INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Dato 29. november 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 6. december 2012 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 og efterfølgende spisning på Restaurant ET, Åboulevarden 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:15 18:05 a. Opsamling vedrørende styringsdialog (O) * b. Status på udvalgenes arbejde (O) * c. Målgruppe og tilgængelighed for BKÅ Portalen (B) * d. Opfølgning på møde med AlmenBos organisationsbestyrelse den 15. november (D) e. Projekt om IT og beboerdemokrati (B) * f. Ansøgning fra Natteravnene Århus Nord (B) * g. Eventuelt beslutning vedrørende revision (B) h. Orientering fra organisationskonferencen (O) * 2. Afdelinger kl. 18:05 18:35 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Koncept for klassificering af afdelingers standard (B) * c. Fleksibel udlejning afdeling 23 Nydamsparken (B) * d. Proces for Årets afdeling 2013 (B) * e. Afdelingsmøder i ungdomsboligafdelingerne (D) * 3. Administration kl. 18:35 18:50 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Oversigt over forretningsgange (O) * 4. Mødeevaluering kl. 18:50 18:55 5. Kommende møder kl. 18:55 18:58 a. Emner til næste møde, der holdes den 10. januar 2013 (B) b. Mødeplan (O) * 6. Eventuelt (O) kl. 18:58 19:00

Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

NOTAT TIL PKT 1.a Opsamling vedr. styringsdialog DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Der har i november måned været gennemført to møder med styringsdialog. Aarhus Kommune den 7. november I mødet deltog Søren Høgsberg, Henrik Autzen, Carl Danielsen og Morten Homann. Hovedfokus i drøftelserne var niveauet for henlæggelser, og der var enighed om, at niveauet gradvist bør hæves, så lånefinansiering kan begrænses. Det forudsætter en fortsat klar stigningstakt, dog således at uforholdsmæssigt store lejestigninger søges undgået. Ønskerne om at iværksætte fleksibel udlejning i Vandtårnsområdet forventes imødekommet. Kommunen overvejer muligheden for at forbedre udlejningssituationen i udkantsområder nærmere og er åbne overfor fx udlejning via annoncering. Favrskov den 14. november I mødet deltog Henrik Autzen og Morten Homann. Favrskov Kommune udtrykte stor tilfredshed med samarbejdet og med afdelingernes stand og drift. Den væsentligste diskussion drejede sig om de lejlighedsvise udfordringer med udlejning i de to afdelinger i Hammel. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

NOTAT TIL PKT 1.b Status på udvalgenes arbejde DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 31. maj 2012 følgende: Udvalgene skal sende halvårlig feedback og status til bestyrelsen Bestyrelsen kan føde ideer og give opgaver til udvalgene. Kontaktperson i hvert udvalg: I de udvalg, hvor der allerede er et bestyrelsesmedlem, er det kontaktpersonen. Henrik og Søren (forretningsudvalget) deler resten mellem sig. Administrationen skriver til udvalgene, orienterer dem om repræsentantskabets beslutninger og beder dem orientere bestyrelsen om, hvem der er udvalgsformand. Bestyrelsen har en forpligtigelse til at sikre at udvalgene supplerer hinanden og trækker i samme retning skaber en ny og debatskabende organisation. I forlængelse heraf besluttede organisationsbestyrelsen på sit møde den 27. september og igen den 1. november, at udvalgene skulle bedes skrive en kort status på realiseringen af deres kommissorier. Administrationen skrev derfor til udvalgene, og dette notat sammenfatter de indkomne svar. Ungdomsboligudvalget Efter en del besvær er vi endeligt kommer godt i gang med udvalgsarbejdet. Ved sidste møde var der meget god stemning og høj diskussionslyst. Arbejdsopgave til fra organisationsbestyrelsens til ungdomsboligudvalget: Bestyrelsen ønsker, at ungdomsboligudvalget diskuterer, om afdelingsmødet i ungdomsboligafdelingerne skal have en anden form? Hvad gør vi for at få folk til at møde op/stille op til afdelingsbestyrelsen -referat 27-9-2012. Der er blevet brainstormet over opgaven og der er nedskrevet en masse stikord, disse er pt. Under bearbejdning således at Torben kan fremlægge dem for hovedbestyrelsen hurtigst muligt. Der bliver arbejdet på en idé med en USB stick til nye beboer, for at klæde dem på til at flytte hjemmefra, og bo i en ungdomsbolig som er en del af en boligforening. Der er oprettet en facebook gruppe for at fremme vores samarbejde. Næste møde afholdes i uge 3 i 2013 En evt. ungdomsboligkonference er pt. På stand-by. Der overvejes en konference i efteråret 2013

Demokratiudvalget Vi vil ligge vores referater på portalen. Udvalgets gruppe er frit tilgængelig og derved har bestyrelsen og alle andre interesserede mulighed for løbende, at holde sig orienteret om arbejdet i udvalget. Råderetsudvalget Mener du alvorligt at vi skal til at dobbelt referat føre vores møder! Alle referaterne fra udvalgene ligger jo på portalen. Så kan vi fra Best. Da selv holde os ajoure derinde. Fritidsudvalget Udvalget holdt møde den 12. november. Der var fremmødt 2 udvalgsmedllemmer hvorfor en konstituering er udsat. Indtil udvalget er konstitueret er Søren Høgsberg tovholder for udvalget. Når udvalget ikke en konstituering ved næste møde foreslås udvalget nedlagt. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager udvalgenes fremsendte status til efterretning. 2/2

NOTAT TIL PKT 1.c Målgruppe og tilgængelighed for BKÅ Portalen DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV PROBLEMSTILLING BKÅ Portalen er født som et lukket forum for: organisationsbestyrelse inkl. suppleanter repræsentantskab inkl. suppleanter udvalgsmedlemmer afdelingsbestyrelser inkl. suppleanter andre klart definerede tillidshverv i afdeling, fx webmaster Derudover kan medarbejdere læse og bidrage, men intranet er det primære forum for medarbejdere. Siden er som udgangspunkt tiltænkt intern kommunikation fra især administrationen og ud til folkevalgte (nyheder, værktøjer, arkiv-funktion for nyvalgte osv.) men også som en platform for videndeling og ideudveksling på tværs i den samlede organisation. Det er senest beskrevet i Boligkontoret Århus kommunikationsstrategi, der i stedet prioriterer hjemmesiden bk-aarhus.dk som den primære kanal til beboere. Spørgsmålet er om BKÅ Portalen skal vedblive at være et lukket forum? Og det er svært at sige om resultaterne af en evt. åbning vil give fordele eller ulemper. Men her nogle vinkler: I princippet er der ikke noget hemmeligt for fx beboere eller andre. Og en åbning vil vise transparens for interesserede. En åbning vil også potentielt give flere brugere og måske mere aktivitet. En åbning vil også åbne for fx indlæg fra X, som kan være både relevante og helt irrelevante altså potentielt flytte fokus fra den oprindelig ide med siden. Man kunne i worst case forestille sig, at det blev den nye klage-/brokkeside? Og dermed resultere i, at den oprindelig målgruppe vælger portalen fra. Meget info fra især BKÅ er meget specifikt målrettet afdelingsbestyrelser. Og spørgsmålet er om det giver andre værdi ud fra en relevans-betragtning? Risikoen/chancen for at mange nye udenforstående melder sig ind med en åbning er nok lille igen ud fra en nytte-/relevansvurdering. Man kunne i stedet frygte lidt, at enkelte ser

det som et talerør for egen specifikke sager nu hvor man har en stor samling folkevalgte lyttere til stede. Nuværende afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan risikere at blive skuffede, fordi de oplever, at de meldte sig til under en falsk forudsætning om en vis fortrolighed i rummet Og nuværende medlemmer bliver muligvis mere tilbageholdende med at bidrage, fordi de ikke oplever det som et fortroligt rum INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og træffes beslutning om målgruppe og tilgængelighed for BKÅ Portalen. 2/2

NOTAT TIL PKT 1.e Projekt om IT og beboerdemokrati DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Olav Bertelsen PROBLEMSTILLING Der er i den almene sektor i Danmark en bred erkendelse af at beboerdemokratiet er i krise. Det er afspejlet i BL s målsætningsprogram, og flere andre steder. Problemet er i særligt grad svigtende deltagelse, og derfor efterspørges der nye deltagelsesformer. Udfordringen er at forstå at deltagelsesformer ikke bare er fernis og facade på eksisterende processer og beslutningskulturer, men også handler om åbne og udbrede processerne. Gennem nye deltagelsesformer for flere beboere mulighed for at få reel indflydelse. Demokratiet må ikke bare blive en tynd skal. Projektet er foreslået af forskere ved det interdisciplinære Center for Participatory Information Technology ved Aarhus Universitet. Ansøgerkredsen tæller, Universitetet i Siegen, Tyskland, der i projektet vil bidrage med tidligere arbejder med en åben demokratiplatform, samt igangværende arbejder omkring medindflydelse på ældreboligerområdet. Universitetet i Milano, der ligeledes bidrager med en åben platform og i øvrigt i forhold til projektet vil samarbejde med Milano Kommune omkring socialt boligbyggeri i kommunen; Perspektivet er borgerengagement. Universittet i Lancaster vil bidrage med en sociologisk faglighed og aktionsforskning i forhold til boliger til hjemløse. Aalborg Universitet, vil bidrage særligt i forhold til nye interaktionstekniker, og design metoder samt design der fokuserer på marginaliserede grupper. Aarhus Universtitet, vil bidrage som koordinator og særligt i forhold til nye deltagelsesformer i design, og i forhold til gennemførelse af eksperimenter med den platform der udvikles hen igennem projektet. Der søges om midler fra EU gennem FP7. Vi er for tiden i gang med at undersøge det gavnlige i at inddrage slutbrugerorganisationer (fx en dansk boligorganisation) som egentlig formel projektpartner, men dette afhænger af hvor stor den administrative byrde vil være. Under alle omstændighed har vi brug for klare aftaler om samarbejde på nuværende tidspunkt. Vi har etableret kontakt til Boligkontoret Aarhus bestyrelse, og har haft indledende sonderinger hos direktøren for AAB Aarhus.

Den primære arbejdsform vil være Action Research, det vil sige at forskerene sammen med folk fra de almene boliger eksperimenterer med nye former for deltagelse understøttet med IT. Eksperimenterne kan strække sig fra en times afklarings workshops til forløb hvor fx et renoveringsprojekt er rammen for at inddrage alle beboere på nye måder, fra første erkendelse af at det er nu projektet skal gennemføres, overplanlægning og etablering af beslutningsgrundlag til løbende detaljering, gennemførelse og opfølgning. Det konkrete fokus for disse eksperimenter aftales med de involverede folk fra de almene boliger. Eksperimenterne vil medvirke til at belyse de fremtidige muligheder for nye deltagelsesformer, og vi vil vha eksperimenterne udvikle elementer til en åben IT-platform der senere vil kunne indgå som en del af de involverede boligorganisationers fremtidige IT-støtte. Vi regner med at gennemføre et større eksperiment i hvert land. I Danmark vil eksperimentet fokuserer på hvordan folk der principielt alle har lige indflydelse kan have mulighed for at deltage på forskellige måder. Hvilke krav stilles til de medvirkende organisationer, og hvad får man ud af deltagelsen? De deltagende boligorganisationer skal regne med at stille ressourcer til rådighed i forhold til koordinering med deltagende beboere, og skal ligeledes stille den nødvendige bemanding fx fra inspektørafdeling til rådighed i forbindelse med workshops, og brug af prototypesystemer i løbet af eksperimenterne. Omfanget af dette må aftales i projektetableringen. En mand-måned kan man komme et stykke med, mere vil være bedre. De konkrete eksperimenter skal foregå i en eller flere af boligorganisationens afdelinger. Disse afdelinger skal nødvendigvis selv være motiverede for at deltage. Boligorganisationen forpligtiger sig til at fremme engagementet med afdelingerne bedst muligt Udbyttet for de involverede organisationer vil først og fremmest være en mulighed for at udvikle en ny forståelse af hvordan beboerdemokratiet kan udvikles i retning af bredere deltagelse. Mere specifikt må det forventes at erfaringer med nye teknologiske platforme kan være gavnlige udgangspunkt for nyanskaffelse af IT, og i bedste fald vil de udviklede platforme kunne bringes direkte i anvendelse. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig deltagelse i projektet. 2/2

NOTAT TIL PKT 1.f Ansøgning Natteravnene Århus Nord DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Boligkontoret Århus har modtaget omstående ansøgning fra Natteravnene Århus Nord. Da det samme skete i 2010-11, henvistes anmodningen til de berørte afdelinger, der for nogles vedkommende gav beløb i størrelsesordnen 500 kr., en enkelt dog 3.000 kr. Denne tilgang ville være i tråd med organisationsbestyrelsens beslutning fra den 21. juni 2012, hvor en ansøgning om støtte til multibanen Peter Fabersvej henvistes til afdelingerne i området. INDSTILLING Det indstilles, at ansøgningen videresendes til afdelingerne i området: 23 Nydamsparken, 25 Reginehøj, 28 Lindholmparken samt 29 Kalmargade. Det skal bemærkes, at alle afdelinger i området har afdelingsbestyrelser på nær afdeling 22 Illerupvej, hvor organisationsbestyrelsen er fungerende afdelingsbestyrelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen i den egenskab bevilger Natteravnene 500 kr. fra afdelingen.

Natteravnene Århus Nord Aarhus d. 25-11-2012 Til Boligkontoret Aarhus bestyrelsen Ansøgning om økonomisk støtte til Natteravnene i Aarhus Nord ansøger hermed om støtte til det fortsatte foreningsarbejde. Natteravnene har fløjet i det nordlige Aarhus i knap 3 år, efterhånden og er blevet taget godt imod af områdets beboere. Vores altoverskyggende opgave er at sikre livsglæde og tryghed i vores boligområde. Ved at vise vi er der, og at vi holder af vores naboer og vores kvarter, vil vi især give børn og unge et bedre tilhørsforhold til bydelen og håber derved, at det mindsker hærværk og uro på vore udendørs områder. Ved at støtte foreningen yder I et bidrag til den daglige drift, ligesom at I er med til at sikre at vi kan erhverve nyt udstyr såsom regntøj, lommelygter, førstehjælpskasse, bolcher og kondomer. Vi har flere gange årlig behov for at samle Natteravnene i Aarhus Nord til fællesmøder med henblik på planlægning at turplanen og generalforsamling. Vi er efterhånden 18 ravne og er ude i områder ca. 2 gange pr. uge. Med venlig hilsen Formand Henny Bach Rasmussen 26802117 Mail. Henny.bach@gmail.com Natteravnene Aarhus Nord: formand Henny Bach Rasmussen 26802117 henny.bach@gmail.com næstformand Ulla Frislev, kasserer: Francois Guillome hjemmeside: http://aarhusn.natteravnene.dk/ - CVR.nr: 33100973 bank: Arbejderenes Landsbank 5381 0543747

NOTAT TIL PKT 1.h Orientering fra organisationskonferencen DATO 28.11.2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Dias blot til orientering. Demokratiudvalget kommer med input på næste bestyrelsesmøde. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Udvikling af beboerdemokratiet Ideer og anbefalinger fra den 10. nov. 2012 Boligkontoret Århus

Hvor ønsker I at beboerdemokratiet skal bevæge sig hen i fremtiden? Resultat af Billedøvelsen Mere/bedre information,- til beboerne men også internt blandt bestyrelserne Udvikle kommunikationsformerne Samarbejde på tværs i organisationen og arbejde for fællesskabet/samhørigheden Være mere involverende og inddragende og få flere beboere med Arbejde for mangfoldighed Få flere til at deltage i afdelingsmøderne Andre deltagelsesformer til afdelingsmødet Tilbyde flere sociale aktiviteter

Resultat af billedøvelsen fortsat Resultatet blev kogt ned til, at følgende 4 områder/emner skulle udvikles: Kommunikation og information Fællesskab mere samarbejde på tværs i organisationen Involvering hvordan får vi engageret flere/fat i de frivillige? Synlighed et mere synligt beboerdemokrati

Cafedebat 1 ideer til udvikling af kommunikation: I foreslog Sms service, Facebook, Web, Apps etc. Mere lettilgængelig hjemmeside med eget domænenavn Kommunikationen skal tilpasses de forskellige målgrupper Undersøge folks kommunikationsvaner BKÅ skal tydeligt markere, at der sker noget nyt med kommunikationen! Bedre information om beboerdemokratiet ved indflytning Kurser til afd.bestyrelser om kommunikation Afdelingsbestyrelserne skal loyalt kommunikere beboernes ønsker til administrationen, der er behjælpelig med at gøre forslag præcise og forståelige. Administrationen skal kommunikere til beboerne og til afdelingsbestyrelserne i et let og forståeligt sprog Information om kommandovejen mellem administrationen og beboere/bestyrelserne hvis behov

Cafedebat 1 Ideer til hvordan BKÅ kan sikre et bedre fællesskab i afdelingen og i organisationen I foreslog: Være mere åbne overfor forskellige ønsker sikre mangfoldigheden Få nogle af de unge til at lave en Facebook gruppe for afdelingen Lave mere målrettede aktiviteter til de forskellige beboergrupper Lave tilbudsorienterede aktiviteter Opsøge beboerne direkte/personlig henvendelse Passe på at succeskriteriet ikke sættes så højt, at det er svært at opleve succes

Cafedebat 1 Ideer til hvordan BKÅ kan involvere flere i beboerdemokratiet/få flere frivillige I foreslog: Byde nye beboere velkommen Etablere forskellige aktivitetsudvalg Information til beboerne om hvad der sker Sørge for at inddrage beboerne, så bestyrelserne ikke skal lave al arbejdet selv Lave kompetencekort i afdelingen over beboernes kompetencer, - hvad kan/vil beboerne evt. bidrage med ad hoc Afdelingsbestyrelsen skal være mere opsøgende forud for afdelingsmøderne, så man kan sikre at der kommer deltagere særligt ved større beslutninger Bruge den personlige kontakt

Cafedebat 1 Ideer til hvordan beboerdemokratiet i BKÅ kan være mere synligt I foreslog: Lave opslagstavler i afdelingen Lave velkomst til nye beboere Etablere aktivitetsudvalg mm. Sikre søgeord på nettet (fx Reginahøj gir ingen hits!) Lave blokmøder, opgangsmøder o.lign., hvor beboerne i forvejen har en fælles reference Arrangere mere end de obligatoriske afdelingsmøder

Anbefalinger til administrationen I foreslog administrationen at: Udbyde kurser til afdelingsbestyrelserne i beboerkommunikation hvordan afleverer en afsender sit budskab? Udbyde kommunikationskurser generelt og opgradere beboernes IT kvalifikationer Undersøge beboernes kommunikationsvaner og behov (fx ved spørgeskema, forskning, seminar) Sætte skub i udviklingen af den digitale kommunikation Opkvalificere de skriftlige budskaber (fx ved brevvask) Hjælpe afdelingerne med at lave/udvikle en skabelon til kompetencekort Hjælpe afdelingerne med at lave en oversigt over afdelingernes profil/kendetegn, så der nemmere kan etableres fællesskaber på tværs i organisationen

Anbefalinger til organisationsbestyrelsen I anbefaler organisationsbestyrelsen at: Sikre kommunikationsstrategi for administrationen, så kommunikationen bliver mere ensartet Sikre at administrationen kommunikerer mere elektronisk/grafisk Afholde kommunikationsseminar for hele organisationen Arbejde for nyt digitalt forum - etablering af en blok på nettet, hvor alle kan lægge gode ideer ind og/eller kommentere stort og småt Arbejde for at der laves en DVD/USB stik, som kan byde nye lejere velkommen med grafisk information/kommunikation Etablere en trivselsfond, så fattige afdelinger kan søge tilskud til aktiviteter Afholde informationsmøder X gange om året for nye lejere Arbejde for at formidle glæderne ved frivilligt arbejde (fx portrætterer best.medl. på skift i beboerblad/ CV diplom konsulentens kommentar )

Anbefalinger til afdelingsbestyrelserne selv I foreslog afdelingsbestyrelserne at: Spørge beboerne direkte (stemme dørklokker, beboerundersøgelse) om, hvordan de ønsker kommunikationen med BKÅ skal være Samarbejde med administrationen om at lave IT kurser for at styrke beboernes IT kompetencer Være inkluderende og huske mangfoldigheden, når der bliver tilrettelagt aktiviteter Tænke målgruppeorienteret, når der udbydes aktiviteter i afdelingen Samarbejde med administrationen om at lave en profil af afdelingen, så der kan arrangeres aktiviteter på tværs i organisationen Samarbejde med administrationen om at lave kompetencekort over ressourcerne i afdelingen og spørge beboerne ved direkte kontakt Byde nye beboere velkommen i afdelingen og informere om beboerdemokratiet Sikre synlighed ved at tage billeder/navn af afdelingsbestyrelsen (synlig på afdelingens hjemmeside, hænge op centralt Informere om Det har vi gang i

NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 7 Vestre Ringgade Der afholdes projektmøde med afdelingsbestyrelsen torsdag den 6. december, hvor udbudsmaterialet gennemgås og tidsplan fastlægges. Forventningen er at der afholdes licitation i januar og arbejdet med udskiftning af stuevinduer og altandøre starter omkring 1. april, således at arbejdet kan afsluttes inden sommerferien. Afdeling 8 Vilh. Bergsøesvej/ Peter Fabersvej Afdeling 20 Norgesparken Ekstraordinært afdelingsmøde om valg til afdelingsbestyrelse blev holdt den 22. november på grund af fraflytninger. Der blev valgt en ny afdelingsbestyrelse. Udskiftning af indgangsdøre til alle lejemål samt maling og støjdæmpning af opgangene, der er forventet opstart torsdag uge 1. accepter er underskrevet og døre er bestilt til levering uge 4. Afdeling 22 Illerupvej Afdeling 25 Reginehøj Udskiftning af indgangsdøre til alle lejemål samt maling og støjdæmpning af opgangene er opstartet i uge 47, døre kommer uge 48. Tjørn rundt om legeplads fjernet og bøg plantet som ønsket på afdelingsmødet. Nyt asfalt og opstribning på veje, p-pladser og boldbane afsluttet. Strømpeforing af kloak i blok C er afsluttet og samme arbejde i de sidste to blokke planlægges. Udskiftning af låsesystem i vaskerier pågår. Udskiftning af køkkener ved fraflytning går planmæssigt.

Lynafleder på skorsten skiftet, i samme ombæring er juletræ monteret ovenpå skorsten. Afdeling 29 Kalmargade Den 12. november blev der holdt møde i Kalmargade, hvor to konsulenter fra forsikringsmægler Willis gennemgik afdelingen. Der blev foretaget en gennemgang og omfattede trygheds- og risikoområder for at øge trygheden. Indsatsområder var bl.a. brand, vedligehold, sikring og tryghed samt drift. Kl. 17 foretog man en tryghedsgennemgang, hvor man drøftede de risici, man mødte på vejen rundt i afdelingen i mørket. Gennemgangen kan ikke afdække alle risici, men give afdelingen et billede af, hvilke tiltag der kan/skal arbejdes med for at forbedre risikobilledet. Dette arbejde skal gerne bidrage til at mindske antallet og omfanget af skaderne, samt skabe større tryghed for beboerne. Særlige indsatsområder var belysningen i området og træer og buskads. Køkkenudskiftningen og renovering af ventilationen i den første blok (5), opgang 45, 47 og 49 afsluttes fredag uge 48. Næste blok (4), opgang 39, 41 og 43 afsluttes fredag uge 51. Således at alle køkkener i blok 4 og 5 er udskiftet og alle arbejder er afsluttet inden jul. Mandag den 17. december afholdes et evalueringsmøde med entreprenører og byggeleder, hvor alle entrepriser vil blive gennemgået og evt. fejl blive rettet. Blok 3, opgang 33, 35 og 37 opstartes mandag uge 2 i det nye år. Afdeling 31 Rydevænget Der har fra afdelingens opførelse været skraldesug i afdelingen fælles med de øvrige almene afdelinger i området fra AAB, AlmenBo Aarhus og Ringgården som har været organiseret i Varmecentralen Århus Vest, som administreres af AlmenBo Aarhus, tidligere Statsbo. De mange driftsnedbrud og problemer med det nedslidte anlæg førte til løbende drøftelser i 2010 og 2011 om nedlæggelse af anlægget, da det ikke kan renoveres og ville skulle nyopføres til en anslået omkostning på 35 mio. En løsning med nedgravede containere syntes som det mest attraktive alternativ. Statsbo tilkendegav i den forbindelse et løfte om afholdelse af et stormøde for afdelingerne om området, hvor perspektiverne kunne diskuteres. Boligkontoret Århus administration fremsendte den 20. februar 2012 afdelingens beslutning om placering af nedgravede containere på afdelingens område. Den 17. september orienterer AlmenBo Aarhus direktør mundtligt om gennemførsel af udbud af opgaven med etablering af containere i afdelingerne, på trods af at det er oplyst, at der endnu ikke er afholdt afdelingsmøder, og på trods af at der aldrig er fremsendt et budget på lukningen og den fremtidige drift. 2/4

Boligkontoret Århus giver udtryk for forundring over de opnåede priser i licitationen og udbeder sig nærmere information. Et underhåndsbud indhentet umiddelbart efter peger på en væsentlig lavere pris, hvorfor Boligkontoret Århus straks tager forbehold for tilslutning til udbudsresultatet, hvilket meddeles AlmenBo mundtligt, hvorefter AlmenBo bekræfter, at der ikke er truffet endelig beslutning om deltagelsen Boligkontoret Århus modtager skriftligt udbudsresultatet den 19. september samt det indkomne materiale ca. 1. oktober. Det fremgår heraf, at der er udbudt en anden placering end den, Boligkontoret Århus fremsendte til AlmenBo Aarhus den 20. februar. AlmenBo Aarhus kontaktes derfor primo oktober med ønske om et møde mellem de berørte boligorganisationers direktører, inden der foretages yderligere. AAB har tilkendegivet, at de ikke deltager i løsningen, da de kan etablere et lokalt sug på deres, nyere anlæg. Det efterspurgte møde afholdes den 12. november, hvor direktørerne for de fire boligorganisationer tilslutter sig lukning, og hvor Boligkontoret Århus endeligt på baggrund af det fremsendte materiale meddeler, at man på linje med AAB selv varetager den fremtidige løsning. Der holdes ekstraordinært afdelingsmøde den 13. december med indstilling om at nedlægge Renovac og etablere egne, nedgravede containere i afdeling 31. AAB vil senere komme med oplæg til fordeling af fællesarealerne. Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 37 Istedgade Afdeling 41 Virupvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 54 Norsgade Udskiftning af lamper i badeværelser pågår. Der blev afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 22. oktober, hvor forslaget om udskiftning af brugsvandsrør blev vedtaget, og der ligeledes blev valgt en ny afdelingsbestyrelse. Bekræftelse på udført støjdæmpning sendes til DSB efter besigtigelse den 5. december 2012. Fristen for udbetaling af tilskud er inden jul. Kobberindholdet i drikkevandet er faldet lidt. Vi tager fortsat vandprøver for at følge udviklingen. Der er indhentet tilbud på projektering og udbud af tagudskiftning, kviste, velux vinduer, renovering af glasoverbygning, enkelte vinduespartier i stueetage samt murværk og facadeplader. Vi afventer stadig endeligt svar fra Byggeskadefonden. Der er fremsendt indstilling til Aarhus Byråd om medvirken i kapitaltilførselsordningen som blev godkendt af byrådet den 28. november. Det videre arbejde med sagen kan nu sættes i værk. 3/4

Afdeling 57 Åvænget Afdeling 61 Pal. Müllersvej Facaderenoveringen er nu afsluttet på blok 1, 2 og 5 og blok 4 er i gang, blok 4 bliver kun halv færdig inden jul men opstartes igen onsdag uge 1. Arbejdet er en del forsinket bl.a. af det ekstra arbejde med facaderne i stueetagen samt at arbejdet er mere omstændeligt en forventet, det er beslutte at arbejdet ikke skal forceres, da fejl hurtig kan opstå. Ifølge den nye tidsplan vil blok 4 blive afsluttet medio februar og blok 3 afsluttes sidst i april. Der er mange store huller i taget på Choko-Laden, hvilket aktualiserer arbejdet med en ny etage yderligere. Udarbejdelsen af lokalplan er iværksat efter godkendelse på afdelingsmødet i september og i øvrigt også på afdelingsmødet i afdeling 60 Paludan Müllersvej. Afdeling 73 Virup Skovvej Blok H, færdiggøres indvendig inden jul. Blok G, maler er færdig i uge 49 og mangler så kun sidste gang maling, herefter fortsætter alt inventararbejdet, gulve, døre skabe og køkken. Blok F, affugtning er opstartet og forventer at tage 3 uger. Blok E, vinduesmontagen afsluttes i uge 48 og der arbejdes på at få el og varme ind så hurtig som muligt, således at affugtning kan opstartes. Blok B, betonelementer er rejst i stueetagen og opmuringen af blokke er i fuld gang, det forventes at der kommer dækelementer på sidst i uge 49, således at man kan fortsætte med elementer og murerarbejde på 1. sal. Udvendige arbejder er fliser lagt foran blok H og halvdelen af blok G og foran blok F er der lagt stabilgrus. Foran blok E færdiggøres ledningsarbejdet i uge 48 og der forsøges udlagt stabilgrus hurtigst mulig. På blok B arbejdes der med at få alle rør og ledninger ind i bygningen inden 1. sal bliver monteret og stillads bliver opstillet. Der er selvfølgelig vejret der kan stoppe det udvendige arbejde, men der arbejdes på at nå så langt som muligt inden vejret sætter en stopper for det udvendige arbejde. Arbejdet er lidt kaotisk når byggemodningen har svært ved at komme fremad og at byggeriet skal følge med. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

NOTAT TIL PKT 2.b Klassificering af afdelinger DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Tre forhold spiller ind i den foreslåede model til klassificering af afdelingerne og de enkelte bygningsdele. For det første har organisationsbestyrelsen besluttet i målsætningerne for forvaltningsrevisionen, at der senest i december 2012 skal foreligge en model for prioritering af renoveringsprojekter. Det skal ske i form af et klassificeringsværktøj, hvor de vigtigste enkeltelementer i afdelingernes fysiske tilstand gives en sammenlignelig beskrivelse. Det skal ses i sammenhæng med den prioriterede indsat i det tidligere strategidokument Vision 2020: Udarbejdelse af prioriterings-/strategimodel, som vi kan bruge i dialog med afdelingsbestyrelserne og beboerne om behovet for vedligeholdelse, renovering, modernisering og fremtidssikring (= redskab til langtidsplanlægning). For det andet er Boligkontoret Århus lovmæssigt forpligtet til at implementere forvaltningsklassifikationen, der er en ny opdeling af bygningsdelene til afløsning for SFB-klassifikationen med sammenhæng til langtidsplanen. Det indebærer en mere systematisk beskrivelse og klassificering af de enkelte bygningsdele end hidtil med en tilhørende kontoplan for konto 115 og 116. Forvaltningsklassifikationen skal anvendes for regnskabsåret 2013, men vi kan vælge også at aflægge regnskabet 2012 efter denne standard. Skal forvaltningsklassifikationen gennemføres fuldt ud, indebærer det en meget minutiøs beskrivelse af hver enkelt bygningsdel i hver enkelt afdeling. Dette vil medføre et helt disproportionalt stort ressourceforbrug. For det tredje er det et overordnet mål for administrationen at få stadig mere retvisende og komplette langtidsplaner som grundlag for den kort- og langsigtede budgetlægning og henlæggelse. Frem for at implementere disse forskellige elementer enkeltvis, kan de forskellige opgaver integreres, således at følgende trin gennemføres: Konvertering af langtidsplaner, budgetter og kontoplaner fra SFB til forvaltningsklassifikation pr. 31. december 2012, således at budget- og regnskabsåret 2013 administreres efter de nye retningslinjer.

Ved markvandringen 2013 gennemgås de enkelte bygningsdele, så der etableres et overordnet bygningsdelskort for hver enkelt afdeling. Hver af de relevante bygningsdele tildeles en karakter fra 1 (ringest) til 5 (bedst) af hensyn til overordnet overblik og forbedret sammenlignelighed på tværs af afdelingerne. Det skal dog bemærkes, at der aldrig vil kunne opnås fuld sammenlignelighed på tværs af afdelingerne, da såvel bygninger, brug som personalet gør, at to afdelinger aldrig kan vurderes fuldstændig ensartet. Herefter en gradvis mere detaljeret beskrivelse af de enkelte bygningsdele ved de enkelte års markvandringer, dog således at den minutiøse gennemgang af alle bygningsdele kun gennemføres hvert tredje år, mens der de øvrige år kun følges op på tidligere konstaterede problemstillinger, problemstillinger som ejendomsfunktionær eller afdelingsbestyrelse har konstateret i året, og evt. særlige ønsker fra afdelingsbestyrelsen. Gennemgangen fører til en evt. opdatering af karaktergivningen til de relevante bygningsdele. Denne løsning vil give en enkel implementering ved at håndtere tre nævnte hensyn, samtidig med at det vil tilvejebringe en kvalitetssikring af og støtte til inspektørens arbejde med markvandringen, et værktøj til større men ikke fuldstændig sammenlignelighed med afdelinger og vedligeholdelsesplaner samt et vigtigt dialog og prioriteringsværktøj i afdelingernes budgetlægning. Modellen vil give en komplet vægtning af alle relevante bygningsdele, men vil også muliggøre et udtræk til fx organisationsbestyrelsen med henblik på at skaffe et overordnet overblik over den enkelte afdelings tilstand. Det sker ved udtræk af følgende udvalgte vurderinger på hver afdeling, kombineret med afdelingens overordnede energimærkning: Belægninger tk.bel Vej- og pladsbelysningsanlæg tt.bel.sam Altan bk.alt Dør bk.dør Gulv bk.gul Tagdækning bk.tad Vindue bk.vin Væg bk.væg Adgangsanlæg (samlet) bt.adg.sam Afløbssystem (samlet) bt.afl.sam Elforsyningsanlæg (samlet) bt.elf.sam Elforsyningsanlæg (samlet) bt.elf.sam Kommunikationsanlæg (samlet) bt.kom.sam Vandsystem (samlet) bt.van.sam Varmeanlæg (samlet) bt.var.sam Ventilationsanlæg (samlet) bt.ven.sam Badeværelse inventar bi.bad Køkkeninventar bi.køk 2/3

INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig den skitserede model samt får et overblik over afdelingernes tilstand, når de enkelte de enkelte bygningsdele er vurderet i forbindelse med markvandringen forår 2013. 3/3

NOTAT TIL PKT 2.c Fleksibel udlejning afdeling 23 Nydamsparken DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I forlængelse af beslutningen på bestyrelsesmødet den 1. november 2012 om fleksibel udlejning i afdeling 28 Lindholmparken, har afdelingsbestyrelsen i afdeling 23 Nydamsparken på baggrund af udviklingen i beboersammensætningen og en forespørgsel fra Aarhus Kommune ytret ønske om at etablere en aftale om fleksibel udlejning. 45 40 35 30 25 20 15 10 5 Voksne uden for arb.markedet B/U under 18 B/U med dag/døgnforanstaltninger Kriminalitetssigtede unge Anden etnisk herkomst Øk. Fripladser 0 2006 2008 2011 Som for Lindholmparken tænkes der en model, hvor der 100% af ledigblevne boliger omfattes (undtaget kommunens 25%) og tildeles med første prioritet til personer i beskæftigelse, anden prioritet til studerende på videregående uddannelser. Aftalen tænkes at gælde frem til 31/12 2013. Fra 2014 vil området evt. skulle indgå i en helhedsplan for Vandtårnsområdet, hvorfor det herfra vil være naturligt at lade evt. udlejningsregler afgøre fælles i dette regi.

INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen giver administrationen mandat til i samråd med afdelingsbestyrelsen at forhandle en aftale om fleksibel udlejning på plads med kommunen. 2/2

NOTAT TIL PKT 2.d Proces for Årets afdeling 2013 DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På repræsentantskabsmødet den 22. maj 2012 blev afdeling 64-66 udpeget som årets afdeling. Afdelingen blev valgt alene af organisationsbestyrelsen. Forinden havde bestyrelsen på sit møde den 12. april besluttet, at der til repræsentantskabsmødet 2013 skulle gennemføres en grundigere nominerings-, præsentations- og valgproces. INDSTILLING Det indstilles på den baggrund, at der gennemføres flg. proces for udpegning af Årets afdeling 2013: Beboervalgte eller enkeltpersoner kan frem til 1. februar 2013 indstille afdelinger til årets afdeling med en kort begrundelse. Organisationsbestyrelsen tager på sit møde den 7. februar 2013 stilling til, hvor mange og hvilke afdelinger, der nomineres til årets afdeling. Afdelingerne kan derpå forberede en plancheudstilling, der afvikles i forbindelse med selve repræsentantskabsmødet den 16. maj 2013. Der gennemføres derefter skriftlig afstemning blandt repræsentantskabets medlemmer om årets afdeling. Afdelingen præmieres med vandrepokal af formanden.

NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Administration og IT A. Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 2. februar 2012 en digitaliseringsstrategi for Boligkontoret Århus. Her følger en status på de enkelte punkter. A. Udnyttelse af eksisterende værktøjer: Der har været afholdt ca. 20 workshops for ejendomsfunktionærer og administrationspersonale om brug af Outlook, EG Bolig Web samt mere specialiserede værktøjer. Det er i alt væsentligt sket med interne undervisere. Det har ført til en markant forøgelse af IT-kompetenceniveauet og -brugen i hele organisationen. B. Implementering af nye værktøjer Projekt a) E-mail adresser til ejendomsfunktionærer på bk-aarhus.dk b) Webadgang til EG Bolig for ejendomsfunktionærer Status c) Elektroniske rekvisitioner I drift 1. juni Implementeret primo januar Implementeret primo januar d) Elektroniske fakturaer I drift 14. august, mindre overskridelse på budget (bedre genkendelsesmodul plus scanner) e) Sags- og dokumenthåndtering Forhandlinger pågår, væsentlig reduceret budget f) Scanning af tegninger til billedfiler Anslået til 1. halvår 2013 g) Modul til elektronisk syn Anslået til 2. halvår 2013 h) Digitalisering af tegninger til AutoCAD, Revit eller lignende filer Uvist

C. Optimering af IT-drift: Drøftelserne har ført til den konklusion, at der ikke pt. findes nogen anden konkurrencedygtig løsning på området. Samdrift med andre boligorganisationer er undersøgt men vil både byde på meget store implementeringsudfordringer og vil sandsynligvis ikke kunne lade sig gøre pga. meget store forskelle i itbrugen. D. Digitalisering af den direkte beboerservice: Projekt ivarmemester er som tidligere beskrevet gennemført, og som følge heraf har en betydelig del af ejendomsfunktionærerne implementeret smartphones og en mindre del tablets. Brugen af den øges løbende i takt med udviklingen af egne værktøjer og især funktionaliteten i EG Bolig Web. B. Der er indgået aftale med Aarhus Kommune om en tidsubegrænset forlængelse af børnereglen på organisationsniveau. Aftalen har en gensidig opsigelsesfrist på tre måneder. Den hidtidige aftale udløber 31. december 2012. C. Som organisationsbestyrelsen har besluttet ifbm. forvaltningsrevisionen og på sit møde den 16. august 2012, er der udsendt spørgeskemaer til ca. 250 tilfældigt udvalgte beboere. Ligeledes er der udsendt en særskilt webbaseret tilfredshedsundersøgelse til afdelingsbestyrelserne samt til medarbejderne. Organisationsbestyrelsen orienteres på mødet i januar. D. I forlængelse af organisationskonferencens drøftelser om afdelingshjemmesiderne, er der iværksat en række initiativer. Udfordringen med de foreløbige tilbagemeldinger er, at de peger i to diametralt modsatte retninger: Dels efterlyses der værktøjer til at lave mere komplicerede ting end i dag. Og dels efterlyses der et mindre kompliceret administrationssystem. Mulighederne undersøges, men det er formodentlig ikke let at tilgodese begge mål på samme tid. Det er derfor i samråd med IT- og multimedieudvalget besluttet af lave en spørgeskemaundersøgelse om behov og ønsker blandt afdelingernes webredaktører (er iværksat), undersøgelse af alternative systemer, intensiveret en-til-en-oplæring af webredaktører. Det forventes, at vi på baggrund heraf kan gennemføre en workshop for webredaktører i begyndelsen af det nye år med henblik på evt. at tilpasse eller nyudvikle systemet eller vælge en helt anden udgang. E. Revisionen har igennem flere år påpeget, at vores fordeling af ejendomsfunktionærtimer mellem afdelinger med fælles drift ikke er underbygget nærmere. Det er derfor undersøgt ved en rundspørge blandt de omhandlede varmemestre, hvordan deres faktiske tidsforbrug har været. Det fører kun til mindre justeringer i får afdelinger, som vil få virkning fra budget 2014. F. Der pågår arbejde med at gennemføre et samlet udbud af Boligkontoret Århus malerarbejder, herunder rengøring og gulvbehandling i flyttelejligheder. Rengøring og gulvbehandling indgår som en option i udbuddet. I den forbindelse tilkendegives i udbudsmaterialet som et led i arbejdet med at tage et stærkt socialt ansvar, at vinderne af licitationen skal forvente at indgå i konkrete drøftelser af, hvordan de kan tage lærlinge for at løfte uddannelsesopgaven. 2/4

G. Arbejdet med at lave prækvalifikationsansøgninger på de to nye boligsociale helhedsplaner skrider planmæssigt frem, og det forventes at vi kan præsentere oplæg for Aarhus Kommune i januar 2013. Mange afdelingsbestyrelsesmedlemmer fra alle organisationer bidrager til arbejdet. Lovgivning H. Der er indgået politisk aftale den 15. november om ændring af solcelleordningerne, således at de også vil kunne benyttes af almene boligorganisationer. Lovforslagene er pt. under behandling i Folketinget. Flere afdelinger kunne evt. være interesserede. Administrationen har derfor rettet henvendelse til en leverandør med henblik på at få en beregningsmodel, der kan understøtte evt. beslutninger i afdelingerne. I. I forbindelse med finanslovsaftalen blev der indgået aftale om tiltag, der skal forhindre, at økonomisk trængte lejere smides ud af deres boliger ved at give kommunerne forbedrede mulighed for i en periode at betale en del af lejeres husleje. Forslaget er endnu ikke udmøntet, men indebærer bl.a., at boligorganisationerne allerede ved første huslejerykker skal give besked til kommunen. J. På sit møde den 1. november drøftede organisationsbestyrelsen problemstillingen om adgangen til at holde servicedyr for beboere med psykiske funktionsnedsættelser. Ministeren for by-, bolig- og landdistrikter har sendt en ændring af driftsbekendtgørelsen i høring, som forventes at træde i kraft den 1. januar 2013. Her udvides personkredsen til alle personer med vedvarende fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse. Kravet om, at dyret skal være specielt trænet til at udføre en eller flere nytteopgaver for den handicappede, opretholdes uændret. Personale K. I forlængelse af den nyligt indgåede overenskomst på ejendomsfunktionærområdet mellem BL og ESL er der indgået lokalaftale på området. Den indebærer først og fremmest, at der indføres yderligere fem kvarters betalt ugentlig frokostpause med 30 minutter pr. 1. juli 2013 og 45 minutter pr. 1. januar 2014. Derudover er der sket præciseringer om afløsning fx i de tilfælde, hvor ejendomsfunktionærer overtager opgaven med fraflytningssyn. Aftalen vil indarbejdes i afdelingsbudgetterne for 2014. L. Der er derudover indgået lokalaftale for inspektørerne med regulering af en række beløb og regulering af den gradvise overgang af synsopgaven til ejendomsfunktionærerne. 3/4

M. Der er gennemført APV for ejendomsfunktionærer. Svarprocenten har været rigtig høj, og resultaterne gennemgående positive, men der er dog stadig rigtig mange ting, der kan følges op. Det gøres i de tre arbejdsmiljøgrupper over de næste måneder. N. Hele arbejdsmiljøorganisationen har i fællesskab påbegyndt den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. O. En revision af rygeloven trådte i kraft den 1. juli 2012. Som en konsekvens heraf har Virksomhedsnævnet den 27. november vedtaget en ny rygepolitik, hvoraf det fremgår, at rygning ingen steder i Boligkontoret Århus er tilladt indendørs, ej heller i motorkøretøjer, at det er ledelsens opgave at følge op, at overtrædelse kan få ansættelsesmæssige konsekvenser og at Boligkontoret Århus formidler rygestoprådgivning til de medarbejdere, der måtte ønske det. P. Projektmedarbejder Jonas G. Kjølbæk har fået forlænget sin ansættelse frem til 31. december 2013. Det har vist sig som en rigtig god løsning i efteråret, og forlængelsen er begrundet i et stort antal projekter på vedligeholdelsesplanerne for 2013 og finansieres i vid udstrækning ved insourcing af byggeledelsesopgaver fra rådgivere. Q. Der flyttes lidt rundt på en række ejendomsfunktionærer imellem afdelingerne, og afdelingerne samles visse steder i andre og lidt større driftsenheder end tidligere. Ændringerne sker flere steder løbende eller senest 1. januar 2013. Der er tale om ændringer, der er muliggjort af fusionen, og som skal minimere transport, øge samarbejdet og optimere den samlede drift og servicen i afdelingerne. Omstruktureringerne er sket i tæt dialog med medarbejderne, hvor vi i størst muligt omfang har tilgodeset personlige ønsker til arbejdssted, funktioner og ansvar mv. Afdelingsbestyrelserne er orienteret. R. Forvaltningsrevisionens kundeundersøgelser blandt beboere og afdelingsbestyrelser er iværksat. Undersøgelsen af medarbejdertilfredshed afvikles af praktiske grunde i januar. S. Som sidste år indbydes alle medarbejdere til julearrangement, og organisationsbestyrelsen er også inviteret til Brendstrupgårdsvej 7 den 20. december kl. 15.30. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

NOTAT TIL PKT 3.b Oversigt over forretningsgange DATO 29. november 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Af driftsbekendtgørelsens 28, stk. 4, fremgår det, at Boligorganisationens bestyrelse skal påse, at der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen. Det er ligeledes en målsætning i Boligkontoret Århus forvaltningsrevisionskoncept for 2012, at der inden udgangen af året ligger forretningsgange på alle væsentlige områder. Gennemgangen af alle forretningsgange er nu gennemført, en del nye er udarbejdet, og de få resterende udarbejdes inden udgangen af 2012. Derefter revideres og evt. suppleres de løbende. Primo 2013 vil der fx ske en gennemskrivning og konsolidering af forretningsgangene på Økonomiområdet. Forretningsgangene gøre tilgængelige for alle medarbejdere via intranet. Område Ansvarlig Godkender Godkendt 1. Generelt 1.1 Organisationsbestyrelse 1.1.1 Forberedelse og afvikling af bestyrelsesmøder MH/MK MH 2/1-2012 1.1.2 Bestyrelsens arbejdsform MH Bestyrelsen 4/1-2012 1.1.3 Årshjul for bestyrelsen MH Bestyrelsen 4/1-2012 1.1.4 Bestyrelsens håndtering af henvendelser 1.1.5 Politik for vederlag og refusion af udgifter MH Bestyrelsen 2/2-2012 MH Bestyrelsen 2/2-2012 1.1.6 Politik for studieture m.m. MH Bestyrelsen 2/2-2012 1.1.7 Bestyrelsens kontakt til afdelinger, herunder kontaktpersonordning MH Bestyrelsen 4/1-2012 1.1.8 Tilskud til beboerarrangementer MH Bestyrelsen 2/2-2012 1.1.9 Tilskud til afdelinger ved jubilæer MH Bestyrelsen 2/2-2012

Område Ansvarlig Godkender Godkendt 1.1.10 Gaveregulativ for beboervalgte MH Bestyrelsen 2/2-2012 1.1.11 Målsætninger ift. forvaltningsrevision 1.2 Afdelinger MH Bestyrelsen 4/1 2012 1.2.1 Forretningsgang vedr. afdelingsmøder 1.2.2 Opfølgning på afdelingsbestyrelsesmøder 1.2.3 Velkomst til nye medlemmer af afdelingsbestyrelsen 1.2.4 Maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb MV/MK/PN/CD MH/Bestyrelsen 2/5-2012 MK/PN MH 2/5-2012 MK/MV MH 2/5-2012 CD Bestyrelsen 2/2-2012 1.3 Organisation 1.3.1 Ledelsesgrundlag MH 1.4 Personale Bestyrelsen og Virksomhedsnævn 27/10-2011 1.4.1 Samarbejdsaftale MH Virksomhedsnævn 15/6-2011 1.4.2 Personalepolitik MH Bestyrelsen og Virksomhedsnævn 1.4.3 Gaveregulativ personale MH Virksomhedsnævn 1/1-2011 1.4.4 Ansættelser MH Virksomhedsnævn 27/11-2012 1.4.5 Afskedigelser MH Virksomhedsnævn 27/11-2012 Ja 1.4.6 Sygefraværs- og fastholdelsespolitik MH Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Ja 1.4.7 Trivsels- og mobbepolitik MA 1.4.8 Tryghedspolitik og krisehåndtering MH Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Ja 27/11-2011 1.4.9 Private køb på rekvisition MH/ET/BM MH 7/11-2012 1.5 Kommunikation 1.5.1 Kommunikationsstrategi MH/MV Bestyrelsen 6/9-2012 1.5.2 Politik for telefoni MV/MKL/CHM MH Ja 1.5.3 Håndtering af videooptagelser MH/JL MH 26/11-2012 1.5.4 Udlevering af firmatelefon MH/PN MH 26/11-2012 1.5.5 Retningslinjer for direktørens repræsentationsudgifter MH Bestyrelsen 6/9-2012 2/7

Område Ansvarlig Godkender Godkendt 1.6 Klagesagsbehandling 1.6.1 Beboerklager MH/JDK Bestyrelsen 2/2-2012 1.6.2 Klager over flytteopgørelser MH/JDK Bestyrelsen 2/2-2012 1.6.3 Klager over forbrugsregnskaber MH/JDK Bestyrelsen 2/2-2012 1.6.4 Personaleklager MH/JDK Bestyrelsen 2/2-2012 2. Udlejning 2.1 Opnotering 2.1.1 Opnotering til venteliste JBL MH 26/11-2012 2.2 Tilbud 2.2.1 Udsendelse af tilbud JBL MH 26/11-2012 2.2.2 Boliggarantibeviser JBL MH 26/11-2012 2.2.3 Ledige boliger på Aarhusbolig.dk JBL MH 26/11-2012 2.3 Tildeling 2.3.1 Forretningsgang tildeling JBL MH 26/11-2012 2.3.2 Unge under 18 år, der indgår aftale om bolig JBL MH 26/11-2012 2.4 Lejekontrakt 2.4.1 Forretningsgang lejekontrakt JBL MH 26/11-2012 2.4.2 Dokumentation for uddannelse ved ungdomsboliger JBL MH 26/11-2012 2.4.3 Forretningsgang husdyr JBL MH 26/11-2012 2.4.4 Garager JBL MH 26/11-2012 2.4.5 Kælderrum JBL MH 26/11-2012 2.5 Fremleje 2.5.1 Forretningsgang fremleje JBL MH 26/11-2012 2.6 Antenne m.m. 2.6.1 Ændring af tilsvar ved skift af antennepakke JBL MH 26/11-2012 2.7 Bytte 2.7.1 Forretningsgang boligbytte JBL MH 26/11-2012 2.8 Opsigelse 2.8.1 Forretningsgang opsigelser JBL MH 26/11-2012 2.9 Selskabslokaler 2.9.1 Udlejning af selskabslokaler JBL MH 26/11-2012 3/7

Område Ansvarlig Godkender Godkendt 2.10 Erhvervslejemål 2.10.1 Forretningsgang erhvervslejemål JBL MH 26/11-2012 3. Tekniske forhold 3.1.1 Forretningsgang tekniske spørgsmål MA/CD MH 1/5-2012 3.1.2 Varslinger MA MH 17/12-2012 3.2 Nybyggeri 3.2.1 Nybyggeri MA Bestyrelsen 6/9-2012 3.3 Renovering 3.3.1 Forretningsgang vedr. Byggeskadefonden MA/CHM MH Ja 3.3.2 Forretningsgang renoveringer MA MH Ja 3.3.3 Køkkenudskiftning i flyttelejligheder 3.3.4 Forretningsgang vedr. trækningsret og dispositionsfond JBL/CD MH 26/11-2012 CD MH 26/11-2012 3.3.5 Genhusninger MA Bestyrelsen Ja 3.4 Indflytning 3.4.1 Afvikling af indflytningssyn MA MH 17/12-2012 3.4.2 Forretningsgang når indflytning ikke finder sted JBL MH 21/12 2011 3.5 Fraflytning 3.5.1 Afvikling af fraflytningssyn MA/AJ MH 17/12-2012 3.5.2 Flyttesyn i afdeling 2 og 67 MH/MA MH 2/11 2011 3.6 Vedligeholdelsesplaner 3.6.1 Markvandringer og udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner MV/MA MH 17/12-2012 3.7 Råderet 3.7.1 Råderet MA/CD MH Ja 3.8 Fugt, skimmel etc. 3.8.1 Forretningsgang fugt og skimmel AJ/MH Bestyrelsen 6/9-2012 3.8.2 Skadedyr MA MH 21/6-2012 3.9 Lokalplan 3.9.1 Høring vedr. lokalplaner MH MH 10/10-2011 4/7