Møde i studentersamfundets bestyrelse Den 4. April 2012 Kl. 17.00, Ridderlokalet,. Ordinære medlemmer: Milan Vestetergaard, **Erik Lander, næstformand Kasper Gram, kasserer Anne Kathrine Krushave, bestyrelsesmedlem Lasse Rørbæk, bestyrelsesmedlem Mark Bengtson, bestyrelsesmedlem Max Jensen, bestyrelsesmedlem Morten Sønderlyng, bestyrelsesmedlem Catrine Jensen, Studneterhuset s repræsentant Observatører: Anders Møller Thomsen, Uddannelsespolitisk Ordfører Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (B) [5 min] 3. Nyt... [10 min] fra en fra Den politiske koordinering fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. IDA Aftale (Lukket punkt) (ODB) [10 min] 5. Halv-årligt planlægningsmøde (ODB) [15 min] 6. Oprettelse af gruppe: "The A-team" (ODB) [15 min] 7. Studentersamfundets sommerfest (ODB) [15 min] 8. Spisning [30 min] 9. Middag med Studenterhuset s bestyrelse (O) [5 min] 10. Arbejdsprogram (ODB) [90 min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 6
Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Mark Referent: Milan Godkendelse af dagsorden 2. Igangværende opgaver (B) [5 min] Fredagsbar i Friis Jakker 3. Nyt... [10 min] fra en Milan har møde med Studenterradioen i morgen. fra Den politiske koordinering Der er så småt taget initiativ til at få startet FagTEK (og til dels) FagSUND op igen. fra Administrationen fra Erhvervsgruppen Inforskærme er så godt som klar til brug. Vi skal have lavet en aftale på hvor meget der kan sælges til ekstern reklame, og hvor meget vi kan bruge til reklame for arrangementer i S et. (Lasse snakker med EDB-drift/Erhversgruppen). Når det er klart, skal grupperne informeres herom. fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet Side 2 af 6
4. IDA Aftale (Lukket punkt) (ODB) [10 min] Motivator: Milan Se vedlagt IDA aftale som vi har forhandlet os frem til. Vi skal tage stilling til om vi kan godkende den. Der tages ikke referat til lukket punkt Side 3 af 6
5. Halv-årligt planlægningsmøde (ODB) [15 min] Motivator: Lasse I et forsøg på at planlægge et lidt længere stykke ud i fremtiden, og dermed forhåbentlig gøre planlægningen af vores større arrangementer mere smertefri, samt løfte promoveringen af vores disse motiverer Lasse for at man indkalder mindst en repræsentant fra alle grupper til et fælles planlægningsmøde sidst på semestret, hvor vi planlægger det næste semester. Dette ville forhåbentlig også medfører at forskellige gruppers arrangementer ikke ligger oven i hinanden. Mødet kunne evt. ligge i sammenhæng med vores halv-årlige frivillig-fester, for at spare tid og samtidig motiverer folk til at komme til begge dele. Vil man tage idéen et skridt videre kunne man tilbyde at lave en fælles arrangements kalender, som tidligere har været trykt af barene med stor succes. Det er vedtaget at vi indkalder til sådan et møde til afholdelse umiddelbart inden vores sommerfest. 6. Oprettelse af gruppe: "The A-team" (ODB) [15 min] Motivator: Lasse For at lette presset på bestyrelsen i forhold til afholdelse af ad-hoc arrangementer fra Studentersamfundets side, motiverer Lasse for at man opretter en gruppe ved navn "The A-team". Gruppen skal bestå af frivillige der har lyst til at afholde arrangementer, men som ikke nødvendigvis er forpligtet til at hjælpe til ved alle arrangementer gruppen afholder. Hvis man opretter gruppen opnår man forhåbentlig at bestyrelsen i fremtiden kan koncentrerer sig mere om bestyrelsesarbejdet, og ikke så meget om forskellige små arrangementer der opstår i løbet af året. Et konkret eksempel kunne være et arrangement lignende "Huxi Bach". Vil bestyrelsen senere gerne promoverer Studentersamfundet kunne det også være en mulighed at give gruppen en pose penge og lave arrangementer for, således de selv får lidt frihed til at bestemme hvad der skal laves. Vi opretter ny gruppe - The A Team. Milan kontakter Sekrateriatet for at få oprettet en konto til dem med indtægter og udgifter, samt at der bliver afsat 2000,- til aktivistpleje i gruppen. Mark er blevet kontaktperson for gruppen. Lasse får oprettet mailadresse, og samlet en lille flok - samt kontakter intern@ for at høre hvem der har lyst til at være med. 7. Studentersamfundets sommerfest (ODB) [15 min] Motivator: Lasse Der er tradition for at Studentersamfundets bestyrelse afholder en sommerfest for alle de frivillige i organisationen. Vi bør hurtigst muligt finde ud af om vi har tænkt os at forsætte denne tradition, og derefter evt. de kendte spørgsmål "Hvordan?, Hvor? og Hvornår?". Side 4 af 6
Finder vi hurtigt ud af disse ting kan vi hurtigere invitere vores frivillige, og dermed opnå større tilslutning til arrangementet. Hvor?: O Sohn Hvornår: Fredag d. 29 Juni Hvem (står for at afholde arrangementet)?: Lasse, Gram, Lander Vi skal have Mad, Musik og fri øl/sodavand. Derudover skal vi indkøbe (begrænset) mængder spiritus - også til fri afbenyttelse. Derudover køber vi rengøring. 8. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ikke referat til dette punkt. 9. Middag med Studenterhuset s bestyrelse (O) [5 min] Motivator: Milan Studenterhuset s nye formand, og tidligere repræsentant i vores bestyrelse, har indbudt os til en faglig snak om vores samarbejde, en middag og en koncert med den sorte skole. Dette vil finde sted lørdag d. 12. maj fra klokken 17.00. Jeg har lovet at vi sætter antal på hvor mange vi kommer pr. d. 11/4. Jeg synes det er et rigtig godt initiativ fra Studenterhuset s side, og anbefaler at man støtter op, og møder op - selvom det ligger tæt på projekt aflevering. 10. Arbejdsprogram (ODB) [90 min] Motivator: Milan Udskudt fra sidste møde, skal vi have udarbejdet et internt arbejdsprogram. Vi brainstormede på en række ideer og tiltag - konkretiseres i et dokument af Milan til yderligere diskussion/tilrettelse på næste møde. Eventuelt - Nyhedsmail Sendes ud i påsken, omhandlede arrangementer i April. Mødeevaluering Side 5 af 6
Godkendelse af referat Side 6 af 6