1 Deltagere Boligforeningen VIBO Kaare Vestermann (Boligforeningen VIBO) Anne Merethe Bryder (Boligforeningen VIBO) Tina Kastberg (Boligforeningen VIBO) Henrik Nielsen (Boligforeningen VIBO) Tine Pedersen (Boligforeningen VIBO) Tanja Thomsen Bæklund (Boligforeningen VIBO) Københavns Kommune Morten Boje (Teknik- og Miljøforvaltningen) Ole Frederiksen (Teknik- og Miljøforvaltningen) Aviaja Julie Sigsgaard (Teknik- og Miljøforvaltningen) Morten Lund (Teknik- og Miljøforvaltningen) 1. Strategi, ledelse og drift a. De overordnede fremtidige planer og væsentligste udfordringer Boligforeningen VIBO (VIBO) berettede om de overordnede planer for organisationen. VIBO har en størrelse, hvor nærheds- og samhørighedsprincippet, er gældende. Der er derfor ikke planer om fusion, men der vil blive set på mulighederne for strategisk samarbejde med andre boligorganisationer. VIBO administrerer for nærværende ca. 6.300 lejemål, herunder ca. 800 lejemål for andre boligorganisationer. VIBO ønsker tilvækst ved nybyggeri eller administration af andre boligorganisationers lejemål, men tilvækst skal ske, hvor man er i forvejen og til en attraktiv husleje, og administration af eksterne skal kun ske, hvis det er en styrke for VIBO. VIBO har beboerdemokratiet som fokuspunkt. Man har bestyrelser i alle afdelinger på nær et par enkelte. VIBO ønsker at tiltrække yngre beboere til beboerdemokratiet, og er derfor ved at implementere den digitale afdelingsbestyrelse. Alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer bliver derfor udstyret med en ipad, således at al kommunikation foregår på mail, VIBO får en ny hjemmeside med helt nyt lay-out i løbet af 2013, som også vil være tilgængelig på tablet og smart-phone, VIBOs nyhedsbrev bliver elektronisk, og
2 det overvejes på sigt at indføre elektroniske afstemninger. Københavns Kommune opfordrede til, at bestyrelsen vedbliver at arbejde aktivt med beboerdemokratiet. Der blev orienteret om VIBOs målsætningsprogram. VIBO har herudover kvalitetspolitik som fokuspunkt, som forventes at være færdig til repræsentantskabsmødet i 2014. Det aftaltes, at VIBO på næste styringsdialogmøde præsenterer kvalitetspolitikken og status på målsætningsprogrammet. På længere sigt ønsker VIBO et stærkt beboerdemokrati, fremtidssikring af boligafdelinger, driftsoptimering af forretningsgange, driftsoptimering af it -udnyttelse og videndeling via intranet. I forhold til forretningsgangene samdriftes ejendomsadministrationen allerede. Kommunen opfordrede til yderligere fokus på samdriften. Endvidere opfordrede kommunen til opfølgning på forvaltningsrevision med den nye revisor, og til mere samarbejde inden for it-udnyttelse. b. Hovedaftalen Kommunen udtrykte tilfredshed med hovedaftalen, der fungerer som en god ramme for samarbejdet med sektoren. VIBO udtrykte tilfredshed med hovedaftalen, og orienterede om, at udlejningsaftalen har haft positiv indvirkning på beboersammensætningen. VIBO er glade for nøgletalsmålinger og tilfredse med kontaktpersonordningen. VIBO gav vedrørende det boligsociale udtryk for, at 18+ er en udfordring. Der er særligt problemer i Nivå, men også afdelingerne i Aldersrogade, Mimersgade og Telemarksgade er jævnligt berørt heraf. VIBO finder, at Københavns Kommune ikke har tilstrækkeligt med tilbud i form af aktiviteter og medarbejder der fokuserer på målgruppen. Kommunen opfordrede til, at VIBO samtænker hovedaftalen og VIBO s målsætningsprogrammer. Det aftaltes, at VIBO ville medtage hovedaftalen i forbindelse med udarbejdelse af nyt målsætningsprogram (2016-2020).
3 c. Forvaltningsrevision VIBO udleverede og præsenterede deres planer for forvaltningsrevision. VIBO arbejder på at nå målene inden udgangen af 2015 og arbejder med målsætningsprogram, handlingsplan og opfølgning, som er drøftet med VIBO s nye revisor. d. Fremtidsanalyse/katalog VIBO udleverede og gennemgik, hvordan det påtænkes at fremtidssikre VIBOs afdelinger. Kommunen udleverede og gennemgik løsbladssystem, der vedrører renoveringer af afdelinger. Kommunen gjorde opmærksom på, at kommunens analyser viser, at rent fysiske opgraderinger af afdelinger ikke i sig selv hjælper på den sociale sammensætning i boligområder. Det er nødvendigt med større greb, detailhandel, infrastruktur mv. VIBO er enige med kommunen i dette, og har også et igangværende infrastrukturprojekt i Hedehusene, men oplyste, at hovedparten af VIBOs afdelinger er af en sådan størrelse, at de ikke er store nok til igangsættelse af infrastrukturprojekter. 2. Byudvikling og afdelingernes drift a. Status på initiativaftaler i Amager/Sundby og Vesterbro/Kgs. Enghave Kommunen orienterede om den fremtidige struktur for initiativaftalerne. Der vil fremover blive indgået 2-årige byområdedækkende aftaler. VIBO forespurgte til indsatsen i forhold til forbedring af byrum, og kommunen oplyste, at VIBO vil kunne få nærmere oplysninger om strategien bag udvælgelsen af disse ved at rette henvendelse til forvaltningen. b. Nybyggeri Københavns Kommune orienterede om processen for nybyggeri, og gjorde opmærksom på, at man fra kommunens side lagde vægt på, at nybyggeriet holder en høj arkitektonisk kvalitet. VIBO opfordrede til en diskussion i sektoren omkring samspillet mellem nybyggeri og billigt byggeri.
4 c. Renovering VIBO gav udtryk for, at afdelingerne har nået en alder, hvor renovering bliver mere relevant. Man har gennemgået afdelingerne i København, udskiftet vinduer og etableret altaner til lejemål, der ikke har disse. Kommunen opfordrede til at være opmærksom på gode forundersøgelser, så renoveringsansøgningen medtager alle relevante mangler, som skal udbedres. Der var enighed om vigtigheden af en tidlig dialog i forhold til renoveringerne. d. Boligsocial indsats VIBO har mange afdelinger omfattet af boligsociale helhedsplaner. VIBO oplever stort behov herfor og har stort fokus herpå. Organisationsbestyrelsen har vedtaget en politik for den boligsociale indsats der løbende bliver opdateret. VIBO finder det vigtigt at holde øje med udviklingen i de afdelinger, der ikke er omfattet af en boligsocial helhedsplan. Derfor er VIBO begyndt at arbejde med monitorering af de afdelinger, der ikke er omfattet af en indsats. Det aftaltes, at VIBO vender tilbage herom på næste styringsdialog. VIBO har vedtaget, at afdelingernes egenbetaling for deltagelse i boligsociale helhedsplaner betales af dispositionsfonden. VIBO oplever generelt, at kravet om at helhedsplanerne skal være større, betyder at indsatserne kommer længere væk fra den enkelte beboer, hvilket beboerne ikke altid er tilfredse med. Kommunen er opmærksom herpå, men ser samtidig et behov for et stærkt strategisk fokus i indsatsen og tæt sammenhæng med den kommunale kernedrift. VIBO gav udtryk for, at den boligsociale indsats virker. VIBO ser ligesom kommunen en klar værdi og fordel i udviklingen med et mere strategisk fokus. e. Kornblomstparken VIBO ser Kornblomstparken som et mini-infrastrukturprojekt, hvor det interessante element er, at kommunen etablerer et offentligt byrum på en privat matrikel. Dette fordrer et tæt samarbejde mellem VIBO og kommunen med respekt for de beboerdemokratiske processer og regler.
5 3. Tilsyn a. Boligorganisationens regnskab Kommunen opfordrede til at få arbejdskapitalen ud at arbejde. VIBO oplyste, at størrelsen af arbejdskapitalen er politisk vedtaget.. VIBO orienterede om, at den nye lovgivning om dispositionsfondens dækning af fraflytningstab ikke vil få betydning for VIBO s dispositionsfond, da denne er relativt velkonsolideret. VIBO orienterede om, at VIBOs mangeårige revisor er gået på pension, og at Revisionsinstituttet er blevet antaget ny revisor i november 2013. VIBO har forskudt regnsskabsår, hvorfor det regnskab, som danner udgangspunkt for styringsdialogmøderne, er over et år gammelt. Det blev aftalt, at man fremover vil bruge det nyeste regnskab for at få et mere aktuelt billede af organisationen. Kommunen vender tilbage ved igangsættelse af forberedelse af næste års styringsdialog omkring anvendelse af det nyeste regnskab. b. Afdelinger i boligorganisationen med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal VIBO oplyste vedrørende henlæggelser, at der for budget 14/15, der er lagt fremadrettet, kun er én afdeling under 90 kr. per m2. c. Øget fokus på afdelinger Afd. 173 underskud budgetteret afviklet over 10 år. Afd. 199 sårbar afdeling, højt huslejeniveau, underskuddet budgetteret afviklet over 3 år. 4. Boligorganisationens indmeldte emner Der blev ikke drøftet særskilte emner under dette punkt, da VIBO s emner var drøftet under de øvrige dagsordenpunkter.
6 5. Aftaler og mål for det kommende år Det aftaltes at drøfte VIBOs politik for arbejdskapital og dispositionsfond på næste styringsdialogmøde. Det aftaltes, at VIBO medtager hovedaftalen i forbindelse med udarbejdelse af nyt målsætningsprogram (2016-2020). Det aftaltes, at VIBO på næste styringsdialogmøde vil præsentere kvalitetspolitikken og orienterer om status for VIBOs målsætningsprogram. Det aftaltes, at VIBO orienterer om sit arbejde med monitorering af de afdelinger, der ikke er omfattet af en boligsocial indsats på næste styringsdialog. Det aftaltes, at man fremover vil bruge det nyeste regnskab, for at få et mere aktuelt billede af organisationen. Kommunen vender tilbage ved igangsættelse af forberedelse af næste års styringsdialog omkring anvendelse af det nyeste regnskab.