Opsætning af synkronisering mellem C5 og WebReg Under Tilpasning ligger menukald til den generelle opsætning af synkroniseringen mellem C5 og WebReg Web Normtider: Generelle normtider defineres for de enkelte ugedage, samt om kostpris skal hentes fra medarbejderkartoteket. Afhængig af parameteropsætningen, kan Normtiderne kan også hentes fra den enkelte medarbejder. Normtiderne benyttes til visning i den grafiske oversigt i WebReg. De generelle normtider kan indtastes her alternativt skal normtiderne indtastes på hver enkelt medarbejder. Normtiderne benyttes til den grafiske visning i WebReg. Overtid benyttes pt. ikke. KostPris Er dette felt markeret, vil indlæsningsrutinen tjekke for medarbejder specifikke kostpriser. Findes et match, vil denne kostpris blive stemplet i projektkladden alternativt tages kostprisen fra lagerkortet. Opdateret 25.10.2015 1
Web Parametre: I parameter skærmbilledet opsættes virkemåden for synkroniseringen mellem C5 og WebReg. Kladdenavn Her angives den projektkladde, hvortil registreringer fra WebReg skal indlæses. FilProKladde Dette er et system felt her angives filnavn på datafiler fra C5. Sidst indlæst Feltet bliver opdateret ved hver indlæsning af data til C5. Drev Drevbetegnelse på drev, der benyttes ved synkronisering af data. Import Sti Mappen på Drev, hvor fra der skal læses data fra WebReg til C5. Eksport Sti Hovedlokation PW længde Mappe på Drev, hvortil data fra C5 skal placeres. Såfremt der benyttes lokationer (Bestillinger fra WebReg), børl hovedlokationen angives her. Længde på password ved automatisk generering. Prisgruppe Standard salgsprisgruppe, der anvendes på salgspriser i WebReg såfremt priser vises. Hent salgspris Ved indlæsning af data fra WebReg til C5, kan der her markeres hvorvidt salgspris skal hentes ved indlæsning af poster fra WebReg. Dette felt bør være markeret, således at salgspriser kontrolleres ved indlæsningen. Opdateret 25.10.2015 2
Der vil blive søgt i medarbejderbestemte salgspriser og findes et match her, vil denne salgspris blive benyttet alternativt salgsprisen fra projektets prisgruppe. Kostprisen styres jf. ovenfor beskrevet. Der kan være kundespecifikke tilretninger i forbindelse med håndtering af priser. Ovenstående (salgs- og kostpris) er udtryk for standard synkroniseringen. Download Normtid Dette felt benyttes udelukkende ved den serverbaserede FTP service. Her angives den mappe, hvor der skal placeres Download.now til aktivering af FTP download. Er dette felt markeret, vil normtider blive hentet fra Medarbejder tabellen ved synkronisering. Lokalmenu Projektsaldi Kald til Projektsaldi skærmbilledet samme som ovenfor beskrevet. Opdateret 25.10.2015 3
Medarbejder I medarbejderkartoteket er der indlagt funktionalitet til oprettelse af medarbejder-login, medarbejder specifikke salgs- og kostpriser og normtider. Der skal altid være oprettet en medarbejder admin, som benyttes til den administrative del i WebReg (Værkfører/Tilsynsførende) - (admin skal altid skrives med små bogstaver) Via lokalmenuen aktiveres login- og pris funktionaliteten. Opdateret 25.10.2015 4
WebReg login Password kan enten generes automatisk via lokalmenuen eller indtastes manuelt. Fanen WebReg Kostpris samt normtid for den enkelte medarbejder kan indtastes på WebReg fanen i toppen. Såfremt der under Projekttime parametrene er angivet, at kostprisen skal hentes fra medarbejderen, vil der ved time-arter (se Projektarter) automatisk blive hentet medarbejderens standard kostpris. Er der desuden indtastet varenummer specifikke kostpriser, vil disse overstyre standard kostprisen. Opdateret 25.10.2015 5
Salgspriser (kostpriser): Der kan oprettes et vilkårligt antal medarbejder specifikke priser (salg/kost). Typisk er der tale om salgspriser. Der søges i kombinationer, hvor Varenummer, Art, Prisgruppe er første (øverste) kombination, findes denne ikke, søges derefter på Varenummer og Art, findes denne heller ikke søges på Varenummer. Findes et match, tages prisen - alternativt tages prisen fra lagerkortet og projektets prisgruppe. Salgsprisen vil altid tage udgangspunkt i det tilknyttede projekts prisgruppe. Opdateret 25.10.2015 6
Synkronisering Under WebReg/Dagligt ligger rutiner til dels download og import af data fra WebReg til projektkladde, og dels upload af data til WebReg systemet. Synkroniser C5 data til Webreg: Der kan være kundespecifikke forhold, der gør sig gældende mht. filtrering af projekter m.v. ved udlæsning. Inden indlæsning af poster fra Web en, skal disse downloades først. Indlæs WebReg data til C5: Efter indlæsning ligger de indlæste poster i den valgte projektkladde. Opdateret 25.10.2015 7
Kartotek Såfremt der benyttes PDF udskrifter i WebReg Projektopgørelse og Totaloversigt, kan der i C5 opsættes sammentællinger m.v. Under WebReg/Kartotek ligger oversigt over Art subtotaler, Sumart totaler, samt beregning af Projektsaldi. Art subtotaler: Beskrivelse Fra Til Tekst Rapport Teksten er ledetekst på rapporten Art fra angives Art til angives Der kan her vælges mellem Medarbejdernavn og posteringstekst der kan vælges mellem Projektoversigt og Totalopgørelse Opdateret 25.10.2015 8
SumArt totaler: I øverste blok angives Ledetekst samt hvilken rapport, der er tale om. I nederste blok tilknyttes de ønskede SumArter, der skal summeres på ledeteksten. ProjektSaldi: Projektsaldi benyttes til opsamling af f.eks. saldi for Ferie, Ferie-Fridage og Afspadsering. Der oprettes projekter til dette formål, og projekterne indsættes i ovenstående skærmbillede. Inden udlæsning vil der altid foregå en beregning, så de tal, der sendes til WebReg er opdaterede. Opdateret 25.10.2015 9
Projekt kladde Under Projekt/Dagligt/ Projektkladde/Vælg kladde. Her ligger de data, der er indlæst fra WebReg. Kladden kan nu behandles på vanlig vis og bogføres, så projekterne hele tiden er ajourført. Efter bogføring bør C5 s data synkroniseres til WebReg, så denne tillige er opdateret. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 10
Projekt Arter I projekt Arter er der tilføjet 3 nye kolonner: Ti K W Her markeres såfremt der er tale om timearter. Benyttes bl.a. til opsummering af timer i WebReg samt til detektering af om der er tale om timer i forbindelse med hentning af medarbejderspecifikke priser. Markeres hvis der er tale om befordring (kilometer). Menyttes udelukkende i WebReg til summering af kilometer. Skal arten indgå i WebReg rapporter, skal feltet markeres. Opdateret 25.10.2015 11
Lagerkartotek For at synkronisere lagerdata varenumre til WebReg, skal der markeres i feltet Udlæs (U). Eksempel: Opdateret 25.10.2015 12
WebReg Bruger login Brugeren logger ind vha. oprettede login oplysninger i C5. Brugernavne oprettes og vedligeholdes i C5 s medarbejderkartotek. Indtast brugernavn og password efterfulgt af klik på login. Efter login vises registrer siden for medarbejderen. Såfremt der ligger nye projekter, hvor medarbejderen er tilknyttet, vises projekterne som afventende projekter i bunden af skærmbilledet. Ligledes vises godkendte og bøgførte poster for den valgte dato. Dags dato er som standard valgt, ved login. Der vises udelukkende projekter for den valgte dato, uanset status. Opdateret 25.10.2015 13
Menu Øverst findes menu linien til systemet: Oversigt, Registrer, Projekter samt Godkend. Der skiftes mellem de forskellige sider ved at klikke på de respektive ikoner. Detaljerede beskrivelser af sider samt funktionalitet følger herunder: Registrer Siden åbner med dags dato. Såfremt man ønsker at ændre datoen, skrives datoen enten direkte i dato feltet, eller der klikkes på kalender ikonet, hvorefter dato kan vælges på en kalender. Ideen er at der skal indtastes timer og materialer efter hver dag. Derfor vil det i det daglige ikke være nødvendigt at ændre datoen. Opdateret 25.10.2015 14
Navigering Der kan navigeres på siden vha. musen, tabulator (TAB) tasten, samt på langt de fleste felter på registrer siden, med ENTER tasten. Feltbeskrivelser Datofelt: (Obligatorisk) Manuel dato indtastning eller valg af dato fra kalender symbol. Projekt: (Obligatorisk) Her vælges det aktuelle projekt der arbejdes på. Feltet understøtter direkte indtastning, med indbygget søgefunktion. Findes det indtastede projektnummer i databasen, vil projektnavnet blive vist i feltet. På den måde kan man kontrollere, om det indtastede projektnummer er korrekt. Hvis der indtastes et projekt nummer som ikke findes, kan projektet oprettes i WebReg, ved at trykke ENTER, efter endt udfyldning af feltet. Den indtastede værdi tilføjes til projekt listen, og vælges automatisk til videre udfyldning. De indtastede oplysninger på det manuelt oprettede projekt, gemmes ikke i WebReg, før der trykkes på Gem knappen. Ydelse: (Obligatorisk) Her vælges hvilken ydelse der er udført i forbindelse med det valgte projekt. Ydelse vil som oftest være relateret til timer (typisk arbejdsløn) Feltet understøtter direkte indtastning, med indbygget søgefunktion. Art: (Valgfri men præudfyldes som standard, efter valgte indstillinger) Art giver mulighed for yderligere at specificere hvad der er udført i forbindelse med den valgte ydelse. Dette er eksempelvis typisk brugt når der er specificeret en bestemt type arbejdsopgave, hvor den samme type ydelse, kan afregnes forskelligt, afhængig af opgavens omfang eller indhold. Feltet understøtter direkte indtastning Beskrivelse: (Valgfri) En kort beskrivelse af den valgte ydelse. WebReg indsætter automatisk beskrivelsen af ydelsen, men denne kan også manuelt udfyldes. Timer/Antal: (afhængig af ydelsen - Obligatorisk) Angiv antal/timer forbrugt i forbindelse med den valgte ydelse. Der SKAL angives et antal, ellers kan indtastningen ikke gemmes. Beløb: (Valgfri men præudfyldes hvis der findes en værdi i databasen) Her udfyldes beløbet for den valgte ydelse. WebReg indsætter Opdateret 25.10.2015 15
automatisk beløbet for ydelsen, hvis beløbet findes i C5. Denne kan også udfyldes manuelt. Reference: (Valgfri) Frit tekst felt til angivelse af reference for ydelsen. Ryd felter: Denne knap rydder den aktuelle indtastning for alle felter. Gem: Denne knap gemmer de indtastede oplysninger på det valgte projekt. Søgefelter - generelt: Hvis der udfyldes en værdi i et felt med søgefunktion, som ikke findes, vises Ingen match i feltet. I projekt feltet kan søgeudtrykket tilføjes, som beskrevet under Projektet feltet, ovenfor. Hvis man kender en del af et projekt eller varenummer/beskrivelse kan man indtaste dette i feltet, hvorefter søgefeltet vil vise resultater på en liste under søgningen, med resultater der matcher ens indtastning. Totaler: Under indtastningsfelterne, vises dagens totaler, for timer, kilometer samt produkter. Her er der også mulighed for den enkelte medarbejder at få vist medarbejdersaldi, ved at klikke på Vis medarbejdersaldi, eller skjule medarbejdersaldi efterfølgende, ved at klikke på skjul medarbejdersaldi. Eksempler: Opdateret 25.10.2015 16
Poster: Under totaler, vises dagens afventende, godkendte samt bogførte poster. Afventende poster har man mulighed for at redigerer, eller slette, hvis der er fejl i indtastningen, eller indtastningen ikke er relevant. Dette gøres under Vælg, på rediger/slet ikonerne. Derudover, er der også mulighed for at slette flere valgte poster på en gang, ved at markerer de ønskede poster, og trykke på Slet valgte poster knappen. Eksempel: Afventende poster, er poster der endnu ikke er sendt til C5, og ej heller godkendt i WebReg. Administrator brugeren godkender posterne, og sørger for at de overføres til C5. Godkendte poster figurere for den dato de er godkendte. Godkendte poster kan ikke redigeres i WebReg. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 17
Bogførte poster vises for den dato de er registeret som bogført i WebReg. Bogførte poster kan ikke redigeres i WebReg. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 18
Oversigt I oversigten vises som standard, den pågældende medarbejders time-statistik på ugebasis, samt medarbejderens godkendte poster. Time-statistikken vises i graf form, hvor blå søjler angiver medarbejders normtid, som den er defineret i C5, samt afventende timer, som grøn søjle, godkendte timer, som gul søjle, samt bogførte timer som rød søjle. Til højre for grafen, vises totaler for timer, kilometer samt produkter for den valgte uge. Uge valg foretages i kalenderen, hvor den valgte uge er markeret med grå. Opdateret 25.10.2015 19
Projekter Under projekter i menuen, kan der søges efter alle projekter der er udlæst til WebReg fra C5. Man kan også vælge at få alle projekter vist på én gang. Indtast det ønskede søgeudtryk i søgefeltet og tryk på Søg, for at få returneret alle resultater fra projekt kartoteket. Ved udført søgning, skrives der i søgefeltet, hvor mange resultater der er fundet i databasen, som matcher ens søgeudtryk. (Se eksempler nedenfor.) Derudover vises der også det samlede antal projekter i databasen, på knappen Vis alle projekter. Ved at vælge et projekt nummer fra resultat listen, bringes man til et skærmbillede, hvor projektets stamoplysninger vises. Projektvisningen her, giver også mulighed for at hente en totalopgørelse eller en projekt oversigt i PDF format. Projekt oversigten genererer en liste over alle posteringer på det valgte projekt. Totalopgørelsen genererer en liste over alle posteringer på det valgte projekt, sorteret på arten af den registrerede ydelse. Vinges der af i feltet fakturaspecifikation, inkluderes en udspecificeret fakturaspecifikation i rapporten. Opdateret 25.10.2015 20
Eksempel: Eksempel: Opdateret 25.10.2015 21
Godkend Godkend siden i menuen er for den enkelte medarbejder udelukkende en oversigt over godkendte poster, på de enkelte projekter. Eksempel: Log ud Der kan til enhver tid logges ud af systemet ved at trykke på Log ud knappen Hvis man er logget på systemet, uden at foretage sig noget i 20 minutter, logges man automatisk af systemet igen. Man sendes automatisk til login siden, så man kan logge ind igen. Opdateret 25.10.2015 22
Administrator Administrator login giver adgang til at konfigurere og tilpasse WebReg systemet, under Opsætning, administrerer rettigheder for de oprettede medarbejdere, i WebReg systemet, under Medarbejder, samt at sende godkendte poster til C5, under Godkend. Når der logges ind som administrator starter man på Godkend siden. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 23
Under Medarbejder, kan der angives rettigheder og startside for den enkelte medarbejder Eksempel: Her kan vælges om den enkelte medarbejder skal registrerer dagligt, eller ugentligt, samt om medarbejderen har rettigheder til at lave registreringer, eller kun læse rettigheder på eksisterende poster, og ikke oprette nye. Der kan også vælges hvilken side man ønsker at starte på når der logges ind. Registrer siden vælges som standard for alle oprettede medarbejdere. Under opsætning, er der mulighed for at indstille visning for den inkluderede funktionalitet WebReg systemet. Eksempel: Funktionsbeskrivelse - opsætning Opdateret 25.10.2015 24
Farver: Grønne felter er funktionalitet der er aktiveret i WebReg. Røde felter er funktionalitet der er slået fra i WebReg. Nogle indstillinger kan ikke være aktiv på samme tid med andre f.eks. Søg ydelser på nummer, kan ikke være aktiv samtidig med Søg ydelser på tekst. Skiftes denne funktionalitet fra at søge på nummer, til tekst, vil søg på nummer automatisk blive slået fra, og knappen bliver derfor rød. Vis ydelsesliste ved registrering (standard: slået til) Vælg om feltet ydelser skal vises ved registrering. Vis art ved registrering (standard: slået til) Vælg om feltet art skal vises ved registrering. Brug tidsregistrering i forbindelse med art (standard: slået fra) Vælg om registreringen skal foretages på art frem for ydelse. Aktivering af denne giver mulighed for at definere til og fra tid på ydelsen (hvis der er tale om en tidsbaseret ydelse/art) Vis beløbsfelt (standard: slået til) Vælg om beløbsfeltet skal vises ved registrering. Vis referencefelt (standard: slået til) Vælg om referencefeltet skal vises ved registrering. Vis notatfelt (standard: slået fra) Vis som notatfeltet skal vises ved registrering. Vis projektnavn i projektlisten (standard: slået fra) Vælg om der skal vises projektnavn i projektlisten, frem for søgenavn. Vis søgenavn i projektlisten (standard: slået til) Vælg om der skal vises søgenavn i projektlisten, frem for projektnavn. Ekskluder projekter Vælg projekter der er udlæst til WebReg, som der ikke skal kunne registreres på/vises i projektlisten. Søg ydelser på nummer (standard: slået til) Vælg om der skal søges på ydelsesnummer frem for ydelsestekst. Søg ydelser på tekst (standard: slået fra) Vælg om der skal søges på ydelsestekst frem for ydelsesnummer. Eksempel på kvitteringsmail: Kvittering fra XX A/S Opdateret 25.10.2015 25
DANSK SUPERMARKED A/S BJØDSTRUPVEJ 18 8270 HØJBJERG Tlf.: 89303047 Projekt nummer: 1352 Klar meldte Poster Dato Varenr Tekst Antal C5 Poster Dato Varenr Tekst Antal 29.07.99 Faktura: 68 0,00 28.08.99 Akkordoverskud 0,00 28.07.99 90010 Akkordløn 46,00 26.07.99 31025 Alu-rør firk. 40x20x2,0 mm 14,30 26.07.99 90010 Kørselsløn 10,00 12.08.99 70301 6x25 mm Stålsætskrue El-z 20,00 12.08.99 10511 Strip 360 x 4,8 mm SORT 15,00 12.08.99 10080 Terylinesnor ø4,0 mm hvid 22,00 12.08.99 10143 Trækbøsfors.plast 25 mm 1,00 12.08.99 70515 10x110 mm Stålbolt El-z 1,00 12.08.99 70640 10 mm Møtrik El-z 1,00 12.08.99 13000 Overføringslim 19mm 3,00 12.08.99 10120 Wirelåse 1/8" galvaniseret 11,00 12.08.99 70819 3,9 x 13 mm Selvbor Panh. El-z 9,00 12.08.99 10510 Strip 200x4,8mm SORT UV-stabil 25,00 12.08.99 70811 6x40 mm Franske skrue El-z 6,00 12.08.99 70813 8x60 mm Franske skrue El-z 6,00 12.08.99 70812 6x50 mm Franske skrue El-z 20,00 12.08.99 70340 6x90 mm Stålbolt El-z 5,00 12.08.99 70610 6 mm Møtrik El-z 45,00 12.08.99 10058 Afstandsbøsn.f.vendehjul 16,0 6,00 12.08.99 10057 Afstandsbøsn.f.vendehjul 20,5 2,00 12.08.99 70433 8x80 mm Unbraco 12.9 2,00 12.08.99 70620 8 mm Møtrik El-z 2,00 12.08.99 70700 8 mm Nylon Ravplugs 8,00 12.08.99 70702 10 mm Nylon Ravplugs 6,00 Opdateret 25.10.2015 26
Eksempel på Færdigmeldingsmail: Færdigmeld Projekt 1352 DANSK SUPERMARKED A/S BJØDSTRUPVEJ 18 8270 HØJBJERG Tlf.: 89303047 Projekt nummer: 1352 Klar meldte Poster Dato Varenr Tekst Antal C5 Poster Dato Varenr Tekst Antal 29.07.99 Faktura: 68 0,00 28.08.99 Akkordoverskud 0,00 28.07.99 90010 Akkordløn 46,00 26.07.99 31025 Alu-rør firk. 40x20x2,0 mm 14,30 26.07.99 90010 Kørselsløn 10,00 12.08.99 70301 6x25 mm Stålsætskrue El-z 20,00 12.08.99 10511 Strip 360 x 4,8 mm SORT 15,00 12.08.99 10080 Terylinesnor ø4,0 mm hvid 22,00 12.08.99 10143 Trækbøsfors.plast 25 mm 1,00 12.08.99 70515 10x110 mm Stålbolt El-z 1,00 12.08.99 70640 10 mm Møtrik El-z 1,00 12.08.99 13000 Overføringslim 19mm 3,00 12.08.99 10120 Wirelåse 1/8" galvaniseret 11,00 12.08.99 70819 3,9 x 13 mm Selvbor Panh. El-z 9,00 12.08.99 10510 Strip 200x4,8mm SORT UV-stabil 25,00 12.08.99 70811 6x40 mm Franske skrue El-z 6,00 12.08.99 70813 8x60 mm Franske skrue El-z 6,00 12.08.99 70812 6x50 mm Franske skrue El-z 20,00 12.08.99 70340 6x90 mm Stålbolt El-z 5,00 12.08.99 70610 6 mm Møtrik El-z 45,00 12.08.99 10058 Afstandsbøsn.f.vendehjul 16,0 6,00 12.08.99 10057 Afstandsbøsn.f.vendehjul 20,5 2,00 12.08.99 70433 8x80 mm Unbraco 12.9 2,00 12.08.99 70620 8 mm Møtrik El-z 2,00 12.08.99 70700 8 mm Nylon Ravplugs 8,00 12.08.99 70702 10 mm Nylon Ravplugs 6,00 Opdateret 25.10.2015 27
Tilkøbsmuligheder: Lager Bestilling Lager bestilling siden, giver den enkelte medarbejder mulighed for at bestille/registrere materialer til aktuelle projekter, fra lokationer, defineret i C5. Dette kunne f.eks. være hovedlager, sekundært lager på anden adresse, eller biler. Ved valg af lager bestilling i menuen, vises de bestillinger, som medarbejderen har foretaget på åbne projekter. Hvis medarbejderen ikke har foretaget nogen bestillinger, vil listen være tom. Sidens funktionsknapper er placeret i bunden af siden, hvor man har mulighed for at oprette nye bestillinger, redigere eksisterende bestillinger, slette eksisterende bestillinger, samt sende indtastede bestillinger. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 28
Funktionsbeskrivelse Ny bestilling Under ny bestilling, udfyldes hvilken lokation materialerne tages fra, hvilket projekt de skal knyttes til, materialernes varenummer, antal, samt hvilken modtager der er på bestillingen. Dialogen udfyldes, og der trykkes Gem i bunden, for at gemme bestillingen, eller Fortryd, for at annullere bestillingen, hvorefter dialogen lukkes automatisk. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 29
Rediger Ved at markere en bestilling på listen, aktiveres knapperne Rediger samt Slet. Ved Rediger, åbnes bestillingsdialogen, med præudfyldte felter, efter det projekt man har markeret, hvorefter man har mulighed for at redigere den eksisterende bestilling. Vælg Gem i bunden for at gemme eventuelle ændringer, eller Fortryd for at annullere ændringen, og vende tilbage til oversigten over lager bestillinger. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 30
Slet Ved at markere en bestilling på listen, aktiveres knapperne Rediger samt Slet. Ved Slet, åbnes bestillingsdialogen, med præudfyldte felter, efter det projekt man har markeret, hvorefter man har mulighed for at slette den eksisterende bestilling. Vælg Ja i bunden for at slette bestillingen, eller Nej for at annullere sletning, og vende tilbage til oversigten over lager bestillinger. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 31
Send bestilling Ved at vælge send bestilling, kan man sende alle indtastede bestillinger tilbage til C5 evt. sammen med en besked til bestillingen. Tryk på Send, for at sende bestillingen, eller tryk Fortryd, for at vende tilbage til oversigten. Eksempel: Opdateret 25.10.2015 32