CapLegal Inkasso Sagsbehandling Alm. Inkasso
Indholdsfortegnelse Indledning... 5 Alm. Inkasso... 6 Gennemgang af relevante oplysninger... 6 Sagsposter (inkassosagen)... 7 Sagsstatistik (sagen)... 7 Inkassofelter... 7 Oprettelse af sag... 8 Trin 1 - sag... 8 Trin 2 - klient... 9 Søg klient via sagsguide... 9 Oprettelse af ny klient... 11 Klient default værdier... 11 Fakturering... 12 Trin 3 - part... 12 Oprettelse af ny part/debitor... 13 Trin 4 medarbejdere... 15 Trin 5 inkasso... 15 Opret fordringer... 16 Fordringer... 16 Gebyr/salær pr. fordring... 16 Gebyr/salær pr. sag... 17 Flere debitorer... 17 Gennemgang af selve inkassosagskortet... 20 Generelt... 20 Fordringer... 20 Fremnotering... 20 Udførelse af aktivitet fra sagen... 20 Kontakter... 21 Faktabokse... 21 Valgfrie felter... 21 Noter... 21 Workflowaktiviteter... 22 Ændringer af stamoplysninger, fordringer m.v.... 23 2
Ændring af fordring... 23 Sletning af fordring... 23 Ændring af parter/kontakter på sag... 23 Ændring af retskreds... 24 Inkassoopgørelse... 26 Valgte sager/parter... 26 Generelt... 26 Inkassokontoudtog... 27 Udskriv inkassoopgørelse... 27 Inkassokladden... 29 Slet linjer og/eller tilret linjer i inkassokladden... 29 Bogføring af inkassokladden... 29 Ændringer... 30 Ændring af beskrivelse på inkassosagsposter... 30 Ændring af beløb eller poster der medtages i inkassoopgørelse... 30 Tilkendt mødesalær... 31 Afdragsordning/betalingsplan... 32 Generelt... 33 Specifikation... 33 Beregner... 33 Vis betalingsplan... 35 Udskriv kreditomkostninger... 36 Ændringer i betalingsplan... 37 Ydelsesændring eller rentestop... 38 Ændring enkelte ydelser... 39 Oversigt... 40 Ny betalingsplan... 41 Fundament... 42 Generelt... 43 Statistik... 43 Specifikation... 43 Aktivér fundament... 45 Oversigt... 45 Masseopfølgning/-udførelse... 46 3
Udførelse... 47 Genudførelse... 48 4
Indledning Denne vejledning vedrører selve sagsbehandlingen, herunder oprettelse m.v. af inkassosager. Vejledning omkring opsætning, vedligeholdelse og tilretning af tabeller m.v. i modulet fremgår af vejledningen Inkasso - Opsætning. Modulerne Inkasso og Realkreditinkasso (fast ejendom) har sine egne menupunkter i navigationsruden. I denne vejledning beskrives de almindelige inkassosager, idet der er en særskilt vejledning til håndtering af realkreditinkasso/fast ejendom. 5
Alm. Inkasso Gennemgang af relevante oplysninger Nedenfor gennemgås de inkassorelevante punkter som vises, når man er på en inkassosag, dels i sagsoversigten og dels fra selve sagskortet. Afhængig af, hvordan din navigationsrude er opsat, vil du have følgende muligheder under menupunktet Inkasso. Punkterne her vil altid som stadnard vises. Inkasso sagsoversigt Betalingsplansoversigt Fundament oversigt De øvrige menupunkter som i eksemplet nedenfor, kan tiføjes. Under Inkasso sagsoversigt vises alle inkassosager, som er knyttet til modulet Inkasso. Når man fra sagsoversigten står på en inkassosag, vil man i faktaboksen Sagsposter til højre kunne se de inkassorelevante sagsoplysninger. 6
Sagsposter (inkassosagen) Disse poster relaterer sig udelukkende til inkassosagen og mellemværende mellem (inkasso-)debitor og (klient-)kreditor. I en af de øvrige faktabokse vises selve sagsstatistikken, som er mellemværende mellem klient på sagen og kontoret. Sagsstatistik (sagen) Inkassofelter På båndet ligger gruppen Inkasso som indeholder de relevante funktioner, som anvendes på en inkassosag. Punkterne bliver nærmere beskrevet i denne vejledning. 7
Oprettelse af sag Fra funktionen Guide: Opret sag oprettes nye sager. Vælges funktionen direkte fra Inkassomenuen vil klient altid være forudfyldt i forhold til klienten på den sag, der er markeret i sagsoversigten, ligesom feltet Vælg modul vil være udfyldt. Vælges funktionen Guide: Opret sag fra Rollecenter Startside vil felterne under trin 1 og trin 2 ikke være udfyldt. Trin 1 - sag Vælg modul: Sørg for feltet er udfyldt med Inkasso Sagstype: Angiv korrekt sagstype. I oversigten [F4] vises kun de sagstyper, som knytter sig til modulet Inkasso Sag vedr.: Udfyldes med relevant tekst for sagens vedrørende Team: Er der knyttet teams på sagstypen (en gruppe af medarbejdere, fx Stud.jur.) vil dette felt være udfyldt automatisk. Benytter kontoret ikke teams, udfyldes feltet ikke Juridisk afdeling: Udfyldes med relevant juridisk afdeling, hvis denne funktion anvendes på kontoret. Vis flere felter: Udfyldes trin 1 til at vise flere felter vises følgende felter, som enten udfyldes automatisk (datoer) eller manuelt i henhold til den opsætning, der anvendes på kontoret. 8
Trin 2 - klient Klient: Feltet er udfyldt, hvis sagen oprettes fra Inkassosagsoversigten. Vedrører sagen en anden klient, slettes linjen [Ctrl+Del] blot og funktionen Tilføj klient bruges til at søge og tilknytte en anden klient. Søg klient via sagsguide Ofte kan det være praktisk at søge på klienten på forhånd, hvis du ved det er en ny klient. Har du blot fået knyttet en forkert klient på sagen, kan du dog ændre klient ved at slette linjen og bruge funktionen Tilføj klient. Funktionen Guide: Opret sag findes også under Klient og Klientoversigt og du kan direkte fra klientkortet også oprette en ny sag via sagsguiden. 9
Angiv Søgeord i feltet og tast [Enter] eller klik på [Søg], hvorefter en søgning startes. Findes klienten, vises en oversigt over klienter, der matcher dine søgekriterier. BEMÆRK, at du kan se, hvorvidt der er tale om en Klient og at du yderst til højre kan se information om det pågældende match (Information: Navn, adresse m.v.). Vælg korrekt klient. Hvis klienten ikke findes dukker følgende meddelelse op: 10
Hvorefter klienten kan oprettes. Findes klienten i forvejen vælges den korrekte klient. Oprettelse af ny klient Nedenfor gennemgås de relevante felter, der knytter sig til inkasso ved oprettelse af en ny klient. Klient default værdier Sagstypekode: Kan udfyldes med den relevante sagstypekode for klientens inkassosager Salærkode: Kan udfyldes med en særlig salærkode, hvis denne fraviger standardopsætningen på sagstypen Rentekode: Kan udfyldes med rentekode for klienten. Dermed er rentekode forudfyldt på fordringslinjer Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden Juridisk afdeling: Udfyldes, hvis kontoret anvender denne opdeling af afdelinger 11
Benyt kompensationsgebyr/-beløb: Udfyldes, hvis klienten altid ønsker opkrævning af kompensationsbeløb, hvis debitor er erhvervsdrivende Medarbejdere på sagen: Udfyldes med relevante medarbejdere, hvis det er aktuelt Fakturering Momsvirksomhedsbogf.gruppe: Her skal du alene tage stilling til feltet Momsvirksomhedsbogf.gruppe. Det vil altid være udfyldt med standard (klient = momsregistreret), men hvis klienten ikke er momsregistreret ændres koden i feltet. Trin 3 - part Part: Her bruges funktionen Tilføj part og der åbnes til et søgebillede, svarende til søgebilledet under Klient. Angiv Søgeord i feltet og tast [Enter] eller klik på [Søg], hvorefter en søgning startes. Vælg Ja og partkortet oprettes med dine søgeoplysninger og du kan herefter færdigoprette parten. 12
Oprettelse af ny part/debitor Nedenfor gennemgås de relevante felter, der udfyldes ved oprettelse af en ny part. Navn: Afhængig af hvordan du har søgt ændres navnet (små/store bogstaver, hele navnet m.v.) Adresse: Udfylde de relevante felter. Har du brug for felterne Navn 2, c/o Navn og Adresse 2 vælges Vil flere felter. 13
Kontakter: Selve parten bliver automatisk oprettes som kontakt under oversigtspanelet Kontakter. Skal der tilføjes en attention-/kontaktperson til den pågældende part, kan du oprette yderligere kontakter via funktionen Ny personkontakt. Når parten er færdigoprettet afsluttes med OK [Ctrl+Enter]. Parttypen på debitor udfyldes herefter automatisk med parttype for debitorer, her DEBITOR. 14
Herefter tilknyttes der automatisk Retskreds, kommune og advokatforbindelse afhængig af kontorets opsætning på modul og tilhørende sagstyper. Sag vedr. part: Der kan evt. tilføjes tekst for fx debitor. Trin 4 medarbejdere Medarbejder: Er automatisk udfyldt med initialer på Sagsansvarlig, svarende til ansvarlig jurist på klientkortet. Medarbejderfunktion: Udfyldes automatisk med medarbejderfunktion i forhold til kontorets opsætning, men kan ændres, fx ved opslag i feltet med [F4] Trin 5 inkasso Afhængig af opsætning generelt og opsætning på klientkortet i forhold til Default klientværdier, fil felterne Momsvirksomhedsbogf.gruppe og Salær være udfyldt. Er de ikke udfyldt, skal de udfyldes, idet du skal tage stilling til: Momsvirksomhedsbogf.gruppe på klientkort: Er klienten momsregistreret vælges kode, hvor der ikke tillægges moms ved beregning af inkassosalær overfor debitor. Er klienten ikke momsregistreret vælges kode, hvor der tillægges moms ved beregning af inkassosalær overfor debitor. Afhængig af kontorets opsætning kan kode og beskrivelse være angivet anderledes end nedenfor i det viste eksempel. Salær: Udfyldes ligeledes også automatisk, men kan ændres i forbindelse med oprettelse af sagen. Når alle trin er udfyldt afsluttes sagsguiden med OK [Ctrl+Enter] og følgende meddelelse vises: 15
Opret sagen: OK vil automatisk oprette sagen Opret sagen og fortsæt med at oprette sager: Vælges hvis du ønsker at oprette flere sager, idet sagen automatisk oprettes med et nyt sagsnummer og du kan herefter færdigoprette sagen med fordringsoplysninger. Forlad sagsguiden: Vælges, hvis sagen alligevel ikke skal oprettes. Opret fordringer Når sagen oprettes via sagsguiden og du afslutter med Opret sagen OK, åbnes vinduet for indtastning af fordringer direkte. Fordringsbilledet er opdelt i tre vinduer: Fordringer Her angives fordringer Gebyr/salær pr. fordring Her angives de gebyrer som er fordringsbestemte, fx rykkergebyr og kompensationsbeløb 16
Gebyr/salær pr. sag Her angives de gebyrer og salær som er sagsbestemte, fx inkassogebyr og inkassosalær Fordringer: Fordringsnummer: Udfyldes automatisk, når du har udfyldt beskrivelsen. Flere fordringer, flere fordringslinjer og flere fordringsnummer Beskrivelse: Udfyldes med relevant beskrivelse for fordringen Debitorer: Udfyldes automatisk i forholdt til part på sag, med parttype DEBITOR. Er der flere debitorer på sagen kan du vælge om alle debitorer hæfter for alle fordringer. BEMÆRK, udfyldes feltet ikke automatisk, er der ingen part på sagen med korrekt parttype eller der er flere parter på sagen og du skal derfor vælge parter. Flere debitorer Foretag opslag i feltet Debitorer ved at klikke på prikkerne eller brug [F4]. Sagsnr.: Er automatisk udfyldt Fordringsnr.: Er automatisk udfyldt med fordringsnummer på fordringslinjen Partsnr.: Foretag opslag i feltet med [F4] og vælg den part, der hæfter for den aktuelle fordring/fordringslinje. Hæfter begge debitorer for den samme fordring, skal du oprette 2 linjer i billedet Fordringsparter. In solidum: Udfyldes automatisk, men du kan ændre i forhold til fordringslinjerne og fx i stedet udfylde Hæftelsesandel. Nedenfor vises skærmprint af sag med flere debitorer (fordringsparter) knyttet til samme fordring. 17
Når alle debitorer er knyttet til fordringslinjen/fordringslinjerne lukkes billedet med OK, og feltet Debitorer på fordringslinjen er herefter udfyldt. Dato: Udfyldes med dato for fordringen, fx fakturadato. Hovedstolsbeløb: Udfyldes med hovedstol/fordring. BEMÆRK, det er først ved udfyldelse af beløb, der automatisk tilføjes gebyr og salær pr. fordring og/eller sag. Hovedstolsbeløb (registreret): Udfyldes automatisk, når fordringsbilledet lukkes Rentekode: Udfyldes med relevant rentekode Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden Beregn rente fra: Udfyldes med rente fra dato Gebyr/salær pr. fordring: Salær-/gebyrkode: Udfyldes automatisk i forhold til opsætningen. Du kan naturligvis ændre i beløb Bogføringsdato: Angives automatisk med dags dato, men kan ændres Grundlag (beløb): Udfyldes automatisk afhængig af opsætning og kan ændres Grundlagsbeløb (registreret): Udfyldes automatisk, når fordringsbilledet lukkes Beløb: Beløb inkl. moms, hvis der er knyttet moms til gebyr/salær og klient ikke er momsregistreret Momspct.: Udfyldes med 25, hvis betingelsen ovenfor under Beløb er opfyldt Rentekode: Hvis gebyr/salær skal renteberegnes anføres rentekode Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden 18
Beregn rente fra: Udfyldes med rente fra dato Rentebærende i betalingsplan: Hvis beløb skal renteberegnes også i tilfælde af indgåelse af en afdragsordning/betalingsplan udfyldes feltet med ÅOP: Afhængig af opsætning er der flueben her, men ellers kan du på fordringsniveau fjerne eller tilføje her Gebyr/salær pr. sag: Salær-/gebyrkode: Udfyldes automatisk i forhold til opsætningen. Du kan naturligvis ændre i beløb Bogføringsdato: Angives automatisk med dags dato, men kan ændres Grundlag (beløb): Udfyldes automatisk afhængig af opsætning og kan ændres Grundlagsbeløb (registreret): Udfyldes automatisk, når fordringsbilledet lukkes Beløb: Beløb inkl. moms, hvis der er knyttet moms til gebyr/salær og klient ikke er momsregistreret Momspct.: Udfyldes med 25, hvis betingelsen ovenfor under Beløb er opfyldt Rentekode: Hvis gebyr/salær skal renteberegnes anføres rentekode Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden Beregn rente fra: Udfyldes med rente fra dato Rentebærende i betalingsplan: Hvis beløb skal renteberegnes også i tilfælde af indgåelse af en afdragsordning/betalingsplan udfyldes feltet med ÅOP: Afhængig af opsætning er der flueben her, men ellers kan du på fordringsniveau fjerne eller tilføje her Når oprettelse af fordringer er færdiggjort afsluttes oprettelsen med OK [Ctrl+Enter] og følgende meddelelse vises 19
Afslut med Ja og sagen er færdigoprettet. Gennemgang af selve inkassosagskortet Som det almindelige sagskort er inkassosagskortet opdelt i oversigtspaneler. Nedenfor gennemgås de relevante oversigtspaneler og feltet/oplysninger: Generelt Her vises de generelle oplysninger og du har mulighed for at indtaste sagsfremstilling, bl.a. til brug for flet. Der ligger også forskellige datofelter. Fordringer På forsiden af sagskortet vises fordringer, men her kan ikke foretages tilretninger. Alle tilretninger i fordringer m.v. sker via knappen Tilføje/Juster Fordringer, Gebyr & Salær. Fremnotering Her ses alle ikke udførte fremnoteringer. Er der knyttet aktivitetsworkflow på sagen, oprettes sagen automatisk med fremnoteringer i forhold til aktivitetsworkflow. Udførelse af aktivitet fra sagen Via knappen Udfør udføres en enkelt aktivitet på sagen og linjen forsvinder fra oversigten på forsiden. Udførte aktiviteter finder du under funktionen Fremnotering og noter, eller ved at klikke på Vis udf. opgaver Du kan herfra genudføre en allerede udført opgave/aktivitet via Genoptag. 20
Kontakter Her vises alle kontakter (parter, klienter m.v.) på sagen. For så vidt angår automatisk tilknytning af fx retskreds i forbindelse med sagsoprettelse, tilføjes Fogedretten som standard kontakt under retskredsen. Faktabokse Valgfrie felter Giver mulighed for at oprette yderligere oplysningsfelter med indhold, som også kan anvendes til flet. For at kunne angive Indhold i feltet, bruges funktionen Rediger valgfri felter. Noter Kan anvendes til små beskeder og/eller oplysninger om sagen. 21
Workflowaktiviteter Viser en oversigt over både udførte og ej udførte fremnoteringer, som er knyttet til sagen. Du kan direkte herfra overføre en enkelt fremnotering/aktivitet eller hele forløbet. Typisk vil startaktiviteter være tilknyttet i forbindelse med sagsoprettelsen. 22
Ændringer af stamoplysninger, fordringer m.v. Ændring af fordring Har du afsluttet sagsoprettelsen og af en eller anden grund ønsker at ændre i fordringer, fx beløb/hovedstol eller rentekode, vælges funktionen Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær som du finder øverst på båndet under gruppen Inkasso. Du kan altid rette hovedstolsbeløbet i feltet Hovedstolsbeløb, mens beløbet i feltet Hovedstolsbeløb (registreret) først ændres/rettes, når du afsluttet med OK og svarer Ja til at registrere ændringerne. Sletning af fordring Ønsker du helt at slette en fordring og altså ikke blot at ændre noget, bruges funktionen øverst på båndet Slet fordring. Denne funktion finder du også under knappen Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær Ændring af parter/kontakter på sag Alle ændringer på parter på sagen, sker via funktionen Parter øverst på båndet Her kan du ændre Sag vedrørende og Parttype. Du kan også slette parter, som alligevel ikke skal fremgå af sagen. 23
Ændring af retskreds Relevant retskreds tilknyttet automatisk til sagen ved oprettelse. Ønsker du at skifte retskreds eller evt. tilføje en yderligere retskreds kan det fx gøres på følgende måde: Klik på Ny og foretage opslag i feltet Partnr. på en nye tomme linje under Parter. Foretage opslag i feltet med [Ctrl+F4]. Herefter vises en oversigt over alle parter. Afgræns dine søgekriterier med Parttypekode = RETSKREDS og du får herefter en oversigt over alle retskredse i systemet. Søg herefter på relevant retskreds med [Ctrl+B] i feltet Navn. 24
Tilknyt retskreds på sag og angiv parttypen på sag = RETSKREDS. Afslut herefter med OK for at lukke parter. For at tilknytte fx Fogedretten vælges oversigtspanelet Kontakter på sagskortet. Stå på linjen for den pågældende part og vælg Tilføj kontakt Vælg herefter kontakt for fogedretten ved Retten i Roskilde Herefter er fogedretten tilknyttet part/kontakt på sagen. 25
Inkassoopgørelse Udover opgørelse i selve faktaboksen Sagsposter kan du altid opgøre sagen pr. en dato fra selve sagskortet. Det sker via funktionen Inkassoopgørelse. Valgte sager/parter Da inkassomodulet i CapLegal giver mulighed for at håndtere flere debitorer pr. fordring eller at opdele fordringer pr. debitor, kan du angive under Valgte sager/parter at få en opgørelse pr. den ene debitor. Generelt Her vises en opgørelse af sagen pr. dags dato. Du kan sagtens tage en opgørelse pr. en anden dato, både tilbage i tiden og frem i tiden. Alle blå beløb viser en specifikation, hvordan beløbet fremgår, hvis der klikkes på beløbet. Nedenfor ses specifikation over feltet Renter i alt. 26
Øverst på båndet under Proces findes funktionerne for en summering (kontoudtog) af inkassoopgørelsen samt for print af opgørelsen, fx til brug for debitor. Inkassokontoudtog Udskriv inkassoopgørelse 27
28
Inkassokladden Når der bogføres poster (udlæg/indbetalinger) via kontorets bogholderi på inkassosager, bliver alle poster automatisk overført til en inkassokladde. Dermed sikres, at den (de) ansvarlige medarbejder(e) på inkassosagerne kan gå posterne igennem og tilrette inden en egentlig bogføring af inkassosagsposterne. Fra Inkassooversigten under fanen Handlinger finder du Inkassokladden. Afhængig af kontorets opsætning oprettes der inkassokladder svarende til ansvarlig medarbejder på sagerne. Typisk Sekretær eller Sagsbehandler. Som medarbejder skal du fx tage stilling til, hvorvidt felterne Posttype, Takstkode og Bogf.skabelonkode er udfyldt korrekt og om du ønsker at ændre i en evt. beskrivelse. Desuden skal du tage stilling til, om kladdelinjen vedrører mellemværendet mellem klient/kreditor og inkassodebitor, idet det kun er poster som vedrører dette mellemværende, der skal bogføres via inkassokladden. BEMÆRK for så vidt angår feltet Takstkode skal dette felt kun udfyldes ved udlæg/afgifter og ikke ved indbetalinger. Afhængig af takstkoden her, vises udlæg/beløb i tilsvarende felt i faktaboks for inkassoposter og inkassoopgørelsen. Slet linjer og/eller tilret linjer i inkassokladden Du kan slette linjer [Ctrl+Del], som ikke vedrører mellemværende med inkassodebitor, ligesom du kan ændre fx beskrivelse og takstkode eller bogf.skabelonkode. Bogføring af inkassokladden Kladden bogføres via funktionen Bogfør [F9]. Sagsposter på sager uden ansvarlig medarbejder i henhold til kontorets opsætning ligger i en standard- /fælles kladde. Du kan altid bogføre inkassosagsposter i andre inkassokladder end din egen, herunder standardkladden (sager uden ansvarlig inkassomedarbejder). 29
Ændringer Alle ændringer der sker på fordringsposter sker kun i selve Inkassobogføringen. Ingen tilretninger, tilføjelser eller sletninger har nogen indflydelse på selve (sags)mellemværendet med kontoret og klienten. Uanset om den post der ændres er en hovedstol eller et bogført udlæg. Ændringer sker kun i mellemværendet mellem klient/kreditor og debitor. Den nederste del af fordringsbilledet viser både ej bogførte udlæg/gebyrer/salærer og bogførte udlæg som fx fogedafgift. Ændring af beskrivelse på inkassosagsposter Hvis du ønsker at ændre beskrivelsen på inkassosagsposterne gøres det via faktaboksen Sagsposter og feltet Gæld i alt. Foretage opslag ved at klikke på beløb og du får nu vist en liste over alle posteringer, inkl. fordringer. Vælg Rediger liste øverst på båndet Og du kan nu ændre beskrivelse på fordringsposter. Ændring af beløb eller poster der medtages i inkassoopgørelse Du kan altid rette, slette eller tilføje beløb under funktionen Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær. I den nederste del af fordringsbilledet kan du ændre beløb, slette linjer eller tilføje linjer. 30
Tilføjelser og ændringer ses dog først, når du forlader fordringsbilledet og svarer Ja til at registrere ændringer, ligesom kolonnen Grundlagsbeløb (Registreret) også først udfyldes. Der må ikke være linjer linjer/beløb uden salær-/gebyrkode. Tilkendt mødesalær Det er også her under Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær du kan tilføje et tilkendt mødesalær. 31
Afdragsordning/betalingsplan Fra funktionen Dan Betalingsplan kan der oprettes en afdragsordning/betalingsplan. Da der kan være flere debitorer på en inkassosag og det ikke er sikkert det er alle eller begge debitorer, der indgår en afdragsordning, er det muligt at foretage valg af den debitor, som indgår en betalingsplan. Som default er der i begge (alle) debitorer og du kan så fravælge den debitor, der ikke indgår en afdragsordning. Åbn selve indtastningsbilledet via OK [Ctrl+Enter]. Indtastningsbilledet for en betalingsplan er opdelt i flere Oversigtspaneler, som gennemgås nedenfor. 32
Generelt Der tildeles automatisk et betalingsplansnummer, da man kan have flere betalingsplaner på én sag. Som udgangspunkt skal der ikke foretages nogen ændringer i denne del af indtastningsbilledet. Specifikation Den nederste del af indtastningsbilledet, oversigtspanelet Specifikation viser alle de poster, der medtages i betalingsplanen. Er der flere debitorer og begge (alle) fx indgår afdragsordningen på sagen kan du her styre Insolidum Hæftelsesandel i % Genbetalingsandel i % Betalingsprioritet Afgræns betalingsprocent Rentebærende i betalingsplan (omkostninger) ÅOP De fleste felter vil have værdier udfyldt i forhold til kontorets opsætning, fx felterne Betalingsprioritet ÅOP Beregner Status: Udfyldes automatisk. Ekstraordinær betalingsbeløb: Udfyldes med beløb, hvis der er indgået en salær aftale om indbetaling af et større beløb forud for afdragsordningens førte ordinære betaling. Ekstraordinær betalingsdato: Udfyldes med dato, hvis der er indgået en salær aftale om indbetaling af et større beløb forud for afdragsordningens førte ordinære betaling. 33
Første betalingsdato: Vil altid være default udfyldt med den 1. i den efterfølgende måned. Dette kan naturligvis ændres. Betalingstermin: Her kan anføres om betaling skal ske månedsvis. Er forudfyldt med Måned. Antal perioder: Hvis du kender antal afdrag, udfyldes dette. Det kan være debitor har angivet betaling kan ske over fx 5 gange. Hvis denne faktor er ubekendt, udfyldes antal peroder automatisk ved beregning. Sidste betalingsdato: Hvis du kender denne udfyldes datoen. Ellers beregnes den automatisk. Ydelse: Her angives månedlig ydelse, hvis der er aftalt et beløb med debitor. Ellers udfyldes feltet automatisk i forhold til Antal perioder eller Sidste betalingsdato. BEMÆRK, der er i kontorets opsætning sket opsætning omkring betalingsplan, idet der kan opsættes en max. periode for afdragsordningen samt hvordan fejl skal håndteres ved afdrag er mindre end de påløbne renter. For så vidt angår begge værdier fremkommer der en advarsel i forhold til opsætningen. Hvad angår feltet Rente større end betaling kan der vælges mellem Fejl eller Advarsel. Grå felter: Kan ikke redigeres. Disse udfyldes automatisk ved beregning. Påløbede renter: Du kan se en specifikation, hvis der klikkes i prikkerne ud for det blå beløb. Afgræns betalingstype: Er udfyldt i forhold til opsætningen med Betal ældst først, men kan ændres, idet der kan vælges mellem Betal ældst først, Pro-rata eller Speciel regulering. 34
Betalingsrækkefølge: Er udfyldt i forhold til opsætningen med Rente først, men kan ændres, idet der kan vælges mellem Rente først eller Omkostninger først. Når betalingsplanen er udfyldt, aktiveres den øverst på båndet under Aktivér betalingsplan og der dannes herefter betalingsplanslinjer samt udfyldelse af relevante kreditomkostninger.. Vis betalingsplan Du kan se betalingsplan via knappen Betalingsplan øverst på båndet under gruppen Proces For hver betalingsplanslinje kan du se en specifikation øverst via knappen Specifikation. 35
Udskriv kreditomkostninger Hvis du ønsker i udskriften at inkludere betalingsoplysningerne, sættes øverst i feltet Inkludér betalingsoplysninger. I feltet Nummer under betalingsplan, anføres nummer for den betalingsplan du ønsker at printe. Det fremgår i alle skærmbilleder på betalingsplanen. 36
Ændringer i betalingsplan Når betalingsplanen aktiveres er funktionen Betalingsplaner aktiv på båndet og fra selve betalingsplanen. Hvis fx debitor springer et afdrag over efter aftale eller betaler mere end forventet, tilrettes den aktuelle betalingstermin. Det gør du netop under Betalingsplaner 37
Her kan du også se en historik over betalingsplaner, herunder hvilken eller hvilke betalingsplaner der er aktive. Ydelsesændring eller rentestop Via knappen Betalingsaftaler kan du ændre en eller flere ydelser eller foretage stoppe renteberegningen. Betalingsplan: Øverst vises en lille statisk, hvor det kan ses at første afdrag (periodenr. 1) er 01-05-2018 og sidste afdrag er periode nr. 29, som forfalder den 01-09-2020. Generelle aftaler: Her kan angives en helt generel aftaler, som fx hvis den ordinære ydelse ændres. 38
Aftaletype: Udfyldes med Rentestop eller Ydelsesændring. Ikrafttrædelse fra periode: Der er forudfyldt den periode (antal afdrag), hvor ændringer kan ske. Periodenummer er forudfyldt med den første periode, hvor der påbegyndes en egentlig betaling af selve hovedstolen, idet der først afdrages på renter og omkostninger. Periodenummer kan ændres frem, men ikke tilbage. Skal den månedlige ydelse ændres inden omkostninger er betalt, skal betalingsplanen lukkes og der skal oprettes en ny. Evt. ny ydelser: Er der tale om en ydelsesændring anføres den nye ydelse her. Aftalebemærkninger: Du kan her udfylde årsag til ændringer. Når du lukker vinduet med OK [Ctrl+Enter], dukker følgende meddelelse op og du vælger om du vil ændre eller oprette en ny betalingsplan. Ved ændring af fremtidige ydelser kan det anbefales det at oprette en ny betalingsplan, idet du dermed bevarer historikken: Ændring enkelte ydelser Hvis debitor har aftalt at springe en ydelse over, eller at betale mere (eller mindre) pr. en enkelt ydelse vælges den nederste del af vinduet betalingsaftaler. Betalingshenstand: Anvendes, hvis der springes et afdrag over som blot skal tillægges det næste afdrag 39
Reduceret betaling: Anvendes, hvis der er indgået aftale om 0-afdrag eller et mindre afdrag Forhøjet betaling: Anvendes, hvis der er indgået aftale om betaling af et større afdrag Renteaftale: Anvendes, hvis der indgås aftale om en ændret rente i forhold til fundament Er der tale om en generel renteændring, kan det anbefales at oprette en ny betalingsplan for at bevare historikken. BEMÆRK, du bør kun have en aktiv betalingsplan for en debitor for at indbetalinger og opfølgning heraf bliver korrekt i forbindelse med bogføring af indbetalingerne. Oversigt Du vil under menuen Inkasso kunne se en oversigt over alle betalingsplaner på tværs af sager. Direkte fra dette vindue har du adgang til at Redigere se Betalingsaftaler og Betalingsplanen. 40
Ny betalingsplan Hvis en afdragsordning misligholdes og senere genoptages anbefales det at oprette en ny betalingsplan og lukke den gamle. På denne måde bevares historikken og der dannes altid en betalingsplan ud fra de nyeste oplysninger. Hvis du har en aktiv betalingsplan, når du forsøger at oprette en ny betalingsplan får du følgende meddelelse: Vælger du at Oprette ny lukkes den aktive afdragsordning automatisk i forhold til den debitor du vælger at oprette en ny afdragsordning for. Du kan manuelt lukke en betalingsplan via funktionen Luk betalingsplan som du finder under Betalingsplaner Her kan du også Genåbne en betalingsplan, hvis du ikke ønsker at oprette en ny eller ved en fejl har fået lukket betalingsplanen. 41
Fundament Du kan have flere fundamenter på samme sag og du kan have ét fundament pr. debitor, hvis der er flere debitorer på sagen. Fundament oprettes via funktionen Dan fundament Er der flere debitorer på sagen, vælges den debitor, hvor der ønskes oprettet fundament. Fundamentnummer udfyldes automatisk, ligesom de øvrige oplysninger øverst i billedet udfyldes i forhold til sagens oplysninger (sagsnr., sag vedrørende, debitor m.v.). Inden der kan foretages indtastning af oplysninger om fundament, skal der indtastes en dato for fundamentet. 42
Generelt Rettens nr.: Kan udfyldes og er også fletfelt Berammelsesdato og tidspunkt: kan udfyldes og er også fletfelter Fundamentsdato: Skal ALTID udfyldes med dato for fundament (domsdato, dato for opgjort i fogedretten m.v.). Hvis du forsøger at angive fundamentoplysninger, dukker der fejl op om manglende udfyldelse af dato. Eksekutionsfrist: Kan udfyldes med dato Tidl. tilkendte omkostninger: Kan udfyldes, hvis man ønsker at bevare historikken ved ændringer Tidl. fogedgebyr: Feltet anvendes ikke ofte, men tidligere betalt fogedafgift kan anføres her ved genfremsendelse i fogedretten med nyt fogedafgift. Statistik Her ses alle poster og bevægelser i forhold til Gæld i alt. Dette er alene oplysningsfelter, idet der kan ikke foretages tilretninger. Specifikation 43
Viser oversigt over alle poster i henhold til statistikken. Her kan ikke foretages ændringer i forhold til fundament. Alle ændringer i forhold til fundamentet anføres under funktionen Tilføj/Juster fordringer, Gebyrer & Salær øverst på båndet under Fundament. Du kan rette i opgjort beløb (hovedstol) samt ændre eller tilføje eksisterende salærer/gebyrer. Du kan også slette linjer om beregnet salær og betalt fogedafgift og i stedet tilføje en linje for Tilkendte sagsomkostninger ved at markere relevante linjer og slet. Anfør salærkode for Tilkendte omkostninger samt evt. anden bogføringsdato og tilkendt beløb. Afslut med OK [Ctrl+Enter] og du bliver spurgt om ændringer skal registreres. Herefter vil du i den nederste del af fundamentvinduet kunne se den nye specifikation: 44
Aktivér fundament Herefter Aktiveres fundament, idet en sag kan have flere fundamenter, men der bør kun være ét aktivt fundament pr. debitor. Du kan dog også vælge at Genåbne fundament i stedet for at have flere fundamenter pr. debitor (eller for alle debitorer, hvis dette har været valgt ved oprettelse af fundament). Oversigt Du vil under menuen Inkasso kunne se en oversigt over alle fundamenter på tværs af sager. Direkte fra dette vindue har du adgang til at Redigere et fundament eller åbne det. 45
Masseopfølgning/-udførelse Der er ofte tilknyttet aktivitets-/workflow forløb på inkassosager, således at der kan masseudføres fx breve på tværs af sager. Det kan fx være afdragstjek og afdragsrykkere og inkassobreve. Fra funktionen Sagsopfølgning Oversigt vises de aktivitetsworkflow, der er aktive. Du kan åbne oversigten på to måder, Dobbeltklik og få vist alle workflow, uanset medarbejder. Udføres workflow herfra, udføres for alle sager under Forfaldne aktiviteter. Højreklik og vælg Åbn i nyt vindue og vælg kun den sagsopfølgning, du er ansvarlig for. Udføres workflow herfra, udføres kun de sager under Forfaldne aktiviteter, hvor du fremgår som den udførende medarbejder. Skal udføres: Viser en oversigt ved opslag med [F4] af de sager, hvor denne aktivitet skal udføres, selvom den ikke er forfalden endnu. 46
Forfaldne aktiviteter: Viser en oversigt ved opslag med [F4] af de sager, hvor denne aktivitet er forfalden. Udførelse Du udfører hver enkelt aktivitetsnummer via knappen Udfør øverst på båndet. Det oversigtsbillede der dukker op, giver dig muligheder for at tilføje en ændring i Næste aktivitet, men det anvendes sjældent. Som udgangspunkt afsluttes denne funktion blot med OK eller [Ctrl+Enter]. 47
Herefter løbes alle sager igennem og hvis der er knyttet en skabelon på aktiviteten, åbnes Word og der flettes. Genudførelse Har du brug for at genudføre en allerede udført masseudførsel, sker dette under Kørsel sagsopfølgning oversigt. Herfra kan du på samme måde (gen)udføre en allerede udført masseopfølgning. 48