jeanette Eriksen Louise Skjærbæk Sidst revideret December 2018 6
KMD Nova Her gennemgår vi de mest brugte funktioner for sager og dokumenter. Forsiden Klik på fanebladet Min side, for at vende tilbage til forsiden Klik på fanebladet Min side, for at vende tilbage til forsiden Opret sag Et væsentligt led i journaliseringen er at give sager og dokumenter særlige kendetegn; Metadata, som gør at sager og dokumenter arkiveres med forskellige metadata, der dels sikrer den korrekte opbevaringstid, dels gør det nemt at søge og finde sager og dokumenter. Et dokument skal ALTID være tilknyttet en sag. Start derfor ALTID med at oprette sagen først. Når I opretter en sag, skal I udfylde følgende metadata: Sidst revideret December 2018 7
Overskrift En sigende overskrift, så der er mulighed for at genfinde med fri-tekstsøgning. Tænk over: Hvordan navngiver jeg, så jeg kan finde sagen senere? Hvordan navngiver jeg, så mine kolleger kan finde sagen? Vedrørende Her kan man vælge om det er en personsag, en virksomhedssag, en produktionsenhedssag, en ejendomssag eller fritekstfelt, hvor man kan beskrive, hvad sagen handler om. KLE-numre/KL Emnesystematik KLE er KLs nationale standard for, hvordan man emnekategoriserer sager og dokumenter. Formålet med KLE nummeret er, at gøre det nemmere at gruppere sager ensartet, så sager der handler om det samme, kan findes samlet. Indeholder alle lovbundne kommunale opgaver Opdateres 4 gange årligt KLE emnenummeret siger noget om: Hvad sagen HANDLER om Fire overordnede kategorier 00 01-54 30-81-87 Kommunens styrelse og overordnede opgaver Kommunens opgaver ift borgere og virksomheder Andre myndigheders opgaver Kommunens interne opgaver Find KLE-nummeret ved at overveje, hvad sagen handler om og brug gerne stikordsregistret, KLE Online. Ofte vil det være de samme 3-4 KLE-numre, man bruger til sine sager. Handlingsfacet KLE handlingsfacet siger noget om HVILKEN SLAGS sag det er. KMD Nova foreslår selv en handlingsfacet. Handlingsfacetten definerer hvordan vi behandler sagen: om det er et projekt, en klage, rutinemæssig økonomi, information osv. Når du vælger KLE-nummer, kommer der automatisk forslag til handlingsfacet, der som regel altid har en bevaringstid på 5 år. Vær derfor opmærksom på at ændre handlingsfacetten, hvis bevaringstiden skal være længere. Der er 7 overordnede handlingsfacetter, som hver er udfoldet i delelementer. Læs mere om handlingsfacetter her. Sidst revideret December 2018 8
Beskrivelse Uddybende beskrivelse, gerne navne m.m. der gør det nemmere at identificere sagen. Søg sag Du kan søge specifikt, hvis du kender sagsnummer, cpr.nr., ejendomsnr. eller cvr. BEMÆRK hvilket ikon, der står foran din søgning. Du kan søge på ord, overskrifter og metadata, hvis du ikke kender sagsnr. cpr.nr. o.lgn. Her vil man ofte søge på overskrift, KLEnr., tid eller sagsbehandler. Tast *søgeord, hvis du søger i fritekstfeltet og i beskrivelse Sidst revideret December 2018 9
Søgeresultat Her vises søgeresultatet på søgningen *Kmd Nova. 8 sager (i det orange felt). Klik på den sag du vil åbne. I sagen kan du finde: Oplysninger om sagstilstand, Adviser, Journalnotater og Dokumenter. Vis/Redigér dokument Klik på dokumentikonet, så kan du vælge vis eller redigér dokument. Hvis du klikker på titellinjen får du dokumentoplysninger, og kan efterfølgende vælge vis eller redigér. Sidst revideret December 2018 10
Opret nyt dokument på sag 2. Klik på Næste 1. Vælg skabelon Udfyld metadata for dokumentet: Overskrift: Vælg en sigende overskrift. Skriv hvad dokumentet HANDLER om ikke hvilken type dokument det er. Skriv IKKE: brev, borgerhenvendelse, høringssvar, notat Men skriv for eksempel: borgerhenvendelse (dato) om forværrede helbredsforhold, notat om xx forenings ønske om tilskud Sidst revideret December 2018 11
Vedrørende: Indsæt cvr.nr eller lignende eller brug fritekstfeltet, og uddyb evt. overskriften. Dokumenttype: Vælg Dokumentkategori: Bruges ikke Beskrivelse: Kan bruges til supplerende bemærkninger om dokumentets indhold. Klassifikation: Vælg. Vær opmærksom på at klassifikation intern, fortrolig og følsom IKKE er ensbetydende med, at der ikke kan søges aktindsigt. Her skal foretages en konkret vurdering af hvert dokument. Medie/Kanal: Anvendes ikke Tryk næste for at oprette dokumentet. OBS: HUSK at tjekke dokumentet ind i KMD Nova, når du er færdig med at redigere. Vælg fanen tilføjelsesprogrammer > Vælg Gem i Nova ESDH Sidst revideret December 2018 12
Importér dokument til en sag Du kan hente dokumenter fra dine drev og fra andre sager i KMD Nova ind i din sag. Vælg fanen Tilføj Vælg tilknyt dokument til denne sag eller Importér dokument fra filsystem. Hvis du importerer fra filsystem, popper stifinder op. Hvis du vil tilknytte et dokument fra en anden sag i KMD Nova, kan du søge dokument eller sag. Eller du kan vælge dokumentnr., hvis du kender det. Så skal du klikke på fanen: Flere søgekriterier /vælge Referencer og vælge dok.nr. Tilknytte mail til sag Der vil ofte være brug for at tilknytte en mail til sag. Sidst revideret December 2018 13
> Åbn sagen som mailen skal tilknyttes > vælg mailen i din indbakke > Træk mailen ud over det grønne felt i Outlook og ind på sagen, til du kan se et mail-ikon. > Slip og navngiv mailen i din sag. Personlige indstillinger i KMD Nova Når du starter med KMD Nova er det en fordel at få sat dine personlige indstillinger op. Vi bruger lige lidt tid på sammen at gøre det. Sidst revideret December 2018 14
Du kan indsætte nogle forskellige faner og links til hjemmesider på min side det gør du ved at trykke på indstillinger. Opsætning min side: Hvordan finder jeg hjælp til KMD Nova? Tryk på? Så kommer du ind og kan søge i KMD Novas realises: Sidst revideret December 2018 15
Sidst revideret December 2018 16
Sidst revideret December 2018 17