Referat af menighedsrådsmødet tirsdag d. 14.03 2017 kl. 17.30 20.30 Afbud: Karen (ferie) og Jacob Punkt Beskrivelse Ansvar Tid Bemærkninger 1) Indledning a) Andagt b) Godkendelse af dagsorden Martin 17.30 Fremtidig plan for andagt er medsendt denne dagsorden Ad.1b) Godkendt 3) Orienteringspunkter. Vigtigt siden sidst c) Valg af referent a) Kasserer b) Kontaktperson c) Formanden Ad.1c) Charlotte 17.45 Bilag til regnskabsinstruks underskrives. Ad.3a) Regnskabsinstrukser underskrives af de relevante medlemmer. Regnskab 2016: MR gennemgik årsregnskabet for 2016 og Gellerup Sogns Menighedsråd, CVR nr. 58097810, Regnskab 2016, afleveret d. 14. marts 2017 blev godkendt. Overskud på kr. 174.000, sidste år. Eksempler på poster, hvor der blev sparet penge: Kirkeblad, annoncer, inventar, foredrags og mødevirksomhed samt på en del af de grønne tiltag eks. Der var også afsat midler til en studietur i 2016, som ikke blev afholdt. Kr. 810.000, stående til anlæg. få korte punkter. Ad.3b) Niels og Martin har 10 års jubilæum. Det fejrer vi i forbindelse med en frokost efter en højmesse.
Det går rigtig godt med Torbens praktikant. Johanne stopper, fordi hun skal skrive en phd. På næste MR møde skal vi finde ud af, hvad vi gør fremadrettet. Johanne laver en lister over opgaver m.v. Ad.3c) Marianne Houmøller har meddelt, at hun ikke kan deltage i møder indtil sommerferien. 3) Drøftelsespunkter a) Budget 2018 b) Anatoli Ravns henvendelse om lån af kirkens lokaler til lovsangscafé (se bilag) c) Frivillighedsuddannels e for netværket (se bilag) d) Retningslinier for brug af mails i MR regi e) Fællesrådsbidrag til lokalplan 2017s lokalplansbeskrivelse Johan Bodil Bodil Johan Niels 18.05 Ad.3a) Ingen bemærkninger. Bodil har lovet, at vi vender tilbage med et uddybende svar, når vi har drøftet det yderligere Ad.3b) MR drøfter forespørgslen. MR siger ja. MR beder Torben tage en snak med Anatoli og co. om gensidige forventninger, det praktiske, formalia. Torben skriver ligeledes kontrakt med dem. Der afsættes ikke en kirketjener ifm. deres arrangementer. Ad.3c) Bodil har lavet et udkast til brev til de frivillige. MR godkender udkastet med få tilføjelser. MR har besluttet, at Gellerup Kirke dækker deltagerbetaling for kurset. Ad.3d)
MR træffer ikke beslutninger via mail. Beslutninger træffes som hidtil på MR møderne og føres til referat. OBS på at formandskabet har mandat til at træffe beslutninger (se tidligere beslutningsreferat). Det er i orden at sende relevante punkter Til orientering ud per mail. Alle mails skal have tydelige emneoverskrifter. Alle relevante dokumenter / mails skal sendes ud forud for MR møde sammen med dagsorden. Ad.3e) AME havde opsnuset, at der var deadline for Lokalplanshøring og blot to dage til at svare. Karen, Niels og AME forfattede lynhurtigt et manifest. MR har godkendt manifestet. Baggrunden viste sig at være, at alle fællesråd er blevet bedt om at komme med en lokalplansbeskrivelse for deres lokalområde. Gellerup Kirkes manifest er i sin fulde ordlyd nu en del af Gellerup fællesråds lokalplanbeskrivelse. Aarhus Kommune forhandler fortsat med Danica omkring bygningerne. Det har lange udsigter. Jo mere konkret, vi kan gøre det, jo større chance er der for, at kommunen bider på. 4) Beslutningspunkter a) Den videre proces med AME (se bilag) Niels 19.25 Ad.4a)
b) Projekt kirkepraktik (Bilag følger) c) Opsamling på forskønnelseproces Charlotte Johan Vi er nødt til at købe os til noget hjælp til at komme videre i processen og blive helt konkrete mht. visioner og planer. MR drøfter en del forskellige scenarier. Kunne AME fungere som arkitektkonsulent og Ole Kamp som proceskonsulent? MR kontakter Ole Kamp for at høre, hvad han kan tilføre processen og beder ham sende et tilbud. Man kunne måske forestille sig, at han kunne fungere som proceskonsulent for MR over en tre årig proces. Tilbagemeldingen til AME: MR underskriver ikke kontrakten. MR er stadig i proces. MR vil forhandle timepris med AME for de timer, hun har brugt, og dem, hun fremadrettet kommer til at bruge. Provst Esben Thusgård gør MR opmærksom på, at en normal timeløn for en arkitekt i Folkekirken ikke ligger over kr. 1000, AME skal ikke fungere som proceskonsulent eller repræsentere kirken i møder med tredjepart. Idéer: Arkitektkonkurrence. Ad.4b) Hvilken rolle skal Gellerup MR spille her?
Vi drøfter det. Vores rolle vil i høj grad afhænge af den enkelte praktikant; hvad og hvor giver det mening. Fra kirken og medarbejdernes side handler det meget om at se og danne positive relationer. Der er en del mulige opgaver i kirken. Helt konkret: Pasning af planter. Ad.4c) Hvad gør vi herfra? MR har søgt om at få frigjort kr. 36.000, fra puljen til forskønnelsesprocessen. MR drøfter forskellige idéer. MR beslutter at sætte projektet i gang (under forudsætning af at midlerne frigives). MR inviterer industriel designer Kristina til at opholde sig i kirken nogle dage og på den baggrund udarbejde forslag og skitser. Hun orienteres på forhånd om MR s visioner og rammerne for opgaven inkl. den økonomiske ramme. 5) Kommende arrangementer a) Oplæg om workshop for frivillige på Nyborg strand 21. maj. (Lindas henvendelse) Bodil 20.00 Hvem kan tage den? Overvej gerne om det vil være noget for dig. Niels har et allerede færdigt oplæg. Ad.5a) Martin og Bit overvejer at tage af sted og stå for work shoppen. De melder snarest tilbage til Linda, om de kan deltage. Linda melder tilbage til Morten Gestelev fra Landsforeningen af menighedsråd.
6) Evt. 20.10 MR medlemmerne kan fremover få et weekend abonnement på Kristeligt Dagblad. Præster kan få et fuldt abonnement. Ang. mindre støj i kirken. Se MR referat fra d. 10. januar 2016. Heri præciseres det, hvem der har ansvar for at rydde ud i magasiner og abonnementer. MR har vedtaget manifestet. Det skal hænges op i A3 format. I den forbindelse ønskes en kommunkationsstragi for tavlen (ved Johanne). Johan orienterer Johanne om MR s tanker. Der laves også en folder med manifestet ligesom det lægges på hjemmesiden. Danmission Unge ansøger MR om støtte til foredrag forud for rejse til Libanon. MR bevilger de ønskede kr. 5000, 7) Evaluering af mødet Opsamling Referatet læses op evt. på storskærm så alle kan følge med. Udskrives og underskrives. 20.15 Helle foreslår, at nogen laver et oplæg om personalehåndbogen og diverse politikker. Arbejdet er så småt i gang. Bodil, Mira og Helle arbejder videre. Punkter til kommende dagsorden
Punkter der venter: Udvalg Niels, Karen og Johan. Johan Reklamer Visioner. Dåb august/september Kirkedage Politikker vedr. leje af lokaler, henvendelser om økonomisk bistand, løn, frivillighed Møde med folk fra provstiudvalget på vores møde 9/5. Skal vi have noget forberedt? International café