Samlet overblik over alle kommentarer til budgettema-analysen Automatisering og Systemudgifter Center for Sundhed og Ældre Analysen er drøftet; men for nuværende har Medudvalget ikke særskilte kommentarer hertil. Dette skal ses i lyset af, at CSA ikke har været involveret i den hidtidige proces og afprøvning og desuden er der i KL s katalog vedr. automatisering af manuelle processer ikke nævnt nogle konkrete og oplagte forslag til afprøvning indenfor sundheds- og ældreområdet. Vi følger området med interesse. Ud over ovenstående henvises til høringssvar fra medudvalgene i de 7 virksomheder og medudvalget i Visitationen. Center for Sundhed og Ældre, Administration Analysen er drøftet; men for nuværende har Medudvalget ikke særskilte kommentarer hertil. Dette skal ses i lyset af, at CSA ikke har været involveret i den hidtidige proces og afprøvning og desuden er der i KL s katalog vedr. automatisering af manuelle processer ikke nævnt nogle konkrete og oplagte forslag til afprøvning indenfor sundheds- og ældreområdet. Vi følger området med interesse. Tandplejen Tandplejens MED udvalg har ingen bemærkninger. Ældredistrikt Nord Ældreområdets Distrikt Nord MEDudvalg har med interesse læst analyserne, men må samtidig bemærke at materialet generelt er omfangsrigt og vanskeligt tilgængeligt. Det er bl.a. vanskeligt altid at gennemskue slutninger mellem faktuel dataanalyse og afledte konklusioner. MEDudvalget har ingen kommentarer til automatisering og systemudgifter. Ældredistrikt Syd MEDudvalget har ingen kommentarer til automatisering og systemudgifter. Center for Dagtilbud og Skole Område-MED finder det positivt, at besparelsen først har gennemslagskraft efter implementeringen. Der vil være stor opmærksomhed på, at det efterleves. Vi ser med tilfredshed, at en del af en evt. besparelse tilbageføres til området. Erfaringen fra andre kommuner fortæller dog, at der stadig skal bruges mandskab på at aktivere robotten og ved eventuelle tekniske udfordringer. Der skal være opmærksomhed på medarbejdernes faglighed og arbejdsmiljø ved nye tiltag. Side 1 af 7
Generelt synes vi, at der bør være opmærksomhed omkring mængden af ændringer, kontra hvad der reelt kan bespares. Holmegaardskolen Udvalget støtter arbejdet med yderligere automatisering, og hilser eventuelle besparelser i denne sammenhæng velkomne. Dog vil vi samtidig udtrykke bekymring for, om disse systemer reelt vil være tidsbesparende. Vi anser det for godt, at en eventuel besparelse ved indførelse af fx RPA i et givent center, bliver i centeret, som et incitament til at arbejde målrettet med digitale udviklingsmuligheder. Hvis et automatiseringspotentiale bliver udnyttet, og det medfører en forflyttelse af opgaver fra et center til et andet, det kan fx være vedligeholdelse af stamoplysninger og LOS, der decentraliseres, for at opnå en digital besparelse, skal dele af den opnåede besparelse være med til at finansiere udførelsen af de forflyttede opgaver. Generelt set kan vi have en bekymring for, om automatiseringen i tilstrækkelig grad kan leve op til persondataforordningens bestemmelser. Vi opfordrer til øget fokus på datasikkerhed i forbindelse med etablering af automatiserede, digitale løsninger. Lille Næstved Skole Generelt synes vi, der bør være en opmærksomhed på ressourcetrækket i hele organisationen både i forbindelse med selve konsulentfirmaets afrapportering samt timeforbruget i forbindelse med høringen i forhold til omfanget af besparelsen. Vi anerkender, at der i handleplanen er indsat en evaluering/eftermåling og kommunikation om RPA-resultaterne samt at besparelsen anbefales først at blive hentet 2 år efter fuld implementering. Vi mener, det er vigtigt at have fokus på arbejdsmiljøet igennem hele processen også efter implementering og evaluering. Der vil stadig være behov for personale til løbende drift. Center for Dagtilbud og Skole, Administrationen Virksomheds-MED finder det positivt, at besparelsen først har gennemslagskraft efter implementeringen. Der vil være stor opmærksomhed på, at det efterleves. Vi ser med tilfredshed, at en del af en evt. besparelse tilbageføres til de berørte områder. Erfaringen fra andre kommuner fortæller dog, at der stadig ikke bruges mandskab på at aktivere robotten og ved eventuelle tekniske udfordringer, både i opstart og ved løbende justeringer, hvilket der bør tages højde for, når der tildeles ressourcer. Der skal være opmærksomhed på medarbejdernes faglighed go arbejdsmiljø ved nye tiltag. Da automatisering kan betyder flytning af ressourcer mellem fagområder her myndighedspersoner til IT/digitalisering. Generelt synes vi, at der bør være opmærksomhed på om ændringen er for indgriben i forhold til hvad der reelt kan bespares. Side 2 af 7
Center for Børn og Unge Finder ikke anledning til at give høringssvar. Center for Børn og Unge, Administrationen Center for Børn og Unge vil gerne være tættere på processen med automatisering af arbejdsopgaver, bl.a. for at være med til at kvalitetssikre. Som bilag vedhæftes oversigt over hvilke arbejdsopgaver, som Center for Børn og Unge mener, at der kan automatiseres i centret. Center for Handicap og Psykiatri For medarbejdere og ledere i Center for Handicap og Psykiatri er det naturligt, at der sat gang i en proces, hvor der ses på automatisering og systemudgifter. Denne proces opleves dog allerede igangsat. Dette er tydeligt mærket og sidst i forbindelse med SAO projektet. Der har alle centre allerede udmøntet besparelser i deres administrative enheder. I driften opleves det, at der igangsættes processer i administrationen, som får konsekvenser for driften. Dette bemærkes eksempelvis ved, at der flyttes opgaver til administrationerne i de decentrale virksomheder samtidig med, at der skal spares. Det ville for de decentrale virksomheder være ønskeligt, at de nye arbejdsgange og processer blev igangsat inden besparelserne bliver trukket, og med en mere direkte analyse af, hvad konsekvenserne bliver. Ingen tvivl om, at der er potentiale i optimering af systemer, men der må gerne tages med i overvejelserne, hvor meget tid der bruges både af medarbejdere og ledere, når der skal implementeres nye systemer. Det er ikke gjort op i timer, men det er mange. Sidst er det nyt Økonomisystem, nyt vagtplansystem og nyt beboermodulsystem, hvor erfaringen er, at nogle af arbejdsgangene ikke er blevet lettet, men derimod tager længere tid. Det vil også være ønskeligt, at der ses på, at systemerne kan så meget som muligt, så der bliver så få som muligt samt, at systemerne tænkes ind, så de kan fungere sammen, som det sidst er gjort med fagsystemet Nexus. En anden bekymring som, at der må konteres regninger under 500 kr., er at man ikke tager selv små beløb alvorligt, hvilket kan bekymre for det store billede i forhold til den samlede økonomi, hvis der kommer mere af dette. Udvalget er ligeledes bekymret for om centerets borgergruppe er med i overvejelserne. Hver tænkes eksempelvis på automatisering af administrative processer, der er forbundet med selvbetjeningsløsninger. Det opleves allerede i dag, og det betyder at plejepersonale og de decentrale administrative medarbejdere bruger en del mere tid på at hjælpe borgerne med disse ydelser, da mange ikke har pårørende til at hjælpe. Bekymringen er, at vi oplever, at IT udgifterne igennem årene har været stigende og senest er der eksempelvis kommet tillægsudgifter til licenser, der også belaster en i forvejen presset økonomi. Side 3 af 7
Hvis der bliver tale om en rammereduktion gøres der opmærksom på, at en del af virksomhederne i Center for Handicap og Psykiatri er takstfinansieret. Det betyder, at det ikke bliver den fulde besparelse og ikke kan undgå at få en konsekvens for serviceniveau og medarbejdernes trivsel. Alle centre inklusiv de selvejende har alle været igennem store besparelse, hvorfor alle besparelser i budgettet vil gå ud over kerneopgaverne. NSV, Næstved Sociale Virksomhed På NSV forholder vi os løbende til automatisering og systemoptimering, og er bevidst om at det ikke er alle områder der er lige relevant for virksomheden. Derfor er et ønske herfra, at der fremadrette ikke fra centralt hold udlægges ønske om en one size fit all - løsning der ikke først har til høring i den enkelt virksomhed, og om muligt tilpasses hertil. Her kan bl.a. henvises til systemer som er unikke for NSV, og som skal arbejde sammen med f.eks. lønsystemet for NK. Her har det længe ( 6-7 år) været et ønske om en systemsammenkobling, hvilket der ikke prioriteres og som derfor bliver meget ressourcekrævende for virksomheden. Desuden oplever vi ofte at de programmer eller nye teknologier der ønskes implementeret, er behæftet med store fejl, hvilket er grobund for meget frustration og timers arbejder der ville kunne bruges mere konstruktivt. Hjerneskadecentret Vi har læst sagsfremstilling og bilag, og finder det godt og nødvendigt, at der ses nærmere på, hvor i Næstved Kommune, at man kan opnå effektivisering via robotteknologi. Inden for vores kerneopgave, som er rehabilitering af borgere med erhvervet hjerneskade, ser vi dog ikke direkte, at vi har processer, der opfylder de listede kriterier. Vi bakker naturligvis op om udvikling af området, og forventer, at det overvejes og analyseres nøje, hvis det påtænkes, at automatisering af processer skal bredes endnu mere ud. Vi ser i øjeblikket at den øgede digitalisering af fx selvbetjeningstilbud til borgerne, kan være en udfordring for vores målgruppe, der får et øget behov for 85 støtte, når de skal i kontakt med det kommunale system. Vi hæfter os ved, at ved nyanskaffelse af systemer, skal 75% af gevinsten tilfalde en central pulje. Vi kan ikke være uenige i forpligtelsen ift. fællesskabet, og at det kan medvirke gevinster andre steder i organisationen. Vi har dog tidligere oplevet i forbindelse med fx SAO-projektet at de på papiret forventede økonomiske gevinster ikke holdt stik i virkelighedens drift. Vi afleverede en pose penge, men ikke fik færre opgaver, og deraf blev dobbelt ramt økonomisk. Et andet eksempel er organisering af Kørselsenheden, her afleverede vi ca. 3% af vores samlede budget til leasing af en række biler, som vi havde vedligeholdt og alle udskiftet inden for en 3 årig periode, for at undgå uforudsete, større udgifter fremadrettet. Vi ønsker derfor, at der fremadrettet generelt er fokus på, at ekstra udgifter til centraliseringsprojekter, som der ikke er afsat penge til i vores budget, kun kan tages fra kerneopgaven og i sidste ende betyde en serviceforringelse for borgerne. Center for Social Udsatte, CSUN Center for Socialt Udsatte bakker som udgangspunkt op om, at der arbejdes med automatisering af arbejdsprocesser og, at der løbende igangsættes projekter, som giver erfaring til området. Side 4 af 7
Vi mener dog, at der er punkter, som skal have opmærksomhed i sådan en proces: Det er vigtigt ved investering i nye systemer, at virksomhederne bliver inddraget tidligt i processerne sådan, at man får øje på, hvad det er systemerne skal kunne i de enkelte virksomheder samt, at der sikres kvalificeret oplæring af de medarbejdere, der skal varetage systemerne. At man ved investering i nye systemer og beregninger af besparelser, husker det tidsforbrug/de mandetimer, som bruges af medarbejdere og ledere når systemet skal implementeres. Det er ofte mange timer, der tages fra andre opgaver i en implementeringsfase og derfor en reel udgift, der skal tages med i beregningerne af besparelserne Virksomheden har en bekymring for det store spænd, der er i anskaffelsesudgifter. I anskaffelsessummen er der et spænd fra 75.000 til 500.000 kr. hvilket kan virke uoverskueligt at skulle tage ud af et i forvejen presset driftsbudget. Der skal en stor besparelse til for at hente den udgift hjem igen! Det samme gør sig gældende med den årlige driftsudgift, som spænder mellem 30.000 til 200.000 kr. I tilfælde af økonomisk solidarisk deltagelse i udgifterne til fremtidige IT systemer er der en bekymring i virksomheden for, at udgifterne bliver større end besparelserne, hvilket igen skal tages ud af vores i forvejen pressede driftsbudget. Som fx de seneste øget udgifter til Citrix abonnementer. Sidst men ikke mindst har virksomheden en bekymring for, at der i disse digitale tider bliver taget beslutninger om automatiske processer som vores borgere ikke kan profitere af. Ofte har vores borgergruppe vanskeligt ved at begå sig i selvbetjeningsløsninger med risiko for, at de enten ikke kan få løst en sag eller at der skal afsættes yderligere medarbejderressourcer til at hjælpe borgerne med dette. Bliver dette tilfældet vil en forventet systembesparelse risikere at blive udlignet af en merudgift i medarbejderressourcer. Center for Socialpsykiatri Som decentral drift, hvor der foregår mange forskellige og ofte personafhængig processer, så kan det være vanskeligt at gennemskue omfanget af automatiseringspotentiale i egen virksomhed. S. 3 afsnit ressourcer og investering: opleves som er ret stor difference mellem anskaffelses udgifter fra 75000kr til 500000kr, hvilket for os at se, må have betydning i forhold til forventet provenu. Det samme gør sig gældende for fremtidig driftsudgifter. Er der tale om økonomisk solidarisk deltagelse i automatiseringen? Hvis vores virksomhed ikke kan finde anvendelse af de nævnte automatiseringer, skal vi så alligevel betale til at andre bruger den? Bekymringen for os i virksomheden er, at vi oplever at udgifter til it igennem årene har været stigende, og senest er der f.eks. kommet tillægs udgifter som betaling for alle Citrix abonnementer til. Det belaster fores i forvejen pressede økonomi, og vi kan have vores bekymring for om dette tiltag vil belaste det yderligere. Vi er bifalder tiltag der kan spare tid og arbejdsgange, men vi mener også at sådanne tiltag som regel ikke kan stå alene der vil være brug for en vis kontrol med automatiserede processer, hvilket kan påføre udgift. Vi undrer os over at der er flere grader af egnethed i materialet, da vores holdning er, at enten egner arbejdsgangen sig til automatisering, eller også gør den ikke. Hvis egnetheden er lav, og man automatiserer, så mener vi at dette vil afstedkomme ekstra forbrug af mandetimer, hvilket gør at effekten af automatiseringen forsvinder, ja, måske endda får den modsatte effekt. Vi har en bekymring i forhold til, at det ser ud til at vi som virksomhed kan forvente en reduceret effekt af automatisering af arbejdsprocesser og en større udgift på længere sigt. Side 5 af 7
Solgaven Det er naturligt, at der skal ses på automatisering og systemer. Mange af områderne er ikke direkte relevant for Solgaven, og er derfor svære at afgive høringssvar til. Der er dog ingen tvivl om, at der er potentiale i optimering af systemer. I forhold til nye systemer kan det godt være, at det i sig selv er en besparelse, men vi ønsker, at der også tages med i overvejelserne, hvor meget tid der bruges af både medarbejdere og ledere, når der skal implementeres nye systemer. Det er ikke gjort op i timer, men det er mange. Sidst er det nyt økonomisystem, nyt vagtplansystem og nyt beboermodulsystem. Solgaven henviser, hvis det vil betyde en rammereduktion til udfordringerne for Solgaven omkring taksten og dermed serviceniveauet, der er beskrevet under administration og ledelse. Center for Kultur og Borgerservice Center for Kultur og Borgerservice, Administration I CKB er vi positive over for administrationens forslag vedrørende Del 1 og Del 2. Det er vigtigt, at de områder, der efterhånden inddrages, deltager i kompetencegruppen for automatisering, hvis der skal være den fornødne kvalificering og ejerskab til automatisering. Det bør tilstræbes at medarbejdere, hvis arbejde automatiseres får mulighed for at blive i organisationen. Da automatisering samtidig betyder færre hænder kan det få en afledt effekt på muligheden for fysisk at bemande bestemte områder af den kommunale forvaltning. En udfordring der måske kan imødekommes i forbindelse med en ny henvendelsesstrategi. Vi er klar over at man af budgetmæssige hensyn er nødt til at foreslå et provenue, men vil gerne advare mod at man hjemtager en besparelse før end der foreligger dokumentation for provenuet. Det vil virke demotiverende for den videre proces hvis der ikke er tale om en reel effektivisering/besparelse. Næstved Bibliotek og Borgerservice 1) Rapporten er startskuddet til at Næstved Kommune går ind i arbejdet med at effektivisere arbejdsgange vha robotter. 2) I første omgang er der identificeret 9 sagsgange, der relativt let kan klares vha en robot. Sagsgangene vedrører ikke eller kun indirekte vores arbejde. 3) Der indkøbes RPA-teknologi, som betyder at andre sagsgange, andre steder i kommunen, efterfølgende kan automatiseres 4) Der foreslås en model for fordeling af den gevinst der kommer af automatiseringen: 25% bliver i virksomheden, 75% tilfalder en central pulje. Af de 75% går halvdelen til direktionens råderumspulje og halvdelen til digitaliseringspuljen. Sidstnævnte kan være med til at finansiere indkøb af ny teknologi. Indkøb af RPA-teknologi er et vigtigt skridt, når vi i fremtiden skal klare de samme opgaver med endnu færre ressourcer. Automatisering er også relevant i vores virksomhed i borgerservice og administration. Men det vil medføre færre medarbejdere, hvis vi ikke får nye opgaver ind. Finansieringsmodellen er vigtig som incitament for forandringer. Side 6 af 7
Næstved Musikskole MED udvalget på Næstved Musikskole har drøftet budgettemaanalysen Automatisering og systemudgifter, og har ingen kommentarer hertil. Center for Trafik og Ejendomme Center for Trafik og Ejendomme takker for at have fået muligheden for at blive hørt i forbindelse med budgettemaanalysen. Center for Trafik og Ejendomme støtter op om tiltagende og anvendelsen af automatisering, dér hvor det giver mening. Vi anser automatisering som et skridt i den rigtige retning i forhold til effektivisering og afbureaukratisering. Boligadministrationen, Rådhusservice Jeg har et høringssvar til MED udvaglet angående det punkt der omhandler Rådhusserivce og hvor der skulle kunne spares 225 timer om året. Som jeg ser det, vil det tværtimod koste timer, at udføre arbejdet igennem det forslåede. Som det er nu, er der så godt som intet tidsspilde, andet det end at læse mailen, hvilket der også vil være i det andet system med tildeling af opgaver igennem app. Den eneste måde den påståede besparelse i timer kunne være rigtigt, var hvis jeg som det først var lagt ud, skulle indtaste opgaver fra funktionspostkassen (privat arbejds mail, mundlig beskeder og telefonisk) i DBD, hvilket nok også ville forbruge mere end 1 time om dagen. Det er jo bare ikke tilfældet, at vi stort set uden forbrug af administrative timer, løser alle de opgaver vi får ind fra nævnte steder allerede nu De fleste af vores opgaver egner sig selt ikke til sådan et system og vil under alle omstændigheder faktisk forbruge mere tid, end det var meningen det skulle spare. Mvh. Robert Jacobsen og resten af Rådhusservice. Center for Arbejdsmarked MED-udvalget understøtter den teknologiske udvikling, men gør opmærksom på vigtigheden af at besparelsen ikke kan tages før IT-teknologien er fuld implementeret, og besparelsen er reel. Næstved Ressource Center, NRC NRC vil følge udvikling og understøtte den fremtidige digitale udvikling i Næstved Kommune. Center for Politik og Udvikling a. Det er klogt at automatisere manuelle arbejdsgange og procedurer b. Det vil på sigt være en hjælp henset til risiko for manglende muligheder for at rekruttere personale c. Oplægget indeholder positiv motivation til at være på forkant selv tage initiativ til gevinstrealisering Side 7 af 7