KVALITET SOM TILDELINGSKRITERIUM Vive Consult Mogens Høgsted 3. februar 2010
Oplæg Vejledningens formål og indhold/mogens Høgsted Udvælgelse og tildeling/ole Schiøth, emcon Tildelingen generelt og kvalitative underkriterier/ Lene Ravnholt /Niras Pris, kvalitet og vægtning/ Ole Schiøth Tilbudsgiveres brug af tildelingsmodellen/hans Blinkilde Præsentationsmøder, rapport, eftermøder/knud Erik Busk
Formålet Højne kvaliteten af udbudsmaterialet fsv. angår tildelingen for at: øge anvendelse af økonomisk mest fordelagtige bud, hvor kvalitet spiller en reel rolle bygherren får bedre tilbud de bydende kan udarbejde tilbud på et klart og forståeligt grundlag undgå unødige klagesager
Indhold udkast til vejledning INTRODUKTION 0 SAMMENFATTENDE GODE RÅD 1 VALG AF SAMARBEJDSPARTNERE 2 TILDELINGEN GENERELT 3. DE KVALITATIVE UNDERKRITERIER 4 KARAKTERSKALA FOR DE KVALITATIVE UNDERKRITERIER 5 PRIS 6 VÆGTNING AF UNDERKRITERIERNE 7 PROJEKTKONKURRENCER 8 TILBUDSGIVERNES BRUG AF TILDELINGSMODELLEN 9 SÆRLIGE FREMGANGSMÅDER IFM. TILDELING BILAG
SAMMENFATTENDE GODE RÅD Tildelingsprocessen bør baseres på standardløsninger på de punkter, som er ens for alle udbud eller for en type af udbud. De kvalitative underkriterier bør formuleres omhyggeligt og være let forståelige. Tildelingsmodellen bør være gennemsigtig for tilbudsgiverne. Overvej brug af præsentationsmøder efter tilbudsafgivelsen med deltagelse af tilbudsgiveres nøglepersoner Der bør være stor åbenhed i tildelingsprocessen for at skabe tryghed og tillid til en fair og reel behandling af tilbudsgiverne.
Vejledningen og udbuds- og entrepriseformer Tildelingen er som delproces den samme uanset offentligt eller begrænset udbud (der kan være særlige aspekter ved udbud af rammeaftaler og konkurrencepræget dialog, men dette er ikke behandlet i vejledningen) Opbygning af tildelingsmodellen anbefales den samme uanset aftaleform (rådgivning/tjenesteydelser), entrepriseform (udførelse, mv.) eller indkøb, men en række valg skal træffes afhængig af opgavens art, bygherrens præferencer, mv. jf. næste side
VEJLEDNINGEN ER IKKE EN FACITLISTE For hvert udbud skal udbyder bla. fastlægge hvilke underkriterier skal medtages og hvorledes skal disse formuleres (med inspiration fra bedste praksis eksemplerne) hvilken vægtning skal anvendes (hvor meget vil udbyder betale for kvalitet) hvilken begrundelse for skalatrin for karakterer skal anvendes
Oplæg Vejledningens formål og indhold/mogens Høgsted Udvælgelse og tildeling/ole Schiøth, emcon Kvalitative underkriterier/ Lene Ravnholt /Niras Pris, kvalitet og vægtning/ Ole Schiøth Tilbudsgiveres brug af tildelingsmodellen/hans Blinkilde Præsentationsmøder, rapport, eftermøder/knud Erik Busk
Tildelingen i udbudsprocessen Vejledningen handler ikke om de 3 første processer og heller ikke om udbudsforhold generelt. Herom kan fx henvises til organisationernes nyligt udkomne Gode råd om udbud
Udvælgelse og tildeling Udvælgelseskriterierne drejer sig om ansøgerens finansielle og tekniske formåen; dvs. en vurdering af, om virksomheden i givet fald kan magte opgaven (er egnet) Tildelingen ved økonomisk mest fordelagtige bud drejer sig Tildelingen ved økonomisk mest fordelagtige bud drejer sig om tilbudsgiverens opfyldelse af de kvalitative underkriterier og prisen på den konkrete, udbudte opgave. Udvælgelseskriterier og de kvalitative underkriterier må ikke blandes sammen, og man kan med andre ord ikke bruge indholdet i det samme kriterium i begge situationer.
Udvælgelses- og tildelingskriterier og brug af CV ere, mv. Ved udvælgelsen kan en ansøger vise virksomhedens tekniske formåen ved at vedlægge en række CV er på medarbejdere, uden at disse angives som at skulle tilknyttes opgaven. I så fald kan CV er på nøglepersoner i projektorganisationen til den konkrete opgave også vedlægges selve tilbuddet, selvom de samme CV er var vedlagt ansøgning om prækvalifikation. Ved udvælgelsen kan en ansøger vedlægge oplysninger om kvalitetsstyring i virksomhedens opgaver generelt i form af KS håndbøger m.v. I et kvalitativt underkriterium kan tilbudsgiveren efterfølgende blive bedt om at fremlægge fx oplæg til en konkret kvalitetsplan for opgaven, uden at der herved er overlap til udvælgelsen.
Oplæg Vejledningens formål og indhold/mogens Høgsted Udvælgelse og tildeling/ole Schiøth, emcon Tildelingen generelt og kvalitative underkriterier/ Lene Ravnholt /Niras Pris og kvalitet/ Ole Schiøth Tilbudsgiveres brug af tildelingsmodellen/hans Blinkilde Præsentationsmøder, rapport, eftermøder/knud Erik Busk
Eksempler på underkriterier i artikel 53 i udbudsdirektivet: Kvalitet, pris, teknisk værdi, æstetik og funktionsmæssig karakter, miljø-egenskaber, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand, leveringsdato og leveringstid eller færdiggørelsestid.
Kvalitative underkriterier Forudsætningen for at vælge et bestemt underkriterium er at få opfyldt nogle ønsker og ikke at sikre at nogle (evt. meget vigtige) krav overholdes. Bygherren skal skelne mellem krav og ønsker. Krav skal være entydige og kontrollerbare. Et underkriterium skal således handle om en vigtig kvalitet for bygherren og om en kvalitet, hvor bygherren ønsker løsninger, som går længere end de krav, der måtte være formuleret i udbudsmaterialet, herunder gældende regler.
Pris og kvalitet Beregning af score, eksempel Scoren beregnes som produktsummen af vægte og karakterer Pris Underkriterium I Underkriterium II Score vægt karakter vægt karakter vægt karakter Tilbud 1 50 % 10 30 % 3 20 % 2 6,3 Tilbud 2 5,4 7 9 6,6 Beregning af score, eksempel: Score for tilbud I: 0,5x10 + 0,3x3 + 0,2x2 = 6,3 Score for tilbud 2: 0,5x5,4 + 0,3x7 + 0,2x9 = 6,6
Proces, kompetencer og ressourcer Produktet Bemanding Organisation Opgavens gennemførelse Miljørigtig projektering Håndtering af bygbarhed i projekteringen Trimmet design/projektering Håndtering ag brugerinddragelse Håndtering af uenigheder, problemer og konflikter Samarbejde/partnering Præsentationsmøder Tid Miljøhensyn under udførelsen Arbejdsmiljø under udførelsen Styring af kvalitet Trimmet udførelse Håndtering af mangler Håndtering af aflevering Styring af risici/økonomi Opgavens løsning Arkitektur Funktion Materialer og overflader Holdbarhed Drift og vedligehold Indeklima Bæredygtighed Totaløkonomi Omfang Optimeringer/gode ideer
Formulering af underkriterium Et underkriterium skal i udbudsmaterialet indeholde følgende: Hvad tilbudsgiverne skal oplyse/vedlægge, for at opfyldelsen af underkriteriet kan bedømmes Hvad bygherren lægger vægt på ved opfyldelsen af underkriteriet
Bedste praksis eksempel BP nr. 1 Underkriterium: Organisation og bemanding - rådgivning Oplysninger ifm. bedømmelse af opfyldelsen af underkriteriet Der skal vedlægges en organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding, der er til rådighed for gennemførelsen af opgaverne. Der skal generelt angives kompetenceforhold, kommunikationslinier og ansvarsforhold. Relationer til klientens organisation skal fremgå. Hvis der for nogle af de anførte kategorier påtænkes anvendt underrådgivere, skal dette oplyses. Der skal vedlægges CV'er for alle de anførte kategorier af medarbejdere i tilbudslisten. En person kan dække flere funktioner, ligesom en funktion kan dækkes af flere personer. Noter: Hvad bygherren lægger vægt på bliver opfyldt Der lægges vægt på, at rådgiveren tilbyder en organisation med en høj grad af selvstændighed i opgaveløsningen. Der lægges vægt på, at rådgiveren etablerer en organisation, som indeholder klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold, således at god kommunikation fremmes og spildtid internt i organisationen og i relation til klienten minimeres. Der lægges vægt på, at opgavernes kvalificerede udførelse er sikret i tilfælde af, at enkeltpersoner får forfald. Der lægges endvidere vægt på, at relevante fagområder er dækket af medarbejdere med relevant og høj kompetence. Der lægges vægt på, at der foreslås en projektleder og en assisterende projektleder med dokumenterede ledelses - og samarbejdserfaringer, og som har en højt faglig kompetence og erfaring. Der lægges endvidere vægt på, at der foreslås medarbejdere med gode kommunikations- og samarbejdsevner.
Typiske eksempler ved forskellige udbudstyper Bygherrerådgivning Rådgivning (projektering) Fag/ storentreprise på hovedprojekt Totalentreprise Pris Pris Pris Pris CV Organisation og bemanding/cv ere Bemanding/CV ere Organisation og bemanding/cv ere Opgavens løsning Opgavens løsning Samarbejde Samarbejde Opgavens gennemførelse Arbejdsmiljø/ sikkerhed Arkitektur Funktion Materialer Totaløkonomi Omfang
Karakterskala Det anbefales at tage udgangspunkt i følgende beskrivelse af de 11 karaktertrin for de kvalitative underkriterier. Beskrivelsen kan ikke anvendes ukritisk, men skal tilpasses det konkrete udbud og de valgte underkriterier.
Karakterskala fra 0 til 10 Karakter 0 Gives for det netop acceptable, ikke ukonditionsmæssige tilbud, uden at nogen ønsker er opfyldte 1 Gives for det acceptable tilbud, hvor kun få, mindre betydende ønsker er opfyldte i en forpligtende form 2 Gives for et tilbud, hvor kun få relevante ønsker er opfyldte i en forpligtende form. 3 Gives for et tilbud, hvor nogle relevante ønsker er opfyldte, men ikke i en forpligtende form. 4 Gives for et tilbud, hvor få relevante ønsker er opfyldte i en tydelig og forpligtende form 5 Gives for et tilbud, hvor ca. halvdelen af de udtrykte ønsker er opfyldte i en tydelig og forpligtende form 6 Gives for et tilbud, hvor mere end halvdelen af de udtrykte ønsker er opfyldte i en tydelig og forpligtende form. 7 Gives for et tilbud, hvor næsten alle de udtrykte ønsker er opfyldte i en tydelig og forpligtende form. 8 Gives for et tilbud som er gennemarbejdet, og som indeholder relevant substans og fagligt overblik i forhold til alle de ønsker, de er udtrykt i underkriteriet. 9 Gives for det gode tilbud, som indholdsmæssigt udvider ønskerne i underkriteriet på en forpligtende og tydelig måde, som utvetydigt sikrer, at det tilbudte leveres 10 Gives for det usædvanligt gode tilbud som indholdsmæssigt opfylder alle ønsker i underkriteriet på en forpligtende og tydelig måde, som utvetydigt sikrer, at det tilbudte leveres
Oplæg Vejledningens formål og indhold/mogens Høgsted Udvælgelse og tildeling/ole Schiøth, emcon Kvalitative underkriterier/ Lene Ravnholt /Niras Pris, kvalitet og vægtning/ Ole Schiøth Tilbudsgiveres brug af tildelingsmodellen/hans Blinkilde Præsentationsmøder, rapport, eftermøder/knud Erik Busk
Prisen Den pris, som indgår i tilbudsbedømmelsen, skal være entydigt defineret iht. det afgivne tilbud. Prisen skal kunne udtrykkes som ét tal. Eksempler på ofte forekommende udfordringer ved pris: Der afgives fast pris på udførelsen, men der ønskes også konkurrence på enhedsydelser ved tillægsarbejder. I dette tilfælde er det nødvendigt at stipulere mængder, således at der kan beregnes en fiktiv pris for tillægsarbejder, og således at denne pris kan lægges til den faste tilbudspris Ved store, langvarige projekter kan det være relevant, at prisen udtrykkes som nutidsværdien af den tilbudte betalingsplan.
Karakter for pris Beregning af karakter for pris anbefales at ske ud fra følgende: Laveste tilbudspris får karakteren 10 (maksimum) Et tilbud, som er et fastsat beløb (benævnt bedømmelsesintervallet) højere får karakteren 0 Der inter og ekstrapoleres for at beregne øvrige tilbuds karakter for pris Det bemærkes, at der gives negative karakterer for priser, som er højere end laveste pris + bedømmelsesintervallet.
Karakter for pris Karaktér for pris (K) 10 7,5 K = (1 Pf/Bi) x 10 5 2,5 0-2,5 0 0,25 0,5 0,75 1 1,25 1,5 1,75 Forskel til laveste pris (Pf) -5
Bedømmelsesintervallet Bedømmelsesintervallet anbefales sat til 30 % af det forventede niveau på tilbudspriserne. Bedømmelsesintervallet er en regnestørrelse, som hænger sammen med den valgte vægt for pris. Det anbefales, at bedømmelsesintervallet sættes til 30 % uanset hvilke typer udbud, der er tale om
Vægtning af underkriterierne er styret af hvor meget bygherren er villig til betale mere for at opnå en højere kvalitet? Denne betalingsvilje vil variere fra projekt til projekt. Når tildelingsmodellen skal udarbejdes, fastlægges som nævnt - først bedømmelsesintervallet Det anbefales som nævnt, at bedømmelsesintervallet vælges til 30 % af det forventede niveau for tilbudssummerne uanset udbuds/entrepriseform/opgavens art Under denne forudsætning kan sammenhængen mellem offerviljen og vægt på pris hhv. summen af vægte på de kvalitative underkriterier fastsættes inden for de rammer der er angivet i skemaet neden for
Vægt på pris Betalingsvilje for kvalitet Vægt på pris Vægt på summen af de kvalitative underkriterier ca. 0,33 x bedømmelsesintervallet 60-75 % 25-40 % ca. 0,66 x bedømmelsesintervallet 45-60 % 40-55 % ca. 1,0 x bedømmelsesintervallet 30-50 % 50-70 % ca. 1,33 x bedømmelsesintervallet 25-45 % 55-75 % ca. 1,66 x bedømmelsesintervallet 20-35 % 65-80 %
Tildelingsmodellens konsekvenser Det må stærkt anbefales, at bygherren ifm. fastsættelse af vægtene gennemregner en række cases for at sikre sig, at bygherren selv, herunder de relevante beslutningstagere, kender konsekvenserne af tildelingsmodellen, inden tilbuddene foreligger.
Vægtning på de kvalitative underkriterier Når vægten for pris (Vp %) er lagt fast, fordeles summen af vægte på de kvalitative underkriterier (100-Vp) % på de enkelte underkriterier ud fra deres skønsmæssige vigtighed. Vægte bør anføres som multipla af 10 % eller evt. 5 % for de lavere vægte.
Typiske vægtninger - udførelse Underkriterium Vægt på pris Vægt på organisation og bemanding Vægt på andre kvalitative underkriterier Fag/storentreprise 50-70 % 10-20 % 20-30 % Hovedentreprise 40-60 % 10-30 % 30-40 % Totalentreprise 30-50 % 20-40 % 30-40 %
Typiske vægtninger - rådgivning Underkriterium Vægt på pris Vægt på bemanding Vægt på opgavens løsning Vægt på opgavens gennemførel se Bygherrerådgivning 10-30 % 50-70 % 0-20 % 0-20 % Arkitekt og ingeniørprojektering 20-40 % 40-60 % 10-30 % 10-20 %
Oplæg Vejledningens formål og indhold/mogens Høgsted Udvælgelse og tildeling/ole Schiøth, emcon Kvalitative underkriterier/ Lene Ravnholt /Niras Pris og kvalitet/ Ole Schiøth Tilbudsgiveres brug af tildelingsmodellen/hans Blinkilde Præsentationsmøder, rapport, eftermøder/knud Erik Busk
Tilbudsgiverens brug af tildelingsmodellen Tilbudsgivernes brug af tildelingsmodellen forudsætter, at denne er gennemsigtig, forståelig og logisk opbygget. Hvis tildelingsmodellen ikke er gennemsigtig, kan tilbudsgiverne alene bruge de anførte underkriterier og vægtningen som en generel rettesnor kombineret med deres egen tolkning og evt. kendskab til bygherren herunder deres opfattelse af, om underkriterierne reelt afspejler bygherrens prioriteringer og om bygherren vil gennemføre tilbudsbedømmelsen på en fair måde. Denne vurdering er selvfølgelig behæftet med (stor) usikkerhed.
Tilbudsgiverens brug af tildelingsmodellen Gennemsigtighed og tilbudsgiverens anvendelse af tildelingsmodellen betyder, at tilbudsgiveren skal kunne anvende tildelingsmodellen ved udarbejdelse af sit tilbud for at øge sin forventede score ved at kunne beregne konsekvenser af ændringer i pris og kvalitetsopfyldelse
Tilbudsgiverens brug af tildelingsmodellen - eksempel Der er et underkriterium på CV er med en vægt på 30 %. Prisen vægter 40 % med et bedømmelsesinterval på 5 mio. kr. Tilbudsgiveren kan bruge en yngre projektleder til en omkostning på ½ mio. kr. pa. eller en ældre, mere erfaren projektleder til en omkostning på 0,8 mio. kr. pa. (projektperioden er 1 år). Projektlederen er oplyst at udgøre 20 % af underkriteriet, og der skønnes at være en karakterforskel i bygherrens skala fra 0-10 på 5 karakterer på de 2 projektledere. Tilbudsgiveren skal afgøre, hvilken projektleder, som giver højest score. Forskellen i score i pris for de 2 projektledere på 0,3 mio. kr. er: (0,3x10/5) x 0,4 = 0,24 Forskel i score i kvalitet for de 5 karakterspring er: 5x0,3x0,2 = 0,30 Konklusionen er, at tilbudsgiveren skal tilbyde den erfarne, dyrere projektleder, idet den samlede score herved øges.
Oplæg Vejledningens formål og indhold/mogens Høgsted Udvælgelse og tildeling/ole Schiøth, emcon Kvalitative underkriterier/ Lene Ravnholt /Niras Pris og kvalitet/ Ole Schiøth Tilbudsgiveres brug af tildelingsmodellen/hans Blinkilde Præsentationsmøder, rapport, eftermøder/knud Erik Busk
Præsentationsmøder med de bydende Den bydendes præsentation kan indgå i et underkriterium, jf. bedste praksis eksempel BP 5. Det skal anføres i udbudsmaterialet, at der vil blive afholdt præsentationsmøder. Der kan henvises til notat udarbejdet af, jf. artiklen EU-udbud og nationale udbud: Tilbudsgivernes præsentation af deres tilbud er det lovligt? af advokaterne Kurt Bardeleben og Malene Rose Øvlisen af den 14. juni 2005. Artiklen findes på www.udbudsportalen.dk og www. kammeradvokaten.dk.
Præsentationsmøder med de bydende For at overholde forhandlingsforbud og ligebehandling bør følgende overholdes Alle bydende skal inviteres til præsentationsmøde Der skal afsættes samme tidsramme for hvert tilbud/tilbudsgiver Der skal udsendes en dagsorden Det skal sikres, at de bydende møder med nøglepersoner på projektet De bydende skal have lejlighed til en præsentation af deres tilbud Bygherrens spørgsmål må ikke gå på ændringsmuligheder, men alene være af afklarende karakter De bydende må ikke fremføre ændringsforslag til deres tilbud, og de bydende må især ikke efterfølgende mødet fremsende ændringer/suppleringer til deres tilbud Bygherren bør forberede en række ens spørgsmål til de bydendes nøglepersoner, fx om samarbejde og forståelse af opgaven Bygherren kan optage mødet på lydbånd for i givet fald, at kunne dokumentere, at der ikke er sket forhandling på møderne
Rapport fra tildelingen Meddelelse om tildelingen skal ske omgående, når bygherrens beslutning foreligger, jf. Konkurrencestyrelsens Vejledning for samtidig underretning og stand-still periode, September 2006. Underretningen skal være ledsaget af en summarisk begrundelse. Hvis en bydende anmoder herom skal bygherren fremsende en detaljeret begrundelse og i vejledningen anføres: kan det i praksis være hensigtsmæssigt at overveje at sende en fuld begrundelse allerede sammen med underretningen. Bygherren bør altid udarbejde en grundig rapport fra tilbudsbedømmelsen, herunder de afgivne karakterer med (fulde) begrundelser for disse. Det anbefales, at bygherren sender den udarbejdede rapport til alle de bydende i forbindelse med underretning om tildelingen.
Møder de tabende tilbudsgivere Efter stand-still periodens udløb (og dermed uden der rejst evt. klagesager) bør bygherren være åben overfor at afholde møder med interesserede bydere, som ikke fik tildelt kontrakten. I større projekter kan bygherren vælge at invitere til sådanne møder. Sigtet med møderne er at øge de bydendes tillid til at kommende udbudsforløb vil være fair, og at bygherren modtager de ideer og kommentarer de bydende måtte have mhp. forbedring af kommende udbudsmaterialer. Ved større komplekse udbud kan bygherren overveje at udarbejde et erfa notat, hvor de bydendes bemærkninger indgår. Notatet kan lægges på bygherrens hjemmeside.
Bedste praksis eksempler Område Emne BP nr. Proces, kompetencer og ressourcer Organisation og bemanding, rådgivning 1 Organisation og bemanding, udførelse 2 Opgavens gennemførelse, rådgivning 3 Samarbejde/partnering, udførelse 4 Præsentationsmøder 5 Tid 6 Kvalitet og miljø under udførelse 7 Logistik og trimmet udførelse 8 Produktet Opgavens løsning, rådgivning 9 Arkitektur og funktion 10 Materialer og overflader 11 FLERE EKSEMPLER ØNSKES/EFTERSPØRGES
Spørgsmål ifm. bedste praksis eksempler Skal tilbudsgivere udarbejde tilbudsoplæg/projekter, som reelt er en del af den senere opgave (fx dispositionsforslag ved totalentrepriser) uden dækkende vederlag?