JURIDISK KONTOR Udbudsbrev Dato: 2. november 2015 Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15 Ballerup Kommune udbyder udlejningen af cafeteriet i Ballerup- Skovlunde Fodbolds klubhus, Marbækvej 12, 2750 Ballerup Cafeteriet har i mange år været drevet af Ballerup-Skovlunde Fodbold som en del af klubbens aktiviteter, men klubben vil fremadrettet koncentrere sig om de egentlige fodboldaktiviteter. Cafeteriet er en igangværende forretning, men Ballerup-Skovlunde Fodbold vil træde ud af cafeteriadriften, så snart Ballerup Kommune har fundet en lejer, der kan overtage cafeteriet og driften af det. Cafeteriet bruges flittigt af klubbens medlemmer samt øvrige fodboldspillere og tilskuere i forbindelse med kampe, stævner og andre arrangementer samt ved andre aktiviteter i Ballerup Idrætsby. Klubhuset, herunder køkkenet med tilhørende faciliteter på ca. 57 m 2 er i god stand. Husets klublokale på ca. 190 m 2 bliver brugt som cafeteriets serveringslokale sammen med et udendørs serveringsområde i sommerhalvåret. Den nærmere beskrivelse af lejemålet fremgår af udbudsmaterialet. For Ballerup Kommune er det vigtigt, at cafeteriet understøtter fodbold- og klublivet samt de øvrige aktiviteter i Ballerup Idrætsby. Ved valg af lejer lægges der derfor vægt på forretningskonceptet, herunder lejers ideer til hvordan cafeteriet kan bidrage med eller understøtte aktiviteterne i området. 1. Udbyder Ballerup Kommune Hold an Vej 7 2750 Ballerup I det følgende kaldet kommunen. 2. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter udlejning af køkkenet med tilhørende faciliteter i Ballerup- Skovlunde Fodbolds klubhus, jf. Udkast til lejekontrakt. Udbudsmaterialet består af følgende vedhæftede dokumenter: Kravspecifikation, tekniske og økonomiske minimumsbetingelser Udkast til lejekontrakt Plantegning klubhuset Marbækvej 12 Inventarliste af 26. oktober 201 Tilbudsblanket Tro og love erklæring Side 1
3. Udbudsform og tildelingskriterier Offentligt udbud. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der lægges 50/50 % vægt på: 1. Pris - lejen - alle forhold taget i betragtning. 2. Forretningskoncept og tilrettelæggelse af driften virksomhedens egnethed til at understøtte klublivet i Ballerup-Skovlunde Fodbold og de øvrige aktiviteter i Ballerup Idrætsby Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste samtlige indkomne tilbud. 4. Forespørgsler og besigtigelse Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal sendes skriftligt på e-mail til balkom@balk.dk tilbud på udlejning af Cafeteriet Marbækvej 12. Besigtigelse af Cafeteriet, Marbækvej 12, 2750 Ballerup efter nærmere aftale. 5. Generelt om tilbuddet Tilbuddet skal afgives på Tilbudsblanket for cafeteriet Marbækvej 12 og vedhæftes relevant dokumentation samt tro og love erklæring i udfyldt stand. Det skal af tilbuddet fremgå, hvordan tilbudsgiver agter at tilrettelægge driften af cafeteriet herunder tilbudsgivers idéer til, hvordan driften kan tilpasses kundegrundlaget og aktiviteterne i Ballerup-Skovlunde Fodbold. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. 6. Tid og sted for afgivelse af tilbud Tilbuddet og alle tilhørende bilag kan sendes med almindelig post i kuvert tydeligt mærket: Tilbud på leje må kun åbnes af Juridisk Kontor til: Ballerup Kommune, Juridisk Kontor Hold-an Vej 7 2750 Ballerup Eller som pdf med elektronisk post til balkom@balk.dk. I emnefeltet anføres: Tilbud på frist må kun åbnes af Juridisk Kontor Tilbuddet skal være Ballerup Kommune i hænde senest den 1. december 2015 kl. 12. 7. Tildelingsprocedure Vurderingen af tilbuddene vil blive foretaget på grundlag af det fremsendte materiale, som derfor skal være fyldestgørende. Tilbuddene vil blive åbnet og gennemgået af administrationen. Kommunen forbeholder sig at kunne rette henvendelse til tilbudsgiverne med henblik på afklarende spørgsmål i forbindelse med behandling af tilbuddene. Den endelig beslutning om valg af lejer forelægges Økonomiudvalget til godkendelse. Side 2
JURIDISK KONTOR Kravspecifikationer Rådhuset Hold-an Vej 7 2750 Ballerup Tlf: 4477 2000 www.ballerup.dk Dato: 2. november 2015 Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15 Udbudsmateriale kravspecifikationer Cafeteriet Marbækvej 12 i Ballerup Skovlunde Fodbolds klubhus 1. Økonomiske og tekniske minimumsbetingelser Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver fremsende følgende oplysninger: Udfyldt tilbudsblanket Dokumentation for tilbudsgivers økonomi i relation til cafeteriedriften i form af tilbudsgivers seneste 3 revisorpåtegnede årsrapporter. Såfremt tilbudsgiver ikke kan præstere et regnskab, skal tilbudsgiver indsende anden relevant og tilstrækkelig dokumentation for sin økonomiske situation Beskrivelse af erfaring med drift af restauration, cafeteria eller lignende relevant virksomhed Budgetoplæg for cafeteriedriften Tro og love erklæring om gæld til det offentlige. Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet ikke kan tages i betragtning. 2. Generelle krav Kommunen har følgende krav til tilbudsgiver: Tilbudsgiver skal kunne opnå fornødne bevillinger og myndighedstilladelser til cafeteriedriften senest på tidspunktet for lejekontraktens ikrafttræden / senest på åbningsdagen Tilbudsgiver skal, såfremt kommunen accepterer det afgivne bud, betale et depositum svarende til 3 måneders leje som beskrevet i Udkast til lejekontrakt 3. Vilkår for udlejningen Cafeteriet skal som udgangspunkt have åbent, når der er aktiviteter i Ballerup- Skovlunde Fodbold. Ekspeditions- Mandag og tirsdag 10.00-15.00, torsdag 10.00-17.00, fredag 10.00-13.00 og telefontid Onsdag lukket
Kontraktperiode Kontrakten kan indgås med en uopsigelighedsperiode på 1-2 år, hvorefter den kan opsiges med et aftalt varsel på fx 6 måneder. Kommunen forventer, at kontrakten vil træde i kraft i starten af 2016. Lejen Tilbudsgiver skal afgive tilbud på størrelsen af den leje, der tilbydes kommunen. Lejen skal anføres som et fast årligt beløb. Varesortiment Varesortimentet skal indeholde sund mad, frugt, snacks samt sunde drikke og understøtte motion, bevægelse og sund livsstil. Åbningstider Cafeteriets åbningstider er: Mandag til torsdag kl. 16-22. Lørdage, søn- og helligdage: åbnes en time før start af første kamp og lukkes en time efter afslutning af sidste kamp. 4. Øvrige vilkår I åbningstiden skal der altid være en ansvarlig og myndig repræsentant for lejer med kendskab til virksomhedens drift til stede. 5. Kontrakt Som bilag er vedlagt Udkast til erhvervslejekontrakt. Ovenstående er ikke en udtømmende gengivelse af alle vilkår i kontraktudkastet, og tilbudsgiver opfordres derfor til nøje at gennemgå kontraktudkastet. Lejekontrakten med den valgte tilbudsgiver udarbejdes af kommunen. Kontraktens grundlag vil være det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag og den valgte tilbudsgivers samlede tilbudsmateriale. Kontrakten underskrives af tilbudsgiver og kommunen. www.ballerup.dk Side 2
Sag 82.16.05-Ø54-7-15 UDKAST af 2. november 2015 Erhvervslejekontrakt Marbækvej 12, 2750 Ballerup 1. Parterne og det lejede 1.1. Udlejer Ballerup Kommune, Hold-an Vej 7, 2750 Ballerup. 1.2. Lejer xxxxx 1.3. Det lejede Det lejede omfatter de på vedhæftede tegning viste køkken med depot, gang og toilet på 57,62 m 2, beliggende på kommunens ejendom Marbækvej 12, matrikel nr. 18 A Skovlunde By, Skovlunde. Lejer råder over klublokale på 190 m 2 til serveringsområde og et udeareal på 45,5 m 2 til servering. 2. Lejeforholdets begyndelse og ophør. 2.1. Begyndelse Lejemålet træder i kraft den xx 2016. 2.2. Ophør Lejemålet kan af begge parter opsiges skriftligt med 6 måneders varsel til den 1. i en måned. 3. Det lejede 3.1. Anvendelse Det lejede skal anvendes til cafeteria. Det lejede må ikke uden Ballerup Kommunes forudgående skriftlige samtykke benyttes til andet formål. Lejer er forpligtet til at sørge for overholdelse af gældende lovgivning, lokalplan 116, forskrifter, regulativer osv., fx fødevarelovgivning, miljølovgivning, planlovgivning, byggelovgivning vejlovgivning, politiets ordensforskrifter og brandmyndighedernes forskrifter. 3.2. Bygningsmæssige ændringer mv. Der må ikke foretages ændringer af det lejede uden Ballerup Kommunes forudgående skriftlige samtykke. Lejer har ret til sædvanlig skiltning i forbindelse med lejemålets anvendelse til cafeteria. Skiltning skal i øvrigt ske i overensstemmelse med kommunens godkendte retningslinjer og skal godkendes af kommunen inden opsætning. Radio- og tv-antenner må kun anbringes på ejendommen med kommunens forudgående skriftlige godkendelse. www.ballerup.dk 1 af 5 sider e-mail: balkom@balk.dk
4. Overdragelse af lejede Hel eller delvis fremleje samt bortforpagtning kan kun ske med udlejers forudgående skriftlige tilladelse. Lejer har ikke ret til at afstå det lejede, erhvervslejeloven 55 er således ikke gældende. 5. Betaling af leje 5.1. Leje Den årlige leje udgør xxx kr. 5.2. Regulering af lejen Lejen reguleres uden særskilt varsel en gang årligt. Den til enhver tid gældende leje forhøjes hvert år pr. 1. januar som hidtil med 3 % af foregående års leje. Lejen reguleres første gang den 1. januar 2017. 5.3. Betaling Lejen forfalder til betaling månedsvis forud, hver den 1. 5.4. Betalingssted Ballerup Kommune sender opkrævning for betaling af lejen. 6. Depositum Depositum svarer til enhver tid til 3 måneders leje. Forhøjelse af depositum betales hvert år den 1. januarsamtidigt med regulering af lejen. Depositum forhøjes første gang den 1. januar 2017. Depositum forrentes ikke. 7. Varme, vand el og renovation 7.1. Varme, vand og el Ballerup Kommune leverer varme, vand og el, og udgifterne er indeholdt i lejen. 8. Renovation og fedtudskiller 8.1. Renovation Lejers affald fra køkken og cafeteria skal placeres i en særskilt affaldscontainer, som placeres og tømmes i overensstemmelse med kommunens erhvervsaffaldsregulativ. Enhver udgift til tømning af containeren, herunder afgifter betales af lejer udover lejen enten direkte til leverandøren eller til udlejer. 8.2. Fedtudskiller Køkkenet skal være forsynet med fedtudskiller. Lejer skal afholde enhver udgift til vedligeholdelse og tømning af fedtudskilleren. 9. Det lejedes stand ved overtagelse og ophør 9.1. Overtagelse Det lejede overtages som beset. 9.2. Aflevering Ved lejeforholdets ophør skal lejer aflevere det lejede ryddet, 2 af 5 sider
rengjort og vedligeholdt, bortset fra slid og ælde. Enhver af parterne kan forlange, at der senest 14 dage før flyttedagen afholdes en fælles besigtigelse af det lejede med henblik på at aftale omfanget og gennemførelsen af lejers istandsættelsesforpligtelse. Såfremt istandsættelse ikke er fuldført - eller efter udlejers skøn ikke er udført tilfredsstillende inden det lejedes aflevering, sker istandsættelse ved udlejers foranledning og for lejers regning. Særindretninger skal fjernes og lokalerne retableres, med mindre udlejer bestemmer, at særindretningerne skal forblive i det lejede. 10. Vedligeholdelse af det lejede i lejeperioden. 10.1. Udvendig vedligeholdelse Den udvendige vedligeholdelse påhviler udlejer. Udlejer er i øvrigt forpligtet til at holde ejendommen løbende vedlige. Udlejer er endvidere forpligtet til at foretage løbende vedligeholdelse af: udearealer omkring bygningen snerydning 10.2. Indvendig vedligeholdelse Den indvendige vedligeholdelse af køkken, depot, gang og toilet påhviler lejer. Ballerup Kommune er berettiget til at foretage en årlig gennemgang med henblik på en vurdering af lejemålets vedligeholdelsesstand. Ballerup Kommune kan forlange at lejer straks efter skriftligt varsel udfører de af lejer påhvilende vedligeholdelses- og istandsættelsesarbejder, når en mangel er konstateret. 11. Hvidevarer, inventar mv. 11.1. Hvidevarer Det lejede omfatter hvidevarer, jf. bilag 2. 11.2. Vedligeholdelse af hvidevarer 11.3. Fornyelse og udskiftning af hvidevarer Lejer vedligeholder og sørger for reparation af de hvidevarer, som indgår i lejekontrakten. Alle reparationer skal ske på håndværksmæssig forsvarlig måde og udføres af autoriserede håndværkere. Lejer sørger for udskiftning, fornyelse og bortskaffelse af hvidevarer. Lejers installering af hvidevarer skal udføres af autoriserede håndværkere. Lejer skal skriftligt med mindst 8 dages varsel underrette udlejer skriftligt om ovenstående ændringer. 11.4. Lejers hvidevarer, køkkenudstyr, service, Ved lejemålets ophør kan lejer medtage hvidevarer, køkkenudstyr, service, inventar mv., som er anskaffet af lejer. 3 af 5 sider
inventar mv. 12. Cafeteria 12.1. Catering Lejer har tilladelse til at drive cateringvirksomhed. Det er dog en betingelse, at den ikke påvirker lejers mulighed for at udføre den primære opgave at dække det serveringsbehov, som brugerne af klubhuset medfører. 12.2. Bespisning og servering af drikkevarer 12.3. Forplejning og drikkevarer Alle former for bespisning og servering af drikke i og omkring det lejede er omfattet af kontrakten. Al forplejning og drikkevarer skal købes hos lejer, hvorfor mad og drikkevarer ikke må medtages og nydes i det lejede område. 12.4. Arrangementer, fester ol. 13. Varesortiment Der må ikke holdes private fester i lejemålet. 13.1. Varesortiment Varesortimentet skal indeholde sund mad, frugt, snacks samt sunde drikke og understøtte motion, bevægelse og sund livsstil. 14. Åbningstider 14.1. Åbningstider Cafeteriets åbningstider er: Mandag til torsdag kl. 16-22. Lørdage, søn- og helligdage: åbnes en time før start af første kamp og lukkes en time efter afslutning af sidste kamp. 14.2. Særlige arrangementer Ved særlige arrangementer, stævner ol. skal cafeteriet holde åbent, så længe arrangementet varer. 14.3. Lukkeperioder Cafeteriet er lukket i juli måned og mellem jul og nytår. 14.4. Skiltning Cafeteriets åbningstider og priser skal fremgå med tydelig skiltning. 15. Særlige vilkår 15.1. Hotel- og restaurationsvirksomhed Det lejede skal drives på forsvarlig måde under overholdelse af reglerne i lov om restaurations- og hotelvirksomhed m.v. samt iagttage alle myndighedsforskrifter, herunder krav om hygiejne og kvalitet såvel i anvendte råvarer og halvfabrikata som i produktionslokaler og opbevaringsrum. Køkken- og serveringsarealer skal fremstå indbydende og rent og hygiejnestandarden skal være upåklagelig. 15.2. Rygepolitik Cafeteriet skal være røgfrit i overensstemmelse med Ballerup Kommunes rygepolitik. 15.3. Musikbokse, Opsætning af musikbokse, spilleautomater ol. er ikke tilladt. spilleautomater ol. 15.4. Toiletforhold Lejers gæster kan bruge klubhusets toilet. 15.5. Rengøring af Rengøring af serveringslokale, udendørsserveringsområde og 4 af 5 sider
serveringslokale, udendørsserveringsområde og klubhusets toiletter klubhusets toiletter aftaler lejer med Ballerup-Skovlunde Fodbold. 15.6. Møbler, service mm. Lejers brug af møbler, service mv. aftaler lejer med Ballerup- Skovlunde Fodbold. 16. Bilag Bilag 1. Udbudsmaterialet Bilag 2. Tilbudsmaterialet fra xx. 17. Underskrifter Dato: Dato: Ballerup Kommune Borgmester Jesper Würtzen xxxxx Kommunaldirektør Eik Møller 5 af 5 sider
JURIDISK KONTOR Dato: 26. oktober 2015 E-mail: balkom@balk.dk Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15 Inventarliste Køkken i klubhuset Marbækvej 12 Køkkeninventar, som tilhører Ballerup Kommune: 1 køledisk m/4 skabe 1 industriopvaskemaskine 1 fryseskab Gram 1 gaskomfur m/4 jernplader 1 emfang Side 1
JURIDISK KONTOR Dato: 2. november 2015 Tilbudsblanket Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15 Forpagtning af Cafeteriet Marbækvej 12 i Ballerup Undertegnende Navn : CVR/CPR: Adresse Telefon : E-mail : afgiver herved bindende tilbud på forpagtning af traktørstedet på de vilkår, der fremgår af udbudsmaterialet dateret 8. maj 2014. Tilbuddet omfatter: 1. Leje kr. for det første år. Angives som årligt afgift eksklusiv renovation. (Forbrug af varme, vand og el er indeholdt i lejen). 2. Overtagelsestidspunkt 3. Forretningskoncept Der redegøres for hvordan cafeteriet forventes drevet med hensyn til følgende forhold: 1. Varesortiment 2. Åbningstider 3. Organisation og antal ansatte Side 1
4. Beskrivelse af den påtænkte drift af cafeteriet, fx forretningsidé, handleplan eller lignende 5. Beskrivelse af mulighederne for samspil mellem Ballerup-Skovlunde Fodbold og de øvrige aktiviteter i baller Idrætsby) 6. Erfaring, referencer og cv for nøglepersoner. Beskrivelsen af forretningskonceptet skal være udformet i ovennævnte rækkefølge. Side 2
JURIDISKKONTOR Tro og love erklæring Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15 A. Generelt Virksomhedens navn CVR-nr Selskabsform B. Oplysning om eventuel ubetalt, forfalden gæld til det Offentlige (sæt kryds) 1) Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 2) Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 3) Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). C. Nedenstående punkt 4 eller 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 ovenfor 4a) Der er over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) 4b) Der vil over for inddrivelsesmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Inddrivelsesmyndighedens navn 5) Der er med inddrivelsesmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Side 1
Inddrivelsesmyndighedens navn Underskrift: Underskrivers navn Underskrivers titel Dato Navn (underskrift) Hvis dokumentet ikke er underskrevet tages tilbuddet ikke i betragtning. Side 2