AUIT 13.jan.2016, Heidbra Jonsdottir Vejledning i Persondataformular version 1.8 Til lokale redaktører Indhold Få adgang til persondataformular... 2 Første skridt... 2 Generelt for betjening af formular... 3 Fremsøg medarbejder... 3 Medarbejder uden dansk cpr-nummer... 3 Find hjælp på skærmen... 4 Vælg det du ønsker at redigere.... 4 Kvittering når redigering er afsluttet... 5 Gå til bekræftelse... 5 Manglende data eller fejl i indtastning... 5 Bekræftelse og indsendelse af det redigerede.... 5 Opret og rediger... 6 Opret ny medarbejder... 6 Ændre kontaktoplysninger for et enkelt medarbejderforhold... 8 Ændre kontaktoplysninger tilføj et yderligere medarbejderforhold... 9 Nedluk visningsdata... 10 Situation 1: Medarbejders tilhørsforhold til AU er afsluttet (og personen har kun det ene medarbejderforhold)... 10 Situation 2: Medarbejder er ikke længere ansat men skal beholde mail og it-adgang... 10 Situation 3: Medarbejder er tilknyttet flere enheder men ikke længere til vores enhed... 11 Situation 4: Medarbejder er tilknyttet flere enheder, men alle tilknytninger kan lukkes ned NU.... 11 Skift til dansk cpr-nummer... 11 Masseflytninger... 12 Skift visningsnavn og publiceringsnavn... 12 Brug for hjælp eller mere information... 12 1
Få adgang til persondataformular At blive persondataredaktør: Sekretariatsleder sender dit navn, auid og mailadresse til helpdesk@au.dk Første skridt Find formular via http://mit.au.dk og log på. Som persondataredaktør finder du Persondataformular til højre på skærmen under Værktøjer - Personadministrativefunktioner. Du inddaterer i venstre side af skærmen og ser kort forklaring i højre side. Skærmbilledet folder sig ud løbende, efterhånden som du indtaster. Personredigering består af 4-5 skridt. Senere afsnit beskriver disse skridt nærmere. 1) Fremsøg den person, som du ønsker at oprette, redigere eller nedlægge. 2) Vælg hvilken handling du vil udføre. Når du fremfinder en ny person, så gør formularen automatisk klar til oprettelse af personen. Når du fremfinder en eksisterende person, så angiver du, hvad du ønsker at ændre: 3) Inddater de ønskede persondata og tryk nederst på skærmen på Derved fremkommer et bekræftelsesbillede, hvor du kan se dine indtastninger. 4) Nederst på bekræftelsesbilledet trykker du Derved overføres dine data automatisk ind i IDM, som er it-systemet bag ved persondata. 5) Ved nyoprettelse har du måske bestilt adgang til netværk og filer til den nye medarbejder. I det tilfælde sendes ønsket til den relevante it-support (gennem Nilex). It-supporten opretter disse adgange inden for et par dage. Du får mail fra dem, når adgangen er klar. 2
Generelt for betjening af formular Fremsøg medarbejder Når medarbejder er kendt: Søg på mailadresse, auid eller cpr-nummer. Når medarbejder er ny, hvor du kender cpr-nummer: Søg på cpr-nummer for at se, om person er kendt som f.eks. studerende eller alumne. For person uden dansk cpr-nummer: Se næste afsnit. Tryk Find person. Formularen søger, om pesonen allerede findes i IDM og dermed er kendt af AUs systemer. Hvis ikke, så søger formularen i det danske cpr-register for at se, om cpr-nummeret tilhører en registreret person. Formularen viser derefter på skærmen de oplysninger, som IDM og/eller cpr-registret kender om personen. Medarbejder uden dansk cpr-nummer Udenlandske medarbejdere eller studerende har ikke altid dansk cpr-nummer, når de ankommer. Her skal du kende personens fødselsdato og navn. Så oprettes de i AU-systemer med et såkaldt fake eller provisorisk cpr-nummer. Du vælger at søge på kendt fødselsdato og navn og indtaster data. Ved tryk på Find person, så undersøger formularen, om vi måske alligevel kender denne person. Følgende advarselsbillede står måske på skærmen et øjeblik 3
Du får et billede, der svarer til følgende. Eksemplet viser en situation, hvor der findes en lignende person: Ved at trykke persondata. Ved at trykke den nye person. får du den eksisterende persons data at se og kan gå direkte til at redigere i vedkommendes vælger du i stedet at oprette Systemet er følsomt overfor dobbeltoprettelser, så du præsenteres for et advarselsbillede. Hvis du stadig ønsker at oprette den nye person, så tryk Opret ny person. Læs mere om Opret ny medarbejder i et senere kapitel. Find hjælp på skærmen Ved de fleste redigérbare felter finder du et?. Hvil musen på?. Hjælpetekst fremkommer på skærmen i grøn ramme. F.eks: Vælg det du ønsker at redigere. For nye/ukendte personer: Redigeringsskærm åbner sig automatisk. For kendte personer: Vælg: Ændre kontaktoplysninger eller nedlukke visningsdata. For eksisterende ikke-danske medarbejdere, der efterfølgende har fået dansk cpr-nummer: Vælg: Skift til dansk cpr-nummer. 4
Kvittering når redigering er afsluttet Gå til bekræftelse Tryk Gå til bekræftelse nederst på formularskærmen, når du har færdigredigeret medarbejderens data. Formularen tester de indtastede data for fejl og mangler. Hvis der ikke findes fejl og mangler, så åbner en webside med bekræftelse. Manglende data eller fejl i indtastning Ved fejlindtastninger i formularen fremkommer røde advarsels- og vejledningstekster. Særligt gælder, at visse felter skal være udfyldt, når formularen sendes til bekræftelse. Hvis data mangler fremkommer følgende tekst: Nederste linjer fortæller, hvilket felt indeholder fejl. Bekræftelse og indsendelse af det redigerede. Når alle nødvendige felter er udfyldt og formularens data er sendt til bekræftelse, så fremkommer følgende side. HUSK AT! trykke Send ændringer i bunden af skærmen, når du er tilfreds med oplysningerne. Dataene sendes ikke til IDM før på det tidspunkt. Når data er ført ind i IDM så bliver de straks synlige i AUs FindPerson og du kan straks fremfinde og arbejde videre med de nye data ved at starte formularen igen. Data bliver synlige på personlige hjemmesider (i PURE og TYPO3) i morgen Din anmodning indeholder eventuelt bestilling af net- og fil-adgang. I det tilfælde sendes dit ønske til den relevante it-support (gennem Nilex). It-supporten opretter disse adgange inden for et par dage. Du får mail fra dem, når adgangen er klar. 5
Opret og rediger Opret ny medarbejder 1) Fremsøg medarbejder på cpr-nummer eller på fødselsdato og navn. Se beskrivelsen på side 3. Hvis person findes i et AU-system, så får du muligheden for at Ændre personens kontaktoplysninger. Hvis person findes i det danske CPR-register, så får du muligheden for at oprette som Ny person. Hvis du kun kender personens fødselsdato, så gælder en særlig søgemetode (se side xx). 2) Først ses skærmen for personlige oplysninger. Angiv om personen skal have en mailboks ved AU. Hvis nej, så angiver du ekstern mailadresse senere i formularen. Angiv personens eventuelle medarbejdermobil. Den kan du ændre ved senere lejlighed. Tryk - og personen er nu oprettet i IDM med det viste AUID og evt. teknisk mailadresse. Personen har dog endnu ikke fået et medarbejderforhold til nogen enhed. Det udfylder du senere i formularen. Hvis du forlader skærmbilledet her, så kan du senere fremfinde personen med det angivne AUID eller cprnummer og redigere videre. 6
3) Personens Medarbejderforhold ved de(n) ønskede enhed(er) udfyldes herefter. Udfyld Enhed. Skriv 4 bogstaver eller tal og en liste over valgmuligheder åbner sig. Primære visningsenhed er automatisk udfyldt, fordi dette er personens første medarbejderforhold. Det samme gælder Enhed i mailadresse når person skal have AU mailboks. Vælg stillingstypegruppe og stillingstype fra listerne. Udfyld Funktionstitel dansk. Skriv 2-3 bogstaver og en liste af valgmuligheder åbner sig. Funktionstitel engelsk følger automatisk den valgte danske titel fra valglisten. Hvis titlen ikke findes i listen, så skriv titlen fuldt ud. Skriv også den engelske funktionstitel, ellers står titlen blank på personens engelsksprogede personlige hjemmeside. Udfyld bygnings- og lokalenummer og telefonnummer hvis det er relevant. Ekstern mailadresse skal udfyldes i dette felt, hvis person ikke skal oprettes med AU mailboks. Bestil evt. it-rettigheder ved enheden: - Opret personligt drev - Opret adgang til afdelingsdrev Angiv den lokale It-supportenhed og skriv en eventuel kommentar til it-supporterne 4) Tryk Gå til bekræftelse, når formular er udfyldt. Hvis alle nødvendige felter er udfyldt fremkommer bekræftelsesside (se side 5). Husk at trykke Send ændringer nederst på websiden for at indsende til IDM og It-supporten. (se side 5) 7
Ændre kontaktoplysninger for et enkelt medarbejderforhold Ved fremfinding af eksisterende person kan man vælge at Ændre kontaktoplysninger. Eksemplet viser her en udlænding. Først vises skærmen for personlige oplysninger. Her kan man oprette mailboks ved AU for personer der ikke allerede har den. Man kan ikke nedlægge mailboks her. Her kan man ændre personens mobilnummer. Tryk Hvis ændringen indeholder ønske om oprettelse af mailboks, så vises den teknisk mailadresse her. Derefter ses skærmen for Medarbejderforhold. udfyldt med de kendte data fra IDM. Her kan man redigere i alle de samme felter som kan udfyldes ved oprettelse. En række af felterne skal være udfyldte. Hvis indhold mangler vil der komme en fejlmelding som nævnt på side xx Primære visningsenhed og enhed i mailadresse ændres kun, hvis person har flere medarbejderforhold (se næste afsnit). Hvis der ønskes ændringer i personens it-forhold i øvrigt kan du udfylde Evt. kommentar til lokal it-support. Din kommentar sendes som Nilex-sag til den angivne it-supportenhed, som behandler din kommentar. Du får mail fra dem om sagens forløb. Tryk Gå til bekræftelse. OG HUSK: Bekræft ændringen ved at trykke Send ændringer nederst på næste skærm. Først derefter indsættes dataene om medarbejderforholdet i IDM. 8
Ændre kontaktoplysninger tilføj et yderligere medarbejderforhold Efter fremfinding af eksisterende person vælges Ændre kontaktoplysninger. Tryk på fanebladet for <Ny enhed> Et tomt billede springer frem. Her kan man redigere i alle de samme felter som kan udfyldes ved Opret ny medarbejder. Se side 6 Sæt kryds, hvis den nye enhed skal være Primære visningsenhed, og kryds, hvis den skal være Enhed i mailadresse. Et kryds på det nye faneblad sletter automatisk det oprindelige kryds. Bestil evt. it-rettigheder ved den nye enhed: - Opret personligt drev - Opret adgang til afdelingsdrev Angiv den lokale It-supportenhed og skriv en eventuel kommentar til it-supporterne. Tryk Gå til bekræftelse. OG HUSK: Bekræft ændringen ved at trykke Send ændringer nederst på næste skærm. Først derefter indsættes dataene om medarbejderforholdet i IDM. Tryk Tilføj enhedsfaneblad, hvis person skal have endnu et nyt medarbejderforhold. 9
Nedluk visningsdata Fire situationer medfører, at der skal lukkes for en person: Situation 1: Medarbejders tilhørsforhold til AU er afsluttet (og personen har kun det ene medarbejderforhold) Situation 2: Medarbejder er ikke længere ansat men skal beholde mail og it-adgang Situation 3: Medarbejder er tilknyttet flere enheder men ikke længere til vores enhed Situation 4 (ny marts 2015): Medarbejder er tilknyttet flere enheder, men alle tilknytninger kan lukkes ned NU. Situation 1: Medarbejders tilhørsforhold til AU er afsluttet (og personen har kun det ene medarbejderforhold) Når medarbejder forlader AU skal personens navn forsvinde fra telefonbøger, personens mailadressse nedlægges, itadgang lukkes, udstyr afleveres med mere. Gennem Persondataformularen angiver enhedens persondataredaktør følgende: Vælg menupunktet: Nedlukke data/brugerkonto. Udfyld dato for fratrædelse. Send anmodningen til den aktuelle It-supportenhed. Lukning af data/brugerkonto kan bestilles op til 30 dage inden medarbejder rejser. En sådan lukning medfører, at medarbejderen nedlukkes i de centrale ITsystemer på Aarhus Universitet. Det gælder brugerkonto, mail, telefonvisning og adgang til standard it-systemer. Din kvittering fra formularen indeholder en checkliste over manuelle processer, som enheden er ansvarlig for at udføre ved ansættelsesophør. Læs vejledning om dem her. Enhedens sekretariat skal fortsat selv ordne øvrige frameldinger og give besked til andre systemer. Situation 2: Medarbejder er ikke længere ansat men skal beholde mail og it-adgang Medarbejder skal fortsat vises som hørende til enheden og beholde sin rettigheder, men personen er ikke lønnet længere. Gennem Persondataformularen angiver enhedens persondataredaktør følgende: Vælg menupunktet Ændre kontaktoplysninger og gå til Medarbejderforhold. Ændr feltet for Stillingstypegruppe til Ej Løn. Ændr feltet for Stillingstype til en passende stilling. Ændre evt. funktionstitel. Blankstil eventuelt felterne for bygning, lokale, telefon. Gå til bekræftelse og indsend anmodningen. Enhedens sekretariat skal fortsat selv ordne meldinger om ansættelsesophør og give besked til andre systemer. Muligvis skaber denne ændring en difference i data mellem IDM og SLS. Det informeres enhedens persondatavalidator om ved kommende lønkørsel. Se mere om datadifferencer på websiden om Organiseringsdata 1. 1 http://medarbejdere.au.dk/administration/it/aus-organisering-i-administrative-it-systemer/personoplysninger-idm-ogsls/organiseringslister/ 10
Situation 3: Medarbejder er tilknyttet flere enheder men ikke længere til vores enhed Medarbejder hører ikke længere til ved vores enheden, men persondataformularen viser, at personen også hører til andre enheder. Gennem Persondataformularen angiver enhedens persondataredaktør følgende: Vælg menupunktet Ændre kontaktoplysninger og gå til Medarbejderforhold. Udvælg det medarbejderforhold, der skal slettes. Hvis feltet for Primær visningsenhed eller Enhed i mailadresse er aktivt for det forhold, der skal slettes, så skal felterne flyttes til et af de medarbejderforhold, der ikke slettes. Hvis du som redaktør er i tvivl om, hvilket medarbejderforhold skal overtage markeringerne, så udvælg en af dem og send en mail til vedkommende enheds sekretariat om dit valg. Stil dig i det medarbejderforhold, der skal slettes. Sæt markering i feltet nederst på skærmen for Slet denne enhedstilknytning. Udvælg en it-supportenhed. Gå til bekræftelse og indsend anmodningen. Enhedens sekretariat skal fortsat udføre de manuelle opgaver for medarbejderophør. Læs vejledning om dem her 2. Situation 4: Medarbejder er tilknyttet flere enheder, men alle tilknytninger kan lukkes ned NU. Medarbejder hører ikke længere til hverken ved vores enhed eller ved andre, så konto skal lukkes. Lukning medfører, at medarbejderen nedlukkes inden for et par dage i de centrale ITsystemer på Aarhus Universitet. Det gælder brugerkonto, mail, telefonvisning og adgang til standard it-systemer. Persondataformularen skal udfyldes som beskrevet i Situation 3 ovenfor med den tilføjelse, at der i kommentafeltet skrives: Alle medarbejderens tilknytninger kan lukkes ned. Lukning kan ske i de centrale it-systemer nu. Enhedens sekretariat skal fortsat udføre de manuelle opgaver for medarbejderophør. Læs vejledning om dem her 3. Skift til dansk cpr-nummer Udenlandske personer med et fiktivt cpr-nummer og som har fået et dansk cpr-nummer, kan det danske cprnummer angives her og der sendes en besked til den som skal sørge for skiftet i alle systemer. Efter fremfinding af eksisterende person vælges Skift til dansk cpr-nummer. Tryk Gå til bekræftelse OG HUSK: Send ændringer nederst på bekræftelsesskærmen. Regn med tre arbejdsdage inden skiftet er gennemført i systemerne. Du modtager en mail når ændring er sket. 2 http://medarbejdere.au.dk/administration/it/aus-organisering-i-administrative-it-systemer/personoplysninger-idm-og-sls/ajourfoering-afidm/til-persondataredaktoer/nedlukning-af-brugerkonto/ 3 samme 11
Masseflytninger Ved større ændring forstås én ændring resulterer i mere end 20 ens ændringer i IDM. Processen omfatter følgende hændelser: Organisationsændring, hvor mange medarbejdere flyttes organisatorisk og dermed skal have ændret enhed. Ændringer, hvor mange medarbejdere flyttes til anden bygning og/eller lokale. Kombination af ovennævnte. Processen, trin for trin Hvis gennemførelse af ændringen forudsætter ændringer i enhedsregister o Sekretariatsmedarbejderen meddeler behovet via enhedsrettelser@adm.au.dk o HR kontakter sekretariatsmedarbejderen med henblik på at fastlægge ny organisationsstruktur o HR vedligeholder enhedsregister Sekretariatsmedarbejder kontakter AU IT Helpdesk på helpdesk@au.dk På baggrund af dialog om behov, udarbejder IDM arbejdsgruppen et udtræk. Leveres som et regneark til sekretariatsmedarbejder. Sekretariatsmedarbejder er ansvarlig for at indskrive ændringer i det leverede regneark. Regneark med alle ændringer sendes retur til helpdesk@au.dk Helpdesk sikrer indlæsning af ændringer i IDM Hvis ændringer vedrører medarbejderes enhedstilknytning indenfor ledelsesstrengen o Sekretariatsmedarbejderen markerer på regnearket, at ændring vedrører HR fra virkningsdato o Efter indlæsning i IDM udarbejder IDM arbejdsgruppen et regneark til HR med oplysning om førregistrering i IDM, efter-registrering i IDM samt virkningsdato Skift visningsnavn og publiceringsnavn Den enkelte medarbejder kan selv skifte visningsnavn og publiceringsnavn, og det er derfor ikke en del af Persondataformularen, men det berører arbejdet med persondata er det også omtalt i denne vejledning. Personer oprettes i IDM, med det navn de har hos cpr-registret. Men det er ikke alle der ønsker at være kendt under deres fulde navn her på universitetet, f.eks. kan nogle have et mellemnavn eller efternavn som de ikke benytter i dagligdagen. Derfor har den enkelte mulighed for at gå ind på mit.au.dk og skifte sit visningsnavn. Menupunktet Skift visningsnavn ses i mit.au.dk under Mine oplysninger. Desuden er der i PURE mulighed for at ændre sit Publiceringsnavn, så det er muligt at bliver præsenteret uden danske bogstaver, se http://medarbejdere.au.dk/pure/support/persondata/publiceringsnavn/ Brug for hjælp eller mere information Siden http://medarbejdere.au.dk/administration/it/redigering-af-persondata/persondataredaktoer/ bliver løbende opdateret med nyt for sekretariatsmedarbejdere, der fungerer persondataredaktører. Du kan også kontakte følgende med generelle spørgsmål på persondata@au.dk 12