Høje-Taastrup Kommune

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Høje-Taastrup Kommune Rapport Analyse af produktionskøkkenerne Januar 2014 WWW.BDO.DK

Indholdsfortegnelse 1 2 3 4 5 6 7 INDLEDNING... 2 RESUME... 3 ANBEFALINGER... 6 METODE... 7 AFDÆKNING AF NUVÆRENDE FORHOLD... 9 5.1.1 Afdækning af økonomien...9 5.1.2 Vurdering af omkostningsniveauet på løn og fødevarer... 13 5.1.3 Screening af fysiske forhold... 16 5.1.4 Caféerne... 18 OPSTILLING AF SCENARIER FOR DEN FREMTIDIGE DRIFT... 21 6.1.1 Scenarie 1: Fusion af produktionskøkkenerne... 21 6.1.2 Scenarie 1a: Fusion af produktionskøkkenerne inkl. levering til Birkehøj Plejecenter... 26 6.1.3 Scenarie 2: fusion af produktionskøkkenerne samt omlægning til kølemadsproduktion... 32 6.1.4 Scenarie 2a: fusion af produktionskøkkenerne samt omlægning til kølemadsproduktion inkl. levering til Birkehøj Plejecenter... 38 6.1.5 Scenarie 3: Levering til alle plejecentre fra ekstern leverandør... 43 6.1.6 Scenarie 4: Omlægning af cafédriften... 44 AFSLUTNING... 46 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt 1.000 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har næsten 48.800 medarbejdere i 135 lande. www.bdo.dk 1

1 Høje-Taastrup Kommune Analyse af produktionskøkkenerne INDLEDNING Høje-Taastrup Kommune (HTK) har ønsket assistance i forbindelse med analyse af kommunens to produktionskøkkener. Det overordnede mål er afdækning af økonomien i ældreområdets 2 produktionskøkkener samt tilhørende caféer, samt belyse mulighederne for at ændre til en mere hensigtsmæssig og rationel/optimal organisering af madproduktionen på ældreområdet. Opstillingen af scenarierne tager afsæt i afdækningen af den nuværende organisering af madproduktionen på ældreområdet samt den økonomi, der er forbundet med dette. Denne rapport præsenterer resultatet af BDO s assistance. Rapporten afspejler et øjebliksbillede af forholdene. Analysearbejdet har været organiseret omkring en styregruppe med deltagelse af: Centerchef Ulla Callesen Repræsentant fra Seniorrådet Kirsten Thuesen/Leif Bentsen Teamchef Henny Jessen Ledende Økonoma Jytte Thøstesen Tillidsrepræsentant køkken Lone Kraiberg Centerleder Pia Luciw/Centerleder Inge Lise Clement Specialkonsulent Peter Lindstrøm Larsen Konsulenter fra BDO Der har desuden været nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af: Centerleder Inge Lise Clement Ledende Økonoma Jytte Thøstesen Ledende Økonoma Irene Sørensen Tillidsrepræsentant køkken Lone Kraiberg Centerleder Pia Luciw (har deltaget ved opstart af analysen) Medarbejderrepræsentant plejen Charlotte Winsløw Ashi Medarbejderrepræsentant køkken Helle Nielsen Tillidsrepræsentant plejen Annette Pihl Medarbejderrepræsentant plejen Sanne Tauby Medarbejderrepræsentant plejen Anni King Specialkonsulent Peter Lindstrøm Larsen (ad hoc) Konsulenter fra BDO Analysen er gennemført i perioden september 2013 - januar 2014. www.bdo.dk 2

2 RESUME Høje-Taastrup Kommune Analyse af produktionskøkkenerne Det overordnede mål med analysen har været at opstille scenarier for optimering af madproduktionen på ældreområdet. Opstillingen af scenarierne har taget afsæt i afdækningen af den nuværende organisering af madproduktionen på ældreområdet samt den økonomi, der er forbundet med dette. Forinden opstilling af scenarier, er der foretages en overordnet screening af de fysiske forhold i produktionskøkkenerne samt tilhørende modtagerkøkkener/cafékøkkener. Den økonomiske afdækning viser, hvordan omkostninger for 2012 fordeler sig på køkk e- nernes aktiviteter. Omkostningsniveauet på løn og fødevarer for produktionskøkkenerne ligger højere, end det BDO erfaringsmæssigt ser i andre sammenlignelige kommunale produktionskøkkener. I tilsvarende produktionskøkkener ligger omkostningsniveauet på løn og fødevarer til servicepakken indenfor 70 75 kr. pr. kostenhed. Køkkenets fysiske rammer herunder også indretningen gør, at det er muligt etablerer et fornuftigt produktions- og distributionsflow. BDO vurderer, at produktionskøkkenerne har tilrettelagt produktionen og distributionen ud fra de grundlæggende principper indenfor produktionsplanlægning, men at man ikke fuldt ud udnytter potentialet i flowet, som omkostningsniveauet også påviser. Ud fra screening af de fysiske rammer i produktionskøkkenet samt modtagerkøkkenerne på plejecentrene Baldersbo og Sengeløse, vurderes det at køkkenerne generelt er funktionelle køkkener, der kan rumme kommunens nuværende koncept. Det anbefales dog, at der udarbejdes en investeringsplan for køkkenerne, idet noget af inventaret er af ældre dato. Serviceniveauet i de 2 produktionskøkkener er som udgangspunkt overvejende ens. Dog tyder tallene på, at der leveres flere kolonialvarer pr. beboer på servicepakke fra køkkenet på Torstorp end fra køkkenet på Henriksdal. Der er ingen begrænsninger i forhold til, hvor meget den enkelte afdeling kan bestille af kolonialvarer, men køkkenerne holder øje med deres forbrug og kontakter plejen, hvis de observerer et højt forbrug. Begge køkkener tilbyder menuvalg mellem 2 hovedretter på hverdage og en menu i weekend og helligdage. Plejen har mulighed for at bestille diæter til beboere med særlige behov. I samråd med HTK er der opstillet 4 (6) scenarier for den fremtidige madproduktion på ældreområdet: Scenarie 1: Fusion af de to produktionskøkkener. Scenarie 1a: Fusion af de to produktionskøkkener inkl. levering af kølemad til Birkehøj Plejecenter. Levering af kølemad til Birkehøj Plejecenter er pt. i udbud, hvorfor dette scenarie forudsætter, at de kommunale køkkener vinder udbuddet. Scenarie 2: Fusion af de to produktionskøkkener, omlægning af produktionen til kølemadsproduktion. www.bdo.dk 3

Scenarie 2a: Fusion af de to produktionskøkkener, omlægning af produktionen til kølemadsproduktion inkl. levering af kølemad til Birkehøj Plejecenter. Levering af kølemad til Birkehøj Plejecenter er pt. i udbud, hvorfor dette scenarie forudsætter, at de kommunale køkkener vinder udbuddet. Scenarie 3: Døgnforplejning til alle plejecentrene i HTK leveres af ekstern leverandør som kølemad. Levering direkte til afdelingerne Scenarie 4: Sikre at caféerne drives med lavest mulige omkostninger op mod hvornår c a- feerne benyttes. Etablering af café på Sengeløse De økonomiske konsekvenser for alle scenarierne er beregnet. Undtaget er dog scenarie 3, da det er vurderet, at det vil kræve store anlægsudgifter, såfremt afdelingerne skal være i stand til at modtage kølemad direkte ude på afdelingerne, hvorfor styregruppen har truffet beslutning om at scenariet ikke skal beregnes. www.bdo.dk 4

Nedenstående tabel viser ændringer ved scenarie 1, 1a, 2 og 2a i forhold til afdækningen for 2012 (fremskrevet til 2013-priser). Alle beløb er i 2013-priser og er ekskl. moms. Konsekvenser ved scenarierne - i 2013-priser og ekskl. moms 2012- afdækningen Scenarie 1 Scenarie 1a Scenarie 2 Scenarie 2a Årlig mer/mindre udgift til drift Årlig mer/mindre udgift til forrentning og afskrivninger af investeringsbehov Samlede mer/mindre udgift - drift, forrentning og afskrivninger - -2.047.229-87.524-1.881.908 77.875-141.084 161.156 88.963 89.909 - -1.906.145 73.632-1.792.945 167.783 Investeringsbehov - 1.131.340 1.309.740 695.840 704.240 Småanskaffelser / engangsomkostninger - 54.700 84.700 79.700 84.700 Forventede mer/mindre indtægt Omkostning til løn og fødevarer til produktion for servicepakken opgjort pr. kostenhed Årlig produktionsmængde opgjort i kostenheder - 807.000-1.484.760 807.000-1.484.760 81,06 70,09 64,54 70,27 64,54 135.335 135.019 168.232 135.019 168.232 Omkostninger til driften indeholder både omkostninger der afholdes direkte af køkkene r- ne, men også indirekte omkostninger der afholdes af plejecentrene samt overheado m- kostninger der alle er forbundet med driften af køkkenerne. I scenariet er der taget hensyn til, at der ikke længere skal leveres mad til Kløverhuset og Lagunen. Vedrørende scenarie 1a og 2a er der usikkerhed om den årlige mer-/mindreudgift, idet udbuddet af madlevering til Birkehøj endnu ikke er afklaret. Det er en forudsætning for disse to scenarier, at de kommunale køkkenet vinder udbuddet og dermed kan øge deres produktionsmængde, hvilket vil reducere deres omkostning til løn og fødevare opgjort pr. kostenhed. De økonomiske konsekvenser vil først have fuld effekt, når der er truffet beslutning om, hvilket scenarie der eventuelt skal arbejdes videre med, og dette er fuldt implementeret. Både scenarierne 1/1a og 2/2a vil kræve, at der skal arbejdes med ændring af hele organiseringen af køkkenområdet, men også med ændring af arbejdsgange mm. www.bdo.dk 5

3 Høje-Taastrup Kommune Analyse af produktionskøkkenerne ANBEFALINGER I forlængelse af afdækning af driftsøkonomien og opstilling af scenarier, vil BDO fremkomme med følgende anbefalinger: Afklaring af hvilke målepunkter køkkenet fremover skal måles på. At der bliver udarbejdet en plan for, hvordan man i højere grad kan udnytte det eksisterende IT system, herunder også at afdække behovet for at tilkøbe moduler der kan være til gavn for optimeringen samt dokumentationen. Her bør det også overvejes, om alle plejecentrene skal benytte elektronisk afdelingsbestillingsmodul til bestilling af både producerede varer og kolonialvarer fra produktionskøkkenerne. Udgifter til ændret anvendelse af nuværende IT-system eller til indkøb af nyt system herunder eventuel integrering med omsorgssystem er ikke indregnet i investeringsplanen, idet vurdering af IT-systemer ikke har været en del af analysen. Afklare den fremtidige bestillings procedure fra afdelingerne til køkkenet, eksempelvis opstille bestillingsbilledet i afdelingsbestillingsmodulet i forhold til hvad plejen kan bestille på de enkelte dage. At der udarbejdes en standardpakke på den kolde forplejning i forhold til hvad der leveres fra køkkenet, hvis plejen ikke har bestilt. At der udarbejdes en billedbog til den kolde mad til vejledning og inspiration for plejen. At det i højere grad tydeliggøres hvad servicepakken indeholder. At der arbejdes med fødevareforbruget ved bl.a. at have mere fokus på dyre og billige døgnkostsammensætninger. Til dette formål anbefales det, at indkøbspr i- serne på fødevarer lægges ind i det eksisterende IT køkkensystem, således at der kan trækkes lister over dyre og billige retter til brug for analyse af menusammensætningen. At der bliver udarbejdet retningsliner for, hvordan kolonialvarerne til plejecentrene bliver bestilt samt leveret. Gennemgå de enkelte funktioner i køkkenet med henblik på optimering af forretningsgangene herunder også en kompetence gennemgang. At der sættes fokus på de kostfaglige medarbejderes fremtidige opgaver og kompetencer med henblik på at kunne varetage funktioner i forhold til ernæ ringsbehandling. Arbejde på at udnytte de tværfaglige kompetencer med henblik på at opnå større fokus på forplejningen og måltidet til gavn for den enkelte ældre s ernæringsbehov. At medinddrage det kostfaglige personale i handleplanerne der udarbejdes efter screeningen, når en beboer vurderes til at være i risikogruppe til fejlernæring, med henblik på at kunne tilbyde en forplejning der er tilpasset beboerens behov/ønsker. www.bdo.dk 6

At hver afdeling på plejecentrene udpeger en ressourceperson der er ansvarlig for bestilling af mad som eventuelt også kan blive bindeleddet mellem køkkenet og afdelingerne. At der udarbejdes et program til småtspisende som også indeholder forslag til mellemmåltider. At der udarbejdes en kvalitetsvurderingsmodel både for den leverede mad fra produktionskøkkenerne samt for hvordan råvarerne vurderes ved indkøb. At der udarbejdes en investeringsplan for køkkenerne. At der udarbejdes en PR strategi herunder hjemmesiden, folder/pjecer, tilbud og muligheder i serviceniveauet m.m.. At undersøge mulighederne for at øge produktionen i køkkenerne, eventuelt ved at levere mad til skoler, institutioner på social- og handicapområdet mv. At der vurderes på hvilken viden/modeller der findes på det kostfaglige område som hel eller delvis kan implementeres, eksempelvis modeller/vejledninger der er udviklet af Sundhedsstyrelsen eller andre, indenfor screening, småtspisende, forebyggelsespakker m.m. 4 METODE Den overordnede metode for afdækning af ældremadsområdets økonomi er, ved datain d- samling af oplysninger om økonomi, aktiviteter, produktionsstørrelser, personalenormering og tidsforbrug henført til de enkelte aktiviteter, at danne et billede af, hvordan dri f- ten af de to produktionskøkkener Torstorp og Henriksdal bliver løst i dag, og hvilke omkostninger der er forbundet hermed. Der er i afdækningsfasen foretaget en omfattende dataindsamling. Afdækningen af nuværende forhold i produktionskøkkenerne er sket i tæt samarbejde med køkkenerne og indeholder: Nuværende aktiviteter (kundegrundlag), kosttilbud, serviceniveau, tilrettelæggelse af produktion/opgavefordeling mv. samt brugen af indkøbsaftaler med specielt fokus på fødevarer. Køkkenernes ressourceforbrug. Fordelingen af lønomkostninger på aktiviteter på baggrund af en analyse af, hvordan køkkenpersonalets tidsforbrug fordeler sig på de enkelte opgaver og aktiviteter. Opgørelse af produktion på de enkelte aktiviteter, da denne vil fungere som fordelingsnøgle vedrørende omkostningen til fødevarer. Den overordnede metode for afdækning af de nuværende forhold er sket via interviews med de stedlige køkkenchefer samt udvalgte medarbejdere i køkkenerne, samt via dataindsamling. Indsamlingen af data har omfattet følgende områder: Produktionsopgørelser fra køkkenerne dækkende leveringer i 2012 www.bdo.dk 7

Køkkenernes produktionsopgørelser er foretaget i antal portioner af de forskellige produkter køkkenerne producerer og med oplysninger om, til hvilken aktivitet produktionen er sket. Antallet af portioner er efterfølgende omregnet til koste n- heder efter Kost- og Ernæringsforbundets vejledning for produktionsopgørelse. Vejledningen kan ses på forbundets hjemmeside (www.kost.dk). I produktionsopgørelserne er der udelukkende sat kostenheder på de produkter der produceres i køkkenerne og altså ikke de kolonialvarer der leveres direkte ud til afdelingerne mv., uden en egentlig forarbejdning af køkkenerne. Enheden kostenhed er en teknisk enhed, der muliggør prisberegning på tværs af aktiviteter gennem at tildele alle fremstillede produkter en vægt. Hermed kan køkkenernes samlede omkostninger fordeles på de enkelte aktiviteter efter denne vægt. I vægtningen er der taget højde for det enkeltes produkt råvareudgift, ressourceforbrug ved produktion og pakning samt øvrige afledte driftsudgi f- ter. Metoden anbefales i Kommunernes Landsforenings guide til pris og takstberegninger i køkkener. Eksempler på kostenhedsvægte: o o o o o En hovedret i bulk (flere portioner pakket i én emballage), normalkost = 0,300 kostenhed En hovedret, enkeltpakket, sygdomsbetinget kost = 0,450 kostenhed En biret i bulk, normalkost = 0,100 kostenhed En biret, enkeltpakket, normalkost = 0,125 kostenhed Et stk. smørrebrød = 0,100 kostenhed En Døgnforplejning bestående af 3 hovedmåltider og 3 mellemmåltider vægter i alt 1,6 kostenheder. Kostenhederne benyttes til at fordele langt de fleste typer af omkostninger, dog undtaget omkostningerne til løn og andre personaleomkostninger, såsom pers o- nalebeklædning, kurser mv. Opgørelse af produktionen i 2012 er baseret dels på registreringer i køkkenernes kostsystem dels på interne opgørelser. Dette er køkkenernes bedste bud på produktionsmængden, men der kan være produktion der ikke er medtaget. Det vu r- deres dog, at det i så fald vil være minimale afvigelser. Tidsforbrug, kostfagligt personale Opgørelse af hvordan køkkenpersonalets tidsforbrug fordeler sig på de enkelte aktiviteter. Køkkenerne har estimeret, hvordan tidsforbruget gennemsnitligt har fordelt sig på opgaverne. Der er ikke lavet egentlige tidsstudier af den enkelte medarbejders opgavevaretagelse. BDO har gennem adskillige analyser, erfaring med at dette giver samme resultat, som ved en egentlig tidsregistrering foret a- get af den enkelte medarbejder. BDO har erfaring med begge metoder estimeret og tidsregistrering og har ud fra dette, konkluderet, at estimeret tidsforbrug ikke har betydning for datausikkerheden. www.bdo.dk 8

Indsamlingen er sket i skema, som er udarbejdet af BDO, og som er tilpasset til køkkenernes forhold. Økonomiske data Der er benyttet regnskabstal for 2012. Det er BDO, der i analyseforløbet har foretaget beregninger på grundlag det forelagte materiale. Beregningerne og beregningsgrundlaget er så vidt muligt søgt at blive kvalif i- ceret hos køkkenerne og arbejdsgruppen. BDO s vurderinger af omkostningsniveau i køkkenerne baseres på BDO s erfaring fra tidligere analyser i sammenlignelige kommuner. BDO har indenfor de seneste 15 år løst opg a- ver i mere end 400 offentlige køkkener, kantiner og caféer. Efter aftale med HTK er der sket en overordnet screening af de fysiske forhold på de 2 produktionskøkkener samt tilhørende caféer og modtagerkøkkener med henblik på at kortlægge og vurdere produktionslokaler og produktionsudstyr, herunder lagerkapacitet. Den overordnede metode for screeningen er sket via besøg på de enkelte steder, hvor der er sket interview med den udvalgte medarbejdere fra køkkenet. 5 AFDÆKNING AF NUVÆRENDE FORHOLD Inden opstilling af scenarier er der sket en afdækning af de nuværende forhold i de to produktionskøkkener. 5.1.1 AFDÆKNING AF ØKONOMIEN For at få en god basis for beregningerne af de økonomiske konsekvenser ved scenarierne, er der foretaget en afdækning af den nuværende aktivitet og økonomi i de to produktionskøkkener. Dette afsnit beskriver resultaterne af afdækningen. Produktion Opgørelsen af produktionen er foretaget i antal portioner. Disse er efterfølgende omregnet til kostenheder jf. Kost- og Ernæringsforbundets vejledende vægte for de forskellige produkter. Køkkenerne leverer ikke den samlede servicepakke til plejecentrebeboerne som producerede varer. De resterende dele af servicepakken leveres til plejecentrene som kolonialv a- rer. Det er således plejen, der anretter de resterende dele af servicepakken. Lønomkos t- ningerne forbundet hermed har ikke været omfattet af denne analyse, men kan medtages for at få det fulde billede af kommunens samlede omkostninger til hver servicepakke. www.bdo.dk 9

Beregningsreglerne tillader, at omkostningerne forbundet med plejepersonalets tilbere d- ning og anretning af maden tillægges pakkeprisen. Køkkenernes årlige produktion (opgjort i antal kostenheder) i 2012 er opgjort til: Torstorp/Sengeløse - leverede kostenheder 2012 fordelt på aktiviteter Servicepakke- Torstorp Servicepakke- Sengeløse Kløverhuset* Café Torstorp Café Espens Vænge Daghjem Sengeløse Møder/ arrangementer / personale I alt 27.861 23.487 4.621 5.759 4.468 572 1.462 68.230 *Levering til Kløverhuset stopper pr. den 1. maj 2014 Henriksdal/Baldersbo - leverede kostenheder 2012 fordelt på aktiviteter Servicepakke- Henriksdal Servicepakke- Baldersbo Servicepakke- Lagunen* Café Henriksdal Café Baldersbo Daghjem Henriksdal Daghjem Baldersbo Møder/ arrangementer / personale I alt 22.608 31.089 3.750 3.476 2.085 762 1.472 1.864 67.105 *Levering til Laguneren er stoppet pr. den 1. november 2013 Her ud over er der spild som følge af at køkkenerne må producere til beredskab. Dette spild udgør i alt 709 kostenheder årligt. Man vil aldrig kunne undgå spild, da køkkenerne altid vil producere ekstra til beredskab eksempelvis til hvis der flytter en beboer ind akut, hvis en beboer der bliver udskrevet fra sygehus osv. Kun en del af spildet kasseres, idet der kan være dele af den overskydende produktion der kan genanvendes. Tidsforbrug En væsentlig omkostning i forbindelse med køkkenområdet er lønomkostningerne. For at kunne foretage en fornuftig fordeling af disse omkostninger på aktiviteter/kunder er der foretaget opgørelse af, hvordan køkkenpersonalets tidsforbrug fordeler sig på opgaver. Der er foretaget en forholdsmæssig fordeling af ikke direkte henførbar tid til f.eks. pa u- ser, ledelse, generel administration m.v. på aktiviteterne/kundegrupperne. Produktionstid i køkkenerne er blevet fordelt forholdsmæssigt i forhold til produktionen til de enke l- te aktiviteter/kunder. www.bdo.dk 10

Procentfordelingen af tidsforbruget benyttes i økonomiafdækningen til at fordele lønomkostningerne på aktiviteter/kunder. Tidsforbrug opgjort i timer pr. uge samt procentfordelingen af tidsforbruget fremgår af nedenstående tabel: Torstorp - Køkkenets tidsforbrug fordelt på aktiviteter - opgjort i antal timer pr. uge Servicepakke- Torstorp Servicepakke- Sengeløse Kløverhuset' Café Torstorp Café Espens Vænge Daghjem Sengeløse Møder/ Ej arrangementer køkkenopgaver / personale I alt 133 61 22 54 57 2 9 8 347 38% 18% 6% 15% 17% 1% 3% 2% 100% *Levering til Kløverhuset stopper pr. den 1. maj 2014 Sengeløse - Køkkenets tidsforbrug fordelt på aktiviteter - opgjort i antal timer pr. uge Servicepakke- Torstorp Servicepakke- Sengeløse Kløverhuset* Café Torstorp Café Espens Vænge Daghjem Sengeløse Møder/ Ej arrangementer køkkenopgaver / personale I alt - 49 - - - 1 4-54 0% 92% 0% 0% 0% 1% 7% 0% 100% Henriksdal - Køkkenets tidsforbrug fordelt på aktiviteter - opgjort i antal timer pr. uge Servicepakke- Henriksdal Servicepakke- Baldersbo Servicepakke- Lagunen* Café Henriksdal Café Baldersbo Daghjem Henriksdal Daghjem Baldersbo Møder/ Ej arrangementer køkkenopgaver I alt 96 81 12 51 6 5 7 9-266 36% 31% 4% 19% 2% 2% 3% 3% 0% 100% *Levering til Laguneren er stoppet pr. den 1. november 2013 Baldersbo - Køkkenets tidsforbrug fordelt på aktiviteter - opgjort i antal timer pr. uge Servicepakke- Henriksdal Servicepakke- Baldersbo Servicepakke- Lagunen* Café Henriksdal Café Baldersbo Daghjem Henriksdal Daghjem Baldersbo Møder/ Ej arrangementer køkkenopgaver I alt - 54 6-20 - 2 2-84 0% 64% 7% 0% 23% 0% 3% 2% 0% 100% *Levering til Laguneren er stoppet pr. den 1. november 2013 www.bdo.dk 11

Omkostningsopgørelse På baggrund af de indsamlede data er der opstillet omkostningsopgørelse r for produktionskøkkenerne fordelt på køkkenernes aktiviteter. I forbindelse med omkostningsopgørelserne er der jf. beregningsreglerne medtaget omkostninger, der ikke bogføres på køkkenets konti, såsom overheadomkostninger (andele af decentrale og centrale fællesomkostninger), andel af plejecentrets udgift til renovation, vedligeholdelse af lokaler, el, vand og varme mv. Begge køkkener løser opgaver i forbindelse med drift af caféerne, der ikke skal indgå i opgørelse af omkostningerne ved selve madproduktionen. Omkostningerne hertil er bogført på køkkenets konti. Det har derfor været nødvendigt at foretage fordelinger af flere af disse omkostninger, herunder bl.a. lønomkostningerne, der er blevet fordelt i henhold til resultaterne fra opgørelse af tidsforbruget i køkkenerne i forbindelse med analysearbejdet. Omkostningsopgørelse for Torstorp 2012 fremgår af nedenstående tabel: Omkostningsopgørelse 2012 ekskl. moms - fordelt pr. aktivitet Torstorp Servicepakke - Torstorp Servicepakke - Sengeløse Kløverhuset Café, Torstorp Café Espens Vænge inkl. møder/arr. Daghjem Sengeløse Møder og arrangem. mm. Ej Køkkeopgaver Samlet Løn inkl. refusioner 1.572.261 1.304.790 259.714 634.258 677.027 34.989 153.376 88.410 4.724.825 Personalerelateret omkostninger Råvarer til produktion 29.896 24.810 4.938 12.060 12.874 665 2.916 1.681 89.842 766.713 646.344 127.158 158.489 122.970 15.741 40.245-1.877.661 Kolonialvarer 198.873 200.429 5.802 56.448 57.266 - - - 518.818 Emballage og øvrige varer til produktion Øvrige produktionsomkostninger 19.658 16.572 3.260 4.064 3.153 404 1.032 32.809 80.952 216.402 161.190 35.890 149.484 131.113 4.246 10.499-708.824 Overhead 112.827 95.114 18.712 23.323 18.096 2.316 5.922-276.309 Transport - 159.075 - - - 1.478 6.439-166.993 Samlet 2.916.630 2.608.325 455.475 1.038.127 1.022.499 59.838 220.430 122.900 8.444.224 Køkkenets indtægt -1.513.549-1.972.138-306.309-377.980-276.248 - -8.176 - -4.454.400 Nettoresultat 1.403.081 636.187 149.166 660.147 746.251 59.838 212.254 122.900 3.989.824 www.bdo.dk 12

Omkostningsopgørelse for Henriksdal 2012 fremgår af nedenstående tabel: Omkostningsopgørelse 2012 ekskl. moms - fordelt pr. aktivitet Henriksdal Servicepakke - Henriksdal Servicepakke - Baldersbo Servicepakke - Lagunen Café, Henriksdal Café, Baldersbo Daghjem Henriksdal Daghjem Baldersbo Møder og arrangem. mm. Ej Køkkeopgaver Samlet Løn inkl. refusioner 1.132.232 1.591.046 209.133 597.405 296.568 55.359 104.547 125.566-4.111.858 Personalerelateret omkostninger Råvarer til produktion 16.430 23.088 3.035 8.669 4.304 803 1.517 1.822-59.668 562.862 774.024 93.357 86.547 51.915 18.967 36.638 46.413-1.670.724 Kolonialvarer 169.597 133.735 23.613 4.665 3.630 12.654 9.638 - - 357.532 Emballage og øvrige varer til produktion Øvrige produktionsomkostninger 29.699 40.841 4.926 4.567 2.739 1.001 1.933 2.449 13.468 101.623 214.549 318.999 38.667 156.996 67.047 7.230 14.679 18.251-836.418 Overhead 93.088 128.011 15.440 14.313 8.586 3.137 6.059 7.676-276.309 Transport - 131.291 16.886-11.839-3.911 3.065-166.993 Samlet 2.218.458 3.141.035 405.057 873.162 446.629 99.150 178.924 205.243 13.468 7.581.125 Køkkenets indtægt -1.492.886-2.172.283-500.400-330.045-105.433-190.292 - - - -4.791.339 Nettoresultat 725.572 968.752-95.343 543.117 341.196-91.142 178.924 205.243 13.468 2.789.786 5.1.2 VURDERING AF OMKOSTNINGSNIVEAUET PÅ LØN OG FØDE- VARER Ved at fordele omkostningerne til de enkelte aktiviteter på de leverede kostenheder fås nøgletallet omkostning pr. kostenhed, som kan benyttes som en indikator for omkostningsniveauet i forhold til aktivitetsniveauet i det enkelte køkken og på de enkelte områder. Når BDO vurderer omkostningsniveauet i det enkelte køkken, gøres dette udelukkende i forhold til omkostningerne til løn og til fødevarer til produktionen. Dette er de to omkostningstyper der typisk kan ændres ved at optimere driften. www.bdo.dk 13

I nedenstående tabel viser de to køkkeners omkostninger til fødevarer til produktion samt til personaleløn opgjort pr. kostenhed, det vil sige uden de øvrige omkostninger i omkostningsopgørelsen. Opgørelsen viser omkostningen (ekskl. moms) til Servicepakken (uden Kløverhuset da de ikke får fuld døgnforplejning fra produktionskøkkenerne): Servicepakke - omkostning pr. kostenhed Løn, omkostning ekskl. moms pr. kostenhed Fødevarer til produktion, omkostning ekskl. moms pr. kostenhed Omkostning i alt til løn og fødevarer til produktion ekskl. moms pr. kostenhed Tidsforbruget i produktionskøkkener afhænger blandt andet af de fysis ke rammer, herunder flowet i køkkenerne, produktionsudstyr, produktions- og distributionsform, forarbejdningsgrad, snitflade til plejen. Også kostkoncept og serviceniveau har stor betydning for det enkelte køkkens omkostningsniveauet, herunder også eventuelle tiltag i forhold til ældre med særlige behov. Køkkenernes fysiske rammer herunder også indretningen gør, at det er muligt etablerer et fornuftigt produktions- og distributionsflow. BDO vurderer, at produktionskøkkenerne har tilrettelagt produktionen og distributionen ud fra de grundlæggende principper indenfor produktionsplanlægning, men at man ikke fuldt ud udnytter potentialet i flowet, som omkostningsniveauet også påviser. Man kan ikke udelukkende se på tidsforbruget, og dermed vurdere på omkostnings niveauet på løn alene. Dette skal altid ses i forhold til omkostningsniveauet på fødevarer til produktionen. Valg af forarbejdningsgrad på fødevarerne påvirker nemlig både udgiften til fødevarer og udgiften til løn jo højere forarbejdningsgrad på fødevarerne, jo dyre fødevarepriser og jo lavere udgift til løn og omvendt. Tilsvarende påvirker serviceniveau og portionsstørrelsen også fødevareomkostningerne. Det samlede omkostningsniveauet på løn og fødevarer til servicepakken er i begge produktionskøkkener højere, end det BDO erfaringsmæssigt ser i andre sammenlignelige kommunale produktionskøkkener. I tilsvarende produktionskøkkener ligger omkostningsniveauet på løn og fødevarer opgjort pr. kostenhed til servicepakken indenfor 70 75 kr. pr. kostenhed. Det er især Torstorp der har et højt omkostningsniveau. I forhold til lønomkostningen i Torstorp, vurderer BDO, at der bruges for mange ressourcer i køkkenet i forhold til den produktionsmængde der var i 2012. Det er oplyst, at begge køkkener indkøber fødevarer med en lav forarbejdningsgrad, det vil sige at køkkenerne laver meget fra bunden. At køkkenerne køber fødevarer med lav forarbejdningsgrad burde afstedkomme en lidt lavere fødevareomkostning, end det vi ser i denne økonomiske afdækning, igen her primært i forhold til Torstorp. Torstorp inkl. Sengeløse Henriksdal inkl. Baldersbo kr. 56,03 kr. 50,72 kr. 27,52 kr. 24,90 kr. 83,55 kr. 75,61 www.bdo.dk 14

Der er mange faktorer der kan påvirke omkostningsniveauet i et produktionskøkken, dette kan eksempelvis være: Løn: produktionsmængde produktionsudstyr arbejdsflow planlægning i køkkenet normering/ressourcer faglige kompetencer og anciennitet produktions- og distributionsmetode, herunder også pakning af håndterede varer forarbejdningsgrad på råvarerne bemanding af café og spisestue, herunder åbningstider snitflade med øvrige faggrupper tilbud til ældre med særlige behov rekrutteringsproblematikker Fødevarer til produktion: forarbejdningsgrad på fødevarerne sammensætning af menu, dyre og billige retter opskrifter portionsstørrelser produktionsmetode standard for servicepakkens indhold eksempelvis menuvalg og bestillingsfrister tilbud til ældre med særlige behov afregningsform, dvs. afregning for alt hvad der leveres spild indkøbsaftale Spild/svind: produktionsmetode menuvalg opskrifter udportionering tilpasset antal bestilte portioner råvarekvalitet bestillingssystem/metode www.bdo.dk 15

Servicepakkepris Nedenfor er den samlede omkostning inkl. indirekte omkostninger (overhead) samt den maksimale brugertakst for servicepakken 2012 beregnet (uden Kløverhuset da de ikke får fuld døgnforplejning fra produktionskøkkenerne): Servicepakke Torstorp inkl. Sengeløse Henriksdal inkl. Baldersbo Antal kostenheder producerede i køkkenerne opgjort pr. beboer pr. måned Omkostning ekskl. moms pr. kostenhed Omkostning ekskl. moms pr. beboer pr. måned ud fra antal kostenheder Kolonialvarer ekskl. moms pr. beboer pr. måned Omkostning i alt ekskl. moms pr. beboer pr. måned Brugertakst inkl. moms pr. beboer pr. måned 40 40 kr. 100 kr. 95 kr. 4.030 kr. 3.745 kr. 314 kr. 225 kr. 4.344 kr. 3.970 kr. 4.679 kr. 4.270 Det vægtede gennemsnit for brugertakst for servicepakken inkl. moms udgør 4.461 kr. pr. beboer pr. måned. I henhold til beregningsreglerne kan der til beregningen tillægges opgjorte omkostninger vedrørende plejepersonalets tidsforbrug til at modtage, anrette og producere maden på plejecentrene i det omfang, disse ikke kan tilskrives plejeopgaver. Der er loft over, hvor meget kommunerne må opkræve i brugertakst, loftet var i 2012 på 3.262 kr. 5.1.3 SCREENING AF FYSISKE FORHOLD Inden opstilling af scenarierne er der sket en overordnet screening af de fysiske forhold i produktionskøkkenerne samt modtagerkøkkenerne/cafékøkkenerne på plejecentrene Balderbo og Sengeløse, samt cafékøkkenet på Espens Vænge. Det er BDO s overordnet vurdering af de fysiske forhold i produktionskøkkenet på Torstorp at: Køkkenets indretning giver mulighed for at tilrettelægge et nogenlunde flow med nuværende produktionsmængde Inventaret er overordnet funktionel, dog skal kommunen være opmærksom på, at noget af inventaret er af ældre dato Mangelfuld blæstkøler kapacitet Kipgryde samt kippande, kapaciteten er minimal www.bdo.dk 16

I forhold til cafékøkkenet vurderes det at: Godt caféområde som ligger i forbindelse med køkkenet Bruger cafe området til kold produktion I forhold til afdelingskøkkenerne vurderes det at: 2 afdelinger uden afdelingskøkken, hvorfor ikke muligt at etablere kølemadsmodtagelse på afdelingerne Det er BDO s overordnet vurdering af de fysiske forhold i produktionskøkkenet på Henriksdal at: Renoveret i 2005/2006 Køkkenets indretning giver mulighed for at tilrettelægge et godt flow Inventaret er overordnet funktionel, men mangler blæstkøler Muligt at producerer mere varmt mad, men ved omlægning til køleproduktion og ved større produktionsmængder skal der påregnes større om- og tilbygning I forhold til cafékøkkenet vurderes det at: Caféen ligger ikke i forbindelse med køkkenet og kan umiddelbart ikke benyttes til produktion I forhold til afdelingskøkkenerne vurderes det at: Kan umiddelbart ikke etablere kølemadsmodtagelse på afdelingerne Overordnet vurdering af modtagerkøkkenet på Sengeløse: Modtagerkøkken o Tidligere produktionskøkken o Anvendes hovedsageligt som modtagerkøkken o Inventaret er overordnet funktionel o Transportvogn uhåndterbar, bør finde anden løsning Afdelingskøkkener o Kan godt etablere kølemadsmodtagelse på afdelingerne Overordnet vurdering af Baldersbo: Modtagerkøkken o Tidligere produktionskøkken o Fungerer fint som modtagerkøkken, men der skal påregnes omkostninger til inventar og afløb, hvis stedet skal genåbnes som produktionskøkken Cafékøkkenet o Fungerer tilfredsstillende, er fra 2005 Afdelingskøkkener o Kan umiddelbart ikke etablere kølemadsmodtagelse på afdelingerne Overordnet vurdering af cafékøkkenet på Espens Vænge: Funktionelt modtager/cafékøkken som passer til kommunens nuværende koncept www.bdo.dk 17

5.1.4 CAFÉERNE Høje-Taastrup Kommune Analyse af produktionskøkkenerne Der er café på plejecentrene Torstorp, Henriksdal og Baldersbo, her ud over er der café på træningscentret Espens Vænge. Køkkenet på Torstorp står for driften af egen café og af caféen på Espens Vænge, mens køkkenet på Henriksdal står for driften af egen café og af caféen på Baldersbo. Det er således køkkenernes personale der bemander caféerne. Der er ikke ens åbningstider for caféerne, åbningstider fremgår af nedenstående tabel: Café Torstorp Espens Vænge Henriksdal Baldersbo Åbningstid - Hverdage kl. 8.00 - kl. 14.00 kl. 9.15 - kl. 14.45 kl. 11.30 - kl. 13.00 kl. 11.00 - kl. 13.00 Åbningstid - Weekend/helligdag kl. 8.00 - kl. 14.00 Lukket kl. 11.45 - kl. 12.45 kl. 12.00 - kl. 13.00 Varm mad Åbent for Kun salg af mellem kl. personale fra salat og boller Åbningstid - bemærkninger 11.00 - kl. 13.00 kl. 11.00 i weekend ved forudbestilling Bemandes af Bemandes af Bemandes af Bemandes af medarbejder cafémed- medarbejder medarbejder Bemanding fra køkkenet, der også løser arbejder kl. 8.00 - kl. fra køkkenet, der også løser fra køkkenet, der også løser andre opgaver 15.00 andre opgaver andre opgaver www.bdo.dk 18

Opgørelse af det gennemsnitlige antal ekspeditioner viser, at de caféer der har åben om morgenen/formiddagen samt om eftermiddagen har et meget begrænset antal ekspeditioner i disse tidsrum. Det er primært i forbindelse med frokost at cafétilbuddene bliver brugt. Antallet af ekspeditioner er opgjort over en perioden på 4 uger i efteråret 2013 og fremgår af nedenstående tabel: Antal daglige ekspeditioner (gennemsnit)-hverdage Torstorp kl. 8.00 - kl. 9.00 1,4 Espens Vænge kl. 9.00 - kl. 10.00 1,0 1,0 Henriksdal Baldersbo kl. 10.00 - kl. 11.00 2,2 2,2 0,3 kl. 11.00 - kl. 12.00 20,4 17,6 23,2 11,8 kl. 12.00 - kl. 13.00 10,4 11,2 3,0 16,6 kl. 13.00 - kl. 14.00 2,6 2,0 0,2 kl. 14.00 - kl. 15.00 0,6 1,8 Antal daglige ekspeditioner (gennemsnit)- Weekend/helligdage kl. 8.00 - kl. 9.00 - kl. 9.00 - kl. 10.00 - kl. 10.00 - kl. 11.00 - Torstorp Espens Vænge Henriksdal Baldersbo kl. 11.00 - kl. 12.00 5,0 6,0 kl. 12.00 - kl. 13.00 4,5-3,0 kl. 13.00 - kl. 14.00 0,5 I caféerne på plejecentrene benyttes cafétilbuddet både af brugere fra centret og brug e- re udefra. På Espens Vænge er det kun brugere udefra. Sortimentet og dermed tilbuddet i caféerne er tilpasset åbningstiderne i den enkelte café. Der er spild i alle caféerne. Spildet opstår når der produceres mere til caféerne end der sælges. Der vil som udgangspunkt altid være spild i en café. Omfanget af spild afhænger blandt andet af det valgte servic e- niveau ønsker man at der skal være samme udbud til alle i hele åbningstiden eller vil man acceptere at udbuddet er mindre til de sidste kunder end til de første kunder. Det kan også afhænge af, hvor stabil en kundekreds den enkelte café har, og dermed hvor forudsigelig antallet af solgte portioner er. www.bdo.dk 19

Café Torstorp Espens Vænge Henriksdal Baldersbo Beboere, Hvem bruger caféen daghjemsbrug ere, hjemmeboende (både visiterede og ikke visiterede), personale, pårørende samt til diverse møder/ Borgere til træning, hjemmeboende (både visiterede og ikke visiterede), personale samt til diverse arrangementer Beboere, daghjemsbrug Beboere, ere, hjemmeboende (både ere, hjemme- daghjemsbrug visiterede og boende (kun ikke visiterede), visiterede), personale samt personale samt til diverse til diverse møder/ møder/ arrangementer arrangementer arrangementer Mulighed for Mulighed for Udbud/sortiment Mulighed for at købe både morgenmad og frokost (varm og kold mad). Stort sortiment Mulighed for at købe både morgenmad og frokost (varm og kold mad). Stort sortiment at købe både varme og kolde retter - rimeligt sortiment i forhold til at der kun er åbent til at købe både varme og kolde retter - rimeligt sortiment i forhold til at der kun er åbent til frokost frokost Spild - som følge af serviceniveau Højt spild på Højt spild på hovedret, hovedret, biret, biret, smørrebrød, smørrebrød, råkost/salat og råkost/salat og burger - kage - samlet samlet spild i spild i forhold forhold til til producerede producerede varer er 48 % varer er 62 % Højt spild på hovedret, smørrebrød, råkost/salat og madboller - samlet spild i forhold til producerede varer er 43 % Højt spild på hovedret, biret og flutes - samlet spild i forhold til producerede varer er 21 % www.bdo.dk 20

I forbindelse med afdækningen af økonomien er der også sket en afdækning af økonomien for caféerne både i forhold til selve madproduktionen til caféerne og i forhold til drift og bemanding af caféerne. Afdækningen viser at indtægterne ikke dækker udgifterne. Dette er dog det samme billede som BDO ser i andre kommunale caféer. Café Torstorp Espens Vænge Henriksdal Baldersbo Årlige omkostning inkl. madproduktionen - 2012 1.038.127 1.022.499 873.162 446.629 Årlige indtægter - 2012-377.980-276.248-330.045-105.433 Nettoresultat - 2012 660.147 746.251 543.117 341.196 6 OPSTILLING AF SCENARIER FOR DEN FREMTIDIGE DRIFT I samråd med HTK er der opstillet 4 (6) scenarier for den fremtidige ældremadsproduktion i HTK. I scenarierne 1 og 2 er der taget hensyn til, at der ikke længere skal leveres mad til Kl ø- verhuset og Lagunen. 6.1.1 SCENARIE 1: FUSION AF PRODUKTIONSKØKKENERNE Scenarie 1 består af: Fusion af de to produktionskøkkener Nedsættelse af omkostningerne til løn og fødevarer til produktionen Den varme mad skal serveres til aftensmåltidet Serviceniveauet skal fastholdes og ernæring skal være i fokus Fusion af de to produktionskøkkener: Madproduktionen på ældreområdet samles i én organisation med en fælles leder. Det er ikke muligt inden for de nuværende fysiske rammer på de to produktionskøkkener at samle alt madproduktionen i et af køkkenerne. Det fastholdes derfor, at der fortsat skal produceres i de to køkkener, men at produktionen omlægges således, at den kolde mad produceres i køkkenet på Torstorp og den varme mad produceres i køkkenet på Henriksdal. Der vil fortsat som i dag ske en mindre produktion ude i de enkelte modtagerkø k- kener/cafékøkkener. Levering af varm mad fra Henriksdal vil ske dagligt, mens den kolde mad fra Torstorp vil blive leveret 3 gange om ugen. www.bdo.dk 21

Nedsættelse af omkostningerne til løn og fødevarer til produktionen: Omkostningen til løn og fødevarer til produktionen opgjort pr. kostenhed skal nedbringes. Den økonomiske afdækning viste, at det samlede omkostningsniveau på løn og fødevarer til servicepakken i begge produktionskøkkener var højere, end det BDO erfaringsmæssigt ser i andre sammenlignelige kommunale produktionskøkkener. Ud fra omlægning af produktionen, har arbejdsgruppen arbejdet med, hvordan bemandingen af de enkelte køkkener skal være fremadrettet. Ved fusion af de to produktionskøkkener vil der være én fælles leder for madorganisationen, desuden vil der være nogle understøttende funktioner der samles. Fødevareudgift til plejecenter / servicepakke er fastsat i arbejdsgruppen og ud fra BDO s erfaring fra andre kommunale køkkener. Ved fastsættelse af rammen er der taget hensyn til højtider mv.. Rammen for fødevareudgiften vil kræve, at køkkenet i højere grad kun udportionerer mængder i henhold til de fastlagte portionsstørrelser. Samtidigt vil det kræve en stram styrring af afdelingernes kolonialvareforbrug. Omkostningen til fødevarer til produktionen er fastsat til 25,73 kr. pr. kostenhed. Kolon i- alvareforbruget er fastsat til samme niveau som i 2012, dog reguleret for de kolonialvarer der fremadrettet vil blive produceret i køkkenerne og således ikke vil indgå i kolonialv a- rerne. Den varme mad skal serveres til aftensmåltidet: Det er i scenariet indarbejdet, at der fremover vil blive serveret varm mad om aftenen til beboerne på kommunens plejecentre. Denne ændring sker dels fordi, at de fleste ældre der bor på plejecenter i dag i højere grad er vant til at spise det varme måltid til aften, og dels fordi undersøgelser viser at et mere energitæt måltid om aftenen giver en mere optimal døgnrytme i forhold til søvn samt at dette faktum også giver mindre behov for medicin. Såfremt fusion af køkkenerne gennemføres og dermed at den varme mad til plejecentrene serveres om aftenen, vil den varme mad fortsat tilbydes i caféerne til middag. Det vil dog betyde, at maden til caféerne leveres som kølemad med forskudt menuplan i forhold til plejecentrene, og opvarmes i caféerne/modtagerkøkkenerne. Serviceniveauet skal fastholdes med fokus på ernæringen og kvaliteten: Serviceniveauet fastholdes på nuværende niveau, men der vil efter en omorganisering i forplejningsorganisationen være mulighed for, at sætte mere fokus på ernæringen, blandt andet ved at få opbygget et strategisk samarbejde med plejepersonalet med henblik på at sætte fokus på ernæringen eks. sikre at den enkelte beboer får tilbudt en optimal ernæring som er individuelt tilpasset. Der sættes desuden mere fokus på tilbuddene til småtspisende. Køkkenerne vil give afd e- lingerne mulighed for at rekvirere forskellige tilbud som kan opbevares på køl/frys et centralt sted på det enkelte plejecenter, således at der altid er tilbud til rådighed for plejepersonalet. På nogle af plejecentrene vil dette påkræve investering i køle/fryseskab. www.bdo.dk 22

Et yderligere formål med fusionen er, at sætte fokus på kvaliteten samt forarbejdningsgraderne af råvarerne ved indkøb. Der er således blandt andet indregnet ressourceforbrug til kvalitetssikring i dagligdagen inkl. produktudvikling. Fokus på forarbejdningsgraden vil eksempelvis betyder, at brødet til morgenmaden leveres som koldhævet rådej, som plejen færdigbager i afdelingskøkkenerne. Marmelade vil være hjemmelavet, og der bliver mulighed for plejen at bestille hjemmelavet øllebrød. De øvrige komponenter til m orgenmaden vil blive leveret som kolonialvarer, og plejen vil således selv skulle færdigtilb e- rede morgenmaden ude i afdelingerne. Det kolde mad til frokost vil bliver leveret i form af pålægspakker, således vil plejen skulle færdigtilberede måltidet. Der vil i den forbindelse være afdelinger, hvor plejepersonalet vil opleve, at de skal bruge mere tid på måltidet. Der vil i forhold til i dag ikke være menuplaner for den kolde mad, men der vil i stedet for være et fast sortiment som plejen kan vælge imellem bestående af 8-10 forskellige pålægstyper og 3-4 forskellige salattyper. Desuden vil der være tilbud om lun ret 2 gange ugentligt (onsdag og søndag). Køkk e- nerne vil fortsat kunne tilbyde hjemmelavet pålæg og pålægssalater. En af tankerne bag organisationsændringen er også, at forplejningen systematisk kan indgå i rehabiliteringen, da konceptet giver mulighed for at medinddrage beboerne i forskellige opgavetyper der er forbundet til måltidet ude på afdelingerne. Dette kan eksempelvis være bestilling af forplejningen, borddækning, færdigtilberedning af måltiderne, derudover er mulighed for sansestimulering. Da den fremtidige køkkenorganisation i højere grad vil have mulighed for at sætte fokus på ernæring, er det hensigten, at de er med til at optimere ernæringen til den enkelte beboer, samt tage aktiv del i handleplanen der bliver udarbejdet efter screeningen, når en beboer er kommet i risikogruppen for underernæring, eksempelvis komme med forslag til kostplan typen, forslag til mellemmåltider, dokumentering af at der bliver tilbudt en forplejning der er tilpasset den enkelte ældres behov. Der er indregnet ressourceforbrug til rådgivning af den enkelte beboer. Der vil fortsat være mulighed for valg mellem 2 menuer (den varme mad) på hverdage. Desuden vil der stadigvæk foregår en delvis egenproduktion af kartofter og grønt i modt a- gerkøkkenerne for at fastholde den nuværende kvalitet. Der vil ske en ensretning i forhold til bestillingsfristerne, så disse bliver ens for alle plejecentrene. Økonomiske konsekvenser for scenarie 1: De økonomiske konsekvenser for driftsomkostningerne i scenariet 1 er opgjort i 2013 - priser og sat i forhold til den økonomiske afdækning for 2012 (fremskrevet til 2013 - priser). Konsekvensberegningen indeholder således både omkostninger der afholdes direkte af køkkenerne, men også indirekte omkostninger der afholdes af plejecentrene samt overheadomkostninger der alle er forbundet med driften af køkkenerne. I scenariet er der taget hensyn til, at der ikke længere skal leveres mad til Kløverhuset og Lagunen. Eventuelle indtægter indgår ikke. Nedenstående tabel viser de økonomiske konsekvenser for scenarie 1. Beregningerne er helårsvirkning i 2013-priser ekskl. moms: www.bdo.dk 23

Beregning af økonomiske konsekvenser for scenarie 1 Direkte årlige omkostninger 2013 Ekskl. moms Personale Fødevareudgift Emballage & gas Transport Øvrige produktionsomkostninger Beregningsmetode/ forudsætninger Vurdering af nødvendigt personale blandt andet under hensyntagen til ændring i forarbejdningsgrad, samling af funktioner, fokus på kvalitet og ernæring, vagtplaner etc. Vurdering af tidsforbrug betyder en samlet besparelse på personaleløn. Lavere udgift til øvrige personaleomkostninger som følge af reducering af tidsforbrug og dermed antal medarbejderer. Ramme på fødevarerudgift til produktion på 25,73 kr. pr. kostenhed. Kolonialvarerudgift reguleret i forhold til at flere varer laves i køkkenet. Øget udgift til emballage og gas som følge af ændring af leveringsfrekvensen på den kolde mad, samt som følge af at den varme mad til caféerne leveres som kølemad i en anden emballageform end i dag. Der er indhentet nyt tilbud fra den nuværende vognmand ud fra dagligt levering af varm mad samt 3 ugentlige leveringer af kold mad. Har betydet en øget udgift til transport. Øget udgift til øvrige produktionsomkostninger som følge af at alle køkkenerne/caféerne skal kobles på det fælles kostsystem. I dag er caféen på Espens Vænge ikke opkoblet. Udgifter til el, renovation og vedligeholdelse af lokaler og udstyr vil være uændret. Høje-Taastrup Kommune Ændring -1.850.610-231.969 81.935 106.869 4.209 Overhead omkostninger Mindre udgift til andel af fællesomkostninger for plejecenter og rådhus som følge af færre -157.662 medarbejdere. Mellemsum -2.047.229 Investeringsbehov, årlig afskrivning og forrentning Investeringsplanen er specificeret i beregningsmodellen. Samlet skønnet investeringssum udgør 1,1 mio kr. 141.084 I alt inkl. afskrivning og forrentning -1.906.145 Småanskaffelser / engangsomkostninger Småanskaffelser der på grund at beløbets størrelse ikke skal registreres i anlægskartotektet samt engangsomkostninger er specificeret i beregningsmodellen. 54.700 Småanskaffelser / engangsomkostninger i alt 54.700 www.bdo.dk 24

Omkostning til løn og fødevarer til Servicepakke: Scenarie 1 har følgende konsekvenser for løn og fødevarer til produktion af servicepakke, når vi omregner det til omkostning pr. kostenhed: Servicepakke - omkostning pr. kostenhed Løn, omkostning ekskl. moms pr. kostenhed Fødevarer til produktion, omkostning ekskl. moms pr. kostenhed Omkostning i alt til løn og fødevarer til produktion ekskl. moms pr. kostenhed 2012 omkostning Kommende omregning til omkostning 2013 2013 kr. 54,17 kr. 44,36 kr. 26,89 kr. 25,73 kr. 81,06 kr. 70,09 Produktionsmængde: I scenarie 1 er der arbejdet ud fra køkkenernes forventninger til den kommende produktionsmængde. Produktionsmængden i forhold til afdækningen for 2012 er blandt andet reguleret i forhold til, at der ikke skal ske produktion til kløverhuset og Lagunen, men også at køkkenerne i højere grad selv vil producerer deres produkter og dermed øge deres produktion. Der er også blevet reguleret i forhold til småtspisende og i forhold til at minimere spildet i caféerne. Køkkenernes kommende årlige produktion samt deres samlede produktion i 2012 (opgjort i antal kostenheder) fremgår af nedenstående tabel: Antal årlige kostenheder fordelt på aktiviteter Kommende produktionsmængde Produktionsmængde i 2012 Servicepakke Café Daghjem Møder/ arrangementer / personale I alt 115.400 13.872 3.112 2.636 135.019 113.414 15.789 2.805 3.327 135.335 Opsamling: Samlet set giver scenarie 1 en årlig mindre udgift på cirka 1.900.000 kr. ekskl. moms i forhold til omkostningsopgørelsen for 2012 (i 2013-priser). Den samlede mindre udgift er både i forhold til omkostninger der afholdes direkte af køkkenerne, men også indirekte omkostninger der afholdes af plejecentrene samt overheadomkostninger der alle er fo r- bundet med driften af køkkenerne. Mindre udgiften er primært som følge af besparelse på personaleudgifterne. Den samlede mindre udgift vil først kunne opnås, når scenariet er fuldt implementeret. Køkkenernes indtægter vil dog også ændre sig, idet der ikke længere skal ske levering af mad til Lagunen og Kløverhuset. I 2012 udgjorde denne indtægt 807.000 kr. www.bdo.dk 25