Vejledning HR-centret 14.10.2014 Ansættelse af timelønnet medarbejder (minus daginst.+sfo) Ansættelse på timeløn kan ske, når ansættelsen varer under 1 måned og skal ske når timetallet er under 8 timer i gennemsnit pr. uge. Hvis ansættelsen sker med mindre end 8 timer i gennemsnit pr. uge, men er aftalt som en fast plan, skal ansættelsen ske på månedsløn. Se vejledning til reglen her til HR-Portal. Timelønnede har typisk ikke et fast ansættelsesforhold, men tilkaldes ved pludseligt opståede behov, f.eks. i forbindelse med sygdom og ophører således, når opgaven er udført. Der aflønnes med timeløn og ikke med månedsløn. 1. Før indberetning Se punkt 1 i vejledningen Månedslønnet medarbejder (fastansættelse). 2. Indberetning Se punkt 2-4 i vejledningen Månedslønnet medarbejder (fastansættelse). Du kommer over på fanebladet Ansættelse. Her udfyldes følgende felter: Ansættelsesform Arbejdssted Stilling Evt. besked til lønkonsulent bemærk at kommentaren flettes til lønoplæggets felt Bemærkninger Ansættelsesform Her skal du vælge Timelønnet. Timer Udfyldes ikke på en timelønnet, da der ikke er aftalt fast timetal.
Arbejdssted Her kan du vælge mellem de afdelinger, du har adgang til. Du vil dog ikke kunne se afdelinger, der ikke har nogen ansatte. I praksis betyder det, at den første person der ansættes på en afdeling skal oprettes via det centrale lønsystem i HR-Centret. Stillingskode Her vælger du stillingskode for medarbejderen. Du kan bladre i listen ved at skrive forbogstavet på den stilling, du vil finde. Skriver du fx 'S', vil du se den første stillingskategori, der begynder med 'S'. Kommentar til lønkontoret I feltet "Kommentar til lønkontoret" kan du skrive en kommentar, som du gerne vil have med i mailen til lønkonsulenten. Kommentaren vil blive flettet til lønoplægget. Næste Når du klikker på Næste, kommer der et kontrolbillede frem, og du skal tjekke dine oplysninger grundigt og klikke på Opret medarbejder Når du har oprettet en ny person, vil der automatisk blive sendt en mail til din lønkonsulent i HR-Centret. I mailen vil der stå, at der er blevet oprettet et nyt ansættelsesforhold, og hvem der har oprettet det. Eksempel på mail: Følg herefter punkt 7-11 og punkt 13-18 i vejledningen Månedslønnet medarbejder (fastansættelse). 2
3. Blanket/lønoplæg Der skal herefter dannes et lønoplæg. Klik på knappen Indsæt ansættelsesdato. Klik på knappen Ok Vælg skabelonen Lønoplæg ansættelse Du skal nu tage stilling til, hvad der skal være gældende for ansættelsen. Eksempel: 3
Den øverste halvdel er dokumentets profil og det er vigtigt at dokumenttitel udfyldes allerede her, da der ikke vil være mulighed for at ændre efterfølgende. Der kan evt. udfyldes supplerende oplysninger. Der skal tages stilling til alle spørgsmålene. Hvis medarbejderen skal have tildelt tillæg udover overenskomst/forhåndsaftale markeres nej i spørgsmål 4. Dette er også gældende, hvis der tildeles tillæg både indenfor og udover overenskomst. Klik på knappen Videre Klik på Åbn Opdater Word felter klik på Ja 4
Når oplægget er dannet skal du gøre følgende: Slet tomme rækker/linjer på lønoplægget. Der må ikke slettes tekst under selv lønsammensætningen. På følgebrevet skrives navn på organisationen og adresse, hvis oplægget skal fremsendes til dem enten til orientering eller forhandling. Hvis forhandlingsretten ligger i HTK skrives organisationens navn samt TR s navn. Husk at afkrydse hvilken straffeattest der er set i forbindelse med ansættelsen, hvis dette kræves for stillingen. Dokumentet lukkes på krydset i øverste højre hjørne og der klikkes på Ja Oplægget er nu gemt i personalesagen med profilen Ansættelse før godkendelse Oplægget skal nu underskrives af leder og evt. organisationen, hvis der er individuelt aftalte løndele. Oplægget kan underskrives enten digitalt eller med underskrift på blanketten. Vejledning til digital underskrift finder du her Digital godkendelse af lønoplæg. Vejledning til arkivering af lønoplæg med underskrift i personalesagen (afsnit 4). 4. 5. Arkiv Oplæg med underskrift arkiveres i personalesagen Ansættelse i almindelighed. I denne sag arkiveres endvidere øvrig dokumentation i forbindelse med ansættelsen, f.eks. uddannelsesbevis og anciennitetsberegning m.m. Når du arkiverer oplæg i sagen med profilen Ansættelse efter godkendelse, modtager din lønkonsulent automatisk en mail. Hvis der er tildelt individuelle tillæg, skal oplægget lægges på P-sagen, når det er modtaget retur fra organisationen med underskrift. Proceduren fra punkt 4 skal benyttes. Lønkonsulenten kontrollerer på baggrund af oplægget om ansættelsen, lønindplaceringen, dokumentationen m.v. er korrekt og der frigives til løn. 5
6. Særligt for timelønnede lærere i folkeskolen, ungdomskolen, musikskolen og sprogcentret Der skal for disse grupper udfærdiges et ansættelsesbrev. Afvent mail fra lønkonsulent før der skrives ansættelsesbrev. Skriv brev Fremsøg medarbejderen i hurtigsøgeren 1: Skriv tjenestenummer 2: Klik på Personalesag Klik på knappen Skriv brev Ansættelsesdato indsættes Skabelonen Ansættelsesbrev timelønnet lærer vælges ved at klikke på linjen Herefter klikker du på knappen Videre Klik på Åbn 6
Opdater Word felter klik på Ja Når brevet er flettet, skal det kigges igennem og evt. tilrettes manuelt. Vær opmærksom på følgende: Check stillingsbetegnelsen. En eventuelt forkortet stillingsbetegnelse skal skrives fuldt ud. Da navn og stillingsbetegnelse ikke påføres automatisk for den, som skal stå som underskriver af brevet, skal dette tastes manuelt. Leder skal altid stå som underskriver, medmindre der er givet skriftlig bemyndigelse til at en anden medarbejder må stå som underskriver. 7. Arkiv Dokumentet lukkes på krydset i øverste højre hjørne og der klikkes på Ja Oplægget er nu gemt i personalesagen med profilen Ansættelsesbrev timelønnet lærer 8. Brevet fremsendes til medarbejderen vedlagt følgende: Pensionsskema (fremsendes ikke til ansatte, der ER i pension) 7