HILLERØD PROVSTI PROVSTEN: HILLERØDSHOLMSALLE 5 3400 HILLERØD 48 24 90 60 PROVSTIKONTOR: ØSTERGADE 16,1 3400 HILLERØD 70 23 03 93 e-mail: jfc@km.dk Hjemmeside: www.hilleroedprovsti.dk Referat for Hillerød Provstiudvalg Provstiudvalgsmødet den 4. december 2014. Hillerød den 8. december 2014 1) Godkendelse af dagsorden Dagsorden tilføjes punkt 2 b: Godkendelse af Provstens deltagelse i opfølgning på propiluddannelse 15. til 16. januar 2015. Godkendt 2) Godkendelse af referat fra provstiudvalgsmødet den 23. oktober Referat godkendt. 2b) Godkendelse af Provstens deltagelse i opfølgning på propiluddannelse 15. til 16. januar 2015 Kursus godkendt. 3) Sag: Varmeanlæg Strø (1113) - Strø Sogn Opdatering vedr. økonomi. Regnskabet er tæt på at være afsluttet, og der bliver ikke brug for alle de afsatte 5 % midler (kr. 600.000). 4) Sag: Salg af præstegårdsjord og bortforpagtning af kirkegårdsjord Blovstrød kirke (1318) - Blovstrød Sogn Opfølgning vedr. købsaftale præstegårdsjord, Blovstrød Areal er solgt for kr. 117.000. Blovstrød har ansøgt Helsingør Stift om lov til at beholde pengene til brug for delfinansiering vedr. renovering af orglet. (Formentlig i 2018). Provstiudvalget anbefaler dette. 5) Sag: Kirkegårdsregulering (1377) Uggeløse Sogn Godkendt. 6) Sag: Ansøgning om brug af anlægsmidler til andet formål (1332) - Uvelse Sogn Uvelse menighedsråd ansøger om overførsel af anlægsmidler fra 2014 til 2015. Godkendt. 1
7) Sag: 5% midler 2014 (1227) Ansøgning fra Blovstrød menighedsråd kr. 26.243,75 til udgift vedr. glamluger og opgradering af lydsystem i kirken. Ansøgning tilbagetrukket - endelig omkostning forblev indenfor budgetrammen. Provstiudvalget ser bort fra 5 % ansøgningen fra Blovstrød menighedsråd. Ansøgning fra Lynge-Uggeløse menighedsråd kr. 63.000 til dækning af udgift i forbindelse med lydisolering af døre mellem sale i østlængen. Provstiudvalget henstiller til Lynge-Uggeløse menighedsråd, at man, i første omgang, forsøger at dække udgiften via de frie midler. Det henstilles, at der indhentes 2 tilbud. 8) Sag: Syn 2014 (1419) - Nødebo Sogn Synsrapporter fra Nødebo-Gadevang Godkendt. Indvendig kalkning af Nødebo kirke er bevilget af 5 % midlerne. 9) Sag: Syn 2014 (1412) - Skævinge Sogn Syn Skævinge og Ll. Lyngby kirker, præstegård m.v. Der er mange punkter på synsrapporten. En del af punkterne er almindelig drift, som ikke bør fremgå af synsrapporten. I øvrigt skønner provstiudvalget, at der er diskrepans mellem økonomien jf. de mange små ældre mangler på synsrapporten, og det forbrug der i øvrigt er i sognene. 10) Sag: Syn 2014 (1411) - Ullerød Sogn Syn Ullerød kirke og præstebolig maj 2014. Ullerød har p.t. et pænt overskud jf. budget og regnskab. Det undrer provstiudvalget, at opgaverne fra synsrapporten ikke løses. Også i Ullerød er der flere driftsopgaver på synsrapporten. 11) Sag: Revideret vedtægt for kirkegården ved Ullerød kirke (1401) - Ullerød Sogn Godkendt. 12) Visioner Gennemgang af visioner på baggrund af tilbagemeldinger fra formandsmødet og præstekonvent. Herunder gennemgang af regnskabsanalyse. Følgende blev nævnt som punkter, der også kunne indarbejdes på visionspapiret: Gudstjenesten - kirken som rum (rum for ro og stilhed) - flygtninge og tværkulturelt arbejde - noget der appellerer til generationerne på tværs: børn, forældre, bedsteforældre. Fyld Danmarks kirker. Præsterne mangler kompetencer i forhold til ADHD-børn - demente på plejehjem m.v. Sorggrupper for den helt almindelige sorg (når en ægtefælle mister den anden part). Pharmakon III sættes på dagsordenen til januar. Regnskabsanalyse gennemgået. 2
13) Udviklingspulje Sag: Aktivitetspulje 2015 (1422) Herunder ansøgning fra Tjæreby-Alsønderup menighedsråd Seneste provstikonvent og formandsmødet tilkendegav, at provstiudvalget skal bestyre en aktivitetspulje. Fra begge grupper er ønsket, at samarbejdsprojekter skal prioriteres som nummer 1 dog således, at der kan være sogneaktiviteter, der har en sådan karakter, at også de bør tilgodeses. Der tages beslutning om eventuel opstart allerede i 2015, når uforbrugte ligningsmidler i 2014 er opgjort. Der skal tages hensyn til, at der er to ligningsområder i provstiet. Ansøgning fra Tjæreby-Alsønderup afventer første provstiudvalgsmøde i det nye år. Retningslinjer for ansøgningsprojekter til udviklingspuljen sendes ud, når puljen er etableret. 14) Honorar til kasserer Honorarstørrelse fastsættes. Bilag vedhæftes På formandsmødet gav man samlet udtryk for, at man ikke ønskede, at der skulle gives honorar til kasserer. Uagtet dette vil provstiudvalget åbne for, at kasserer kan tildeles honorar. Dette skyldes alene, at Lillerød menighedsråd ikke vil følge PU s beslutning om ikke at tildele kasserer et honorar, idet de i alle årene har fastholdt udbetaling af kassererhonorar i deres kirkekasse. Da provstiudvalget ikke ønsker ulige muligheder for menighedsrådene godkendes kassererhonorar baseret på 0,25% af kirkekassens driftsramme. Nye honorarsatser udsendes snarest reguleret til dato. Herluf Poulsen og Kirsten Aunstrup er uenige i beslutningen, og mener principielt ikke, at der skal udbetales honorar til kasserer. Provstikontoret vil gennemgå indleverede budgetter for kontrol af de budgetterede honorarer. 15) Sag: Ansøgning renovering kirkegårdsmur - Alsønderup Provstiudvalget henstiller, at menighedsrådet ansøger om lov til at bruge af opsparede midler til dette arbejde. Ligeledes kan menighedsrådet ansøge om, at "Opsparing til altertavle m.v." kan anvendes til brug for restaurering af kirkemur. Provstiudvalget godkender, at man går i gang med projektet, og løbende orienterer om arbejdets udvikling. 16) Sag: Varmeanlæg Præstevang kirke (1323) - Præstevang Sogn Status vedr. varmeanlæg Præstevang kirke 17) Sag: Status på udvidelse af Ullerød kirkes faciliteter (1112) - Ullerød Sogn Status. 18) Sag: Skævinge Præstegård 2013 (981) - Skævinge Sogn Status - forsat mangelafhjælpninger. 3
19) Sag: Revisionsprotokollater 2013 (1392) Alle regnskaber er indkommet og alle protokoller gennemgået af MR. 20) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1246) - Blovstrød Sogn Menighedsrådsmødet den 29.10 og mødet den 27.11 21) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1230) - Engholm Sogn Menighedsrådsmødet den 8.10 22) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1255) - Frederiksborg Slotssogn Menighedsrådsmødet den 28.10 23) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1259) - Grønnevang Sogn Menighedsrådsmødet den 23.10 og mødet den 20.11 24) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1366) - Gørløse Sogn Menighedsrådsmødet den 13.11 og mødet den 17.9 Taget til efterretning - Der mangler valg til flere enkeltposter. 25) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1228) - Hillerød Sogn Referat fra mødet 19.11.2014 Taget til efterretning - Der mangler valg til flere enkeltposter. 26) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1244) - Lillerød Sogn Menighedsrådsmødet 29.10 og mødet den 26.11 Der mangler valg af bygningskyndig og underskriftsberettiget. 27) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1226) Lynge-Uggeløse Sogne Menighedsrådsmødet den 4.11 28) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1254) - Nørre Herlev Sogn Menighedsrådsmødet den 25.11 29) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1225) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Menighedsrådsmødet den 19.11 og referat fra mødet den 3.12 4
30) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1229) - Strø Sogn Menighedsrådsmødet den 13.11 31) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1275) Tjæreby-Alsønderup Sogne Menighedsrådsmødet den 23.10 og referat fra møderne den 26.11 32) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1224) - Ullerød Sogn Menighedsrådsmødet den 19.11 33) Sag: Menighedsrådsreferater 2014 (1221) - Uvelse Sogn Menighedsrådsmødet den 5.11 og mødet den 18.11 34) Sag: Referater fra Den Fælles Kirkegårdsdrift 2014 (1273) Referat fra mødet den 28.10 35) Sag: Formandsmøder 2014 (1233) Referat m.v. 36) Sag: Lillerød råd i kirketårn og spær (1179) - Lillerød Sogn Regnskab for udbedring af råd i kirketårn m.v. 37) Sag: Regnskab 2014 (1352) Frederiksborg Slotssogn.. 38) Sag: Regnskab 2014 (1338) Grønnevang Sogn. 39) Sag: Regnskab 2014 (1331) - Gørløse Sogn og 1.1-31.10. 5
40) Sag: Regnskab 2014 (1297) - Lillerød Sogn. 41) Sag: Regnskab 2014 (1345) Lynge-Uggeløse Sogne Taget til efterretning 42) Sag: Regnskab 2014 (1309) - Nørre Herlev Sogn Vedhæftet godkendt kvartalsregnskab pr. 30/9-2014 f 43) Sag: Regnskab 2014 (1298) Præstevang Sogn 44) Sag: Regnskab 2014 (1343) - Strø Sogn 45) Sag: Regnskab 2014 (1337) Tjæreby-Alsønderup Sogne 46) Sag: Regnskab 2014 (1336) - Ullerød Sogn 47) Sag: Regnskab 2014 (1312) - Uvelse Sogn 48) Sag: Ansøgning PU vedr. regnskab 2014 (1386) - Lillerød Sogn Ansøgning PU vedr. regnskab 2014 tilbagetrukket 49) Sag: Budget 2015 (1306) Status indleverede budgetter 2015 6
50) Sag: Udskrifter fra KAS 2014 (1413) Udskrifter fra KAS Interessante udskrifter som provstiet kan rekvirere efter behov i Helsingør Stift. Menighedsråd og regnskabsfører tilsendes udskrifter til orientering. Fremover vil provstikontoret indregne disse tal ved budgetlægning og før udmeldelse af driftsrammer. 51) Sag: Oprettelse af erhvervskonto TeleStore (1405) 52) Sag: Lokalplan 1.134 - anmodning om en udtalelse (1381) - Blovstrød Sogn Kvittering for modtagelse af høringssvar. 53) Nyhedsmail oktober 2014 Sag: Informationer fra Hillerød kommune (1044) Nyhedsmail oktober 2014 54) Sag: præsters kursusdækning udenfor TPCregi (1400) Skrivelse fra Hillerød provsti til Helsingør Stift 55) Sag: Omlægning af kirkesti ved Tjæreby (1290) - Tjæreby Sogn VS: Besigtigelsesreferat fra den 30. okt. - Kirkestien og nye forløb 56) Sag: Skoletjenesten 2014 (1270) Orientering om nedlæggelse af CVR-nr. samt indlæggelse af regnskab i PUK 57) Opdateret lønstatistik Sag: Lønstatistik 2014 (1408) Opdateret lønstatistik 58) Sag: Præsteboligen Grønnevang (1420) - Grønnevang Sogn Indhentet tilbud og udtalelse vedr. varmtvandsbeholder til præstebolig 59 Fremtidige mødedatoer Provstiudvalgsmøder i 2015 Formandsmøder Budgetsamråd m.v.: Kursus for kasserer og regnskabsfører 6/1 kl. 19.00 Provstiudvalgsmøde 5/2 kl. 15.00 7
Formandsmøde 5/2 kl. 19.00 Provstiudvalgsmøde 12/3 kl. 15.00 Provstiudvalgsmøde 9/4 kl. 15.00 Provstiudvalgsmøde 18/6 kl. 15.00 Provstiudvalgsmøde 27/8 kl. 15.00 Budgetsamråd: Allerød 8/9 og Hillerød 10/9 kl. 19.00 Provstiudvalgsmøde 29/10 kl. 15.00 Formandsmøde 29/10 kl.19.00 Provstiudvalgsmøde 3/12 kl. 15.00 60) Diverse informationer Kirkeministeriet: Vejledning til børnekonfirmandundervisning og konfirmationsforberedelse Ansøgningsfrist for Den folkekirkelige Udviklingsfond Høring om ændring af bekendtgørelse om bestyrelse af kirke- og præsteembedekapitalen Forslag til sagsbehandlingsproces for de elektroniske regnskaber Vedr. kommuners adgang til at opkræve rente af mellemregningskontoen Høring vedr. opdatering af cirkulære og vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision Regler for arbejde på juleaftensdag 2014 Nyhedsbrev - Folkekirkens personale nr. 21 Helsingør Stift: Invitation: "Sorg og glæde" Nyhedsbrev fra stifternes bygge- og plangruppe Medarbejdermøder og valg af medarbejderrepræsentant i folkekirken Månedsbrev fra forsikringsenheden Vedr. afvikling af ferie optjent i kalenderåret 2014 Beslutningsreferat fra møde i Stiftsrådet 20.11.2014 61) Eventuelt Provstiudvalget vil forsøge at etablere fælles indhentning af tilbud vedr. kalkning af kirkemur og andre kalkningsopgaver. Det skønnes, at vi vil opnå en bedre pris ved en samlet entreprise. (Annemarie Lund havde meldt afbud til mødet og Ole Neerup deltog ikke fra mødets begyndelse.) 8