Analyserapport vedr. mulighederne for reorganisering af området for teknisk serviceledere Spørgsmål til afklaring / opmærksomhedspunkter HPU dækket af Anni? Ja! Skabelon til dataindhentelse udarbejdes til næste projektgruppemøde. Ok. Hvilke undergrupper skal etableres? Vær opmærksom på, at personer i seniorjob indgår i registreringen. Bygningsoplysninger skal skaffes fra Sundhed og Omsorg. Registreringsskema prøveudfyldes i uge 5 af MED-repræsentanter samt en teknisk serviceleder fra henholdsvis Kultur, Service & Events (Torry) og Job & Velfærd (Michael). Tilrettes af Martin og sendes til relevante ledere (fra Anni, Ole, Jørgen og Per) den 6. februar med udfyldelsesfrist den 20. februar. Tidsplan for arbejdsprocessen, februar-marts 29. januar 1. projektgruppemøde 6. februar Udsendelse af registreringsskemaer til relevante ledere i forvaltningerne. 20. februar Frist for returnering af udfyldte registreringsskemaer. 22. februar Arbejdsgruppemøde(r) drøftelse af forslag til målsætninger, opgavebeskrivelse samt fordele og ulemper ved mulige scenarier. 27. februar Udsendelse af foreløbig analyserapport. 1. marts 2. projektgruppemøde drøftelse af foreløbig analyserapport. 6. marts Arbejdsgruppemøde(r). Videre drøftelse og kvalificering. 14. marts Udsendelse af forslag til endelig analyserapport. 18. marts 3. projektgruppemøde drøftelse af forslag til endelig analyserapport. 21. marts Dagsordensfrist til direktionsmødet den 2. april. 2. april Direktionen behandler projektgruppens forslag til reorganisering. 1
Indhold 1. Baggrund for analysen... 3 1.1 Afgrænsning af analysen... 3 1.2 Erfaringer fra andre kommuner... 3 2. Målsætninger for området... 4 3. Personale... 4 4. Geografi... 6 5. Beskrivelse af opgaver indhold og omfang... 7 5.1 Forslag til fremtidigt minimumsniveau for teknisk service på den enkelte institution... 8 6. Økonomi... 8 7. Scenarier for fremtidig organisering af området... 8 7.1 Decentraliseret model... 8 7.2 Områdemodel... 8 7.3 Centraliseret model... 9 7.4 Korps af specialiserede tværgående servicemedarbejdere... 9 8. Sammenfatning... 9 2
1. Baggrund for analysen I forbindelse med budgetforliget for budget 2012-2015 blev det besluttet, at det skulle afklares nærmere i hvilket omfang, der skulle ske konkurrenceudsættelse af vedligeholdelse og servicering af kommunale ejendomme. Forvaltningen gennemførte primo 2012 en foranalyse af de forskellige delområder inden for vedligeholdelse og servicering af kommunale ejendomme, der kan udsættes for konkurrence. Denne foranalyse blev behandlet i Økonomiudvalget den 15. maj 2012. Af sagsfremstillingen til Økonomiudvalget fremgik blandt andet: Det vil imidlertid være formålstjenligt, at der i første omgang sker en tilpasning af serviceniveauet på tværs af de forskellige institutioner, og herunder en afklaring af funktionernes indhold og organisering. Man vil i denne forbindelse kunne forestille sig, at man havde en områdeopdelt servicelederfunktion, hvor en teknisk serviceleder har ansvaret for en række institutioner inden for et nærmere afgrænset område. Efterfølgende vil denne funktion i højere grad kunne konkurrenceudsættes. Økonomiudvalget besluttede på denne baggrund, at der igangsættes en analyse af området for tekniske serviceledere med henblik på en mulig reorganisering af området, herunder etablering af geografiske delområder, hvor opgaver i forhold til de enkelte institutioner samles. Med baggrund i en efterfølgende evaluering skal der herefter tages stilling til, om der skal ske en konkurrenceudsættelse. Direktionen nedsatte på mødet den 3. januar 2013 en projektgruppe med repræsentanter fra alle forvaltninger. Projektgruppen blev efter Hoved-MED s møde den 25. januar 2013 suppleret med en repræsentant udpeget af Hoved-MED. 1.1 Afgrænsning af analysen Snitflader: Rengøring Park og Vej / grønne områder Facility management Selvejende institutioner (Landsbypedeller) Selvejende institutioner indgår ikke i analysen 1.2 Erfaringer fra andre kommuner Flere kommuner har i de seneste år omorganiseret området for teknisk serviceledelse og i forbindelse hermed ejendomsvedligeholdelse og energirenovering. Ofte har målet været at realisere økonomiske besparelser. I analysearbejdet har projektgruppen primært indhentet erfaringer fra Køge, Silkeborg og Sønderborg kommuner. Hertil kommer en analyserapport fra FOA Fag og Arbejde fra september 2011, hvor erfaringerne fra Gentofte, Hillerød og Aalborg kommuner er beskrevet. I FOA s analyse, hvor Aalborg Kommune repræsenterer den decentrale struktur med teknisk servicepersonale ansat på og tilknyttet den enkelte skole, Gentofte Kommune den centraliserede model med teamstrukturering på tværs af institutioner decentralt og Hillerød Kommune mellemmodellen med centralisering af administration og personaleansvar, men med fortsat forankring på den lokale skole, konkluderes bl.a. følgende: 3
Erfaringerne på tværs af de enkelte kommuner viser, at det gennem omstruktureringer af den tekniske service er muligt at opnå en række besparelser på driften. Ligeledes viser erfaringerne fra de interviewede kommuner, at en centralisering af det tekniske servicepersonale kan medføre en større professionalisering af arbejdet samt have positiv betydning for de ansattes individuelle kompetencer og kvalifikationer. Sammenholder man resultaterne på tværs af de 3 interviewede kommuner, er der generelt enighed om, at en decentral organisering af den tekniske service overordnet set er den største garant for et højt serviceniveau overfor skolernes brugere, herunder lærere, elever, fritidsbrugere. [ ] Ligeledes viser erfaringerne fra Aalborg, at nærhed, medejerskab og lokalkendskab har betydning for opretholdelsen af et højt serviceniveau på skolerne, ikke mindst fordi det er vigtigt med fast tilknyttede tekniske servicemedarbejdere, som umiddelbart kan træde til og løse problemstillingerne i det øjeblik, de opstår. Undersøgelsen peger på, at de tekniske servicemedarbejdere foruden deres mere formelle arbejdsopgaver tillige har en vigtig pædagogisk funktion, som ifølge flere af de interviewede bedst kommer til sin ret ved en decentral organiseringsform. 2. Målsætninger for området I Viborg Kommune tager vi hånd om kommunens bygninger for så vidt angår rengøring, ejendomsvedligeholdelse og teknisk service. Den overordnede ejendomsvedligeholdelse og energirenovering blev omorganisereret og centraliseret i 2011. Med det igangværende udbud på rengøringsområdet er kvalitetsstandarden på området ensrettet og kommunen opdelt i otte selvstændige områder, som konkurrenceudsættes hver for sig. På området for teknisk service er dækningen i høj grad historisk bestemt. Således er f.eks. alle skoler og ældrecentre dækket ind med tekniske servicemedarbejdere, mens det f.eks. hører til sjældenhederne, at daginstitutioner har teknisk servicepersonale fast tilknyttet. Det er blandt andet denne store forskel i dækningen institutionerne og forvaltningsområderne imellem, der er baggrund for indeværende analyse. Med udgangspunkt heri opstilles følgende overordnede målsætninger for teknisk service i Viborg Kommune: Alle bygninger har teknisk servicepersonale tilknyttet Det tekniske servicepersonale dækker hele kommunen med både generel service og specialiserede kompetencer Opgaverne løses med fokus på faglighed, og unødvendig administration undgås OBS-punkt: - Ønske om opdateret og digitalisereret materiale i forhold til bygninger (BBR-oplysninger, tegninger m.v.) 3. Personale Der er i forbindelse med indeværende analyse foretaget en registrering af alle tekniske servicemedarbejdere, der er ansat i Viborg Kommune. Registreringen har fundet sted primo februar 2013. Den er sammenholdt med et lønudtræk for 2012 af hensyn til at opnå det mest præcise overblik. Registreringen viser, at der i alt er godt 66 årsværk ansat på området for teknisk service. Lang den overvejende andel er ansat inden for Børn & Unge (45 årsværk), mens de øvrige forvaltningsområder hver har 6-8 årsværk beskæftiget. Resultatet af registrering (2013) og lønudtræk (2012) fremgår af tabel 1. 4
Tabel 1. Antal årsværk, der bruges på teknisk service i Viborg Kommune. Geografisk område Årsværk, teknisk service (2012) Årsværk, teknisk service (2013) Børn & Unge 42,98 44,67 Job & Velfærd 18,96 7,63 Kultur, Service & Events 8,70 7,87 Teknik & Miljø 1,91 6,00 I alt 72,55 66,17 I oversigten i tabel 1 indgår ikke teknisk service på kommunens idrætsanlæg (Viborg Svømmehal, Viborg Stadioncenter, Liseborg Centret inkl. Hammershøj Hallen hører samt Vestbadet og Skøjtebanen) samt på Borgerhuset Stationen og Hvolris Jernalderlandsby, hvor funktionen primært er aktivitetsrettet. Af tabel 2 fremgår de teknisk servicemedarbejdere, som fremgår af løntrækket for 2012, men ikke er indarbejdet i tabel 1. Ud over de ovenfor nævnte områder drejer det sig om Værestedet i Låstrup, Viborg Musiksal, Rådhuset og Beredskabsafdelingen. Endelig er p-vagterne ikke indarbejdet i oversigten. NB: Skal Hjælpemiddelcentralen med (8,3 årsværk) Tabel 2. Oversigt over teknisk servicemedarbejdere i løntrækket, der p.t. ikke indgår i tabel 1. Afdelings-niveau Forvaltning Afdeling Navn Timeforbrug Fuldtidsmedarbejdere Hammershøj Hallen (BR_HAMA) Kultur, Service & Events Idræt Karsten Astrup Mikkelsen (01060) 1.931,40 1,00 Liseborgcenter (BR_LBCA) Kultur, Service & Events Idræt Bjarne Jensen (00562) 1.931,40 1,00 Liseborgcenter (BR_LBCA) Kultur, Service & Events Idræt Uffe Bo Larsen (04416) 1.435,38 0,74 Skøjtebanen (BR_SKBA) Kultur, Service & Events Idræt Vivi Lindhardt Hasselager (12080) 318,20 0,16 Vestbadet (BR_VEBA) Kultur, Service & Events Idræt Vivi Lindhardt Hasselager (07009) 646,17 0,33 Viborg Stadioncenter (BR_VSTA) Kultur, Service & Events Idræt Jørn Korreborg Andersen (01178) 1.931,40 1,00 Viborg Stadioncenter (BR_VSTA) Kultur, Service & Events Idræt John Broe (02078) 1.931,40 1,00 Viborg Stadioncenter (BR_VSTA) Kultur, Service & Events Idræt Carsten Petersen (04189) 1.931,40 1,00 Viborg Stadioncenter (BR_VSTA) Kultur, Service & Events Idræt Lars Christensen (06149) 1.736,49 0,90 Viborg Stadioncenter (BR_VSTA) Kultur, Service & Events Idræt Torben Rasmussen (07535) 1.823,90 0,94 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Sofie Sander Doberck (01691) 448,43 0,23 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Johnni Lindorff Hougaard Bager (04628) 1.937,90 1,00 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Majbrith Boll Hansen (05444) 1.941,90 1,01 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Susanne Leonelli (05550) 1.697,00 0,88 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Peder Sager (05586) 1.513,80 0,78 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Ulrik Vestergaard (06429) 1.935,90 1,00 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Gitte Rasmussen (06615) 1.880,93 0,97 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Mona Aas Mortensen (06914) 1.931,40 1,00 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Ingrid Bodil Simonsen (07494) 1.111,28 0,58 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Jesper Stavnsgaard Holm (08855) 636,40 0,33 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Vivi Lindhardt Hasselager (09087) 155,46 0,08 Viborg Svømmehal (BR_SVØA) Kultur, Service & Events Idræt Per Fredskilde (12303) 1.861,40 0,96 Stationen (BR_STAA) Kultur, Service & Events Kultur Hanne Lomborg (01255) 1.931,40 1,00 Stationen (BR_STAA) Kultur, Service & Events Kultur Jesper Birn Rokkjær (03153) 1.931,40 1,00 Hvolris Jernalder (BR_HVOA) Kultur, Service & Events Kultur Lars Svaneborg (07541) 703,80 0,36 Værestedet Låstrup (BR_LÅSA) Kultur, Service & Events Kultur Ingrid Irene Bøgevig (02375) 803,09 0,42 Viborg Musiksal (BR_VMUA) Kultur, Service & Events Kultur Peter Ruby (05615) 2.112,40 1,09 Rådhusbetjente (BR_BTJE) Stabene Betjente Knud Nielsen (00263) 1.934,40 1,00 Rådhusbetjente (BR_BTJE) Stabene Betjente Charles Gundelund Andersen (01456) 1.934,40 1,00 Rådhusbetjente (BR_BTJE) Stabene Betjente Per Søndertoft (02431) 1.931,40 1,00 Rådhusbetjente (BR_BTJE) Stabene Betjente Niels Erik Klausen (06179) 1.928,40 1,00 Beredskabsafdlingen (BR_BERE) Teknik & Miljø Beredskabet Gitte Pedersen (00995) 1.933,40 1,00 Parkeringsvagter (BR_PAVA) Teknik & Miljø Parkering Per Aae Nielsen (01546) 1.931,40 1,00 Parkeringsvagter (BR_PAVA) Teknik & Miljø Parkering Birthe Schmidt Mikkelsen (04734) 1.909,90 0,99 Parkeringsvagter (BR_PAVA) Teknik & Miljø Parkering Gitte Vigh Sørensen (12518) 1.482,20 0,77 I alt 28,55 I alt, ekskl. Rækker markeret med lysegrå skrift 9,27 Note: Det foreslås, at idrætsanlæg ikke inddrages i planerne for fremtidig organisering af området for teknisk service. Endvidere Stationen og Hvolris, hvor den tekniske service primært er aktivitetsrettet. 5
4. Geografi I registreringen af teknisk servicemedarbejdere er der taget udgangspunkt i den kortlægning af Viborg Kommunes bygninger, som har fundet sted i forbindelse med forberedelse af konkurrenceudsættelse af rengøring og madservice. Ved rengøringsudbuddet er Viborg Kommune opdelt i otte sammenhængende områder, hvor det samlede rengøringsareal er nogenlunde ensartet. Hvis der tages udgangspunkt i denne områdeopdeling, fordeler de tekniske servicemedarbejdere sig som vist i tabel 3. Tabel 3. Antal årsværk brugt på teknisk service i otte områder, jf. figur 1. Geografisk Årsværk, teknisk service (2012) Årsværk, teknisk service (2013) område I alt - heraf skoler I alt - heraf skoler Område 1 6,04 3,57 6,22 4,08 Område 2 18,21 1,07 12,49 1,46 Område 3 9,52 6,87 7,57 7,57 Område 4 5,04 3,00 6,98 3,60 Område 5 6,82 5,88 7,04 6,10 Område 6 11,79 8,55 11,82 9,66 Område 7 8,99 6,77 8,57 5,87 Område 8 6,13 3,99 5,47 5,33 I alt 72,55 39,70 66,17 43,67 Note: I 2012-tallene (I alt) er under område 2 medregnet 8,3 årsværk til Hjælpemiddelcentralen. Områdeopdelingen af Viborg Kommune fremgår af figur 1 Figur 1. Kort over områdeinddelingen benyttet i forbindelse med udbud på rengøringsområdet. 6
5. Beskrivelse af opgaver indhold og omfang Ved registreringen af teknisk servicemedarbejdere er disse blevet anmodet om at komme med et skøn over fordelingen af deres arbejdstid med hensyn til opgaver inden for ni hovedområder. En oversigt over opgavebeskrivelsen fremgår af figur nr. 2. Figur 2. Tekniske serviceopgaver fordelt på ni hovedområder. Benyttet til opgørelse af fordeling af arbejdstid. Oversigt over hovedkategorier på ejendomsopgaver samt eksempler på typiske opgavetyper 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Indvendig bygningsdrift og bygningstilsyn (lofter, vægge, gulve, døre, vinduer, skilte, belysning, sanitet, gulvafløb mv.) Udvendig bygningsdrift og bygningstilsyn (tag, tagrender, facade, døre, vinduer, belysning, skilte, riste, lyskasser, skorstene, ventilationshætter, bygningssyn mv.) Udenomsarealer (belægning, afløb, kloakker, ukrudt, skadedyr, græsslåning, havearbejde, legepladser, sportsarealer, vinterbekæmpelse, havemøbler, belysning, skilte mv.) Rengøring (NB: Forventede opgaver efter afsluttet udbud, herunder tilsyn og planlægning, affaldshåndtering, indkøb af forbrugsartikler m.v.) Tekniske installationer (el, vand, varme, ventilation, tyverialarmer, ABA-systemer, kommunikationsudstyr, nøglesystemer mv.) Inventar (flytning/opstilling af møbler, av/it-udstyr og andet inventar, planter, printere og kopimaskiner, hvidevarer, måtter og linned, kontor- og serviceartikler, vedligehold af værktøj mv.) Ledelse og administration (ledelsesopgaver, administrativt arbejde, budget og regnskab, indkøb, depotfunktion, møder, leverandørkontakt, beredskabsstyring, kurser og faglig udvikling, fagligt arbejde mv.) Bløde drifts- og serviceopgaver (kørsel, mælkeordning, budtjeneste, posthåndtering, fra- og tilflytning, tilkaldefunktion, åbning og lukning af bygninger, servicering af borgere ogmedarbejdere mv.) Opgaver, der ikke er ejendomsrelaterede (andre opgaver som ikke er nævnt ovenfor og ikke omhandler ejendomsdrift) Note: Oversigten er inspireret af en lignende analyse i Silkeborg Kommune. Som det ses af tabel 4 er den andelen af den samlede arbejdstid, der benyttes på de ni hovedarbejdsopgaver forholdsvis fordelt. Mest tid (26 pct.) bruges på indvendig bygningsdrift. Herefter bruges næstmest tid på udenomsarealer og bløde drifts- og serviceopgaver (henholdsvis 15 og 12 pct.). På de næste pladser kommer tekniske installationer samt ledelse og administration (begge 10 pct.). 7
Opdeles der på forvaltninger bruger skoleområdet (Børn & Unge) mest tid på indvendig bygningsdrift (31 pct.) og udenomsarealer (19 pct.). I Job & Velfærd bruges mest tid på ikke-ejendomsrelaterede opgaver (22 pct.) og bløde drifts- og serviceopgaver (21 pct.). I Kultur, Service & Events er de samme to opgaver højst prioriterede (hhv. 28 og 27 pct.). Tabel 4. Opgørelse af teknisk servicemedarbejderes fordeling af arbejdstiden. På hovedarbejdsopgaver. Område Årsværk, teknisk Hovedarbejdsopgaver, jf. oversigt (%-fordeling af arbejdet) service (2013) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 I alt Skoler 40,0 31 5 19 5 11 9 10 8 3 100 Job & Velfærd 6,8 13 9 8 5 5 4 14 21 22 100 Kultur, Service & Events 7,9 7 4 3 4 8 5 13 27 28 100 I alt 57,7 26 7 15 4 10 7 10 12 9 100 5.1 Forslag til fremtidigt minimumsniveau for teknisk service på den enkelte institution OBS-punkter: - Differentiering? - Hvilke opgaver skal løses fremadrettet? Besvares med udgangspunkt i kortlægning af nuværende opgavefordeling. 6. Økonomi - Forslagene tager udgangspunkt i den nuværende økonomiske ramme. Omfatter denne de nuværende udgifter til teknisk service eller også institutionernes tekniske udgifter? 7. Scenarier for fremtidig organisering af området Med udgangspunkt i de opstillede principper og kortlægningen af det nuværende omfang af teknisk service på forskellige forvaltningsområder og geografiske områder, foreslås tre modeller for fremtidig organisering af området for teknisk service: en decentraliseret model, en områdemodel og en centraliseret model. Alle tre modeller kan kombineres med ideen om et korps af tværgående servicemedarbejdere med specifikke kompetencer på højt niveau. 7.1 Decentraliseret model I denne model samles det tekniske servicepersonale inden for et skoledistrikt i en løst organiseret enhed, hvor de eksisterende servicemedarbejdere inden for skoledistriktet fortsat er tilknyttet deres nuværende institution, men hvor det i fællesskab sikres, at de institutioner, som i dag ikke er dækket ind med teknisk service, også er dækket af det ovenfor skitserede minimumsniveau. Fordele: Ulemper: 7.2 Områdemodel I denne model samles det tekniske servicepersonale inden for de områder, som også er gældende på rengøringsområdet. Disse områder foreslås benyttet, da rengøring og teknisk service har store snitflader, og da 8
det er hensigtsmæssigt, at en teknisk serviceleder i et afgrænset større område alene skal have kontakt til en enkelt leverandør af rengøring. Fordele: Ulemper 7.3 Centraliseret model I denne model samles hele området for teknisk service som en enhed under Ejendomme og Energi, hvor opgaverne prioriteres centralt, men løses lokalt. Fordele: Ulemper: 7.4 Korps af specialiserede tværgående servicemedarbejdere 8. Sammenfatning 9