BOLIGKONTORET FREDERICIA

BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 22. juni 2011, kl. 19.00 på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen,Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche og Finn Muus. Afbud: Gitte Christiansen og Allan Deluga Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referater fra bestyrelsesmøde d. 6. april Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Bestyrelsen godkendte referatet fra bestyrelsesmødet den 6. april 2. Godkendelse af referater fra repræsentantskabsmøde d. 5. maj. Herunder en evaluering af mødet. Indstilling: Til godkendelse og drøftelse Beslutning: Referatet blev godkendt. Bestyrelsen fandt at det havde været et godt gennemført og planlagt repræsentantskabsmøde som på alle måder stod til en gentagelse næste år. 3. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Formanden har bedt om en gennemgang af BL meddelelser nr. 3211 og 3311 3211 - Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfond Efter 36 i Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1307 af 15. december 2009 om drift af almene boliger m.v. med senere ændringer, kan boligorganisationen beslutte, at 1

fortsat afdelinger skal indbetale bidrag til arbejdskapitalen. Bidraget kan højst udgøre 144 kr. pr. lejemålsenhed indtil arbejdskapitalen i likvide midler for boligorganisationen som helhed udgør 2.786 kr. Af 40 i samme bekendtgørelse fremgår, at henlæggelser til dispositionsfonden årligt skal udgøre 216 kr. pr. lejemålsenhed, indtil dispositionsfonden for boligorganisationen som helhed i likvide midler beløber sig til 4.179 kr. pr. lejemålsenhed. De nævnte beløb reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede nettoprisindeks med pristallet for april måned 2009 som basis. Reguleringen foretages én gang årligt, første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af pristallet for april måned. Nettoprisindekset for april 2011 er opgjort til 128,3. Bidraget til arbejdskapitalen kan derfor højst være 151 kr. pr. lejemålsenhed i det nærmest følgende regnskabsår, der følger efter offentliggørelsen af pristallet for april måned 2011, indtil arbejdskapitalen i alt beløber sig til 2.927 kr. pr. lejemålsenhed. Tilsvarende skal der henlægges 227 kr., hverken mere eller mindre til dispositionsfonden pr. lejemålsenhed i det nærmest følgende regnskabsår efter offentliggørelsen af pristallet, indtil der samlet er henlagt 4.391 kr. pr. lejemålsenhed. Redegørelse: Vi har i dag omkring 50,7 millioner i egenkapital bestående af 30,2 millioner på Dispositonsfonden og 20,5 millioner i arbejdskapital. Med 4.900 lejemålsenheder svarer det til, at vi i forhold til dispositionsfonden har kr. 6.160 (kr. 4.179) pr. lejemålsenhed. Med 4.900 lejemål udgør Arbejdskapitalen kr. 4.176 (kr. 2.786) pr. lejemålsenhed. Selv om vi på nuværende tidspunkt er langt over de beløb som er kriteriet for hvornår vi skal opkræve bidrag til dispositionsfonden, kan det ikke afvises at der med de mange projekter der er i støbeskeen, igen skal ske en opkrævning til dispositionsfonden. Beslutning: Taget til efterretning --------------------------------------------------- 3311 - Fradrag for hjælp og istandsættelse i hjemmet - L 208 Folketinget har d.d. vedtaget L 208. Med forslaget indføres som et forsøg et skattemæssigt fradrag for lønudgifter til istandsættelse i hjemmet. Ordningen omfatter desuden serviceopgaver som rengøring, vinduespudsning, børnepasning og havearbejde. Formålet med forslaget er at lette familiernes travle hverdag, at skabe arbejdspladser og veksle sort arbejde til hvidt arbejde. Det fremgår af forslaget, at ordningen omfatter personer i både ejer- og lejeboliger - men i realiteten får lejerne ikke de samme fordele som ejerne, når det gælder istandsættelse i hjemmet. Der gælder følgende betingelser for ordningen: Fradraget gives for udgifter, der er betalt og dokumenteret, til arbejdsløn til hjælp og istandsættelse i hjemmet. Arbejdet skal udføres og betales i perioden fra den 1. juni 2011 til og med 2013. Fradraget gives til personer over 18 år, som har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres. 2

fortsat Arbejderne skal udføres af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark. Serviceopgaver kan også udføres af en person, der er 18 år og skattepligtig i Danmark. Skattefradraget gives som et ligningsmæssigt fradrag, hvilket svarer til et tilskud på ca. 1/3 af lønudgiften i en gennemsnitskommune. Fradraget gives til personer, der er fyldt 18 år, og kan maksimalt udgøre 15.000 kr. årligt pr. person. Arbejdet skal indberettes til SKAT på en måde, der fastsættes nærmere af SKAT. Det er fremgået af skatteministerens tilkendegivelser under behandlingen, at "i den udstrækning en lejer ifølge sin lejeaftale har råderet i forhold til at vedligeholde eller forbedre lejeboligens ydre og indre rammer og afholder disse udgifter selv, har lejer ret til fradrag." Lovforslaget er imidlertid blevet gennemført i en sådan hast, at det ikke står helt klart, i hvilke situationer en lejer "har råderet" og "selv afholder udgiften". Individuel råderet Det står klart, at individuel råderet, hvor lejeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det, er omfattet af forslaget. Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder På baggrund af skatteministerens besvarelse af spørgsmål 88 aftenen før forslagets vedtagelse, kan kollektiv råderet ikke antages at være omfattet af ordningen. Her beslutter den enkelte lejer selv at iværksætte arbejdet - f.eks. nyt køkken - ligesom lejeren selv betaler for forbedringen ved en huslejeforhøjelse, men det er afdelingen, der optager forbedringslånet. Det samme gælder "almindelige" forbedringsarbejder i afdelingen, hvor alle lejere i afdelingen får den samme forbedring og betaler for den via en huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen giver ikke lejerne ret til fradrag, ligesom lønudgifter til vicevært m.v. ikke kan fradrages, idet udgifterne ikke anses for afholdt direkte af lejeren. Udgifter, der afholdes af en indvendig vedligeholdelseskonto, er ikke omfattet, idet midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren. Istandsættelse ved fraflytning Istandsættelse for lejerens regning efter fraflytning er ikke omfattet, idet det er en betingelse, at lejeren bebor lejemålet. Redegørelse: Fradraget gives for udgifter, der er betalt og dokumenteret, til arbejdsløn til hjælp og istandsættelse i hjemmet. Der gælder følgende betingelser: Arbejdet skal udføres og betales i perioden fra den 1. juni 2011 til og med 2013. Fradraget gives til personer over 18 år, som har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres. Arbejderne skal udføres af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark. Serviceopgaver kan også udføres af en person, der er 18 år og skattepligtig i Danmark. 3

Skattefradraget gives som et ligningsmæssigt fradrag, hvilket svarer til et tilskud på ca. 1/3 af lønudgiften i en gennemsnitskommune. Fradraget gives til personer, der er fyldt 18 år, og kan maksimalt udgøre 15.000 kr. årligt pr. person. Arbejdet skal indberettes til SKAT på en måde, der fastsættes nærmere af SKAT. Til Orientering: Taget til efterretning. Meddelelse lægges på hjemmesiden! 4. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: Indberetning af ledige boliger pr. 1. juni 2011 LBF orienterer nr. 537 af 26. maj 2011.. Antal ledige lejligheder pr. 1. maj 2011. Antallet af ledige lejligheder pr. 1. maj 2011 hos almene boligorganisationer er opgjort til 3.249. Det er 112 flere end ved undersøgelsen pr. 1. april 2011. Af de 3.249 ledige lejligheder pr. 1. maj 2011 er 1.998 beliggende i 38 regionalt vanskeligt stillede kommuner. Region Syddanmark 1.028 29 285 1.342 (607) 1,17 Middelfart 4 1 2 7 0,31 Assens 24 0 2 26 (3) 1,45 Faaborg-Midtfyn 18 4 0 22 (1) 0,87 Kerteminde 6 0 0 6 (5) 0,43 Nyborg 9 0 2 11 0,42 Odense 63 0 3 66 (54) 0,27 fortsat Svendborg 79 0 81 160 (129) 3,35 Nordfyns 4 0 5 9 0,72 Langeland 4 0 8 12 1,86 Ærø 3 0 0 3 0,70 Haderslev 108 0 30 138 (57) 2,51 fortsat Billund 8 0 4 12 0,52 Sønderborg 263 0 9 272 (152) 2,82 Tønder 49 0 0 49 (3) 2,02 Esbjerg 10 1 6 17 (6) 0,12 Varde 20 11 6 37 (7) 1,13 Vejen 24 2 5 31 1,10 Aabenraa 61 2 13 76 (17) 1,35 Fredericia 60 0 0 60 (28) 0,88 Kolding 65 8 71 144 (41) 1,57 Vejle 146 0 38 184 (104) 1,74 Boligkontoret Fredericia har 20 ledige lejemål ud af de 60. Lejeledigheden er fordelt på afd. 300 med 10 afd. 400 med 8 og afd. 500 med 2. Til orientering: Taget til efterretning 4

5. Nyt Logo Redegørelse: På mødet vil Henrik Wæver fra IMAGE Consult tage en drøftelse vedr. nyt logo for Boligkontoret Fredericia. Indstilling: At medieudvalget bliver sat på opgaven sammen med Imagekonsult. Opgaven er at finde frem til et nyt logo et og forslag til et nyt navn for boligorganisationen Boligkontoret Fredericia. Et eventuelt skifte i navn og logo vil skulle godkendes på et repræsentantskabsmøde. 6. Balance år til dato for budget 2011 for hovedforeningen. Redegørelse: Fremlægges på mødet af regnskabschef Preben Lærche Indstilling: Fremlæggelse ved Regnskabschef Preben Lærche. 7. Benchmarking Redegørelse: Fremlægges på mødet af regnskabschef Preben Lærche Indstilling: Bilag fremlagt på mødet Beslutning: Taget til efterretning 8. Ledige lejemål hvad gør vi? Redegørelse: Forretningsudvalget er af den holdning, at der i fremtiden langt højere grad skal sætte fokus på kvalitet og i den forbindelse bør der allerede nu ske en opgradering af ledige boliger ved fraflytning. Køkken og bad har stor betydning for boligens daglige funktion, og begge rum bliver derfor i dag vægtet meget højt i en samlet vurdering af boligens brugsværdi. Det er forretningsudvalgets opfattelse, at det er nødvendigt at lægge vægt på opdatering af både køkken og baderum. Eksempelvis bør der monteres skabe med håndvask i badeværelserne i stedet for, at der alene er en håndvask, et spejl, en hylde med videre. Målsætningen for specielt de afdelinger med tomme boliger må være, at arbejde på, at give afdelingerne et økonomisk grundlag og incitament for en løbende standardforbedring, som over en årrække kan styrke afdelingernes konkurrenceevne. Det er bedre at boligorganisationen giver et tilskud til forbedringer end betaler afdelingernes tab ved lejeledighed. 5

fortsat Der bør udarbejdes en byggeteknisk helhedsplan / et idékatalog for vore afdelinger, som sammen med et 3-årigt gennemgribende bygningseftersyn og en årlige revidering af vedligeholdelsplanerne kan give et overblik over de problematikker og muligheder, som afdelingerne rummer, og dermed kan disse værktøjer indgå som grundlag for en langsigtet strategi for afdelingernes udvikling. Boligafdelingernes fremtidige udvikling er ikke kun afhængig af de enkelte bygningsdeles tekniske tilstand. Den er også afhængig af forandringer i samfundet. Dette gælder f.eks. de stigende krav til boligernes indretning og størrelse, som velstandsudviklingen har bevirket. Det er vigtigt at holde sig disse overordnede forhold for øje, når vedligeholdelsesopgaverne skal planlægges, da der kan træffes ubevidste valg, som efterfølgende låser afdelingernes funktioner i mange år fremover. Den byggetekniske helhedsplan vil skulle udarbejdes for at give afdelingsbestyrelserne et værktøj til at prioritere de kommende års forbedringsarbejder og organisationsbestyrelsen et værktøj til at kunne prioritere eventuel støtte fra trækningsret og dispositionsfond. Hvilket falder helt i tråd med tidligere drøftelser i DE gamle bestyrelser om en overordnet prioritering af vore støttemuligheder til afdelingerne. Forretningsudvalget er ligeledes af den opfattelse at der skal arbejdes med ændrede ordensreglementer vedr. husdyrhold, da vi helt sikkert bliver valgt fra når man søger en bolig hos os og øvrige boligorganisationer i Fredericia. Forslag til regler for husdyrhold 1. Der må kun holdes et husdyr pr. lejemål. Ved husdyr forstås hunde eller katte. Det er ikke tilladt at holde kamp-/muskelhunde eller blandinger heraf. (KUN RACEHUNDE?) 2. Ansøgning om husdyrhold sendes til administrationen som på baggrund xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx 3. Hunde skal føres i snor på bebyggelsens område, og skal føres i snor af en person, der har den fornødne kontrol over dyret. 4. Katte skal være indekatte, og være øremærkede. 5. Husdyrene skal bære registreringsskilt. Ved registrering skal der for hunde vises gyldig forsikring og vaccinationsattest, for katte skal der vises vaccination attest. 6. Bebyggelsens arealer må ikke tilsvines af husdyrene. Ejeren er forpligtet til at fjerne efterladenskaberne. 7. Dyrene må ikke genere ved hyppige og vedvarende støjen, eller på anden måde genere andre beboere. 8. Politivedtægten og hundelovens regler skal overholdes. 9. Overholdes ovenstående regler ikke, vil tilladelsen til husdyrhold kunne blive inddraget. 10. Hvis tilladelsen ophæves som nævnt under punkt 8 er lejeren forpligtet til senest 14 dage efter tilladelsens ophævelse, at sørge for at dyret fjernes. 6

Der gøres opmærksom på, at overtrædelse af reglerne for husdyrhold betragtes som misligholdelse af lejemålet, hvorfor lejemålet kan opsiges fra boligorganisationens side i henhold til regler i lov om leje af almen bolig. Beslutning: Bestyrelsen tog forretningsudvalget indstilling til efterretning og besluttede, at opgradere de tomme boliger så de fremstår med en højere kvalitet end i dag, alternativt at se på en mulighed for at få afdelinger med tomme lejemål til at beslutte husdyrhold med en hund eller en kat. I den forbindelse udarbejder administrationen et forslag til afdelingsmøderne hvor regler vedr. husdyrhold er administrativt håndterbart. En modernisering af de tomme boliger vil kunne opnå tilskud fra dispositionsfonden, såfremt afdelingen ikke selv kan løfte opgaven. 9. Projekter herunder nybyggeri og renoveringer Medborgerhuset Korskær Redegørelse: Projekteringen af Medborgerhuset arbejdes der fortsat på. Vi forventer at huset ryddes først i september måned. Vi arbejder i øjeblikket på et driftsbudget for huset. Beslutning: Taget til efterretning Aktivitetshuset i Sønderparken: Redegørelse: Licitation på Aktiviteshuset i Sønderparken viste en overskridelse på håndværksudgifterne på ca. kr. 2,5 millioner. Der bliver nu arbejdet på at finde besparelser i projektet. Indstilling: Der indstilles, at der i projektet ikke indarbejdes besparelser der går ud over den arkitektoniske udformning af huset og installationer der kan henføres til en energioptimering af bygningen. Det indstilles, at en overskridelse på kr. 2,5 millioner, ud over det allerede godkendte budget på ca. kr. 19,5 millioner godkendes og der ydes huslejebidrag fra dispositionsfonden til dækning af den øgede udgift. Finansiering af Aktivitetshuset i Sønderparken vil ske ved optagelse af et støttet lån på kr. 10 mio. kr. De resterende 12 millioner finansieres ved optagelse af et ustøttet lån i et dansk realkreditinstitut. Det samlede årlige tilskud fra dispositionsfonden kan først gøres endelig op når Landsbyggefondens huslejestøtte kroner er fordelt på afdelingerne. 7

Projekt på Sandahl Bakke: Redegørelse: Vi har fået en henvendelse fra Arkitekt og Ingeniørfirmaet DAI der meget gerne vil have os med på et projekt på Sandalbakke. Der vil kunne bygges 30 stk. to-plans boliger på Sandalhus grunden. DAI har ligeledes lavet et skitseforslag til en boligindretning hvor de harplaceret køkkenalrum og stue på første sal (inkl 2 altaner), hvorfra der er en fantastisk udsigt! Endvidere 2 værelser og badeværelse i stueplan, hvor der også er en mindre have. Der er stadig stort fælles grønt park-areal mod Lillebælt evt. med badebro og fælleshus. Boligerne kunne eventuelt opføres som Seniorboliger 50+ uden hjemmeboende børn. Indstilling: At der arbejdes videre med projektet og DAI med en forudsætning om No cur. no Pay Baldersgrunden: Redegørelse: Møde med Borgmester og ny udvalgsformand i august måned, hvor Edvin Steiness fra Seniorbo deltager sammen med formanden Lis Gregersen og direktør Finn Muus deltager. Beslutning: Taget til efterretning Afd 324 Ullerupdalvej. Bofællesskab Redegørelse: Notat fra Møde med Fredericia kommune d. 25. maj Børnehaven Arken Redegørelse: Der arbejdes på en ombygning af børnehaven Arken i et samarbejde med ID-arkitekterne. Beslutning vedr. ombygningen er godkendt af Andelsboligforeningens bestyrelse i 2010. 8

Nestlegården afd. 318 Redegørelse: Region Syddanmark har opsagt deres leje af bofællesskabet for psykisksyge i Nestlegården afd. 318. Direktør Finn Muus har torsdag den 23. juni møde med Fredericia Kommune vedr. en eventuel overtagelse af lejemålet. Beslutning: Taget til efterretning 10. Renovering og ombygning af administrationsbygningen Redegørelse: Notat fra møde med ID-arkitekterne og Rambøll den 25. maj 2011. Indstilling: At der arbejdes videre med en om og tilbygning af administrationen i et samarbejde med ID-Arkitekterne og der i den forbindelse arbejdes med en mindre ombygning af 1-sal. 11. Meddelelser fra formanden Redegørelse: Møde med Fredericia byråd den 2. maj 2011 Efter mødet med Fredericia byråd / kommune den 2. maj 2011 er der nu truffet en beslutning om, at der i første omgang skal afholdes et forberedende møde på embedsmandsplan, hvor et oplæg til fremtidige møders form og indhold skal diskuteres. Det er Borgmester Thomas Bankes holdning, at der i et samarbejde med Boligorganisationerne i Fredericia skal udarbejdes en boligpolitik der såvel tager hensyn til et samarbejde om fleksible udlejningsregler som renoveringer og nybyggeri. Mødet hvor direktionen for Fredericia kommune deltager med vores direktion var aftalt til den 9. juni men er nu udsat til den 30. august 2011. BL s repræsentantskabsmøde den 8. juni 2011 Den 8. juni afholdt Boligselskabernes Landsforening Repræsentantskabsmøde i Odense. Fra Boligkontoret Fredericia deltog Lis Gregersen Flemming Nis Lorenzen Else-Marie Gøhns Bent Klindt Andersen og Finn Muus. Efter en god og inspirerende beretning fra formanden blev en ny handlingsplan for BL drøftet og besluttet. Handlingsplanen indeholder : Arbejde for, at det historisk høje niveau for renoveringer støttet af Landsbyggefonden omsættes i innovative og fremsynede fornyelser 9

fortsat Arbejde for, et tæt samarbejde mellem kommuner og boligorganisationer blandt andet som led i styringsdialogen, så der opnås de bedst mulige effekter af det boligsociale arbejde Arbejde for, at prioriteringerne i nybyggeriet alene sker ud fra totaløkonomiske principper og ikke forvridende restriktioner som maksimumbeløbet Arbejde for, at der sættes samfundsmæssigt fokus på problemerne med tomme boliger, og antallet nedbringes Arbejde for, at den såkaldte udfordringsret udnyttes til at skabe mere fleksible rammer for både helhedsplaner, renoveringer og nybyggeriet. I boligpakken blev det videreført, at Landsbyggefonden skal finansiere en fjerdedel af de statslige udgifter i forbindelse med byggeri af almene boliger. Det er yderst problematisk, hvilket BL også skal markere klart i det kommende år. Alle midler i Landsbyggefonden skal reserveres til at udvikle boligområderne. BL vil arbejde for, at Landsbyggefonden ikke skal finansiere en del af statens udgifter til nybyggeri. På mødet blev Næstformand Vini Hansen genvalgt. Almene Boligdage den 2. 3. september i Bellacenteret II forbindelse med de Almene Boligdage i København har vi aftalt fælles transport sammen med BOVIA Kolding. Det betyder at vi bliver afhentet af en bus på Vesterbrogade den 2. september kl. ca. 7.00 hvorefter vi forventer at ankomme i Bella Centeret / hotellet kl. ca. 10.30. Når vi skal hjem den 3. september bliver vi afhentet kl. 15.00 (Hvis vi er færdige) ellers venter bussen på os. Vi er 19 tilmeldte fra Boligkontoret Fredericia og 10 fra BOVIA i Kolding. Præsentation af vinderforslaget i arkitektkonkurrencen for Sønderparken og Korskærparken den 20. juni Den 20. juni præsenterede Århus arkitekterne deres vinderforslag til et forslag for Korskærparken og Sønderparken. Dommerkomiteen, som fra Boligkontoret Fredericia bestod af Lis Gregersen Edvin Steiness Anne-Dorthe Tuemose og Finn Muus valgte efter en lang dag den 10. maj, sammen med boli.nu - Århus arkitekterne a/s som vindere. Århus arkitekterne a/s havde sammen med Sahl, DAI og Kristine Jensens tegnestue valgt at fremlægge et projekt hvor man havde prioriteret en enkelhed i helhedsplanerne, og i den forbindelse var de fremkommet med realistiske byggetekniske løsninger men også 10

med nogle gode løsninger for boligernes indretning. Et Projekt som på bedste vis - viser muligheder og en inspiration til hvorledes projektet kan gennemføres. Ventelisten Redegørelse: Vi har fra en beboer fået en henvendelse / klage vedr. vor venteliste. Beboeren finder det, kort fortalt, forkert at man ikke kan fastholde sin plads på ventelisten, hvorfor man den ene dag kan stå nr. 1 og den næste dag kan stå længere nede på ventelisten. Beboeren kan på den måde ikke se det nytter noget at stå på ventelisten. Direktør Finn Muus har via mail svaret beboeren og forklaret hvorledes vores lov bestemte venteliste fungerer. Som loven er nu, er det den med den laveste Anciennitet der står nr. 1. på ventelisten. Der kan, som beboeren har konstateret, ske en ændring hen over natten, såfremt en eller flere beboere med en lave Anciennitet bliver skrevet på ventelisten. Beslutningen: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Fødselsdage: Der har siden vi var samlet sidst været en rund og en halvrund fødselsdag. Jimmy Andersen fyldte den 8. juni 50 år sammen dag som jeg fyldte 65 år. Et stort tillykke til Jimmy. Blandt personalet er fuldmægtig Gitte Madsen og inspektør Jør Brynaa fyldt 50 år. Inspektør Vagn Larsen fylder mandag den 27. juni 60 år. Tillykke til dem! 12. Administrativt nyt til orientering / beslutning Redegørelse: Udskiftning af Server Vores server er nu tjenlig til udskiftning og afskrevet. Som tidligere drøftet i de enkelte bestyrelser fra før 1. januar 2011, foreslår vi nu, at vi kobles op på den nye fællesserver som står hos Østerbo i Vejle. Den nye server vil give os en mulighed for at yde en bedre service på ikke mindst Outlook Web da det enkelte bestyrelsesmedlem kan kobles direkte på serveren. Udgift ca. kr. 200.000. Eventuelt kunne vi med fordel gå over på det lønsystem der ligger på serveren hvorefter der vil være en lille ekstraudgift. Ny server kan forventes implementeret i september måned. Indstilling: At bestyrelsen godkender udskiftningen med en udgift på kr. ca. 200.000 og i den sammenhæng den foreslåede fælleserver med Østerbo, Bovia, Fællesbo.. 11

Seniorordning Redegørelse: Varmemestrene har foreslået, at seniorordningen ændres fra de 50 år til 60 år og at der i den forbindelse alene gives en godkendelser når der kan fremvises dokumentation for en lidelse. Beslutning: Bestyrelsen besluttede, at overenskomstudvalget mødes med direktionen og mere indgående drøfter mulighederne for en ændret aftale. Bestyrelsen ønsker et notat med en opgørelse af de med seniorordningen forbundne udgifter. Finn indkalder til møde i august måned. 13. Lukkede sager Gennemgang af processen for den organisatoriske handleplan for den videre organisering af administrationen i Boligkontoret Fredericia. Ansættelse af en EGU varmemester elev. Uddannelsen varer normalt 2 år med 20 40 uger på skole primært om vinteren. Elevlønnen de første 12 måneder er pr. 1. marts 2011 (iht. Overenskomst for ejendomsservice 2010-2012) 9649,11 kr/mdr. 9649,11/160,33 = 60,18 kr/time. 60,18 30,00 kr. i lønrefussion pr. time = 30,18 kr/time. Lønudgiften er i de første 7 måneder 4838,76 kr/mdr. Vi forpligter os til i første omgang at ansætte Alex i min. 7 mdr. dog spørges der om, det er muligt at lave en 1 årig aftale? 7 måneder koster: 7x4838,76 = 33.871,32 kr. skal vi lave en 1 årig kontrakt er det + 5x9649,11= 48245,55 = 82116,87 kr. minus perioden hvor han er på skole dvs. mellem 10 og 20 uger. Under skoleophold er lønudgiften udgiftsneutral. Beslutning: Bestyrelsen godkendte oplægget med ansættelse af Alex Vibholm Christensen vil i Egu lære som gartnermedhjælper / varmemester. Udgiften dækkes af dispositionsfonden. 14. Tilbagemeldinger fra udvalgene Redegørelse: a) Energiudvalget / ved Verner Zachariassen b) Medie udvalget / Bladudvalget / ved Torsten Mørck c) Seniorboudvalget / Ved Edvin Steiness d) Sammenlægningsudvalget / Ved Lis Gregersen e) Forvaltningsrevisionsudvalget / Ved Anker Warncke 12

fortsat f) Kursusudvalget / Ved næstformanden for udvalget Lone Jensen Beslutning: Bestyrelsen tog en redegørelse fra udvalgene til efterretning 15. Godkendelse af forsøg med ændrede samarbejdsformer for afdelingsbestyrelserne. Redegørelse: Boligkontoret Fredericia har med baggrund i en opfordring fra Boligselskabernes Landsforenings Kreds 7, valgt at sætte fokus på beboerdemokratiets vilkår og muligheder. Bestyrelsen ønsker at gøre brug af afdelingsbestyrelsernes viden og indsigt i forhold til et pilotprojekt hvor vi vil se på nye muligheder i samarbejdet. Der er den 25. maj holdt møde med afd. 220 og 218. I mødet deltog formand og næstformand for organisationsbestyrelsen, Lis Gregersen og Flemming Nis Lorenze samt direktør Finn Muus og inspektør Stefan Weihrauch. Udviklingen af beboerdemokratiet bør ske i en proces, hvor de beboervalgte begynder at se på deres arbejde med nye øjne og det skal være med til at nedbryde barrierer, der fastholder beboerdemokratiet i en gammel tidsånd. Idéudviklingen og fornyelsen skal komme nedefra. Udviklingen skal skabe gejst og ny motivation. Beboerdemokratiet står i dag over for store udfordringer. Tidligere var det nok at kende loven om almene boliger og at komme på kursus for at lære at gennemføre et afdelingsmøde. I dag handler det også om at kunne tiltrække de nye generationer af beboere, at udvikle beboerdemokratiets arbejdsform og at kunne håndtere kulturel integration. Udvikling af beboerdemokratiet starter med at øge støtten til de beboerdemokrater, der gør et kæmpe stykke arbejde i vore boligområderne. De har brug for mere viden, ny inspiration, nye kurser og kompetencer. Følgende blev drøftet: Hvad får folk til at gå ind i beboerdemokratiet? Hvilke forhindringer er der, når nye medlemmer skal rekrutteres? Hvordan kan vi styrke rekrutteringen og arbejdet i afdelingsbestyrelsen Indstilling: Det indstilles, at der som et forsøg som skal løbe i et år, afsættes kr. 100.000 fra dispositionsfonden. Pengene skal bruges til indkøb af IPAD s samt forbrug. Der vil løbende i processen blive givet en orientering til bestyrelsen samt en afsluttende rapport og anbefalinger. 13

16. Eventuelt Redegørelse: Næste bestyrelsesmøde onsdag d. 24. august kl. 19.00. Anker Warncke har her forlods meldt afbud til bestyrelsesmødet. Bent Klindt Andersen gjorde opmærksom på, at vor hjemmeside mangler en opdatering af filer med vort blad Lejligheden. Beslutning: Taget til efterretning Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør 14