Svømmecenter i Aars - fase II Projektet har til formål at forberede rammerne for den fremtidige konkurrenceudsættelse af svømmecentret. Kultur og Fritidsudvalget den 9. januar 2019 Styregruppemøde nr. 1 Side 1 1
Agenda - projektgrundlag 1.1 1. Baggrund, formål og organisering 2. Projektets milepæle med status og leverancer: MP1: Rammerne for den fremtidige konkurrenceudsættelse er forberedt (1.1 Juridisk rådgiver) MP2: Anlægssummen på 110 mio. kr. er finansieret MP3: Aftaler for ejerskab opførelse og drift (3.1 ejerskab for anlæg) MP4: Vision, funktioner og faciliteter er afklaret (4.1 Indledende vision) MP5: Anlæggets placering er kvalificeret 3. 4. Tidsplan og økonomi Kommunikation Side 2 2
Baggrund (budgetforlig 2018) Med afsættelse af midlerne besluttes der principielt, at der skal bygges en ny svømmehal i Aars i budgetperioden. At der før der tages stilling til et konkret projekt kræves et bedre beslutningsgrundlag for både driftsregnskab og anlægsudgifter, samt afklaring af ejerskabet. At det forelagte projekt kun godkendes, såfremt de afsatte midler kan dække projektet, og der kan skaffes den fornødne medfinansiering. Er dette ikke muligt må der udarbejdes et projekt inden for de afsatte midler. De afsatte midler kan kun frigives, hvis Byrådet godkender et konkret projekt. Side 3 3
Baggrund (budgetforlig 2019) Da der ikke er de nødvendige lånegarantier til at igangsætte projektet i 2019 udskydes projektet. Beslutningen i budget 2018 skete inden for de afsatte rammer med en anlægssum på 130 mio. kr., (heraf 110 mio. kr. fra ) og en øget drift på 4 mio. kr. Beslutningsoplægget viser, at driften ikke kan overholde de 4 mio. kr., så projektet nedsættes til en totalsum på 110 mio. kr. Denne ramme kan dog udvides med private fondsmidler, så længe det ikke påvirker driftsudgifterne. Samlet gives der til projektet fra kommune 45 mio. kr. i tilskud og 45 mio. kr. i kommunal lånegaranti. Ved fremtidig finansiering kan der arbejdes med 30-årige lån. For at sikre, at der kan arbejdes videre med projektet afsættes 15 mio. kr. til projektet i 2019. Hvis det viser sig nødvendigt, kan midlerne senere anvendes som et kommunalt lån, der skal afdrages og forrentes af svømmecenteret svarende til et kommunegaranteret lån. Af midlerne kan der i 2019 anvendes op til 2 mio. kr. til en foreløbig projektering. Finansieringen forudsætter lånegarantier til projektet i 2020-2022. Der søges maksimal lånegaranti i de enkelte år." Side 4 4
Godkendelse Formål Projektet har til formål at forberede rammerne for den fremtidige konkurrenceudsættelse af svømmecentret 1. Afklare udbudsstrategi samt kontraktform 2. Afklare de samlede anlægs-økonomiske rammer for projektet. 3. Afklare det fremtidige ejerskab for opførelse og efterfølgende drift af anlægget. 4. Afklare og prioritere det endelige svømmecenter projekts indhold og omfang. 5. Kvalificere anlæggets placering. Side 5 5
Styregruppe Kultur- & Fritidsudvalget Organisering Godkendelse af status på projektets leverancer Rådgiver og supportstab Godkendelse af projektets leverancer Godkendelse af opdateringer til projektgrundlag Eksterne rådgivere (jura/bygherrerådgiver) Nedsættes ad hoc Arbejdsgrupper Teknik Administrativ styregruppe Administration og Interessentgruppen Projektledelse Intern support stab (adm./jura/økonomi) Arbejdsgrupper Indstilling af status på projektets leverancer til styregruppen Projektledelse og -styring Projekt koordinering Indstilling af projektets leverancer til styregruppen Miljø Tværfaglig koordinations-gruppe Sikrer og koordinerer den tværgående styring af projektets leverancer (Adm./forvaltningsområder) Indstilling af opdateringer til projektgrundlag til styregruppen Risikohåndtering og eventuelt indstilling heraf til styregruppen Arbejdsgrupper Anlægsfinansiering herunder Fundraising Beslutning Indstilling Side 6 6 Arbejdsgrupper Kultur Brugere
Agenda - projektgrundlag 1.1 1. Baggrund, formål og organisering 2. Projektets milepæle med status og leverancer: MP1: Rammerne for den fremtidige konkurrenceudsættelse er forberedt (1.1 Juridisk rådgiver) MP2: Anlægssummen på 110 mio. kr. er finansieret MP3: Aftaler for ejerskab opførelse og drift (3.1 ejerskab for anlæg) MP4: Vision, funktioner og faciliteter er afklaret (4.1 Indledende vision) MP5: Anlæggets placering er kvalificeret 3. 4. Tidsplan og økonomi Kommunikation Side 7 7
Godkendelse 1.1 Kontrahering med juridisk rådgiver Indledende i fase II vil juridisk rådgiver bistå med at: 1.2 Forberede og gennemføre udbud på bygherrerådgiver 1.3 Fastlægge udbudsstrategi (udbudsform og kontraktform) Afsæt i juridiske anbefalinger i beslutningsgrundlaget Budget 230-260 t.kr. (delopgave 1.2 og 1.3) Markedsafsøgning er foretaget i forbindelse med forrige projekt Indledende møde med Kromann Reumert (13.11.2018) Fleksibel samarbejdsaftale forudgående opgaveestimat (26.11.2018) Forberedelsesmøde (8.1.2019) Side 8 8
Milepæl 2 Anlægssum på 110 mio. kr. Det fremgår af bemærkninger til budget 2019, at der gives 45 mio. kr. i tilskud og 45 mio. kr. i kommunal lånegaranti. Det fremgår tillige, at finansieringen forudsætter lånegarantier til projektet i 2020-2022. Af beslutningsoplæggets konklusion fremgår, at der er modtaget tilsagn på 13 mio. kr., såfremt svømmecentret som udgangspunkt opføres som en selvejende institution, og at mulighederne for at søge fonde om tilskud vil kunne fortsættes i det videre forløb. Delmål 2.1 - Kommunal finansiering (Tilsagn om lånegaranti) Delmål 2.2 Medfinansiering (Tilsagn om medfinansiering på 7 mio. kr.) Side 9 9
Godkendelse 2.2 Medfinansiering Fondsstrategi mursten: Lokale og Anlægsfonden fortsætte dialog om inde/ude + sundhedsudsatte Realdania starte dialog med udgangspunkt i bosætning og udspringscenter AP Møller fonden, når projektomrids på plads med LOA og Realdania Fondsstrategi udstyr/aktiviteter: Obelske fond - Mental sundhed, Nordjylland eller kunst Trygfonden - Dialog er i gang Friluftsrådet Ude/inde, fx faciliteter til vinterbadning Nordea fonden ude inde Side 10 10
Godkendelse 2.2 Medfinansiering Ekstern fundraiser, som tidligere har været tilknyttet projektet, fortsætter med at bistå med rådgivning med henblik på at rejse fondsmidler til medfinansiering af anlægget. Der afsættes 30.000 kr. i budgettet. Side 11 11
Milepæl 3 - Ejerskab anlæg og drift Rådgiver anbefaler anlægget realiseret i form af kommunalt ejerskab, hvor særligt hensynet til bedst mulig direkte kontrol og styring samt hensynet til mindst mulig kompleksitet i aftalestrukturen vægter tungt. Det fremgår endvidere, at kommunalt ejerskab forventes at mindske såvel de totale rådgiverudgifter som risikoen for senere ressourcekrævende udgifter. Såfremt konkrete fondsstøttetilsagn alene vil kunne opnås til en selvejende institution (men ikke VHK) eller hvis det vurderes, at VHK kan nøjes med at stille en lånegaranti, må disse fordele vejes op mod ejerskabsanbefalingen. Side 12 12
Godkendelse 3.1 Ejerskab Der er mig bekendt ingen fonde der frabeder sig ansøgninger fra kommuner. I konkrete tilfælde kan der være mere hensigtsmæssige konstruktioner, men den snak kan kun tages i en konkret kontekst. (citat mail fra ekstern fundraiser af 26/11/2018) Det indstilles til styregruppen, at anlægget på nuværende tidspunkt realiseres i form af kommunalt ejerskab. er herefter kontraktpart i forbindelse med kontrahering med bygherrerådgiver. Såfremt der opnås konkrete fondsstøttetilsagn, som ændrer væsentligt på den kommunale finansiering af anlægget, vil beslutning om ejerskab kunne genoptages. Der er ikke taget stilling til ejerskab ved drift af anlægget. Side 13 13
Milepæl 4 - Vision, funktioner, faciliteter Delmål 4.1 Indledende vision formuleres Delmål 4.2 Brugergrupper (repræsentanter), som skal medvirke under projektet, udpeges Delmål 4.3 Funktioner/faciliteter i anlægget prioriteres Side 14 14
Godkendelse 4.1 Indledende vision brugere/aktivitet Visionen er at skabe et markant og imødekommende svømmecenter, der tilbyder brugerne moderne, fremtidssikrede og unikke faciliteter inden for svømning, fællesskaber og aktiviteter. Det nye svømmecenter skal understøtte, forstærke og berige foreningslivet i kommunen, tiltrække nye borgere/brugere med ønske om fleksible motionsformer og skabe faciliteter til de aktiviteter, som specielt de svageste medborgere har brug for. Vi ser også muligheder for at turister og sportsfolk fra ind- og udland vil finde det attraktivt at søge til nye moderne faciliteter. Den overordnede idé er, at der skal være Ø Ø Ø Ø Ø Plads til leg, aktivitet og træning for hele familien. Plads til både bredde- og eliteidræt. Et socialt samlingspunkt, hvor nye fællesskaber opstår. Plads til at det sunde og selvstændige liv kan udfoldes. Nytænkning af mulighederne for at kombinere inde- og udeaktiviteter, så endnu flere får lyst til at bevæge sig. Side 15 15
Godkendelse 4.1 Indledende vision - arkitektur Arkitektonisk vil vi gerne skabe Ø Inspirerende vandfaciliteter, som kan understøtte og realisere visionerne om at kombinere den helt nødvendige plads til bredden med større og flere konkurrencer både nationalt og internationalt. Ø Varierende arkitektoniske oplevelser af høj rummelig og materialemæssig kvalitet. Ø Et bæredygtigt og energieffektivt nybyggeri. Ø Tilpasningsmuligheder for fremtidige funktioner og krav uden at gå på kompromis med oprindelige struktur og arkitektur. Den store udfordring er at skabe en fleksibel og funktionel kombination af de ønskede faciliteter, så der bliver plads og råd til mest muligt af denne vision. Side 16 16
Milepæl 5 Anlæggets placering Delmål 5.1 - Udførsel af arkæologiske undersøgelser*) Delmål 5.2 - Udførsel geotekniske prøver *) Slots- og Kulturstyrelsen har godkendt budget for forundersøgelsen 15. november. Skattestyrelsen har godkendt handelsbetingelser (dateret 20/12/2018) Side 17 17
Agenda - projektgrundlag version 1.1 1. Baggrund, formål og organisering 2. Projektets milepæle med status og leverancer: MP1: Rammerne for den fremtidige konkurrenceudsættelse er forberedt (1.1 Juridisk rådgiver) MP2: Anlægssummen på 110 mio. kr. er finansieret MP3: Aftaler for ejerskab opførelse og drift (3.1 ejerskab for anlæg) MP4: Vision, funktioner og faciliteter er afklaret (4.1 Indledende vision) MP5: Anlæggets placering er kvalificeret 3. 4. Tidsplan og økonomi Kommunikation Side 18 18
Godkendelse Tidsplan (milepæle 1-5) Tidsplan forventes opdateret Side 19 19
Godkendelse Projektøkonomi Side 20 20
Kommunikation Dagsordenspunkter og referater fra styregruppen offentliggøres via s hjemmeside under Kultur og Fritidsudvalget. Al ekstern kommunikation/pr i projektet besluttes af styregruppen. Side 21 21
Tak for opmærksomheden Side 22 22