Konkurrenceudsættelse af rengøring Kommunalbestyrelsen besluttede den 27. marts 2014, at der skulle arbejdes videre med en konkurrenceudsættelse og udbud af den kommunale rengøringsopgave. Afledt heraf er der nedsat en administrativ styregruppe ift. koordinering/beskrivelse af udbudsopgaven. (Adskilt herfra vil der blive etableret en gruppe ift. udarbejdelse af kommunens kontrolbud på opgaven). Styregruppen har igangsat arbejdet og herunder valgt en ekstern rådgiver i form af Dansk Servicerådgivning (DSR), som skal understøtte kommunens videre arbejde med udbuddet af opgaven. Inden der arbejdes videre med de egentlige kravsspecifikationer til udbuddet er der behov for en politisk stillingtagen til omfanget af opgaven, hvordan den skal udbydes og hvilken kvalitet der ønskes. Omfang I udgangspunktet kan kommunen vælge at konkurrenceudsætte den opgave, som varetages af central rengøring i dag dele af den eller med yderligere tillagte opgaver. Spillerum: Kommunen afgør selv om hele eller dele af den nuværende rengøringsopgave skal udbydes eller om opgaven skal udvides! bygninger Fritidsinst. Skoler, SFO Daginst. Opgaven løses i dag af kommunens centrale rengøring Selvejende dagsinstitutioner med driftsoverenskomst med kommunen er i dag omfattet af den kommunale rengøring og da de er omfattet af kommunens udbuds- og indkøbspolitik vil de i udbuddet skulle håndteres som kommunens egne institutioner. Kommunens døgninstitutioner og plejecentre er ikke omfattet af den centrale rengøring i dag, men løser selv opgaven. Fælles for denne type institutioner er, at de består af nogle boligarealer, fælles beboerarealer og kommunale servicearealer. Det vil kun være de kommunale servicearealer, som kan omfattes af en evt. konkurrenceudsættelse, idet rengøring af bolig- og fællesarealer er et beboeranliggende. I praksis er det således, at hvis beboerne er visiteret til rengøringshjælp, så vil den opgave blive løst af rengøringspersonale på institutionen. Der er på nuværende tidspunkt ikke foretaget konkrete opgørelser af disse institutioner, men på plejecentrene vurderes servicearealerne at udgøre knap 1/3 af arealerne og et tilsvarende billede vil forventeligt være gældende på døgninstitutionerne.
Der skal derfor ske stillingtagen til om rengøring af servicearealer på døgninstitutioner og plejecentrene skal være en del af udbuddet eventuelt som en option. Spillerum/områder til politisk stillingtagen: Spørgsmål til afklaring i forhold til opgavens omfang: Bygn. Skoler, SFO Fritidsinst. Daginst. Skal hele opgaven, som i dag varetages af central rengøring være omfattet af udbuddet eller kun dele af opgaven? Skal rengøring af servicearealer på disse institutioner være en fast del af tilbuddet? -? -? Skal rengøring af servicearealer på disse institutioner indgå som en option i tilbuddet? -? -? Styregruppen indstiller, at der ved denne første konkurrenceudsættelse afprøves opgaver i central rengøring, men at døgninstitutioner og plejecentre ikke omfattes, men kan overvejes på ny ved genudbud. Opdeling af opgaven Den samlede kommunale rengøringsopgave må betragtes som en stor rengøringsopgave, der kræver en vis volumen hos leverandøren. Kommunens centrale rengøring udgør i dag én samlet enhed, hvor 2 rengøringsledere fordeler opgaverne på ca. 125 ansatte. I praksis er opgaverne opdelt på 4 distrikter afhængig af beliggenhed i kommunen og af hensyn til fordeling af ansvarsområder på rengøringslederne. Distrikt Bygning Skoler, SFO Daginst. Skærbæk 3 1 6 8 18 Tønder 12 5 6 9 32 Fritidsinst. Løgumkloster 4 3 11 10 28 Toftlund 3 1 6 4 14 Ikke centr.ren I alt 6 10 16 I alt 22 10 29 31 6 10 108 Distriktsopdelingen er dog ikke mere håndfast end at der stadig kan opnås synergier ved at være en samlet enhed rengøringslederne er back-up for hinanden og alle ansatte kan arbejde på tværs af distriktsinddeling eks. ved sygdom eller særopgaver. I forhold til konkurrenceudsættelsen skal kommunen afgøre om det er den samlede opgave, som udbydes eller om der skal ske underopdeling i delopgaver eksempelvis i distrikter.
Et udbud af den samlede opgave vil forventeligt, på grund af opgavens omfang, medføre at antallet af mulige tilbudsgivere indskrænkes til nogle af de større aktører på markedet. Omvendt vil der forventeligt ligge flere synergier/stordriftsfordele i den samlede opgave ligesom den praktiske opfølgning på leverancerne kan forventes lettere håndterbart med kun én leverandør. Ved delopgaver øges muligheden for at også mindre virksomheder muligvis med lokal forankring kan byde på opgaver. Men ved udbud af delopgaver kan kommunen efter endt udbud eksempelvis stå med 4 forskellige leverandører eller at eksempelvis 3 distrikter bliver i central rengøring og 1 distrikt med ekstern leverandør. Styregruppen anbefaler, at der foretages et samlet udbud af opgaven, idet det vurderes mest hensigtsmæssigt når der afgives kontrolbud på opgaven og ift. den efterfølgende opfølgning. Kvalitet Kvalitet kan være en vanskelig størrelse at fastsætte og følge op på ligesom den oplevede kvalitet er en subjektiv størrelse og det gælder også på rengøring. I de kravsspecifikationer og beskrivelser, som skal laves ifm. et udbud af rengøringen skal der også tages stilling til hvilket kvalitetsniveau, der skal lægges til grund. I udgangspunktet kan beskrivelserne udarbejdes efter det niveau, som kendes i dag men det er også muligt at fastlægge et højere eller lavere rengøringsniveau ifm. udbuddet. På rengøringsområdet anvendes i dag 2 forskellige indgangsvinkler til at fastsatte krav til rengøringen. Indsatsbaseret Udfaldsbaseret Her fastsætter kommunen, hvor ofte der skal gøres rent og hvor meget der er omfattet Her er det op til leverandøren at vurdere, hvor stor en indsats der skal lægges for at opnå det fastsatte niveau Resultatet (udfaldet) er afledt af indsatsen - altså med den beskrevne indsats opnås det ønskede niveau Her fastsætter kommunen krav til udfaldet (resultatet) og det sker ved at definere, hvor mange "svigt" der må være i et rengjort lokale Central rengøring anvender i dag en indsatsbaseret beskrivelse ved fastsættelse af rengøringsniveauet og derfor er de beskrivelser mm., som foreligger i dag baseret på denne indgangsvinkel. DSR oplyser også, at den indsatsbaserede indgangsvinkel er den mest udbredte i kommunalt regi, hvor mere end 80 % anvender denne model. Hvis kommunen skal flyttes over på en udfaldsbaseret beskrivelse vil det umiddelbart medføre øget arbejde med kravsspecifikationer ifm. udbuddet ligesom kommunens kontrolbud skal udarbejdes efter nye begreber, som der ikke er erfaringer med. Et principskifte vil ligeledes med-
føre, at de kommunale rengøringsmedarbejdere som efter udbuddet skal løse opgaven (i kommunalt eller virksomhedsoverdraget regi) skal igennem et efteruddannelsesforløb, idet en udfaldsbaseret opgaveløsning stiller højere krav til konkrete vurderinger af rengøringsbehovet på stedet. Styregruppen indstiller, at det videre arbejde med kravsspecifikationer tager udgangspunkt i en indsatsbaseret indgangsvinkel og at kvalitetsniveauet baseres på det nuværende niveau. Medarbejderforhold Med udgangspunkt i efterfølgende tidsplan udarbejder styregruppen en plan for høring og orientering i FagMed. Hvis hele eller dele af rengøringsopgaven overdrages til en ekstern leverandør vil medarbejderne også blive berørt i form af virksomhedsoverdragelse. Ved virksomhedsoverdragelse overtager den modtagende virksomhed alle rettigheder og forpligtelser som arbejdsgiver herunder arbejdsgivers ret til at lede og fordele arbejdet. De overdragne medarbejdere er derfor ikke garanteret, at deres eksisterende arbejdstid eller - sted bliver videreført. Den modtagne virksomhed er dog forpligtet til at videreføre gældende overenskomster på overdragne medarbejdere indtil overenskomstens udløb. Herefter kan overenskomsten opsiges og medarbejderne overføres til private overenskomster.
Tidsplan Nov. Dec. Jan. feb. Jan-mar. Apr. Politisk proces Fastsættelse af omfang, opdeling og kvalitetsniveau i ØK Præsentation af kravsspecifikationer i fagudvalg Forelæggelse af det endelige udbudsmateriale til godkendelse i ØK og KB Herfra kører udbudsforretning og tildeling af opgaver efter fastlagte kriterier Godkendelse af indstilling til valg af leverandør i ØK og KB Administrativ proces Tegningsmateriale og evt. opmåling på omfattede lokationer Udbudsbekendtgørelse (prækvalifikation) offentliggøres Udarbejdelse af kravsspecifikationer på lokationer Gennemgang og underretning om resultat af prækvalifikation Udsendelse af udbudsmaterialet til valgte tilbudsgivere Særlig arbejdsgruppe udarbejder kommunens kontrolbud Modtagelse og vurdering af tilbud samt indstilling til valg af leverandør