Henvendelse vedrørende afgørelse om aktindsigt

2014-202609 Dato: 29-06- 2015 Tilsynet Henvendelse vedrørende afgørelse om aktindsigt Du har den 9. oktober 2014 anmodet om, at Odense Kommunes afgørelse af 8. oktober 2014 om delvist afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende musikfestivalen Tinderbox indbringes for Statsforvaltningen. Odense Kommune har den 20. oktober 2014 indbragt sagen for Statsforvaltningen, der i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at de dokumenter der er undtaget fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, indeholder oplysninger om sagens faktiske grundlag, der i medfør af offentlighedslovens 28, stk. 1, 1. pkt., kan være ekstraheringspligtige, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, og som ikke ses at indgå i de dokumenter, der er udleveret til dig. Der henvises for eksempel til det til akt 6 vedhæftede notat om Odense Friluftsbad. Kommunens overvejelser om ekstrahering er ikke nærmere belyst. Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2014-202609 SAGSBEHANDLER: Jeanette Løgstrup-Nielsen Telefon: 7256 7557 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk EKSPEDITIONS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/tider [ ] Det er Statsforvaltningens opfattelse, at kommunen ikke med den anførte begrundelse kan undtage akterne 9-11, 24, 27 og 31 i medfør af offentlighedslovens 27, nr. 4, da det ikke fremgår af afgørelsen, hvilke udtalelser i pressen der efter Odense Kommunes opfattelse indikerer en nærliggende mulighed for et sagsanlæg vedrørende kommunens støtte til musikfestivalen, og sammenhængen mellem et muligt sagsanlæg og det indholdsmæssige i akterne ikke nærmere er belyst. [ ] 1

Da Odense Kommune ikke på det foreliggende grundlag har konkretiseret, hvorfor der er nærliggende fare for, at kommunens økonomiske interesser vil lide skade af betydning, hvis din anmodning om aktindsigt (helt eller delvist) imødekommes i akterne 12-18, 20, 21, 26, 29, 32, 35, 39 og 41, er det Statsforvaltningens opfattelse, at kommunen ikke på det foreliggende grundlag er berettiget til at undtage disse akter med henvisning til offentlighedslovens 33, nr. 3. [ ] Såfremt dokumenter undtages fra aktindsigt skal Odense Kommune tage stilling til spørgsmålet om aktindsigt efter bestemmelsen i offentlighedslovens 14. I det omfang, der ikke meddeles aktindsigt efter bestemmelsen, skal kommunen begrunde afslaget nærmere. Forvaltningslovens begrundelseskrav er ikke iagttaget i forhold til vurderingen af meroffentlighed i dokumenter omfattet af 23, stk. 1, nr. 1. Det fremgår endvidere ikke af afgørelsen, i hvilke dokumenter kommunen har ment, at der var ekstraheringspligtige oplysninger, men hvor der alligevel ikke er foretaget ekstrahering, fordi oplysningerne fremgår af andre dokumenter, som er udleveret i forbindelse med aktindsigten. Afgørelsen er derfor heller ikke på dette punkt i overensstemmelse med forvaltningslovens begrundelseskrav. I relation til dokumenter, der undtages i medfør af offentlighedslovens 33, nr. 3, skal kommunen tage stilling til spørgsmålet om aktindsigt efter bestemmelsen i offentlighedslovens 34. Denne bestemmelse ses ikke inddraget i kommunens behandling af sagen. Statsforvaltningen har på den baggrund ved kopi af denne skrivelse bedt Odense Kommune om at genoptage sagens behandling og på ny tage stilling til din anmodning om aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven og under iagttagelse af forvaltningslovens begrundelseskrav. Det bemærkes, at Statsforvaltningen ikke har taget stilling til, om der på et mere udførligt og konkret oplysningsgrundlag vil kunne meddeles afslag på aktindsigt i medfør af de ovennævnte bestemmelser i offentlighedsloven. Statsforvaltningen skal afslutningsvis i relation til offentlighedslovens 36, stk. 2, hvorefter en anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, bemærke, at denne frist ikke er overholdt ved behandlingen af din anmodning om aktindsigt, der er fremsat den 25. september 2014 og besvaret den 8. oktober 2014. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Du har den 25. september 2014 anmodet Odense Kommune om aktindsigt i samtlige dokumenter og journalark i sagen om musikfestivalen Tinderbox. Odense Kommune har den 8. oktober 2014 truffet afgørelse om delvist afslag på aktindsigt i kommunens sag 2014/108439. 2

Du er meddelt afslag på aktindsigt i følgende dokumenter: Akterne 1-8, 22, 33 og 36 under henvisning til, at der er tale om intern korrespondance i Odense Kommune om sagen. Afgørelsen er truffet i medfør af offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Det er videre anført, at Vi er bekendt med, at der uagtet 23, stk. 1, nr. 1 skal gives aktindsigt i en sags faktiske grundlag, med mindre de pgl. oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, jf. offentlighedslovens 28. Da sagens faktiske grundlag fremgår af de dokumenter, der gives aktindsigt i, er der ikke grundlag for at ekstrahere oplysninger i de nævnte interne arbejdsdokumenter Akterne 9-11, 24, 27 og 31 under henvisning til, at der er tale om korrespondance med sagkyndige (advokater),, idet vi bl.a. på baggrund af diverse udtalelser i pressen må anse det som en nærliggende mulighed, at nogen vil lægge sag an mod kommunen vedr. kommunens støtte til musikfestivallen. Afgørelsen er truffet i medfør af offentlighedslovens 27, nr. 4. Det er ligeledes anført, at der ikke er grundlag for at ekstrahere oplysninger i de undtagne dokumenter, idet faktiske oplysninger i dokumenterne fremgår af de dokumenter, som du er meddelt aktindsigt i. Akterne 12-18 og 20 under henvisning til, at der er tale om korrespondance/forhandlinger om den senere indgåede hensigtserklæring,, idet det vil kunne skade kommunes fremtidige forhandlingsposition, såfremt udkast og forhandlingstemaer til hensigtserklæringen offentliggøres. Det er endvidere anført, at behovet for offentlighed er imødekommet, idet hensigtserklæringen er offentliggjort på kommunens hjemmeside. Afgørelsen er truffet i medfør af offentlighedslovens 33, nr. 3. Akterne 21, 26, 29, 32, 35, 39 og 41 under henvisning til, at der er tale om korrespondance/forhandlinger vedr. de endelige aftaler med Tinderbox. De endelige aftaler er endnu ikke indgået, og de nævnte akter undtages derfor fra aktindsigt, idet det vil kunne skade Odense Kommunes nuværende og fremtidige forhandlingsposition, såfremt der gives aktindsigt i disse dokumenter. Afgørelsen er truffet i medfør af offentlighedslovens 33, nr. 3. Om offentlighedslovens 14, stk. 1, er det afslutningsvis anført, at med samme argumentation som nævnt ovenfor, har vi ikke fundet anledning til at give aktindsigt efter denne regel. Den 9. oktober 2014 meddelte du Odense Kommune, at du ønsker stadig at klage over afgørelsen med henvisning til, at jeg ønsker indsigt i samtlige dokumenter og journalark vedr. Tinderbox, festival i Odense, byfestival i Odense, korrespondance på mail og telefon med Brian Nielsen, Fkp Scorpio, Live Nation, smuk Fest i Skanderborg m.v. Odense Kommune fremsendte herefter den 20. oktober 2014 sagen til Statsforvaltningen, der samtidig modtog en kopi af de akter, der var undtaget fra aktindsigt. Ved skrivelse af 9. april 2015 har Statsforvaltningen anmodet kommunen om at oplyse, hvilke oplysninger af relevans for sagen om sagens faktiske grundlag i akterne 1-8, 22, 33, 36 samt 9-11, 24, 27 og 31, som ikke er ekstraheret, fordi oplysningerne fremgår af andre dokumenter, der er udleveret til dig. 3

Statsforvaltningen har endvidere anmodet om at få de udleverede dokumenter fremsendt med angivelse af, hvor oplysninger om sagens faktiske grundlag fremgår. Odense Kommune har den 20. maj 2015 i forbindelse med besvarelsen af ovennævnte henvendelse fremsendt følgende supplerende redegørelse: I forhold til Odense Kommunes begrundelse for ikke at meddele meraktindsigt i medfør af offentlighedslovens 14, skal Odense Kommune præcisere, at der er foretaget en konkret afvejning af på den ene side de beskyttelseshensyn, der i afgørelsen er nævnt som årsag til ikke at meddele aktindsigt i de pgl. dokumenter (hensynet til kommunens økonomiske interesser og hensynet til at kommunen kan have korrespondance med sagkyndige til brug i retssag eller ved overvejelse af, om retssag skal føres) og på den anden side hensynet til offentlighedens interesse i at få aktindsigt i de pgl. dokumenter. Efter den konkrete afvejning af disse hensyn er det kommunens vurdering, at hensynet til kommunens økonomiske interesser og hensynet til at kunne korrespondere med en advokat til brug i retssag eller ved overvejelse af, om retssag skal føres, vejer tungere, end hensynet til offentlighedens interesse i at se de pgl. dokumenter, hertil kommer, at der er meddelt aktindsigt i bl.a. den indgåede hensigtserklæring samt i sagsfremstillingen til Økonomiudvalget. Endelig bemærkes det, at Odense Kommune efterfølgende (så snart kontrakterne vedr. Tinderbox var på plads) offentliggjorde kontrakterne vedr. Tinderbox på kommunens hjemmeside, Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Det tilsyn som Statsforvaltningen udøver over for en kommune, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt kommunen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen har gennemgået de dokumenter, som Odense Kommune har undtaget fra aktindsigt. En række dokumenter er undtaget efter offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, der har følgende ordlyd: 23. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokumenter anses 1) Dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, Akterne 1-8, 22, 33 og 36 omfatter e-mail-korrespondance mellem kommunens ansatte. Da akterne er interne dokumenter, der ikke ses at være afgivet til udenforstående, kan de som udgangspunkt undtages fra aktindsigt i medfør af bestemmelsen. 4

Pligten til at ekstrahere oplysninger om en sags faktiske grundlag fremgår af offentlighedslovens 28, der har følgende indhold: 28. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af 23, 24, stk. 1, 25 og 27, nr. 1-4, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er omfattet af 23, 24, stk. 1, 25 og 27, nr. 1-3. Stk. 2. Stk. 1 gælder ikke, i det omfang 1) [ ] 2) de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller 3) oplysningerne er offentligt tilgængelige. Odense Kommune har oplyst, at de interne dokumenter indeholder oplysninger, der som udgangspunkt er ekstraheringspligtige i medfør af offentlighedslovens 28, stk. 1, 1. pkt., men at oplysningerne fremgår af andre dokumenter, som du er meddelt aktindsigt i. Statsforvaltningen har sammenholdt indholdet i de interne dokumenter med indholdet i de dokumenter, som du har fået udleveret. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at de dokumenter der er undtaget fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, indeholder oplysninger om sagens faktiske grundlag, der i medfør af offentlighedslovens 28, stk. 1, 1. pkt., kan være ekstraheringspligtige, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, og som ikke ses at indgå i de dokumenter, der er udleveret til dig. Der henvises for eksempel til det til akt 6 vedhæftede notat om Odense Friluftsbad. Kommunens overvejelser om ekstrahering er ikke nærmere belyst. Odense Kommune har endvidere undtaget dokumenter i medfør af offentlighedslovens 27, nr. 4, der har følgende indhold: 27. Retten til aktindsigt omfatter ikke: 1)[ ] 4)Brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres. [ ] Det er en forudsætning for at undtage brevveksling med sagkyndige, at brevvekslingen indholdsmæssigt har en sammenhæng med et aktuelt eller eventuelt sagsanlæg, jf. Offentlighed i forvaltningen af Jon Andersen, 1. udgave, 2013, side 229. Undtagelsesadgangen efter offentlighedslovens 27, nr. 4, vedrører brevveksling med sagkyndige i forbindelse med verserende retssager, men også i forbindelse med overvejelser om, hvorvidt retssag bør føres. Herudover vil brevveksling med sagkyndige om juridiske tvivlsspørgsmål, der ikke har en direkte sammenhæng med et aktuelt eller eventuelt sagsanlæg, men hvor et sagsanlæg må underforstås som en nærliggende mulighed i forbindelse med den pågældende sag, kunne undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen, jf. Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 469. 5

Akterne 9-11, 24, 27 og 31 omfatter Odense Kommunes korrespondance med advokater om forhold vedrørende musikfestivallen Tinderbox. Om sammenhængen med et eventuelt sagsanlæg har Odense Kommune henvist til, at det på baggrund af diverse udtalelser i pressen må anses som en nærliggende mulighed. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at kommunen ikke med den anførte begrundelse kan undtage akterne 9-11, 24, 27 og 31 i medfør af offentlighedslovens 27, nr. 4, da det ikke fremgår af afgørelsen hvilke udtalelser i pressen, der efter Odense Kommunes opfattelse indikerer en nærliggende mulighed for et sagsanlæg vedrørende kommunens støtte til musikfestivalen, og sammenhængen mellem et muligt sagsanlæg og det indholdsmæssige i akterne ikke nærmere er belyst. Odense Kommune har endelig undtaget akter i medfør af Offentlighedslovens 33, nr. 3, der har følgende indhold: 33. Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til: 1) 3) Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Det overordnede formål med 33, nr. 3, er at sikre, at offentlige myndigheder kan indgå kontrakter og træffe forretningsmæssige dispositioner på lige vilkår med private erhvervsdrivende. En anmodning om aktindsigt kan efter bestemmelsen kun afslås, hvis retten til at blive gjort bekendt med oplysninger i en sag eller et dokument efter et konkret skøn findes at burde vige for de i bestemmelsen opregnede væsentlige hensyn til offentlige og private interesser. Af formuleringen væsentlige hensyn følger det, at aktindsigt kun kan afslås i de tilfælde, hvor der er nærliggende fare for, at de i bestemmelsen opregnede interesser vil lide skade, jf. Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 556. Det fremgår ikke af Odense Kommunes afgørelse om aktindsigt, hvordan en offentliggørelse af oplysningerne i de dokumenter, der er undtaget i medfør af offentlighedslovens 33, nr. 3., vil kunne skade kommunens forhandlingsposition. Da Odense Kommune ikke på det foreliggende grundlag har konkretiseret, hvorfor der er nærliggende fare for, at kommunens økonomiske interesser vil lide skade af betydning, hvis din anmodning om aktindsigt (helt eller delvist) imødekommes, er det Statsforvaltningens opfattelse, at kommunen ikke på det foreliggende grundlag er berettiget til at undtage akterne 12-18, 20, 21, 26, 29, 32, 35, 39 og 41 med henvisning til offentlighedslovens 33, nr. 3. Begrundelseskravet i forvaltningslovens 24 indebærer, at en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, som afgørelsen er truffet efter, og ved skønsmæssige afgørelser en angivelse af de hovedhensyn, der har været bestemmende ved skønsudøvelsen. Om fornødent skal begrundelsen desuden indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt betydning for afgørelsen. 6

Der er Statsforvaltningens opfattelse, at forvaltningslovens begrundelseskrav ikke er overholdt i forhold til vurderingen af meroffentlighed i dokumenter omfattet af 23, stk. 1, nr. 1. Det fremgår endvidere ikke af afgørelsen, i hvilke dokumenter kommunen har ment, at der var ekstraheringspligtige oplysninger, men hvor der alligevel ikke er foretaget ekstrahering, fordi oplysningerne fremgår af andre dokumenter, som er udleveret i forbindelse med aktindsigten. Afgørelsen er derfor heller ikke på dette punkt i overensstemmelse med forvaltningslovens begrundelseskrav. I relation til dokumenter, der undtages i medfør af offentlighedslovens 33, nr. 3, skal kommunen tage stilling til spørgsmålet om aktindsigt efter bestemmelsen i offentlighedslovens 34. Denne bestemmelse ses ikke inddraget i kommunens behandling af sagen. Statsforvaltningen har på den baggrund ved kopi af denne skrivelse bedt Odense Kommune om at genoptage sagens behandling og på ny tage stilling til din anmodning om aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven og under iagttagelse af forvaltningslovens begrundelseskrav. Det bemærkes, at Statsforvaltningen ikke har taget stilling til, om der på et mere udførligt og konkret oplysningsgrundlag vil kunne meddeles afslag på aktindsigt i medfør af de ovennævnte bestemmelser i offentlighedsloven. Statsforvaltningen skal afslutningsvis i relation til offentlighedslovens 36, stk. 2, hvorefter en anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, bemærke, at denne frist ikke er overholdt ved behandlingen af din anmodning om aktindsigt, der er fremsat den 25. september 2014 og besvaret den 8. oktober 2014. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Odense Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Jeanette Løgstrup-Nielsen specialkonsulent 7