REFERAT Bestyrelsesmøde 26. juni 2014 17:00 Møde indkaldt af Helle Nilsson Schmidt, administrationen Deltagere: Henrik Brønd HB Bent Nielsen BN (afbud) Kjeld Petersen KP Bo Bierbaum BB Jacob Nilsson JN Torben Rasmussen TR Helle Nilsson Schmidt HNS 1. Velkomst HB bød velkommen. 2. Registrering af fremmødte 3. HNS registrerede de fremmødte. Der var afbud fra Bent Nielsen. 4. Konstituering af bestyrelse Bestyrelsen konstituerede sig således: Henrik Brønd, formand Bent Nielsen, næstformand Kjeld Petersen, medlem Bo Bierbaum, medlem Jacob Nilsson, medlem Byggeudvalget består af den samlede bestyrelse. Bent Nielsen blev genvalgt som foreningens repræsentant i Vojens Fjernvarme. 5. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøder afholdt hhv. 24. og 30. april 2014 Referaterne blev godkendt. 6. 1. Administration VAB har p.t. en enkelt tomgang i afd. 9 fra 15/6 2014. I Birkeparken har vi 4 tomgange i Etape 2, hvoraf 3 er reserverede og én bruges til genhusning i.f.m vandskade i nabolejligheden. Stadig fremvisninger og pæn interesse. Flytteoversigt vedhæftet.
Vicevært i afd. 7-8-9-20 har svært ved at følge med i de grønne områder - formentlig fordi området var forsømt ved overtagelsen i marts. En fleksjobber starter i praktik 30/6 2014 foreløbig i 4 uger og hvis samarbejdet fungerer, er det tanken at han hjælper, hvor der er behov i sæsonen. HNS var vært ved forretningsførermødet den 11. juni 2014 det var kun lykkedes at deltage en enkelt gang tidligere man havde ved sidste forretningsførermøde vedtaget et nyt tiltag om, at værten skulle komme med et indlæg for forsamlingen. Valgte Birkeparken historier er der jo nok af både den gode om udlejningen og de dårlige. Vi fik roser for vores brochurer både de to om Birkeparken og den nye fælles. Der var også lagt mærke til vores markedsføring helt ned til Gråsten. HNS har deltaget i BL orienteringsmøde omkring de nye overenskomster gældende for 2014-2017. Vi har en husordenssag på Kløvervej i afd. 9 vi har via advokat ophævet lejemålet. Lejeren har først reageret nu hvor det blev alvorligt advokat har efter anmodning fra lejeren indkaldt til mæglingsmøde den 1/7 2014. HNS orienterede om, at Provas pr. 1. januar 2014 har åbnet op for mulighed for individuel afregning af vand. Det vil være en enorm administrativ lettelse for VAB. Peter fra 43 kontaktede HNS i sidste uge, for et møde, så vi kan samarbejde om det i forhold til Provas. Det haster, hvis vi skal have det på skinner inden 2015. HNS undersøger, hvem der har kompetencen til at besluttet det. Bestyrelsen tilkendegav, at der arbejdes videre med det, og om muligt få det på plads inden 1/1 2015. Vi har talt lidt om inkasso-sager her på kontoret, og holdingen har altid været, at alt stort set sendes til inkasso uanset beløbets størrelse. Dog skal nævnes at de fleste inkassosager vi har haft de seneste år har haft en pæn størrelse. Holdningen uændret fra bestyrelsens side. TR orienterer på mødet om mindre byggesager f.eks. udestuer og carporte i forbindelse med stigende krav fra kommunen om digital ansøgning, tegninger osv. for nye sager samt krav om opdatering af gamle ikke lovlige opførelser! TR orienterer endvidere om fremtidig anvendelse af de tidligere skarnrum på Kløvervej i afd. 8 og 9. Tanken er, at lægge rummet til depotrummet, så der er yderligere plads til cykler og andet indbo. 2. Til kalenderen Der er ingen eftermiddagskontortid torsdage i juli måned. 18. august 2014 et års aflevering Birkeparken etape 2. TR og HNS deltager 19. 20. august 2014 forvaltningskonferencen. 7. Birkeparken HNS orienterede om følgende: Generelt Vore viceværter og håndværker har ved fælles hjælp ryddet op på området uanset det ikke er vores grund/affald - af hensyn til vore beboere og for at fjerne det irritationsmoment.
Der er opsat skilt midlertidig placeret med vejnavn og husnumre. Endvidere har vi fået lavet og opsat et skilt med Vis hensyn vejen støver. Der er opsat 3 bænke og en flagstang er på vej delvist sponsoreret af Nykredit. Vi har endnu en vandskade i etape 2 bygning 1 opstået i den forgangne weekend i en lejlighed med ny indflytning. TR informerede herom og har sat alle sejl ind for at få problemet løst hurtigst muligt. Begge vandskader - som er i samme bygning - skyldes formentlig mangler ved byggeriet. Forsikringsselskabet samt RUM arkitekterne er orienteret. Færdigførelse af Nørregades forlængelse Som de fleste af jer hørte på mødet med Kuben i sidste uge er der stadig håb for, at vejen færdiggøres uden retssag. Samme melding fik jeg fra advokat Erik Berg sidst i maj 2014. Elevatorsagen mod ThyssenKrupp etape 1 Sagen kører og det er som bekendt endt med haste syn og skøn. Der er endnu ingen, der tør sætte dato på for, hvornår elevatorerne kører. Jeg informerer så snart jeg ved noget. Beboerne er senest orienteret om, hvad der foregår - via brev den 30. maj 2014. Begge sager Elevatorsagen og Færdiggørelse af vejen er anmeldt til retshjælpsforsikringen. VAB har en dækning på kr. 50.000 pr. sag på bygningsforsikringen og kr. 250.000 pr. sag på retshjælpsdækningen på forretningsfører/bestyrelsesansvarsforsikringen, som blev tegnet i efteråret 2013. Genbekræftelse af beslutning om sammenlægning af etape 1 og 2 til én afdeling Bestyrelsen genbekræftede den beslutning, der var truffet ved projektets start om sammenlægning af etape 1 og 2 til én afdeling jfr. driftsbekendtgørelsens 25 stk. 2. Driftsbekendtgørelsen: 25. Boligorganisationens øverste myndighed kan bestemme, at flere boligafdelinger, der ligger i samme kommune, skal sammenlægges til én afdeling. Stk. 2. Sammenlægning af afdelinger skal godkendes på et afdelingsmøde i hver af de berørte afdelinger. Har boligorganisationen i forbindelse med opførelse af nybyggeri truffet beslutning om, at to eller flere byggeafsnit tilsammen skal udgøre én afdeling, kan denne beslutning dog ikke omgøres på et afdelingsmøde i en eller flere af de berørte nye afdelinger. Byggeregnskab for etape 2 På opfordring fra HB orienterede HNS om budgetoverskridelserne i byggeregnskabet, uanset det burde være Kuben der skulle stå for skud - og redegøre for overskridelserne på ca. 800 tkr. HNS orienterede om forløbet.
HNS informerede endvidere om sammenhængen mellem de 2 byggerier for etape 1 og 2 og afdelingsregnskabet for afdeling 26 med hensyn til byggeperioder og driftsperioder samt de omkostningstyper der typisk hører til. Bestyrelsen besluttede, at en del af afsætningsbeløbet anvendes til hegn/stakitter til beboerne i stueetagen i etape 2. TR sætter det i gang hurtigst muligt. Prisen er ca. kr. 144.000. HNS informerer beboerne herom. 8. Afdeling 12 helhedsplan TR orienterede om at projektet i afdeling 12 kører planmæssig og dog er tidsplanen rykket/udskudt ca. 14 dage. Forløbet kører godt Michael fra Rambøl har styr på det og der er gode håndeværkere fra CAWO. 9. Afdeling 13-14 Tagrenovering Intet nyt Det blev besluttet at punktet fjernes fra dagsordenen til det bliver aktuelt. 10. Dannevang HNS fremlagde byggeregnskab modtaget fra Rambøl. Kun mindre afvigelser i forhold til budgettet. Den samlede anskaffelsessum beløb sig til tkr. 925. Punktet fjernes fremover fra dagsordenen. 11. Styringsdialog HNS orienterede om følgende: Har deltaget i styringsdialogmødet den 3. juni 2014 Henrik blev forhindret sammen med sagsbehandler Herdis Bonnichsen og chefkonsulent Kurt Frede Lopdrup. Der er oprettet en ny afdeling i kommunen med de to, som udgør Tilsynet med almene boliger. De er meget opsatte på at få en god dialog med os og også var løsningsorienterede og godt klar over, at man ikke vender en skude over night. Da styringsdialogmødet vedrørte årsregnskabet fra 2012, og 2013 er på trapperne, aftalte vi forinden at bruge tiden til at tale om de udfordringer, som umiddelbart ses at være, og som der skal tages hånd om. Vi aftalte at jeg samlede sammen (intet var for stort/intet for småt), hvad jeg gerne ville tale om på mødet, og som vi evt. også skal have yderligere møder om. På styringsdialogmødet blev aftalt, at vi straks går videre med indberetning af oplysningsskemaer for hver afdeling for 2013 således at styringsdialogmødet for regnskab 2013 kan afholdes formentlig i oktober 2014. 12. Vojens Fjernvarme Intet til punktet. 13. Forvaltningsrevision Intet til punktet
14. VAB s fremtid Det blev aftalt at punktet fjernes fra dagsordenen fremover. 15. Næste møde Dato for næste bestyrelsesmøde 4. september 2014 kl. 1700. HNS finder datoer for afholdelse af ordinære afdelingsmøder, som kan afholdes i september måned 2014. Det blev besluttet at holde 2 møder pr. aften for henholdsvis afdeling 26 og 12, afdeling 13-14-15 og 16-17- 18 og afdeling 25 og 52 (så vidt muligt f.sa. den private) samt et møde for afd. 1-2-3-4-5-6-11-20-23. 16. Eventuelt KP spurgte ind til den tidligere beslutning om at købe en lille firmabil til syn m.v. Bolden ligger hos HNS. Investeringen er ikke medtaget i budget 2014, derfor afventes budgetopfølgningen. Der var lidt debat omkring muligheden for en maler i håndværkerafdelingen. Der blev snakket om standarden i de grønne områder i afdeling 12. Mødet blev hævet kl. 19.15. Helle Nilsson Schmidt Referent Godkendt af bestyrelsen