2 KnowWare et[btacx[ ^azb# Pia Hardy 1. udgave, 2. oplag, april 1998 Copyright 1997 All rights reserved, Pia Hardy og :]^f PaT, Ordrupvej 63C, 2920 Charl tel/fax 3963 2494 mm@knowware.dk www.knowware.dk ISBN 87-90027-53-1 Printed by OTM in Denmark 1998 Published by :]^f PaT Venlig hilsen Michael Maardt, KnowWare Sidste nyt, planlagte titler, diverse tips, meninger, liste over forhandlere, titler i andre lande osv. finder du på KnowWares homepage www.knowware.dk
Forord 3 Forord Hvordan bruger du hæftet? Dette hæfte er opbygget som "et lær dig selv hæfte", hvor du helt i dit eget tempo kan arbejde dig igennem øvelserne. Hæftet er delt op i 3 dele. Disse omhandler programmerne Tekstbehandling, Regneark og Databasen i Works 4.0. I den første del beskrives tekstbehandlingen, hvor du først lærer de helt grundlæggende funktioner for tekstbehandling og slutter af med en øvelse, der handler om at layoute en invitation. Anden del af hæftet beskriver regnearket. Her lærer du at opstille simple regnearks-modeller og benytte formaterings-funktionerne til at præsentere både tal og tekst pænt i dit regneark. Til sidst skal du prøve at fremstille forskellige typer af diagrammer ud fra dine talopstillinger. Tredje del omhandler Databasen i Works. Øvelserne her lærer dig at oprette f.eks. adressekartoteker, at udvælge personer i adressekartoteket og lave masseforsendelser til dem. Jeg vil anbefale, at du udfører øvelserne helt fra begyndelsen, idet der i hæftet vil blive arbejdet videre på nogle af de filer, som du opretter. De øvelser, som du finder svære, kan du gentage efter behov, thi øvelse(r) gør mester. Find en uforstyrret stund, og lad dig føre ind i Works 4.0 verden helt i dit eget tempo. Husk at holde små pauser mellem øvelserne, hvil øjnene og slap af i skuldre og arme, så vil processen glide ganske smertefrit. Hvilke forudsætninger kræves? Du må gerne være en hel "novice" inden for området, men en god museføring vil lette muskelspændinger i arme og skuldre. Et kendskab til Windows 95 vil bl.a. afhjælpe forståelsen for, hvordan arkiverings-strukturen er opbygget på harddisken, og hvor i mappestrukturen du gemmer dine dokumenter. Læs mere i hæftet Øvelser til Windows 95 Forfatteren Jeg er 43 år og uddannet lærer. Jeg arbejder som freelance underviser og konsulent i edb. Jeg har holdt utallige kurser i edb og synes, der er meget arbejdsglæde forbundet med at formidle brugen af et værktøj - og overlade kreativiteten til den enkelte kursist. Nogle betragter måske brugen af edb på jobbet som en sur pligt. Men flere og flere giver udtryk for, at PC en og dens mange muligheder gør jobbet og/eller fritiden sjovere. Gennem de edb-firmaer og kursusudbydere, jeg arbejder for, kommer jeg rundt på mange danske arbejdspladser. Mine erfaringer skulle gerne komme dig til gode i dette hæfte. God fornøjelse Tilbage står kun at ønske dig god fornøjelse med hæftet. Har du kommentarer omkring, hvordan du har oplevet øvelsesforløbet, så kan du skrive til Pia_Hardy@online.pol.dk på Internettet eller til forlagets adresse. Jeg vil da løbende justere hæftets indhold efter diverse forslag, så også andre brugere kan få glæde af dine idéer. Marts 1997, Pia Hardy
4 Tekstbehandling: Skærmbilledet Del 1. Tekstbehandling Indledning: Orientering i skærmbilledet I denne øvelse lærer du følgende: at starte Works-tekstbehandling at se på knapper i program- og dokumentvinduet at aktivere menuer og kommandoer om værktøjslinjen, linealen, rullepanelerne og statuslinjen om zoom og bladre-knapper Sæt dig godt til rette foran din PC, og tænd den. Efter opstarten af PC-en befinder du dig på Windows 95 programmets Skrivebord og er klar til at starte Works. 1. Hvis Works er lagt ud på skrivebordet som et ikon, kan du starte programmet ved at dobbeltklikke på ikonet. 2. Ellers vælg Start-knappen i Windows 95 s Proceslinje i skærmbilledet. Vælg dernæst menupunktet Programmer, og derefter Microsoft Works 4.0. Endnu en menu fremkommer, og vælg her programpunktet Microsoft Works 4.0. 3. Du ser nu Works Opgavestarter. Fanen Opgaveguider er valgt og ligger derfor foran de andre faner i dialogboksen. Du skal ikke afprøve guider lige nu. Vælg i stedet fanen Værktøjer i Works, enten ved at klikke med musen på fanenavnet eller ved at taste bogstavet V, der er understreget i fanenavnet. 4. Her er muligheder for bl.a. at starte programmerne Tekstbehandling, Regneark og Database. Du skal først lære tekstbehandlings-programmet at kende. Vælg derfor knappen Tekstbehandling. 5. Hvis der i højre side af det fremkomne skærmbillede ses et hjælpevindue, så skjul det ved klik på knappen: Hjælpevinduet skal nemlig ikke bruges lige nu. 6. Skærmbilledet ses nu opbygget af to vinduer kaldet programvindue og dokumentvindue. Den øverste bjælke i skærmbilledet kaldes for Titellinjen og hører til programvinduet. Her ses programmets navn Microsoft Works.
Tekstbehandling: Skærmbilledet 5 Lineal Værktøjslinje Menulinje Titellinjer 7. Helt til højre på Titellinjen er der tre knapper (Minimer, Gendan, Luk). Hvis du klikker på den første knap, Minimer-knappen, så minimeres program-vinduet og repræsenteres kun af knappen på Windows 95 s Proceslinje. 8. Program-vinduet kaldes frem igen ved at klikke på knappen Microsoft Works i Proceslinjen. 9. Klik på næste knap, Gendan-knappen, og programvinduet formindskes lidt. Knappen omdannes til en Maksimer-knap. Klik på den omdannede knap, og programvinduet maksimeres til at fylde hele skærmen. 10. Den tredje knap, Luk-knappen bruges til at afslutte Works, når du er færdig med at arbejde i programmet. 11. Dokumentvinduet har også en Titellinje, hvis vinduet ikke er maksimeret. Her står navnet på dokumentet, kaldet Dokument1. Hver gang du opretter et nyt dokument, tildeles det navnet Dokument samt et fortløbende tal. Helt til højre på dokumentets Titellinje findes ligeledes tre knapper, disse påvirker kun dokumentvinduet. 12. Prøv selv at eksperimentere med knapperne. Hvis dokumentvinduet er maksimeret, forenes de to Titellinjer til én Titellinje, hvor både program- og dokumentnavnet ses. Bemærk at den nederste Luk-knap lukker dokumentet. Slut med, at både program- og dokumentvinduet er maksimeret. Nederst i programvinduet ses Statuslinjen: I Statuslinjens venstre side kan du se oplysninger om valgte kommandoer, yderst til højre ses Si 1/1, dvs. tekstmarkøren befinder sig på side 1 ud af i alt en side. 13. Næste linje fra oven i programvinduet kaldes for Menulinjen, her ses navnene på forskellige menuer. Klik på Menuen Filer, og følgende undermenu kommer til syne: Her kan du vælge kommandoer til f.eks. at åbne, gemme og udskrive dine dokumenter. 14. I Works kan samme kommando vælges på mange forskellige måder, her gennemgås fire.
6 Tekstbehandling: Skærmbilledet 15. Første måde: Ved siden af kommandoen Åbn ses tastaturgenvejen &-o. Dette betyder, at du kan aktivere denne kommando, når din markør er placeret i dit dokument, ved at holde &-tasten nede samtidig med, du trykker en gang på o (bogstavet o). Prøv det. 16. Herved fremkommer en dialogboks, hvor du skal foretage nogle valg. Hvis du ønsker at lukke dialogboksen og annullere eventuelle valg, trykkes på (-tasten eller Annullerknappen. 17. Den anden måde er at aktivere Menulinjen ved at trykke på $-tasten. Tast dernæst f for at aktivere menuen Filer og tast b for Åbn. Du befinder dig nu igen i Åbn-dialogboksen. Tryk (-tasten. 18. Tredje måde: Aktivér igen Menulinjen ved at trykke på $-tasten, tast dernæst f. Flyt nu markeringen på kommandoen Ny ned til Åbn med navigeringstasten E. Læg mærke til kommando-forklaringen, der fremkommer nederst i programvinduet på Statuslinjen. Tryk på 5-tasten for at aktivere kommandoen. 19. Fjerde måde: Ønsker du at benytte musen til at aktivere kommandoen Filer, Åbn, så klik først på Filer og dernæst på Åbn. Du vil efterhånden selv finde den metode, som passer dig bedst. Både tastatur- og musemetoder vil blive anvendt i hæftet. 20. Vælg menuen Rediger. Du ser nu, at nogle af kommandoerne f.eks. Klip og Kopier er grå, dvs. de er ikke valgbare i øjeblikket. Efter markering af en tekst vil de være valgbare. 21. Under Menulinjen findes Værktøjslinjen. De hyppigst brugte kommandoer er repræsenteret på Værktøjslinje-knapperne f.eks. Klip, Kopier, Gem, Udskriv m.m. 22. Peg med musen på den første knap på Værktøjslinjen, vent et par sekunder, og du vil se en lille forklarings-etiket, som meget kort fortæller dig, hvad knappen kan bruges til. Samtidigt kan du på Statuslinjen se en længere forklaring. Før din mus hen over de andre værktøjer for at se deres funktion. 23. Klik på menuen Vis. Hvis linealen er vist i dokumentvinduet, ses et lille hak ved kommandoen Lineal. Hver gang du vælger kommandoen Lineal, skifter du mellem at vise og skjule linealen i dokumentvinduet. Prøv det. Det hvide område i linealen viser, hvor bred teksten er. Linealen kan bruges til at indrykke afsnit fra margen eller til at indsætte tabulatorer til kolonneopstillinger. Læs mere herom i øvelse 8 og 9. Til højre og neden under det tomme dokument ses et lodret og vandret Rullepanel, som kan bruges til at rulle gennem dokumentet ved at klikke på pilene i starten og i slutningen af rullepanelerne, eller rulle hurtigt ved at trække i de grå bokse på rullepanelerne.
Opret dokument 7 Til venstre for det vandrette rullepanel ses en lille Zoom- Værktøjslinje med 2 knapper og et tekstfelt med 100%. Værktøjerne her bruges til at forstørre og formindske dokumentet, dvs. du bruger en slags zoom-lup til at kigge på dokumentet. Læs mere herom i øvelse 4. Ved siden af Zoom-Værktøjslinjen findes nogle bladreknapper, disse bruges til at gå fra side til side i dokumentet. Læs mere herom på side 11. På side 4 fjernede du hjælpevinduet til højre i programvinduet ved at klikke på knappen Skjul Hjælp. Knappen røg derved helt ud i højre side af vinduet. Klik på det nederste symbol i knappen og hjælpevinduet er fremme igen. Det var så slut på rundvisningen i Tekstbehandlings-vinduerne. De fleste af de omtalte vindueselementer og funktioner vil også være gældende for de andre Works programmer Regneark og Database. Med denne indledning i baghovedet anbefales du at smøge ærmerne op, for nu starter øvelsesrækken. Øvelse 1: Opret et dokument I denne øvelse lærer du følgende: indskrive tekst gemme, lukke og åbne et dokument afslutte Works Indskriv tekst 1. Indskriv nedenstående to afsnit. Du skal ikke trykke på 5 tasten ved slutningen af hver linje, tekstlinjen ombrydes automatisk. 2. Tryk på 5 2 gange for at lave en tom linje mellem afsnittene. Dine indskrevne afsnit fylder muligvis kun 2 linjer hver. Standarden i tekstbehandling er, at tekstbredden er 17 cm, før linjen ombrydes. 5^\Y\\UXY\cU^VbQf_bUcVUbYUYœcdbYW UZbUdUbVQ^dQcdYc[C_\U^c[Y^^UbVbQ U^c[iVbYXY]]U\TUcd_\dUWbQ^Yd]QccUbcd{bVe\Td_`\icdYQ\\U^eQ^SUb]_T TU^R\{RQWWbe^T5 5 9W{bfQbfY_``UY#% ]UdUbcX ZTU8fY\[U^deb_`]UTcf furq^u^4qfy [_]^UTYWU^WY[fYU^debYRiU^4UbfQb]Q^WU]U^^Uc[Ub4Ud\_[Q\U fq^tuby[[uw_tdc{fytby[[ub \
8 Dokumenthåndtering Gem teksten 1. Nu skal dokumentet gemmes og navngives. Vælg kommandoen Filer, Gem som, eller klik på knappen Gem på Værktøjslinjen. 2. Du kan også benytte tastaturgenvejen &-s til at gemme tekstdokumentet. Tekstmarkøren skal være placeret i dokumentet, og du holder så &-tasten nede samtidig med, at du trykker én gang på s. 3. Dialogboksen Gem som vises. Indtast dokumentnavnet Ferie i Østrig i feltet Filnavn. I feltet Gem i kan du se, at dokumentet bliver gemt i mappen Dokumenter. 4. Dokumentet får automatisk efternavnet.wps, hvis der i feltet Filtype er valgt Workstekstbehandling. Du har tilladelse til at skrive max. 255 karakterer inklusiv mellemrum. Du kan både bruge store og små bogstaver, når du indskriver filnavnet. Standardindstillingen for at åbne og gemme dokumenter i Works 4.0 er normalt mappen C:\Dokumenter. Hvis du ønsker at oprette nye mapper og gemme dokumenterne heri, anbefales du at læse hæftet Øvelser til Windows 95 øvelse 12, her forklares alt om opbygningen af din mappestruktur. Denne arkiveringsmetode gør sig gældende for alle Windows 95 programmer. 5. Klik til sidst på knappen Gem, eller tryk 5. Se på Titellinjen, og dokumentets nye navn vises her. TIP: Hvis du gemmer indtastede data i regnearksdelen, får filen efternavnet.wks. Gemmes data i databaseprogrammet, er efternavnet.wdb. Efternavnet er:.wps.wks.wdb Gemt i programmet: Tekstbehandling Regneark Database TIP: Du vil undertiden komme ud for efter at have valgt en kommando, at Hjælpedialogboksen Vis sådan bruger du kommandoen vises. Vælg knappen OK, og dialogboksen lukkes. Ønsker du at prøve hjælpen, kan du klikke på Sådan-knappen, der åbner Hjælpevinduet. Hvis der også er en Rundvisnings-knap, kan du klikke på den og få en guidet tur.
Dokumenthåndtering 9 Luk, Åbn og Opdater dokument 1. Vælg kommandoen Filer, Luk eller &-w for at lukke dokumentet Ferie i Østrig. Hvis du ikke har gemt de seneste ændringer, før dokumentet lukkes, vil du blive advaret og spurgt, om du ønsker at gemme ændringer, inden du lukker dokumentet. 2. Du er nu tilbage i Works Opgavestarter. Nu skal dokumentet hentes igen. Vælg fanen Eksisterende dokumenter. Her ligger en oversigt over de senest anvendte filer. Markér Ferie i Østrig.wps, og klik OK. Hvis filen, du ønsker at åbne, ikke findes i listen, så kan du klikke på knappen Åbn et dokument, der ikke vises her. 3. Luk dokumentet igen med &-w. Du er igen tilbage i Works Opgavestarter. Vælg fanen Værktøjer i Works og derefter knappen Tekstbehandling. 4. Ønsker du at åbne et dokument inde fra tekstbehandlingsprogrammet, så vælg Filer, Åbn eller tastaturgenvejen &- o. Herved fremkommer dialogboksen Åbn. 5. Vælg dokumentet Ferie i Østrig i listeboksen, klik på Åbnknappen eller tryk 5. Du har nu dokumentet fremme på skærmen igen, tilføj nederst i brevet efter ordet øl følgende: YW\ TUb_cQ\\U]UWUddY\`{d_bcTQWTQUbTUb\_fUdc^U. 6. Vælg Filer, Gem, eller klik på knappen Gem. Tastaturgenvejen er &-s. Hermed gemmes ændringerne i dit dokument igen under samme navn. Læg mærke til, at du ikke bliver bedt om at angive filnavnet igen. Dokumentet inklusiv ændringerne gemmes automatisk under samme filnavn. Når du ændrer et dokument, er det klogt at gemme dokumentet med jævne mellemrum. TIP: Når du gemmer dit dokument allerførste gang, og bruger Filer, Gem eller knappen Gem, så fremkommer dialogboksen Gem som automatisk, således at dokumentet kan navngives. Hvis du senere ønsker dokumentet gemt med et andet navn, skal du bruge kommandoen Filer, Gem som, for at få muligheden for at indskrive nyt navn. Dokumentet med det første navn findes dog stadig gemt på harddisken. 7. Dokumentet skal nu lukkes. Dette kan gøres på 3 forskellige måder: 1) Vælg kommandoen Filer, Luk. 2) Genvejstasten &-w. 3) Klik på dokumentets Luk-knap. 8. Du kan afslutte Works på 3 måder: 1) Vælg kommandoen Filer, Afslut Works. 2) Genvejstasten $-. 3) Klik på programmets Luk-knap, du vender så tilbage til Windows 95 Skrivebordet.
10 Redigering Øvelse 2: Rediger et dokument I denne øvelse lærer du følgende: gemme dokument under nyt navn flytte markør, indsætte og slette tekst Gem dokument med nyt navn Hvis du ønsker at genbruge det meste af teksten i et gemt dokument, så er det en god idé at åbne det gemte dokument og straks gemme det med et nyt navn, inden du ændrer indholdet. 1. Gå ind i Tekstbehandling. Vælg Filer, Åbn eller &-o, og vælg dokumentet Ferie i Østrig i listen, klik på knappen Åbn, eller tryk 5. 2. Du skal nu lave en kopi af dokumentet og give det et nyt navn. Vælg Filer, Gem som, og erstat det aktuelle filnavn med Skitur. Du har stadig dokumentet Ferie i Østrig i dit arkiv på harddisken, men du har lavet en kopi med et andet navn, nemlig Skitur. Indsætte/slette tvungent sideskift Hvis du skriver et dokument over flere sider, vil Works automatisk lave sideskift i henhold til den plads, der er til rådighed mellem din top- og bundmargen. Ønsker du derimod selv at være herre over sideskiftet, gøres følgende: 1. Åbn dokumentet Skitur. Stil dig efter det ord (f.eks. ordet Baggrund. ), hvor du ønsker sideskiftet, tryk på & - 5 eller vælg Indsæt, Sideskift, og klik OK. Det tvungne sideskift ses som en stiplet linje. 2. Slet sideskiftet ved at placere tekstmarkøren på den stiplede linje, og tryk '. Afslut med at indsætte sideskiftet igen. Flyt markør Du skal nu lære at navigere rundt i dokumentet Skitur. Dette kan gøres på to måder, enten ved hjælp af tastaturet eller ved brug af musen. I din tekst ses tekstmarkøren som en blinkende lodret streg. Når du benytter navigeringstasterne O, U, W og E, så flytter tekstmarkøren sig gennem teksten, og dokumentet ruller automatisk. 1. Afprøv følgende navigerings-muligheder ved hjælp af tastaturet, se også næste side: Hvis du vil flytte: et tegn til venstre/højre en linje op/ned et ord til venstre/højre til begyndelsen af linjen Tast: O / U W / E & - O / & - U K
Redigering 11 til slutningen af linjen et afsnit op/ ned H & - W / & - E et vindue op/ned ] / [ til start af dokument til slut af dokument & - K & - H gå til sidenr. Tryk, skriv sidetal og 5 Flytte tekstmarkøren gennem et dokument ved brug af musen 2. Hvis du vil rulle teksten i dokumentvinduet, kan du klikke på pilene i starten og i slutningen af rullepanelerne eller rulle hurtigt ved at trække i de grå bokse på rullepanelerne. Læg mærke til, at tekstmarkøren ikke følger med. Du skal klikke i teksten for at indsætte tekstmarkøren i den ønskede position. 3. Afprøv bladre-knapperne i nederste venstre hjørne af skærmen. De har følgende funktion fra venstre af: 1. flytter tekstmarkøren til begyndelsen af dokumentet 2. flytter øverst på foregående side 3. flytter øverst på næste side 4. flytter til slutningen af dokumentet. Indsæt ny tekst 1. Placer tekstmarkøren i det andet afsnit efter ordet svævebanen, og skriv følgende sætning: :UW\YTUb\YTdQVX ZTUc[b [. Gem ændringer i dokumentet med &-s. Teksten indskrives ved tekstmarkøren. Den eksisterende tekst skubbes fremad, når du skriver. Hvis du vil overskrive tekst, kan du trykke på tasten,. Tasten, skifter mellem såkaldt overskriv og indsæt indstilling. Tryk på, et par gange, og se på Statuslinjen nederst i programvinduet, OVR tændes og slukkes i henholdsvis overskriv og indsæt indstilling. Indsæt indstillingen er det normale. Er OVR tændt, overskrives eksisterende tekst til højre for markøren. Slet tekst Du kan slette tekst til venstre for tekstmarkøren ved hjælp af %-tasten(backspace), placeret lige oven over 5-tasten. Du kan slette tegn til højre for tekstmarkøren ved hjælp af '-tasten. 1. Placér tekstmarkøren foran ordet lidt i din tekst, og slet ordet. Hvilken slettetast skal du bruge? Indskriv ordet ]UWUd i stedet for. Prøv selv at slette andre ord og indsætte nye. 2. Vælg Filer, Luk eller &-w. Klik på Nej, så ændringerne ikke gemmes.
12 Redigering og formatering Øvelse 3: Redigér og formatér et dokument I denne øvelse lærer du følgende: markering og formatering af tekst fortryd funktionen Hvis du har skrevet en tekst og f.eks. ønsker at formatere, slette, flytte, eller kopiere noget af teksten, skal den først markeres, før du foretager den ønskede handling. Nedenfor er beskrevet, hvorledes du kan markere enten med musen eller tastaturet. Markér tekst 1. Åbn dokumentet Skitur. Teksten kan markeres enten ved hjælp af tastaturet eller musen eller en kombination af disse. Nedenfor vises mulighederne. Eksperimentér med dem, og find din egen metode. Markering ved hjælp af tastaturet: Markering af tekst Så skal du trykke på et tegn til højre / venstre 6- U / O til slutningen af ordet &- 6- U til begyndelsen af ordet &- 6- O til slutningen af linjen 6- H til begyndelsen af linjen 6-+K en linje ned / op 6- E / W et afsnit ned / op &- 6- E / W til slutningen af dokumentet &- 6- H til begyndelsen af dokumentet &- 6- +K Markering af tekst med musen: Markering af tekst Markér hele ordet Markér hele linjen Markér hele afsnittet Markér teksten som musen bevæger sig over Markér hele sætningen Markér hele dokumentet Benyt musen således Dobbeltklik på et ord Enkeltklik yderst til venstre for linje Dobbeltklik yderst til venstre for linje Hold museknappen nede, og kør til højre, venstre, op eller ned, slip museknappen Hold & nede og klik i en sætning Hold & nede og klik yderst til venstre for en linje
Redigering og formatering 13 Markér og formatér tekst 1. Markér ordet Østrig i første afsnit. Klik på knappen Fed eller &-f, så er ordet skrevet med fed skrift. Klik et sted i teksten, og markeringen ophæves, eller brug en af navigeringstasterne f.eks. U eller O. 2. Markér ordet fantastisk, og klik på knappen Understreg eller &-u. 3. Markér ordene Hvilken tur op med svævebanen, og klik på knappen kursiv eller &-k. 4. Markér ordene: 3500 meters højde, og formatér med fed, kursiv og understreget samtidigt. 5. Formatér ordene øl og sne med fed skrift, &-f. Slette og fortryde 1. Markér ordene fra en skyfri himmel i teksten, og tryk på enten ' eller %. Du har nu slettet nogle ord i teksten. 2. Prøv at fortryde denne foregående sletning ved hjælp af kommandoen Fortryd, Redigering under menuen Rediger eller genvejstasten &-z. Den slettede tekst bliver herved synlig igen. Du kan kun fortryde den sidste handling, du har udført. Andre handlinger såsom kopiering, flytning m.m. kan også fortrydes. Indsætte, slette tomme linjer 1. Placér tekstmarkøren øverst i dokumentet Skitur og tryk på 5, herved indsættes et tomt afsnit oven over den blinkende tekstmarkør. Ved et afsnit forstås en tekst, der befinder sig mellem to afsnitstegn. Disse sættes ved hjælp af 5. Et afsnit uden tekst ses som en tom linje. 2. Flyt tekstmarkøren en linje op. Skriv: ; bu]_b. Placér tekstmarkøren foran ordet Kære, og tryk 4 gange på 5. 3. Vælg Vis, Alle tegn, eller brug tastatur-metoden, og tryk først på $, så v, og dernæst på a. Herved ses ellers skjulte tegn for mellemrum og nyt afsnit. Slet to af tegnene for nyt afsnit ved hjælp af %-tasten, læg mærke til, at de tomme linjer slettes. 4. Vælg igen Vis, Alle tegn, og tegnene forsvinder igen. Indsæt to nye afsnit (tomme linjer) efter ordet Mor ved hjælp af 5. 5. Klik på knappen Gem eller &-s, og dokumentet gemmes under samme navn.
14 Dokumentvisning Øvelse 4: Ændring af dokumentvisning I denne øvelse lærer du følgende: om normal- og sidelayoutvisning tilpasse tekst til vindue og zoome dokumentet I Works kan du se på dit dokument i forskellige visninger. Det er vigtigt, at du finder den visning og zoom-indstilling, som passer bedst til dine øjne alt efter, om du indskriver, redigerer, formaterer tekst, eller om du vil kunne se, hvor tekst og grafik er placeret på siden. Sidelayout-visning Works tekstbehandling starter automatisk op i sidelayout-visning og zoom-procent 100. Sidelayout bruges, hvis du ønsker at se dokumentets margener, spaltelayout, sidehoved /sidefod samt placeringen af billeder på siden. 1. Klik i procentboksen til højre for teksten Zoom nederst i dokumentvinduet, og følgende menu fremkommer: 2. Jeg bruger selv mest indstillingerne Hele siden, Sidebredde og Margenbredde. Ved disse valg udregnes zoom-procenten automatisk ud fra dokumentets margenopsætning. 3. Du kan også zoome med faste procenter såsom 100%, 75 % osv. Eksperimentér selv med de forskellige zoom-indstillinger. 4. Prøv Brugerdefineret, og indskriv 500 i feltet Brugerdefineret i dialogboksen. Vælg OK. 5. Klik på zoom knapperne og. Dokumentet vil da forstørres eller formindskes. Læg mærke til, at områderne Sidehoved og Sidefod er synlige i sidelayout-visning. Læs mere om Sidehoved og Sidefod i Øvelse 13. Normal-visning 1. Vælg Vis, Normal symbolet indikerer, at Normal-visning er valgt. Denne visning bruges mest under indskrivning af tekst. Margener samt felterne sidehoved og sidefod vises ikke. 2. Du kan dog flytte markøren til sidehoved/sidefod ved at vælge henholdsvis Vis, Sidehoved eller Vis, Sidefod. Øverst i dokumentet ses et H og et F. Her kan skrives i felterne for SideHoved og SideFod. 3. Vælg Vis, Sidelayout, og derefter Vis, Normal. H og F felterne er derved væk igen. 4. Eksperimentér selv med de forskellige zoom-visninger nederst i dokumentvinduet. Jeg foretrækker selv at indskrive tekst med zoom Margenbredde valgt.
Udskrivning 15 Øvelse 5 : Justering og udskrivning I denne øvelse lærer du følgende: justering af tekst, indsætte dags dato, udskrivning og vis udskrift på skærm Justering og dags dato 1. Åbn dokumentet Skitur. Placér markøren øverst i dokumentet i en tom linje. Du skal nu indsætte en højrejusteret dato øverst til højre i dokumentet. 2. Tryk &-6-r, eller klik på knappen Højrejusteret i Værktøjslinjen, og skriv ordene: JU\\Q]CUUTU^ Det er kun det afsnit, du står i, som bliver højrejusteret. 3. Vælg kommandoen Indsæt, Dato og klokkeslæt, og vælg det datoformat, du ønsker. Klik på Indsæt, og dags dato indsættes ved tekstmarkøren. 4. Markér teksten fra Kære Mor og nedefter ved at placere musemarkøren til venstre for teksten (markøren ændres til en pil ). Hold museknappen nede, og træk nedefter. Tryk &-j, og din tekst justeres dvs. strækkes mellem venstre og højre margen. For store ordmellemrum kan klares ved orddelings-funktionen, se senere i øvelse 7. 5. Prøv også justerings-knapperne: Venstrejusteret, Centreret og Højrejusteret på den markerede tekst. 6. Placér tekstmarkøren nederst i dokumentet. Tryk 5 et par gange, og skriv: =UT [ b\ywxy\cu^ og dit navn. Husk at slette sideskiftet efter ordet baggrund. Gem dokumentet. Vis udskrift og Udskriv Inden du udskriver dit dokument, er det klogt at se på dokumentet i Vis udskrift skærmbilledet. Her kan du kontrollere placeringen af de forskellige elementer (tekst, grafik, margener, sideskift m.m.) på siderne. 1. Vælg kommandoen Filer, Vis udskrift eller knappen Vis udskrift. I dette skærmbillede kan du zoome din side ud og ind, og du kan bladre fra side til side med knapperne Forrige og Næste. Skærmbilledet forlades ved klik på knappen Annuller eller (. 2. Et dokument kan udskrives på flere måder. Vælg kommandoen Filer, Udskriv eller genvejen &-p. I dialogboksen ses, at du kan vælge at udskrive Alt, udvalgte Sider eller Antal Kopier. Ved klik på OK, sendes hele dokumentet til printer. 3. Du kan også klikke på knappen Udskriv på Værktøjslinjen. Udskriv-dialogboksen vises ikke, og hele dokumentet sendes direkte til printer.
16 Mere formatering Øvelse 6: Mere formatering I denne øvelse lærer du følgende: ændre skrifttype, skriftstørrelse, hævet og sænket skrift ændre standardskriften, ændre margener og papirretning indrykke tekst Ændre skrifttype og størrelse 1. Åbn dokumentet Skitur. Dokumentet skal nu yderligere redigeres og smukkeseres. Tilføj den overstregede tekst i brevet, se eksemplet nedenfor: Zell am See den 13-02-97 Kære Mor En lille hilsen fra vores ferie i Østrig. Vejret er fantastisk. Solen skinner fra en skyfri himmel, de stolte granitmasser står fuldt oplyst i alle nuancer mod den blå baggrund. I går var vi oppe i 3500 meters højde. Hvilken tur op med svævebanen. Jeg lider lidt af højdeskræk. Da vi kom ned igen, gik vi en tur i byen. Der var mange mennesker. Det lokale vand også kaldet H2O er ikke godt, så vi drikker øl. Vi glæder os alle meget til på torsdag. Da er der lovet sne. Jeg glæder mig til at prøve mine nye slalomski. Lejligheden er lækker og stor på ca. 60 m2. Med kærlig hilsen - UJHQ 2. Markér hele dokumentet, klik på listepilen til højre for boksen Skriftstørrelse, vælg 12 i listen. 3. Markér hele dokumentet igen, klik på listepilen til højre for boksen Skrifttype, og vælg skrifttypen Arial. 4. Markér linjerne fra kære mor til ordet Jørgen, og vælg skrifttypen Times New Roman. Markér linjen med dit navn (her Jørgen), og vælg skrifttypen Brush Script MT og skriftstørrelsen 20. 5. Markér ordet Mor, og vælg skriftstørrelse 16. 6. Vælg kommandoen Formater, Skrifttype og typografi, hvis du vil se et eksempel på, hvordan skrifttypen og størrelsen ser ud, før du vælger den.
Mere formatering 17 7. Nu skal du til at skrive H 2 O og m 2. Dette kaldes henholdsvis sænket og hævet skrift. 8. Markér 2 i ordet H2O.Vælg kommandoen Formater, Skrifttype og typografi, og vælg feltet Sænket skrift. Genvejen er &-, som nås ved at taste &- 6-0 (tallet 0). Klik OK. 9. Markér dernæst 2 i ordet m2. For at hæve 2-tallet bruges genvejen &-, plustegn er placeret nederst på tasten med? (spørgsmålstegn), eller vælg Formater, Skrifttype og typografi, og vælg feltet Hævet skrift. 10. Vælg Filer, Gem som, og navngiv dokumentet Slalom. I stedet for at bruge musen ved formateringsvalg, kan du benytte følgende genvejstaster på den markerede tekst: Typografi Genvejstaster Fed &-f Kursiv &-k Understregning &-u Sænket skrift &- (lighedstegn) Hævet skrift &- (plustegn) Nulstille formatering &V(mellemrums-tast) TIP: Hvis du vil formatere nogle ord, før de skrives, skal du først vælge dit ønskede skriftformat, dernæst skal teksten skrives. Genvejen &Ver meget anvendelig, hvis du vil nulstille dit skriftformat dvs. vende tilbage til din standardskrift. Se mere herom i næste afsnit: Ændre standard skrifttype og størrelse. Ændre standard skrifttype og størrelse 1. Vælg Formater, Skrifttype og typografi 2. I denne dialogboks kan du vælge standardindstillingen til din skrift, dvs. skrifttype, størrelse mm. Vælg Times New Roman, Normal, 12, og klik på knappen Angiv som Standard. 3. I den viste dialogboksen klikker du på Ja. Denne ændring vil være gældende fremover for alle nye dokumenter.
18 Indrykning Ændre margener og papirretning 1. Vælg Filer, Sideopsætning for at ændre dokumentets margener. 2. Du skal ændre dine top, bund, venstre og højre margener til henholdsvis 4, 3, 3 og 3 cm ved at klikke på de små op/ned pile-knapper. Du kan også bruge I-tasten til at hoppe fra felt til felt i dialogboksen og indskrive margentallene. Klik OK. 3. Hvis du ønsker at ændre din sideorientering til liggende A4, så vælg fanen Papirkilde, størrelse, retning, og vælg feltet Liggende under boksen Papirretning. Indrykke tekst Ved hjælp af linealens trekanter kan du indrykke et afsnit i forhold til dets margener. A B A) De to små trekanter, som peger mod hinanden, placeret til venstre på linealen, styrer venstre indrykning i et afsnit. Indrykning måles i forhold til margen. Den øverste trekant styrer indrykningen af første linje i afsnittet, mens den nedre trekant styrer indrykningen af afsnittets øvrige linjer. B) Denne trekant styrer højre indrykning i et afsnit. Indrykning måles i forhold til højre margen. 1. Stil dig i dokumentet Skitur i afsnittet, der begynder med I går, vælg Vis, Sidelayout. Ved et afsnit forstås en tekst, der befinder sig mellem to afsnitstegn. Disse sættes ved hjælp af 5. 2. Klik på den lille indrykningstrekant til højre på linealen, og træk den til 13 cm, herved indrykkes tekstafsnittet fra højre. 3. Træk i den nederste indrykningstrekant til venstre på linealen, begge trekanter følger med, og placér dem på 2 cm. Herved indrykkes afsnittet fra venstre.
Stavekontrol og orddeling 19 4. Eksperimentér med at flytte rundt med trekanterne, husk du kan altid fortryde ved hjælp af Rediger, Fortryd Redigering. Den nederste trekant kan flyttes alene, hvis du holder 6 nede, mens du trækker i trekanten. 5. Hvis du oplever, at indrykningstrekanterne ikke er nemme at rykke rundt på, kan du altid nulstille din afsnitsformatering ved at trykke &-q eller vælge kommandoen Formater, Afsnit og skrive 0 i felterne Højre, Venstre og Første Linje i boksen Indrykning. 6. Gem dokumentet under navnet Indryk. Luk dokumentet. Øvelse 7: Stavekontrol og orddeling I denne øvelse lærer du følgende: om dansk og engelsk stavekontrol orddeling (med eller uden Bekræft) Stavekontrollen bruges til at finde eventuelle stavefejl eller "gentaget-ord" - du kan også selv udbygge ordbogen ved at tilføje ord til den. Selvom dokumentet er stavekontrolleret, så glem endelig ikke at korrekturlæse det, da stavekontrollen ikke kan forstå, at der skal stå hjerter i stedet for hjerner i nedenstående tekst, thi begge ord findes i ordbogen. Stavekontrol 1. Vælg Filer, Ny, og klik på knappen Tekstbehandling, eller klik på knappen Opgavestarter, og vælg Tekstbehandling for at hente et tomt dokument. Indskriv nedenstående tekst. ;e^cd_w[e\debxqbu^cd_bb`\qcytq^c[ub^ucxzub^ub4udubt_wywwuq\dy4q^ ]Qb[TUbd{\UbQdcUTQWU^c\Xc> W^UTQ]Ub_WQ^TbUc[e]\UdY^WcUcQ\dV_b_VdY 4Ud]Ucd[U^dU[\U^_TYUUb^_[831^TUbcU^VbQ?TU^cU8fQTXQ^XQbRUd TUd V_bQ\\UQ\\UR b^be^td_]yfubtu^futy^wu^8q^c]utcd[u^tduufu^dib4u^ 7bY]]U; \\Y^WUb_fUbcQddY\]Q^WUc`b_W DY\QdX_\\UcQ]]U^`{[e^cdU^XQb4Q^]Qb[XQVdU^c[e\`deb]Y^YcdUb8Y\TU^c_] _Wc{fQb]Y^YcdUbV_bYT bdv_tr_\t_wq^tbu\uwu]cetc[uzu\cub 2. Vælg nu Funktioner, Stavekontrol, eller klik på knappen Stavekontrol, stavekontrollen starter fra markørens placering.
20 Stavekontrol og orddeling Knappernes funktion er som følger: Ignorer Ignorer alle Erstat Erstat Alle Tilføj ignorerer ordet og hopper videre til det næste ignorerer alle identiske ord i resten af dokumentet erstatter ordet i teksten med det foreslåede eller det ord, du selv skriver i feltet Erstat med erstatter alle identiske ord i teksten med det foreslåede eller det ord, du selv skriver i feltet Erstat med tilføjer ordet til en ekstra ordbog, i dette tilfælde ordbogen CUSTOM.DIC 4. Det første ord stavekontrollen stopper ved er ordet: storr. Sørg for at ordet stor er markeret i forslagslisten, og klik på Erstat. Stavekontrollen stopper igen ved næste ord, der ikke findes i ordbogen. 5. Indskriv ordet `\QTc i feltet Erstat med, og klik på Erstat. 6. Skriv selv ordet: Y[[U i feltet Erstat med, og klik på Erstat, stavekontrollen hopper hastigt videre til ordet lhs. 7. Find dernæst ordet lys nederst i forslags-listen, og klik på Erstat. Erstat derefter ordet ofti med ofte. Vælg knappen Erstat ved de to næste forslag. 8. Klik på Erstat ved dobbeltordet alle. Det ene ord alle erstattes med ingenting, dvs. det slettes. Fortsæt stavekontrollen, og klik på knappen Ignorer ved navnet Hilden. Fortsæt, indtil dialogboksen "Stavekontrollen er færdig " vises. Klik OK. TIP: Hvis du skriver et brev på engelsk, har du også mulighed for at stavekontrollere brevet med en engelsk-stavekontrol. Vælg Funktioner, Indstillinger og fanen Korrekturredskaber. I feltet Vælg ordbog vælges Engelsk(britisk), klik OK. Husk at vælge ordbogen tilbage til Dansk, ellers benyttes den engelske stavekontrol også i dine andre dokumenter.
Stavekontrol og orddeling 21 Orddeling Orddeling gør, at venstrejusteret tekst er mindre ujævn i højrekanten, eller at justeret tekst ikke har for store ordmellemrum. Teksten kan orddeles uden Bekræft, dvs. at orddelingen foretages automatisk, eller med Bekræft, dvs. at du selv bestemmer, hvor der skal orddeles. 1. Åbn et dokument med en tekst på 10 linjer eller mere. Sørg for at teksten er venstrejusteret. Vælg Funktioner, Orddeling. Læg mærke til, at der automatisk skiftes til Sidelayoutvisning, hvis du er i Normal-visning. 2. Sørg for, at afkrydsningsfeltet Bekræft ikke er valgt. I boksen Delezone kan du skrive den afstand, som skal være mellem slutningen af det sidste ord på linjen og højre margen. Denne afstand bruges til at afgøre, om et ord skal deles. Jo større delezone, jo færre orddelinger. Klik OK, og dit dokument orddeles automatisk. 3. Markér hele teksten med &-a, og justér teksten med &-j. Orddel nu teksten med en delezone på 0,25 cm. Luk dokumentet uden at gemme det. 4. Åbn dokumentet igen, du skal nu orddele med Bekræft. Vælg Funktioner, Orddeling, afmærk tjekboksen Bekræft. Vælg OK, og du ser følgende dialogboks: Den lille lodrette grå streg her i ordet senge-klæ-der-ne i orddelings-boksen betyder, at ordet kun kan deles før den grå streg: 5. Udfør orddelingen ved at benytte følgende delefunktioner. Delefunktion: Dele ordet andet sted end foreslået Indsætte delestreg hvor foreslået Ingen orddeling Standse orddelingen Du gør følgende: Placér markør dér, hvor orddelingen ønskes, vælg Ja. Vælg Ja Vælg Nej Vælg Annuller Under orddelingen flytter markøren sig lynhurtigt videre til næste ord, der så foreslås orddelt. Du kan måske slet ikke nå at se, om dit valg er udført korrekt, men bare rolig Works har udført din ordre.