Projektplan til HK Grafisk Kommunikation (HKGK)

Mandatory Assignment E-project management Projektplan til HK Grafisk Kommunikation (HKGK) Udarbejdet af Sabrina Langvad, Thomas Beck, Nanna Pedersen, Betina Joy & Mikkel Nielsen

Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Formål med projektplanen... 3 Opgavebeskrivelse... 4 Formål med projektet... 4 E-Konceptetbeskrivelse... 5 Indhold i projektplanen... 5 Milepæle... 5 Stakeholder register... 6 Evalueringsskema af Milepæle... 6 Milepæle der illustrerer arbejdsopgaverne på baggrund af e-konceptet og dets aktiviteter til HK Østjylland.... 7 SWOT-analyse... 8 PEST-analyse... 9 Scrum... 9 Rollefordeling i Scrum... 10 Daglige scrum møder... 11 Sprint review meeting... 11 Scrum modellens kerneværdier:... 12 Afrunding på Scrum... 12 SMART goals... 13 SMART-modellen... 14 2

Introduktion Denne rapport indikerer HK Grafisk Kommunikation Østjylland s projektplan vedrørende det digitale e- koncept der skal lanceres. Endvidere har rapporten til formål at beskrive de konkrete formål, arbejdsopgaver og den projektstyring, der er dedikeret til projektet. Overordnet indbefatter rapporten således en indledning, hvor bl.a. formålet med projektplanen præsenteres, opgavebeskrivelse, e-konceptet og projektet som helhed. Slutteligt beskriver projektplanen milepæle med dertilhørende arbejdsopgaver, evalueringsskema samt den agile udviklingsmetode, Scrum 1. Formål med projektplanen Denne projektplan er udarbejdet til HK Grafisk Kommunikation Østjylland 2. Planen har til formål at skabe overblik og dermed give en systematisk tilgang til e-konceptudviklingen og realiseringen af projektet. Planen skal således forstås som en proces og et kommunikationsmiddel for de involverede i projektet. Ydermere er projektplanen udarbejdet på denne måde for at skabe struktur, kvalitet, tempo, intensitet samt accept for det overordnede projekt. Projektplanen er til HK Østjylland s projektgruppe og til projektlederen for projektet. Dette bliver ligeledes understøttet ved dette citat The people involved in a project need to know exactly what their role is, what they are expected to produce and when it is wanted. The project plan communicates this information to all concerned 3 Det er derfor særdeles essentielt at udarbejde en projektplan, således at alle de involveret i projektet kender nøjagtigt deres rolle, arbejdsopgaver og deadlines i forbindelse med projektet. Et af de øvrige formål med denne projektplan er, at projektplanen skal op følges og styres på flere niveauer. Det interaktive projekt er således det, man vil betegne som værende horisontal og skal produktudvikles. Ydermere har dette projekt en lineær progression, hvilket indebærer at når man starter på projektet, så får man udleveret information undervejs, og der kan således opstå uenigheder under arbejdsprocessen. Og i en forlængelse heraf, er det vigtigt at tidsaspektet overholdes, således at projektet bliver lavet til tiden og indenfor projektrammen. Eftersom projektet primært skal baseres på frivillig arbejdskraft, er projektet sat til at vare en måned. Dette betyder ligeledes, at de involverede i projektet skal sikre at have deres arbejdsopgaver og materiale klar til input til næste designproces. Hvad angår det interaktive, så kunne det være et forslag, såfremt alle de 8 frivillige primært har grafiske kompetencer. At man eventuelt kan outsource programmeringsdelen til udlandet. Der kan være lidt omkostninger herved, men der kan ligeledes foreligge driftsfordele. 1 Scrum udviklingsmetode der har fokus på projektstyring. Og tager primært udgangspunkt i softwareudvikling og interaktive produkter. 2 Hjemmeside: www.hk.dk/grafisk 3 S. 116 Project Management for Information System af Cadle og Yeates 3

Dette er ligeledes defineret således; A desire to reduce costs, through economies of scale or by taking advantage of lower labour costs elsewhere 4 Såfremt ressourcerne ikke er til, var dette en blot en mulighed. Opgavebeskrivelse Vi skal i gang med at udvikle nyt kursuskatalog til medlemmerne og præsentere aktiviteter for 2012. I år valgte vi for første gang at udsende et online katalog, fordi udgifterne til både tryk og porto er en stor post. Selvom vi langt foretrækker at give vores medlemmer noget fysisk i hånden, fortæller bestyrelsen. Formål med projektet I forhold til ovenstående er der udtænkt et e-koncept til kursuskataloget for HK Grafisk Kommunikation Østjyllands medlemmer. Det pågældende e-koncept skal have til hensigt at præsentere og formidle foreningens aktiviteter i 2012. Der har tidligere været foretaget digitalisering af konceptet 5, men HKGK, vil gerne fortsætte deres digitale rejse. Der skal udarbejdes følgende: Interaktivitet Interaktiv flash-applikation(online katalog) med dertilhørende grafisk udarbejdelse af applikationen. Implementering af flash-applikationen på HKGK s hjemmeside Valg af mediestrategi Kanal/mediestrategi (Implementering på sociale medier samt hjemmesiden) Udvalg af medier og implementere et integreret medie samt en kommunikationsløsning. Skal være muligt at dele samt implementere på sociale medier. Forretningsmæssige mål og målsætninger Koordinering og udveksling af information til henholdsvis HK Østjylland samt brugerne Inspirere flere besøgende på siden med en mere iøjnefaldende visuel fremtoning Udviklingen af en flash-applikation 4 S. 8 Project Management for Information System af Cadle og Yeates 5 Et PDF katalog. 4

E-Konceptetbeskrivelse E-konceptet begrundes i, at der skal udvikles en interaktiv flash-applikation. Applikationen skal programmeres således, hvor det skal være muligt for brugerne at klikke ind på de pågældende aktivitetstilbud, som HKGK har at tilbyde. Selve E-konceptet skal have en twist af humor, og udvikles som et teater med papirdukker. Ydermere skal det være nemt at implementere på hhv. HK s hjemmeside samt sociale medier, som fx Facebook. Indhold i projektplanen For at projektet kan realiseres i praksis, skal det således udføres, kreeres, administreres, implementeres og koordineres af HKGK s frivillige bestyrelse, som er bestående af 8 medlemmer. Ydermere skal der tages højde for at bestyrelsen arbejder ulønnet samt på frivillig basis, hvilket betyder at der ikke skal belastes med løbende krævende tiltag. Milepæle For at tidsplanen skal overholdes er det vigtigt at lave milepæle 6, som illustrerer sekvensen af de aktiviteter, der skal udvikles. They provide useful control points at which we can evaluate progress and adjust our plans for the rest of the project as necessary 7 Ud fra dette citat, kan vi således konkludere at milepæle er meget relevante og nyttige kontrolpunkter, hvor vi kan evaluere fremskridt (progression) og senere justere planerne, såfremt dette bliver nødvendigt. Det er derfor vigtigt at have milepæle, når man udarbejder projektets forventede udvikling. Yderligere er det vigtigt at, man bør vælge sine milepæle med omhu. Milestones should be chosen carefully. If there are too many, they become rather meaningless and lose their significance as major points in the project. If there are too few, then control is lost 8 Det er derfor en meget hårfin balance, når der skal udarbejdes milepæle. Det er vigtigt at lægge vægten således, at der udarbejdes konkrete arbejdsfaser og udarbejder de mest væsentlige arbejdsopgaver i milepælene indenfor projektet. Nedenfor kommer hhv. stakeholder register samt opstillede milepæle. På den måde kan det anskueliggøre hvilke faktorer, der spiller ind, når projektet skal igangsættes. 6 Oprindelig betegnelse for en sten eller pæl der fortæller hvor mange mil man havde bevæget sig 7 S. 173 Project Management for Information System af Cadle og Yeates 8 S. 173 Project Management for Information System af Cadle og Yeates 5

Stakeholder register Evalueringsskema 9 af Milepæle Opgaver, milepæle, resultater leveret i pågældende periode Afslutnignsdatoer Opgaver, milepæle, resultater Kommentarer Plan Aktuelt 9 Formålet med evalueringsskemaet er, at det skal være muligt at kommenter på de aktuelle arbejdsopgaver og dermed få sat tingene i struktur 6

Milepæle der illustrerer arbejdsopgaverne på baggrund af e-konceptet og dets aktiviteter til HK Østjylland. Milepæle: Proces: Dage: 5 10 15 20 30 Aktiviteter/indsatsområder og problemstillinger(hvad): Grafisk udarbejdelse af flash-applikationen Programmering af flash-applikationen(evt. outsourcing) Med dertilhørende link-building til de øvrige kataloger Usability testing af flash-applikationen (Tænke højt test, fejlfinding vedr. programmeringen) Analyse og valg af mediestrategi/kommunikationsløsning Implementering/realiseringen af mediestrategien/ kommunikationsløsning Implementering af flash-applikationen på hjemmesiden Projektledelse (Ansvar: Kontrollerer at arbejdsopgaverne bliver udarbejdet til tiden, og bliver godkendt.) Revurdering af e-konceptet og evt. ændringer. 7

SWOT-analyse SWOT-analysen udarbejdes i forhold til produktet, som er HKGK s nye flash-katalog. Vi bruger derfor SWOT til at vurderes vores strategi. Interne Stærke sider Svage sider 8 frivillig til at udarbejde flashkataloget HKGK nationalt Mange supporter i projektet Udviklingsteam kan ikke belastes. Forandringsparate 9000 medlemmer Den danske kultur Eksterne Muligheder Trusler Udefra kommende udviklingsteam Undervisningsministreret (outsourcing) Aktionærer Sponsorer Ny finanskrise, mere der skal udbetales Internationalisering Ud fra SWOT-analysen kan vi vurdere at projekt har flere fordele end ulemper. En af HKGK s stærke sider er at de har 8 frivillige, der arbejder gratis med kataloget. Ulempen er dog at de 8 frivillige ikke kan belastes med løbende og krævende tiltag. Hvilket dog åbner muligheden for outsourcing samt sponsorering til udgifterne dette måtte føre til. HKGK har 9000 medlemmer, som er forandringsparate, hvilket ledelsen også er. De vil gerne væk fra papir og i stedet reklamere og tiltrække på internettet. Medlemmerne er som sagt klar til dette spring, men det vi ikke sikker på at HKGK nationalt er. HK har mange afdelinger i landet, hvilket kan blokere for projektet, hvis de ikke er med på idéen. På den måde kan HK s aktionærer blive en trussel for hele fagforeningen, hvis de ikke støtter op om projektet, og ser god økonomi heri. HKGK s stærke side er dog heldigvis, at de har mange supportere hos deres interessenter, som støtter projektet. Vi har nu 8

kigget på HKGK s eksterne og interne sider ved dette flashkatalog, og vi vil nu udarbejde en PEST-analyse, hvor vi vil inddrage dele fra SWOT-analysen. PEST-analyse I PEST-analysen ser vi på de politiske, økonomiske, sociale og teknologiske forhold. Ved det politiske ser vi på undervisningsministeriet, men også på regeringens generelle regler omkring fagforeninger. Regering kan påvirke projektet positivt, negativt eller neutralt, f.eks. kan der gives økonomisk bidrag, der kan lettes for reglerne i markedsføringsloven, eller loven kan blive strammet. Derfor skal HK være opmærksom på eventuelle lovmæssige ændringer. Ser vi på E et i PEST-analysen kigger vi på økonomi og demografi. Udvikling i et lands økonomi har en meget stor indflydelse på forbrugerens købelyst, enten vælger forbrugeren at spare fagforeningen væk, og ellers vælger befolkningen at melde sig ind i fagforeningen pga. frygt for at miste sit arbejde, dette sikrer HK flere medlemmer, men samtidig skal de også betale flere penge, da der er flere arbejdsløse. For projektet betyder økonomi ikke det helt store, da de har frivillige hjælpere til at designe og realisere, men ønsker de at udvide projektet kan økonomi blive et problem, og de kan derfor overveje at modtage sponsoreringer. Ser vi på S et i PEST-analysen behandler vi den sociale og kulturelle omverdens forhold. Vi ved allerede i Danmark, at humor betyder meget for vores kultur. De fleste af os ved også, at det er vigtig at være medlem af en fagforening. Vi er også villige til at udvikle os, mange danskere stræber endda efter at blive klogere og klogere, og hele tiden udfordre sig selv. For HKGK kan det kun være godt, og de skal derfor tænke på hvordan de ønsker at markedsføre deres kurser og foredrag. Det sidste bogstav i analysen er teknologi. Internettet i dag er meget voksende, det du laver i dag er måske forældet i morgen. Da HKGK s medlemmer er grupper med interesse for grafisk kommunikation, design mm. Det er utrolig vigtigt at HK hele tiden er obs på hvad, der er nyt og hvad der er yt, for at deres medlemmer ved det. Scrum Vi fandt Scrum-modellen meget relevant i forhold til udviklingen af denne konkrete opgave, da Scrummodellen indbefatter de basale egenskaber, der gør det fleksibelt for udarbejdelse af softwareprodukter. Endvidere havde vi det frivillige arbejde i mente, hvilket betød at modellen ligeledes er fleksibel i den sammenhæng, eftersom projektgruppen mødes i såkaldte sprints indenfor 2-4 ugers intervaller. Scrum-modellen er baseret på at selvorganiserende teams skal udvikle forretningsværdi på så kort tid som muligt. Den bygger også på empirisk proceskontrol, hvilket betyder at modellen er særdeles fleksibel. Den er fleksibelt på den måde, at modellen er opbygget i såkaldte sprints(intervaller) og den kan tilpasses alle medarbejdere i et projekt 9

Scrum bruger, ved brug af disse sprints, iterativ udvikling til at producere software. Dette betyder ligeledes, at der efterfølgende i hvert sprint diskuteres om der skal arbejdes videre på det konkrete produkt, eller om produktet bliver betragtet som værende færdiggjort software, og dermed sættes i produktion. Dette betyder at Scrum giver mulighed for at fokusere på at levere højeste forretningsmæssige værdi på relativ kort tid, og eftersom dette projekt er sat til at vare 30-dage, så er det relevant i den forbindelse. På den måde er Scrum særdeles fleksibel, afhængig af, om der arbejdes med store eller små projekter. Der skal derfor udarbejdes følgende til Scrum i denne projektplan: 1. Selvorganiserende teams fordelt på de 8 frivillige medarbejdere, hvor modellen ligeledes ligger vægt på samarbejde, ansigt til ansigt. 2. Serie på to til fire uger sprints, projektet er sat til 30-dage. Dvs. at der samles op løbende, således at de konkrete arbejdsopgaver færdiggøres til overholdt tid. 3. Generative regler for at skabe et fleksibelt arbejdsmiljø. 4. Fast længde af iterationer (sprints) 5. Struktur af rollefordelingen, møder, regler og artefakter. Rollefordeling i Scrum Inden man begynder på selve udviklingen og at arbejde med Scrum, er det vigtigt at der bliver uddelegeret nogle roller, hvor hver enkel rolle har hver sit ansvarsområde. Rollerne lyder således; There are only three Scrum roles: the Product Owner, the Team, and the Scrum Master. All management responsibilities in a project are divided among these three roles 10 - endvidere er teamet ansvarlige for at udvikle funktionaliteten. Dette er typisk karakteriseret ved projektets indledende og overordnede krav for Scrum. Ydermere skal der som noget af det første gennemføres en product backlog, som skal indbefatte en prioriteret liste over arbejde, der skal udføres, hvor alle i øvrigt kan bidrage til udformningen heraf. Som nævnt tidligere, så er Scrum bygget op i såkaldte sprints Intervaller, der typisk er placeret i 2-4 uger i en kalendermåned. Disse sprints lægger vægt på konstant varighed. Det er ligeledes i disse sprints, hvor der designes, programmeres og testes. I forhold til disse sprints skal der afholdes sprint planlægningsmøder - i den sammenhæng skal der analyseres og evalueres på produktets backlog. Der skal ligeledes besluttes, hvordan man opnår de konkrete sprints mål, fx designet, og hvad skal der fokuseres på. Desuden skal der oprettes sprint-backlog (opgaver) fra produkt-backloggen, og estimere sprint-backloggen i timer. Endvidere skal der være en Product owner, hvis ansvar er prioriteterne. Dette kan f.eks. være i forhold til hvilke features, der skal udvikles, og dermed prioriterer disse således, at der kommer det optimale forretningsmæssige udbytte af projektet. Product owneren er også ansvarlig for at maksimere afkastet af 10 S.6 Agile Project Management with Scrum af Ken Schwaber 10

investeringen(roi 11 ) af udviklingsindsatsen. Dvs. at der konstant skal prioriteres i Product Backloggen og således justere eventuelle langsigtede forventninger. En af de øvrige, og særdeles vigtige, roller i scrum-modellen, er Scrum Master. Scrum masteren skal repræsentere ledelsen, samt sikre at teamet er fuldt funktionelt og produktivt, og muliggøre et tæt samarbejde. Det er derfor essentielt at; The ScrumMaster is responsible for ensuring that everyone related to a project 12. Endvidere skærmer ScrumMasteren holdet fra eksterne forstyrrelser. Ydermere skal Scrum Masteren faciliterer arbejdet og ligge en dæmper på de eventuelle problemer, der kan opstå indenfor teamet under produktiviteten. Og i forhold til dette projekt, hvor der er 8 frivillige medarbejdere, kræver det en meget fleksibel projektstyring, som samtidig skal relativt stram, eftersom projektet udarbejdes på frivillig basis. Slutteligt er der selve teamet, der typisk består af 5-9 folk. Teamet er alt fra programmører, testere, og designere. Dvs. at i forhold til dette projekt, så skal der udarbejdes arbejde indenfor disse 3 erhverv til realiseringen af flash-applikationen. Det skal grafisk udarbejdes, testes samt gøres interaktivt. Endvidere skal der, som tidligere nævnt, ligeledes være en stram projektstyring i forhold til disse opgaver, eftersom der er mange discipliner, som skal sammensmeltes samt deadlines skal overholdes, så teamet er på den måde meget selvorganiserende. Endvidere har teamet naturligvis planen for sprintet (udviklingscyklus). Teamet skal i samarbejde med Product owner udvælge de konkrete opgaver, der skal udfases til hvert enkelt sprint, og som tilsvarende svarer til arbejdsbyrden til teamet. Daglige scrum møder Normalt afholdes dagligt 15-minutters stand-up møder hvor Scrum Masteren samt Product Owneren opsamler på selve projektet, hvor de fx spørger ind til teamet - Hvad gjorde du i går? Hvad vil du gøre i dag? og om der eventuelt ligger nogle forhindringer i vejen for selve udførelsen. Men eftersom dette projekt skal realiseres på frivillig basis, så kan disse daglige møder meget vel udskydes, således at det fx er hver anden dag at de praktiseres. En overvejelse vil eventuelt være, at de kunne tage møderne over Skype, såfremt det ikke er muligt at koordinere det anderledes, eftersom det skal praktiseres på frivilligbasis. Sprint review meeting I disse møder skal teamet præsentere, hvad der var opnået I løbet af de konkrete sprints. Endvidere skal de demonstrere eventuelle nye funktioner, der er udarbejdet. I dette møde skal det foregå uformelt og med 2 timers forberedelsestid hvor hele holdet deltager. Man tager således et kig på, hvad der er udarbejdet, og 11 Return On Investment 12 Side 133 Agile Project Management with Scrum af Ken Schwaber 11

hvad der ikke fungerer. Dette taget typisk 15-30 minutter. Endvidere diskuteres der efter sprintet, hvad der skal startes op, og hvad der skal stoppes og hvad der skal fortsættes med. 13 Livscyklus i Scrum-modellen Scrum modellens kerneværdier: Teamet har autoritet og autonomi. Dvs. at de bestemmer selv over egne anliggender til at beslutte hvorledes de konkrete arbejdsopgaver skal udføres. Fokus på målopfyldelse og defineret arbejdsopgaver i hvert sprint. Åbenhed i produkt backloggen og som samtidig er tilgængelig for alle. Gensidig respekt blandt teammedlemmerne. Ledelsen har tillid til holdet, og holdet har brug for ledelsen til at tage ansvar. Fleksibilitet vedr. udviklingen kan tilpasses let. Afrunding på Scrum En afrunding på Scrum vil således være, at det vil være meget oplagt at benytte Scrum til netop vores projekt. Dette er begrundet i, at det skal være en meget fleksibel model, der kan rumme at der arbejdes på frivillig basis, og at modellen samtidig er opbygget i intervaller. Ydermere kan modellen gradbøjes og tilpasses, således at det vil kunne dedikeres til teammedlemmerne. Dette var et af hovedargumenterne for at benytte Scrum modellen til HK Østjylland. 13 S.9 Agile Project Management with Scrum af Ken Schwaber 12

SMART goals Nu har vi fået udarbejdet hvilken projektstyringsmodel firmaet skal arbejde med. Endvidere har vi udarbejdet milepæle, samt defineret konceptet. Nu er punktet kommet til at få realiseret de opstillede mål, således at projektet kan realiseres, og i den forbindelse har vi benyttet SMART-modellen. Når man har fået klarlagt sit projekt, så kan det være en fordel at lave SMART goals. Ved udarbejde de række mål, kan det hjælpe os med at gøre projektet til en succes. Modellen kan ligeledes kontrollere om de valgte målbeskrivelser er operationelle. Man kan også beskrive det således; Balance that against the benefits: having people working with commitment towards objectives that are truly relevant to the project will mean good productivity 14 Dvs. At kernen I denne model er at opstille et, eller flere mål som skal realisers og dermed gå målrettet efter dem. SMART-metoden indbefatter følgende elementer: 15 Ovenstående figur beskriver de arbejdsgangen i SMART-modellen og beskæftiger sig med de forskellige faktorer der gør sig gældende, når der skal udvikles realiserbare målsætninger. Værktøjet hjælper virksomheden med at nå målet/målene. 14 S. 368 Project Management for Information System af Cadle og Yeates 15 15 S. 368, figur vedr. SMART objekter Project Management for Information System af Cadle og Yeates 13

SMART-modellen Målsætning: Målsætningen er at udvikle applikationen, samt at få den gjort interaktiv, og slutteligt få den applikation implementeret på hhv. hjemmesiden og integreret på sociale medier. Hvorledes kan ovenstående specifikke arbejdsopgaver udvikles med et team bestående af 8 frivillige fra HK Østjylland samt eventuelt outsourcing af den interaktive del? Overholdning af deadlines Dette gælder ikke blot for arbejdsopgaverne, men samtidigt skal møderne overholdes i de såkaldte sprints. Uddelegering af specifikke arbejdsopgaver til teammedlemmerne, og med vægtning på de rigtige kompetencer medlemmerne besidder - således de er klar over hvilke arbejdsopgaver der skal udføres. Såfremt teammedlemmerne ikke besidder programmeringskompetencer, skal projektet outsources til evt. programmører. Fleksibilitet i teamet, da det er på frivilligbasis Hvordan kan vi se at målene bliver opfyldt? Igennem stramprojektstyring vha. af Scrum (møder) At teammedlemmerne overholder de opstillede milepæle / deadlines At få diskuteret de relevante målopfyldelser i milepæle evalueringsskemaet S Specific M Measurable Er målet i stand til at blive nået? Afsætning af 30 arbejdsdage for realisering af projektet. Relevante frivillige arbejdere i teamet med grafiske kompetencer Evt. outsourcing A Achievable Hvordan kan der opnås relevante målsætninger for teamet? At kende præcist til teamets kompetencer At udnytte ressourcerne bedst muligt. Hvornår er målet opfyldt? (dato, tid, periode) er der delmål eller en deadline undervejs? Afsat 30 dage til at realisere projektet Der er uddelegeret arbejdsopgaver hvor deadlines skal overholdes R Relevant T Time 14