Find kerneopgaven og sæt den regionsyddanmark.dk/kerneopgaven
Forord Region Syddanmark har gennem flere år haft fokus på social kapital. Det har vi, fordi vi ved, at samarbejde, der bygger på tillid og retfærdighed, er en forudsætning for, at vi kan løse vores kerne opgave til glæde for vores borgere. Samtidigt bidrager arbejdet med social kapital til at indfri ambitionen om et forbedret arbejdsmiljø for alle medarbejdere. Social kapital er blevet et strategisk pejlemærke. Vi har arbejdet med tillid, retfærdighed og samarbejde i og på tværs af afdelinger. Og vi har målt den sociale kapital som en naturlig del af den årlige medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MTU). Vi er dog kommet til den erkendelse, at dialogen om kerneopgaven har stået i skyggen af dette arbejde. Vi ved, at der løses mange komplekse opgaver hver eneste dag på alle vores mange arbejdspladser. Dette arbejde vil vi gerne understøtte, så vi kan opretholde den høje kvalitet og øget velfærd til gavn for borgere, brugere og patienter. Hovedudvalget har derfor besluttet, at arbejdet med social kapital i 2015 skal fokuseres mod kerneopgaven. Hovedudvalget igangsatte derfor i foråret 2015 et læringsforløb, hvor 13 afdelinger på tværs af regionens enheder i samarbejde med Anders Seneca fik mulighed for at arbejde med deres kerneopgave. Med dette hæfte ønsker vi at dele de erfaringer, som de deltagende afdelinger har gjort sig. Hæftet indeholder desuden tre konkrete værktøjer, som vi vil anbefale jer at bruge, hvis I ønsker at finde jeres kerneopgave og sætte den i hverdagen. Vi håber, at hæftet inspirerer jer til arbejdet med kerneopgaven. Rigtig god arbejdslyst! Jane Kraglund Formand for Hovedudvalget Lone Rasmussen Næstformand for Hovedudvalget Indhold Forord 2 Kender du din kerneopgave? 4 Interview med konsulent Anders Seneca Gode historier 6 Organmedicinsk Klinik, Sygehus Sønderjylland Gode historier 8 Handicapcenter Nordøstfyn Find kerneopgaven (ca. 3 timer) 10 Bidrag til kerneopgaven (ca. 2 timer) 12 Sæt kerneopgaven (2-3 timer) 13 ØVELSER HISTO- RIER INTER- VIEW Udgivet af Region Syddanmark, Vejle Redaktion Torben Rahn Nøkkentved Nielsen, Camilla Skytte Behrendsen Christian Borg Lauritzen og Tina la Cour Grafisk tilrettelæggelse Grafisk Service, Region Syddanmark Historier og foto Jacob Ernstved-Rasmussen Rune Borre-Jensen, Region Syddanmark December 2015 HR Personaleudvikling, Region Syddanmark
INTERVIEW MED ANDERS SENECA Kender du din kerneopgave? Når du og jeg hver dag går på arbejde, udfører vi et stykke arbejde til gavn for borgere og patienter i Region Syddanmark. Vi er cirka 25.000 kolleger, der hver dag møder på arbejde i regionen. Det er ikke altid let at skabe fælles fokus og fremdrift på en stor arbejdsplads, men det er muligt, hvis man får defineret kerneopgaverne. Både for afdelingen såvel som for den enkelte medarbejder. Som medarbejder i en stor organisation kan man måske nogle gange miste overblikket. Men når man kender sin egen og sin afdelings kerneopgave, ved man også, hvordan ens indsats bidrager til organisationens mål. Dermed stiger motivationen også. Motiverede medarbejdere er en forudsætning for at kunne skabe innovation, som er vigtigt for, at en virksomhed kan udvikle sig. Det mener Anders Seneca. Han er forfatter, foredragsholder og har flere års ledererfaring fra den offentlige sektor. Han arbejder med at skabe fundamenter for innovation primært på offentlige arbejdspladser, og en række afdelinger i Region Syddanmark har deltaget i et kursusforløb med Anders Seneca med fokus på kerneopgaven. En organisations eller virksomheds vigtigste råstof er medarbejderne. Kerneopgaven handler om at sætte ord på, hvad vi sammen skal opnå og øge bevidstheden om, men den handler også om at få sat ord på, hvilke værdier vi gerne vil kendes for, siger Anders Seneca. Nye udfordringer eller nye muligheder En vigtig forudsætning for, at arbejdet med kerneopgaven lykkes er, at det prioriteres i organisationen. Det vil nogle gange betyde, at andre opgaver skal nedprioriteres. Men det kan være svært for en virksomhed eller organisation at beslutte sig for, hvilke opgaver der ikke længere skal have samme prioritet, som de havde før. For de virksomheder, der arbejder fokuseret med kerneopgaven, ligger der ofte en gevinst i, at der frigives tid i organisationen. Tid der eksempelvis kan bruges til at udvikle nye kompetencer hos medarbejderne. Men mange steder har man ikke overvejet, hvad de nye kompetencer skal bruges til. Det er bedre at afdække et behov, inden man præsenterer en løsning og ikke omvendt. Ellers risikerer man at spilde ressourcerne. Region Syddanmark kan med fordel spørge sig selv, hvordan man løser opgaverne MED patienterne frem for at løse dem FOR patienterne. Eksempelvis er det min erfaring, at det ikke er information, patienterne efterspørger, men snarere kommunikation. Altså at de frem for information i højere grad ønsker at blive set, hørt og forstået. Mange misforståelser kan undgås på den konto, forklarer Anders Seneca. Mere tydeligt med de fire dimensioner Centralt i Anders Senecas arbejde med kerneopgaven står de fire dimensioner: Værdi, ambition, tilgang og målgrupper. Hvad er det for en værdi, man i afdelingen eller teamet ønsker at skabe? Hvad er ambitionen, hvad vil man være kendt for? Hvordan går jeg og mit team til kerneopgaven? Er vi i teamet enige om målgrupperne? De fire dimensioner har vist sig at være vigtige, hvis kerneopgaven skal være andet og mere end blot flotte ord. Hvis der skal sættes konkret handling bag, er det vigtigt, at der på arbejdspladsen arbejdes med at skabe fælles forståelse og handling bag netop disse fire dimensioner, der ofte er indforståede og dermed også uforståede. Kerneopgaven skal med andre ord afspejle de fire dimensioner, hvis det skal skabe både effekt- og meningsfuld udvikling og være andet og mere end blot beskrivelser af arbejdsopgaverne. Kerneopgaven skal netop danne afsæt for, at arbejdsopgaverne kan prioriteres. Forandring og forankring En af de store udfordringer i arbejdet med kerneopgaven er at få den enkelte medarbejder til at se sig selv som en vigtig brik i det store puslespil.. Jeg har set flere eksempler på deltagere på det her kursus, der opfatter arbejdet med kerneopgaven som en skriveøvelse uden at forholde sig til, hvordan der skal arbejdes med opgaven. Konsulent Anders Seneca Det er derfor utrolig vigtigt at få alle til at indse vigtigheden af, at mit personlige bidrag er nødvendigt for, at kerneopgaven løses i organisationen. At arbejde med kerneopgaven handler derfor i høj grad om at være indstillet på, at fokus på eksempelvis en afdelings kerneopgave kan betyde, at nogle opgaver fremover skal løses anderledes, end man gør i dag. Kerneopgaven er derfor ikke kun en for - andringsproces, men i høj grad også en forankringsproces. MED-udvalget skal også på banen Anders Seneca peger på, at ledelsen spiller en afgørende rolle for, at arbejdet med kerneopgaven skal lykkes. Ledelsen skal overveje, hvad der er vilkår, og hvad der er udfordringer. Hvad kan man ændre, og hvad kan man ikke ændre? Konsulent Anders Seneca Der er ingen grund til at bruge en masse krudt på at diskutere og forholde sig til noget, der alligevel ikke kan ændres, som for eksempel de overordnede rammer, vi alle arbejder under. Det er derfor vigtigt for ledelsen at fokusere på, hvad vi vil og hvad vi skal. Ved at finde svarene på de spørgsmål, skaber man et grundlag for et fælles afsæt og dermed for motivation, siger han. Men det er ikke kun ledelsen, det er vigtigt at inddrage. Også MED-udvalget spiller en stor rolle i opgaven med at udbrede målene, altså skabe kendskab til dem, samt sikre forankring. Det optimale er, at der bliver arbejdet med kerneopgaven på alle niveauer i organisationen. Det vil sikre den enkleste forankring. I store organisationer, som eksempelvis Region Syddanmark, er det ikke ualmindeligt, at forankringen sker afdelingsvis. Under alle omstændig heder er det vigtigt at tydeliggøre både for medarbejdere og for ledelse, hvorfor der arbejdes med kerneopgaven, men også at tydeliggøre gevinsterne ved det arbejde, fastslår Anders Seneca. Hvad brænder vi for? Fokus skal flyttes fra mig til vi. Der skal fokuseres på, hvad vi vil lykkes med sammen. Det gælder for både medarbejdere, ledere og chefer. Hvad er den fælles opgave for teamet/afdelingen/virksomheden? Hvordan fordeler vi rollerne? Hvordan lykkes vi sammen? Hvordan motiverer vi hinanden? Når man sætter sig sammen og forholder sig til de spørgsmål, kan man komme rigtig langt. Det er vigtigt at få skabt en god base for fælles forståelse og bevidsthed om, at det ikke er nok, at jeg lykkes. Det er lige så vigtigt, at mit team/afdeling lykkes. Og det sker kun med mit bidrag, opfordrer Anders Seneca. Når alle i teamet/afdelingen/organisationen kender kerneopgaven, både den personlige og den fælles, skabes der større fælles forståelse for, hvorfor vi gør, som vi gør. Men kerneopgaven skal ikke kun defineres, den skal også optimeres. At få defineret kerneopgave er en forudsætning for, at vi i Region Syddanmark kan arbejde skarpere og konkret med så centrale begreber som social kapital, trivsel, kompetenceudvikling, kvalitet og professionalisme. Alene derfor er der grund til at skærpe fokus på kerneopgaven. Gevinsten er, at alle kan se sig selv, og den rolle vi hver især spiller i den store organisation. Kerneopgaven bliver dermed et kompas, der sikrer, at alle kender ruten for organisationen og ved, hvorfor den enkeltes opgave er et vigtigt bidrag til at sikre, at organisationen rent faktisk også bevæger sig fremad. 4 I SPIL I SPIL 5
GODE HISTORIER ORGANMEDICINSK KLINIK SHS Klinikken skal kendes på de gode oplevelser Patienterne er kommet i centrum på Organmedicinsk Klinik på Sygehus Sønderjylland i Aabenraa efter et forløb med fokus på afdelingens kerneopgaver. Blandt andet ved mere konsekvent at møde patienterne med smil, imødekommenhed og generel ordentlighed i hvad der bliver gjort og sagt. Ordentlighed har været en udfordring for os. Det har vi set flere eksempler på. Blandt andet i måden vi talte med patienterne på. Der blev nogle gange brugt et sprog, som ikke er professionelt, og som kunne virke stødende både på patienter, pårørende og kolleger. Det er ikke i orden, og vi har derfor gjort det helt legalt, at en kollega må gribe ind og sige fra over for den kollega, der et øjeblik måtte have glemt retningslinjerne. Der skal ikke mange dårlige oplevelser til, før det er dem, der tegner hele klinikken udadtil. Det er vi meget opmærksomme på, siger Laila Jepsen. Kampagnefilmen er fyldt med skrækeksempler: En receptionist, der ikke kigger op fra papirerne. Sygeplejersker, der snakker privat og indforstået hen over hovedet på patienten. Lange ventetider uden informationer. En arrogant læge, der taler ned til patienten. Eksemplerne er mange, men de er alle hentet i virkeligheden, og de danner grundlag for en film med skuespilleren, Jesper Asholt, som en overset patient, der henvender sig på et sygehus til en konsultation. Filmen illustrerer den følelse af at være til besvær, man som patient kan udvikle, når man ikke bliver mødt i øjenhøjde af sygehuspersonalet. På Organmedicinsk Klinik på Sygehus Sønderjylland kunne man genkende flere situationer i filmen, og ledelsen traf derfor en beslutning om, at patienten i langt højere grad skal være i centrum. Godt begyndt er halvt fuldendt De første 15 sekunder med en ny patient er helt afgørende. Hvis vi er smilende, imødekommende og får sagt ordentligt velkommen, er vi allerede lykkedes halvvejs. fortæller Laila Jepsen, klinikleder på Organmedicinsk Klinik på Sygehus Sønderjylland Forløbet Find din kerneopgave blev sat i gang i begyndelsen af 2015, hvor Organmedicinsk Klinik var med på en temadag, der handlede om at identificere kerneopgaven. Med Laila Jepsens ord går det kort og godt ud på at blive bevidst om, at hun og medarbejderne på afdelingen er til for patienternes skyld. Ikke omvendt. Vigtigt at få afstemt forventningerne Forløbet med kerneopgaven har hjulpet Laila Jepsen og hendes kolleger til at skærpe fokus på relationen til patienterne. Det handler også om forventningsafstemning med patienten. Hvis man forbereder patienten på, at der kan være ventetid og forklarer hvorfor, så kan man tage en del frustrationer i opløbet. Man kan ikke forvente, at patienterne kan gennemskue, hvorfor der ikke lige kommer en læge med det samme, eller hvorfor sygeplejersken ikke kan sige noget om det, de spørger til. forklarer Laila Jepsen Som et konkret resultat af at sætte fokus på kerneopgaven, har Organmedicinsk Klinik opdateret den pjece, som udleveres til patienter og deres pårørende, så begge parter klædes bedre på til det forløb, patienten kan se frem til. At kende sin kerneopgave handler netop om at sikre, at alle med relation til patientens behandlingsforløb kender til deres rolle og baggrunden for, at man gør, som man gør, siger Laila Jepsen. Udfordrende vagtskifte Ud over ordentlighed i kommunikationen og forventningsafstemning var vagtskiftet klokken 15 et tredje punkt, som afdelingen allerede på temadagen om kerneopgaven besluttede at sætte fokus på. Klokken 15 er mange folk gerne på vej hjem fra arbejde og vil gerne kigge forbi for at besøge deres pårørende. Samtidig vil det afgående hold gerne overlevere ordentligt til det næste hold, og det kræver lidt tid. Det gav tidligere frustrationer, når de pårørende forventer, at vi står klar med information samtidig med vagtskiftet, hvor det nye hold lige skal have tid til at sætte sig ordentligt ind i de forskellige patientforløb. Det tager vi højde for i den nye pjece, hvor vi beder om lidt tålmodighed, hvis besøget skal ligge omkring klokken 15, forklarer Laila Jepsen. I tråd med regionens visioner I oplægget til Region Syddanmarks kvalitetsprogram for 2016-2019 er et af de største punkter, hvordan regionen skaber større værdi for patienterne. Den øgede opmærksomhed på kerneopgaven fra både ledelse og medarbejdere på Organmedicinsk Klinik, har bekræftet Laila Jepsen i, at afdelingen er på rette vej. Jeg kan se, at de overvejelser vi har haft på baggrund af arbejdet med kerneopgaven, er helt i tråd med de visioner regionen har. Laila Jepsen Som leder er det nu min opgave at fortsætte den linje, vi har lagt og understøtte mine kolleger i arbejdet med at give værdi for patienterne. For det er vores kerneopgave. At sørge for, at enhver patient får det optimale forløb hos os, fortæller hun. FAKTA ORGANMEDICINSK KLINIK SYGEHUS SØNDERJYLLAND i Organmedicinsk Klinik i Aabenraa varetager diagnostik, behandling, forebyggelse, nedre tarmkirurgi og forskning inden for medicinske sygdomme i mave-/tarmkanalen. Antal sengepladser: 21 6 I SPIL I SPIL 7
GODE HISTORIER HANDICAPCENTER NORDØSTFYN Smil til verden og sygefraværet falder En målrettet indsats for et lavere sygefravær har resulteret i et bedre arbejdsmiljø på Handicapcenter Nordøstfyn. Fokus på kerneopgaven skal nu hjælpe med at fastholde det lave antal sygedage. Det skal vi have ændret. Sådan tænkte vicecenterleder på Handicapcenter Nordøstfyn, Kirsten Agerskov Nielsen, da hun i 2014 så tallene for sygefraværet blandt handicapcenterets medarbejdere. Kirsten Agerskov Nielsen var i forvejen godt klar over, at sygefraværet var højt, men med opgørelsen fik hun sat tal på: Over syv procent i 2013 og 2014. Derfor tog hun, den øvrige ledelse og arbejdsmiljørepræsentanterne på handicapcenteret initiativ til en målrettet indsats for at komme det høje sygefravær til livs. Kerneopgaven ikke lig arbejdsopgaven I dag ser tallene anderledes sunde ud. Sygefraværet faldt fra 7,9 i 2013 og 7,2 i 2014 til 4,1 procent efter de første otte måneder af 2015. Det lave sygefravær i 2015 ligger et pænt stykke under målet på 5,7 for socialområdet i Region Syddanmark. En medvirkende årsag til det lave fravær er, at den røde tråd i det pædagogiske arbej de er blevet mere tydelig. Opgaven er derfor nu at fastholde det lave niveau for sygefravær. Det kræver fokus på kerne opgaven. Både på centerets kerneopgave og på hver enkelt medarbejders kerneopgave. Hvis borgeren ikke har følt sig set og hørt, er opgaven ikke udført godt nok. Det er vigtigt, at relationen mellem borgeren og medarbejderen er tydelig. Det har forløbet med kerneopgaven hjulpet med at få tydeliggjort, fortæller Maibritt Kibsgaard. Hun har på det seneste møde i arbejdsmiljøorganisationen i centeret fortalt om forløbet Find din kerneopgave, som blev positivt modtaget og er medvirkende til at fokus på kerneopgaven breder sig i handicapcenteret. Forståelse for kerneopgaven øger motivationen Netop tydelighed i, hvad man siger og gør, betyder meget for vicecenterleder Kirsten Agerskov Nielsen. Vi satte fokus på at øge kendskabet til kerneopgaven. Både for os som center og for den enkelte medarbejders vedkommende. Kerneopgaven er blevet mere tydelig for medarbejderne, og netop tydelighed er noget, vi har arbejdet meget med. Det er vigtigt, at den enkelte medarbejder kan se sig selv i det store puslespil. Det betyder mere motiverede medarbejdere, og det vil vi fortsat have stort fokus på, fordi det helt sikkert har indflydelse på sygefraværet. fortæller Kirsten Agerskov Nielsen Opgaven med at fastholde det lave sygefravær handler i høj grad om social kapital og begreberne tillid, samarbejde og retfærdighed. Begreberne er tæt forbundet med kerneopgaven, som blandt andet handler om at skabe tydelighed blandt medarbejderne om, hvilke arbejdsvilkår man kan forvente at blive mødt med samt om, at det har betydning, at man er på sin arbejdsplads og, at man er en værdifuld og værdsat medarbejder. Bonus: Bedre humør og mindre fravær At det er lykkedes at nedbringe sygefraværet på Handicapcenter Nordøstfyn betyder blandt andet, at handicapcenteret ikke længere bruger så mange ressourcer på eksempelvis vikartimer. Men den vigtigste gevinst er, at det psykiske arbejdsmiljø er blevet bedre. i FAKTA HANDICAPCENTER NORDØSTFYN Handicapcenter Nordøstfyn består af seks afdelinger: Skovhuse, Skærehaven, Engbo og Nordlys i Nyborg Bognæs i Bogense Engbo i Kerteminde Antal lejligheder: 109 Antal medarbejdere: 339 Læs mere på hcn.rsyd.dk Bognæs i Bogense, en afdeling under Handicapcenter Nordøstfyn, deltog sammen med en anden af centerets seks afdelinger i foråret 2015 i læringsforløbet Find din kerneopgave. Forløbet har haft en positiv betydning for både medarbejdere og ledelse på Bognæs. Vi fik øjnene op for, hvad vores kerneopgave egentlig er. fortæller Maibritt Kibsgaard, afdelingsleder på Bognæs Kerneopgaven er nemlig ikke lig med arbejdsopgaven. Det handler om måden, vi udfører vores arbejdsopgaver på. I iveren efter at udføre en arbejdsopgave, kunne relationen til den enkelte borger godt blive glemt. Men kvaliteten af vores arbejde udmåles ikke alene på, om opgaven er udført, men også på, hvordan den er udført. 8 I SPIL
ØVELSER Find kerneopgaven (ca. 3 timer) Formål med øvelsen Formålet med øvelsen er, at I får et fælles billede af jeres kerneopgave. Dette vil ske gennem en struktureret drøftelse af fire relevante dimensioner, der har betydning for kerneopgaven. Igennem øvelsen får medarbejderne mulighed for at komme med inputs, og afslutningsvis udarbejdes første bud på en kerneopgavedefinition. Målgruppe Afdeling og/eller MED-udvalg. Forberedelse og redskaber Inden mødet er det vigtigt, at ledelsen og/eller trioen overvejer: Hvorfor I vil arbejde med kerneopgaven. Hvilke aktiviteter I vil igangsætte. Hvordan aktiviteterne spiller sammen med de processer, der allerede er i gang hos jer. Hvilke gevinster I forventer at opnå gennem arbejdet. Disse overvejelser skal kommunikeres tydeligt i forbindelse med selve mødet. I skal desuden udpege en tovholder. Tovholderen kan være en leder eller en anden person, der er i stand til at styre jer igennem øvelsen. Forud for mødet skal tovholderen sætte sig grundigt ind i de enkelte runder, som øvelsen indeholder. Desuden skal tovholderen sørge for at have de nødvendige redskaber med. I skal bruge følgende: Et lokale, der er egnet til gruppearbejde. Tuscher og post-it blokke til alle grupperne. De fire tilhørende A3 plakater plakaterne er nummererede. (Plakater kan printes fra regionsyddanmark.dk/ kerneopgaven). Endelig skal I etablere grupper af fem til seks deltagere. Det er en god ide at blande grupperne på tværs af funktioner og faggrupper. Tovholderen skal ikke indgå i gruppe arbejdet. Det samme er tilfældet for den/de tilstede værende ledere, som i stedet indtager rollen som fluen på væggen. Øvelsen Øvelsen består af fem runder. I de fire første runder skal I arbejde med dimensioner, der er vigtige i forhold til at forstå og definere jeres kerneopgave. De fire dimensioner er: 1. MÅLGRUPPE Der er sjældent en fælles forståelse af målgruppen på arbejdspladsen. Netop målgruppen vil kunne ændre sig over tid, og det er derfor nødvendigt at konkretisere og nuancere målgruppen, hvis I vil optimere løsningen af kerneopgaven. 2. TILGANG Kerneopgaven løses i det relationelle felt. Derfor er det vigtigt at diskutere og konkretisere, hvordan I kan blive endnu bedre til at løse opgaverne sammen med borgerne. Bevidstheden om den fælles tilgang til opgaveløsningen er vigtig, men det er også her, der ofte ses stor variation i medarbejdernes syn på deres bidrag. Der er forskel på, om I sikrer, fremmer, understøtter, udvikler, hjælper, faciliterer eller coacher. 3. AMBITION Hvad vil I konkret gerne kendes for på arbejdspladsen? Er I enige? Hvis buddene er lige så mange, som der er medarbejdere, så bliver resultatet diffust. Der skal derfor sættes handlinger bag de flotte ord. 4. VÆRDI Det handler ikke om, hvad I laver, men derimod om, hvorfor I gør det. Det er vigtigt, at der i afdelingen bliver skabt en konkret, fælles forståelse for dette hvorfor. Det handler om den fælles motivation, og forståelsen af, hvad I sammen skal lykkes med. I den 5. runde skal I på baggrund af drøftelserne i de fire første runder forsøge at give et første bud på kerneopgaven. INDLEDNING Lederen indleder med en kort begrundelse for, hvorfor et fælles billede af kerneopgaven er vigtigt. Lederen skal tydeligt kommunikere, hvordan arbejdet er planlagt, hvilke gevinster der kan opnås, samt hvad der forventes af medarbejderne. Indledningen skal være motiverende så medarbejderne får lyst til at deltage aktivt i arbejdet med kerneopgaven. I kan hente inspiration på regionsyddanmark.dk/kerneopgaven. Herefter giver lederen ordet til tovholderen, som kort præsenterer øvelsen. Herefter sættes første runde i gang. RUNDE 1: MÅLGRUPPE I første runde får grupperne 10-15 min. til at drøfte følgende to spørgsmål: 1. Hvem er vi sat i verden for? 2. Hvem kan ikke undvære os? Herefter samles der op i plenum, hvor hver gruppe får 5 min til at præsentere, hvad de er nået frem til. Dette gøres ved, at hver gruppe placerer post-its med gruppens bidrag på plakat nr. 1. Det er tovholderens ansvar at styre fremlæggelserne. RUNDE 2: TILGANG Runde 2 gennemføres på samme måde som runde 1. Denne gang skal grupperne forholde sig til følgende spørgsmål: 1. Hvordan løser vi opgaven med målgruppen eller for dem? 2. Hvilken oplevelse vil vi gerne give målgruppen? Igen samles der op i plenum, og gruppernes inputs samles sammen på plakat nr. 2. RUNDE 3: AMBITION I den tredje runde skal grupperne forholde sig til spørgsmålene: 1. Hvad skal vi lykkes med sammen? 2. Hvad vil vi gerne være kendt for? Grupperne har igen 10-15 min., og der samles op på samme måde som i runde 1 og 2 (brug plakat nr. 3). RUNDE 4: VÆRDI I runde 4 arbejder grupperne med spørgsmålene: 1. Hvordan kan målgruppen mærke, at vi sammen lykkes? 2. Hvad ville målgruppen mangle, hvis vores afdeling ikke fandtes? Grupperne har igen 10-15 min. til at drøfte spørgsmålene, og herefter samles der op i plenum på plakat nr. 4. RUNDE 5: DEFINITION AF I skal nu i fællesskab forsøge at give et bud på en formulering af jeres kerneopgave. Husk at kerneopgaven er i ental og jeres formulering skal leve op til følgende tre kriterier: 1. Kerneopgaven er en fælles opgave. 2. Alle funktioner og faggrupper skal kunne se sig selv i kerneopgaven. 3. Definitionen skal omfatte de borgere og/eller brugere, som I gør en forskel for. I kan eventuelt forsøge at fuldende sætningen: Vi lykkes, når de (målgruppen), oplever at vi sammen Kan I det, er I meget tæt på at have defineret jeres kerneopgave! AFSLUTNING PÅ ØVELSEN Lederen afrunder med en kort opsummering af øvelsen. Hvis I ikke er blevet helt færdige med at definere jeres kerneopgave, er det vigtigt, at lederen kommunikerer, hvem der udarbejder den endelige definition, samt hvornår medarbejderne får den præsenteret. Hvis I er blevet færdige med at definere jeres kerneopgave, skal lederen i stedet have fokus på, hvordan I fremadrettet får sat kerneopgaven i hverdagen. Find kerneopgaven 1 MÅLGRUPPE Hvem er vi sat i verden for? Hvem kan ikke undvære os? Find kerneopgaven 4 VÆRDI Hvordan kan målgruppen mærke, at vi sammen lykkes? Hvad ville målgruppen mangle, hvis vores afdeling ikke fandtes? Kilde: Inspireret af Anders Seneca og læringsforløbet "Find din kerneopgave" i Region Syddanmark. 10 I SPIL I SPIL 11
Bidrag til kerneopgaven (ca. 2 timer) Sæt kerneopgaven (2-3 timer) Formål med øvelsen Formålet med øvelsen er at skabe et fælles overblik over, hvordan de forskellige faggrupper og funktioner bidrager til løsningen af kerneopgaven. Det er en forudsætning for øvelsen, at I har en fælles forståelse af jeres kerneopgave. Har I ikke det, kan I fx gennemføre øvelsen Find kerneopgaven. Målgruppe Afdeling og/eller MED-udvalg. Forberedelse og redskaber Inden mødet skal I udpege en tovholder, som kan styre jer igennem processen og som er i stand til at samle op efter hver runde. Tovholderen skal forud for mødet sætte sig grundigt ind i, hvad øvelsen indeholder. Tovholderen skal desuden have de nødvendige redskaber med. I skal bruge følgende: Et lokale, der er egnet til gruppearbejde. Tuscher og post-it blokke til alle grupperne. Plakaten med titlen Bidrag til kerneopgaven. I plakatens midterste kasse skal I skrive jeres fælles beskrivelse af kerneopgaven. (Plakater kan printes fra regionsyddanmark.dk/ kerneopgaven). I skal desuden etablere grupper af tre til fem deltagere. Det er vigtigt, at I blander grupperne på tværs af funktioner og faggrupper. Tovholderen skal ikke indgå i gruppearbejdet. Det samme er tilfældet for den/de tilstedeværende ledere, som i stedet indtager rollen som fluen på væggen. Øvelsen INDLEDNING Lederen indleder med en kort rammesætning af arbejdet med kerneopgaven, herunder: Hvorfor er det vigtigt at arbejde med kerneopgaven? Hvilke gevinster ønsker I at opnå? Hvor langt er I med arbejdet? Hvordan lyder jeres definition af kerneopgaven? Hvorfor I er samlet i dag? Indledningen skal være motiverende, så medarbejderne får lyst til at deltage aktivt i arbejdet med kerneopgaven. Herefter tager tovholderen over og præsenterer selve øvelsen, som består af tre runder. RUNDE 1 I første runde har I 20 min. til i fællesskab at drøfte, hvilke faggrupper og funktioner, der bidrager til at løse jeres kerneopgave. Drøftelsen skal tage udgangspunkt i jeres fælles beskrivelse af kerneopgaven. Husk, at der måske er andre afdelinger/afsnit, der bidrager til løsningen af jeres kerneopgave. Tovholderen noterer jeres input og bidrag på den fælles plakat, der hører med til øvelsen. RUNDE 2 I anden runde fordeler I jer i grupper af tre til fem medarbej dere. Grupperne har 40 min. til at drøfte, hvad de enkelte faggrupper og funktioner bidrager med i løsningen af kerneopgaven. Noter de tre væsentligste bidrag for hver faggruppe og funktion på en post-it. Sørg for, at I kommer gennem alle faggrupper og funktioner indenfor den afsatte tid. RUNDE 3 I tredje runde præsenterer grupperne i plenum de væsentligste bidrag, der er blevet drøftet for hver faggruppe og funktion. Gruppe 1 starter eksempelvis med at præsentere, hvad sygeplejerskerne bidrager med. De resterende grupper supplerer og bygger oven på det, de andre grupper har budt ind med. Tovholderen noterer afslutningsvis de vigtigste bidrag på den fælles plakat. Herefter går man videre til næste faggruppe eller funktion. Der skal afsættes ca. 30 min. til denne runde. AFSLUTNING PÅ ØVELSEN Gennem øvelsen skulle I gerne have fået et bedre indblik i, hvordan de enkelte faggrupper og funktioner bidrager til løsningen af jeres kerneopgave. Måske er I også blevet klogere på, hvordan jeres interne samarbejde kan forbedres i forhold til at løse kerneopgaven. Lederen afrunder med en opsummering af de vigtigste opmærksomhedspunkter samt en status på næste skridt i arbejdet med kerneopgaven. Kilde: www.styrksamarbejdet.dk Formål med spillet er, at: Igangsætte en dialog om og opmærksomhed på de forhold, der påvirker jeres arbejde med kerneopgaven Identificere indsatsområder, som I kan arbejde videre med for at optimere løsningen af kerneopgaven. Der er en forudsætning, at I har en fælles forståelse af jeres kerneopgave, inden I går i gang med spillet, fx ved at have gennemført øvelsen Find kerneopgaven. Målgruppen Afdeling og/eller MED-udvalg. Forberedelse Inden spillet starter, udpeges en spilleder, der kan styre spillet og tiden. Spillederen skal have læst spillereglerne grundigt igennem forinden. Det anbefales, at lederen/lederne har en særlig rolle i spillet, og at de ikke indgår i grupperne og selve spillet. I stedet kan lederen bruge lejligheden til at indtage en rolle som fluen på væggen, hvor vedkommende kommer rundt i de enkelte grupper og lytter og tager imod input fra gruppernes drøftelser. Find et egnet mødelokale, hvor I kan arbejde i grupper. Redskaber Spillekort (et sæt spillekort pr. gruppe) A3 plakaten Forslag til indsatsområder (Plakater kan printes fra regionsyddanmark.dk/ kerneopgaven) Tuscher og post-it blokke til alle grupperne Samarbejde & koordinering SAMARBEJDE & KOORDINERING Indledning Lederen indleder med en kort rammesætning af arbejdet med kerneopgaven, herunder: Hvorfor er det vigtigt at arbejde med kerneopgaven? Hvilke gevinster ønsker I at opnå? Hvor langt er I med arbejdet? Hvordan lyder jeres definition af kerneopgaven? Hvorfor I er samlet i dag? Indledningen skal være motiverende, så medarbejderne får lyst til at deltage aktivt i arbejdet med kerneopgaven. Herefter tager tovholderen over og præsenterer forberedelsen af spillet og spillereglerne. Inden spillet går i gang (10 min) 1. Deltagerne deles op i grupper med enten seks eller otte medarbejdere i hver gruppe. Gruppen placeres ved et bord og deles herefter i to hold af enten tre eller fire personer i hvert hold. De to hold sidder ved samme bord over for hinanden. Det aftales, hvem der er hold 1, og hvem der er hold 2. 2. Ved hvert bord vælges en skribent, som har til opgave at nedskrive pointer og konklusioner. 3. Dialogkortene placeres på bordet i separate bunker efter farvekode. 4. For at styre tiden undervejs, medbringes et ur eller et stopur i en telefon. 5. Herefter går spillet i gang. Det er spillederens opgave at holde øje med tiden og fortælle grupperne, hvornår de skal gå videre let. ARBEJDSGANGE & ORGANISERING Skolen ringer. Randis barn har feber og skal hentes. Bliver du To af dine kollegaer har tilsyneladende været uvenner i noget fald hvorfor? irriteret over det? Og i givet tid nu. De kan ikke arbejde sammen, og de giver en dårlig stemning. Hvad gør du? BORGER & KVALITET Du overhører, at din kollega Torben taler nedsættende til en borger/patient. Hvad gør du? 12 I SPIL I SPIL 13
ØVELSER Spilleregler Spillet består af en række spørgsmål på spillekort. Spørgsmålene er inddelt i fem emnekategorier, som alle har betydning for løsning af kerneopgaven. EMNEKATEGORIERNE ER: Borger & kvalitet Forandringer & rammevilkår Fag & fornyelse Arbejdsgange & organisering Samarbejde & koordinering 1. Spillerne på hvert af de to hold skiftes til at trække et spørgsmål. Den person, som trækker, vælger selv fra hvilken emnekategori vedkommende vil trække et kort. En spiller fra hold 1 starter med at trække et kort. 2. Spørgsmålet læses op for hele gruppen, og den spiller, der har trukket kortet, starter med at besvare spørgsmålet, hvorefter de andre på hold 1 supplerer og uddyber med deres svar. Hold 1 har 5 min. til at svare på spørgsmålet. 3. Kun det hold, der sidder med kortet, må svare på spørgsmålet. Holdet på den anden side af bordet (hold 2) skal forholde sig tavs og lyttende, men samtidig nysgerrig og reflekterende på det, hold 1 drøfter. 4. Når hold 1 er færdig med at drøfte spørgsmålet, rækkes kortet over bordet til hold 2, som nu får lejlighed til at tilføje og uddybe. Hold 2 skal nu forsøge at bygge videre på det, hold 1 har sagt og dermed berige drøftelsen af spørgsmålet med andre vinkler, perspektiver og refleksioner. Hold 2 har 3 min. til at svare. Det er stadig kun det hold med kortet, der må sige noget. 5. Når spørgsmålet har været drøftet på begge hold, lægges kortet på midten af bordet, og den samlede gruppe skal nu i fællesskab samle op og evt. konkludere på de væsentligste pointer fra begge holds drøftelse. Brug følgende spørgsmål til opsamling og konklusion: Peger dette spørgsmål på noget, der er vigtigt at arbejde videre med for at sikre en endnu bedre løsning af kerneopgaven? Gruppen overvejer, om den evt. kan skrive én eller to hovedpointer fra drøftelsen ned på post-its. Herefter er spørgsmålet drøftet færdig. 6. Nu trækker en spiller fra hold 2 et nyt kort, og processen (fra punkt 1-5) gentages. 7. Trækkes et spørgsmål, som ikke synes relevant for jer og jeres arbejde med kerneopgaven, lægges det i bunden og et nyt trækkes. 8. Spillet afsluttes med, at den samlede gruppe i fællesskab reflekterer over de spørgsmål, den har drøftet og det, som den har skrevet ned på post-its. Refleksionen skal føre frem imod ét til tre forslag til indsatsområder, som kan optimere løsningen af kerneopgaven, og som kunne være relevant at arbejde videre med i afde lingen/med-udvalget. Gruppens forslag til indsatsområder nedskrives på post-its. Der kan med fordel tages udgangspunkt i de pointer, som er skrevet ned undervejs. 9. Hvis der er mere end én gruppe, fremlægger grupperne på skift deres forslag til indsatsområder, hvorefter de drøftes i plenum. Sæt post-its med forslag til indsatsområder på A3 plakaten Forslag til indsatsområder. Spillederen styrer gruppernes fremlæggelse i plenum og den efterfølgende opsamling og afrunding. 10. Sæt kerneopgaven slutter med, at lederen modtager gruppernes forslag til indsatsområder. Derefter afrunder lederen med en orientering om, hvad næste skridt i arbejdet bliver, samt hvornår der gives tilbagemelding om, hvad der besluttes at arbejde videre med. Ledelse og/eller trioen trækker sig herefter tilbage. På baggrund af drøftelserne træffes der beslutning om, hvorvidt der skal handles på noget her og nu, hvad der kan arbejdes videre med, og hvornår medarbejderne får en tilbagemelding på deres forslag til indsatsområder. Kilde: Udviklet af Koncern HR i Region Syddanmark 14 I SPIL
Region Syddanmark Damhaven 12. 7100 Vejle Tlf. 7663 1000 regionsyddanmark.dk 13909 - Grafisk Service, Region Syddanmark - 12.2015 Læs mere om kerneopgaven her: regionsyddanmark.dk/kerneopgaven