Skanderborg Kommune Etablering af nyt kommunalt administrationscenter på Skanderborg Fælled Efter aftale med Skanderborg Kommune har vi foretaget en totaløkonomisk beregning i forbindelse med etablering af nyt kommunalt administrationscenter på Skanderborg Fælled. Den totaløkonomiske beregning er lavet med baggrund i Budgetaftalen for budget 2013, og har til formål, beregningsmæssigt, at vurdere de økonomiske konsekvenser af en evt. faseopdeling af projektet. Det bemærkes, at der, under hensyntagen til at tidspunktet for en eventuel faseopdeling ikke er kendt, er taget udgangspunkt i 2 modpoler/scenarier: 1) at hele Fælledprojektet gennemføres fra start 2) at det gennemføres uden fasen med Bakkedraget Den totaløkonomiske beregning er foretaget med udgangspunkt i følgende beregninger: 1) beregning af forskel i den årlige omkostning/effektivisering ved de 2 scenarier 2) beregning af forskel i behov for likviditet og nutidsværdi af de fremtidige anlægs- og driftsbetalinger ved de 2 scenarier 3) En beregningsperiode på 33 år fremkommet ved en anlægsfase på 3 år samt en efterfølgende driftsfase på 30 år. Sammenfatning Samlet viser den totaløkonomiske beregning, at der, beregningsmæssigt, vil kunne opnås en besparelse i anlægssummen på anslået 46,7 mio. kr. ved udeladelse funktionerne fra Bakkedraget. driftsbesparelsen ved en flytning af alle funktioner fra Bakkedraget til Fælleden vil udgøre ca. 3 mio. kr. årligt når sparet husleje og øvrig effektiviseringer effektueres/indregnes. det samlede behov for likviditet vil være ca. 188 mio. kr. mindre ved scenarie 1 med flytning af alle funktioner fra Bakkedraget til Fælleden, end scenarie 2 med bibeholdelse af funktionerne på Bakkedraget. Dette skyldes bl.a. sparede huslejeudgifter, effektivisering i øvrigt samt frigjorte deponerede midler. nutidsværdien af fremtidige betalinger, som er udtryk for en tilbagediskontering af fremtidige betalinger til nutidskroner, viser en gevinst på 72,6 mio.kr. ved en flytning af alle funktionerne på Bakkedraget til Fælleden. den samlede totaløkonomiske beregning viser, at det set ud fra en årsomkostnings- og nutidsværdibetragtning vil være mest rentabelt, at etablere et samlet kommunalt administrationscenter på Skanderborg Fælled uden faseopdeling. Side 1 af 7
Forudsætninger Som grundlag for udarbejdelse af den totaløkonomiske beregning har vi modtaget nedenstående dokumenter, som har dannet grundlag for beregningerne: Byrådets budgetaftale for 2013 2016 Nyt kommunalt administrationscenter og dobbelthal på Skanderborg Fælled - beslutningsgrundlag, udarbejdet af Bascon Notat Skanderborg Kommune nyt rådhus og idrætscenter, Trykprøvning af de besluttede rammer, udarbejdet af Kuben Management 18. april 2013 Erhvervslejekontrakt mellem Hørning Erhvervscenter ApS og Skanderborg Kommune, vedrørende lejemålet Skanderborgvej 13 / Bakkedraget 1, 8362 Hørning Arealbehov I forbindelse med beregning af sparet anlægsudgift ved faseopdeling og uændret anvendelse af Bakkedraget, er der med udgangspunkt i beslutningsgrundlaget foretaget nedenstående beregning af forventet arealforbrug såfremt funktionerne på Bakkedraget flyttes til Fælleden. Administrationscentrets andel af fælles arealer er jf. beslutningsgrundlaget fastsat til 60 %, mens hallernes andel udgør 40 %. Samlet arealforbrug for Bakkedraget er opgjort ud fra beslutningsgrundlagets vurdering af det antal medarbejdere fra Beskæftigelse og Sundhed samt UU, som forventes flyttet til et nyt administrationscenter. Det er endvidere antaget at det vil være nødvendigt, at opføre det planlagte fællesområde i form af ankomstområde, kantine/køkken og mødefaciliteter i fuldt omgang, uanset projektets eventuelle faseopdeling. Det areal som vurderes ikke skal opføres i fase 1, hvis funktionerne bibeholdes på Bakkedraget, er opgjort til 3.173 m2. Ved opgørelse af arealbehovet er der ikke indregnet arealer til Sydøstjyllands Politi, da disse ikke vurderes at have indflydelse på den totaløkonomiske vurdering. Arealbehov Samlet m2 Heraf m2 fællesareal Samlet m2 pr. medarb (645 medarb) Fælles m2 pr. medarb (645 medarb) Arealbehov pr. medarb. ekskl. fælles Administrationscenter 14.000 1.290 21,7 2,0 19,7 Dobbelthal 3.933 860 Samlet areal 17.933 2.150 Beregnet arealforbrug - Bakkedraget v/161 medarbejdere 3.173 Anlægsudgifter Alle omkostninger er estimeret med udgangspunkt i det specificerede anlægsbudget jf. det gældende beslutningsgrundlag og de heri opstillede anlægsbudgetter med tilhørende budgetforudsætninger, arealbehov og driftsøkonomiske rationaler. Side 2 af 7
Fordeling af anlægsbudgettet til brug for opgørelse af levetidsomkostninger er foretaget med udgangspunkt i den gældende tids- og investeringsplan. Bygge- og anlægsudgifter, omkostninger samt udgifter til indkøb af inventar, IT, skiltning, kunst, flytteudgifter og uforudsete udgifter jf. specificeret anlægsbudget er fordelt forholdsmæssigt efter arealbehov eller antal medarbejdere, efter den nøgle der bedst antages at afspejle ændringen i anlægsudgifterne ved en faseopdeling. Anlægssum, tilslutningsafgifter, skiltning, nummersystem, av-udstyr, overfaldsalarmer, kunst og budget til uforudsigelige udgifter fordeles efter arealbehov, mens inventar, IT og flytteudgifter fordeles efter antal medarbejdere. Ved udeladelse af funktionerne på Bakkedraget er de anslåede anlægsudgifter opgjort til 253,3 mio. kr. excl. moms. Det samlede anlægsbudget incl. funktionerne fra Bakkedraget udgør til sammenligning 300,0 mio. kr. excl. moms. Det vil derfor beregningsmæssigt kunne opnås en besparelse i anlægssummen på anslået 46,7 mio. kr. ved udeladelse funktionerne fra Bakkedraget. Ved faseopdeling af projektet skal anlægsbudgettet til opførelse af fase 2 indeholdende funktionerne fra Bakkedraget prisreguleres frem til det forventede opførelsestidspunkt. Prisreguleringen kan opgøres med udgangspunkt i byggeomkostningsindekset for boliger, som vurderes at være det prisindeks for bygge- og anlægsarbejder, der er mest udbredt som reguleringsgrundlag. Stigningen i byggeomkostningsindekset fra 1 kvartal 2012 til 1. kvartal 2013, udgør ca. 1,3 %. På denne baggrund kan der forventes en årlig stigning i anlægsudgifterne på ca. 0,6 mio. kr. i faste priser. Såfremt fase 2 gennemføres i eksempelvis 2020 vil anlægsudgifterne således forventeligt udgøre ca. 49,7 mio. kr. svarende til en forventet merpris på ca. 3 mio. kr. Derudover vil en faseopdeling efter vores vurdering medfører en fordyrelse af projektet i form af forøgede udgifter til etablering og drift af byggeplads, udgifter til byggeriets eksterne rådgivere samt yderligere ressourceforbrug i bygherres interne projektorganisation, da en faseopdeling vil medføre en ikke uvæsentligt forlængelse af den forventede byggetid. En nærmere prissætning må dog afvente udpegning af vinderprojektet, da en konkret vurdering af de forventede merudgifter vil være helt afhængig af det konkrete projekts udformning, byggeteknik, tidsplan, byggepladsudgifter m.v. Forrentning af overskudlikviditet Ved evt. faseopdeling af projektet vil kommunen kunne opnås en forbedret likviditet svarende til den sparede anskaffelsessum ved udeladelse af Bakkedraget. Kommunens forrentning af overskudslikviditet er i dette notat fastsat til 3 pct. svarende til den procentsats, der også er anvendt i diskonteringssatsen. Deponerede beløb vedrørende lejemålet på Bakkedraget forudsættes allerede at være placeret med mulighed for tilsvarende løbende forrentning, hvorfor der ikke er indregnet forrentning af likviditetsforbedring vedr. de deponerede beløb. Lejeudgift - Bakkedraget Lejeudgiften for lejemålet på Bakkedraget er opgjort i henhold til erhvervslejekontrakten mellem udlejer og Skanderborg Kommune. Lejens reguleres med den procentvise stigning i nettoprisindekset, som på baggrund af oplysninger fra Danmarks Statistik er fastsat til 1,2 % årligt. Prisreguleringer Alle prisreguleringer er foretaget med udgangspunkt i en forventet gennemsnitlig stigning i nettoprisindekset på 1,2 % årligt. Stigningen er baseret på den gennemsnitlige årlige stigning i nettoprisindekset fra april 2011 til april 2013. Side 3 af 7
Salg af eksisterende rådhuse Indtægter ved salg af eksisterende rådhuse er ikke indregnet, idet disse forudsættes at være uafhængige af en evt. faseopdeling. Bakkedraget er lejede lokaler og indbringer derfor ikke en salgssum ved fraflytning. Geninvesteringer Der er generelt ikke indregnet evt. geninvesteringsbehov i forhold til løbende udskiftning af IT og inventar, idet dette som udgangspunkt antages at være uafhængig af placering af funktioner på Bakkedraget eller i et nyt samlet administrationscenter. Dog er der indregnet afskrivninger på inventar og it i forhold til levetid og i forhold til den forholdsmæssige andel af budgettet, der kan henføres til Bakkedragets medflytning. Driftsøkonomisk rationale Det fremgår af beslutningsgrundlaget at der forventes opnået et samlet driftsøkonomisk rationale på samlet 12 mio. kr. hvoraf ca. 4,2 mio. kr. ved en skønsmæssig fordeling forudsættes at kunne realiseres ved fraflytning af Bakkedraget. Beløbet omfatter alle administrative og bygningsmæssige udgifter. Da den udvendige bygningsvedligehold påhviler udlejer på Bakkedraget er der dog ikke fordelt andel af udgifter vedr. denne post. Lejeudgiften for Bakkedraget er opgjort på baggrund af den indgåede lejekontrakt. Alle øvrige poster er fordelt efter antal m2 eller antal medarbejdere. Nedenstående skøn over de driftsøkonomiske rationaler vil være behæftet med en vis usikkerhed da der ikke er lavet følsomhedsanalyse. Den forventede effektiviseringsgevinst ved flytning fra Bakkedraget skønnes til 4,2 mio. kr. incl. lejeudgiften for lokalerne på Bakkedraget. Driftsøkonomiske rationaler: Samlet Bakkedragets andel Intern post og udkørsel 100.000 24.961 Eksterne lejemål 2.604.000 2.052.000 Kantinedrift 900.000 224.651 Bygningsvedligehold, udvendigt 600.000 0 Teknisk service 500.000 124.806 Rengøring 150.000 25.244 Kørselsudgifter 170.000 42.434 Produktionstab, kørsel 560.000 139.783 El, vand og varme 800.000 134.636 Forsikringer 100.000 24.961 Øvrige effektiviseringer 3.566.000 890.118 Oprindelig effektivisering 10.050.000 3.683.595 Yderligere effektivisering for opfyldelse af budgetaftalen 1.950.000 486.744 I alt 12.000.000 4.170.339 Side 4 af 7
Levetider/afskrivningsperioder Ved beregninger af de gennemsnitlige årsomkostninger er levetider fastsat ud fra den korteste levetid jf. budget- og regnskabssystemet for kommune. Bygninger Inventar IT 45 år 3 år 3 år Der afskrives ikke på udgifter til kunst. Drift og vedligehold Udgifter til drift og vedligehold ved flytning af funktionerne fra Bakkedraget til nyt administrationscenter er skønsmæssigt fastsat til 300 kr./m2 årligt svarende til 0,95 mio. kr. Det endelige beløb kendes ikke p.t. da det forventes at indgå i den prissætning som tilbudsgiverne, som foretaget i forbindelse med afgivelse af samlet tilbud på opførelse, drift og vedligehold. Beregningsperiode og diskonteringssats Ved beregning af nutidsværdien af de fremtidige anlægs- og driftsbetalinger ved faseopdeling eller flytning af funktionerne fra Bakkedraget er der i denne beregning taget udgangspunkt fastlagt en samlet anlægsperiode på 3 år samt en driftsperiode på 30 år regnet fra den forventede ibrugtagningsdato ultimo 2016. Diskonteringssatsen anvendes til at tilbagediskontere pengestrømme for at finde nutidsværdien i alternative projekter, hvor satsen tager hensyn til den estimerede risiko, der er i de forskellige projekter. Ved at sammenholde og sammenligne forskellige projekter med forskellige risikoindhold, bliver det muligt at foretage en mere objektiv sammenligning af forskellige projekter. Diskonteringssatserne inddrager den risikofrie rente, og indregner et risikotillæg, der kan variere alt efter hvem der udfører projektet. Diskonteringssatsen kan og må derfor ikke sammenlignes med en vilkårlig lånerente, men skal udelukkende anvendes til at tilbagediskontere betalingsstrømme for at sammenligne forskellige pengestrømme med forskellige risici. Eftersom kommunen i det aktuelle projekt selv er låntager, er der ingen debitorrisiko for långiver, hvorfor diskonteringssatsen tager udgangspunkt i den effektive rente for en statsobligation som udtryk for den risikofrie rente. Renten på statsobligationer er faldet betydeligt og ligger nu på ca. 1,5-1,7 %. Dette er efter vores vurdering ikke udtryk for en normal situation, hvorfor vi har taget udgangspunkt i en risikofri rente på 3 %. Opførsel af byggeri vil altid indebære en projektrisiko i forbindelse med forsinkelser og fordyrelser af projektet, hvorfor der tillægges et procentpoint til den risikofrie rente, dvs. en samlet diskonteringssats på 4 %. Denne sats anvendes til at tilbagediskontere indtægter og udgifter i projektet, der løber over samlet 33 år incl. anlægsperioden. Side 5 af 7
Den totaløkonomiske beregning Resultaterne af de foretage beregninger kan opsummeres som følger: Årsomkostning / besparelsespotentiale Den gennemsnitlige omkostning pr. år ved at beholde alle funktioner på Bakkedraget og den gennemsnitlige årlige besparelse ved at flytte alle funktioner fra Bakkedraget til Fælleden år 1 efter ibrugtagning (2017) fremgår af efterfølgende tabel. Beregningen viser, at der ved en flytning af alle funktioner fra Bakkedraget til Fælleden vil kunne opnås en årlig besparelse på 0,9 mio. kr. Bibeholdes funktionerne på Bakkedraget vil dette medføre en årlig omkostning på 2,2 mio. kr. i 2017- priser svarende til den årlige prisregulerede lejeudgift. Hertil kommer manglende realisering af de øvrige forventede driftsøkonomiske effektiviseringsgevinster på ca. 2,0 mio. kr. til bl.a. intern post og kørsel, kantinedrift, teknisk service etc. som anført under opgørelse af det driftsøkonomiske rationale, svarende til en samlet effektiviseringsgevinst på 4,2 mio.kr. Udgift (kr.) Bakkedraget Fælledprojekt Anlægssum 38.070.884 Tilslutningsafgifter 176.913 Inventar administration 2.071.783 IT 748.837 Flytning 499.225 Skiltning, nummersystem, AV-udstyr, overfaldsalarmer m.v. 336.134 Kunst 530.738 Uforudsigelige udgifter 4.245.902 Estimeret anlægssum Bakkedraget 46.680.415 Afskrivninger: Bygninger (levetid 45 år) 859.858 Inventar (levetid 3 år) 690.594 IT (levetid 3 år) 249.612 Afskrivninger i alt 1.800.064 Øvrig drift og vedligehold 90.000 Forrentning 3 pct. 1.400.412 Effektivisering - årligt -4.170.339 Årlig lejeudgift, prisreguleret 2.152.352 Arlig udgift/omkostning 2.152.352 Årlig besparelse 879.863 Svarende til en forskel på ca. 3,0 mio. kr. årligt på de 2 scenarier. Side 6 af 7
2) Nutidsværdi af de fremtidige anlægs- og driftsbetalinger Nedenfor vises en overordnet sammenstilling af resultaterne af de økonomiske beregninger med angivelse af det samlede likviditetsbehov opgjort i løbende priser samt nutidsværdien af de fremtidige anlægs- og driftsbetalinger opgjort i mio. kr. Scenarie: Samlet behov for likviditet (løbende priser) (mio. kr.) Nutidsværdi af fremtidige betalinger (mio. kr.) 1) Alle funktioner flyttes til Fælleden 159,7 209,1 2) Alle funktioner bibeholdes på Bakkedraget 347,6 281,7 Difference 187,9 72,6 Som det fremgår af skemaet vil både det samlede likviditetsbehov og nutidsværdien i begge scenarier være væsentligt lavere ved samlet flytning af alle funktioner til Fælleden. Samlet viser den totaløkonomiske beregning således, at det set ud fra såvel en årsomkostningsbetragtning som ud fra en nutidsværdibetragtning, vil være mest rentabelt at etablere et samlet kommunalt administrationscenter på Skanderborg Fælled uden faseopdeling. Randers d. 7. oktober 2013 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Side 7 af 7