Odense Bys Museer Årsplan 2005 Mål og arbejdsplan 2005 Oversigt 2006 2008 Odense november 2004
Indholdsfortegnelse 1. Forord.. 3 2. Odense Bys Museers mission og værdigrundlag. 6 3. Organisationsplan.. 7 4. Rammer for årsplanen.. 8 5. Arbejdsplan for Publikum & kommunikation 10 6. Arbejdsplan for Viden & formidling 26 7. Arbejdsplan for Samlinger & teknik 45 8. Oversigt over aktiviteter 2005... 59 9. Budget 2005. 93 10. Personaleoversigt 97 11. Åbningstid og billetpriser.. 101 2
1. Forord Nu er det lige på trapperne H.C. Andersen-året 2005. Gennem flere år har Odense Bys Museer arbejdet ihærdigt på at stå stærkt rustet til denne store nationale og internationale begivenhed. De første tanker om den forestående begivenhed fangede undertegnede i 1991, hvor jeg sammen med min familie besøgte en imponerende udstilling om W. A. Mozart på slottet Klessheim ved Salzburg i anledning af 200-året for komponistens død. Udstillingen indgik i en markant fejring, som ikke blot fandt sted i Salzburg og Wien, men som var en verdensbegivenhed. I det år var der næppe nogen større avis, tv- eller radiokanal verden over, som ikke havde fyldige omtaler af Mozart og naturligvis spillede musikken. Begivenheden førte også til udgivelse af mange bøger om Mozart, hans liv, musik og samtid og ikke mindst en lind strøm af nyudgivelser på CD af hans musik, heraf flere udgaver af de samlede værker. Udstillingen på Schloss Klessheim er den bedste biografiske udstilling, jeg har set, og hvor man på fineste vis ikke alene førte den besøgende ind i Mozarts liv og samtid, men i nok så stor udstrækning i det værk musikken som han skabte gennem sit alt for korte liv. Salzburgs og Wiens satsning i Mozart-året 1991 var ganske imponerende. Det var dog langt fra en enkeltstående begivenhed. Salzburg har såvel før som efter sat enorm fokus på byens berømte søn, og byen emmer af Mozart uanset om det er i form af de store musikfestivaler eller synet og smagen! af de berømte Mozart-kugler. For en del år siden fik jeg lejlighed til at spørge borgmesteren i Salzburg, hvad Mozart betød for byen svaret lød prompte: Alt! For Wiens vedkommende er det naturligvis ikke blot Mozart, også andre af de helt store komponister har boet i byen, Beethoven, Schubert m.fl., - byen er om noget sted musikkens by. Allerede i 1991 stod det mig klart, at Odense og København kunne skabe samme fokus på vores verdensberømte digter, H.C. Andersen. Tankerne blev omsat i et oplæg i 1995. Her skitseredes en samlet ramme for, hvorledes 200-året for H.C. Andersens fødsel kunne fejres, og mere konkret pegedes på, hvorledes Odense Bys Museer kunne bidrage hertil. Siden da er der blevet arbejdet målrettet med at realisere disse planer, og ved et kig tilbage i det næsten ti år gamle notat, kan det med stor tilfredshed konstateres, at rigtig mange ting er realiseret eller sat på skinner. Det gælder den omfattende ombygning af H.C. Andersens Hus, de mange internationale vandreudstillinger, film og bøger om digteren, formidling af hans liv og værker på internettet, HCA-ture i byen, levendegørelse af Andersens tid og meget mere. Gennem disse aktiviteter bidrager Odense Bys Museer til den markante nationale og internationale fejring, som HCA 2005 Fonden er sat i spidsen for. En enorm kultursatsning med et budget på over en kvart milliard kroner, der kan fordobles eller flerdobles, hvis man medregner alle de medvirkende institutioners egen indsats. Det må så afgjort kaldes Danmarks største nationale og internationale kultursatsning nogensinde. Spændingen stiger derfor naturligvis jo mere vi nærmer os den store dag, H. C. Andersens fødselsdag den 2. april. Heldigvis er begivenhederne ikke blot begrænset til denne dag faktisk varer festen fra fødselsdagen i april til afslutningen af Andersen-året den 6. december, den dag H.C. Andersen i 1867 blev udnævnt til æresborger i Odense. I øvrigt den sidste æresborger i byen ingen har siden kunnet hamle op med ham! 3
Med H.C. Andersens Hus som diamanten i Odense Bys Museer er året en once in a life time - begivenhed. Den enorme markedsføring af H.C. Andersen vil give os hidtil uanede muligheder for at formidle budskabet om H.C. Andersens spændende liv og de mange elementer, som han har bragt ind i såvel den danske kultur som i mange andre landes. Den 4. juni 2004 kunne Hendes Majestæt Dronningen åbne et ombygget og totalt nyindrettet H.C. Andersens Hus. Allerede fra starten fik museet meget rosende omtaler, og de mange besøgende og den store interesse de viser, er sikre vidnesbyrd om, at det nye H.C. Andersenmuseum falder i gæsternes smag. I november 2004 kunne Odense Bys Museer åbne en filial i København med fokus på Andersens tid i hovedstaden og i starten af 2005 vil Barndomshjemmet i Odense også være renoveret og klar til at tage imod. H.C. Andersen-året er dog for Odense Bys Museer ikke blot begrænset til ovennævnte museer, men bliver også markeret på Fyns Kunstmuseum og i Den Fynske Landsby. Netop sidstnævnte frilandsmuseum vil i 2005 ikke blot mærke iklædningen En landsby fra Andersens tid, men tillige en markant udbygning. Med bevillinger fra Odense Byråd, Fyns Amt, Augustinus Fonden, Kulturministeriet og flere fonde kan der over de næste par år foretages nyanlæg for omkring 30 mio. kroner. Første del er allerede i gang i form af et nyt besøgscenter, der både skal fungere som en velkomst til de besøgende og som en tidssluse, hvor man fra nutiden bliver introduceret til den fortid, man kan opleve i landsbymiljøet. Besøgscentret forventes at stå klar i juni måned 2005, og på samme tid skulle en stor renovering af friluftsscenen også være gennemført. Senere følger flere andre elementer. De meget positive erfaringer fra investeringerne i H.C. Andersens Hus giver os en stærk tro på, at også indsatsen i Den Fynske Landsby vil kunne mærkes såvel i form af langt flere og langt mere tilfredse gæster. Odense Bys Museer har dog mange andre aktiviteter i gang, som det vil fremgå af de følgende sider i denne årsplan. Det er museernes opgave at tage vare på kulturarven og med etableringen af Kulturarvsstyrelsen, udbygningen af museumsloven m.m. er indsatsen blevet meget bedre og langt mere velkoordineret. Med Odense Bys Museers 16-status som regionalt museum er forvaltningen af den fynske kulturarv såvel undersøgelse, bevaring, forskning som formidling en grundkerne. På såvel det arkæologiske som det historiske område er der sket en betydelig styrkelse gennem de seneste år. Som led i denne udvikling står tillige, at Odense Bys Museers mål er at skabe et samlet regionalt hovedmuseum placeret markant i centrum af Odense. I det lys skal man se lukningen af de arkæologiske udstillinger på Hollufgård, salg af dele af bygningerne samt overførsel af samlingerne til en midlertidig placering i Møntergårds-komplekset. Når H.C. Andersen-året er afsluttet med forhåbentlig stor succes, står der for Odense Bys Museer flere store satsninger forude. Den første er naturligvis at fastholde den internationale interesse for H.C. Andersen, den næste er at få skabt passende fysiske rammer for hovedmuseet og for det tredje at udvikle gerne i et samspil med København en langt stærkere fokusering på komponisten Carl Nielsen. Carl Nielsens musik spilles dagligt verden over, og hans status i den klassiske musiks verden er gennem de seneste 10-15 år steget markant. Eksempelvis er den fynske komponist hovednavnet på den store musikfestival i Bregenz i 2005 en festival, hvor mere end 150.000 mennesker overværer de mange koncerter. I kombinationen af den fynske kulturarv og de store fynske personligheder ligger et opgavefelt, som er utroligt berigende at arbejde med og som Odense Bys Museer gennem en målrettet indsats kan bringe op på et langt højere niveau til gavn og glæde såvel for Odense, Fyn, Danmark som internationalt. Den internationale dimension får vi dagligt bekræftet gennem de mange udenlandske gæster, de 4
mange henvendelser fra mange dele af verden, efterspørgslen efter vore vandreudstillinger og ikke mindst via Odense Bys Museers website, hvor over halvdelen af brugerne er fra andre lande. Odense, november 2004 Torben Grøngaard Jeppesen TILTRÅDT AF KULTUR- & SOCIALUDVALGET den 23. november 2004 5
2. Odense Bys Museers mission og værdigrundlag Mission Odense Bys Museers mission er at bevare, udforske og formidle regionens historie, hovedlinier i danske kunsthistorie, H.C. Andersen og Carl Nielsen i et nationalt og internationalt perspektiv. Vision Vi ønsker: at den historiske dimension opfattes som et samfundsbærende element i forståelsen af fortid og nutid som forudsætning for udvikling i fremtiden at fremme gæster og brugeres lyst til at vide mere at demokratisere adgangen til viden og samlinger. Værdier Odense Bys Museers værdisæt kommer til udtryk i de ledelsesprincipper, som styrer vores indsats og de normer, som vi ønsker at fremme. Det forventes, at hver enkelt leder og medarbejder efterlever værdisættet i sit daglige arbejde. Eksternt Vi modtager vore gæster og brugere med venlighed, imødekommenhed og hjælpsomhed. Vi ønsker at yde en professionel betjening ved alle henvendelser Vi tilstræber en stadig udbygning af tilgængelighed. Internt Vi udvikler i projektgrupper, hvor den enkelte medarbejder har indflydelse på egne opgaver, og hvor gruppen er ansvarlig for at overholde krav til tid, penge og kvalitet. Vi ønsker at resultater dokumenteres og at lære maksimalt af erfaringer og fejl. Vi ønsker systematik og ordenssans i enhver arbejdssituation. Faglig ambition Vi stræber mod at udvikle museumsarbejdet til et stadigt højere professionelt niveau. Vi stræber mod, at Odense Bys Museer til stadighed skal være en udfordrende arbejdsplads. Vi satser på gensidig respekt og forståelse for helheden i Odense Bys Museer. 6
3. Organisationsplan (plan indsættes) MUSEUMSCHEF AFDELINGSCHEF AFDELINGSCHEF AFDELINGSCHEF PUBLIKUM & KOMMUNKATION Afdelingens mål er at fremme den publikumsrettede service. Det skal ske ved en professionel og målrettet viderebringelse af Odense Bys Museers forskningsresultater. VIDEN & FORMIDLING Afdelingens mål er at udbygge og styrke indsamling og forskning inden for områderne arkæologi, historie, H.C. Andersen/Carl Nielsen og kunsthistorie med henblik på at formidle viden og erkendelse om vor fortid og nutid, regionalt, nationalt og internationalt. SAMLINGER & TEKNIK Afdelingens mål er at sikre forsvarlig håndtering af samlingerne, anlæg og administration samt at skabe grundlag for øget brug af informationsteknologi. FUNKTIONSOMRÅDER Kommunikation FUNKTIONSOMRÅDER Arkæologi FUNKTIONSOMRÅDER Bevaring Planlægning & Undervisning Udstillingsværksted Publikum & Butikker Historisk tid H. C. Andersen & Carl Nielsen Kunsthistorie Bygninger & grønne områder Administration & EDB-udvikling 7
4. Rammer for årsplanen Kultur-og Socialudvalget vedtog i møde den 15. juni 2004 følgende rammer for årsplan 2005, herunder oversigtsårene 2006-2008: H.C. Andersen-området og kulturarvsarbejdet vil i 2005 have stor betydning som lokomotiv for den fortsatte udvikling af Odense Bys Museer. Arbejdet for opnåelse af godkendelse som regionalt hovedmuseum med udgangspunkt i museumslovens 16 skal sikre at Odense Bys Museer i vores kommunikation med omverdenen skal stå som et forbillede for andre museer og som et opmærksomhedsskabende element i det danske kulturliv. Samtidig skal kommunikation i form af udstillinger, arrangementer og publikationer m.v. sikre gode oplevelser og grundlæggende viden om museets arbejdsområder for både børn og voksne uanset race og religion. Hovedsatsninger Fastholdelse og fortsat udvikling af et højt formidlingsniveau på attraktionerne H.C. Andersens Hus Den Fynske Landsby Fyns Kunstmuseum. Systematisk styrkelse af indsatsen for udforskning, bevaring og tilgængeliggørelse af kulturarven med udgangspunkt i følgende områder: Arkæologi Bygningshistorie Industrimiljø. Tilgængeliggørelse af samlinger og viden på Internettet (www.odmus.dk) Etablering af introduktionsudstilling med tilhørende brugerbetjening i Møntergården om Odenses og Fyns historie i et regionalt og nationalt perspektiv med internationalt udblik. Udstillingen skal dække hele historien fra de ældste tider til i dag. Konkretisering 2005 2008 HCA-området: Til H.C. Andersens Hus skal der sikres et solidt driftsmæssigt grundlag for en fortsat udvikling af publikumsbetjening og produktudvikling. Til HCA-vandreudstillingerne gennemføres den udarbejdede turneplan (i samarbejde med Udenrigsministeriet og det Danske Kulturinstitut). HCA-IT projektet der gennemføres i samarbejde med Det Kongelige Bibliotek og Syddansk Universitet skal være udgangspunkt for en generel styrkelse af arbejdet med Internettet som kommunikationsværktøj indenfor alle Odense Bys Museers arbejdsområder. Ny udstilling i H.C. Andersens Barndomhjem, audioguidning i H.C. Andersens Hus, udgivelse af bøger og informationsmateriale samt fortsat bevågenhed på erhvervelsesområdet. 8
Gennemførelse af HCA-julemarked og andre publikumsaktiviteter, der skal sikre Odense en markant profil i HCA2005-fejringen. Den Fynske landsby: Færdiggørelse af Besøgscenter med introduktionsudstilling og film. Videre udvikling og gennemførelse af En Landsby fra Andersens Tid og andre initiativer jf. Odense Bys Museers engagement i HCA2005. Planlægning og igangsættelse af renovering af sceneområdet. Planlægning og projektering af spisehus. Fyns Kunstmuseum Planlægning og gennemførelse af markante særudstillinger Planlægning af renovering af 2. sal m.m. Kulturarven I forlængelse af en godkendelse af Odense Bys Museer som specialmuseum efter museumslovens 16 skal der sikres grundlag for en regional kulturarvsvaretagelse med udgangspunkt i de erfaringer der er indhentet på arkæologiområdet samt indenfor magasin- og bevaringsarbejdet. Der forberedes og gennemføres en særlig indsats for bevaring af Odense Bys Museers samlinger af national betydning (HCA, CN m.m.) 9
5. Arbejdsplan for Publikum & kommunikation Afdelingens mål og opgavesæt Afdelingens mål er at fremme den publikumsrettede service. Det skal ske ved en professionel og målrettet viderebringelse af Odense Bys Museers forsknings- og undersøgelsesresultater. Afdelingens organisatoriske opbygning Afdelingen omfatter fire funktioner: Kommunikation, Planlægning og undervisning, Udstillingsværksted samt Publikum og butikker. Afdelingschefen fungerer som stedfortræder for museumschefen. Funktionslederen for planlægningsfunktionen deltager én gang om måneden i Ledermødet ved punktet Status for planlægning. Funktionerne varetager følgende hovedopgaver: Kommunikation Odense Bys Museers markedsføring, pressekontakt, medarbejderinformation og klubvirksomhed. Servicesekretariatets drift herunder vedligehold af web-sider, databaser, statistikker, superbrugerfunktion samt booking af undervisningsaktiviteter og lokaler. Planlægning og undervisning Koordinering af planer for udstillinger, arrangementer og udgivelser. Udarbejdelse af beslutningsgrundlag samt klargøring af planmateriale og årsberetning. Udvikling og tilrettelæggelse af undervisningsaktiviteter og programmer. Udvikling og tilrettelæggelse af børn og ungeaktiviteter, herunder børneklubben. Udstillingsværksted Udvikling og opbygning af permanente udstillinger, særudstillinger og vandreudstillinger samt vedligehold af disse. Vedligehold af designprogram herunder inden- og udendørs skiltning, design og vedligehold i billetsalg og museumsbutikker. Administration af AV-udstyr. Publikum og butikker Daglig drift og fortsat udvikling af publikumskontakten i museernes billetsalg herunder uddannelse af museumsværter. Drift og udvikling af boghandel / museumsbutik, herunder produktudvikling og indkøb. Afdelingens generelle arbejdsplan 2005 vil naturligvis være præget af den store HCA-fejring. Eventyrdigteren fylder 200 år den 2.4. og året igennem vil der være en lang række af events, der helt eller delvist udspringer fra Odense Bys Museer. I den forbindelse åbner 15.11.2004 Odense Bys Museers første filial udenfor Fyn: Museet i Vingårdsstræde i København i samarbejde med Magasin og Fonden 10
HCA2005. Museet etableres i første omgang for en to-årig periode. (Nedenfor bringes en særskilt oversigt over disse aktiviteter). Opførelse af Besøgscenter i den Fynske Landsby samt planlægning og igangsætning af modernisering af sceneområdet herunder fremstilling af introduktionsfilm og udstilling er ligeledes markante opgaver, der er forankret i et tværgående projektorganisation med afdelingschefen som projektleder. I foråret 2005 vil en del af afdelingens medarbejdere flytte til nyindrettede lokaler i Overgade 52. dette vil ske samtidig med en generel styrkelse af arbejdet med Odense Bys Museers hjemmeside (webredaktion m.m.) samt af markedsførings-/informationsarbejdet. Langt fremme i opgaverække står endvidere arbejdet med børn og unge, hvor ansættelsen af en ny medarbejder i 2004 vil sikre forøget fokus på området indenfor en række af museets arbejdsområder. Dette vil ske med udgangspunkt i de permanente udstillinger, særudstillingerne men ligeledes i forlængelse af det forberedende arbejde til etablering af en samlet historisk udstilling om Odense og Fyns historie i et regionalt og nationalt perspektiv med internationalt udblik. Dette arbejde indledes med overflytning af oldtidsudstillingen fra Hollufgård til Bymuseet Møntergården. I kraft af HCA-fejringen og en række igangsatte samarbejdsprojekter i udlandet fortsættes de internationale netværk. I denne sammenhæng må det imødeses, at der fortsat er stigende interesse for formidling af udlån fra samlingerne og af Odense Bys Museers vandreudstillinger (HCA og CN). På personaleområdet vil en række af afdelingens medarbejdere blive involveret i kurser i ODAprojektet (Organisationsudvikling i danske attraktioner). Samtidig vil arbejdet med at skabe rammer for inddragelse af frivillige i museumsarbejdet blive fortsat med udgangspunkt i de indhentede erfaringer med smedelauget i Den Fynske Landsby. Emnet indgår på Odense Bys Museers foranledning som projekt i uddannelsen af ledere i Odense Kommune (LU2005). Der vil blive arbejdet med og ske implementering af en ny designlinie (oplæg under udarbejdelse) som også vi berøre generel indførelse af logo på arbejdstøj m.v. Generelt vil der blive rettet fokus på den opfølgning, der nødvendigvis må forberedes til årene efter HCA-fejringen i 2005. Andersen-området skal fortsat være særdeles fremtrædende, men også nye områder kommer til. Derfor må driftsområderne løbende tilpasses og udvides i forhold til den store opgavemængde. Nye muligheder opstår ofte med kort varsel, og en forudsætning for at kunne realisere disse er en forøget fokus på både økonomi, tidsplanlægning og tidsstyring. OBM-elementer i HCA-fejringen - generelt Det nye H.C. Andersens Hus Åbnet juni 2004 Filial i Vingårdsstræde Åbnet november 2004 Det nye HCA Barndomshjem Planlægges til åbning marts 2005 HCA Vandreudstillinger Er fremstillet turneplan foreligger 11
HCA Introfilm Er fremstillet HCA-IT I gang DFL En Landsby fra Andersens Tid Sommeren 2005 HCA Julemarked 2004 og 2005 Anderseniana 2005 2004 ff. Audioguidning i HCA Planlægges til ibrugtagning i 2005 På sporet af HCA I Odense Samarbejdsprojekt, Odense HCA-eventyrspor landsdækkende Samarbejdsprojekt, DK med FynTour m.fl. + udstilling i DFL Katalog til Det nye HCA I gang 2. april: Kransenedlæggelse VIP-besøg i HCA Skoledrengen og AAA Symposium i samarbejde med Priskomiteen Under forberedelse Det danske haveselskab arrangement i Lotzes Have Under forberedelse Efteråret 2005 Nordisk symposium for forfattermuseer Under forberedelse FKM - kjole-udstilling Under forberedelse FKM Dansen Under forberedelse Hertil kommer udlån af genstande fra samlingerne. 12
Funktionsområde: Kommunikation Mål Kommunikationsfunktionen har ansvar for intern og ekstern kommunikation, og skal strukturere og viderebringer information til museernes brugere, samt formidle information mellem ledelse og medarbejdere. Den eksterne kommunikation sætter fokus på udstillinger, aktiviteter samt forsknings- og undersøgelsesområder. Funktionen skal fremme Odense Bys Museers fælles identitet ved en samlet profilering samt ved en kontinuerlig nyhedsstrøm internt og eksternt. Servicesekretariatet Servicesekretariatet er en del af kommunikationsfunktionen og er det første led i kommunikationslinjen til Odense Bys Museer. Det er stedet, hvor spørgsmål vedrørende museets aktiviteter og udstillinger behandles eller viderebringes til relevante funktionsområder. Servicesekretariatet varetager interne service- og kommunikationsopgaver og sikrer den daglige drift af Bymuseet Møntergårdens udstillinger samt modtagelse af stedets gæster og brugere. Servicesekretariatet varetager en del administrative opgaver såsom booking af lokaler m.m., besvarelse telefonhenvendelser, distribution, produktion af kontorartikler, produktion af internt nyhedsblad, samt servicering ved ferniseringer og stormøder. Herudover assisterer Servicesekretariatet andre funktionsområder i forbindelse med bl.a. bogproduktioner, administration af undervisningstilbud og udarbejdelse af vagtplaner til museumsværter. Markedsføring Funktionen planlægger og udfører markedsføringsarbejdet med udgangspunkt i aktiviteter og udstillinger samt forsknings- og undersøgelsesområder. Markedsføringsarbejdet kategoriseres i følgende grupper: Profilmarkedsføring (af de permanente udstillinger) Projekt markedsføring (særudstillinger og begivenheder) PR-arbejdet Samarbejder og netværk Profilmarkedsføring Markedsføringen af Odense Museers 8 udstillingssteder prioriteres fortsat højt i de kommende år. Der arbejdes for en styrkelse af de enkelte museers image, bl.a. ved mere målrettet PR og markedsføring mod primære målgrupper samt ved produktion af markedsføringsmaterialer for de enkelte udstillingsområder. Profilmarkedføring er omkostningstung og vægtes derfor i en prioriteret orden efter brugernes efterspørgsel. Der satses i 2005 fortsat på markedsføringen af H.C. Andersens Hus og Barndomshjem (hertil kommer Odense Bys Museers filial i Vingårdsstræde i København), på Den Fynske Landsby samt Fyns Kunstmuseum jf. de udviklings og udstillingsplaner som foreligger iflg. årsplanen. Projektmarkedsføring Udover profilering af de permanente udstillinger, arbejdes der med PR og markedsføring af arrangementer og særudstillinger. Disse varetages ad-hoc og projektorienteret og målrettes i højere grad end den grundlæggende markedsføring. Kommunikationsfunktionen inddrages i alle 13
udstillinger og arrangementer og derfor vejer projektarbejdet ressourcemæssigt tungt for funktionen. Fokusområder fremgår af arbejdsplan 2005. PR-arbejdet For at sikre logistik og kontinuitet i udmeldingerne fra Odense Bys Museer struktureres pressearbejdet af kommunikationsfunktionen, som sikrer udsendelse af pressemeddelelser produceret i samarbejde med projektleder / nyhedspersonen. Der arbejdes med løbende vedligeholdelse og udvikling af pressekontakter og pressedatabasen. Der arbejdes med udvikling af pressehandlingsplaner, som løbende skal sikre gode historier fra Odense Bys Museers arbejdsområder. En vigtig del af PR arbejdet er modtagelse af officielle gæster, touroperatører og pressen. Gennemførelse af disse arrangementer koordineres af kommunikationsfunktionen. Der er i disse år særligt fokus på VIP-besøg i forbindelse med H.C. Andersen jubilæet og der skal særligt i 2005 være plads til modtagelse og servicering af disse besøg. Museumsklub Fynske Minder Klubarbejdet er en vigtig faktor i forhold til den lokale forankring af museets aktiviteter. Museumsklub Fynske Minder er i løbet af 2004 blevet etableret som en egentlig klub med fordele, tilbud og udsendelse af information til klubbens ca. 2000 medlemmer. Det er målet for klubarbejdet at tiltrække flere yngre medlemmer idet klubbens medlemmer hovedsageligt udgøres af et ældre segment (60+). Fra 2005 tilrettelægges Museumsklubbens indhold med henblik på at omfatte tilbud til såvel voksne som børn. Børneklubben Hugin-Munin nedlægges pr. 1.1.2005 og et nyt koncept for formidlings- og aktivitetstilbud til børn tilbydes. Undervisningsfunktionen varetager tilrettelæggelse og planlægning af indholdet af klubtilbuddet til børn. Samarbejder og netværk Kommunikationsfunktionen indgår i samarbejder som er med til at styrke Odense Bys Museers profil udad til og som skaber fokus på udstillinger og aktiviteter. Den grundlæggende turismemarkedsføring af museerne sker bl.a. ved deltagelse i distributionssamarbejdet De Fynske Attraktioner. Samarbejdet med De Fynske Attraktioner fortsættes med fokus på en forbedret distribution i 2005. Samarbejdet med Brandts Klædefabrik vedr. Museerne i Odense brochuren nedlægges med udgangen af 2004. Brandts Klædefabrik og Odense Bys Museer deltager begge fra 2005 som selvstændige partnere i DFA-samarbejdet. En ny brochure som reklamerer for H.C. Andersen museerne og Den Fynske Landsby En landsby fra H.C. Andersens tid lanceres og distribueres via DFA i 2005. Fordelskortet Eventyrpasset til Odenses museer og attraktioner, administreres og markedsføres af Odense Turist Bureau. Kortet giver fri entré hos deltagerne i samarbejdet. Formålet med Eventyrpasset er at skabe en fælles profil for attraktionstilbudet i Odense og er et stærkt salgsargument i markedsføringen af Odense som destination. Samarbejdet skaber økonomiske ressourcer til fælles markedsføring af byens attraktioner. I forbindelse med H.C. Andersens 200 års jubilæum i 2005, har funktionen siden 2003 deltaget i HCA2005s pressegruppe, med henblik på planlægning og modtagelse af pressebesøg i anledning af jubilæet. I 2005 forventes der en kraftig stigning i antallet af PR besøg, som løbende skal 14
serviceres. Odense Kommune har ligeledes nedsat en arbejdsgruppe bestående af partnere, som arbejder med tilrettelæggelse og koordinering af markedsføring af HCA-relaterede aktiviteter i Odense i 2005. Gruppen mødes efter behov og med øget intensitet primo 2005. Intern kommunikation Den interne kommunikation sikres via informationsstrøm funktioner og afdelinger imellem. Informationerne skal være troværdige, relevante og medvirke til at skabe engagement og motivation hos medarbejdere. Det påhviler alle medarbejdere at fremme dialogen internt. Den interne kommunikation er baseret på Odense Bys Museers organisatoriske funktionsopbygning, således at en stor del af den interne kommunikation sikres via arbejds- og projektgrupper på tværs af funktionerne samt via den formelle organisationsopbygning og ikke mindst via diverse udvalg. Arbejdet med udvikling af IT-redskaber til forbedring af den interne kommunikation skal øges fra 2005 Arbejdsplan 2005 H.C. Andersens Hus og Barndomshjem / H.C. Andersen 2005 I 2005 ansættes en kommunikationsmedarbejder til imødegåelse af den enorme forespørgselsmængde som tilgår museet omkring emnet HCA. Ligeledes skal koordinering og modtagelse af VIP og PR besøg tilrettelægges af den nye medarbejder. Medarbejderen vil ligeledes deltage i øvrige markedsføringsrelaterede opgaver omkring Odense Bys Museer. PR- og markedsføringsindsats i forbindelse med åbning af H.C. Andersens Barndomshjem, med særligt fokus på turismeregion Fyn samt international presse (id. 1533). Særlig PR og markedsføringsindsats omkring H.C. Andersens Hus i anledning af 200 års jubilæet. Herunder forsat udvikling af PR redskaber (id. 1513, 1656, 1657, 1659). Særlig markedsføringsindsats vedr. H.C. Andersen Julemarkedet 2005 (id. 1671). Den Fynske Landsby en landsby fra H.C. Andersens tid Særlig PR og markedsføringsindsats i forbindelse med åbningen af besøgscentret og renovering af sceneområdet. Udvikling og markedsføring af konceptet Den Fynske Landsby en landsby fra H.C. Andersens tid og de specifikke produktilbud som støtte konceptet (Id, 1690, 1711, 1786, 1654, 1655) Implementering af fællesmarkedsføring med HCA museerne samt introduktion af en fællesbillet til HCA Hus og Barndomshjem samt Den Fynske Landsby. Særligt markedsføringsindsats i ferieperioder og ved arrangementer med Levende Historie Fyns Kunstmuseum Jf. ny formidlingspolitik på Fyns kunstmuseum sættes der øget fokus på museets permanente samling i forhold til segmentet af turister på Fyn for især at kunne øge besøgstallet i sommerferie perioden. Markedsføring af særudstillinger og aktiviteter i 2005 (Id. 1523, 1524, 1684, 1840, Bymuseet Møntergården Særlig PR og markedsføringsindsats i forbindelse med udstillinger og arrangementer på Bymuseet Møntergården samt etablering af permanent byhistorisk udstilling. (Id. 1669, 1656, 1656, 1657, 1658, 1659) 15
Museumsklub Fynske Minder Administration, produktion og distribution af informationsmateriale til klubbens medlemmer og forberedelse af administrationssystemer som evt. overtages fra SUF (id. 955). Udvikling af koncept og profil for børneklubben i samarbejde med undervisningsfunktionen. Intern kommunikation og IT Udvikling af politik for intern kommunikation. Ansættelse af web-master til udvikling af hjemmeside og intranet. Web-masteren skal sikre løbende udvikling på hjemmesiden og vil fungere som redaktør på www.odmus.dk i samarbejde med en redaktionsgruppe og IT-funktionen (ID for udvikling af hjemmeside og økonomi hertil?) Udvikling af IT-medier til intern kommunikation Vedligehold af indhold på aktivitetssiderne samt udvikling af præsentation af udstillingsstederne på www.odmus.dk. Samarbejder Distributionssamarbejdet De Fynske Attraktioner udvikles med fokus H.C. Andersens Hus og Den Fynske Landsby. Fortsat samarbejde med Eventyrpasset i 2005. Deltagelse i PR netværk omkring H.C. Andersen 2005 henblik på styrkelsen af H.C. Andersen i den internationale og regionale turismemarkedsføring. Brochureudgivelser 2005 H.C. Andersen og Den Fynske Landsby (DFA) Fyns Kunstmuseum (genoptryk) Begivenhedskalender Odense Bys Museer marts december 2005 Vinterprogram Odense Bys Museer 2005/2006 Aktivitetskalender Den Fynske Landsby 2005 Præsentationsfolder af Odense Bys Museer (kort præsentation af alle museer jf. nyt designprogram) Perspektiver 2006-2008 Fastholdelse af fokus på H.C. Andersen området ved forsat bearbejdelse af presse- og touroperatør kontakter. Særlig markedsføringsindsats for Den Fynske Landsby. Lokal PR indsats for profilering af Bymuseet Møntergårdens permanente udstillinger. Fortsat fokus på imageopbygning på Fyns Kunstmuseum. Særlig PR- og markedsføringsindsats i forbindelse med særudstillinger og arrangementer. Fortsat vedligeholdelse af klubarbejdet og iværksættelse af hvervekampagne. Administration af klubarbejdet overtages evt. fra Syddansk Universitetsforlag. Fortsat udvikling af intern kommunikation og hjemmeside. Fokus på publikumsundersøgelser. Fokus Carl Nielsen 16
Funktionsområde: Planlægning Mål Planlægningsfunktionen skal sikre grundlaget for Odense Bys Museers planarbejde og tilvejebringe en samlet oversigt over museets aktiviteter. Funktionen skal tillige sikre fortsat udvikling og implementering af planlægningssystemer og rutiner for evaluering. På grundlag af plansystemet undersøges, hvorvidt aktiviteterne er i overensstemmelse med og dækkende for mål og fokusområder som beskrevet i Årsplanen. Arbejdsplan Sikre gennemførelse af planarbejdet (herunder udgivelse af Årsplan 2006 (ID 1702) og Årsberetning 2004 (ID 1703). Fortsat udvikling og implementering af planlægningssystemer og rutiner for evaluering. Der lægges specielt vægt på udbygning af brugervenlige databaser samt udvikling og implementering af formater til løbende indskrivning af Årsplan- og Årsberetningsbidrag. Tilpasning af Årsplan og Årsberetning i henhold til nye retningslinier fra Kulturarvsstyrelsen. Ansvar for Odense Bys Museers udgivelser. Redaktion og tilrettelæggelse af diverse udgivelser: Fynske Minder 2005 (ID 1677), Årsplan 2006 (ID 1702), Årsberetning 2004 (ID 1703), Skrifter fra Odense Bys Museer, Fynske Fortællinger, monografiserien Fynske Studier samt diverse kataloger. Liste over planlagte udgivelser i 2005 er fremlagt i kapitel 8,3. 2005 Udover ovennævnte opgaver varetages følgende: Deltagelse i arbejdsgruppen for H. C. Andersen Julemarkedet. Manuskript m.v. til arkæologisk monografi, Lykkebjerg (ID 970) i Fynske Studier. Projektledelse af udstillingen Sex i 100.000 år (ID 1669), projektleder. Projektering og projektledelse af opbygning af en kulturhistorisk udstilling på Bymuseet Møntergården (ID 1501 m.fl.). Fortsat deltagelse i europæiske netværkssamarbejde (Communicating Cultural Landscapes II), koordinator. Deltagelse i det europæiske netværkssamarbejde Liveable City. Arbejdsgruppe samt styregruppe (ID 1211). Deltagelse i det europæiske netværkssamarbejde Waterfront. Arbejdsgruppe samt styregruppe (ID 1675). Ansvarlig for projektering og etablering af en ny Vidensportal. Medlem af formidlingsudvalget, Amtsmuseumsrådet for Fyns Amt. 2006-2008 Særlig indsats i forbindelse med større projektarbejder. Særlig indsats i forbindelse med museets udgivelser. Fortsat udvikling og implementering af planlægningssystemer og rutiner for evaluering. Særlig indsats i forbindelse med byhistorisk satsning. Særlig indsats i forbindelse med projekt Waterfront. Særlig indsats i forbindelse med projekt Liveable City. 17
Planarbejdet Ultimo 2004 blev en ny brugerflade til Projektdatabasen taget i brug. Hermed introduceredes en del nye søgemuligheder samt mulighed for opstilling af interne tidsplaner for de enkelte projekter. Samtidig blev det besluttet at der til projekttypen Arrangementer skal tilknyttes en alternativ tidsplan. Denne tidsplan skal, i samarbejde med funktionsområde Kommunikation, udarbejdes ultimo 2005 og bringes i anvendelse inden 1. april 2005. I 2005 vil planlægningsfunktionens indsats i høj grad tage sigte på konsolidering af projektdatabasens nye faciliteter, idet det skal sikres at de indvundne erfaringer og etablerede rutiner fastholdes som afsæt for en kvalitativ og professionel udvikling med klar forankring hos medarbejderne, specielt i funktionsledergruppen. Der skal ligeledes skabes et nyt koncept for formulering af årsberetninger, der, suppleret af en ændret profil for den i Fynske Minder indeholdte årsberetning, fremover i højere grad vil fremstå som en teknisk årsberetning. Der skal således formuleres et nyt koncept for årsberetningens principielle indhold og, i tilknytning hertil, produceres et format udlagt på J-drevet der giver mulighed for året igennem at indskrive diverse data, hvorved årsberetningernes hovedindhold principielt genereres indenfor de respektive planår. Øvrige hovedopgaver Udover den ovenfor beskrevne udvikling af plansystemet vil funktionens hovedopgaver i 2005 være knyttet til etablering af en ny kulturhistorisk udstilling på Bymuseet Møntergården, etablering af særudstillinger, udgivelse af publikationer samt deltagelse i diverse lokale og europæiske netværksprojekter Planarbejde 2005, Tidsplan Årsberetning 2004 december 2004 Koncept for Årsberetning 2004 behandles og Planlægningsfunktionen udsender vejledning. 3. januar 2005 Funktionsledere og Afdelingschefer påbegynder udarbejdelse af bidrag til Årsberetning 2004. 18. marts 2005 Deadline for aflevering af materiale til Årsberetning 2004. Planlægningsfunktionen sikrer redaktionel sammenskrivning samt fremlæggelse og behandling i ledergruppen. 25. april. 2005 Årsberetning 2004 udkommer. Årsplan 2006 15. april 2005 1. fællesmøde for afdelingschefer og funktionsledere med udmelding af mål og perspektiver for 2006 og perspektivårene 2007-2009. 18
Med afsæt i de udmeldte rammer og satsningsområder arbejder funktionerne med formulering af forslag til formidlingsprojekter til afvikling i 2006 samt forslag til perspektivplan for 2007-2009. 3. juni 2005 Deadline for forslag til projekter i 2006 og perspektivårene 2007-2009. Koordinationsgruppen systematiserer og runddeler det samlede materiale til fællesmødet den 18. juni. 17. juni 2005 2. fællesmøde for afdelingschefer og funktionsledere. Fremlæggelse og diskussion af indsendte forslag. På baggrund af dette møde samt de fremsendte forslag til Årsplan 2006, foretager ledergruppen en samlet vurdering, idet der sker en afvejning i forhold til såvel forventet budgetramme som udmeldte satsningsområder. Projekter fremsendt som forslag kan i denne fase tildeles status som afvist, idebank eller foreløbigt godkendt. 26. august 2005 3. fællesmøde for afdelingschefer og funktionsledere. Samlet status og udmelding af ledelsens prioritering. De foreløbigt godkendte projekter / aktiviteter kvalificeres, idet relevante funktioner inddrages, der opstilles budget, ressourcebehov, tidsplan etc., hvorefter de gennembearbejdede foreløbigt godkendte forslag senest den 16. september fremsendes til endelig behandling i ledergruppen. I denne fase opstilles en overordnet tidsfølgeplan for større udstillingsprojekter. 16. September 2005 Deadline for endelig formulering af 2006-projekter med status: Foreløbig godkendte. Planlægningsfunktionen samler og systematiserer det inddaterede materiale som beslutningsgrundlag for ledelsens endelige vurdering, idet de gennembearbejdede foreløbigt godkendte forslag vurderes i forhold til satsningsområder og budgetramme Projekter behandlet som foreløbigt godkendt kan i denne fase tildeles status som afvist, idebank eller endeligt godkendt. 30. september 2005 4. fællesmøde for afdelingschefer og funktionsledere. Ledergruppen udmelder endelig status for projekter til afvikling i 2006 og Planlægningsfunktionen rundsender vejledning til Årsplan 2006, hvorefter funktionerne påbegynder sammenskrivning af bidrag til Årsplanen. 28. oktober 2005 Afdelingscheferne afleverer færdige bidrag til Årsplan 2006 hvorefter, Planlægningsfunktionen sikrer redaktionel sammenskrivning og behandling i ledergruppen. 11. november 2005 Sammenskrivning foreligger og udsendes til MED-udvalget og K&Sudvalget. 19
xx. november 2005 xx november 2005 MED-udvalgsmøde. Behandles i KS-udvalget. 28. november 2005 Årsplan 2006 afleveres til trykning. 12. december 2005 Årsplan 2006 udkommer. 20