Bilag 8.1 Regler for bevillings- og budgetkontrol, budgetomplacering, tillægs- og anlægsbevillinger. Generelt Med udgangspunkt i ets pkt. 2.3. skal de nærmere regler omkring fastlæggelse af bevillings- og budgetkontrol fremgå af dette bilag. Bevillingsniveau for driftsbevillinger Ved en bevilling forstås en bemyndigelse fra Byrådet til at afholde udgifter eller oppebære indtægter i overensstemmelse med vedtagne politikområder, interne kontrakter m.v. hvor de beløbsmæssige og materielle vilkår indgår. Byrådet fastlægger kommunens bevillingsniveau det vil sige Byrådet beslutter specifikationsgraden af de poster på årsbudgettet, som de skal tage bevillingsmæssig stilling til ved budgettets endelige vedtagelse. Dette gøres under iagttagelse af Økonomiog Indenrigsministeriets fastsatte regler. Bevillingsniveauet i Holbæk Kommune svarer til de af byrådet vedtagne politikområder. Omplaceringer mellem bevillinger må kun ske efter Byrådets godkendelse heraf. Omplaceringer indenfor bevillinger kan ske administrativt. Undtaget fra denne regel er de tværgående tekniske omplaceringer som f.eks. barselspuljer, lønpuljer m.fl., der handler om administrativ udmøntning på tværs af organisationen. Det tilstræbes, at de tværgående omplaceringer, om muligt, foretages primo året eller snarest efter, at Økonomi og/eller Regnskab er blevet bekendt med forhold, der begrunder en tværgående udmøntning. Udmøntningen foretages i dialog med enhederne. Tillægsbevillinger Ved tillægsbevillinger forstås alle bevillinger der kræver Byrådets godkendelse og som ligger ud over de vedtagne budgetbeløb, inden for de enkelte områder. Der skelnes mellem to former for tillægsbevillinger: Side 1
Bevillinger der finansieres af en anden eksisterende drifts- eller anlægsbevilling Bevillinger der finansieres af likvide aktiver I forbindelse med en bevillingsansøgning skal det angives, hvorledes bevillingen tænkes finansieret og det skal begrundes, hvorfor der er behov for tillægsbevilling. Tillægsbevilling skal søges, inden den pågældende foranstaltning sættes i værk. Dog kan foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift jfr. Styrelseslovens 40 stk. 2 om fornødent iværksættes uden Byrådets forudgående bevilling, men bevillingen skal da indhentes snarest muligt. Budgetomplacering De økonomisk decentraliserede enheder kan frit omplacere budgetbeløb inden for den decentraliserede budgetramme under hensyntagen til øvrige gældende regler i kasse- og regnskabsregulativet. Summen af ændringer skal altid være nul. Omplaceringer kan kun finde sted under hensyntagen til det vedtagne budgets intentioner. Enhederne er således bundet til de politikområder, der er vedtaget af Byrådet samt under hensyntagen til indgåede aftaler. Der kan således ikke indledes nye aktiviteter uden Byrådets godkendelse. Økonomi fastlægger den praktiske procedure for de løbende omplaceringer. Anlægsbevillinger Anlægsbevillinger gives af Byrådet. Anlægsbevillinger gives til det enkelte anlægsarbejde. Anlægsbevillingerne kan være flerårige og er gældende til projektet er afsluttet. Et anlægsarbejde må ikke igangsættes før der foreligger en anlægsbevilling og der er afsat et rådighedsbeløb på budgettet for det enkelte regnskabsår og tilsvarende for de kommende år, såfremt anlægsarbejdet strækker sig over flere år. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig enhed/afdeling, som har ansvaret for: at udmønte bevillingen i praksis at føre tilsyn med anvendelsen af bevillingen at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet For alle kommende projekter overvejes det nøje, hvorvidt projektet er en driftsudgift eller et anlægsarbejde. Projektet behandles som anlæg hvis et af følgende punkter er opfyldt: Side 2
Udgiften udgør en meget stor del af områdets/enhedens samlede budget Projektet ændrer områdets/enhedens eksisterende formål Projektet giver anledning til afledte driftsudgifter Der er tale om nybyggeri Andre forhold end de nævnte kan dog være ensbetydende med, at projektet skal behandles som anlægsarbejde. I forbindelse med behandlingen af en anlægsbevilling skal der før igangsætningen udarbejdes et budget, hvor der tillige er indarbejdet eventuelle afledte driftsudgifter. Anlægsbevillingen skal som minimum indeholde oplysninger om, hvornår arbejdet forventes igangsat og hvornår det forventes afsluttet. Licitationsresultat eller anden form for dokumentation for udgifterne vedlægges. Ved færdiggørelse/ibrugtagning af det enkelte anlæg skal der aflægges et særskilt anlægsregnskab. Anlægsregnskabet udarbejdes af de respektive enheder/afdelinger. Der henvises til den interne forretningsgang på området. Forretningsgangen findes på Holbækken under Værktøjer => Regnskab => Andre retningslinjer. Overførselsadgang mellem årene Decentrale enheder og andre administrative områder med økonomisk decentralisering kan overføre mer- og mindre forbrug mellem budgetår. Nedenstående skema giver et overblik over hvilke regler, der er for overførselsadgang på de forskellige områder. Såfremt et område ikke er nævnt i skemaet, er det ensbetydende med, at der ikke er overførselsadgang/overførselsret. Hvis der iflg. nedenstående skema er overførselsadgang betyder det, at der er automatisk overførselsret. Område 1 Enheder med budget i forhold til tildelingsmodel Skole inkl. SFO Dagpleje Børnehaver Regler for overførsel Mindre-forbrug overføres indenfor en ramme på 3 pct.. 2 Enkeltstående enheder Mindre-forbrug overføres indenfor en ramme på 3 pct.. Side 3
Bibliotek Ungdomsområdet Musikskole Lokalfora M.fl. 3 Personalekonti på de administrative medarbejdere der aflønnes på konto 6 Mindre-forbrug overføres indenfor en ramme på 3 pct.. D.v.s. løn, uddannelse, møder, inventar m.v. altså midler til brug for drift af de administrative afdelinger. 4 Projekter primært med ekstern finansiering Eksempelvis trepartsmidler, risikostyring, arbejdsmiljøforanstaltninger, EU-projekter 5 Enkeltstående enheder Specialinstitutioner inden for rammeaftalen 6 Enkeltstående enheder Specialinstitutioner uden for rammeaftalen Ubegrænset overførsel af mindre /merforbrug Det skal sikres, at der er mulighed for at overføre midler fra et år til et andet i henhold til kontraktgrundlaget. Ubegrænset overførsel af mindre/ Indgår i taksten 2 år efter Ubegrænset overførsel af mindre/ Indgår i taksten 2 år efter 7 Plejecentre Mindre-forbrug overføres indenfor en ramme på 3%. For så vidt angår de takstfinansierede enheder, som fortsat har 100 pct. overførselsadgang af både mer- og mindre-forbrug, skal disse enheder være i løbende dialog med chefen på det pågældende område angående eventuelle budgetoverskridelser. Et eventuelt merforbrug vil øge taksten 2 år efter budgetoverskridelsen. Men da der ikke umiddelbart er mulighed for, at afsætte ekstra penge i overslagsårene til at håndtere takststigninger skal budgetoverskridelser på institutionerne begrænses. På specialinstitutionerne uden for rammeaftalen har der ikke tidligere været indregnet mindre og merforbrug i taksten. Det har iflg. Økonomi- og Indenrigsministeriet aldrig været hensigten at der skulle være forskel på hvordan taksten beregnes på specialinstitutioner uanset om de har været inde eller udenfor rammeaftalen. Ved den foreslåede ændring i overførselsadgangen ses en ensretning af, hvorledes taksterne på specialinstitutionerne beregnes. Side 4
Områder uden overførselsadgang har mulighed for at anvende et mindre forbrug til et særligt projekt i året efter. Det kræver, at Byrådet giver en særskilt tillægsbevilling. En sådan tillægsbevillingsansøgning vil ikke blive en del af overførselssagen. Bevillings- og budgetkontrol Holbæk Kommunens budgetopfølgning til det politiske niveau består af økonomi- og aktivitetsopfølgninger (3 gange årligt), af budgetrevisioner (4 gange årligt) og af halvårsregnskabet. Herudover følges der løbende op på budgettet i de enkelte afdelinger. Budgetopfølgningerne udarbejdes på politikområdeniveau/bevillingsniveau. Ved budgetrevisionerne følges op på drift, anlæg og finansiering. Alle enheder estimerer og budgettet tilrettes de forventninger, der er på områderne. PÅ alle områder foretages en omfattende gennemgang af det faktiske forbrug kontra de budgetterede bevillinger. Viser det sig påkrævet, foretages tilpasning af det hidtidige budgetgrundlag. Som følge heraf behandles tillægsbevillinger i forbindelse med budgetrevisionen. Vedr. økonomi- og aktivitetsopfølgningerne estimeres på fokusområderne (politikområde 6, 7, 8, 9, 13), mens opfølgningen på de øvrige politikområder i højere grad baserer sig på andre samlede overordnede forventninger. Såvel økonomi- og aktivitetsopfølgningen som budgetrevisionen skal udarbejdes i forhold til de af Økonomi nærmere beskrevne retningsliner og forelægges for Direktion og det politiske niveau ud fra de af byrådet trufne retningsliner. Side 5