Revideret udgave af ansættelses- og fratrædelsespolitik

Revideret udgave af ansættelses- og fratrædelsespolitik (revideret udgave godkendt af HSU den 6. december 2010) Bilag 1: Fratrædelsespolitik for University College Lillebælt (revideret januar 2012, jf. cir - kulære om senior- og fratrædelsesordninger) Bilag 2: Objektive kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold (gældende for undervisere mv.) Bilag 3: Kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold (gældende for de teknisk/administrative medarbejdere) (godkendt af HSU den 31.oktober 2011) Bilag 4: Skema vedr. udvælgelse og kriterier - TAP medarbejdere (godkendt af HSU den 31. oktober 2011) Bilag 5: Procesvejledning i forbindelse med afskedigelse af TAP medarbejdere (godkendt af HSU den 16. april 2012 inkl. tilrettet sprog) University College Lillebælt lægger vægt på åbenhed og transparens omkring stillingsbesættelser. Vi ønsker at sikre medarbejdere gode muligheder for rotation mv. Vi ønsker endelig i forhold til undervisere at sikre sammenhæng mellem grund-, efter- og videreuddannelse samt sammenhæng mellem uddannelse og udviklingsaktiviteter. 1. Ansættelsespolitik Formålet med ansættelsespolitikken er at tiltrække og ansætte kvalificerede medarbejdere med relevante faglige og personlige kompetencer, som kan bidrage til løsning af opgaver i en professionshøjskole, og som specifikt kan bidrage til University College Lillebælts overordnede mål, visioner og værdier, og den enkelte afdelings mål og visioner. 1.1 Stillingsopslag Ledere med ansættelseskompetence vurderer behovet for ansættelser. Der udarbejdes stillingsbeskrivelser til brug ved opslag. Der ønskes fuld åbenhed om besættelse af alle stillinger. Stillinger af varighed over et år herunder deltidsbeskæftigelse, som ikke kan besættes af allerede fastansatte, skal som hovedregel opslås offentligt, jf. Finansministeriet cirk. 26/3 2010 om opslag af stillinger og lønnede hverv i staten. Samtidig opslås stillingerne internt ved at alle opslag offentliggøres på internt nyhedsmedie pt. mitucl.dk. Udgangspunktet for besættelse af stillinger vil være kvalifikationer, dvs. at der ansættes de medarbejdere, som vurderes at være bedst egnede til at løse opgaven. Samtidig aftales det, at interne fastansatte ansøgere, der søger den ledige stilling og som opfylder de formelle uddannelsesmæssige krav, sikres at de kommer til samtale på stillingen. Stillinger opslås som minimum på University College Lillebælt s hjemmeside, på internt nyhedsmedie, på Jobnet og på Job i Staten. Hvor det vurderes at være relevant kan stillinger også opslås i andre medier. Der kan i perioder med personalereduktion fraviges denne procedure i HSU, således at stillinger kun opslås internt. Stillinger skal som udgangspunkt opslås med en ansøgningsfrist på 14 dage. Side 1/21

1.2 Ansættelsesprocedure 1.2.1 Kompetence I henhold til 10, stk. 1 i vedtægt for Professionshøjskolen Lillebælt er det bestyrelsen, der ansætter og afskediger rektor. Bestyrelsen ansætter og afskediger efter indstilling fra rektor den øvrige øverste ledelse (direktører). Uddannelsesdirektør indstiller til rektor Studierektorer og leder af biblioteket Udviklingsdirektør indstiller til rektor EVU-chef, CFU-chef og chef for Udvikling og Viden Ressourcedirektør indstiller til rektor Studieadministrationschef, Økonomichef, IT-chef og Bygningschef. 1.2.2 Procedure Direktører Der nedsættes et ansættelsesudvalg for ansættelse af direktører, som består af rektor, et medlem af den øvrige direktion, et medlem af den øvrige ledelse med reference til den opslåede stilling samt 1 medarbejderrepræsentant fra HSU og 1 2 medarbejdere blandt enheder under den opslåede stilling. iveau 2 ledere Ved ansættelse af niveau 2 ledere nedsættes der et ansættelsesudvalg med en repræsentant fra direktionen, yderligere en ledelsesrepræsentant, en TR-repræsentant fra grunduddannelsen. sen eller afdelingen, 2 3 medarbejderrepræsentanter bestående af både uddannelsesfaglige medarbejdere og TAP-medarbejdere. Endvidere kan rektor også deltage i ansættelsesudvalget. iveau 3 ledere Ved ansættelse af niveau 3 ledere nedsættes der et ansættelsesudvalg med bestående af direktøren fra det relevante område eller niveau 2 lederen, en TR-repræsentant fra grunduddannelsen eller afdelingen, hvis TR-repræsentant er valgt samt 1-2 medarbejderrepræsentanter (en uddannelsesfaglig medarbejder og TAP-medarbejder). I ansættelsesudvalget kan der hvor det skønnes relevant deltage yderligere en niveau 3 leder eller en direktør. iveau 4 ledere Ved ansættelse af niveau 4 ledere nedsættes der et ansættelsesudvalg bestående af studierektor, uddannelseschef, TR-repræsentant samt 1-2 medarbejderrepræsentanter. Ved ansættelse af øvrige medarbejdere nedsættes ansættelsesudvalg, efter regler fastlagt af det lokale samarbejdsudvalg (LSU). Ansættelsesudvalgets opgave er: - at medvirke ved udformning og formulering af stillingsopslag Side 2/21

- at medvirke til at udarbejde tidsplan for ansættelsesforløbet - at gennemgå ansøgninger og beslutte hvem der indkaldes til samtale - at deltage i ansættelsessamtalerne - at udtale sig om hvem der er kvalificeret til stillingen - at udarbejde en skriftlig indstilling til lederen (evt. prioriteret) om, hvem der ønskes ansat - formanden for ansættelsesudvalget er lederen af den enhed, hvor stillingen opslåes eller en af lederen udpeget formand for ansættelsesudvalget. Ved ansættelse af chefer/ledere med tværgående funktioner, udpeges medarbejderrepræsentanterne af og blandt HSU medlemmerne. 1.3 Ansættelse Ansættelse sker i henhold til gældende hjemmelgrundlag, herunder gældende love, bekendtgørelser og overenskomster. Ansættelse sker ved University College Lillebælt med angivelse af fagligt arbejdsområde, samt hvilken afdeling medarbejderen har primært tilhørsforhold til og geografisk arbejdssted. Hvis det i nogle uddannelser eller afdelinger er nødvendigt at ansætte medarbejdere med mere en et arbejdssted angives disse indenfor uddannelsen/afdelingen. Ved vikariater ansættes tidsbegrænset. 1.3.1 Forlængelser For undervisere, konsulenter og VIP kan fornyelse af flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold højst ske to gange. Fornyelse af TAP-personale s tidsbegrænsede ansættelsesforhold er ikke underlagt begrænsning for antal af flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold. Fornyelse kan alene ske, hvis fornyelsen er begrundet i objektive forhold, som f.eks.: 1. Udførelse/varetagelse af forskellige opgaver inden for et fastsat tidsrum begrundet i: Ekstraordinære og tidsbegrænsede arbejdsopgaver (spidsbelastning, ad hoc - opgaver mv.) 2. Udførelse/varetagelse af en bestemt opgave begrundet i: Projektopgaver inden for en tidsbegrænset intern/ekstern bevilling, eller tidsbegrænset forsøgsordning med ny organisering af opgaver. (Forlængelse af type 1 og 2) Konstateres det ved udløbet af et tidsbegrænset ansættelsesforhold, at opgaven, som medarbejderen var ansat til at varetage, enten ikke er løst inden for det aftalte tidsrum eller at løsningen af opgaven ikke er tilfredsstillende, og derfor skal udbedres, er det muligt at forlænge det tidsbegrænsede ansættelsesforhold. 3. Vikariat - Ansættelse, der er begrundet i stillingsindehaverens fravær ved: Ansættelsesophør, hvor den ubesatte stilling kan vikarbesættes i opslagsperioden Side 3/21

Tjenestefrihed med og uden løn og orlov, herunder barsels-, fader- og forældreorlov, længerevarende sygdom, midlertidig funktion / frikøb til en anden stilling ved UCL. (Forlængelse af type 3) Medarbejdere, der er ansat tidsbegrænset i et vikariat, kan få deres ansættelsesforhold forlænget, hvis medarbejderen, der vikarieres for, vælger at forlænge den tjenestefrie periode eller overgår til en anden form for tjenestefrihed. Usikkerhed om elevtal og økonomi er ikke en objektiv begrundelse for en tidsbegrænset ansættelse. Hele University College Lillebælt er at betragte som ét ansættelsesområde. Det betyder at forudgående tidsbegrænset ansættelse ved University College Lillebælts afdelinger kan få betydning for om en medarbejder kan ansættes tidsbegrænset. Kontakt HR og Kommunikation, jura og forhandling for yderligere vejledning. Se vejledning om forlængelse af tidsbegrænsede stillinger. I University College Lillebælt ansættes som udgangspunkt med prøvetid i henhold til gældende regler. Elever garanteres 3 måneders ansættelse på minimum 30 timer pr. uge efter endt elevtid. 1.4 Ansættelsesbreve Arbejdsgiver skal i ansættelsesbrevet underrette arbejdstager om alle pligtige vilkår for ansættelsesforholdet. Det tilstræbes at ansøgeren er bekendt med ansættelsesbrev/vilkår inden vedkommende opsiger sin stilling andetsteds. Nærmeste leder kan bekræfte at stillingen kan tiltrædes, før ansøgeren opsiger sin stilling ved sin tidligere arbejdsgiver. Nærmere vilkår for ansættelsen vil efterfølgende skulle forhandles med forhandlingsberettigede organisation. Ansættelsesbrev udarbejdes umiddelbart efter at vilkårene for stillingen er endelig forhandlet (løn), og tilstræbes fremsendt inden tiltrædelse af stillingen. Ansættelsesbrevet sendes senest 1 måned efter at den ansatte er tiltrådt stillingen i henhold til Beskæftigelsesministeriets LBK nr. 240 af 17/3 2010 om arbejdsgivers pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet. 1.5 Introduktion af nye medarbejdere To gange årligt afholdes der centrale introduktionskurser for nyansatte medarbejdere. Kurserne afholdes i uge 10 og 40. I kurserne introduceres medarbejderne for: - UCL som organisation - UCL s værdigrundlag - Strategier og politikker i UCL Side 4/21

- UCL s hjemmeside og intranet Der skal lokalt gives mulighed for at nye medarbejdere kan deltage i kurset. Det aftales lokalt hvordan nye medarbejdere introduceres til arbejdet. 2. Forflyttelse Hvis der er behov for forflyttelse af medarbejdere, og det betyder væsentlige ændringer i ansættelsesvilkårene, hvad angår geografisk arbejdssted, faglige arbejdsområder, ledelse etc., skal forflyttelsen behandles som en afskedigelse begrundet i institutionens forhold (se nedenfor), med tilbud om fornyet ansættelse på nye vilkår. For tjenestemænd gælder der særlige regler. 3. Fratrædelsespolitik Fratrædelsespolitikken har til formål at undgå unødvendige afskedigelser, samt at sikre at afsked med medarbejdere foretages i overensstemmelse med værdierne i University College Lillebælts personale- og ledelsespolitik. 3.1 Fratrædelse efter eget ønske (ansøgt afsked) University College Lillebælt ønsker i videst muligt omfang at imødekomme ønsker om særlige aftaler i forbindelse med fratrædelse, f.eks. forkortet opsigelsesvarsel. Der kan tilbydes en fratrædelsessamtale, hvis formål er: - At få viden om medarbejderens opfattelse af arbejdspladsen - At få afklaret om opfattelsen har sammenhæng med opsigelsen - At få oplyst om medarbejderen har ideer til forbedringer af forhold på arbejdspladsen. 3.2 Uansøgt afsked 3.2.1 Afskedigelse begrundet i institutionelle forhold. Ved mangel på beskæftigelse forårsaget af forhold i afdelingen (f.eks. omstruktureringer, økonomiske forhold) eller udefra kommende forhold (f.eks. bortfald af bevillinger), kan det være nødvendigt at afskedige. Ledelsen forelægger beskæftigelsesproblemet for de(t) relevante samarbejdsudvalg (LSU eller HSU), og alternative løsningsmuligheder undersøges og drøftes, f.eks. alternative besparelser, omfordeling af ressourcer etc. Hvis der alligevel skal afskediges, fremlægger ledelsen en dokumenteret begrundelse for hvilken personalegruppe/faggruppe der berøres af afskedigelse. Det drøftes herefter med de berørte medarbejdere om beskæftigelsesproblemet kan løses ved frivillig fratræden, kompetenceudvikling, ønske om anden beskæftigelse ved University College Lillebælt. Når det ligger fast, at afskedigelse i personalegruppen/faggruppen er nødvendig, skal lederen med udgangspunkt i lokalt fastlagte kriterier afgøre hvem, der skal afskediges. Sideløbende Side 5/21

hermed undersøger lederen gennem HR og Kommunikation, om der nu eller i nærmeste fremtid kan tilbydes beskæftigelse indenfor tilsvarende faglige arbejdsområde ved anden afdeling i University College Lillebælt. Det undersøges ved at kontakte HR og Kommunikation, som derefter undersøger, om der grundlag for at tilbyde anden beskæftigelse inden for University College Lillebælt. Hvis der er mulighed for at tilbyde anden beskæftigelse, vurderer lederne og TR på de berørte enheder, om ansøger opfylder de formelle kvalifikationer mv. og om der derfor er grundlag for forflyttelse uden ansættelsesprocedure. Medarbejderen tilbydes nødvendig kompetenceudvikling i tilknytning til de nye arbejdsopgaver. Hvis der ikke kan tilbydes anden beskæftigelse effektueres afskedigelsen. 3.2.2 Afskedigelse begrundet i den ansattes forhold Afskedigelser begrundet i f.eks. arbejdsindsats, arbejdsevne og sygdom må ikke komme uanmeldt, men skal varsles både mundtligt og skriftligt. Forinden afskedigelse påhviler det lederen gennem aktiv ledelse at forsøge at forebygge afskedigelse, ved f.eks. hurtig indgriben overfor forsømmelser, bidrage til problemløsning, iværksætte kompetenceudvikling og hjælpeforanstaltninger. 3.2.3 Generelle forhold om uansøgt afsked Detaljerne i varsling og afskedigelsesforløbet aftales i LSU og følger gældende regler herfor. Der kan f.eks. aftales detaljer vedr. samtaler, TR s involvering som bisidder, information til øvrige ansatte. (jf. Håndbog for afskedigelser, Personalestyrelsen, maj 2004). Ved uansøgt afsked gennemføres fratrædelsessamtale efter gældende bestemmelser med henblik på at støtte medarbejderen i situationen. Såfremt særlige forhold gør sig gældende kan lederen træffe beslutning om fritstilling efter gældende regler i opsigelsesperioden. En sådan aftale skal indgås med pågældende og evt. TR/faglig organisation Med henblik på genplacering på arbejdsmarkedet tilbydes afskedigede medarbejdere psykologhjælp og konsulentbistand efter behov til udformning af kompetenceprofil og jobansøgning. Detaljerne aftales i LSU. 3.3 Generelle forhold om afskedigelser Ved enhver fratrædelse skal ledelsen på opfordring afgive en skriftlig udtalelse, som minimum indeholder afsættelsesforholdets varighed og beskrivelse af stilling og arbejdsopgaver. Mere detaljerede rammer for fratrædelsessamtaler, udtalelser mv. aftales i LSU. University College Lillebælt vil, udover at følge gældende regler for afskedigelser, også følge principperne for god forvaltningsskik jf. forvaltningsloven. Side 6/21

4. Jobbørs - for medarbejdere med ønske om jobrotation. Hvis medarbejdere ønsker andet job i University College Lillebælt, har man ret til at tilkendegive sine ønsker og redegøre for sine kvalifikationer i en mail til HR og Kommunikation. Hvis det viser sig, at en jobrotation forekommer mulig kan de implicerede medarbejdere henvende sig til den /de respektive leder(e) med en ansøgning om jobrotation. Lederen har pligt til at behandle ansøgningen jf. afsnit om ansættelsesprocedure. Medarbejderen skal selv søge interne stillingsopslag jf. afsnit om stillingsopslag. Side 7/21

BILAG 1 Fratrædelsespolitik for University College Lillebælt Vedtaget på HSU den 15. juni 2009 Revideret januar 2012 i overensstemmelse med cirkulære om Senior- og fratrædelsesordninger, 2011 Fratrædelsespolitikken er en delpolitik til Ansættelses- og fratrædelsespolitik. Formålet med denne politik, er at give et værktøj som kan anvendes, hvor en enhed i University College Lillebælt vurderer, at personalereduktioner er, eller forudses at blive, nødvendige og hvor det i den forbindelse vil være hensigtsmæssigt at fremme den frivillige fratræden, således at afskedigelser kan undgås. Lovhjemmel til nærværende politik findes i Personalestyrelsens Cirkulære om Senior- og fratrædelsesordninger, hvor kapitel 3 omhandler frivillig fratræden. Ved med aftaler om frivillig fratræden i forbindelse med personalereduktioner, er der ingen aldersgrænse. Politikken følger reglerne i cirkulæret, bortset fra anciennitets-kriterierne i forbindelse med tilkøb af pension. Og fratrædelsesbeløb Retningslinjer Forud for en afskedigelsesrunde i en afdeling, skal lederen foranstalte en samtalerunde med alle medarbejdere. Her drøftes om en fratrædelsesordning kan være en mulighed for den enkelte, og det afdækkes hvilke elementer en aftale evt. kan bestå af. Det anbefales, at medarbejderen løbende drøfter mulighederne med sin TR. Elementer i en aftale: Tilkøb af pensionsalder til tjenestemænd: Tilkøb af pensionsalder er betinget af, at medarbejderen har mulighed for at gå på alderspension på fratrædelsestidspunktet (behøver dog ikke at gå på alderspension)). Hvis medarbejderen ikke har mulighed for at gå på alderspension, kan der indgås en fratrædelsesordning i form af et fratrædelsesbeløb (se nedenfor). Der kan ydes op til 3 års ekstraordinær pensionsalder. Kriterierne er anciennitet ved University College Lillebælt (tidl. den enkelte institution): 20 års beskæftigelse: 3 år 15 års beskæftigelse: 2 år 10 års beskæftigelse 1 år. Imellem års-intervallerne kan der ydes en forholdsmæssig forøgelse af pensionsalderen, f.eks. kan der ved 12,5 års beskæftigelse ydes 1 år og 6 måneders pensionsalder, under forud sætning af atde 6 måneder har en positiv betydning for pensionens størrelse. Side 8/21

Pensionsbidrag til overenskomstansatte Tilkøb af pensionsalder er betinget af, at medarbejderen har mulighed for at gå på alderspension på fratrædelsestidspunktet (behøver dog ikke at gå på alderspension)). Hvis medarbejderen ikke har mulighed for at gå på alderspension, kan der indgås en fratrædelsesordning i form af et fratrædelsesbeløb (se nedenfor). Der kan indbetales op til 3 års ekstraordinært pensionsbidrag (såvel egetbidrag som arbejdsgiverbidrag) til den enkeltes pensionsordning. Kriterierne er anciennitet ved University College Lillebælt (tidl. den enkelte institution): 20 års beskæftigelse: 3 år 15 års beskæftigelse: 2 år 10 års beskæftigelse 1 år. Imellem års-intervallerne kan der ydes en forholdsmæssig forøgelse af pensionsbidraget, f.eks. kan der ved 12,5 års beskæftigelse ydes 1 år og 6 måneders pensionsbidrag. Fratrædelsesbeløb: Der kan til tjenestemandsansatte og overenskomstansatte, ydes et kontant beløb ved fratrædelsen. Kriterierne er anciennitet ved University College Lillebælt (tidl. den enkelte institution): 18 års beskæftigelse: 3 måneders løn 15 års beskæftigelse: 2 måneders løn 12 års beskæftigelse: 1 måneds løn Under 12 års beskæftigelse: ½ måneds løn Formalisering af en aftale Såfremt der mellem leder og medarbejder mellem er enighed om at en aftale skal indgås, tager lederen kontakt til Økonomi og Personale med oplysning om, hvilke elementer den skal indeholde. Økonomi og Personale udformer den formelle aftale, hvorefter denne skal underskrives af leder, medarbejder og den faglige organisation, evt. TR (såfremt denne har forhandlingskompetencen til at indgå denne type aftaler). Budgetudgiften afholdes af den enkelte afdeling. Side 9/21

Bilag 2 Objektive kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold Vedtaget på HSU den 12. juni 2008 Såfremt der ikke kan findes alternativer til afskedigelser, herunder frivillig fratræden m.v., vil følgende fælles objektive kriterier danne udgangspunkt for vurdering af medarbejdere i forbindelse med afskedigelse med begrundelse i institutionens forhold. Kriterierne er vedtaget på et ekstraordinært HSU-møde den 12. juni 2008 og er følgende: Medarbejderens egen uddannelse set i forhold til opgaver i forbindelse med Professionsbacheloruddannelse eller efter-/videreuddannelse. Medarbejderens formelle uddannelsesniveau (erhvervsfaglig uddannelse, bachelor, diplom, master, kandidat, lektorbedømmelse, ph.d. m.v.) Medarbejderens forudsætninger for at varetage flere typer af opgaver, herunder undervise i flere fag og forløb eller varetage administrative og/eller praktiske opgaver for flere områder medarbejderens uddannelsesfaglige erfaringer fra arbejde i, eller samarbejde med, praksisfeltet Medarbejderens forudsætninger for at indgå i andre dele af University College Lillebælts aktiviteter, indenfor andre grunduddannelser, efter-videre- uddannelse, udviklingsarbejde eller øvrige dele af administrationen og øvrige støttefunktioner Anciennitet og andre sociale hensyn vil indgå i den samlede vurdering, men vil ikke blive tillagt afgørende vægt frem for andre nødvendige hensyn. Kriterierne er ikke opstillet i prioriteret rækkefølge. Det fremgår af den vedtagne Ansættelses- og afskedigelsespolitik, at det med baggrund i lokalt fastlagte kriterier skal afgøres hvilken/hvilke medarbejder(e) der i givet fald skal afskediges. Det er således tænkt, at de fælles kriterier skal danne baggrund for drøftelserne i LSU omkring de lokale forhold og heraf følgende opstilling af lokale objektive kriterier. Side 10/21

BILAG 3 Kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold. Godkendt af HSU den 31.oktober 2011 Gældende for de teknisk/administrative medarbejdere ved University College Lillebælt. Såfremt der ikke kan findes alternativer til afskedigelser, herunder frivillig fratræden mv. vil følgende fælles objektive kriterier danne udgangspunkt for en vurdering af medarbejdere i forbindelse med afskedigelse begrundet i institutionens forhold, f.eks. besparelser. I en sådan situation er der det grundlæggende hensyn, at University Colege Lilebælt også fremover skal være i stand til at varetage sine arbejdsopgaver på en kvalificeret måde. Ved vurderingen af hvilke medarbejdere, der er bedst kvalificeret (den enkelte medarbejder sammenlignes med kollegaer omkring faglige og personlige kvalifikationer samt opgavevaretagelsen i skema til udvælgelse og kriterier), skal der derfor foretages en konkret og individuel vurdering af de ansattes kvalifikationer sammenholdt med en vurdering af institutionens fremtidige behov for kompetencer. Det er ledelsen der foretager en vurdering af hvem der skal afskediges i den givne situation. Skemaet Udvælgelse og kriterier TAP-medarbejdere er derfor en hjælp til at afklare hvem der skal afskediges. Ifølge retningslinjer fra Personalestyrelsen anbefales det, at en kvalifikationsvurdering bør indeholde en samlet vurdering af de 3 elementer: Faglige kvalifikationer, opgavevaretagelse og personlige kvalifikationer. Faglige kvalifikationer - her er det relevant at se på den ansattes: Uddannelse Kurser Relevant erhvervserfaring Varetagelse af definerede specialistfunktioner Faglig fleksibilitet KRITERIER: Medarbejderens faglige uddannelse set i forhold til arbejdsområdets opgaver Medarbejderens faglige kompetencer med henblik på varetagelse af flere typer af arbejdsområdets opgaver Medarbejderens faglige erfaringer med arbejdsområdets opgaver Medarbejderens varetagelse af definerede specialistfunktioner Medarbejderens faglige fleksibilitet Side 11/21

Opgavevaretagelsen her er det relevant at se på den ansattes: Kvalitet i arbejdet Effektivitet Omstillingsparathed Overblik KRITERIER: Kvalitet i løsning af forskellige opgaver på en faglig og professionel måde i forhold til studerende, eksterne brugere, kolleger og ledelse under hensyntagen til UCL s værdigrundlag mv. Effektivitet i opgaveløsningen Omstillingsparathed og evne til at kunne understøtte nye opgaver og gennemføre nye løsninger Evne til at have overblik i hektiske situationer Personlige kvalifikationer her er det relevant at se på den ansattes: Engagement Fleksibilitet Samarbejdsevne Ansvarlighed Service-orientering KRITERIER: Engagement og samarbejdsevne i forhold til interne og eksterne aktører Evne og lyst til at indgå i nye sammenhænge fagligt og opgavemæssigt mv. Ansvarlighed i opgaveløsningen Serviceorientering i samspil med kolleger, studerende og eksterne aktører. Side 12/21

BILAG 4 Skema Udvælgelse og kriterier - TAP-medarbejdere Godkendt af HSU den 31.oktober 2011 University College Lillebælt skal overordnet set vælge at fastholde de medarbejdere, som er bedst kvalificerede til at varetage de opgaver, som organisationen fremadrettet skal varetage. Ledelsen er forpligtet til at foretage en konkret, individuel vurdering af de ansattes kvalifikationer med henblik på at vurdere, hvem der, under de givne omstændigheder, skal afskediges. Der skal foretages en vurdering med henblik på at sikre at den, samlet set, bedst kvalificerede arbejdskraft bibeholdes. Vær i denne forbindelse opmærksom på andre kompetencer, som den pågældende har, herunder tidligere og nuværende beskæftigelse i andre dele af University College Lillebælt. Lederen skal foretage en afdækning af samtlige medarbejdere og for at afgøre hvem der skal afskediges. Medarbejderen vurderes ud fra nedenstående kriterier, som ikke er anført i prioriteret rækkefølge. I kolonnen Kolleger anføres de supplerende eller sammenfaldende kvalifikationer som findes hos kolleger. avn og cpr.nr.: Afdeling: FAGLIGE KVALIFIKATIO- ER Medarbejderens faglige uddannelse, set i forhold til arbejdsområdet. Medarbejder Kolleger Medarbejderens faglige kompetencer med henblik på varetagelse af flere typer af arbejdsområdets opgaver. Side 13/21

Medarbejderens faglige erfaringer med arbejdsområdets opgaver Medarbejderens varetagelse af definerede specialistfunktioner Medarbejderens faglige fleksibilitet Samlet vurdering FAGLIGE KVALIFIKATIO- ER OPGAVEVARETAGELSE Medarbejder Kolleger Kvalitet i løsning af forskellige opgaver på en faglig og professionel måde i forhold til studerende, eksterne brugere, kolleger og ledelse under hensyntagen til UCL s værdigrundlag m.v. Effektivitet i opgaveløsningen Omstillingsparathed og evne til at kunne understøtte nye opgaver og gennemføre nye løsninger Evne til at have overblik i hektiske situationer. Samlet vurdering OPGAVEVARETAGELSE PERSO LIGE KVALIFIKA- TIO ER Engagement og samarbejdsevne i forhold til interne og eksterne aktører. Evne og lyst til at indgå i nye sammenhænge fagligt og opgavemæssigt m.v. Ansvarlighed i opgaveløsningen Medarbejder Kolleger Side 14/21

Serviceorientering i samspil med kolleger, studerende og eksterne aktører. Samlet vurdering PERSO LIGE KVALIFIKA- TIO ER OPMÆRKSOMHEDSPU KTER Anciennitet og andre sociale hensyn indgår i den samlede vurdering, men tillægges ikke afgørende vægt frem for andre nødvendige hensyn. Hvis det vurderes, at en medarbejder skal afskediges ud fra ovenstående kriterier, men at en afskedigelse muligvis vil være i konflikt med nedenstående opmærksomhedspunkter SKAL der søges rådgivning i HR og Kommunikation, jura og forhandling hurtigst muligt i processen. SÆRLIGE OPMÆRKSOMHEDS- PU KTER Kontakt HR og Kommunikation AFSKEDIGELSESBESKYTTELSE? Omfatter tillidsrepræsentanter, suppleanter for tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter (ej suppleanter) Medarbejderrepræsentanter i samarbejdsudvalg (HSU, LSU) samt suppleanter. GRAVIDITET? Omfatter gravide medarbejdere og medarbejdere, der får foretaget graviditetsfremmende foranstaltninger (kunstig befrugtning) (NB! Vær også opmærksom på fædre). A/DRE KOMPETE/CER, der er anvendelige i UCL s samlede opgaveløsning? Opmærksom på andre kompetencer, som den pågældende har, herunder tidligere og nuværende beskæftigelse i andre dele af UCL eller andre steder. Medarbejder Kolleger Side 15/21

RISIKO FOR FORSKELSBE- HA/DLI/G? Omfatter medarbejdere, hvor de kan opfatte sig diskrimineret særligt pga. køn, alder, religion, hudfarve, handicap, politisk anskuelse, seksuel orientering, national, social eller etnisk oprindelse. SÆRLIGE I/DIVIDUELLE FORHOLD? Er der tale om særlige forhold, som bebrejdes den pågældende og som har betydning for deres afsked, skal der evt. foretages udvidet partshøring. Særlige individuelle forhold kan være uegnethed, samarbejdsvanskeligheder, forseelser mv. SAMLET VURDERI G ALLE PU KTER Dato Studierektor / direktionsmedlem Uddannelseschef / stabschef Side 16/21

BILAG 5 Procesvejledning i forbindelse med afskedigelse af TAPmedarbejdere. En uansøgt afskedigelse er den mest indgribende beslutning, der kan træffes i forhold til et ansættelsesforhold. Det er derfor vigtigt, at de personer, som er impliceret i en sådan beslutning kender deres roller og pligter, og at forløbet i en sag om uansøgt afskedigelse er båret af en høj grad af professionalisme og gennemskuelighed. Det statslige arbejdsmarked er reguleret af regler i forbindelse med beslutninger om offentligt ansattes ansættelsesforhold herunder også uansøgt afskedigelse. Det er naturligvis en forudsætning, at disse regelsæt overholdes i alle sager om uansøgt afskedigelse. Ligeledes er det en forudsætning, at lederne håndterer disse sager med stor omhu og gennemskuelighed, så medarbejderen til enhver tid kender begrundelsen for, at der indledes en sag om uansøgt afskedigelse. Dette gælder uanset, hvad der måtte ligge til grund for beslutningen: Institutionsbegrundede forhold (f.eks. besparelser, organisationsændringer, bortfald af opgaver mv.) eller medarbejderbegrundede forhold (f.eks. sygdom/fravær, uegnethed, samarbejdsproblemer, grov misligholdelse af arbejdsforholdet mv.). Alt materiale vedrørende uansøgt afskedigelse skal foreligge skriftligt (notatpligt). Inden der træffes endelig beslutning om afskedigelse, har leder og medarbejder været i dialog med hinanden og forsøgt at afbøde situationen. Er det ikke muligt at undgå afskedigelse, foretages der den i forvaltningsloven beskrevne partshøring (14 dage, 21 dage), ligesom der følges de procedurer, der derudover måtte fremgå af aftaler og overenskomster. Endelig forudsættes det, at tillidsrepræsentanten og/eller evt. bisidder er inddraget igennem hele forløbet, i det omfang medarbejderen ønsker dette. Afskedigelsesprocessen kan opdeles i tre faser: 4. Fasen hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelser 5. Fasen hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges 6. Fasen efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøring) Ad. 1. Fasen hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelser 1. Institutionens forhold begrundede afskedigelser: Hvis der er tale om afskedigelser begrundet i institutionens forhold (f.eks. besparelser, organisationsændringer, bortfald af opgaver mv.), orienterer lederen alle medarbejdere om nødvendige nedskæringer, kommende afskedigelser herunder antal samt, hvordan hele processen vil forløbe for såvel afskedigede som for de tilbageværende medarbejdere. Inden udmeldingen skal ledelsen have overvejet om der er alternativer til afskedigelse. Det kan være kompetenceudvikling, nedsættelse af arbejdstiden, hel eller delvis orlov eller lignende. Den første orientering gives i regi af LSU (jf. ansættelses- og fratrædelsespolitikken), og derefter på et indkaldt personalemøde, der ligger i forlængelse af LSU-mødet. Side 17/21

Før orienteringen i LSU skal lederen: udarbejde forslag til hvordan meddelelsen gives til den/de ansatte. Partshøringen er altid skriftlig og kan enten afleveres personligt eller sendes med post. Det skal aftales i LSU (forud for partshøring) hvordan processen startes eks. sende et brev om samtale, ringe den/de berørte op, besøge den/de berørte på hjemadressen. udarbejde en skriftlig begrundelse for iværksættelse af afskedigelsesprocessen generelt. udarbejde en konkret tidsplan for forløbet forhåndsorientere tillidsrepræsentanten/tillidsrepræsentanterne 2. Medarbejderens forhold begrundede afskedigelser: Afskedigelse begrundet i f.eks. sygdom/sygefravær, uegnethed, samarbejdsproblemer arbejdsvægring mv. må ikke komme uanmeldt, men skal varsles både mundtligt og skriftligt. Forinden afskedigelse påhviler det lederen gennem aktiv ledelse at forsøge at forebygge afskedigelse, ved. f.eks. hurtig indgriben overfor forsømmelser, bidrage til problemløsning, iværksætte kompetenceudvikling og hjælpeforanstaltninger. Forhåndsorientere tillidsrepræsentant. Ad. 2. Fasen, hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges Processen skal følge elementerne i det vedtagne Kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold (Bilag 2 i ansættelses- og afskedigelsespolitikken), samt udvælgelse af og kriterier - TAP-medarbejdere (Bilag 3 i ansættelses- og afskedigelsespolitikken). Leder skal have afklaret hvorvidt de påtænkte ansatte er særligt beskyttede (tillidsrepræsentanter, suppleanter for tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, og i øvrigt medlemmer af HSU, LSU, HAU og LAU), Afskedigelse af de særligt beskyttede skal være begrundet i tvingende årsager, f.eks. længere tids sygdom, overtrædelse af pligterne som TR, grov optræden mv. Derudover forbyder den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning, at man forskelsbehandler på grund af fx køn, etnisk oprindelse og lignende. Ved siden af denne grundsætning gælder der en række særlove, der kan have betydning i forbindelse med afskedigelser. Det drejer sig om: Ligebehandlingsloven, Ligelønsloven, Børnepasningsorlovsloven, Værnepligtsorlovsloven, Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet mv. (forskelsbehandlingsloven), Lov om foreningsfrihed på arbejdsmarkedet, Deltidsloven/Aftalen om implementering af deltidsdirektivet mfl. Kontakt HR og Kommunikation, jura og forhandling i den enkelte sag, hvis den påtænkte afskedigede er særligt beskyttet. Side 18/21

1. Institutionens forhold begrundede afskedigelser: Leder orienterer relevant TR mundtligt om, hvem der påtænkes afskediget, inden dette effektueres. De skal have aftalt en dato og evt. aftale forløbet af dagen, herunder bl.a. hvorledes de berørte medarbejdere indkaldes til samtalen. Dagen bør i øvrigt lægges først på ugen og ikke lige før en weekend/ferie. Dette af hensyn til de eventuelle spørgsmål den berørte medarbejder kan have i de efterfølgende dage og hvor det er vigtigt at kunne få kontakt til både TR og ledelse. Til samtalen kan det anbefales at følgende emner berøres, udover begrundelsen for afskedigelsen: Muligheden for at komme med en indsigelse til afskedigelsesgrundlaget, herunder fristen herfor (14-21 dage) Aftale hvorledes øvrige medarbejdere/kolleger orienteres; der kan være individuelle hensyn og ønsker der bør tages hensyn til. Opfordring til at tage kontakt til den faglige organisation, såfremt medarbejderen ikke har nogen repræsentation af en TR. Orientere om muligheden for et møde med TR og ledelse efter høringsfristens udløb, hvor det aftales hvorledes opsigelsesperioden skal forløbe (kompetenceudvikling, frihed til jobsøgning, evt. støttemuligheder, fratrædelsessamtale, afslutning med kolleger mv.) 2. Medarbejderens forhold begrundede afskedigelser: Lederen indkalder den pågældende medarbejder til en samtale med deltagelse af tillidsrepræsentanten eller en bisidder, såfremt medarbejderen ønsker dette. Samtalen afvikles, så det er muligt at bevare anonymiteten. Til samtalen kan det anbefales at følgende emner berøres, udover begrundelsen for afskedigelsen: Muligheden for at komme med en indsigelse til afskedigelsesgrundlaget, herunder fristen herfor. Aftale hvorledes øvrige medarbejdere/kolleger orienteres; der kan være individuelle hensyn og ønsker der bør tages hensyn til. Opfordring til at tage kontakt til den faglige organisation, såfremt medarbejderen ikke har nogen repræsentation af en TR. Orientere om muligheden for et møde med TR og ledelse efter høringsfristens udløb, hvor det aftales hvorledes opsigelsesperioden skal forløbe (kompetenceudvikling, frihed til jobsøgning, evt. støttemuligheder, fratrædelsessamtale, afslutning med kolleger mv.) Side 19/21

Ad. 3. Fasen efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøringsperiode og endelig afskedigelse er fremsendt) 1. Institutionens forhold begrundede afskedigelser: Der sker en samlet udmelding til medarbejderne om, hvem der er besluttet afskediget. Dette sker umiddelbart efter, at den samlede løsning er fundet for at minimere usikkerheden hos medarbejderne. 2. Medarbejderens forhold begrundede afskedigelser: Det drøftes med medarbejderen om der er særlige ønsker til hvordan udmeldingen skal foregå. Anbefalingen er, at der sker konkret udmelding umiddelbart eller hurtigst muligt efter samtalen. Uddybende vejledning. Samtale vedr. uansøgt afskedigelse: Grundig forberedelse Hvad er begrundelsen? Skal stemme overens med det, der er skrevet i partshøringen. Leder bør altid have en tillidsrepræsentant eller en anden bisidder medarbejderen har valgt, og evt. en lederkollega eller konsulent fra HR og Kommunikation med under samtalen, så der som min. er to til stede foruden medarbejderen. Jo vanskeligere beskeden er at afgive, det vil sige, jo mere uvelkommen den er hos medarbejderen, og jo større negativ indflydelse den har på hans eller hendes liv, jo vigtigere er det at forberede præcist, hvordan formidlingen skal foregå. Selve samtalen Det er vigtigt, at leder formulerer sig klart og uden omsvøb, så medarbejderen forstår, at beslutningen ikke er til debat. En væsentlig betingelse for forløbet af formidlingen er, at leder er opmærksom på følgende: sørg for et roligt og uforstyrret lokale (sluk mobiltelefonen) sørg for at afsætte rigelig tid gå lige til sagen (uden lange sætninger og small talk) gør selve budskabet kort og præcist tal tydeligt og hav god øjenkontakt med medarbejderen afvent medarbejderens reaktion glat ikke ud til slut - det kan bringe forvirring i budskabet tal med medarbejderen om hans/hendes reaktioner og konsekvenserne for ham/hende. Til slut i samtalen skal leder sikre sig, at medarbejderen har forstået beskeden, så misforståelser undgås. Partshøring udleveres eller der gives besked om at den fremsendes pr. post efterfølgende. Tal også med medarbejderen om, hvordan øvrige kolleger bliver informeret om opsigelsen: hvornår ved andre, at jeg skal fratræde, omfatter det flere end mig etc. Side 20/21

Mennesker reagerer vidt forskelligt i sådanne situationer. Forvent gråd, apati, fornægtelse, hidsighed, vrede eller en kombination. Hvis medarbejderen reagerer meget følelsesbetonet på beskeden, bør lederen sikre sig, at medarbejderen har fået nogenlunde styr på sine følelser, inden samtalen afsluttes. Hvis medarbejderen er i krise, må leder sørge for, at nogen samler op en kollega, medarbejderens ægtefælle/kæreste, konsulent fra HR og Kommunikation eller måske læge. Leder bør endvidere vise forståelse for reaktionen og gøre det klart for medarbejderen, at leder vil behandle samtalens forløb fortroligt. Det efterfølgende forløb Dagen derpå: Tag fra dagens start en snak med medarbejderen og følg op på forløbet og fornem reaktionen (Pas på berøringsangsten og få den første snak overstået godt, så bliver det hele meget nemmere). Leder og TR skal i fællesskab understøtte beslutningen. Hold opfølgningssamtale senest 14 dage efter og læg i samarbejde en plan for forløbet frem til fratrædelse. Informér den/de opsagte om, at det er OK at bruge arbejdstid på at søge ledige stillinger, skrive ansøgninger, samt at gå til samtale. Hold derefter en samtale hver måned (Arbejdsopgaver, arbejdsklima, fremtidsudsigter, hjælp til ) Husk at feed back, ros og information er endnu mere vigtig for en opsagt medarbejder. Hjælp til at komme videre (evt.worklife). Afholdelse af fratrædelsessamtale. Tjenestemænd Opmærksomhed på særregler for tjenestemænd kontakt HR og Kommunikation, jura og forhandling for yderligere information, hvis en tjenestemand påtænkes afskediget. Yderligere henvisninger: http://perst.dk/~/media/publications/2011/haandbog%20om%20afskedigelse/håndbog%20om %20afskedigelse%202011%20-%20slutversion.ashx - håndbog om afsked. Side 21/21