Tilbudsgrundlag (TG)

Transkript

1 Udbud af totalrådgivning til projektering af Vestre Fjordpark Begrænset udbud Tilbudsgrundlag (TG)

2 Indhold 1 Orientering Udbuddet Klient 1.3 Rådgivningsydelsen 1.4 Tilbudsgrundlag 1.5 Opgavens overdragelse 2 Tilbudsgivningen 2.1 Tilbudsgivere 2.2 Tilbudsfasen 2.3 Vedståelse 2.4 Forbehold 2.5 Alternativer 2.6 Aflevering af tilbud 2.7 Vederlag 3 Rådgivningsaftalen 3.1 Indhold og afgrænsning 3.2 Rådgiverens ydelser 3.3 Tid 4 Tilbuddets form og omfang 4.1 Generelt 4.2 Pris 4.3 Opgavebeskrivelse Tildeling Organisation og bemanding Forsikring 5.1 Bedømmelsens forløb 5.2 Tildelingsmodel 5.3 Tildelingen 6 Aftaleindgåelse Bilag til TG A. Totalrådgivning Vestre Fjordpark, Projektbeskrivelse (med de heri anførte bilag) dateret B. Rådgiveraftale om totalrådgivning til projektering af Vestre Fjordpark, Aalborg dateret C. Tilbudsliste 2/9

3 1 Orientering 1.1 Udbuddet Dette udbud omfatter udarbejdelse af dispositionsforslag, projektforslag, forprojekt og hovedprojekt samt bistand ifm. udbud af udførelse og tilsyn med opførelse af Vestre Fjordpark. 1.2 Klient Klienten er: Opgavernes gennemførelse og aftale herom er under forbehold af godkendelse i Byrådet. Aalborg Kommune By- og Landskabsforvaltningen Park og Natur Stigsborg Brygge Nørresundby 1.3 Tilbudsgrundlag Tilbud skal afgives på grundlag af følgende: 1. Eventuelle rettelsesblade udsendt i tilbudsfasen, jfr. pkt Nærværende Tilbudsgrundlag (TG) med bilag A til C dateret Tilbudsliste, dateret Tilbud skal afgives på dansk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk. 1.4 Rådgivningsydelsen Rådgivningsydelsen er beskrevet i bilag A. Som grundlag for opgaven foreligger der et skitseprojekt baseret på en arkitektkonkurrence i Skitseprojektet er udarbejdet af LIW planning med underrådgivere (Bilag A.1). Endvidere foreligger forslag til en lokalplan (Bilag A.2) og Aalborg Kommunes Visionsprogram fra 2013 for Vestre Fjordpark (Bilag A.3). Projektet omfatter i hovedtræk følgende elementer og mængder: - Fritidshuse til forenings og klublokaler, mødelokaler, omklædningsrum, toiletter, kontor og personalefaciliteter, teknik og støtterum, mv. i alt ca. 700 m 2 bygningsareal - Arealer og støttefunktioner til friluftsbadet, herunder bassiner (ca m 2 ), udsprings og livreddertårne, øvelsesområde for kajak (ca. 850 m 2 ), vandcenter (ca. 200 m 2 ), Limfjordscenter (ca. 300 m 2 bygningsareal), vandlegeplads (ca. 300 m 2 ), omklædningsfaciliteter (ca. 125 m 2 ), kiosk (ca. 80 m 2 ), badebroer (ca. 550 m 2 ), mv. - Udvendige arealer og faciliteter, herunder veje, parkeringspladser, cykelstier (i alt ca m 2 ), beplantning, græs (ca m 2 ), belysning, inventar bold- og legepladser, bro langs lagune, lagune, bådopbevaring, aftenplads, raftingbane, opholdsarealer mv. Det samlede budget til udførelsen (excl. omkostninger til projektering) - er ca. 54 mio. kr. jf. overslag i bilag A.4. 3/9

4 1.5 Opgavens overdragelse Klienten forbeholder sig ret til at undlade at vælge nogen af de indkomne tilbud. Ingen tilbudsgiver har således krav på at få aftalen overdraget. 2 Tilbudsgivningen 2.1 Tilbudsgivere Ved prækvalifikationen iht. udbudsbekendtgørelse af den er følgende 5 rådgiverteams udvalgte: Ansøger Alectia C.F.Møller Cowi Grontmij Orbicon Underrådgivere LIW planning Force4 Niras AF Lighting Haslev og Kjærsgaard Nord AF Lighting Friis & Moltke Preben Skaarup Adept GHB Rekommanderet 2.2 Tilbudsfasen Al henvendelse vedrørende tilbudsudarbejdelsen skal ske pr. til Aalborg Kommune By- og Landskabsforvaltningen Park og Natur Att. Anders Toft Hougaard, adresse: Anders.Hougaard@aalborg.dk og med cc. til Mogens Høgsted/Vive Consult, mh@viveconsult.dk. Spørgsmål skal således fremsendes skriftligt pr. og vil blive besvaret pr. til alle tilbudsgivere og der vil blive udsendt rettelsesblade til dette tilbudsgrundlag, såfremt besvarelser eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændringer heri. Sidste frist for modtagelse af spørgsmål er 6 arbejdsdage inden tilbudsafgivelsen. De bydende opfordres til at stille spørgsmål tidligere, og senest 10 arbejdsdage før tilbudsafgivelsen. Der vil ikke blive udsendt svar på spørgsmål som modtages efter 6 (kalender-)dage før tilbudsaflevering. 2.3 Vedståelse Det skal lægges til grund for tilbuddet, at aftaleindgåelse forventes at ske senest den 1. september Tilbud skal vedstås til den 1. november Forbehold Hvis et tilbud indeholder væsentlige forbehold, herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at klienten erklærer et sådant tilbud for ukonditionsmæssigt, hvorved dette ikke antages til bedømmelse. Klienten afgør, hvorvidt der foreligger et forbehold og om det er væsentligt. 4/9

5 Eventuelle, ikke væsentlige forbehold vil blive prissat af klienten og tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives. Tilbudsgiveren kan pga. EU reglerne ikke blive spurgt om et evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklarede i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 2.5 Alternativer Der modtages ikke alternativer. 2.6 Aflevering af tilbud Tilbuddet kan fremsendes pr. post, pr. bud eller afleveres i forbindelse med tilbudsåbningen, se herunder. Ved fremsendelse pr. bud eller post skal tilbud være modtaget hos: Aalborg Kommune By- og Landskabsforvaltningen Park og Natur Stigsborg Brygge Nørresundby senest den 3. maj 2014, klokken Hvis tilbuddet fremsendes pr. post eller indleveres; dvs. ikke afleveres ved fremmøde i mødelokalet, skal tilbuddet være tydeligt mærket med: LICITATION. Tilbud på totalrådgivning til projektering af Vestre fjordpark. MÅ IKKE ÅBNES med tydelig attention til Anders Toft Hougaard. Af hensyn til afviklingen anmodes De om at meddele på forhånd, om Deres tilbud fremsendes eller afleveres i forbindelse med tilbudsåbningen. På den anførte adresse (mødelokale oplyses i receptionen) vil tilbuddene blive åbnet kl den 3. maj Tilbudssummer og de i den udfyldte Tilbudsliste eventuelt anførte forbehold vil blive læst op i overværelse af de bydende, som måtte være til stede. Der vil blive udsendt en protokol fra tilbudsafleveringen. Opmærksomheden henledes på, at tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, jf. afsnit Vederlag Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og evt. kontraktindgåelse. 3 Rådgivningsaftalen 3.1 Indhold og afgrænsning Indhold i og afgrænsning af rådgivningsydelsen fremgår af TG, bilag A 3.2 Aftalegrundlag Aftalegrundlaget fremgår af TG, bilag B, Oplæg til Aftale om teknisk rådgivning og bistand. 3.3 Tid Tidsplan fremgår af TG, bilag A 5/9

6 4 Krav til tilbuddets form og indhold 4.1 Generelt Tilbud incl. bilag skal afleveres i lukket emballage i 2 eksemplarer. Det ene eksemplar skal være i papirform og 1 eksemplar afleveres på CD Rom/DVD/USB-stik som PDF fil eller tilsvarende gængs læsbar format (det foretrækkes, at tilbuddet placeres i én fil, som indeholder rådgiverens navn i filnavnet). Alt tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbuddet skal indeholde og disponeres i følgende hovedafsnit: 1. Tilbudsbrev med oplysning om kontaktperson (navn, telefon, mailadresse) 2. Udfyldt tilbudsliste (pkt. 4.2) 3. Opgaveløsning (pkt. 4.3) 4. Organisationsplan og bemandingsoversigt og CV er (pkt. 4.4) 5. Dokumentation for opfyldelse af krav til forsikring (pkt. 4.5) 4.2 Pris Der skal afgives tilbud med honorar efter byggeudgift, jf. ABR 89, pkt Endvidere skal der tilbydes timesatser ifm. eventuelle tillægsydelser, jf. Tilbudsliste, bilag Opgaveløsning Der ønskes kommentarer og refleksioner til anvendelse af Skitseprojektet (bilag A.1), som grundlag for den videre proces. Der ønskes skitseforslag til videreudvikling/løsninger angående: - en aktiv inddragelse af brugere ifm. udarbejdelse af dispositionsforslag og projektforslag, herunder tilpasning og placering af lokalefunktioner - udformning af strandpromenaden med en uhindret og synlig offentlig stiforbindelse. Her skal det pointeres at den nuværende placering af vinterbadeklubben tænkes ombyttet med Limfjordscenteret. - forslag til materialevalg på facader og tag - forslag til materialevalg på faste belægninger - bæredygtighed, herunder indpasning af solenergi i arkitekturen - udformning af raftingbane med brug af vand fra pumpesystemet - skitseoplæg til beplantning herunder plantevalg, som er tilpasset områdets klima - og jordbundforhold Der skal afleveres en beskrivelse af rådgiverens ydelser opdelt på relevante delarbejder med tidsforløb. I beskrivelsen medtages alle opgaver i TG, bilag A. Beskrivelsen skal indeholde kommentarer til samt eventuelle forslag til uddybninger og suppleringer af TG, bilag A. Beskrivelsen skal indeholde punkter, hvor klientens og andre interessenters medvirken og beslutninger forudsættes at foreligge. Beskrivelsen skal indeholde forslag til en overordnet tids og aktivitetsplan for opgaven. 6/9

7 Der skal endvidere vedlægges beskrivelse af rådgiverens kvalitetsstyring i ifm. opgavens udførelse. 4.4 Bemanding og organisation på opgaven Der skal vedlægges en organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding, der er til rådighed til at gennemføre opgaverne. Der skal angives opdeling på de faglige områder, der indgår, samt kommunikationslinjer og ansvarsforhold. Rådgiveren skal råde over det angivne personale og anvende de angivne personer til gennemførelse af opgaverne. Der skal vedlægges CV'er for den tilbudte bemanding. Projektlederen på opgaven skal repræsentere rådgiveren over for klienten og tillige være projekteringsleder og være opgaveansvarlig i hele aftaleperioden. Projektlederen (projekteringslederen) skal varetage IKT koordinering, jf. bilag A Forsikring Der skal vedlægges dokumentation for opfyldelse af krav til forsikring iht. TG, bilag B, Aftale om teknisk rådgivning og bistand. 5 Tildeling 5.1 Bedømmelsens forløb Forinden selve bedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Klienten vil prissætte evt. forbehold, jfr. pkt Tildelingsmodel Valg af rådgiver sker på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud. Der vil blive anvendt prismodellen, jf. Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning om evalueringsmodeller 2013, kapitel 4. Der beregnes en samlet evalueringspris, som er: Samlet tilbudspris iht. TBL + (8 K) x 75 tkr. for Opgaveløsningens kvalitet + (8 K) x 75 tkr. for Bemanding og organisation. K er karakteren i skala fra 0-8 (jf. neden for). En karakter på 8 giver et tillæg på 0 kr. En karakter på fx 0 på Opgaveløsning giver et tillæg på 600 tkr. En karakter på fx 4 på Bemanding og organisation giver et tillæg på 300 tkr. Tildelingsmodellen indebærer, at Kommunen ultimativt er villig til at betale kr. for et topkvalitetstilbud (karakter 8 på begge kvalitative underkriterier) ift. det kvalitativt helt ringe tilbud (karakter 0 på begge kvalitative underkriterier). 7/9

8 De kvalitative underkriterier Der anvendes en 8 trins karakterskala fra 0 til 8 ved bedømmelsen af de 2 kvalitative underkriterier i. Karakterskalaen er følgende: Karakter Gives for 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Dårlig opfyldelse af kriteriet (fx konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav) Bedømmelse af Opgaveløsningens kvalitet Der lægges vægt på, at rådgiveren har relevante kommentarer og forslag til grundlaget for projekteringen (Skitseprojekt, Visionsprogram og Lokalplan). Der lægges vægt på, at rådgiveren tilbyder en proces, der sikrer aktiv inddragelse af brugernes viden, erfaringer og behov. Der lægges vægt på, at rådgiveren illustrerer løsningsmuligheder for udformning af strandpromenaden med en uhindret og synlig offentlig forbindelse langs fjorden. Der lægges vægt på, at rådgiveren ved forslag til materialevalg og bæredygtighed demonstrerer et perspektivrigt greb om opgaven. Der lægges vægt på, at rådgiverens oplæg til raftingbane optimerer oplevelsesrigdom og driftsomkostninger samt miljøhensyn Der lægges vægt på, at rådgiveren ved skitseoplæg til beplantning demonstrerer indsigt i de særlige krav, som stilles til et område som Vestre Fjordpark. Ved bedømmelsen lægges endvidere vægt på, at rådgiveren demonstrerer et sikkert greb på opgavernes gennemførelse ved en logisk opbygget tids- og aktivitetsplan. Bedømmelse af Bemanding og organisation på opgaven Ved bedømmelsen lægges vægt på, at rådgiveren etablerer en organisation, som indeholder klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold, således at god kommunikation fremmes og spildtid internt i organisationen og i relation til klienten minimeres. Der lægges vægt på, at der foreslås en organisation, som er tilpasset opgavens størrelse. Samtidigt lægges der vægt på, at opgavens kvalificerede udførelse er sikret i 8/9

9 tilfælde af, at enkeltpersoner får forfald. Der lægges vægt på, at medarbejderne på alle de faglige områder, der indgår i opgaverne, herunder fagtilsyn, har erfaringer fra tidligere lignende opgaver, og relevant og høj faglig kompetence i forhold til opgavernes indhold. Der lægges vægt på, at der foreslås en projekteringsleder med dokumenterede ledelses - og samarbejdserfaringer, og som har en højt faglig kompetence. 5.3 Tildelingen Det tilbud, som opnår lavest samlet evalueringspris, vil blive indstillet som det økonomisk mest fordelagtige bud. 6 Aftaleindgåelse Aftale indgås på grundlag af TG, bilag C. i Karakterskalaen er den, som er anbefalet i Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning om evalueringsmodeller /9