Referat fra bestyrelsesmøde d.19 maj kl.17.00 Tilstede: Henrik, Britta, Heidi, Per, Jenny, Christian og Anja 1. Referat fra sidste møde Godkendt 2. Nye punkter til dagsordenen Bemærkninger til udsendte retningslinjer og rammer - De fleste retningslinjer er allerede besluttet af bestyrelsen på tidligere møder. Fra bestyrelsens side er retningslinjerne bare tænkt som en opdateret vejledning til hvad klubben forventer af- og tilbyder svømmere især i konkurrence og synkro afdelingerne. Retningslinjerne skal bl.a. være med til at synliggøre og ensrette de økonomiske muligheder klubben giver, så medlemmer og forældre ikke oplever større forskelle i hvad der gives hjælp til. Der er frustration fra synkro omkring retningslinjerne, de kan ikke forholde sig til disse rammer og mener ikke man kan sammenligne synkro og konkurrence. Synkro mener at være tildelt et budget de selv råder over, hvilket imidlertid ikke er sådan den øvrige bestyrelse mener, at man skal forstå fordelingen af penge. Det mener formand og næstformand har været meldt klart ud, men hvis ikke alle har forstået det, burde formanden selvfølgelig have været mere tydelig. Formanden tilbyder derfor, at mødes med alle udvalg og gennemgå retningslinjerne, hvilket synkro tager imod. (Mødet aftales til 2 juni kl. 16.30-17.30 i HIC) Fra bestyrelsens side præciseres det igen, at budgettet er lavet for at synliggøre de faste og nødvendige udgifter der ligger i hvert enkelt udvalg, pengene er ikke til enkelte svømmere, grupper af svømmere, trænere, frivillige arrangementer osv. Penge til disse ekstraordinære formål, må ansøges af de enkelte udvalg hos bestyrelsen eller dækkes gennem egenbetaling. Opfølgning på tilbagemelding fra Synkro ift. fælles haltid ved ekstra svømning i foråret - Ikke aktuelt mere Status tilmelding AquaCamp - Der skal være møde herom d.31/5. På facebook kommer der et opslag op omkring tiltaget. Til MiniCamp i uge 27 er der 7 tilmeldte, hvilket er rigtig fint. Der er sat plakater op flere steder. Alt det praktiske som kan gøres er gjort.
Det vil ligeledes fremstå mere tydeligt på vores hjemmeside. Per vil sørge for dette. Lige nu er der ikke kommet yderligere tilmeldingerne til uge 32. Der skal ligeledes sendes ud via Conventus til alle medlemmerne - det er meget vigtigt, så der kommer opmærksomhed omkring tiltaget. Funktionen som kassereren skal evalueres i bestyrelsen - Anders ønsker at trække sig, da hans far er klubbens revisor. Vi afventer svar fra et andet bestyrelsesmedlem i forhold til denne funktion. Christian følger op og orienterer. (efterfølgende har Jens Kjær indvilliget i, at fortsætte som kasserer endnu et år Anders fortsætter som alm. medlem af bestyrelsen (suppleant) Administrativ medarbejderfunktion forslag sendt til medlemmerne - Det giver nogle udviklingsmuligheder, og det giver en bedre service. Det er tidligere drøftet, at dette er en god mulighed for at få noget struktur på, hvem der har hvilke opgaver. - Heidi - der mangler en eller flere til at gribe boldene. Både forældre og svømmere har givet udtryk for at dette ikke altid sker. Der har manglet noget struktur, og serviceniveauet bliver forringet fordi administrationen ikke fungerer. Det er nødvendigt, hvis dette skal fungere, at en påtager sig opgaven dette for at tilgodese klubbens medlemmer og forældrene. Man bliver bremset, fordi der ikke foreligger en forretningsgang. Så hellere komme nogle ressourcer i det. Lige nu fungerer det ikke. Og det giver frustration og merarbejde til de frivillige. Personligt har Heidi et ønske om, at det er en kendt person i klubben, idet det skal være en, som har svømmeklubben som interesse. - Henrik bakker op i Heidis betragtning. Tålmodigheden kan ofte være på prøve, idet man ikke kan handle på alle ting, og er afhængige af hinanden, men da det er delvist frivilligt, kan vi ikke forlange det. Udseendet som klub kan også virke negativt, hvis det virker ustruktureret. Det at vi ikke reagerer og forholder os til de indkomne spørgsmål. Det kan komme til at hænge som en dårlig samvittighed. Ved at det er et lønnet forhold vil det kræve nogle forventninger og en funktionsbeskrivelse, men Henrik ser det som en god måde at kunne få en vision for klubben - hvad er det vi ønsker for klubben. Ligeledes er det selvfølgelig vigtigt at forholde sig til, om budgettet kan holde til det - evt. med en tidsbegrænsning. - Per har behov for, at hvis det skal op at stå skal det være en kendt person, som skal være en basisperson i klubben. Det bliver for sårbart, hvis det er en udefra, hvis pågældende hopper fra eller lign. Desuden en ide, hvis det kan finansieres som konsulent honorar, så der ikke er nogle på lønningslisten i selve svømmeklubben. Klubben er ikke gearet til at være arbejdsgiver. - Britta har ovenstående holdning i forhold til konsulentfunktionen for at undgå at bestyrelsen bliver arbejdsgivere. Britta er enig i, at der er behov for rammer og mere struktur.
- Jenny bakker op omkring ovenstående udsagn, mener ikke vi har andet valg end at prøve. Der er enighed i, at funktionen kan gives til formanden indtil næste generalforsamling marts 2016. Der skal laves en funktionsbeskrivelse som skal godkendes i bestyrelsen. Der er enighed i, at der er resultatløn i forhold til sponsorater. Pågældende bliver købt til et fast antal konsulenttimer, foruden dette timeantal skal funktionen få sponsorater ind uden for det aftalte timeforbrug - og hermed honoreres pågældende med 50 % af indtægten fra sponsorater. Disse penge kan bruges til flere timer i klubben. Christian er der ud over interesseret i instruktør uddannelse og undervisningstimer i klubben, hvilket der er stemning for, da der mangler voksne trænere. Der laves et endeligt oplæg til godkendelse af bestyrelsen. Christians personlige plan Starter egen virksomhed med andre kunder, hvor det kan hænge sammen med svømmeklubben, forhåbentligt i samarbejde med idrætshallen. På sigt er det et gensidigt ønske, at der kan ansættes endnu en person, så klubbens drift er delt på flere hænder og dermed sikret, i forhold til sygdom, ferie og lign. 3. Nyt fra formanden, næstformanden, kassereren og sekretæren - Den endelig timeopgørelse er modtaget fra hallen. Heidi orienterer om, at den er sat fra kl.17. Christian tager en snak med Poul herom. - Blanketterne for udlæg er kommet og hver afdeling får en blanket med hjem i forhold til at udvalgsmedlemmerne registreres og sendes retur til Lisbeth. - Christian har haft møde med halbestyreren i forhold til ønsker til ansøgning omkring renovering og fornyelse af svømmehallen og arealerne uden om - der var enighed om, at der laves en fælles skrivelse om ønsker hertil. Der søges ved fonde og ved kommunen. - Chr er i gang med at rekvirere sponsoraftaler - og har pt. lavet en aftale med LabTech, hvor vi skal dele flyers ud, og det første sponsorat er på 2500kr - Stævnet d.18/4 blev aflyst grundet for få tilmeldingerne. Heidi orienterer om at hun havde punktet med til trænermøde hvor trænerne selv bød ind på at det kunne være i forbindelse med juleafslutningen. Desuden at vi ikke kalder det stævne men åbenthus - så fokus kan være anderledes.
4. Nyt fra udvalgene Synkro - Har været i Kbh. og er igen blevet årets Synkro klub. Det var super flot og der skal lyde et stort tillykke med det flotte resultat. Man er lige gået i tænkeboksen for at finde ud af en måde at fejre det på. - Der er en del til prøvesvømning - første gang mandag 12 stk og onsdag 14 stk. - Der er et ønske om træningslejr d.5-6/9, men hallen er booket, så man vender d.21/11 er der Vestdanske mesterskaber, derfor er der et ønske om, at synkro får hallen fra kl.10. - Der er sommerafslutning d.10 juni med hygge i hallen som vanligt. Undervisning - Heidi har haft trænermøde og trænerne mødte talstærkt op. Der var en god stemning, og der var mange positive tilbagemeldinger. Der var nogle ønsker til materiale som eksempelvis svømmefødder, bolde mv. Per har søgt 25000kr via en fond. - Man vil afvikle en "legedag" for trænerne og hjælpetrænerne, hvor alle har mulighed for at komme med ideer ifht at blive inspireret af hinanden. - Der er nogle som flytter som trænere pga skoleophold/uddannelse, men vi får også nogle tilbage. Der kan altid bruges trænere, men det ser fornuftigt ud - det centrale er kombinationen af trænere og hjælpetrænere. - Der er stadig føl med, hvilket der også er positiv tilbagemelding om, og indtrykket er at de også fortsætter. Så stor ros til alle. - Alle trænere og hjælpetrænere har fået konfirmationsgaver. Konkurrence - Der har lige været afviklet Esbjerg Svømmecup - super godt stævne meget god stemning og professionelt arrangement, kan Per tilføje.
- Der har lige været afviklet bowlingearrangement med stor succes - 35 svømmere og forældre til forældrekaffe. Ved samme lejlighed meldte tre forældre sig som officials - og håber at vi i samarbejde om et officielt kursus. Desuden to forældre har meldt sig til adhoc opgaver. Desuden er der en forælder, som har tilbudt sin hjælp til modernisering af hjemmesider/layout mv. - D.14/6 Himmerlandsturnering - D.19-20/6 arrangement Handicap - Handicap er gået på sommerferie. Jenny har lavet svømmenyt - dette uddeles - se bilag 1 - Idrætsdag d.30/5 i Ardenhallen. - Vi afventer en tilbagemelding omkring trænerstaben i handicapafdelingen - 5. Økonomi-budget - Grundet afbud fra Lisbet foreligger der intet budget. Den eneste udfordring der kan komme, er haltilskuddet, så der foreligger ikke et endeligt budget 2015. 6. Evt. - Arrangement for de frivillige, forslag til invitation kommer på senere tidspunkt. - Der er behov for et møde inden sommerferien, for at afrunde program og budget næste år. - Der er forespørgsel på, om beløbet der udbetales ved Ambufesten kan tildeles efter en efter en fordelingsmodel, til de involverede frem for at gå til hovedbudgettet? Der er enighed omkring dette.
Næste møde er tirsdag d.2 juni kl.16.30-17.30 hvor der er møde med Synkroafdelingen, Per, Christian og Anja herefter mødes resten af udvalget samt Lisbeth fra 17.30-19.00.