idealet for det produktive møde Side 6

& Gør mødet til 2014 1 spar tid og penge dagens oplevelse med virtuelle møder Side 17 Side 14 Mødekulturens 5 bud Side 10 Med nogle få greb kommer du tættere på idealet for det produktive møde Side 6 Tema Mødeledelse og -kultur Kompetenceguiden Kursuscenterguiden TIDSSKRIFT OM uddannelse & udvikling

Medarbejdere er ikke dit vigtigste aktiv... De rigtige medarbejdere er! Derfor er det vores konsulenters fornemste opgave at skabe værdi for din virksomhed og undgå dyre fejlansættelser. Med solid faglig baggrund inden for specifikke fagområder og erfaring i udvælgelse af kandidater på alle niveauer rekrutterer vi nye medarbejdere til virksomheder i hele landet. TEMP-TEAM tilbyder en bred palette af serviceydelser Rekruttering Projektansættelser Profilanalyser Vikarassistance Outplacement Lønadministration Try & hire Fagrelevante test International rekruttering Drag fordel af vores mangeårige erfaring og omfattende netværk og lad os finde kvalificerede medarbejdere og effektive vikarer med den helt rette personlighed, når du skal ansætte. Vi hjælper dig, hvad enten du har behov for en vikar en enkelt dag, en ny fast medarbejder eller et helt team til et længerevarende projekt. København 33 36 09 44 Aalborg 98 77 79 44 Herlev 44 54 09 44 Allerød 48 76 08 44 København Vest 43 35 09 44 Odense 63 12 53 44 Esbjerg 97 21 69 21 Herning 97 21 69 21 Holstebro 96 13 09 44 Horsens 76 28 69 44 Kolding 75 50 18 44 Viborg 87 26 22 44 Aarhus 86 19 76 66 www.temp-team.dk

LEder Er møder spild af tid? I langt de fleste virksomheder er møder en del af dagligdagen, men møder er arbejdstid, og arbejdstid er penge. En times møde hver dag for flere af virksomhedens medarbejdere kan dermed hurtigt blive omkostningsfuld. Derfor er det vigtigt at have fokus på mødets effektivitet, så tiden bliver brugt optimalt. Vi har nok alle prøvet at gå fra et møde med følelsen af mere eller mindre at have spildt tiden, som kunne have været brugt på noget andet langt mere effektivt. At holde effektive møder og undgå spildtid betyder imidlertid ikke, at man nødvendigvis skal skære ned på mødetiden. Det handler i højere grad om at have fokus på at bruge tiden mere effektivt. Som mødeleder er det for eksempel vigtigt inden mødet at gøre sig selv klart og melde ud til deltagerne, om det er et informationsmøde eller et møde med plads til debat, forslag og diskussion. Det er også vigtigt at have en dagsorden, og så holde sig til den for at sikre, at diskussionerne ikke løber løbsk. Diskussion og videndeling er vigtig i enhver virksomhed, men det er væsentligt at klarlægge hvornår, når der afholdes møder. Med teknologien har vi mulighed for at udføre arbejdet på distancen og meget kan klares med kollegaerne over videomøder, chat og e-mail. Online møder er en måde at spare tid og penge på. Dog er det væsentligt at huske på, at online møder ikke kan erstatte fysiske møder. Hvis mødedeltagerne ikke har mødtes før, hvis det er følsomme emner, der skal diskuteres eller hvis det er et omfangsrigt emne med mange beslutninger, der skal tages, så bør man altid prioritere det fysiske møde. Desuden skal online møder også ledes med fokus på effektivitet for at få det optimale ud af dem. For at vende tilbage til spørgsmålet om møder er spild af tid; Nej, møder er ikke spild af tid. Møder er afgørende for, at vi kan skabe resultater, fastlægge strategier, involvere vores medarbejdere, skabe engagement og ejerskab. Møderne skal bare holdes med fokus på, at de ikke bliver spildtid. På den måde kan møderne bidrage til at skabe resultater på bundlinjen i stedet for at være en omkostningssluger. God læselyst. Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, DANSK HR januar 2014 Uddannelse & Udvikling 3

Indhold TEMA: Mødeledelse og -kultur 03 Leder 06 Tema: At skabe produktive møder 10 Tema: Mødekulturens fem bud 14 Tema: Gør mødet til dagens oplevelse 17 Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt. Vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde. Med nogle få greb kommer du tættere på idealet for det produktive møde. Tema: Spar tid og penge med virtuelle møder 20 Fra Skolebænken Lone Bidstrup Tikkanen, Parker Hannifin Danmark 6 22 Nyt&Tal Møder koster tid, og tid er penge. Derfor fokuserer Alka Forsikring på at gøre møderne så rige, kreative og effektive som muligt. Seneste tiltag er it-afdelingens fem mødebud, der har medført et idékatalog, som alle medarbejdere har glæde af. 10 24 Artikel: Organisationsudvikling uden brug af kostbar ledelsestid 28 Bogmarkedet 30 Artikel: Gamification 14 35 Kompetenceguiden 38 Kursuscenter i fokus: Bojesen på Axelborg 41 Kursuscenterguiden Forskning viser, at medarbejdere og ledere oplever, at 21 % af mødetiden er spildt. Meget beklageligt, når det sammenholdes med, at mange nøglemedarbejdere bruger mere end halvdelen af deres tid på at gå til møder. Så hvad kan vi gøre for at gøre mødet til dagens oplevelse? REDAKTION Marie Korsgaard Communikation Manager mko@danskhr.dk ANNONCESALG Pernille P. Mønsted Sales Manager ppm@danskhr.dk GRAFISK DESIGNER Dorethe Nielsen dn@danskhr.dk 4 Uddannelse & Udvikling januar 2014 TRYK VIBLA Jegstrupvej 4M, 7800 Skive ISSN 0909-3729 UDGIVER DANSK HR Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 86 21 61 11 30. årgang Tidsskriftet Uddannelse & Udvikling udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR. Medlemskab koster 3320 plus moms. Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 Uddannelse & Udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 395,00 pr. år excl. moms og forsendelse for to numre Ansvarshavende redaktør Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA

Allerede tilmeldte udstillere på træfpunkt 2014: udstil på træfpunkt 2014 human ResouRces danmarks største og mest velbesøgte Hr-messe og mød over 2200 HR-ansvarlige S O F T W A R E T I L H R bestil stand? Kontakt Sarah Elhauge 41 95 14 07 se@ibceuroforum.dk 2% besøgende 2013 18% 7% HR-direktører HR-direktører HR-chefer / HR-konsulenter Uddannelse / træning Linje- og funktionsledere/konsulenter Andre 8% 65% HR-chefer/HR-konsulenter Uddannelse /træning Linje- og funktionsledere/konsulenter Andre HUMAN RESOURCES 2014 Vi glæder os til at byde dig velkommen som udstiller på Træfpunkt Human Resources 2014. Kim Staack Nielen Chariman, MBA, BA DANSK HR Øksnehallen i københavn den 1. og 2. oktober 2014 www.traefpunkt-hr.dk guldsponsorer ArrAngør I samarbejde med mediepartnere

Tema: Mødeledelse og -kultur At skabe produktive møder Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt. Vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde. Med nogle få greb kommer du tættere på idealet for det produktive møde. Af Bjarne Stark, chefkonsulent, ATTRACTOR/Rambøll Vi kender alle forskellen på møder, som er givtige, og den nedslående oplevelse af et ufokuseret møde, der dræner deltagerne for energi og tager alt for lang tid. Det kan undre, at mødeafholdelse kan være forbundet med så store frustrationer; de fleste mødedeltagere vil jo gerne bidrage, og ingen ønsker et negativt udfald, mindst af alle mødelederen. Man kunne måske tale om, at det er mødet i sig selv, der tager magten; det bliver mødet, der styrer deltagerne i stedet for omvendt. En hypotese kunne være, at der i mange organisationer mangler et mødeledelsesideal og klarhed over, hvordan møder i praksis kan ledes, så der opstår et produktivt flow. Skiftende mødeideal Over tid har det typiske møde forandret sig; for år tilbage eksisterede der et ideal, hvor den formelle leder sad for bordenden og styrede mødet med fast hånd. Indholdet var styrende, og mødet var en kommunikationsarena, hvor opgaven var at formidle information ned i de organisatoriske lag. Dette blev gradvist afløst af et medarbejder- og deltagerstyret møde; der opstod møder, hvor det var fælleskabet der tog beslutningerne, og alle skulle høres. Idealet blev en demokratisk tilgang, og modus operandi var: Vi kan vel tale om det, indtil vi bliver enige!. Ingen af disse tilgange bliver i dag set som ideelle, men hvad er så det nye mødeideal? Det er ofte meget utydeligt. Bjarne Stark er chefkonsulent i Rambøll/ATTRACTOR, hvor han arbejder med et bredt udsnit af faciliteringsopgaver i såvel den private som den offentlige sektor, er medforfatter på bogen: Systemisk Projektledelse, Samfunds-litteratur 2012. Ressourcetung aktivitet Møder handler også om ressourcer. Undersøgelser gennemført af Rambøll i 2012 viser, at medarbejdere i moderne vidensorganisationer i gennemsnit bruger otte timer om ugen på møder. Deltagernes gene- 6 Uddannelse & Udvikling januar 2014

Tema: Mødeledelse og -kultur relle tilfredshed er middel. Afhængig af indstilling kan man sige, at møder i danske organisationer har det halvgodt eller halvskidt. Nærmere undersøgelser viste, at tallene dækker over en stor variation i møderne. Nogle er gode, andre opleves som meget frustrerende. Sidstnævnte er et særskilt problem. Amerikanske undersøgelser peger på, at medarbejdere i situationer præget af frustration påvirkes således, at arbejdstempoet falder i adskillige timer efterfølgende. Møder er altså en aktivitet af betydeligt omfang, og viden tilgængelig på området indikerer, at der er god grund til at tage fat på at skabe bedre møder. Integration af viden Moderne organisationer skal agere i et videnssamfund; det betyder, at en organisation må være dygtig til at udnytte medarbejdernes viden for at være konkurrencedygtig. Ligeledes stilles der store krav til opgaveløsningens kvalitet. Denne kan oftest kun tilvejebringes ved inddragelse af en række faglige såvel som organisatoriske perspektiver. Møder skal altså ikke bare afvikles uden bøvl, de skal være situationer, hvor viden bliver delt, og den bedste vej videre fundet. Et møde kan således anskues som en arena for integration af viden. Bedre møder er således ikke blot et spørgsmål om at få styr på indholdet, men i lige så høj grad et spørgsmål om at får styr på processen. Vi må i forlængelse af dette i stigende grad betragte mødet som organisationens mest udbredte proces og mødeledelsesopgaven som en faciliteringsopgave. Et nyt mødeledelsesideal kunne således lyde: En faciliteret, involverende proces. Alene den klarhed vil være hjælpsom for mange mødeledere, eller rettere mødefacilitatorer. At facilitere et møde Facilitering af møder handler om, at mødelederen tager ansvar for processen. Denne bestræbelse kræver, at en del af mødefacilitatorens opmærksomhed flyttes fra mødets indhold til mødets proces. Facilitatoren må konstant spørge sig selv: Hvordan har dette møde det, og gør vi det på en hensigtsmæssig måde?. Første opgave bliver at skabe en god opstart; mødets indhold er ofte givet, en dagsorden er sendt ud, og den første mødeaktivitet er at jaunuar 2014 Uddannelse & Udvikling 7

Tema: Mødeledelse og -kultur afstemme denne: Er der nogen, der har noget at tilføje, Hvad skal udbyttet være af de forskellige punkter?. Denne opstartsprocedure tjener til at skabe ejerskab til indhold og ud-bytte blandt mødedeltagerne. Mødet om mødet Når mødets indhold er afklaret, følger nogle procesovervejelser: Hvordan prioriterer vi tiden, hvilke punkter er vigtigst og mest tidskrævende?. Procesovervejelser adresserer, hvordan vi taler om indholdet. Der kan være en stor gevinst ved at afklare, hvordan punkterne er forskellige, samt hvorledes de bedst håndteres, så der skabes en procesmæssig klarhed: Hvilke punkter er enkle, hvilke har beslutningskarakter, er der udviklingsorienterede emner, der kalder på en brainstorm etc.? Særligt vigtigt er det at definere temaer, der involverer en mere kompleks stillingtagen. Det gode møde starter altså med et møde om mødet, hvor der etableres en fælles proceskontrakt, der gør det tydeligt for alle, hvad mødet handler om, og hvordan de enkelte punkter håndteres. Et sådant fælles billede af det gode møde gør det muligt for deltagerne at bidrage og hjælpe med faciliteringen og øger sandsynligheden for, at idealet bliver til konkret virkelighed. Komplekse punkter kræver beslutninger En særlig udfordring er beslutningsemner, der rummer mere kompleks stillingtagen, hvor mange perspektiver bør høres for at tilvejebringe en bæredygtig konklusion. Udfordringen for facilitatoren er at sikre, at punktet foldes ud, men også at det bliver lukket igen med en konkret beslutning om, hvordan man kan gå videre. Komplekse punkter kan med fordel deles ind i tre mindre faser. Første fase er subjektiv, her kan alle bidrage med deres personlige og faglige perspektiv; facilitatoren sikrer, at alle bliver hørt, samt at ingen kommenterer på det, der bliver sagt; viden inddrages, og kompleksiteten bliver tydelig. Næste fase er refleksiv, her er fokus på at udforske scenarier for, hvordan punktet kunne håndteres, flere forslag kan overvejes og vurderes indbyrdes, tilløb til beslutning holdes tilbage. Når et scenarie begynder at tegne sig som særligt attraktivt, bringes punktet til konklusion. Denne afrunding udgør således den sidste fase i håndteringen af komplekse punkter. Faseinddelingen bidrager til, at alle taler om det samme på samme måde, en koordinering, der er en effektiv forebyggelse af frustration og ukonstruktiv brug af tid. Hyppigt sker det, at enkelte deltagere gerne vil hurtigt frem til den konklusion, de selv er overbevist om, er den rigtige, men ofte er der perspektiver, de ikke inddrager, og de deltagere, der endnu ikke er blevet hørt, frustreres: Det er facilitatorens opgave at orkestrere punktet, så deltagerne følges ad. Det lyder måske som en tidskrævende tilgang, men erfaringer peger på det modsatte; at det sparer tid og gør mødet produktivt. Visuel mødefacilitering En generel udfordring i møder er, at individer og faggrupper indirekte kæmper en indbyrdes kamp om at få beslutninger trukket i deres retning. Enhver mødedeltager har sit eget personlige perspektiv begrundet i faggruppe og egen interesse. I mange organisationer opstår der derfor let en kultur, hvor deltagerne føler sig både forpligtet og berettiget til at bruge deres stemme til at påvirke udfaldet. Møder bliver dermed let en kamparena, hvor deltagere forsøger at gøre deres indflydelse gældende med afsæt i egen oplevelse af virkeligheden. Udfordringen er, at samtalen gerne skulle munde ud i fælles konklusioner. Facilitatoren kan med fordel gøre møderne visuelle gennem brug af whiteboards eller flipovers, hvor centrale stikord og mindmaps skrives op. Denne visualisering skaber fokus og har tillige den indirekte funktion, at der skabes et konkret fælles billede af indholdet; det bliver tydeligere, hvordan bidrag passer ind i det allerede sagte.

Tema: Mødeledelse og -kultur At skabe gode møder Møder i organisationer handler om at bruge den viden, der er til stede, samt at håndtere processen, så der opstår fremdrift og gode beslutninger. Vigtige elementer er en procesfokuseret opstart, en faseinddeling i punkterne, så mødedeltagerne følges ad. Brug af fælles plancher flytter fokus fra diskussion til dialog små interventioner, som de her foreslåede, kan gøre en stor forskel og gøre møder til en attraktiv og produktiv aktivitet, i stedet for noget, der stjæler medarbejdernes energi. Visuel facilitering medvirker til at skabe en dialogorienteret mødekultur, hvor deltagernes bevidsthed holdes fokuseret på det fælles, og facilitatoren vil oftest opleve, at bidrag automatisk former sig mere konstruktivt i forlængelse heraf.