KLAR TIL AULA KMD Educa, Brugeradministrationen Skoleintra Aula Version 2 Juni 2019 1
Indhold Formål... 3 Ansvar... 3 Sammenhæng mellem KMD Educa Personale (PULS) og KMD Elev og Uni-login/AULA... 3 Brugeroprettelse via KMD Educa... 4 Sammenhæng med KMD Educa personale... 4 Oprydning i ba.emu.dk (STIL s brugeradministration)... 4 Oprettelse af medarbejder... 4 Oprettelse af eksterne brugere i KMD Educa... 5 Kontrol af den enkeltes data er opsat korrekt... 6 Anbefalede tildelinger af roller i KMD Educa Elev... 7 Medarbejderes registrering på klasser... 8 Overførsel af data... 9 Overførsel af hold fra KMD elev til Aula... 9 Oprettelse af Team og overførsel til Aula...10 Navne- og adressebeskyttelse (Alias navn)...10 Oprettelse af elever og kontaktpersoner (forældre/værger)...10 Tilknytning af kontaktpersoner (værger) med Uni-login...11 Børn i SFO og landsbyordninger - Aula og KMD Eudca...12 Skoleintra kontrol og data...13 Hvilke brugere vedligeholdes manuelt i Skoleintra i dag?...13 Personale...13 Elever og kontaktpersoner (forældre/værger)...13 Forældre oprettelse af Uni-login...14 Hvor mange forældre har oprettet sit UNI-login?...14 Lukning af almindeligt login for forældre...14 2
Formål Denne vejledning har til formål at beskrive, hvordan skolernes administration håndterer Uni-login for personale, elever og forældre. Dette med henblik på at sikre, at alle brugere administreres via KMD Educa. En korrekt opretning og vedligeholdelse af brugerne på skolen sikrer, at de centrale it-systemer hænger hensigtsmæssigt sammen, og at det er de korrekte personaler, elever og forældre/værger der har adgang til relevante data i relevante systemer som fx AULA, Meebook, Office365, digitale læremidler mm. Endvidere er det centralt for beskyttelse af borgernes data, at kun relevante personaler og ressourcepersoner har adgang til data om eleverne. Ansvar Ansvaret for vedligeholdelsen af brugerne på skolerne har skolens administration. Det er således skolens administration der har ansvaret for om data om elever, forældre/værger, personale og eksterne (fx praktikstuderende eller UU-vejleder) er korrekt registeret i KMD Educa. Det er vigtigt, at skolens administration løbende vedligeholder disse data, når brugerne henholdsvis begynder og forlader skolen. Når brugerne er oprettet korrekt i KMD Elev bliver data automatisk hver eftermiddag eksporteret til STIL s Uni-login database. Dermed vil brugerne dagen efter være tilknyttet skolen og brugerne har adgang til de centrale systemer med deres Uni-login. Bemærk: Det er muligt at oprette brugere i Uni-logins brugeradministration (ba.emu.dk), men dette er ikke længere arbejdsgangen. Sammenhæng mellem KMD Educa Personale (PULS) og KMD Elev og Uni-login/AULA Der er, som I sikkert ved en klar sammenhæng imellem de centrale it-systemer, som fx KMD Educa, Unilogin mm. Data sendes hver dag med WS10 fra KMD Educa Elev til Uni-login databasen. VIGTGT at I ikke opretter brugere via Uni-login brugeradministration (ba.emu.dk). Alle brugere på skolen skal vedligeholdes via KMD Educa Personale 3
Brugeroprettelse via KMD Educa Personale Dette afsnit beskriver retningslinjer for oprettelse af brugere på skolerne, således at de får adgang til relevante data. Selve vejledningen i hvordan man opretter brugere findes i KMD EDUCA vejledningerne på KMDkundenet eller ring til deres support på 44602244. Sammenhæng med KMD Educa personale Integration imellem KMD Educa personale (PULS) og KMD Elev sikrer sammenhæng imellem data oprettet i KMD Educa Personale og KMD Elev. Integrationen indeholder dataudveksling for følgende områder: Personale Skolens kalender Elevtal på klasser Hold (alle opgaver med typen Undervisning skema i KMD Educa Personale) Holdlærer Lokaler Holdlokaler Holdlektioner Det er muligt kun at anvende integration for personalet, men integrationen bør dække hele området for at sikre at skolen kan anvende lektionsfravær. Læs mere om denne integration i KMD s vejledning her VIGTGT hvis ikke integrationen etableres vil administration skulle vedligeholde både KMD Educa Personale og KMD Elev med data, som er de samme i begge systemer. Derfor anbefales det at integrationen etableres. Oprydning i ba.emu.dk (STIL s brugeradministration) Der må ikke være oprettet brugere manuelt i ba.emu.dk. Alle brugere skal komme fra KMD Educa systemer. Derfor er det nødvendigt, at skolens administration kontrollerer om der findes manuelt oprettet brugere og sørger for, at disse slettes eller oprettes via KMD Educa Personale. Kontrollen og sletningen foregår via http://ba.emu.dk under menupunktet Manuel administration->slet fra institution Oprettelse af medarbejder Gælder både skole, SFO, medarbejdere i dagtilbud under landsbyordning og eksterne brugere. Alle med et CPR-nummer kan oprettes via KMD Educa Personale. Brugere kan sagtens stå i KMD Educa Personale selv om de ikke er ansatte via Opus Løn. Derfor skal skolens administration løbende vedligeholde listen over personalet og sikre sig at fratrådte personaler, eksterne, praktikstuderende, vikarer mv. slettes fra listen. 4
Oprettelse af eksterne brugere i KMD Educa Personale Under fanen personale, tryk på tilføj. Udfyld felterne med initialer og cpr. nr. Ved tryk på tab, udfyldes resten automatisk. Under fanen ansættelse, oprettes en ansættelse, men uden medarbejder nr. og evt. med stillingen konsulent. Man kan vælge at oprette en afdeling Eksterne brugere og tilføje brugeren til den. Beskæftigelsesgraden sættes til 0. Derefter laves en manuel import i KMD Elev. Når brugeren står i KMD Elev opdateres de automatisk videre til brugeradministrationen, Skoleintra og Aula, men først dagen efter. VIGTIGT: Der mangler afklaring om eksterne brugere. Vi ved at UU-vejleder, teknisk servicemedarbejder og praksisvejledere skal oprettes via skolen. så de skal fortsat være indtastet i institutionens KMD Educa. Afklaring mangler fortsat for sundhedsplejen og PPR. Tandplejen oprettes via kommunens institution. 5
Kontrol af den enkeltes data er opsat korrekt Det er vigtigt at skolens administration løbende gennemgår skolens personale i KMD Educa Personale (hvis skolen har lavet integrationen ellers skal data også gennemgås i KMD Elev). Følgende punkter er vigtige at holde opdateret: Perioden, husk at afslutte fratrådte personaler Stilling (sørg for at bruge en sigende stillingsbetegnelse fx Skoleleder, Lærer, PPR - psykolog) Overføre til brugeradministration (UNI-login) her skal altid sættes flueben ellers vil personalet ikke få et UNI-login og heller ikke adgang til de systemer der kræver UNI-login. KMD Educa Elev mangler nogen gange at hente UNI-login brugernavn på alle brugere automatisk. Det løses på følgende måde: Vælg i menulinjen Funktioner / Integration, menupunktet Hent UNI-Login, vælg Hent Uni-Login. Hermed opdateres alle personer i KMD Educa Elev med Uni-Login, og det er ikke nødvendigt at hente Uni-login via hentfunktionen. Personaletype (kan for nuværende kun rettes i KMD Educa Elev og hænger sammen med STIL s roller) Personaletyperne anvendes af nogle systemer til rettighedstildeling. BEMÆRK: flere roller kan kombineres OBS! Roller kan pt. ikke ændres, hvis integrationen er slået til. KMD arbejder på at løse dette, så der afventes en afklaring. Indtil da accepterer I at rollerne ikke altid står korrekt. VIGTIGT: Det er kun personaletype Leder, ledelse, lærer, pædagog og vikar der har adgang til Meebook. Derfor skal eksterne konsulent også have personaletypen lærer, hvis de har behov for adgang til Meebook. Der arbejdes på at få dette ændret. 6
Anbefalede tildelinger af roller i KMD Educa Elev Tildeling af roller i KMD Elev virker kun hvis integrationen ikke er slået til. Det anbefales stadig at bruge integrationen, og så i stedet afvente at KMD rette denne fejl Indtil da må I acceptere at rollerne ikke står korrekt. Lærer Lærer Børnehaveklasseleder Andre lærerlignende funktion Pædagog Pædagog i undervisningen SFO-pædagog Inklusionspædagog Andre pædagoglignende funktion Vikar Lærervikar Pædagogvikar Lærer- og pædagogpraktikant Denne rolle kombineres med rollen Lærer eller Pædagog Leder Kun skolelederen Ledelse Pædagogisk leder Viceskoleleder Souschef Administrativ leder SFO-leder Konsulent UU vejleder Praksisvejledere Eksterne konsulenter Nedenstående mangler afklaring ift. om de skal oprettes på skolen eller i kommunens institution. Pt. lader I dem stå hvor I har dem. Sundhedspleje PPC psykolog Tale/hørepædagog Teknisk administrativt personale Skolesekretær Teknisk personale Ejendomscentermedarbejder Rengøringspersonale Jobtilskud Andet administrativt personale 7
Medarbejderes registrering på klasser Medarbejderne kan tilknyttes klasse og hold, men det er vigtigt at være opmærksom på, at dette kan ske på 2 niveauer, henholdsvis Klasselærer og Øvrige lærer, der kan registrere fravær. Klasselærere (grøn cirkel): Her skal klasselærer stå, de kommer med på diverse KMD Educa udskrifter. (Der kan godt stå flere personaler i dette felt, men de fremgår så som klasselærer og kommer med på udskrifter) Øvrige lærere (rød cirkel): o Fraværsregistrering: Som øvrige lærere får man adgang til at kunne registrere fravær for klassen / holdet. Her kan man godt registrere mange medarbejdere, hvis det giver mening, fordi skolens lærere vikarierer for hinanden, og derfor kan registrere fravær på flere klasser/ hold. o En del af hovedgruppen i Aula: Hvis øvrige lærere skal være en del af hovedgruppen (klassen) i Aula, så skal der sættes flueben ud for de medarbejdere. De vil som medlem af hovedgruppen kunne se personfølsomme og fortrolige oplysninger om eleverne i denne klasse i Aula mv. Det skal således kun være de få lærere og pædagoger, der direkte er knyttet/underviser i klassen som får det ekstra flueben. Fluebenet sættes under Øvrige lærere under BA. Tidligere blev det udmeldt at man skulle vælge flere lærere som klasselærere for at de fik adgang til hovedgruppen (klassen) i Aula. KMD har ændret dette, så adgang nu gives med flueben som beskrevet ovenfor. Brug derfor denne funktionalitet i stedet. 8
Overførsel af data Overførsel af hold fra KMD elev til Aula Det er muligt i KMD elev at fravælge, om et hold skal sendes videre til brugeradministrationen og Aula. Det gøres ved at markere med et flueben at holdet ikke skal overføres til Aula. Fravalg af hold til Aula OBS: Pt. er der en udfordring med at trække grupper tilbage fra Aula, altså hvis de har været sendt til Aula men man efterfølgende sætter fluebenet, så forsvinder de ikke. Dette vil blive rettet. Holdbetegnelse Holdoplysninger er også udvidet, så det er muligt selv at navngive holdene, så navngivningen giver mening og bliver mere overskuelig. Hvis du ønsker, at der skal sendes en anden holdbetegnelse til Aula, kan du selv tilrette teksten i feltet Holdbetegnelse til Aula. Hvis du fortryder og ønsker at komme tilbage til standardværdien, så trykkes på ikonet Reset til KMD standardværdi. 9
Oprettelse af Team og overførsel til Aula Man opretter Team i Educa Personale, hvor der fx kan oprettes et fagteam eller et team der indeholder hele personalegruppen. Eksempel: Fagteam i matematik. Teamet oprettes og vedligeholdes i KMD Educa Personale under Team og der sættes flueben i overfør teamet til STILs Brugeradministration Derved bliver teamet oprettet som en gruppe i Aula. Fordelen er, at gruppen vedligeholdes automatisk hvis fx en medarbejder stopper. Pt. kan man ikke vælge om teamet skal med i brugeradminsitrationen eller ej. Det kan vælges i release i slutningen af juni. Navne- og adressebeskyttelse (Alias navn) Hvis en medarbejder, forældre eller elev har navne- og adressebeskyttelse, så medsendes navne og adressedata ikke til leverandørerne via Uni-login databasen. Konsekvensen er, at medarbejderen, forælderen eller eleven fremgår med FE i de forskellige digitale løsninger fx Aula, Meebook og digitale læremidler. Altså kan man ikke kende forskel, da flere kan optræde som FE. Der kan være god grund til at have navne- og adressebeskyttelse, men ofte er situationen den, at vedkommende alene er interesseret i adressebeskyttelse. I har mulighed for at ændre FE til alias navn. Det kræver dog et samtykke. I finder her vejledning og samtykkeerklæringer til at ændre FE til et aliasnavn. https://www.guldborgsund.dk/da/gufi/organisation/mit_center/center_for_boern_og_laering/vaerktoej skassen.aspx VIGTIGT: Indtastning af Alias navn kan alene ske, hvis der er tilladelse fra vedkommende. Oprettelse af elever og kontaktpersoner (forældre/værger) Alle skolens elever skal indskrives på skolen og tilknyttes klasse/hold, hvorved de oprettes i Uni-login. Elevernes kontaktpersoner oprettes og tilknyttes automatisk i samme proces til eleven, hvis de har forældremyndighed/bor sammen med barnet. 10
Tilknytning af kontaktpersoner (værger) med Uni-login Når eleven starter på skolen, så bliver forældremyndighedsindehaverne / samboende forældre automatisk oprettet med Uni-login, så de kan tilgå data og kommunikation omkring barnet. Der kan ligeledes tilknyttes kontaktpersoner (værger) til eleven, hvor kontaktpersonerne kan tilknyttes eleven som hhv. kontaktperson og kontaktperson med Uni-login Kontaktperson: Dette er en kontaktperson, som kan hente barnet på skolen eller som man kan ringe til. Kontaktperson med Uni-login: Dette giver kontaktpersonen / værgen et Uni-login tilknyttet barnet og dermed adgang til at kunne kommunikere og se data om et barn på Aula. Pt. virker denne tilknytning ikke i Meebook, men der arbejdes på at ændre dette. VIGTIGT: Papforældre og værger har som udgangspunkt ikke adgang til elevens data. Dette Hvis kontaktpersonen skal oprettes med adgang via Uni-login, så kræver det at kontaktpersonen er oprettet får de først, når skolen opretter dem. Skolen skal kun oprette konkatpersoner, hvis de har i KMD Elev med CPR-nr., samt at der er sat flueben ud for feltet Overført til SkoleIntra (se nedenfor) tilladelse fra forældrene. Værger (fx plejeforældre) kan oprettes, hvis det er beslutttet og der foreligger en sag i kommunen. Når du har oprettet en kontaktperson med personnummer i KMD Elev og kontaktpersonen skal have adgang til elevens data i fx Aula, så gøres det på følgende måde: Marker Overfør til brugeradm. Vælg STIL adgangsniveau: Må få adg til fortrolige data om eleven på anden vis end fmy Herved får kontaktpersonen samme rettigheder i Aula som forældremyndighedshaverne. Pt. får kontaktpersoner ikke adgang til fx barnets klasse i Aula. Det er en fejl hos Aula og bliver rettet inden sommerferien. Så hvis I sørger for at give den rette adgang, så får de automatisk adgang til de rigtige grupper, når Aula er rettet til. Opholdsstederne skal oprettes på samme måde som plejeforældre. Opholdsstedet skal udpege de primære kontaktpersoner, som skal tilknyttes eleven i KMD elev. Kontaktpersonerne kan både logge ind med NemID og medarbejdersignatur, det ændrer ikke noget ift. login. OBS!! Personale på opholdssteder kan se både egne børn og opholdsstedets børn på samme tid i Aula. Det bliver ikke løst pt. 11
Børn i SFO og landsbyordninger - Aula og KMD Eudca På forvaltningen kan man knytte skoler og institutioner (SFO er) sammen. Dette er hidtil kun anvendt i skoleindskrivningen. Nu er der tilføjet mulighed for, at man kan angive, at der skal sendes oplysninger om institutionen (elever og personale) i udtrækket til brugeradministration. Når markeringen sættes i forvaltningens KMD Educa Elev, bliver der automatisk oprettet en gruppe på skolen, som er navngivet institutionens navn, f.eks. SFO Musen som vist nedenfor: Skolen kan derefter tilknytte personale til gruppen, og gruppen samt personale vil blive medtaget i udtrækket til brugeradministration. På gruppen er der automatisk markeringer i felterne Fremskriv til nyt skoleår og Medtag i udtræk. Disse markeringer kan ikke fjernes. Alle elever/børn, som er tilknyttet institutionen, vil blive sendt med i udtrækket til brugeradministration for den pågældende skole, som institutionen er tilknyttet, uanset om eleven er indskrevet på den pågældende skole eller ej. Det vil sige, at hvis en elev går på skole A, men er tilknyttet en institution (SFO) på skole B, vil eleven både blive sendt til brugeradministration på skole A og skole B. På skole A vil eleven stå som normalt i den klasse eleven er indskrevet i. På skole B vil eleven stå i en fiktiv klasse @SFO. Børn, som ikke er indskrevet på en skole, men er indmeldt på institutionen, vil også komme med i udtrækket til brugeradministration, for skolen, hvor institutionen er tilknyttet. Se desuden SFO vejledningen Oprettelse af SFO gruppe i Aula Landsbyordninger kan håndteres inden udgangen af juni. 12
Skoleintra kontrol og data Dette afsnit beskriver hvorledes man i Skoleintra kan kontrollere om der er manuelt oprettede brugere. Disse brugere skal oprettes i KMD Educa eller verificeres at de er oprettet i KMD Educa. Hvilke brugere vedligeholdes manuelt i Skoleintra i dag? Personale I Personaleintra under Databaser->Personale->Personalekartotek findes en oversigt over personale med adgang til Skoleintra. Af listen fremgår brugere som manuelt er oprettet og vedligeholdt via Skoleintra med en talmarkering 3 og 4. Det er derfor vigtigt at undersøge, om disse findes i KMD Educa og hvis ikke at de oprettes. Elever og kontaktpersoner (forældre/værger) I Personaleintra under Databaser->Forældre->Forældre og kontaktpersoner findes listen med forældre der er knyttet til eleverne. Af listen fremgår brugere som er manuelt oprettet og vedligeholdt i Skoleintra med en talmarkering 3. Det er derfor vigtigt at undersøge om de findes i KMD Elev Hvis de ikke findes skal de oprettes jf. punktet Tilknytning af kontaktpersoner/værger med Uni-login 13
Forældre oprettelse af Uni-login Vigtigt at forældre inden sommerferien er overgået til at bruge Uni-login som login metode på Forældreintra. Forældre der ikke har oprettet uni-login kan ikke få adgang til Aula, så overgangen til Unilogin skal ske inden forældre skal på Aula. Vejledning til forældre er udsendt til skolerne i november 2017 herunder på flere fremmedsprog. En opdateret dansk version er sendt til skolerne i marts 2019. Videovejledning til forældrene findes her: www.guldborgsund.dk/unilogin Inden lukning anbefales det at udsende vejledningen igen og advisere forældrene om lukningen. VIGTIGT! Man skal kun lukke for det almindelige login, hvis man har oprettet plejeforældre i KMD Elev. Hvis man har opholdssteder eller elever/forældre uden cpr-nr. skal man afventer lukning indtil I får en nærmere afklaring på håndtering af disse. Hvor mange forældre har oprettet sit UNI-login? Det er muligt at udføre en kontrol af, hvor mange forældre der har oprettet Forældre UNI-login. Man kan slå det op i Personaleintra under Admin->Forældreintra->Log->Oversigt over anvendelsen af UNI-Login. I Personaleintra under Admin->Forældreintra-> vælg den enkelte klasse -> Brugernavne og adgangskoder kan man se hvilke forældre der har oprettet eller mangler at oprette deres forældre UNI-login. Dette fremgår under UNI-login status Lukning af almindeligt login for forældre Man lukker på almindeligt login ved at gå i Admin -> Forældreintra -> Login og fjerne flueben i almindeligt login 14