Nyhedsbrev oktober 2012 Kære kolleger Sommeren har bragt ændringer i mange menneskers arbejdsliv. Overflytningen af medarbejdere fra daginstitutioner, skoler og rådhuse til Drift & Service og omflytningerne af medarbejdere indenfor serviceområderne er på plads. Det har krævet mange overvejelser og en stor indsats både fra de direkte berørte og fra mange af Ejendomscenterets samarbejdspartnere i bygningerne. Tak for jeres indsats og samarbejdsvilje. Den har gjort processen mulig og meget lettere. I de kommende måneder skal vi sammen finde hverdagen og de samarbejdsflader, som vi skal have fremover. I de kommende måneder skal vi også arbejde på overflytningen af rengøringsmedarbejdere og teknisk servicepersonale fra kommunens øvrige bygninger. Vi tager fat på kulturområdet og det sociale område inden længe. I oktober behandler styregruppen for etableringen af Ejendomscenteret køreplanen, og i november drøfter følgegruppen sagen. En anden opgave, der står foran os, er håndteringen af udendørsarealer. For tiden er vi i gang med at udarbejde plejeplaner i første omgang gælder det arealerne ved daginstitutioner, skoler og rådhuse. Alle steder er der samtidig fuldt fokus på at være klar til vinteren, så snerydning og glatførebekæmpelse fungerer, når vintervejret rammer os. Siden sidst er der sket en ændring i ledelsen af Ejendomscenteret. Da Bent Westerberg blev konstitueret som direktør, blev jeg konstitueret som centerchef for Ejendomscenteret. Som afdelingsleder har jeg været med i processen med etablering af Ejendomscenteret helt fra begyndelsen, og jeg glæder mig til at fortsætte arbejdet i det spor, der allerede er lagt. Har din kollega fået nyhedsbrevet? Ikke alle har adgang til en pc og intranettet på arbejdet. Print derfor nyhedsbrev til de af dine kolleger, som ellers ville gå glip af informationen. Indhold Medarbejderne er på vej på plads i Drift & Service 2 Bygherre & Anlæg har både overblikket og styr på detaljerne 3 Hvem skal have besked, når døren hænger? 4 SLA = ServiceLeveranceAftale 5 Driftsherre og bygherre forskellen mellem Drift & Service og Bygherre & Anlæg 5 Ejendomscenterets MED-organisation er på plads 6 Sundhedstjek nr. 2 og måling af arbejdets fysiske belastning af kroppen 7 Mange hilsner Peter Munk Konstitueret centerchef for Ejendomscenteret
Medarbejderne er på vej på plads i Drift & Service I juni måned fik alle fastansatte rengøringsmedarbejdere og teknisk servicepersonale på skoler, i rådhuse og daginstitutioner besked om deres nye arbejdsforhold. Næsten 150 rengøringsmedarbejdere og ca. 30 medarbejdere indenfor teknisk service var berørt. Selvom der er ændringer i rengøringsmetoder på vej, og selvom der er ændringer i strukturen f.eks. sammenlægning af skolerne i Skagen, var det heldigvis muligt at tilbyde alle fastansatte medarbejdere job fremover. Der blev plads til alle i den nye afdeling Drift & Service, men nogle medarbejdere får ændringer i deres arbejdstid og/eller arbejdssted. På rengøringsområdet er puslespillet helt færdigt, mens der på det tekniske serviceområde mangler nogle få brikker. Når forhandlingerne med et par medarbejdere er afsluttet, kan de sidste brikker også blive lagt på teknisk serviceområdet. De fem serviceledere har så vidt muligt opfyldt medarbejdernes ønsker til jobbet fremover. Ikke alle steder kunne det dog lykkes 100 %. Heldigvis har der sidenhen vist sig nye muligheder for nogle af de berørte. Et eksempel er en rengøringsmedarbejder, der skulle overflyttes fra Frederikshavn til Sæby. Det var hun ked af, for det gav en del praktiske problemer for hende. Da der så kom en ledig plads i Frederikshavn, fik hun selvfølgelig buddet, som hun straks tog imod. Siden juni har de fem serviceledere og personalet arbejdet hen mod den praktiske gennemførelse af over- gangen. De nye vilkår træder i kraft lidt hen ad vejen. Medarbejdere, der får kortere arbejdstid, har f.eks. et varsel, før ændringen sker. Servicelederne og medarbejderne tilrettelægger sammen overgangen, og inden nytår er alle gået over til deres nye arbejdsvilkår. I de kommende måneder tager vi også for alvor hul på den nye rengøringsmetode. Et hold rengøringsmedarbejdere har været på kursus, hvor de blandt andet har testet nye arbejdsredskaber og været med til at vælge hvilke redskaber, der skal bruges fremover. Nu skal de hjælpe deres kolleger med at komme igang med den nye metode. Rengøringstiden i hver enkelt bygning er beregnet på basis af opmålingen i efteråret 2011. Nogle brugere af bygningerne er bekymrede for, om der bliver passende rent med de nye rengøringsmetoder. Det kan f.eks. være ledere af institutioner, hvor børn med handicap har nedsat immunforsvar, eller hvor der af andre årsager er særlige krav til standarden for rengøringen. Servicelederen tager en snak med institutionslederen, så rengøringen kan passe til aktiviteterne i huset, og hvis det er nødvendigt, ændrer vi på rengøringstiden i bygningen. Etableringen af serviceteams er en anden af efterårets opgaver i serviceområderne. Servicelederne har allerede taget fat på den proces, og tanken er, at et team af medarbejdere samles om opgaverne i alle bygningerne i et mindre område. Samtidig med alle forandringerne skal de daglige opgaver løses, så både medarbejdere og ledere i Drift & Service har rigeligt at se til og tænke over for tiden. 2
Bygherre & Anlæg har både overblikket og styr på detaljerne Det er lidt af en opgave at have overblikket over alle kommunens ejendomme og vurdere, hvor der skal sættes ind, så de holdes i god stand, og hvordan vi udnytter de mange kvadratmeter bedst muligt. Med overdragelsen af alle kommunens ejendomme til Ejendomscenteret bliver den opgave placeret i afdelingen Bygherre & Anlæg, som har ansvaret for den strategiske udvikling af kommunens samlede ejendomsmasse. Der skal hele tiden være et blik på, om kommunen har de rigtige ejendomme til at løse de kommunale opgaver, som ændrer sig over tid. Den enkelte bygning skal være så velegnet som muligt til de aktiviteter, som foregår i den, og alle bygningerne skal være i så god stand som muligt. Samtidig skal der prioriteres på tværs af bygningerne, for økonomien er stram. Bygherre & Anlæg har også styr på detaljerne. Når der skal foretages planlagt vedligehold, renoveres, bygges om eller bygges nyt, samarbejder bygningskontaktpersonen i Bygherre & Anlæg med det fagcenter, der bruger bygningen. De har hver deres faglige vinkel på sagen, og bygningskontaktpersonen rådgiver fagcenteret om de bygningsmæssige forhold. Det er Bygherre & Anlæg, der er bygherre, og bygningskontaktpersonen sørger for al myndighedsbehandling, samarbejde med håndværkere og andre opgaver i forbindelse med byggeriet. En særlig opgave i Bygherre & Anlæg er at give mulighed for at holde udgifterne til energi så lave som muligt. Bygherre & Anlæg har specialister på det område, der arbejder og prioriterer på tværs af alle kommunens ejendomme, så energioptimeringen sker, hvor der er størst gevinst. De tekniske installationer skal være så gode som muligt, og bygningernes klimaskærm i form af mure, vinduer, tag og fundament skal holdes i så god stand som muligt. Men gode bygninger gør det ikke alene. Den adfærd, som brugerne af bygningen har, betyder også meget for energiudgifterne. Derfor har vi den incitamentsstruktur på energiudgifterne, som er beskrevet i tidligere nyhedsbreve. 3
Hvem skal have besked, når døren hænger? Ejendomscenterets medarbejdere både rengøringsmedarbejdere og teknisk servicepersonale holder et vågent øje med bygningerne, når de er rundt for at løse deres opgaver. Når der er noget, der trænger til en kærlig hånd, kommer det på opgavelisten og bliver løst hurtigst muligt. Alligevel vil der være ting, som bygningernes brugere er de første til at opdage. Det kan være en dør, der hænger lidt, eller træk, fordi ventilationsanlægget er gået ud af justering. Det kan også være, at brugen af et lokale ændrer sig, så der er brug for at ændre på rengøringen. Det kan Ejendomscenterets medarbejdere gøre noget ved, hvis de får besked om det. Ejendomscenteret arbejder på en digital løsning, men indtil den er på plads, skal bygningens bruger blot kontakte servicelederen og fortælle om sagen. Det er nemmest på mail, men en telefonopringning kan også bruges. Servicelederen tager sig af sagen og sørger for, at den rette medarbejder i Ejendomscenteret får besked, eller for, at der bliver kaldt på en håndværker, hvis det er nødvendigt. Hvis et fagcenter har brug for at drøfte bygningsændringer eller renoveringsopgaver, er den rette vej ind i Ejendomscenteret at tage kontakt til bygningskontaktpersonen i Bygherre & Anlæg. Serviceområde Syd: Dorthe Colding Tel.: 40 28 11 87 Serviceområde Midt Syd: Jacob Fruensgaard Tel.: 40 28 91 62 Serviceområde Midt Øst: Preben Holm Tel.: 40 28 07 96 Serviceområde Midt Nord: Svend-Erik Nielsen Tel.: 40 28 79 42 Serviceområde Nord: Allan Nielsen Tel.: 40 28 53 96 Giv os et praj Er der noget, vi overser i kommunikationen eller i processen om det nye ejendomscenter, så giv os et praj. Har du forslag til nyhedsbrevet eller til etableringen og processen: kontakt udviklingsmedarbejder Christina Palmstrøm på chpa@frederikshavn.dk eller 98 45 50 31. 4
SLA = ServiceLeveranceAftale Når huslejemodellen er helt klar og rullet ud, bliver institutionerne lejere hos Ejendomscenteret, der står for bygningernes drift både rengøring, teknisk service, vedligehold, udenomsarealer og alle andre opgaver vedrørende bygningerne. Den daglige drift og service aftales mellem fagcenteret og Ejendomscenteret. På centerniveau sker det i en overordnet aftale, og i forhold til den enkelte bygning sker det i en SLA ServiceLeveranceAftale, som fastlægger niveauet for rengøring og teknisk service. For øjeblikket arbejder Ejendomscenteret og Økonomicenteret med beregningsmodellen, der skal sikre, at vi kan styre økonomien. Når den er klar, bliver SLA-modellen drøftet med den enkelte fagcenterchef. Sigtet er at finde et ensartet serviceni- veau for alle bygningerne i et fagcenter, og centerchefen er med til at prioritere, hvilke opgaver det er vigtigst at løse. Når den overordnede aftale med fagcenteret er i hus, drøfter servicelederen den konkrete SLA med institutionens leder. Og hvornår sker det så? Det er kompliceret at bygge modellerne op, og det skal sikres, at de er rigtigt skruet sammen. Det er en højt prioriteret opgave, der bliver klar så hurtigt som muligt, men vi kan ikke sætte dato på. Driftsherre og bygherre forskellen mellem Drift & Service og Bygherre & Anlæg Med etableringen af Ejendomscenteret har vi fået to nye afdelinger: Drift & Service og Bygherre & Anlæg. Begge afdelingerne arbejder med kommunens ejendomme, men hvad er egentlig forskellen? Forskellen er, at Drift & Service er driftsherre, mens Bygherre & Anlæg er bygherre. Og hvad er så forskellen på det? Bygherren Bygherre & Anlæg står for bygningernes overordnede stand. Bygherre & Anlæg gennemgår alle bygninger en gang om året og prioriterer, planlægger og gennemfører store og små vedligeholdelsesopgaver og al renovering, ombygning og nybygning. Driftsherren Drift & Service står for al daglig drift af bygningerne. Det er for eksempel rengøring, teknisk service, kantinedrift og løsning af små akutte vedligeholdelsesopgaver, der typisk kan udføres af en teknisk servicemedarbejder. 5
Ejendomscenterets MED-organisation er på plads Nu ligger MED-organisationen i Ejendomscenteret fast. FællesMED blev orienteret den 6. september, og den 14. september sagde HovedMED ja til forslaget. Næste skridt er at bemande MED-udvalgene. Det sker i de kommende uger, så alle MED-udvalg kan komme i gang med arbejdet sidst på året. MED-struktur for Ejendomscenteret CenterMED Centerchef Afdelingsleder Bygherre & Anlæg Afdelingsleder Drift og Service Afdelingsleder Beredskab 1 TR Administration/Bygherre & Anlæg 1 AMR Administration/Bygherre & Anlæg 2 TR Drift og Service 2 AMR Drift og Service 1 TR Beredskab 1 AMR Beredskab ADMINISTRATION/BYGHERRE & ANLÆG PersonaleMED Centerchef Afdelingsleder Medarbejdere i Administration og Bygherre & Anlæg Alle TR/AMR Supplerende personalemøder DRIFT OG SERVICE AfdelingsMED Afdelingsleder Serviceleder Syd Serviceleder Midt Øst Serviceleder Midt Syd Serviceleder Midt Nord Serviceleder Nord Kantineleder 11 AMR (1 fra kantine, 5 fra rengøring og 5 fra teknisk service) Alle TR-tillidsvalgte BEREDSKAB AfdelingsMED Afdelingsleder 3 AMR 4 TR Personalemøder for: Hjælpemiddel Brandskolen Logistik Vagtcentral Frivillige brandmænd OMRÅDE SYD OMRÅDE MIDT ØST OMRÅDE MIDT SYD OMRÅDE MIDT NORD OMRÅDE NORD KANTINE Grafik 12-491.hl September 2012 6
Sundhedstjek nr. 2 og måling af arbejdets fysiske belastning af kroppen Nu får de knap 150 medarbejdere tilbud om sundhedstjek nr. 2 i december. Det er de samme ting, der bliver tjekket, som først på året, så hver enkelt kan se, om der er sket en udvikling i deres sundhedstilstand. Først på året fik knap 150 medarbejdere tjekket sundheden. De arbejder med rengøring og teknisk service på skoler og rådhuse. Sundhedstjekket indgår i et projekt, som 3F og Frederikshavn Kommune samarbejder om. Hver enkelt fik en tilbagemelding, og nogle medarbejdere satte sig mål om at forbedre deres sundhed. Kommunen fik en samlet rapport, som viser, at sundhedstilstanden blandt medarbejderne svarer nogenlunde til landsgennemsnittet. Dog blev lidt flere end på landsplan henvist til egen læge, fordi de havde symptomer på sygdom. Rapporten skal bruges til at arbejde med at styrke sundheden blandt medarbejderne. Et af de første tiltag er, at en fysioterapeut og en ergoterapeut i løbet af det kommende år besøger mange af arbejdspladserne. Sammen med medarbejderne vil de se på ergonomien på arbejdspladsen, f.eks. arbejdsstillinger og brugen af redskaber og maskiner. Målet er, at vi bliver bedre til at undgå nedslidning. Denne gang er der også tilbud om et ekstra tjek. Forskningscenter for Arbejdsmiljø undersøger sammenhængen mellem fysiske arbejdsbelastninger og et par store sygdomsområder: muskel-/skeletbesvær og hjertekarsygdomme. Forskere fra Aalborg Universitet er med i projektet og vil følge deltagerne fra Frederikshavn Kommune i et helt år. Først får deltagerne et udvidet sundhedstjek. Derefter får de målt deres fysiske aktivitet i fire døgn. Det sker med fem små målere, som bliver sat fast på kroppen og måler, hvor meget kroppen bliver belastet, mens man arbejder. Derefter bliver deltagerne fulgt i det næste år med smsspørgsmål og spørgeskemaer. Alt det giver et godt billede af, hvordan arbejdet belaster kroppen, og hvordan eventuelle muskelsmerter udvikler sig. Med alt dette i hånden kan deltagerne til sidst få gode råd og vejledning af en fysioterapeut om, hvordan de hver især kan forebygge muskelsmerter. Hvis flere medarbejdere fra den samme arbejdsplads deltager, er der mulighed for at lægge en samlet plan for, hvordan man kan forebygge muskelsmerter på netop den arbejdsplads. Som deltager i projektet får man både større mulighed for selv at undgå nedslidning, og man hjælper forskerne på vej mod vigtig viden om, hvordan sygdomme og arbejdsbelastninger hænger sammen. Grafik:12-548.hl 7