DUBU referencegruppemøde - referat 7. maj 2013
Dagsorden Kl. 10.00-10.15 Kl. 10.15-10.45 Kl. 10.45-12.00 Kl. 12.00-12.45 Kl. 12.45-13.15 Kl. 13.15-14.15 Kl. 14.15-14.30 Velkomst v/janni Bormann Status på videreudviklingsønsker fra sidste møde v/bo Gottschalck & Christina Knudsen Præsentation af videreudviklingsønsker v/bo Gottschalck & Sanne Philipsen Frokost Præsentation af videreudviklingsønsker v/bo Gottschalck & Sanne Philipsen Prioritering af videreudviklingsønsker v/bo Gottschalck & Sanne Philipsen Evt. og afrunding v/janni Bormann 2 8.7.2013 DUBU
Velkomst og deltagere Deltagere: Afbud: Gunhild Kirkmand, Egedal Kommune, afdelingsleder Dorthe Bonjet, Faaborg-Midtfyn, souschef Keld Vejen Hansen, Faaborg-Midtfyn, souschef Jette M. Petersen, Guldborgsund Kommune, teamleder Peter Brügge, Randers Kommune, distriktsleder Jeanette Bruun Madsen, Roskilde Kommune, specialkonsulent Anders Schøler Kollin, Skanderborg Kommune, udviklingskonsulent Ditte Ehrenreich, Socialstyrelsen, chefkonsulent Andrey Lukyanov, Socialstyrelsen, ICS-konsulent Hanne Gøttrup, KL, chefkonsulent Morten Sejerøe, IBM, forretningsudvikler Bodil Fonnes, IBM, projektleder Christina Knudsen, KOMBIT, projektleder Janni Bormann, KOMBIT, konsulent Bo Gottschalck, KOMBIT, it-konsulent Sanne Philipsen, KOMBIT, projektkonsulent Anne-Marie Storgaard, Faaborg-Midtfyn, souschef Peter Mikael Andreasen, Rebild Kommune, centerchef Dan Holmgreen, Social- og Integrationsministeriet, souschef 3 8.7.2013 DUBU
Status for videreudviklingsønsker Siden sidst er følgende sat i drift: Release 1.6.2 den 21. september 2012: Fase 2 (eboks), 15 fejl/ønsker, herunder redesign af den børnefaglige undersøgelse. Release 1.7 den 2. november 2012: Fase 2 (ESDH) og 5 mindre fejl. Rettelser i december 2012 ift. BFU og indsatser. Release 1.7.1 den 18. januar 2013: 32 mindre fejl/ønsker. Release 1.8 den 8. marts 2013: 17 mindre fejl/ønsker. Release 1.8.1 den 26. april 2013: Oversendelse af sag og 10 mindre fejl/ønsker. 4 8.7.2013 DUBU
Videreudvikling hvor er vi henne? Vi arbejder pt. med følgende større ændringsønsker: ESDH integration Handleplan Ændring i aktivitetstyper og undertyper jf. vejledning Understøttelse af Internet Explorer 9 og 10 Ændringer til økonomiintegrationen Udskrivning af bilag ifm. aktindsigt Ønsker fra seneste referencegruppemøde Fase 3 Medio 2013 Økonomi og ledelsesrapporter Release 1.9 Ikke fastlagt Fejlrettelser og mindre ÆØ Release 1.10 Ikke fastlagt Fejlrettelser og mindre ÆØ Fase 4 Ultimo 2013 Statens arkiver 5
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Superbrugere/lokal administratorer skal have mulighed for at fjerne (ikke slette) aktiviteter og dokumenter fra DUBU. (Sager og personer skal ikke kunne fjernes). Der vil være brug for nogle minimumstjek i forhold til afhængigheder inden man får lov at fjerne, fx om der ligger et dokument på aktiviteten der fjernes. Begrundelser for at fjerne kan være: fejlagtigt oprettet lagt på en forkert sag 6 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Mor til ufødt barn tilføjes som kolonne på sagslisten. CPR abonnement skal automatisk lukkes, når sagen lukkes. Ift. evt. abonnementer på andre i barnets netværk på sagen, skal der inden disse lukkes tjekkes at disse ikke indgår i andre sager. I blanket ICS 110 ændres De sociale myndigheder til [kommunens navn]. 7 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Deling af personer på tværs af kommuner understøttes mere elektronisk. Evt. via bestillingsknap i DUBU. Der ønskes en automatisering af adgang til oplysninger om personer i en anden kommune, så den anmodende kommune selv kan oprette sin egen sag på personen. Der ønskes ikke adgang til sager. Herefter kan afgivende kommune modtage et advis eller en mail om at en person fra en kommune har indhentet personoplysninger om den-og-den person. Hvis ikke muligt kan pop-up en alternativt indeholde kontaktdata på sagsbehandleren i den anden kommune. 8 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Tilføjelse af afkrydsningsfelter på aktivitetstypen Afgørelse og undertyperne Samvær og kontakt samt Børn og ungeudvalget. Der skal arbejdes både omkring design- og indholdsændringer til samvær og kontakt. Der mangler flg. i type: Afgørelse - undertype samvær og kontakt: - overvåget samvær, 71, stk. 3, 1. pkt. Og flg. i type: Afgørelse - undertype Børn og ungeudvalget: - almindelig genbehandlingsfrist 1 år (ikke anbragt inden for det seneste år), 62, stk. 1 - almindelig genbehandlingsfrist 2 år (anbragt inden for det seneste år), 62, stk. 2 - forkortet genbehandlingsfrist, 62, stk. 3, 2. pkt. 9 8.7.2013
10 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Fanebladet Bilag inde på aktiviteten vises som det er nu altid default i stedet for flere oplysninger. I det brugerne meget nødig skulle overse muligheden for yderligere oplysninger, ønskes en funktionalitet, som sikrer at brugeren ser at der er mulighed for at indtaste yderligere. Det kunne f.eks. være at samle de to faneblade til et. 11 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Møde/samtale og undertypen børnesamtale. Følgende felter skal slettes: Kommentarer barnet (dette kan stå i notatfeltet) Kommentarer forældre (da dette er en børnesamtale) De sidste to datoer. Socialstyrelsen har intet at indvende overfor fjernelsen af felterne. 12 8.7.2013
13 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Ændring af DUBU, så det er udslagsgivende underretning/1. gangshenvendelse, som danner udgangspunkt for den 4 måneders frist for udførsel af den børnefaglige undersøgelse modsat i dag, hvor de 4 måneder tæller fra man trykker Opret børnefaglig undersøgelse. Man skal kunne indikere hvilke underretninger/1. gangshenvendelser (af dem på sagen), som er aktuel i forhold til en specifik børnefaglig undersøgelse, så data mappes korrekt til blanketten. F.eks. kan der komme en liste med underretninger/1. gangshenvendelser, hvorfra behandleren kan vælge den udslagsgivende. Datoen for denne mappes så som gældende, både i DUBU og i OPA. 14 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Forskel på forældrebetaling og egenbetaling. I dag er der alene et felt, som hedder egenbetaling på indsatsfanebladet, men der skal også være et felt, som hedder forældrebetaling. Der er nogle beregningsregler for dette, jf. vedhæftede dokument. Det vil være fint om dette kan automatiseres. Evt under indsats eller også under aktivitetstypen Afgørelse og en ny undertype Forældrebetaling eller direkte under indsats. 15 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Mulighed for at oprette en brugerprofil med brugere, som kun har læseadgang. (Kommunale medarbejdere indenfor egen kommune). I udgangspunktet ønskes en case worker adgang, men mulighederne for differentieret afgang skal diskuteres. 16 8.7.2013
Ændringsønsker igangsat siden sidste møde Mulighed for at kunne foretage en søgning med CPR numre, der indeholder en bindestreg. Alternativt oplysning til brugeren. OG Søgninger skal default ikke være case sensitive. Funktionalitet f.eks. svarende til at ~LIKE er defaultværdi i søgninger. Det vil være fint at case sensitive søgninger også er mulige, men de vil kun sjældent være relevante. 17 8.7.2013
Dagens opgave - Videreudviklingsønsker Baggrundsinformation Prioritering af superbrugere på superbrugernetværksmøderne i april Der var i alt 66 videreudviklingsønsker De ca. 120 superbrugerne prioriterede på følgende måde: 2 komplekse 4 middel 4 simpel 20 videreudviklingsønsker er udvalgt til at blive diskuteret i referencegruppen 5 komplekse 7 middel 8 simple 18 8.7.2013
Dagens opgave - Videreudviklingsønsker Processen Gennemgang af de 20 videreudviklingsønsker 1) Præsentation af videreudviklingsønsket 2) Diskussion af hvad dette har af påvirkning for a) Sagsbehandleren (f.eks. for arbejdsgangene) b) Lederen (f.eks. for lederinformationen) 3) Andre overvejelser 19 8.7.2013
Dagens opgave - Videreudviklingsønsker Opgave for referencegruppen Referencegruppen skal prioritere de 20 videreudviklingsønsker der har fået flest stemmer af superbrugerne Referencegruppen skal sammen blive enige om: 1 kompleks 3 middel 4 simpel 20 8.7.2013
Kompleks
K-1: Elektronisk udfyldelse af statusudtalelse Beskrivelse Mulighed for at det bliver muligt at udfylde ICS 120 statusudtalelse elektronisk af dem, der ofte udfylder den (dagtilbud, skoler, sundhedstjenesten), og at teksten automatisk kan overføres til DUBU og hvor relevant den børnefaglige undersøge. I dag bruger sagsbehandlerne en del tid på at klippe/klistre fra statusudtalelsen til DUBU. Institutionerne kunne få en digital signatur, som den kunne benytte, og at skemaet var udformet a la BF-skærmbilleder. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 34 Referencegruppe-stemmer: 0
K-2: Integration fra e-mail til DUBU Beskrivelse Vi foreslår at der laves en "DUBU knap" i Outlook, der automatisk overfører en udvalgt mail til den relevante sag i DUBU. Når der trykkes på "DUBU knappen" åbnes en boks, hvor man skal indtaste cpr. nr og aktivitet, således at mailen kobles på sagen. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 32 Referencegruppe-stemmer: 0
K-3: Vis udskrift ifm. blanketterne i DUBU Beskrivelse Funktionalitet, som hedder vis udskrift i forbindelse med rapporterne i DUBU ønskes, særligt handleplan, BFU, aktindsigtsrapport og journalrapport, så man ad hoc kan se udskriften uden at generere en aktivitet med en rapport på. Det skal være muligt at printe den viste udskrift. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 16 Referencegruppe-stemmer: 2
K-4: Barnets netværk/familie versus bopæl og automatisering af dette Beskrivelse Familieskærmfanen i DUBU automatiseres, så familien automatisk bliver tilføjet enten med udgangspunkt i bopælsadressen for barnet, biologisk familie eller en kombination af disse to. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 16 Referencegruppe-stemmer: 1
K-5: Alle udbetalinger sker i DUBU Beskrivelse Mulighed for at foretage pengeanvisninger og bogføre udbetalingerne i DUBU. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 6 Referencegruppe-stemmer: 3
Middel
M-1: Print af en enkelt notat på aktivitetsfanebladet Beskrivelse Der er et stort behov for at kunne printe et enkelt journalnotat/aktivitet ud ved at implementere en printknap på aktivitetslisten. Udskrift ved brug af "Udskriv" i Menuen er ikke læsevenlig. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 53 Referencegruppe-stemmer: 4
29 8.7.2013
M-2: Søskende oprettes automatisk i hinandens netværk Beskrivelse Når der er sager på flere børn i en familie og man på det første barn opretter de andre børn som søskende i barnets netværk, ville det være rart, hvis de automatisk blev oprette i de andres netværk som søskende, så det kun skulle oprettes en gang. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 36 Referencegruppe-stemmer: 3
M-3: Automatisk generering af journalrapport Beskrivelse I forbindelse med lukning af en sag, er vi blevet anbefalet at generere en journalrapport mhp. at den er tilgængelig, såfremt der efter lukning søges aktindsigt, oplysninger til ankestyrelsen mv. Vi kunne tænke os at det blev genereret automatisk på sagen ifm. at man lukker den. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 31 Referencegruppe-stemmer: 4
M-4: Automatisk flytning af ikke-udførte opfølgningsaktiviteter ved overflytning af sag til ny rådgiver Beskrivelse Når man flytter en sag fra en rådgiver til en anden, så ønsker vi, at ikke udførte opfølgningsaktiviteter automatisk overføres til den nye rådgiver. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 24 Referencegruppe-stemmer: 5
M-5: Advis Beskrivelse Vi ønsker det muligt altid at kunne slette adviser også dem der har været udført i over en uge. Dette skyldes at når sagsbehandlere har været fraværende i over en uge kan de eksempelvis ikke slette adviser når andre har arbejdet i deres sager. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 23 Referencegruppe-stemmer: 1
M-6: Aktindsigt for "far," "mor" og "alle" Beskrivelse Ønske om muligheden for kun at hakke aktindsigt af ved f.eks. mor far og alle. Dette begrundes med, at psykologsamtaler med f.eks. mor ift. en given sag muligvis ikke vedrører barnet, hvorfor barnet ved det 18.år ikke skal have mulighed for at have aktindsigt i dette. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 20 Referencegruppe-stemmer: 1
M-7: "Generer rapport" knap inde i aktiviteten Beskrivelse Det vil give et bedre arbejdsflow at der som nu oprettes aktivitet, skrives notat og at der inde på aktiviteten kan genereres det tilhørende brev uden på noget tidpunkt at bevæge sig væk fra aktiviteten/notatet. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 20 Referencegruppe-stemmer: 1
Simpel
S-1: Felterne i den børnefaglige undersøgelse skal ikke implementeres med scrollbar, når teksten bliver lang Beskrivelse Når felterne åbnes skal det ikke være scroll felter. De skal kunne foldes helt ud/ åbnes helt, så når man arbejder i BFU kan have hele det ønskede overblik. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 58 Referencegruppe-stemmer: 6
S-2: Sammenfatning og analyse bør overføres til handleplanen Beskrivelse Der er mange brugbare oplysninger i analysen og sammenfatningen i BFU, som er relevant for samarbejdspartner/foranstaltning, som modtager handleplanen. På nuværende tidspunkt kommer man til at skulle gentage en del fra analysen og sammenfatningen i vurderingen, hvis disse oplysninger skal med til foranstaltning, hvorfor vi ønsker at sammenfatning og analyse overføres til handleplanen i stedet for den faglige vurdering. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 43 Referencegruppe-stemmer: 0
S-3: Vi ønsker, at der i netværket kommer en kolonne med sagsnavn, så man hurtigt kan komme til søskendesagen Beskrivelse Ønsker, at der i netværket kommer en kolonne med sagsnavn, så man hurtigt kan komme til søskendesagen. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 41 Referencegruppe-stemmer: 4
40 8.7.2013
S-4: Fratrådte medarbejdere ønskes ikke synlige i medarbejderlisten Beskrivelse Når fratrådte medarbejder er sat til ikke aktive, så fremkommer de stadig på listen over medarbejdere, som der kan fordeles sager og aktiviteter til. Det skaber forvirring for brugerne. De burde fjernes fra den liste, der er tilgængelig for brugerne. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 25 Referencegruppe-stemmer: 6
S-5: Ønske om at "Senest åbnede sager" fremgår i særskilt vindue på forsiden Beskrivelse Mulighed for særskilt vindue på forsiden i DUBU med direkte adgang til Senest åbnede sager. Dette er velkendt fra ESDH-systemer. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 24 Referencegruppe-stemmer: 4
43 8.7.2013
S-6: Dato på BFU skal være dato for underretning eller beslutning om iværksættelse af 50 Beskrivelse Jeg ønsker, at den dato, der fremgår på Børnefaglig Undersøgelses rapport er den dato, hvor enten underretningen er modtaget eller afgørelse om iværksættelse af Børnefaglig undersøgelse er truffet og ikke den dato, hvor Børnefaglig undersøgelse oprettes i DUBU, da dette vil være korrekt efter lovgivningen. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 20 Referencegruppe-stemmer: 0
S-7: Afgørelse om samvær i anbringelsessager Beskrivelse Der mangler en afgørelse ved beslutning om samvær i anbringelsessager. Der skal være en til både forældre og barnet der er fyldt 12 år med ankevejledning. Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 17 Referencegruppe-stemmer: 1
S-8: Titel på bruger medtages i breve Beskrivelse Titel som angivet i systemets brugeroplysninger bedes medtages på alle breve og blanketter Noter fra diskussion Se dokumentet Referat af Referencegruppemøde den 7. maj 2013 Superbruger-stemmer: 17 Referencegruppe-stemmer: 1
47 8.7.2013
Dagens opgave - Videreudviklingsønsker Opgave for referencegruppen Af de 20 videreudviklingsønsker skal i blive enige om: Processen 1 kompleks 3 middel 4 simpel Individuel prioritering Diskussion af valgte videreudviklingsønsker 48 8.7.2013
Eventuelt og afrunding Under eventuelt blev metoden for dagens møde diskuteret. Der var enighed om at superbrugernes involvering i den overordnede prioritering af udviklingsønskerne havde givet stor værdi. Dette betød at referencegruppen havde nemmere ved at overskue de vigtigste videreudviklingsønsker og sætte sig bedre ind i dem, da mængden var reduceret til kun de mest relevante. Derfor vil det også på næste referencegruppemøde være videreudviklingsønsker der er prioriteret af superbrugerne, der vil komme på dagsordenen. Da der ikke afholdes superbrugernetværk inden det næste referencegruppemøde vil superbrugerne i stedet for blive bedt om at prioritere videreudviklingsønskerne via spørgeskema som vil blive sendt ud i efteråret 2013. Vi laver en doodle-afstemning om datoen for næste møde inden sommerferien. Mødet bliver afholdt engang i efteråret 2013.