Projektinitieringsdokument (PID) Kommunikation med kommunal pleje 11.12.2018
Indhold 1 STAMDATA... 3 2 FORMÅL MED PROJEKTET... 3 3 AFGRÆNSNING... 5 4 MÅL OG SUCCESKRITERIER PÅ OVERORDNET NIVEAU... 6 5 BUDGET... 7 6 EVALUERING OG GEVINSTER... 7 7 TEKNISK LØSNING... 8 8 ORGANISERING... 8 9 TIDS- OG MILEPÆLSPLAN... 11 10 LEVERANCER... 13 11 KVALITET... 13 12 RISICI... 14 13 INTERESSENTER... 14 14 KOMMUNIKATION... 15 15 INFORMATIONSSIKKERHED... 15 16 OVERGANG FRA FORANALYSE TIL IMPLEMENTERINGSPLAN... 16 17 TOLERANCER... 16 18 REVISIONSHISTORIK... 16 19 BILAG... 16 1
Forord inden udfyldelse af PID Som udgangspunkt skal alle punkter udfyldes i PID en. Det er intentionen, at PID en skal beskrive projektet bredt samt give projektlederen mulighed for at se projektet fra flere forskellige perspektiver. Der kan være punkter, som ikke er relevante for alle projekter. Hvis der er et eller flere punkter, som ikke er relevante for det aktuelle projekt, så notér begrundelsen under punktet i PID en. Lad være med at opfinde emner, der tilpasser projektet til PID en. Når PID en godkendes er der sikkerhed for grundige overvejelser omkring projektet inden igangsættelse. 2
1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Projektets primære formål Kommunikation med kommunal pleje Mie Borch Dahl Kristensen Skabe digitale løsninger som optimerer kommunikationen mellem lægepraksis og kommunal pleje, med gevinst for begge sektorer, samt patienten. Der er 2 udvalgte fokusområder: - orientering om praksislægens fravær. - deling af data fra praksis og indrapportering af data fra den kommunale pleje (primært akutfunktioner) til praksis 2 Formål med projektet 2.1 Den nuværende situation (baggrund) Kommunikation mellem lægepraksis og den kommunale pleje er et af flere projekter under Program for Digital Almen Praksis, som har til formål at løfte digitaliseringen af fremtidens almen lægepraksis til et nyt niveau. De nuværende digitale redskaber i samarbejdet om plejen og behandlingen af borgeren mellem lægepraksis og den kommunale pleje er primært korrespondancemeddelelsen, som er fritekstbaseret, det fælles medicinkort, FMK, samt patientrapporterede oplysninger, PRO i almen praksis. Den kommunale pleje anvender FMK i medicinadministrationen for borgeren, herunder ifm. løbende genbestilling af den ordinerede medicin. I anvendelsen heraf er der behov for, at den kommunale plejeadviseres digitalt ved lægens fravær, idet en ubehandlet anmodning om genbestilling af medicin medfører øget tidsforbrug og risiko for misforståelser i forhold til, om en opgave er varetaget eller ej. Det samme behov for advisering om fravær gælder ved anvendelse af korrespondancemeddelelse til lægen. På PLSP er der etableret en ferie/fri-funktion, der kan returnere ferie/fri (samt eventuel vikarierende praksis) for et ydernummer. Aktører, der ønsker informationen, kan tilgå denne side, indtaste lægens ydernummer manuelt, og herefter få returneret ferie/fri for den pågældende læge. Fuldt udbytte af løsningen forudsætter dog integration fra de it-systemer, som aktørerne arbejder i, således at adviseringen kan ske automatisk og uden ekstra manuelle arbejdsgange. Løsningen er ikke integreret i nogle kommunale it-systemer på nuværende tidspunkt. Udfordringen omkring lægens fravær opleves primært i relation til solopraksisser, hvor der ikke i samme lægehus er en anden praktiserende læge, der naturligt vikarierer for den fraværende læge og dermed behandler kommunens henvendelser. I efteråret 2018 var 876 ud af 1783 almen praksis-klinikker (49%) solopraksisser, hvoraf 415 af disse sad i samarbejdspraksis. Det er uklart i hvor høj grad, lægerne i samarbejdspraksis dækker hinandens patienter. Behovet for mere effektiv kommunikation mellem lægepraksis og den kommunale pleje er øget væsentligt i takt med den generelle opgaveflytning fra sygehussektoren til det primære sundhedsvæsen, med accelererede patientforløb på hospitalerne, hvor patienterne udskrives med stadig flere komplekse behov for pleje og behandling. Dette giver et opgavepres på såvel kommuner som lægepraksis. Kommunerne udvikler i disse år akutfunktioner, bl.a. for at imødekomme disse behov samt for generelt at undgå indlæggelser af særligt den ældre medicinske patient. De akutte funktioner i kommunerne er organiseret forskelligt, både hvad angår etablering af fysiske enheder og/eller akutte udekørende funktioner til borgere i eget hjem og ift., om hele sygeplejegruppen eller en mindre specialiseret enhed varetager akutopgaver. Der er kommuner, som deler akutfunktioner mellem sig, og der er kommuner som har placeret den akutte funktion på sygehuset. 3
Fælles for de kommunale akutfunktioner er, at sygeplejen i høj grad har behov for at kunne følge patienterne tæt, og at deres opgaver har fået en mere kompleks karakter, som medfører, at behovet for at kommunikere med almen praksis er øget. Dette skyldes dels et øget behov for at indrapportere specifikke data til den behandlingsansvarlige læge, samt et tilsvarende øget behov for at indhente information omkring behandlerdata og praksislægens diagnosekort. Automatisk understøttelse af disse kommunikationsbehov er begrænset, hvilket betyder, at de kommunale akutfunktioner må indrapportere og indhente nødvendige oplysninger via telefonopkald til den praktiserende læge. Input fra workshop, august 2018 For at afdække behovet for digital kommunikation og datadeling i forbindelse med akutfunktionen er der afholdt en workshop den 23/8-2018 med deltagelse af den kommunale akutsygepleje (Odense og Københavns Kommune), almen praksis og Region Syddanmark. Efterfølgende er der afholdt møde med akutsygeplejen i Aalborg, som har etableret akutfunktionen i hele hjemmesygeplejen siden 2011. På baggrund af den første workshop er der et klart billede af, at der er meget stor forskel på, hvor langt de forskellige kommuner er kommet med implementeringen af akutfunktionen, og hvorledes de vælger at implementere den. Dette giver et mere broget billede af arbejdsgange og behov. Problemer, behov, ønsker og muligheder blev diskuteret på workshoppen. Nogle af de områder, som blev identificeret til at kunne indgå i en nærmere analysen/undersøgelse, var: 1. Mulige scenarier for adgang til udvalgte dele af patientens data/journal fra LPS for hjemmesygeplejerskerne 2. Mulige scenarier for adgang til udvalgte dele af patientens/borgerens data fra de elektroniske omsorgsjournaler (EOJ er) for praksislægen 3. Indsigt i, hvilke aftaler patienten har hos henholdsvis den praktiserende læge og i kommunen 4. Afklaring af hvilke aktører der er omkring akutfunktionen (fx egen læge, vagt læge mv.) Andre områder, som kunne indgå i en analyse/undersøgelse kunne være behovet for at sikre, at data anvendes på den tablet eller smartphone, som de fleste hjemmesygeplejersker i dag medbringer ved patientbesøg. I forbindelse med release 1 af forslag 8 i program for Digital Almen praksis (Lægen i min lomme), vil der blive udviklet en såkaldt stedfortræderkomponent, der kan fungere som en intelligent vikar, der ved hvem, der skal viderestilles til. Denne komponent kan evt. benyttes til løsningen i nærværende forslag. Løsningen til hjemmesygeplejersker kan suppleres med en løsning målrettet SOSU-assistenter med begrænset funktionalitet, og eventuelt visitering af spørgsmål, via en kommunal hjemmesygeplejerske. 2.2 Formålet med projektets løsning Formålet med projektets løsninger er at styrke samarbejdet og frigøre tid i såvel lægepraksis, samt den kommunale pleje, ved at etablere digitale løsninger til advisering og deling af data. Konkret handler løsningerne om: 1. At give mulighed for Integration af PLO s ferie/fri funktion på PLSP, således at den kommunale pleje effektivt adviseres om lægens fravær samt afløsende læge. Løsningen vil mindske det tidsforbrug, den kommunale pleje anvender på at følge op på eksempelvis ubehandlede anmodninger om genbestilling af medicin eller ubesvarede korrespondancemeddelelser, samt mindske risikoen forbundet med manglende svar/lange svartider. 2. Deling af data fra praksis og indrapportering af data fra den kommunale pleje (primært akutfunktioner) til praksis. Løsningen vil mindske det tidsforbrug den kommunale pleje anvender på at komme i telefonisk kontakt med den praktiserende læge. Samtidig forventes et fald i antallet af telefonopkald mellem den kommunale pleje og den praktiserende læge, hvis nødvendige data, som den praktiserende læge vælger at dele, gøres automatisk tilgængelige for den kommunale pleje, samtidig med at strukturerede data, der skal indrapporteres til den praktiserende læge, indrapporteres direkte og ikke per telefon. 4
2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Projektet er en forankret i programmet Digital Almen Praksis, som er initieret af Sundheds- og Ældreministeriet i samarbejde med Praktiserende Lægers Organisation (PLO), KL, Danske Regioner og MedCom. Programmet indgår desuden i strategi for digital sundhed 2018-2022 Et sikkert og sammenhængende sundhedsnetværk for alle, hvor initiativ 2.3 omhandler digitale arbejdsgange i almen praksis og mere målrettet kommunikation med andre aktører. 2.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen 1. Den kommunale pleje har mulighed for at blive adviseret digitalt om lægens aktuelle fravær i den konkrete arbejdsproces, hvilket vil frigøre tid og forhindre misforståelser og/eller forsinkelser i leveringen af ydelser. 2. De kommunale akutfunktioner har adgang til relevante data om borgeren ved datadeling fra lægepraksis, til brug for den aktuelle pleje og behandling. Samtidigt har de kommunale akutfunktioner mulighed for digitalt at indrapportere data til lægepraksis i struktureret form. 2.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Hvis projektet ikke gennemføres, er det med følgende konsekvenser: 1. Risiko for forsinkelser i leveringen af den kommunale pleje til borgeren pga. manglende svar på forespørgsler og rapporteringer, som hjemmesygeplejersken pga. manglende viden om lægens fravær - afventer svar på. De deraf følgende opfølgningsaktiviteter er tidskrævende for hjemmesygeplejersken. I op mod 50% af tilfældene risikerer henvendelsen at gå til en solo-praksis, hvor der ved ferie ikke vil være en vikarierende læge i samme lægehus, og hvor manglende advisering derfor kan være problematisk. 2. Stort (telefonisk) kommunikationsbehov (og dermed tidsforbrug) mellem lægepraksis og de kommunale akutfunktioner pga. manglende digital understøttelse af det tætte og nødvendige samarbejde omkring komplekse og plejekrævende borgere, herunder bl.a. manglende overblik/adgang til relevante data samt mulighed for direkte indrapportering af måledata fra de kommunale akutfunktioner. 2.6 Alternative løsningsscenarier (Vurdér) Der findes aktuelt ikke reelle alternative løsninger, og der vil derfor være tale om business as usual. Den kommunale hjemmesygepleje har mulighed for at tilgå information om lægens ferie/fri via nuværende browserløsning. 3 Afgrænsning Projektet skal ikke pilotafprøve og/eller sikre, at PLO Fri/ferie-funktionen integreres i de kommunale EOJ-systemer. Projektet vil sikre den nødvendige orientering omkring mulighederne for integration i de fora, som MedCom indgår i, og vil agere sparringspart for kommuner og EOJ-leverandører. Projektet vil dermed også i høj grad læne sig op ad den service (og dokumentation), som stilles til rådighed for sygehusene ifm. epikriseprojektet under DAP. Fokusområde 2 omkring deling af data fra praksis og indrapportering af data fra den kommunale pleje omfatter ikke samarbejdet mellem sygehuse og almen praksis men fokuserer på samarbejdet mellem de kommunale akutfunktioner og almen praksis, selvom både sygehuse, praktiserende læger og kommuner indgår i samarbejdet omkring borgere, som op- 5
holder sig på kommunale akutfunktioner. Samtidig bemærkes det, at den kommunale sundhedssektor favner bredt, men at der fokuseres på de kommunale akutfunktioner. De løsninger, der etableres, vil efter aftale mellem parterne - kunne skaleres til andre områder end kommunens akutfunktioner men indgår ikke som en del af projektet. Fokusområde 2 omfatter i projektets første fase (2019) ikke en afprøvning og/eller implementering af løsninger. Der fokuseres i projektets første fase på at kortlægge behovene blandt almen praksis og den kommunale akutfunktion gennem en række workshops, som supplerer den allerede afholdte workshop. 4 Mål og succeskriterier på overordnet niveau Succeskriterierne afspejler projektet første fase (2019). I denne fase vil der ske informationsindsats ift. mulighederne for at integrere fri/ferie-funktionen i de kommunale EOJ-systemer, samt en afklaring af behovet for deling af data fra almen praksis og indrapportering af data fra den kommunale akutfunktion. Dette vil fremgå af leveranceplanen i afsnit 10. Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier Give mulighed for at mindske tidsforbrug og risiko for forsinkelser i kommunens levering af ydelser pga. fraværende læge Via integration til PLO Fri/Ferie på PLSP, adviseres hjemmesygeplejen om lægens eventuelle fravær og afløsende læge ved genbestilling af medicin og afsendelse af korrespondancemeddelelse Der er udviklet og dokumenteret en service, som EOJ-systemerne kan integrere op i mod. EOJ-systemerne er informeret således, at de kan lave de nødvendige udviklinger og integrere op imod servicen. Kommunerne er informeret om muligheden for, at hjemmesygeplejen automatisk adviseres om lægens eventuelle fravær og afløsende læge ved genbestilling af medicin og afsendelse af korrespondancemeddelelse. Adviseringen bør ske forud for afsendelse af meddelelsen/receptfornyelsen. At mindske tidsforbruget forbundet med telefonisk kommunikation mellem almen praksis og den kommunale akutfunktion Ved at stille den relevante data fra lægepraksis digitalt til rådighed for den kommunale akutfunktion og ved at gøre det muligt for den kommunale akutfunktion at indrapportere måledata digitalt i struktureret form til almen praksis, mindskes behovet for telefonisk kommunikation mellem almen praksis og den kommunale akutfunktion. Det er via workshops understøttes, at arbejdsgange forbundet med en fraværsmelding er beskrevet og kan blive implementeret i den kommunale hjemmesygepleje. Det er afklaret hvilke data fra almen praksis, der er behov for at stille (og kan/må stilles) digitalt til rådighed for den kommunale akutfunktion. Foreløbigt har diagnosekort, prøvesvar og behandlingsplaner været nævnt ifm. indledende workshop. Det er afklaret, hvordan disse data bedst stilles til rådighed, evt. via allerede eksisterende løsninger. Det er afklaret hvilke måledata fra den kommunale akutfunktion, der er behov for at indrapportere digitalt (og gerne i struktureret form) til almen praksis. Det er afklaret, hvordan denne digitale indrapportering kan ske, evt. ved brug af eksisterende løsninger (fx til PRO-data). Der er lagt en eventuel implementeringsplan pba. af ovenstående for perioden 2020-2022. 6
5 Budget Der er 2 opgavespor i program for Digital Almen Praksis (DAP) for området Kommunikation med kommunal pleje. I spor 1 omkring Mulighed for integration af PLO Fri/ferie-funktion på PLSP skal der hovedsagelig gennemføres arbejdsgangsbeskrivelse på workshops og laves målrettet information. I spor 2 Deling af data fra praksis og indrapportering af data fra den kommunale pleje (primært akutfunktioner) til praksis skal der gennemføres workshops-analyser, som skal resultere i plan og anbefalinger for implementering af digital understøttelse. I Program for DAP allokeres der projektmidler på 551.000 kr. til projektets første fase i perioden januar december 2019. Midlerne anvendes til workshops, analyser, information samt projektledelse. Hovedparten af midlerne allokeres til gennemførsel af workshops med tilhørende rapportering i samarbejde med eksternt konsulenthus. 6 Evaluering og gevinster 6.1 Strategi for gevinstrealisering / Effektiviseringsgevinster Der er ikke planlagt en evaluering i projektets første fase (2019), som udelukkende omfatter en informationsindsats ift. mulighederne for at integrere fri/ferie-funktionen i de kommunale EOJsystemer, samt en afklaring af behovet for deling af data fra almen praksis og indrapportering af data fra den kommunale akutfunktion. Efter implementering af løsninger, kan det være relevant at foretage en kvalitativ analyse af løsningernes udbytte. 6.2 Økonomisk gevinst Der forventes ikke direkte målbare økonomiske gevinster i projektet. Ved implementering af løsningerne forventes der dog at ske en frigivelse af tid for: 3. den kommunale hjemmesygepleje pga. færre opfølgningsaktiviteter/manuelle arbejdsgange forbundet med manglende advisering om lægens fravær. 4. for både den praktiserende læge (og klinikpersonale) og den kommunale hjemmesygepleje (specifikt de kommunale akutfunktioner) pga. bedre digital understøttelse af kommunikationsbehovet (digital adgang til relevante data samt digital indrapportering af måleværdier) og dermed færre telefoniske kontakter. 6.3 Kvalitetsløft og ikke-økonomiske gevinster Implementering af løsningerne forventes at give et kvalitetsløft for borgeren, som i mindre grad vil opleve forsinkelser i leveringen af den kommunale pleje, forårsaget af manglende svar på hjemmesygeplejens forespørgsler sendt til borgerens fraværende læge. Samtidig har adgang til relevante data potentiale til at skabe et fagligt løft i de kommunale akutfunktioner, som har hurtigere adgang til relevante data og i højere grad kan identificere mønstre og udsving i målinger og reagere på baggrund heraf. Dette til gavn for patientbehandlingen. 7
7 Teknisk løsning Ad fokusområde 1: Den tekniske løsning kan ikke beskrives ved projektets initiering, men det forventes, at snitfladeløsning beskrives i forbindelse med DAP-projektet Forbedring af epikriser, således at kommuner og deres it-leverandører blot skal introduceres til snitfladeløsningen. Efterfølgende skal kommunerne indgå udviklings- og implementeringsaftaler med deres leverandører. Ad fokusområde 2: Den tekniske løsning kan ikke beskrives ved projektets initiering men skal afklares i projektet. Løsningen ønskes baseret på deling af data frem for meddelelsesbaseret kommunikation. Det skal kortlægges, hvorvidt der allerede eksisterer løsninger, der kan anvendes. 7.1 Test Kan ikke beskrives ved projektets initiering. Afhængig af de integrationsløsninger, der anvendes, skal MedCom teste og evt. certificere de involverede it-leverandører. Punktet med tilhørende plan kan uddybes efterhånden, som afklaringsfaserne gennemføres. 8 Organisering 8.1 Projektorganisation for perioden 2019-2022 8.2 Styregruppe Projektet hører til under programmet for Digital Almen praksis og refererer til en fælles overordnet styregruppe. 8
8.4 Projektgrupper [f.eks. teknik, kliniker, projektleder] Efter afholdelse af workshops ifm. kortlægningen af dataudvekslingsbehovet mellem de kommunale akutfunktioner og almen praksis, forventes der i efterfølgende projektperiode (2020-2022) nedsat en reference/brugergruppe med repræsentanter fra almen praksis, de kommunale akutfunktioner, PLO, KL, DSAM og KiAP. Gruppens primære fokus bliver at arbejde videre med konklusionerne fra de afholdte workshops. Reference/brugergruppe Titel Navn /Funktion Organisation Projektleder Mie Borch Dahl Kristensen MedCom Projektdeltagere (ad hoc) Jeanette Jensen Lone Høiberg Dorthe Skou Lassen Teknisk konsulent (under afklaring) MedCom Praktiserende læge N.N.? Praktiserende læge N.N.? Klinikpersonale (almen praksis) N.N.? Klinikpersonale (almen praksis) N.N.? Sygeplejerske kommunal akutfunktion (RH) N.N.? Sygeplejerske kommunal akutfunktion (RSJ) N.N.? Sygeplejerske kommunal akutfunktion (RSD) N.N.? Sygeplejerske kommunal akutfunktion (RM) N.N.? Sygeplejerske kommunal akutfunktion (RH) N.N.? KL N.N.? PLO N.N.? KiAP N.N.? DSAM N.N.? 9
8.6 MedCom projektbemanding år 2019 MedComs opgave er projektledelse ift. gennemførsel af workshops i samarbejde med eksternt konsulenthus og koordinering af MedComs interne ekspertviden både teknisk, sundhedsfagligt og ift. det kommunale område. MedCom skal desuden være tovholder for informationsformidling til relevante fora og arbejdsgrupper i MedCom. Rolle Navn Ressource Kompetencer Projektleder Mie Borch Dahl Kristensen 25-30% Projektleder. Projektdeltager Tom Høg Sørensen Programleder. Stort kendskab til almen praksis og udvikling af lægesystemer. Projektdeltager Dorthe Skou Lassen 15% Tilknyttet med koordinerende funktion. Chefkonsulent og teamleder i kommuneteamet. Stor erfaring med projektledelse. Stort kendskab til kommuneområdet (organisatorisk, systemmæssigt og beskedudvekslingsmæssigt), samt stort kendskab til tekniske integrationsmuligheder og - løsninger. Projektdeltager Jeanette Jensen 15% Ad hoc tilknyttet konsulent med ekspertviden. Stor erfaring med projektledelse. Stort kendskab til kommuneområdet (organisatorisk, systemmæssigt og beskedudvekslingsmæssigt). Projektdeltager Lone Høiberg 15% Ad hoc tilknyttet konsulent med ekspertviden. Stor erfaring med projektledelse. Kendskab til både kommune- og praksisområdet, og projektleder ifm. udarbejdelse af standard for henvisning til de kommunale akutfunktioner samt projekt omkring anvendelse af video i almen praksis. Projektdeltager Under afklaring Teknisk konsulent Evt. ekstern konsulent N.N. Aftale via kontrakt Spørgeskemaundersøgelse og/eller workshops. 10
9 Tids- og milepælsplan 9.1 Tidsplan Tidsplanen afspejler projektets første fase (2019), hvilket for fokusområde 1 omfatter en informationsindsats ift. mulighederne for at integrere fri/ferie-funktionen i de kommunale EOJ-systemer, samt en afklaring af behovet for deling af data fra almen praksis og indrapportering af data fra den kommunale akutfunktion. Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed i mdr. 1 Projektforberedelse 01-10-18 31-12-18 3 2 Vidensindsamling om akutfunktioner 01-10-18 Løbende 3 Vidensindsamling PLO Fri/ferie- 01-10-18 Løbende funktion 4 Orientering omkring mulighederne for integration af PLO Fri/ferie-funktionen 5 Planlægning af workshops og indhentning af tilbud fra ekstern konsulent 6 Indhentning af teknisk dokumentation for integration af PLO Fri/ferie-funktionen (fra PLSP) 7 Afklaring af akutfunktionernes behov for at kunne tilgå data og behov for at kunne indrapportere data (workshops) 8 Monitorering af implementering af PLO Fri/ferie-funktionen i de kommunale EOJ-systemer 9 Afklaring af lovgrundlag ifm. akutfunktionernes behov for at kunne tilgå data fra almen praksis 10 Afklaring af de tekniske muligheder for at kunne tilgå de ønskede data fra almen praksis 11 Afklaring af mulighed for brug af eksisterende løsninger, fx PROintegrationer, ifm. indrapportering af data til almen praksis 12 Nedsættelse af reference/arbejdsgruppe 13 Udarbejdelse af implementeringsplan for digital understøttelse af kommunikationsbehovet mellem de kommunale akutfunktioner og almen praksis 01-01-19 31-12-19 12 01-01-18 01-03-18 2 01-02-19 01-03-19 1 01-02-19 01-10-19 9 01-03-19 31-12-19 10 01-04-19 01-07-19 3 01-04-19 01-10-19 6 01-04-19 01-10-19 6 01-09-19 01-10-19 1 01-10-19 31-12-19 4 11
9.2 Milepælsplan Milepælsplanen afspejler projektets første fase (2019), hvilket for fokusområde 1 omfatter en informationsindsats ift. mulighederne for at integrere fri/ferie-funktionen i de kommunale EOJsystemer, samt en afklaring af behovet for deling af data fra almen praksis og indrapportering af data fra den kommunale akutfunktion. Milepæl Plan Nået Fokusområde 1: Mulighed for integration af PLO Fri/Ferie-funktion Teknisk dokumentation for integration af PLO Fri/ferie-funktionen foreligger 01-03-19 (PLSP) Fokusområde 2: Deling af data fra praksis og indrapportering af data fra den kommunale pleje (primært akutfunktioner) til praksis Det er afklaret hvilke data, akutfunktionerne har behov for at kunne tilgå (workshops afholdt) Det er afklaret hvilke data, akutfunktionerne har behov for at kunne indrapportere (workshops afholdt) Det er afklaret, hvordan akutfunktionerne kan tilgå data (teknisk afklaring) Det er afklaret, hvordan akutfunktionerne kan indrapportere data (teknisk afklaring) Eventuelle juridiske emner omkring adgang til/deling af data er afklaret Referencegruppe/arbejdsgruppe er nedsat Plan for gennemførelse/implementering er udfærdiget 01-10-19 01-10-19 01-10-19 01-10-19 01-07-19 01-09-19 31-12-19 12
10 Leverancer Leveranceplanen afspejler projektets første fase (2019), hvilket for fokusområde 1 omfatter en informationsindsats ift. mulighederne for at integrere fri/ferie-funktionen i de kommunale EOJsystemer, samt en afklaring af behovet for deling af data fra almen praksis og indrapportering af data fra den kommunale akutfunktion. 10.1 Hovedleverancer og afhængigheder 1. 2. 4. 5. 6. Teknisk dokumentation for integration af PLO Fri/ferie-funktionen foreligger (PLSP) Monitorering af implementering af PLO Fri/ferie-funktion i EOJ-systemerne Skriftlig beskrivelse af forretningsmæssige behov for tilgang til data samt indrapportering af data fra de kommunale akutfunktioner (afrapportering på workshops) Skriftlig beskrivelse af tekniske løsninger til at kunne tilgå data fra almen praksis samt til at kunne indrapportere data fra de kommunale akutfunktioner til almen praksis (afrapportering på workshops) Plan for det videre forløb med afsæt workshops Leverance Beskrivelse Leveringstidspunkt Afhængigheder 01-03-19 Beskrivelse af API-servicen (PLSP) Løbende 01-11-19 01-11-19 31-12-19 Leverance 4 og 5 er leveret 11 Kvalitet Det er vigtigt, at der opnås et maksimalt udbytte af de workshops, der afholdes, og som forventes faciliteret af eksternt konsulenthus. Det er derfor projektets ansvar at sikre, at der sker opfølgning/ evaluering af udbyttet efter hver workshop. Samtidig skal det sikres, at processer og drøftelser dokumentets, og at deltagerkredsen på workshopsene er tilstrækkelig repræsentativ. 13
12 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning EOJ-leverandørerne ønsker ikke og/eller har ikke ressourcer til at integrere PLO Fri/ferie-funktionen Der foreligger ikke på det planlagte tidspunkt - den nødvendige tekniske dokumentation for integration af PLO Fri/feriefunktionen Omkostningen/prisen forbundet med at kunne anvende PLO Fri/ferie-funktionen er for høj sammenlignet med udbyttet. Det bliver markedsbaseret, om servicen bliver integreret til relevante kommunale systemer. Uenighed omkring behovet for at kunne tilgå data fra almen praksis samt behovet for at kunne indrapportere data fra de kommunale akutfunktioner. Lovgivning forhindrer understøttelse af de kommunikationsbehov, der opleves mellem almen praksis og de kommunale akutfunktioner De kommunale aktører får ikke det optimale ud af PLO Fri/ferie-funktionen og fortsætter business as usual Forsinkelse De kommunale aktører får ikke det optimale ud af PLO Fri/ferie-funktionen og fortsætter business as usual Løsningen vil ikke være optimal for alle parter. Der opnås ikke forventet gevinst. Business fortsætter as usual. MedCom skal hurtigst muligt skaffe den dokumentation, der er nødvendig for, at leverandørerne kan vurdere opgavens omfang. MedCom skal hurtigst muligt i dialog med PLSP omkring den tekniske dokumentation Det bør afklares om og hvor meget det vil koste kommunerne at anvende PLO Fri/ferie-funktionen MedCom skal via workshop (eller andet) sørge for, at der argumenteres for de identificerede behov, og at fordele og ulemper identificeres. MedCom skal tidligt i forløbet (i takt med at behov identificeres) sikre, at der er lovhjemmel til digital understøttelse af de identificerede behov og hvis ikke - reagere på baggrund heraf. MedCom/projektet, i samarbejde med kommunerne og itleverandørerne MedCom/projektet Styregruppen for Digital almen praksis MedCom/projektet Styregruppen for Digital almen praksis. 13 Interessenter 1. Styregruppen for Digital almen praksis 2. MedComs styregruppe 3. Den kommunale hjemmesygepleje, specifikt de kommunale akutfunktioner 4. Almen praksis (praktiserende læger og klinikpersonale) 5. Vagtlæger 6. EOJ-leverandørerne 7. PLSP, som leverandør af PLO Fri/ferie-funktion 8. PLO 9. KL 10. DSAM 11. KiAP 14
14 Kommunikation Ad fokusområde 1: MedCom/projektet sikrer den nødvendige orientering omkring mulighederne for integration til PLO Fri/Ferie-funktionen i de fora, som MedCom indgår i, og vil være tilgængelig for kommuner og EOJ-leverandører ved eventuelle spørgsmål og behov for vejledning. MedCom/projektet vil på egen hjemmeside udstille relevant information, herunder information om hvilke EOJ-systemer, som understøtter/har integreret PLO Fri/ferie-funktionen. Ad fokusområde 2: Der etableres en reference/arbejdsgruppe med repræsentanter for de forskellige interessentgrupper, og MedCom/projektet sikrer den nødvendige orientering om projektet i de fora, som MedCom indgår i. Projektet som helhed vil blive kommunikeret som en del af den samlede kommunikationsstrategi for hele programmet for Digital almen praksis. 14.1 Hovedbudskaber Budskaber Projektets vision og strategi: At skabe digitale løsninger, som optimerer kommunikationsbehovet mellem almen praksis og den kommunale hjemmesygepleje med gevinst for begge sektorer samt patienten. Dette gøres ved: Projektets indhold: Resultater og gevinster: It-løsningen: 5. At give mulighed for integration af PLO Fri/ferie-funktion i de kommunale EOJ-systemer, så den kommunale hjemmesygepleje automatisk adviseres om lægens fravær ved afsendelse af korrespondancemeddelelse eller ved receptfornyelse. 6. Digitalt at understøtte behovene og mulighederne for automatisk indrapportering af måledata fra de kommunale akutfunktioner samt ved at skabe adgang til relevante data fra almen praksis. Projektets første fase (2019) omfatter en informationsindsats ift. mulighederne for at integrere fri/ferie-funktionen i de kommunale EOJ-systemer, samt en afklaring af behovet for deling af data fra almen praksis og indrapportering af data fra den kommunale akutfunktion. Frigivelse af tid i både almen praksis og den kommunale hjemmesygepleje, samt bedre kvalitet i behandlingen. Skal afklares. Det anbefales, at datadeling og indrapportering kører via eksisterende kanaler, herunder PLSP. 14.2 Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Budskaber til interessenter/målgrupper kommunikeres via nyhedsbreve, monitorering/afrapportering, reference/arbejdsgruppen samt på MedComs hjemmeside, hvor man også vil kunne finde mødeindkaldelser og mødereferater. 14.3 Evaluering af kommunikation Det vurderes ikke relevant for dette projekt at evaluere kommunikationen. Der laves løbende opsamling på kommunikationsstrategien. 15 Informationssikkerhed Det anbefales, at datadeling og indrapportering kører via eksisterende kanaler, herunder PLSP. Når der foreligger løsningsforslag for digital understøttelse af samarbejdet mellem praksislægerne og kommunale akutfunktioner, bør vurdering af informationssikkerheden indgå både ift. eksisterende beskrivelser, samt om brugen i denne samarbejdskontekst medfører risici ift. informationssikkerhed. 15
16 Overgang fra foranalyse til implementeringsplan Driften af PLO Fri/ferie-funktion varetages af PLSP, og kommunale snitflader varetages af kommuner og deres it-leverandører. Digital understøttelse af kommunikation mellem praksislægerne og de kommunale akutfunktioner, samt forventeligt vagtlægerne, er en mere omfattende og kompleks opgave, som der kan arbejdes videre med i perioden 2020-2022 baseret på de workshops og løsningsforslag, som analyseres og beskrives i perioden januar december 2019. 17 Tolerancer Toleranceområde Projektudgifter: Interne ressourcer: Tid: Råderum for projektleder Ingen. Overskridelse af de enkelte budgetposter behandles i styregruppen for Digital almen praksis. Ingen. Overskridelse kræver godkendelse i MedComs ledelse. Ingen. Overskridelse håndteres i afrapportering og behandles i styregruppen for Digital almen praksis. 18 Revisionshistorik 19 Bilag 07 MedCom (Forslag 7) Kommunikation med hjemmesygeplejen (internt dokument) Digital almen praksis Designanalyse af fremtidens digitale lægepraksis Strategi for digital sundhed 2018-2022 Link til baggrundslitteratur: Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 11-12-18 0.9 Oprettet Nej DSL/MBK https://www.sst.dk/da/udgivelser/2017/kvalitetsstandarder-for-kommunale-akutfunktioner-ihjemmesygeplejen https://www.kora.dk/media/8447441/11431_rapport_kompleksitet_i_den_kommunale_sygepleje.pdf 16