Delpolitik for: Studieledelse / studieadministration Tidspunkt for ikrafttræden: 17. januar 2008. 1.0 Formål Gennem etablering af en delpolitik for studieledelse / studieadministration at synliggøre og sikre en fortsat positiv udvikling af universitetets indsats på det studieledelsesmæssige og det studieadministrative plan. Gennem etablering af fælles standarder og guidelines for studieledelse / studieadministration at sikre, at universitetets indsats i forhold hertil indeholder nogle grundelementer, der medvirker til en succesfuld gennemførelse af uddannelsen for den studerende. I sidste ende vil de, der skal ansætte færdiguddannede kandidater fra universitetet og dermed samfundet som helhed, få gavn af kandidater med relevante redskaber, kontakter og kompetencer i forhold til det arbejdsliv, der følger efter en universitetsuddannelse. 2.0 Proces 2.1 Ansvarlig for udarbejdelse og godkendelse Syddansk Universitets ledelse efter indstilling fra kvalitetsudviklingsrådet KUR-U 2.2 Ansvarlig for implementering Ansvarlige for implementering fremgår specifikt for hvert delelement 2.3 Opfølgning - dokumentation Kvalitetsudviklingssekretariat efter beslutning i KUR-U og med koordinering via studieadministrativ koordineringsgruppe SAK 2.4 Stillingtagen til revision Kvalitetsudviklingsrådet tager stilling til eventuel revision efter to år fra tidspunkt for ikrafttræden 3.0 Elementer, standarder, guidelines og indikatorer Studieadministration i denne delpolitik vedrører den praktiske tilrettelæggelse af studiet, herunder administrativ understøttelse af den studerendes gennemførelse af studiet i form af offentliggørelse af nødvendig information og svar på henvendelser vedrørende studiets gennemførelse. 1
3.1 Årets gang i studieadministrationen 3.1.1 Standard Der udarbejdes en plan for årets gang i studieadministration, hvor de studieadministrative opgaver inkl. den tidsmæssige placering kort beskrives. Fakultetets regler skal indarbejdes heri. Formålet med oversigten er at synliggøre de administrative opgaver for alle involverede parter (administrative medarbejdere, undervisere m.fl.). at sikre en planlægning, der så vidt muligt afstemmes med såvel medarbejdernes som de studerendes behov. Planen kan udarbejdes på dansk og/eller engelsk afhængig af behov og skal være offentligt tilgængelig. 3.1.2 Guidelines Planen skal omfatte arbejdsopgaver af relevans for planlægning og tilrettelæggelse af studierne. Planen skal angive arbejdsopgavernes tidsmæssige placering, procedurer for deres udførelse samt arbejds- og ansvarsfordeling på funktionsniveau. Studienævnene inddrages i udarbejdelsen af planen. Planen kan omfatte følgende: Praktisk tilrettelæggelse af undervisning F.eks. skemalægning, lokalebooking, semesterplan/læseplan (web), rekvirering af fastlærere, holdlister/blackboard. Praktisk tilrettelæggelse af eksamen F.eks. lokalebooking, rekvirering af censorer, eksamenspensum (offentliggørelse etc.), eksamensplaner (offentliggørelse etc.). Kvalitetssikring og udvikling af uddannelse F.eks. ajourføring af studieordninger/fagbeskrivelser, undervisningsevaluering. 3.1.3 Indikatorer Der foreligger en plan for Årets gang i studieadministration. 3.1.4 Ansvar Hovedansvarlig for udarbejdelse af plan for Årets gang i studieadministration : Udpeges af dekanen. 3.2 Kvalitet i sagsbehandlingen vedrørende studiegennemførsel 2
3.2.1 Standard Der skal sikres kvalitet i sagsbehandlingen, således at: de studerendes retssikkerhed til enhver tid garanteres der hersker åbenhed om sagsgange og ressourcepersoner der deles relevant viden om formelle forhold vedrørende forskellige typer af sagsbehandling Formålet er at styrke den enkelte sagsbehandler fagligt og forbedre oplevelsen af kvalitet. 3.2.2 Guidelines Henvendelser fra studerende: Universitetet / fakultetet samt de respektive studiesekretariater sikrer, at der på hjemmesiden offentliggøres (inkl. links til ansøgningsskemaer), hvor den studerende skal henvende sig ved indgivelse af diverse ansøgninger og klager, og hvilke frister, der er gældende. Den studerende modtager senest 10 hverdage efter henvendelsen, dog 20 hverdage i ferieperioder (juli og august) svar på henvendelsen svar på henvendelsen eller besked om, hvornår henvendelsen forventes behandlet. Svaret kan foregå via de studerendes SDU-mail. Den studerende holdes løbende informeret om sagens forløb. Hvis der er offentliggjort en forventet sagsbehandlingstid, holdes den studerende orienteret, hvis sagsbehandlingstiden overskrides. Såfremt der ikke er offentliggjort en forventet sagsbehandlingstid, holdes den studerende orienteret, hvis sagsbehandlingen trækker ud over en måned. Der skal foreligge skriftlige afgørelser efter forvaltningslovens bestemmelser. Studienævnsmøder: Mødedatoer for studienævnsmøder offentliggøres senest en måned inden mødets afholdelse. Dagsordener, godkendte referater og plan for årets mødeaktivitet skal være tilgængelige på relevant hjemmeside. Videndeling: Universitetet skal sikre, at der sker en deling af viden og erfaring på tværs af fakulteter blandt de personer, der forestår sagsbehandling i studieadministrationen. Dette kan f.eks. ske ved netværksdannelse, erfagrupper, sidemandsoplæring etc. 3.2.3 Indikatorer Henvendelser fra studerende: at det fremgår af hjemmeside, hvor man skal henvende sig. Studienævnsmøder: At mødedatoer, dagsordener og godkendte referater fremgår af hjemmeside. Videndeling: At universitetet udarbejder en plan for hvordan viden om og erfaring med studieadministration spredes i organisationen. 3.2.4 Ansvar Hovedansvarlige er: Henvendelser fra studerende: Studiechef (offentliggørelse), fakultetssekretær (sagsbehandling). Studienævnsmøder: Studienævnsformand. Videndeling: Universitetsdirektør 3
3.3 Gennemførselsvejledning 3.3.1 Standard Dette element indeholder politik for vejledning af den studerende i relation til studieordningen for uddannelsen og den lovgivning, herunder regler og beslutninger, der vedrører studiet. Standarden vedrører ikke den faglige/akademiske vejledning, som undervisere giver i forbindelse med undervisning og udarbejdelse af opgavebesvarelser. Udgangspunktet er, at vejledningen skal være kvalificeret og tage udgangspunkt i den enkelte studerende eller i grupper af studerendes behov. 3.3.2 Guidelines Vejledningen kan gives personligt, telefonisk, på mail eller som selvvejledning gennem tekster og links på universitetets website. Universitetet skal have en strategi for vejledning. Vejledning gives i overensstemmelse med denne strategi. Alle institutter bør sikre, at alle medarbejdere kender vejledningsuniverset, der er en del af den fastlagte strategi for vejledning, og som er tilgængeligt på universitetets website. Det skal være overskueligt for den studerende, hvor han eller hun kan få vejledning om et konkret emne. Ved henvendelse med et vejledningsbehov tilstræbes det, at den studerende skal kunne få fastlagt en aftale om vejledning senest 1 uge efter henvendelsen. Alle medarbejdere med informations- og vejledningsopgaver over for de studerende kender deres begrænsning i viden og kompetencer og kender alle relevante henvisningsmuligheder. 3.3.3 Indikatorer Alle faglige vejledere har været gennem Undervisningsministeriets grundkursus for vejledere eller lignende senest 6 måneder efter ansættelse. Alle faglige vejledere har deltaget i Studiekontorets introduktionskursus for nye faglige vejledere senest 1 år efter ansættelse. Alle faglige vejledere deltager i vejledningsfaglige fora, f.eks. temadage arrangeret af VejledningsCentret. Fastansatte vejledere tilbydes mulighed for at tage dele af eller hele diplomuddannelsen i vejledning eller tilsvarende. Universitetet har en strategi for vejledning samt en plan for implementering og opfølgning på denne. 4
På universitetets website findes der altid en samlet oversigt over vejledningstilbud på alle campusser. Oversigten tager udgangspunkt i de forskelligartede problemer, den studerende kan have. 3.3.4 Ansvar Hovedansvarlig for, at der findes en strategi for vejledning og at der følges op på denne: Universitetets ledelse. Ansvarlig for opfyldelse af de enkelte mål i strategien fremgår af denne. Hovedansvarlig for, at der findes en samlet oversigt over vejledningstilbud: Studiechefen. Fakulteterne, institutterne og studierne er ansvarlige for at lægge information ud og opdatere denne vedr. vejledningsmuligheder på deres område. Ansvarlig for, at den enkelte medarbejder kender visiteringsmuligheder på universitetet: Institutlederen. Ansvarlig for kompetenceudvikling af medarbejdere med vejlederopgaver, herunder deltagelse i kurser: Den ansvarlige chef (dekan eller institutleder). 3.4 Information til og kommunikation med de studerende 3.4.1 Standard At alle studerende har rettidig adgang til relevant og nødvendig information om deres studieforløb på deres eget studium. 3.4.2 Guidelines Såfremt der udbydes internationale programmer, skal information så vidt muligt være tilgængelig på engelsk. Relevant og nødvendig information om studieforløbet er blandt andet: Information fra studienævn Studieordninger Læseplaner Eksamensplaner og -regler Fagudbud Procedurer for afvikling af og vejledninger i forbindelse med forløb, der kører på andre måder end som almindelig undervisning Deadlines for obligatoriske tilmeldinger og eventuelle afmeldinger Skemaer til obligatoriske tilmeldinger og afmeldinger Regler og procedurer for dispensationer og merit Muligheder og retningslinjer for valg af tilvalg og kandidatuddannelse Vejledningstilbud (websitet) Der skal være en fælles standard for universitetet for, hvor relevant og nødvendig information om den studerendes studieforløb ligger på universitetets website. 5
Der skal være en fælles standard for hvilken information, der skal være tilgængelig på websitet om hver enkelt uddannelse. Al kommunikation foregår elektronisk i det omfang, det er lovligt. Hvert fakultet udarbejder en politik for, på hvilken måde forskellige typer information distribueres til de studerende i det omfang, der ikke er tale om information, der er dækket af universitetets overordnede standard. Her tænkes på, om informationen distribueres via e-mail, inter-/intranet, på Black Board i form af et adminstrativt fag eller et community eller på anden måde. Ved elektronisk kommunikation med de studerende anvendes udelukkende de studerendes SDUmailadresse. Informationsmateriale vedrørende valg af studieretninger, valgfag og lignende skal gøres tilgængelig, så den studerende har mulighed for at orientere sig om fag og studieretninger, inden en ansøgning skal sendes til studienævnet. Der skal være information om valg af tilvalg og kandidatuddannelse tilgængelig på websitet, og universitetet skal en gang om året afholde informationsarrangement om dette. 3.4.3 Indikatorer Der er en fælles standard for universitetet for, hvor studierelevant information ligger på universitetets website. Der er en fælles standard for indhold i information om de enkelte uddannelser. Der er information om valg af tilvalg og kandidatuddannelse tilgængelig på websitet, og studierne stiller vejledere eller andre til rådighed for det informationsarrangement, universitetet afholder hvert forår om emnet. Hvert fakultet har en politik for, på hvilken måde forskellige typer information distribueres til de studerende i det omfang, der ikke er tale om information, der er dækket af universitetets overordnede standard. Der er en tidsplan for seneste dato for offentliggørelse af studierelevant information. 3.4.4 Ansvar Ansvarlig for fælles standard for studierelevant information på web: Studiechefen. Ansvarlig for det enkelte fakultets politik for, på hvilken måde forskellige typer information distribueres til de studerende: Dekanen. 6
3.5 Lokalefordeling 3.5.1 Standard Der udarbejdes en plan for hver campusby, der beskriver procedurer, vilkår og relevante tidsfrister for tildeling af lokaler til brug for hhv. undervisning og eksamen. Planene tages løbende op til revision. Formålet er, at de lokaler, der er til rådighed, til enhver tid udnyttes fleksibelt og optimalt. 3.5.2 Guidelines Der kan udarbejdes grundlæggende retningslinjer for brugen af lokaler, f.eks. at der skemalægges undervisning hele dagen, også på ydertidspunkterne. Lokalerne kan fordeles forholdsmæssigt i henhold til udarbejdede prognoser. Ved tildeling af lokaler skal det så vidt muligt sikres, at fakulteterne tildeles lokalerne i samme område af universitetet og så tæt ved de faglige miljøer som muligt. Det skal sikres, at lyd- og lysforhold er optimale, og at lokalestørrelsen afstemmes med antallet af studerende. 3.5.3 Indikatorer Der foreligger en plan for lokalefordeling. 3.5.4 Ansvar Udarbejdelse af eventuelle prognoser: Studielederen. Kontrol af lokalernes udnyttelsesgrad: Serviceafdelingen / Studieservice. Udarbejdelse af procedurer incl. tidsfrister: Serviceafdelingen / Studieservice. 3.6 Ledelsesinformation - studiestatistik 3.6.1 Standard Der udarbejdes en gang årlig en opdateret forløbsanalyse for hver enkelt bachelor-, professionsbachelor-, kandidat- og master-uddannelse. Der udarbejdes to gange årligt - efter de to halvårlige indberetninger til ministerierne - en økonomisk opgørelse over optjente STÅ for heltidsuddannelse til brug for fakulteterne. Der udarbejdes en gang årligt ansøgnings og optagelsesstatistik samt statistik over udmeldte studerende, inklusive ophørsårsager. 7
3.6.2 Guidelines Formålet med forløbsanalyserne er at frembringe relevant ledelsesinformation til studieledere og studienævn - herunder at belyse, hvordan de studerende klarer sig på studiet samt identificere i hvilke semestre, de studerende afbryder deres studium. Forløbsanalysen indeholder standardelementer, der er ens for alle fakulteter. Analysen indeholder desuden information om status på studiet, dvs. hvorvidt en studerende har afsluttet uddannelsen, fortsat er aktiv eller har afbrudt uddannelsen. Derudover indeholder analysen information om førsteårsprøverne (på bachelor-niveau) samt eksamensstatistik. De økonomiske oversigter vil angive STÅ-optjeningen på henholdsvis de forskellige uddannelser, og pr. administrativ enhed/institut. Ved opgørelsen i foråret udarbejdes tillige en prognose for resten af året ligeledes pr. institut. Den tilhørende uddannelsesbevilling beregnes ud fra finanslovens gældende takster. Derudover foretages til brug for fakulteterne løbende, vejledende økonomiske udtræk fra STÅ-journalen pr. institut. Ansøgningsstatistikken foreligger midt i juli indeholdende information omkring antallet af ansøgere til de enkelte uddannelser. Desuden hvilken prioritet ansøgerne har søgt Syddansk Universitet på, regional tilknytning, nationalitet, dimissionsalder, alder, køn, kvotient og adgangsgrundlag, og speciel fokus på de uddannelser med forholdsvis små ansøgningstal og nye uddannelser. Optagelsesstatistikken udarbejdes ca. d. 28.7. indeholdende information omkring antallet af ansøgere, der har fået tilbudt en studieplads på Syddansk Universitet igennem den koordinerede tilmeldings 1. runde. Derudover indeholder den informationer om regional tilknytning, nationalitet, dimissionsalder, alder, køn, kvotient og adgangsgrundlag. 3.6.3 Indikatorer At der foreligger en plan for, hvad en forløbsanalyse indeholder, samt at der foreligger en plan for implementering af standarden som helhed. 3.6.4 Ansvar Hovedansvarlig: Studiechefen 8