Koncept for medarbejderudviklingssamtaler (MUS) - med supplerende skemaer til brug ved seniorsamtaler (SUS) og lederudviklingssamtaler (LUS). I dette dokument er samlet alle skemaer, hjælpespørgsmål, vejledning og inspiration til at afholde MUS-, SUS- og LUS-samtalerne. MUS-konceptet er godkendt i revideret form januar 2011. Ansvar for samtalerne Det er lederens ansvar at udviklingssamtalen bliver gennemført og at aftale et tidspunkt med medarbejderen, mindst 14 dage før samtalen holdes. Begge parter medarbejder og leder har ansvaret for, at samtalen forløber efter hensigten, og at den fører til et godt resultat. Når tidspunktet for samtalen aftales, skal lederen udlevere denne vejledning, hjælpespørgsmål samt skemaerne til aftaler om trivsel og udvikling, til medarbejderen. Hvad er en udviklingssamtale Det er en fortrolig samtale mellem en medarbejder og dennes nærmeste, personaleansvarlige leder. Det er en systematiseret samtale, der skal holdes 1 gang om året. Samtalen handler om arbejdet i bred forstand: om de fysiske og psykiske arbejdsvilkår, om medarbejderens opgaver, kompetencer og udvikling, set i forhold til afdelingens samlede opgaver, mål og funktion. Udover de emner, skemaerne allerede indeholder, kan I aftale at drøfte forhold eller emner, I synes er relevante hos jer. Formålet med samtalen Ved at fokusere på kompetencer og udvikling, er MUS med til at sikre, at Guldborgsund Kommune løser sine opgaver så effektivt, fleksibelt og kvalificeret som muligt. Men MUS er også med til at sikre kommunen som en moderne og effektiv virksomhed, hvor den enkelte medarbejders kompetencer anvendes bedst muligt - samt hvor personlig og faglig udvikling er en selvfølge for alle medarbejdere. Samtalens indhold Selvom samtalen har udgangspunkt i det forløbne år, er dens fokus på medarbejderens fremtidige udvikling. For medarbejderen er samtalen dermed en vigtig mulighed for at drøfte egne tanker om arbejdet og fremtiden; om trivsel og om mulighederne for kompetenceudvikling i jobbet samt på arbejdspladsen. Det er også her, medarbejderen får en mulighed for at kende sin leders vurdering af arbejdsindsatsen. Endelig er samtalen en mulighed for, at medarbejderen og lederen kan drøfte problemer og forslag af enhver art i forbindelse med arbejdet. Men samtalen er ikke en lønforhandling. Forberedelse En grundig forberedelse giver et godt resultat. Hjælpespørgsmålene skal ikke gennemgås under samtalen, men anbefales at læse igennem så alle arbejdsforhold er tænkt systematisk igennem på forhånd. Ved at skrive ned, hvad du vil drøfte, bliver det ikke glemt undervejs i samtalen. En del af forberedelsen kan være at gennemse aftalerne fra sidste samtale. Du skal grundigt overveje hvilke kompetenceudviklingsmål, du ønsker at drøfte. Du skal forberede dig på at yde dit bidrag til en god, åben og ligeværdig samtale. Og du skal forberede dig på at lytte. Hjælpespørgsmålene er til personlig forberedelse. Gode råd til medarbejderen Brug samtalen som en mulighed for at styrke din faglige og personlige kunnen og for at udvikle din arbejdssituation bedst muligt. Forbered dig grundigt. Det er en investering i dig selv. 1
Se tilbagemeldingen fra din leder som værdifuld viden, der kan hjælpe dig til at blive endnu bedre. Sig, hvad du mener - og sig til, hvis du er uenig. Men gør det med respekt for din leder. Gode råd til lederen Brug samtalen til at tale med medarbejderen om de væsentligste ting i forhold til arbejdet og jeres samarbejde. Brug god tid til forberedelsen. Det er en investering i en bedre medarbejder. Ærlig tilbagemelding fra en medarbejder er meget værd. Hvis du lytter og beder om uddybning, kan du få hjælp til at blive en bedre leder. Giv klare, direkte budskaber og brug konkrete eksempler, så der ikke er tvivl om, hvad du mener. Men gør det med respekt for medarbejderen. Gode råd om samtalen Afsæt god tid til samtalen, så den ikke skal jages igennem. En god samtale tager den tid, den tager! Erfaringsmæssigt er det 1½ til 2 timer. Samtalen skal foregå uforstyrret (også af telefoner). Sæt evt en seddel med MUS uden på døren under samtalen. Brug hjælpespørgsmålene og de forberedte noter som støtte under samtalen. Det giver erfaringsmæssigt det bedste forløb. Vis respekt og tillid. Det giver den åbne og positive dialog, som er forudsætningen for en god samtale, der kan føre til et godt resultat. Udvikling og trivsel Ifølge aftalen mellem de kommunale arbejdsgivere og KTO skal stress drøftes under MUS, ligesom der skal udarbejdes individuelle planer for kompetenceudvikling. Derfor skal samtalen resultere i, at I udfylder skemaet Medarbejderudviklingssamtalen aftaler om udvikling. Heraf fremgår jeres aftaler om udvikling for den kommende periode (der godt kan række længere end et år). Derudover skal I udfylde skemaet Medarbejderudviklingssamtale aftaler om trivsel. Begge skemaer skal udfyldes, og underskrives af både medarbejder og leder. Lederen beholder originalen, og medarbejderen får en kopi. Personaleafdelingen anbefaler, at der sker opfølgning på aftalerne om udvikling og trivsel mindst ved den årlige MUS-samtale, eller gerne tidligere, f.eks. i forhold til konkret aftalte aktiviteter, og at der aftales hvem, der følger op hvornår. Af hensyn til fortroligheden skal de originale aftaleskemaer opbevares sikkert, hvor kun lederen har adgang; og helst under lås. Det samme gælder for hjælpespørgsmålene, hvis disse ønskes gemt til senere brug. Lederen har tavshedspligt om samtalen, og oplysninger må ikke gives videre til andre uden medarbejderens accept. MED-udvalgets rolle Vær opmærksom på, at det i KTO-aftalen 2008-11, 6 er bestemt, at SU/MED-udvalget med afsæt i arbejdspladsens mål og behov for kompetenceudvikling skal: Drøfte de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på arbejdspladsen. Drøfte sammenhængen mellem arbejdspladsens mål/strategier og kompetenceudvikling. Drøfte hvordan arbejdet med kompetenceudvikling evalueres. Såfremt der ikke er et MED-udvalg på arbejdspladsen, kan drøftelsen vedrørende mål og behov for kompetenceudvikling finde sted på personalemøder eller mellem tillidsrepræsentanten/tillidsrepræsentanterne og lederen/ledelsen. 2
Der er aftalt samtale med: Den: Kl.: Sted: MEDARBEJDERUDVIKLINGSSAMTALE - aftaler om trivsel Her skrives MUS-samtalens konklusioner og dé aftaler om trivsel, der er indgået mellem medarbejder og leder. BEMÆRK, AT DETTE SKEMA ER OBLIGATORISK OG FORTROLIGT. TRIVSEL (jf. KTO-forliget SKAL stress drøftes) AFTALER OM EVENTUELLE AKTIVITETER TIL AFHJÆLPNING OG FOREBYGGELSE AF STRESS ELLER MISTRIVSEL AF ANDRE ÅRSAGER Hvad er aftalt? Hvad kan jeg gøre for at bidrage til trivslen? Hvad kan min leder gøre for at bidrage til trivslen? Hvornår skal det ske? Hvornår, hvem og hvordan skal der følges op? Dato Underskrift medarbejder Underskrift leder HUSK KOPI TIL MEDARBEJDER 3
Der er aftalt samtale med: Den: Kl.: Sted: MEDARBEJDERUDVIKLINGSSAMTALE - aftaler om udvikling Her skrives MUS-samtalens konklusioner og dé aftaler om personlig og faglig udvikling, der er indgået mellem medarbejder og leder. BEMÆRK, AT DETTE SKEMA ER OBLIGATORISK. TIDSPLAN 1 ÅR 1-3 ÅR OPGAVEPORTEFØLJE KOMPETENCEUDVIKLING OG KARRIEREMÅL Personlige og faglige udviklingsområder UDVIKLINGSAKTIVITETER/ -AFTALER Hvad er målet? Hvad er aftalt? Hvem skal gøre hvad? Hvornår skal det ske? Hvornår, hvem og hvordan skal der følges op? (Husk dato for opfølgningssamtale.) Dato Underskrift medarbejder Underskrift leder 4
HUSK KOPI TIL MEDARBEJDER MUS-, SUS- og LUS-SAMTALE - hjælpespørgsmål Det er frivilligt om du vil bruge hjælpespørgsmålene, men det anbefales, så du er sikker på at få tænkt alle samtalens punkter grundigt igennem på forhånd. 1. OPFØLGNING PÅ SENESTE SAMTALE Hvilke aftaler er gennemført? Hvilke aftaler mangler? Hvorfor? 2. TRIVSEL OG SAMARBEJDE Det faglige miljø, omgangstone, samarbejde, opgaveomfang. Det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Stress. Tid i forhold til opgaveløsning/opgavemængde. Det daglige samarbejde med teamet, kolleger, samarbejdsparter og kunder. Hvem anses for kunder. Hvordan vil du gerne opleves af dem. Dit forhold til din leder samarbejde, information, vejledning og støtte. Gode råd til din leder. Hvad gør han/hun godt. Hvad kan han/hun blive bedre til. Positive oplevelser/succeser. Hvordan skaber vi flere af dem. Forslag til ændringer. 3. NUVÆRENDE ARBEJDSOPGAVER Dine kerneopgaver. Hvordan løser du generelt dine arbejdsopgaver? Udviklingen inden for dit arbejdsområde generelt og konkret. Håndtering af udviklingen. Opgaver du løser godt grunden hertil. Opgaver du løser mindre godt grunden hertil. Områder, der interesserer dig mest. Områder, der interesserer dig mindst. 4. ARBEJDSOPGAVER FREMOVER Opgaver du gerne vil fortsætte med. Opgaver du helst ikke vil fortsætte med. Ønsker om nye opgaver. Ønsker om ændring/aflastning i opgaver. Forventninger til din leder i forhold til nye eller ændrede opgaver. 5. KOMPETENCER OG KOMPETENCEUDVIKLING Nuværende kompetencer i forhold til dine arbejdsopgaver. Faglige og personlige. Kompetencer, du ikke bruger. Ønsker til din faglige udvikling. Uddannelse og læring på jobbet (f.eks., supervision, sidemandsoplæring, sparring, teamsamarbejde, jobbytte) og mulighederne herfor. o På kort sigt? o På langt sigt? Ønsker til din personlige udvikling i øvrigt; og eventuelle muligheder herfor. 5
o På kort sigt? o På langt sigt? Generelle forhold, der påvirker (fremmer og/eller begrænser) dine muligheder for udvikling. Fx organisatoriske, personlige, private. Forslag til udviklingsmål. 6. ANDET Arbejdsmæssigt. Karriere. Personligt. Familiemæssigt. Forholdet mellem arbejde og familie. Ønsker om ændring i arbejdstid. 7. ÅBENHED & TILLID De to overordnede værdier er rammerne for det daglige arbejde. Åbenhed & tillid er principperne for hvordan vi samarbejder med borgere og kolleger, og dermed for hvordan vi løser vores opgaver. Det er meget forskelligt, hvordan kommunens afdelinger arbejder med værdierne og hvor langt vi er kommet. I drøftelserne af værdierne bør I derfor tage udgangspunkt i hvor I er. 8. SÆRLIGE FORHOLD PÅ ARBEJDSPLADSEN Her kan indsættes spørgsmål eller emner, der ønske s drøftet i samtalen. Meningen er at give mulighed for at drøfte emner I prioriterer højt, eller som er særligt relevante på arbejdspladsen. 6
SENIORSAMTALE - samtaleskema Seniorsamtalen er et årligt tilbud til alle medarbejdere mellem 50 og 55 år, og obligatorisk for alle medarbejdere, der er fyldt 55 år. Seniorsamtalen er et supplement til medarbejderudviklingssamtalen (MUS) og ikke en erstatning eller en ekstra samtale. Formålet med seniorsamtalen er at støtte seniorernes trivsel og indgå aftaler, der er til gensidig gavn for både medarbejdere og arbejdsplads. Vær opmærksom på, at medarbejderens faglige organisation skal inddrages, når der indgås senioraftaler, generationsskifteordninger og lignende. Medarbejder: Dato for samtalen: 1. SENIORMULIGHEDER I GULDBORGSUND KOMMUNE Kender du Guldborgsund Kommunes Seniorpolitik og det tilhørende Inspirationskatalog? 2. OPFØLGNING PÅ SENESTE SENIORSAMTALE Hvilke aftaler er gennemført? Hvilke aftaler mangler? Hvorfor? 3. FREMTIDEN Har du gjort dig overvejelser om, hvornår du vil gå på pension eller efterløn? Hvis ja, hvornår? Hvis du har tænkt på at gå på pension/efterløn på et bestemt tidspunkt, hvad kunne så få dig til at blive længere på arbejdsmarkedet? Er der forhold, der gør det vanskeligt for dig at udføre dit nuværende job 1-2 år frem i tiden? Beskriv. Er der forhold, der gør det vanskeligt for dig at udføre dit nuværende job 2-5 år frem i tiden? Beskriv. Er der forhold, der gør det vanskeligt for dig at udføre dit nuværende job 5-10 år frem i tiden? Beskriv. 7
Hvad kunne ændre/forebygge, at det blev vanskeligt for dig at udføre dit nuværende job: 1-2 år frem? 2-5 år frem? 5-10 år frem? Hvordan bliver resten af dine år på arbejdsmarkedet bedst mulige? Ser du behov for ændringer i fx tid, opgaver eller job? Hvordan oplever du lederes og kollegers holdninger til seniorer? Føler du dig værdsat som senior? 4. ØVRIGE BEMÆRKNINGER Er der andre emner eller forhold som du ønsker at bemærke eller drøfte? 5. AFTALER Hvad er aftalt? Hvem skal gøre hvad? Hvornår skal det ske? Hvornår, hvem og hvordan skal der følges op? DATO Underskrift medarbejder Underskrift leder 8
LEDERUDVIKLINGSSAMTALE samtaleskema med udviklingsplan Lederudviklingssamtalen (LUS) er en årlig samtale mellem leder og lederens leder. Den gennemføres i naturlig forlængelse af lederevalueringsdialogen, hvor lederen evalueres af en gruppe repræsentativt udvalgte medarbejdere. LUS-samtalens fokus er fortsat udvikling af lederens lederkompetencer med afsæt i Guldborgsund Kommunes værdier og prioriterede lederkrav. Lederudviklingssamtalen bør finde sted inden for 2 uger efter lederevalueringsdialogen. Leder: Dato og tidspunkt for samtalen: 1. OPFØLGNING PÅ SENESTE SAMTALE Hvilke aftaler er gennemført? Hvilke aftaler mangler? Hvorfor? 2. OPGAVER OG UDFORDRINGER Hvilke visioner/planer har du for din afdeling og dit ansvarsområde i de kommende år? Hvilke faglige og ledelsesmæssige udfordringer ser du i det kommende år? (Eksempelvis ny lovgivning, ændrede ressourcer mv.) 3. OPFØLGNING PÅ LEDEREVALUERING Drøft din scoring fra evalueringsdialogen inden for de prioriterede værdier og lederkrav: VÆRDIER Åbenhed Tillid 9
PRIORITEREDE LEDERKRAV Skabe fællesskab på arbejdspladsen Kommunikere klart om politiske og administrative beslutninger Udøve meningsfuld styring for at skabe bedre resultater Skabe trivsel og et godt arbejdsliv for den enkelte Er der forhold i lederevalueringen i øvrigt som du gerne vil drøfte? 4. TRIVSEL OG SAMARBEJDE MED NÆRMESTE LEDER Hvordan fungerer det fysiske og psykiske arbejdsmiljø? (Stress, arbejdsglæde, det faglige miljø, omgangstone mv.) Hvordan fungerer samarbejdet mellem dig og din nærmeste leder? Hvordan fungerer kommunikationen mellem dig og din nærmeste leder? Hvilke forventninger har du til din leder i det kommende år? 10
5. KARRIERE/FREMTIDSPLANER Hvor ser du dig selv arbejdsmæssigt om 2-3 år? Hvor ser du dig selv arbejdsmæssigt om 5-10 år? 6. ANDRE FORHOLD Er der andre forhold som du ønsker at drøfte med din nærmeste leder? 7. UDVIKLINGSPLAN Hvilke 2 udviklingsmål prioriterer du og din leder på baggrund af lederevalueringen og denne LUSsamtale? (I må gerne aftale flere.) 1. 2. Hvilke aktiviteter skal iværksættes for at nå de prioriterede udviklingsmål? AD 1: AD 2: Hvem er ansvarlig for at iværksætte aktiviteterne? AD 1: AD 2: 11
8. ORIENTERING OM DE AFTALTE UDVIKLINGSMÅL Hvordan skal dine medarbejdere orienteres som opfølgning på evalueringsdialogen? Med nedenstående underskrifter forpligter leder og leders leder hinanden på aftalerne under punkt 7 og 8 ovenfor. Dato Underskrift leder Underskrift lederens leder 12
INSPIRATION TIL SAMTALEN Det følgende er tænkt som inspiration til at gennemføre den konstruktive MUS, SUS og LUS hvor rammer, signaler, indhold og attitude er afgørende for et godt resultat. Rammer Det anbefales kun at holde én samtale pr dag. Forbered samtalen grundigt. Hold gerne samtalen på neutralt område Sørg for ikke at blive forstyrret, hverken af telefoner eller kolleger sæt evt. et skilt uden på døren med MUS. Signaler og attitude Start til tiden. Vær en positiv ambassadør for samtalen: signalér, at du tror på et godt og brugbart resultat af samtalen. Vær åben og værdsættende i dialogen. Fokusér på muligheder frem for problemer/begrænsninger. Tag ansvar for samtalen. Vær loyal, og udtryk kritik konstruktivt Indhold MUS er ikke en karakterbog, men en ligeværdig dialog mellem medarbejder og leder om trivsel, opgaver, samarbejde, udvikling, ønsker og forventninger til fremtiden. Hav organisationens værdisæt in mente under samtalen. Brug konkrete eksempler på opgaver/situationer, når du giver feedback eller fremhæver succeser. På dén måde er det helt éntydigt hvad du mener og I misforstår ikke hinanden. Mål: vi får mere af dét der virker/det gode Alle omfattet af KTO-forliget skal formulere en udviklingsplan, men det anbefales, at det sker for alle medarbejdere. Husk: MUS, SUS og LUS er ikke en lønforhandling. Opfølgning Opfølgning på samtalens aftaler er alfa og omega! Uden opfølgning er samtalens værdi begrænset. Husk at aftale hvem, der er ansvarlig for at gøre hvad og hvornår. Aftal evt et tidspunkt for hvornår I ønsker at gøre status på aftalerne 13