Besvarelse af spørgsmål

Dato 10. juli 2015 J. nr.:. Initialer HAMI It Koncernadministration Tagensvej 18 2200 København N Tlf. nr. 72 48 75 00 info@phmetropol.dk www.phmetropol.dk CVR. 3089 1732 Besvarelse af spørgsmål 1.0 Indledning Dette notat indeholder alle spørgsmål og svar fra tilbudsgivere i forbindelse med Metropols udbud af et ledelsesinformationssystem. Spørgsmålene er i nødvendigt omfang blevet anonymiseret. Husk at tilbudsfristen er 17. juli 2015 kl. 12. Nr. Spørgsmål Svar 1. I forbindelse med første projektleverance, forventes det her, at rapporteringen foretages på allerede eksisterende og behandlede data? Eller skal data behandles (vaskes) før der kan rapporteres på dem? Data til de to første leverancer (frafaldsdata og belægning af lokaler) er behandlet (vasket). 2. I forbindelse med udtræk og behandling af data fra HR- og Økonomisystemet, er der her personfølsomme data som kræver et særlig rettighedssetup i forhold til rapportering, bearbejdning mv. 3. Er der historik i kildesystemerne? I givet fald - hvilke? 4. Er der et cirka tal på hvor mange kildetabeller der skal hentes data fra? Kildedata fra HR-systemer kan indeholde cpr-numre og information om fx sygefravær. I ledelsesinformationssystemet må der som udgangspunkt ikke være personhenførbare data. Der vil være historik i kildedata. For så vidt angår frafaldsdata har vi historiske data fra efteråret 2008. Belægningsdata har en noget kortere historie. For øvrige data gælder, at der vil være historik fra 2008-09, da Metropol er en fusionsorganisation og dermed først er begyndt at anvende fælles systemer fra 2008. For løn- og personaledata vil der dog være en længere historik fra SLS. I forbindelse med frafald vil der være tale om ca. 20 tabeller. Data til belægningsberegninger stammer fra et Excel-regneark. 1

5. Hvor store datamængder anslås det, at der samlet skal behandles/rapporteres på. (fx Størrelsen på databaserne) 6. Hvilket supportsystem anvender METROPOL? Er det evt. egenudviklet? 7. Skal rapportering af CRM-data inkluderes i projektet? Eller er CRM-systemet blot et af kildesystemerne, der skal trækkes data fra i en eller flere af de nævnte leverancer? 8. Hvilke specifikke krav/forventninger er der til datakvalitetssikring? 9. Der nævnes at slutbrugeren skal have mulighed for at have variable i sin rapport - hvad er formålet med dette? 10. Der stilles ønske om at superbrugerne skal kunne opdatere rapporterne "øjeblikkeligt". Hvor hur- Frafaldsdata ligger i en database på ca. 1,6 GB. P. t. anvender vi Service Manager fra Microsofts System Center-suite. Service Manager bliver dog skiftet ud med Topdesk i løbet af efteråret 2015, og rapportering skal kun ske på baggrund af data fra Topdesk. CRM-data er tænkt som kildedata. Vores udgangspunkt er, at der skal være kvalitetssikring så tæt på kilden som muligt, og at den gennemføres af den dataansvarlige. Det skal forstås således, at kontrollen af datas validitet sker i fx SIS (Metropols studieadministrative system), hvor der eksempelvis kan laves en kontrol af, at en studerende, der er ophørt på grund af overgang til anden uddannelse, rent faktisk er blevet optaget et andet sted. Dermed kan BI-løsningen baseres på, at data er korrekte. Metropol er i gang med at udvikle en informationsarkitektur med særligt fokus på datakvalitet. Formuleringen af kravet er lidt upræcis. Hensigten er, at slutbrugeren i sin rapport (dashboard) skal kunne justere på variable, således at der kan vises forskellige sammenhænge. Et eksempel kunne være, at slutbrugeren online kan lave analyser fordelt på køn, alder og andre variable. Det er kun i få tilfælde, at der er behov for øjeblikkelig opdatering. Det kan fx være situationer, hvor der er særlig interesse for et 2

tigt skal rapporterne kunne opdateres med data fra kildesystemerne? og vil det være muligt at afgrænse opdateringerne til bestemte dataområder? 11. Superbrugeren skal selv kunne lave prædefinerede standardrapporter. Betyder det at superbrugeren selv skal kunne sammensætte en rapport udfra data eller menes der at superbrugeren skal kunne trække en prædefineret rapport ud i fx Excel og herefter tilpasse data? 12. Der er et ønske om at superbrugerne skal kunne tilknytte eksterne datakilder. Menes der hermed at en superbruger frit skal kunne indsætte data og frit sammensætte dem med de faste data? Eller skal rapporteringsværktøjet være så fleksibelt at det også kan anvendes på andre datakilder end dem, projektet omfatter? 13. Der er et ønske om at slutbrugeren skal kunne foretage en form for "Drill-down" i rapporterne og se "baggrunden" for tallene. Vil slutbrugerne have mulighed for også at tilgå kildesystemerne for at kunne se de faktiske tal/oplysninger? 14. Der er et ønske om at slutbrugeren skal kunne lave sit eget dashboard. Skal slutbrugeren have samme muligheder/rettigheder som superbrugeren i forhold til at danne egne rapporter mv.? bestemt område (i form af en politisk forespørgsel eller tilsvarende). Ved øjeblikkeligt forstås i denne sammenhæng inden for en times tid; afhængig af datakilden. Det vil være relevant at afgrænse dataområderne. Som hovedregel er det tilstrækkeligt med natlige opdateringer af data. Der menes, at superbrugerne selv skal kunne sammensætte en rapport ud fra datakilderne. Ja til begge spørgsmål. Ved eksterne datakilder forstår vi fx socioøkonomiske data fra Danmarks Statistik, og disse skal kunne indarbejdes i dashboards og rapporter for at illustrere eksempelvis demografiske sammenhænge til frafald. Nej, slutbrugeren skal som udgangspunkt ikke have mulighed for at tilgå kildedata. Ja, hvis det er muligt, at slutbrugere kan redigere dashboards og rapporter på en enkel og intuitiv måde. 3

15. Er det i METROPOLS interesse at afkorte implementeringsforløbet og eventuelt hvor meget? 16. Hvilken projektledelsesmodel ønsker Metropols projektleder at arbejde efter? 17. Forventes det at leverandøren skal undervise slutbrugerne i baggrunden for data eller kender slutbrugerne tilstrækkeligt til kildesystemerne, således uddannelsen kun omfatter anvendelsen af rapporteringsværktøjet samt anvendelsen af de definerede rapporter? 18. Er der nogle målbare krav til opkvalificeringen af superbrugernes BI-kompetencer? eller skal det blot betragtes som en sidegevinst eftersom projektet implementeres på Metropols lokation? Vi har naturligvis en interesse i at gennemføre projektet hurtigst muligt, men vi er også opmærksomme på, at det ikke blot handler om en teknisk implementering. Det er meget vigtigt for os, at brugerne af ledelsesinformation forstår og accepterer den nye rapporteringsform og det kan tage tid at sikre denne accept. Metropol har en egen projektledelsesmodel, som anvendes i forløbet. Fokus er på korte forløb, fastholdelse af scope og tæt inddragelse af styregruppen. Vores plan er at implementere hvert delområde som et selvstændigt projekt, hvor projektlederen som den gennemgående person suppleres med dataspecialister for de enkelte fagområder; fx Økonomi eller Studieservice (frafaldsdata). Leverandørens projektleder indgår også som fast deltager i projektgruppen. Desuden supplerer vi med en designgruppe, som får til opgave at udvikle en designguide for dashboards og rapportering. Brugerne kender til baggrunden for data inden for eget fagområde og har en generel forståelse for økonomi- og personaledata. Det er derfor ikke nødvendigt at undervise i baggrunden for data. Det er altid svært at måle kompetencer Vi har ingen målbare krav til superbrugeres BI-kompetence de skal være i stand til at udvikle nye rapporter og dashboards, og de skal kunne tilføje eksterne datakilder (måske i samarbejde med It). Desuden skal de kunne rådgive om anvendelsen af ledelsesinformationssystemet og skal kunne undervise internt. Det er dog en fordel, hvis superbrugerne også får en forståelse for BIs vigtighed i 4

forhold til videreudvikling af Metropols forretning. 19. Skal samtlige slutbrugere deltage på alle uddannelsesforløb efter hver af de 6 delleverancer? 20. Forventes det at slutbrugerne skal introduceres til de bagvedliggende data (datawarehouse)? 21. Har METROPOLS it-afdeling erfaring med drift og videreudvikling af datawarehouse løsninger? Nej. Tanken er, at relevante slutbrugere bliver uddannet i løsningen, når der er relevante data og rapporter til rådighed for disse; fx at uddannelsesledere uddannes, når rapporter mv. med frafaldsdata er tilgængelige. Der foreligger dog ikke nogen endelig plan for uddannelse, og vi modtager gerne gode råd. Nej. Slutbrugerne skal kunne anvende rapporter og dashboards, men skal ikke have kendskab til den bagvedliggende teknologi eller til datakilder. Nej. Der er stor erfaring med at driftsafvikle databaseløsninger (MSSQL) og andre Microsoftbaserede systemer. Hans-Henrik Michelsen It-chef Direkte: 72 48 75 19 hami@phmetropol.dk 5