DI-version 2015-12-15 LSA Lederens StandardArbejde Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 1 af 14
Instruktion til kaizenleder Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 2 af 14
Indhold Instruktion til kaizenleder... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 3 Undervisningsmateriale... 4 1 Forberedelse... 4 2 Undervisning... 4 3 Udførelse... 4 4 Opfølgning... 4 5 Diplomer... 4 Adobe-fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Kaizenevent... 5 Specielle forhold vedrørende LSA... 6 Formål med LSA... 6 Målet for en LSA-kaizenevent... 6 Krav til kaizenlederen... 6 Styringsprincip... 6 Tips til LSA... 6 Rammer for LSA-kaizenevent... 7 Tidsplan for tre dage for en enhed... 7 Krav til forankring... 8 Lederens StandardArbejde... 9 Nøgletal og procesindikatorer... 9 KunderKritiske Processer, KKP... 9 Opdatering af de etablerede tavler... 10 Kaizenevent - generelt... 11 Kaizenlederens opgaver... 11 Varighed... 11 Information til interessenter... 11 Indkaldelse til kaizenevent... 11 Deltagere i kaizenevent... 11 Accept, læring og forankring... 11 Kaizenkultur... 12 Forberedelse... 12 Undervisning - deltagerne og deres forventninger... 12 Undervisning - P-plads... 12 Indsamling af information... 12 Planlagte opgaver... 13 Afrapportering... 13 Evaluering... 13 Tjekliste - kaizenevent... 14 Tjekliste - LSA... 14 Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 3 af 14
Undervisningsmateriale 1 Forberedelse LSA Lederens standardarbejde 3-1-1 - LSA - Kaizenevent indkaldelse - Word - fremsendes 3-1-1 - LSA - - Adobe - udskrives 3-1-1 - LSA - Ledelsens vejledning - Adobe - udskrives 2 Undervisning 3-1-1 - LSA - Noter deltager - Adobe - udskrives 3-1-1 - LSA - Noter underviser - Adobe - udskrives 3-1-1 - LSA - Præsentation - Adobe - præsentationen 3 Udførelse 3-1-1 - LSA - Lederens StandardArbejde - Excel-skemaer udskrives Tegning af forbindelse og veje - Adobe 4 Opfølgning 3-1-1 - LSA - Audit - med makro - Excel-skema 3-1-1 - LSA - Auditbeskrivelse - Adobe A3-skema - Power Point Afvigelsesskema - Excel-skema - udskrives Mål og resultat - K - KKP, KundeKritiske processer - Excel-skemaer - udskrives Mål og resultat - K - Kvalitet - Excel-skemaer - udskrives Mål og resultat - L - Kø og Lager - Excel-skemaer - udskrives Mål og resultat - P - Produktivitet - Excel-skemaer - udskrives Mål og resultat - R - Rettidighed - Excel-skemaer - udskrives Oversigt til tavler - Master - Power Point Procesopfølgning - K - Excel-skemaer - udskrives Procesopfølgning - P - Excel-skemaer - udskrives Procesopfølgning - R - Excel-skemaer - udskrives Procesopfølgning på maskine - Excel-skemaer - udskrives 5 Diplomer For alle diplomer opdateres side 1 med data for virksomheden og udskrives 3-1-1 - LSA - Diplom for deltagelse i kaizenevent - Power Point 3-1-1 - LSA - Diplom for kaizenleder - Power Point 3-1-1 - LSA - Diplom for kaizenspecialist - Power Point 3-1-1 - LSA - Evalueringsskema - Excel Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 4 af 14
Adobe-fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med præsentationen til undervisningen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser et slide show. Visning i fuldt format: Crtl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menubjælken. Her vælges: View Full Screen Mode (engelsk version) Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Dette kan anvendes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående). Her vises en udskrift for 6 x 5 sider liggende: Kaizenevent Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går. Event betyder begivenhed. Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort periode for at skabe en forbedring. Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 5 af 14
Specielle forhold vedrørende LSA LSA Lederens standardarbejde Formål med LSA Der etableres tavler til styring for både enheden og afdelingerne, og der indføres standarder for ledernes og specialisternes opgaver for opdatering af tavlerne, samt standarder for afholdelse af tavlemøderne. Målet for en LSA-kaizenevent Der etableres fælles nøgletal for hele enheden. Disse nøgletal vises på tavler og opdateres dagligt til et fast tidspunkt. Nøgletallene for enheden skal vise, hvorledes kunderne opfatter os som leverandør. Der afholdes et dagligt tavlemøde for enheden, hvor den øjeblikkelige formåen kortlægges ved hjælp af nøgletallene. Med dette udgangspunkt vurderes det fremadrettede behov fra kunderne, og der igangsættes handlinger til håndtering af de problemer, som disse behov giver anledning til. Ved efterfølgende tavlemøder i afdelingerne formidles beslutningerne for enheden til de enkelte områder. Alle, der udfører arbejde til tavlemøderne, arbejder efter en synlig standard, og tavlemøderne afholdes efter en synlig standard. Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal beherske værktøjet LSA. Styringsprincip Ved konvertering til lean er etableret tavler, som viser lean nøgletal for områderne. Der er også etableret daglig opfølgning på nøgletallene, og problemer for processerne er identificeret. Dette arbejde fokuserer på, hvordan det er gået og, hvad der er sket. Formålet med LSA er at anvende den fælles historie fra nøgletallene til at se fremad for at forbedre mulighederne for at opfylde kundernes behov. Grundlaget for at se fremad er et detaljeret kendskab til kundernes behov og vores egen formåen for nærværende. Med disse informationer kan vi planlægge et forløb, så vi opfylder kundernes behov, hvis vi formår det, og ellers bedst muligt. Hvis vi ikke kan opfylde kundernes behov, skal årsagerne hertil identificeres, så de kan bearbejdes. Årsagerne gøres synlige på tavlen for enheden, så der er et fælles overblik over problemerne. Det giver det bedste grundlag for at prioritere indsatsen for dagen, så vi på den mest effektive måde opfylder kundernes behov. Ved at bearbejde de erkendte årsager, løses de efter en plan, som kan eksekveres. Denne form for problemløsning indgår som en del af dagens øvrige planlagte opgaver, og de eksekveres som andre opgaver efter tur i en prioriteret rækkefølge. Dette er i modsætning til løsning af problemer, der pludselig opstår eller erkendes. De skal som regel løses straks (brandslukning) for at bringe eksekveringen i kontrol igen. Tips til LSA Hele ledelsen for enheden skal deltage i denne kaizenevent, da grundlaget for ledernes daglige arbejde ændres. Lederen skal fremover både give en status for sit område og forudsige, hvad der kan leveres. Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 6 af 14
Efter etablering af den nye styring forventes det af lederne, at de kan forudsige, hvorledes de leverer, og kan forudsige de problemer, der kan opstå. De ansvarlige for planlægning bør også være repræsenteret ved LSA-kaizeneventen, da deres arbejde påvirkes på samme måde som ledernes arbejde. Samarbejdet mellem leder og planlægger intensiveres, da de hver dag skal have et fælles billede af leveringssituation for de kommende dage. Der deltager ikke andre medarbejdergrupper i LSA-kaizeneventen. Kilder til data for nøgletal skal være kendt inden afholdelse af LSA-kaizeneventen. Rammer for LSA-kaizenevent Første gang der udføres LSA, skal der afsættes tre dage til kaizeneventen. Ved LSA-kaizeneventen etableres en ny styring af enheden. Alle, der skal være involveret i den beslutning, skal deltage i denne kaizenevent. Ved LSA-kaizeneventen besluttes hvilke nøgletal, der skal anvendes for enheden. De valgte nøgletal specificeres, så det er entydigt, hvorfra data kommer og, hvad de viser. hvor nøgletallene skal opsamles og, hvorledes de akkumuleres til en fælles værdi for den samlede enhed. hvilke processer der skal måles på, samt hvor og hvordan resultatet af målingen skal vises. hvor tavlerne i afdelingerne skal placeres og, hvad de skal indeholde. tidsplanen for de daglige tavlemøder og, hvem der skal opdatere nøgletallene. hvilke problemer der skal gøres synlig på tavlen og hvorledes, de gøres synlige. standardarbejdet for ledere, planlæggere og andre, som skal opdatere informationer på tavlerne. Ændringen af ledernes daglige arbejde kræver ledelsens bevågenhed for at blive indført og forankret. Ledelsen skal selv følge standarden for afholdelse af tavlemødet for enheden, og den skal følge de gældende principper for de daglige rundgangsmøder. Tidsplan for tre dage for en enhed Dag 1 formiddag: Introduktion til kaizeneventen, ved kaizenlederen (Præsentationen side 1-7). Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen, ved kaizenlederen. Undervisning i LSA ved en kaizenspecialist i LSA Gennemgang af områderne, så alle kender enhedens processer og tavler Dag 1 eftermiddag: Vælg nøgletal for enheden, så de kan summeres fra processerne Design strukturen for tavlerne for nøgletal fra proces til enheden Vælg de processer, der skal overvåges Beslut, hvor resultatet skal vises for processerne Vælg en placering for alle tavler, så de kan ses Dag 2: Sæt mål for alle nøgletal Beslut, hvordan behovet opgøres på kort sigt (dagen) Beslut, hvordan behovet opgøres på langt sigt (måned) Design, hvordan problemer identificeres Design en tavle for synliggørelse af problemer for enheden Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 7 af 14
Design, hvordan aktuelle problemer, som forårsager stop (rød), præsenteres Design, hvordan truende problemer, som kan forårsage stop (grøn), præsenteres Design det fælles tavlemøde for enheden Specificér, hvem der deltager i tavlemødet for enheden Udarbejd en standard for tavlemødet for enheden (højst 20 min.) Beskriv koblingen til øvrige tavler og tavlemøder Fastlæg tidsforløbet for tavlemøderne Fastlæg, hvilke informationer der skal foreligge på tavlen for enheden fra hver deltager Fastlæg, hvilke informationer deltagerne skal have fremskaffet til tavlemødet for enheden Dag 3: Udarbejd lederens standardarbejde for dagen, ugen og måneden Udarbejd standardarbejde for alle deltagerne ved tavlemødet for dagen, ugen og måneden Etablér tavlerne (nøgletal og problemer) for enheden Design tavlemødet for en afdeling Specificér, hvem der deltager i tavlemødet for afdelingen Udarbejd en agenda for tavlemødet for afdelingen (højst 8 min.) Design den daglige præsentation for en afdeling, og udarbejd en standard for den Indret en model for tavlerne for en afdeling Indret en model for tavlerne for en proces Aftal, hvornår alle tavler for afdelingerne er etableret eller opdateret Afslut med et møde for deltagerne i kaizeneventen om forløbet Krav til forankring Den øverste ledelse indleder mødet til tiden med at konstatere, om alle, der skal deltage i mødet, er mødt, og om tavlen er opdateret. Manglende fremmøde og manglende opdatering påtales over for den ansvarlige leder, som skal sikre, at der er en afløser for alle. Den øverste ledelse går foran og driver tavlemøderne for enheden igennem på den aftalte tid. Sagsbehandling henvises til efterfølgende møder mellem de involverede parter. Ved at vise, at tavlemødet kan gennemføres på under 20 minutter, får den øverste ledelse sat en norm for tavlemøderne. De anvendes til at få et fælles overblik, så alle arbejder koordineret på egne opgaver for at opfylde kundernes behov. For at forstå problemerne gennemfører ledelsen rundgangsmøder efter tavlemødet. Der afsættes 15 minutter hertil. Formålet med rundgangsmøderne er, at ledelsen får indsigt i de største problemer, der er vist på tavlerne for enheden. Ved rundgangsmøderne søges alene indsigt i problemet, så det er forstået. Der ydes ikke assistance med idéer til løsning af problemerne, men der kan tildeles kvalificerede ressourcer til den, der har ansvaret for at få problemet løst. For at udbrede en god mødekultur kommer ledelsen efter rundgangsmødet til et tavlemøde i én af afdelingerne for at overvære, hvordan mødet forløber. Tidsplanen skal give mulighed for, at ledelsen kan nå frem til afdelingen, inden mødet starter. Problemer, løsning af problemer eller indførte forbedringer, som er omtalt på tavlemødet for enheden, bestemmer, hvilken afdeling ledelsen går til. Efter tavlemødet i afdelingen giver ledelsen en tilbagemelding til lederen af tavlemødet for at fremme udviklingen af den ønskede adfærd for både lederen og medarbejderne. Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 8 af 14
Lederens StandardArbejde Lederen har i et vist omfang lært at arbejde efter standarder i forbindelse med konverteringen til lean. Standarden har været fokuseret på afholdelse af tavlemøder og skal nu udvides med planlægningen af dagen for at sikre opfyldelse af kundernes behov. Formålet er, at virksomheden bliver bedre til at opfylde kundernes behov ved, at lederen lærer at følge en standard for sit arbejde. For lederen består standarden i, at lederen til faste tidspunkter udfører bestemte opgaver. For at hjælpe lederen med at udarbejde standarden er der udarbejdet et oplæg for en standard for lederens arbejde og for afholdelse af tavlemødet for det område, hvor LSA er implementeret. Standarden for lederens arbejde omfatter nu både etablering af overblik over dagen i går ud fra nøgletallene og arbejdet med at udarbejde grundlaget for en plan for denne dag. Lederen skal kunne forudsige, hvilke kundebehov der kan opfyldes og, hvilke problemer der blokerer for de behov, der ikke kan opfyldes. I det omfang det er muligt for lederen, skal der findes løsninger for de erkendte problemer. Lederen skal gøre alle bekendt med de problemer, der ikke findes en løsning på, så der ved tavlemødet for enheden kan igangsættes handlinger for at finde en løsning. Arbejdet med selv at finde en løsning på de erkendte problemer giver lederen en indsigt i problemet, så det ved tavlemødet for enheden kan afleveres til rette vedkommende. I forbindelse med afleveringen vil lederen være i stand til kort, præcist og effektivt at beskrive problemstillingen og de undersøgte muligheder. Nøgletal og procesindikatorer Nøgletal opgøres efter en periode og viser resultatet af aktiviteterne, når processerne er udført. Procesindikatorer vises løbende og anvendes til styring af processerne. Når perioden er gået, viser nøgletallene resultatet af, hvor effektivt ledelsen og lederne har været til at styre processerne og ressourcerne. KundeKritiske Processer, KKP For at overvåge de processer, som kan forårsage, at kunderne oplever en reduceret kvalitet, etableres en KKP-måling. KundeKritiske Processer (KKP) er de processer, som kan medføre, at kunderne oplever en reduktion af ydelsens kvalitet. Alle processer vurderes for, om de kan medføre, at kunderne oplever en reduktion af ydelsens kvalitet. For alle disse processer vurderes det, om en fejl vil blive stoppet af en senere proces. Hvis det er tilfældet, ses der bort fra processen ved etablering af KKP-målingen. Hvis en fejl kan ramme kunden, vurderes det, hvor denne fejl kan blive opdaget. De steder, hvor fejlen kan blive opdaget, etableres en måling for denne KKP. For målingen fastlægges to grænseværdier, M1 og M2, for fejlraten for denne KKP. M1 vælges, så fejlniveauer op til M1 for denne KKP ikke giver anledning til kundeklager. M2 vælges, så fejlniveauer over M2 ikke giver anledning til for mange kundeklager. Når fejlniveauet er under M1, er KKP-værdien nul (0). Når fejlniveauet er på eller over M1, men under M2, er KKP-værdien en (1). Når fejlniveauet er på eller over M2, er KKP-værdien to (2). KKP-værdierne for afdelingens KKP summeres. Dagen er rød, hvis summen er lig med eller over 1. Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 9 af 14
KKP-værdierne for enhedens afdelinger summeres. Dagen er rød, hvis summen er lig med eller over 2. Værdierne for M1 og M2 tilpasses over tid, så målingen for både afdelingen og enheden passer med kundeklager for den pågældende KKP. Hvis der modtages kundeklager, som ikke kommer fra KKP, skal det overvejes, om de pågældende processer skal medtages som en KKP. Hvis der aldrig kommer kundeklager for en KKP, bør målingen for denne KKP ophøre. Opdatering af de etablerede tavler Tavler anvendes til forskellige formål. Ved konverteringen er der etableret tavler for styring af opgaverne for levering (kanban til lageropfyldning), for opfølgning på processerne (timeopfølgning) og for opfølgning på dagen (nøgletal). Tavlerne indeholder derfor løbende en status for processen eller området, som viser, hvorledes det går med at opfylde dagens mål. Den indeholder også en opfølgning på dagen i går, samt en oversigt over de foregående dage og måneder. Disse tavler skal udvides, så lederen på baggrund af nøgletal og kundernes behov kan forudsige, hvilke behov der kan opfyldes og, hvilke problemer vi har for de behov, vi ikke kan opfylde. Lederen skal gå fra at se på historien til at anvende historien og de kendte behov til at planlægge dagens aktiviteter. De etablerede tavler revideres, så de bliver en integreret del af virksomhedens forretningssystem. Principperne for tavlerne ændres ikke, men nøgletal og anvendelsen af tavlerne standardiseres for hele enheden. En komplet tavle indeholder fortsat to målinger for hver parameter. Den første måling viser den primære værdi, som ønskes overvåget. Den anden måling viser, om den første måling er retvisende. Hvis den første måling er et kvalitetsmål for processen, kan den anden måling for eksempel være for mængden af kundeklager. Strukturen for tavlen tager stadig udgangspunkt i den samme standard: + Sikkerhed K Kvalitet R Rettidighed L Lager P Produktivitet M Moral Audit: 5S Sikkerhed Intern KKP (KundeKritiske Processer) Fejl hos kunder Rettidige levering (OTD, On Time Delivery) Skyldige leveringer (Past Due) RåV og FV (Lead Time) (Standard Arbejde) Lagerværdi SAopfyldelse Tavlestandard Genanskaffelsestid Produktivitet Moral Rettidig fremmøde Standard for tavlemøde Problem liste Afvigelses skema A3 A3 Kvalifikationer Efter LSA-kaizeneventen kan der være etableret en anden standard for enhedens tavler, som kan have en anden opbygning. Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 10 af 14
Kaizenevent - generelt LSA Lederens standardarbejde Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed En kaizenevent forløber typisk over to til fem dage. Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutningen på dagens event. Afholdes kaizeneventen inden for normal arbejdstid på daghold, må kaizenlederen forvente at skulle arbejde om aftenen med at forberede materiale og præsentationer til de følgende dage, så hele holdet ikke venter, mens kaizenlederen arbejder ved sin pc. Information til interessenter Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer i arbejdsforholdene for enkelte medarbejdergrupper, skal disse grupper og deres leder informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre på arbejdsforholdene. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres hvilken type værktøj der skal anvendes ved denne kaizenevent formålet med, at kaizeneventen afholdes forventninger til udbyttet af denne kaizenevent tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen, dage og tidsrum hvem der er kaizenledere tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og, om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt. Deltagere i kaizenevent Alle deltagerne i en kaizenevent er lige og skal bidrage med det, de kan. Der deltager normalt kun ledere og enkelte specialister i en LSA-kaizenevent. Ofte vil deltagerne være ledelsen og alle ledere i enheden. Hvis ikke alle ledere deltager, skal der gives information til lederens kollegaer før, under og efter kaizeneventen. Det er specielt vigtigt for en kaizenevent som denne, der medfører ændringer i arbejdsforholdene og opgaverne for lederne. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det, vi selv har fundet på, accepteres meget lettere og, det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte ledere ikke er i mindretal. Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 11 af 14
Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en medarbejder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal medarbejderen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents: 1. Har ikke deltaget tidligere 2. Har deltaget tidligere 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenleder med passende interval. Status som kaizenspecialist mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenspecialist med passende interval. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt et grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres om kaizeneventens afholdelse. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner (ledelsen) kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Undervisning - deltagerne og deres forventninger Indled med, at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne. Undervisning - P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål, der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvem der er ansvarlig, et tidspunkt for hvornår svaret skal foreligge samt, hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne, der indsamler data samt, hvad formålet med denne kaizenevent er. Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 12 af 14
Planlagte opgaver Det er målet, at alle opgaver løses under kaizeneventen. Det er ofte bedre at lave en 80%- løsning, som kan gennemføres under kaizeneventen, end at vente på en perfekt løsning. Hvis der er opgaver, som skal udføres efter kaizeneventen, listes en termin og en ansvarlig, som har accepteret at påtage sig opgaven til den anførte termin. Kaizenlederen følger op på, at de planlagte opgaver gennemføres. Afrapportering For at skabe interesse for kaizeneventen afsluttes den med en afrapportering til alle berørte medarbejdere i det område, hvor den har været afholdt. Til denne afrapportering indkaldes ledelsen for området og virksomhedens ledelse. Medarbejdere i de funktioner, der har relation til det, der er behandlet i denne kaizenevent, indkaldes også til afrapporteringen. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen. Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 13 af 14
Tjekliste - kaizenevent Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftalt eventuel forplejning Aftalt tidspunktet med ledelsen Aftalt tidspunktet med underviser Aftalt tidspunktet med nøgledeltagere Udsend indkaldelsen til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér at pc og beamer virker Der er whiteboard eller flipover i lokaler Der er skriveredskaber til whiteboard Skriveredskaber til deltagerne Diplomer til deltagerne Tjekliste - LSA Emne Udført Accept Bemærkning Fremskaf egnede tavler til enheden Fremskaf tavler til afdelinger uden tavle Fremskaf VSM for alle værdistrømme Fremskaf tegninger for lokaler med udstyr Fremskaf kopier af de anvendte nøgletal Aftal tilkald med systemansvarlige Alle rettigheder tilhører DI 3-1-1 - LSA - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 side 14 af 14