FORENINGSOMRÅDET
Tema Side 2 af 29 FORENINGSOMRÅDE ANALYSE Status for implementering af digitale løsninger til lokalebooking, forenings- og tilskudsadministration i kommunerne.
Tema Side 3 af 29 Indholdsfortegnelse Indledning...3 Stikprøvegrundlag...3 Undersøgelsens temaer...3 Undersøgelsens konklusion...4 Baggrundsinformation, undersøgelsens temaer...5 Bølge 3 udlån/udleje af lokaler...5 Krav til adgangskontrol til lokalebookingløsningen...6 Baggrund for den fælleskommunal indsats, foreninger...6 Udbredelsen af CVR. nr. blandt foreninger...7 Den fælleskommunale rammearkitektur...7 Status for bølge 3 udlån/udleje af lokaler...9 Lovkrav om obligatorisk digital selvbetjening...9 Leverandører af løsninger til obligatorisk digital selvbetjening...10 Kravet om at leve op til Udviklingsvejledningen...11 Delkonklusion, status for implementering af bølge 3 (booking)...17 Fælleskommunal indsats, foreninger (foreningsdata og tilskudsadministration)...17 Udbredelsen af CVR. nr. blandt foreninger...21 Delkonklusion, foreninger med CVR nummer...22 Kvalitet og funktioner i løsning til tilskudsadministration...23 Delkonklusion, kvaliteten af løsningerne til tilskudsadministration...24 Leverandører af løsninger til tilskudsadministration...25 Delkonklusion, status på implementering af løsninger til tilskudsadministration...27 Fortegnelse over figurer...28
Tema Side 4 af 29 Indledning EDS gennemførte i november 2015 en kortlægning af kommunernes status på implementering af digital understøttelse af foreningsområdet. Baggrunden for undersøgelsen var at undersøge digitaliseringsgraden af området, et år efter at det blev obligatorisk at tilbyde digital selvbetjening for ansøgning om anvisning af lokaler. Det har fra starten været en udfordring at indføre digital selvbetjening for områdets brugergruppe, nemlig foreningerne i Danmark. Som målgruppe har de ikke været direkte indtænkt i hverken de to store portaler: borger.dk og virk.dk eller i udformningen af den eksisterende fællesoffentlige login, på samme måde som de øvrige brugergrupper for de mange andre opgaveområder, som har været omfattet af de seneste 4 års bølger af implementering af obligatorisk digital selvbetjening. KL tog for et år siden initiativ til at gennemføre en supplerende, fælleskommunal indsats, som skulle inspirere kommunerne til at gennemføre mere og effektiv digitalisering på området, på trods af ovenstående udfordringer. KL gennemførte i foråret 2015 en kortlægning af kommunernes status på implementering af digital understøttelse af foreningsområdet. Forårsundersøgelsen vil blive anvendt til sammenligning med kommunernes besvarelse af nærværende undersøgelse. Stikprøvegrundlag Undersøgelsen blev sendt ud til 185 medarbejdere i de kommunale Kultur- og Fritidsforvaltninger samt digitaliseringsmedarbejdere, typisk ansatte i en central digitaliseringsenhed. Langt de fleste kommuner har valgt at besvare spørgeskemaet gennem én respondent, som har besvaret skemaet ud fra begge perspektiver i undersøgelsen: Digitalisering og Forening/Frivillig. Enkelte kommuner har valgt at besvare undersøgelsen ved to respondenter (hhv. en respondent fra digitalisering og en respondent fra foreningsområdet). Undersøgelsen blev besvaret helt eller delvist af 108 medarbejdere. Ca. 93% af besvarelserne har digitalisering som perspektiv, og 86% har Foreninger/frivillige som perspektiv på deres besvarelser. Undersøgelsen blev, korrigeret for ovenstående, besvaret af 83 kommuner, svarende til 85%. 80 kommuner besvarede spørgeskemaet ud fra et digitaliseringsperspektiv og 72 kommuner har også besvaret spørgeskemaet ud fra forenings-/frivillige perspektiv. Svarprocenten dækker over alle svar i undersøgelsen altså uanset om kommunen har besvaret alle spørgsmål eller ej. Forårsundersøgelsen, som flere steder benyttes til sammenligning og beskrivelse af udviklingen, blev besvaret af 100 medarbejdere. Ca. 85% (71 stk.) af besvarelserne havde digitalisering som perspektiv og 56% (49 stk.) havde foreninger/frivillige som perspektiv på deres besvarelser. Undersøgelsen blev sammenlagt besvaret af 80 unikke kommuner, svarende til 81%. De angivne procentsatser i undersøgelsen refererer til andelen af besvarelser i undersøgelsen og ikke til andelen af besvarelser i forhold til det samlede antal kommuner (98).
Tema Side 5 af 29 Undersøgelsens temaer Temaerne i undersøgelsen er sammenlignelige med undersøgelsen Foreningsområde analyse, Status for implementering af digitale løsninger til lokalebooking, forenings- og tilskudsadministration i kommunerne, maj 2015. I hvilket omfang har kommunerne udskiftet deres tidligere løsning eller alternativt arbejdet med at kvalitetssikre deres nuværende løsning til digital understøttelse af ansøgning om anvisning af lokaler m.v. som ved lov om obligatorisk digital selvbetjening blev gjort obligatorisk digitalt pr. 1. december 2014 (bølge 3)? I hvilket omfang har kommunerne arbejdet med at udvide det forretningsområde, som kommunens digitaliseringsindsats omfatter, fra det obligatoriske fokus på lokaleudlån til digitalisering af foreningsdata og tilskudsadministration? I hvilket omfang er forandringerne/implementeringen gennemført, på nuværende tidspunkt? Undersøgelsens konklusion I dette afsnit vil de tre spørgsmål fra indledningen blive besvaret. Afsnittet starter med at besvare spørgsmål nr. 1. og vil derefter besvare spørgsmål nr. 2. og 3. 1. I hvilket omfang har kommunerne udskiftet deres tidligere løsning eller alternativt arbejdet med at kvalitetssikre deres nuværende løsning til digital understøttelse af ansøgning om anvisning af lokaler m.v. som ved lov om obligatorisk digital selvbetjening blev gjort obligatorisk digitalt pr. 1. december 2014 (bølge 3)? a. Kommunerne har kun i mindre omfang truffet beslutning om at udskifte deres eksisterende, digitale løsning. I foråret tilkendegav 70% således at de havde besluttet at fastholdte den eksisterende løsning, mens denne andel var mindsket til 58% i efteråret 2015. I foråret havde en enkelt kommune indgået aftale med sin leverandør om at få løsningen udviklet, så den kunne leve op til kravene for obligatorisk digital selvbetjening (Udviklingsvejledningen). I efteråret oplyste 14 kommuner at de havde indgået en sådan udviklingsaftale. 2. I hvilket omfang har kommunerne arbejdet med at udvide det forretningsområde som kommunens digitaliseringsindsats omfatter, fra det obligatoriske fokus på lokaleudlån til digitalisering af foreningsdata og tilskudsadministration? a. Allerede i foråret var det tydeligt at udbredelsen af digitale løsninger til understøttelse af foreningsadministration var vidt udbredt, nemlig 86% i foråret øget til 89% i efteråret 2015. Over 70% af kommunerne overvejer at købe en ny digital løsning, heraf havde ca. 60% intet tidsperspektiv på opgaven ved undersøgelsen i foråret 2015, i efteråret har størstedelen af kommunerne planlagt en konkret proces og andelen som ikke har noget tidsperspektiv på opgaven er reduceret til 16%.. b. Undersøgelsen viser, at 43% overvejer at indkøbe en digital løsning til håndtering af tilskudsadministrationen, mens 33% vurderer, at de allerede har en digital løsning som kan leve op til alle krav til en selvbetjeningsløsning. 24% overvejer slet ikke at indkøbe en løsning til området. c. 78% af respondenterne, som i foråret tilkendegav at de overvejede at købe en digital løsning til håndtering af tilskudsadministration, havde intet tidsperspektiv har for dette. I efteråret var dette tal reduceret til 31%. Årsagerne til at mange kommuner fortsat tøver i forhold til indkøb og implementering af en løsning til tilskudsadministration kan bunde i, at der
Tema Side 6 af 29 ikke er formuleret et akut behov i organisationen, via lovgivningen eller fra modtagerne af ydelserne (foreninger og aftenskoler. Besvarelsen fra efteråret tegner et billede af en række kommuner, som har truffet beslutning om at gennemføre en digitalisering af både forenings- og tilskudsadministration, med gennemførelse i 2015 og 2016. 3. I hvilket omfang er forandringerne/implementeringen gennemført, på nuværende tidspunkt? a. Besvarelserne i både forår og efterår indikerer, at ca. 20 % af kommunerne har en løsning som lever op til alle krav i Udviklingsvejledningen, dvs. også de udsatte krav. Det er imidlertid et flertal af kommunerne, nemlig 58 %, som fortsat har en digital løsning til lokalebooking, som kun delvist lever op til kravene i Udviklingsvejledningen (undtaget de udsatte krav). b. Leverandørerne egen vurdering af løsningernes kvalitet set i forhold til kravene i Udviklingsvejledningens krav, er mere optimistiske og fra det perspektiv var 59% af det samlede området allerede i slutningen af 2014 omfattet af en løsning, som opfyldte kravene og med den planlagte udvikling skulle op i mod 89% af området på nuværende tidspunkt være omfattet af en løsning, som lever op til Udviklingsvejledningens krav. c. 69% af kommunerne oplyser at de har gjort deres leverandører opmærksom på, at løsningerne skulle opfylde kravene i Udviklingsvejledningen. Undersøgelsen viser, at 52% af kommunerne i foråret vurderede, at de resterende funktioner først ville blive leveret efter 4. kvartal 2015. Der er tale om funktioner vedrørende NemLogin, men også en række andre krav i Udviklingsvejledningen. d. Det ser ud til at kommunerne i perioden er gået mere aktivt ind i rollen som indkøber og forhandler, bl.a. i form af dialog med leverandøren, ved at orientere sig i EDS s løsningskatalog eller ved at samarbejde med andre kommuner som har samme leverandør. Af de ca. 70 %, som havde gjort leverandørerne opmærksom på kravene, havde ca. 31% i foråret og 47% i efteråret, en strategi for at følge op i forhold til leverandøren/manglerne. Opfølgningen gennemføres, ifølge undersøgelsen, ved løbende dialog, pres fra flere kommuner ad gangen, løbende indmeldinger af uhensigtsmæssigheder. Undersøgelsen peger på et ønske om, at KL tager initiativ til at samle kommunerne i forhold til forhandlingen med leverandørerne. Baggrundsinformation, undersøgelsens temaer Bølge 3 udlån/udleje af lokaler De obligatoriske løsninger skal, for at have en acceptabel kvalitet, opfylde Udviklingsvejledningen. I forhold til ansøgning om anvisning af lokaler m.v. blev følgende krav i Udviklingsvejledningen udskudt: Brug NemLogin Integrer til portalerne (virk.dk) Brug mobil NemLogin Udfordring forbundet med kravet om adgang med NemLogin: Den fællesoffentlige login-løsning kræver at foreningerne skal identificeres ved et CVR. nr. og de medlemmer, som skal handle på vegne af foreningen, skal have en medarbejdersignatur, som er knyttet til foreningens CVR. nr. Udgifter til NemLogin: Efter overgang fra den gamle digitale signatur til NemID Medarbejdersignatur faldt antallet af gratis signaturer for virksomheder fra 10 til 3. Det betyder konkret for foreninger (med CVR nummer), at hvis der skal være mere end tre personer, som skal kunne agere med
Tema Side 7 af 29 NemID Medarbejdersignatur, så skal der betales for det. Det vil også gøre sig gældende i de tilfælde, hvor det er nye personer, som skal have adgang, når der skiftes kasserer eller lign. Ikke alle foreninger har CVR nummer. Flertallet af folkeoplysende foreninger er frivilligt registrerede i CVR registret. Begrundelsen har i mange tilfælde været, at det offentlige kun må udbetale økonomisk støtte til en NemKonto. Foreningens bankkonto skulle derfor være knyttet til foreningens CVR nummer, som betingelse for at modtage tilskud. Imidlertid låner kommunerne også lokaler ud til en række andre foreninger eller selvorganiserede grupper, som ikke har CVR nummer. De foreninger som ikke har CVR nummer kan ikke få NemID Medarbejdersignatur. Kravet om adgang NemLogin blev udskudt Udskydelsen af kravene er sket for at sikre et større antal foreninger med CVR. nr. (er en forudsætning for at bruge NemLogin) samt for at give leverandører og kommuner bedre tid til at udvikle og implementere løsninger, som også kan opfylde Udviklingsvejledningens krav om brug af NemLogin. På forretningsområdet: udlån/udleje af lokaler er det endvidere en udfordring, at målgruppen for løsningerne spænder bredt og behovet for at kunne identificere ansøgeren er forskelligt, alt efter situationen: Krav til adgangskontrol til lokalebookingløsningen En forening, som har ret til vederlagsfrit at få stillet lokaler til rådighed, skal kunne identificeres sikkert, hvilket taler for brug af Fællesoffentligt Login. Den fællesoffentlige login-løsning for foreninger svarer til løsningen for små virksomheder, dvs. foreningen skal oprettes med en lokal administrator, som skal sørge for at udstede de nødvendige medarbejdercertifikater. Administrationen af foreningens login opleves af mange foreninger som vanskeligt. På trods af ovenstående, bør de foreninger som samtidigt er pålagt at søge om børneattester (obligatorisk digital pr. 1.12.2015) og som tilgår foreningens bankkonti digitalt, opleve en lettelse i adgangen til de nævnte løsninger ved brug af det samme fællesoffentlige login. Kommunen bør derfor sikre, at de digitale løsninger som stilles til rådighed for udlån/udleje af lokaler også kan tilgås med det fællesoffentlige login. Samtidig bør foreninger, som ikke har den samme omfattende kontakt til kommunen, banken m.fl. kunne tildeles en lokalt styret adgangskode således at de selv kan søge de ledige lokaler og få stillet de vederlagsfrie lokaler til rådighed for deres forenings aktivitet. Dette er typisk små foreninger, eller foreninger som er godkendt efter lov om social service 18 og 79. En række kommuner har valgt at udleje fx badmintonbaner på timebasis. Ved denne form for simpelt, enkelt-udlån bør løsningen kunne tilgås uden forudgående login. I stedet må det være tilstrækkeligt at brugerne får oplyst prisen for sin booking, og ved sin kortbetaling har leveret tilstrækkelige oplysninger til at få adgang til faciliteten i det aftalte tidsrum. Endelig har flere kommuner udlejning af fx selskabslokaler. Kendetegnet ved den form for udlejning er, at retten til at leje kan være forbundet med et krav om at ansøger er borger i kommune og kommunen har ofte et ønske om at lejeren kan identificeres efterfølgende, såfremt lejeaftalen ikke har været overholdt. Disse behov taler for at systemet skal kunne tilgås ved benyttelse af Fællesoffentlig Login for privatpersoner. Baggrund for den fælleskommunal indsats, foreninger Mange kommuner har peget på, at de største administrative effektiviseringspotentialer ligger i at digitalisere tilskudsudbetalingen samt i håndteringen af stamoplysninger og medlemstal for foreningerne. Derfor har mange kommuner allerede udvidet deres
Tema Side 8 af 29 kravspecifikationer til nye IT-systemer, så de også omfatter disse nært beslægtede administrationsområder. Områderne var ikke omfattet af bølgelovgivningen og var derfor heller ikke omfattet af EDS-materialet i bølge 3. KL, har via EDS, støttet en udarbejdelse af rapporten EDS Godkendelse som forening og tilskud til foreningsaktiviteter. Rapporten indeholder analyser af data og arbejdsgange og giver anbefalinger til hvordan IT-understøttelse, som benytter sig af principperne i den fælleskommunale rammearkitektur, kan opbygges. EDS programmet har sideløbende været i dialog med de nuværende leverandører på markedet og har været aktive i afholdelse af leverandørdage, hvor kommuner og leverandører kunne møde hinanden og skabe dialog om løsningerne. Udbredelsen af CVR. nr. blandt foreninger Forudsætningerne for at kunne genbruge data, udveksle data mellem foreninger, kommuner og forbund er bl.a., at foreninger kan identificeres entydigt, på tværs af forskellige IT-løsninger. Den mest udbredte nøgle, som kan identificere foreningerne er CVR. nr. Derfor er udbredelsen af CVR. nr. afgørende for kommunernes, foreningernes og paraplyorganisationernes (fx DIF, DGI, Firmaidrættens, DUF m.fl.) muligheder for at opnå effektiviseringer som følge af data-genbrug. Den fælleskommunale rammearkitektur I maj 2015 offentliggjorde KL/KOMBIT/EDS arkitekturrapporten: Oprettelse af forening og tilskudsadministration. Arkitekturrapporten indeholder analyser af forretningsprocesser for området og peger blandt andet på et stort behov for at sikre genbrug af data, såfremt de digitale løsninger skal opleves effektive og relevante for såvel kommune som foreninger. Rapporten slår fast, at området umiddelbart kan bygge sine løsninger ved at bruge følgende komponenter i den fælleskommunale rammearkitektur: Organisation, Klassifikation, Sag og Dokument. Kommunernes implementering af rammearkitekturen forudsætter et målrettet strategisk arbejde i kommunen, som sikrer stadig større adgang til serviceplatforme og komponenter samtidigt med at kommunen, i forbindelse med nyindkøb eller ændringer af eksisterende IT-løsninger, skal stille krav om at løsningen er bygget, så den indeholder eller kan bruge komponenterne i rammearkitekturen.
Tema Side 9 af 29 Kendskab til og udbredelse af den fælleskommunale rammearkitektur Ja 64% Nej 36% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Figur 1 Arbejder kommunen strategisk med rammearkitekturen? I undersøgelsen i efteråret 2015 tilkendegav 64% af respondenterne, at kommunen arbejdede strategisk med den fælleskommunale rammearkitektur. I 45% af tilfældene i form af samarbejde med andre kommuner, og hos 36% i form af kompetenceudvikling i kommunen. 63% angav at kommunen arbejdede med rammearkitekturen ved at gennemføre kortlægning af eksisterende IT-systemer samt ved at stille ændrede krav ved nyindkøb og udvikling af løsninger. En enkelt kommune har oplyst, at de udvikler lokale rammearkitekturkomponenter Samarbejde med andre Hvordan arbejder kommunen med rammearkitekturen? kommuner 45% Kortlægning af eksiterende IT-systemer nyindkøb og udvikling af løsninger Ændrede krav ved 63% Kompetenceudvikling i 63% kommunen 36% Andet 8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Figur 2 Hvordan arbejder kommunen med rammearkitekturen?
0 Tema Side 10 af 29 Status for bølge 3 udlån/udleje af lokaler Lovkrav om obligatorisk digital selvbetjening Har lovkravet om obligatorisk digital selvbetjening for lokalebooking givet anledning til, at din kommune har skiftet leverandør? 120 100 80 60 40 20 Forår 15 Efterår 15 Ja Andet Nej Figur 3 Har lovkravet givet anledning til, at din kommune har skiftet leverandør? I efteråret 2015 var det mest udbredte svar på spørgsmålet, at lovkravet ikke medførte en beslutning om at skifte IT-leverandør (58%). I foråret var svaret at 70% ikke havde skiftet IT-leverandør, på baggrund af lovkravet. I foråret oplyste 30 medarbejdere, at kommunens nuværende løsning levede op til Udviklingsvejledningens krav. Ud af disse svarede 16 medarbejdere, at deres nuværende løsning ikke levede op til kravet om adgang ved brug af NemLogin. Ingen af disse kommuner havde i foråret 2015 indgået aftale med deres leverandør om, at få løsningen udviklet så den kunne leve op til alle Udviklingsvejledningens krav, bl.a. til brugervenlighed og tilgængelighed. I efteråret 2015 angav 22 kommuner, at de havde besluttet at beholde den nuværende leverandør, på trods af at dennes løsning endnu ikke lever op til Udviklingsvejledningens krav. Heraf havde 14 indgået en aftale med leverandøren om at udvikle løsningen, således at det kan leve op til kravene (figur 4).
6 5 4 3 2 1 0 Tema Side 11 af 29 Eksisterende løsning, der ikke lever op til kravene conventus Planbook Webbook EG KI Kiehn KMD Booking Winkas Indgået aftale Andet Figur 4 Kommunernes nuværende løsninger, som ikke lever op til kravene, fordelt pr leverandør De kommuner som har besvaret spørgsmålet med andet, har uddybet deres svar med følgende: Ved denne undersøgelse oplyser flere kommuner, i lighed med undersøgelsen fra foråret 2015, at de har haft vanskeligt ved at finde en løsning som både matcher deres behov og økonomi, og ligeledes nævnes at kommunen endnu ikke har fundet en løsning, som kan løse opgaven godt nok. En stor del af kommunerne er fortsat i gang med at undersøge markedet, enkelte svarer at kommunen som udgangspunkt ikke havde en digital løsning og det er årsagen til at kommunen ikke har skiftet leverandør. De kommuner som ikke har udskiftet deres eksisterende løsning, deler sig i to større grupperinger: Én som fastholder nuværende løsning, begrundet i at den lever op til kravene og én som fastholder nuværende løsning, vel vidende at den ikke lever op til kravene i Udviklingsvejledningen. I den sidstnævnte gruppe har 63,6% af kommunerne valgt at forhandle og indgå aftale med leverandøren om at få forbedret den nuværende løsning mens de sidste 36,3% afventer et bedre match mellem kommunens økonomi og gode løsninger i markedet. Leverandører af løsninger til obligatorisk digital selvbetjening Forretningsområdet lokalebooking er kendetegnet ved at være dækket af en række mindre leverandører. Selvom borgerne og foreningerne i praksis også vil møde bookingløsninger i de mange selvejende- eller foreningsdrevne haller, er denne undersøgelse afgrænset til kun at afspejle hvilke løsninger kommunerne har valgt at indkøbe til opgaven: udlån/udleje af de kommunale lokaler. Flere af de mindre leverandører har bookingløsninger som er meget udbredte i de selvejende og foreningsdrevne haller.
5 0 Tema Side 12 af 29 Hvilken leverandør har din kommune som leverandør af lokalebookingløsning? 35 30 25 20 15 10 Webbook Planbook Conventus EG A/S Globus Data Winkas A/S BRND Anden KMD Kiehn Forår Efterår Figur 5 Hvilken leverandør har din kommune af lokalebookingløsning? De kommuner, som har besvaret spørgsmålet med Anden, har uddybet deres svar på følgende måde: Ved undersøgelsen i foråret 2015 svarede en enkelt respondent, at kommunen havde en lokal løsning mens yderligere 3 besvarelser angav, at kommunen endnu ikke havde valgt en ny leverandør eller var i gang med undersøge ny leverandør. Ved undersøgelsen i efteråret 2015 svarede én enkelt respondent, at kommunen havde både Globus Data samt KMD som leverandører af bookingløsning. Kravet om at leve op til Udviklingsvejledningen For at understøtte kommunerne (og øvrige offentlige myndigheder) i at indkøbe tidssvarende og effektive digitale løsninger har Digitaliseringsstyrelsen udarbejdet en guide, som systematisk opregner de krav/anbefalinger/forventninger, som en systemindkøber skal stille til sin digitale selvbetjeningsløsning. I forbindelse med implementeringen af de obligatoriske digitale selvbetjeningsløsninger er det derfor et krav, at løsningen kan leve op til kravene i denne guide (Udviklingsvejledningen). I sommeren 2014 blev enkelte af disse krav til løsningerne til ansøgning om anvisning af lokaler udskudt (Brug af NemLogin, mobil NemLogin samt integration på virk.dk). De udskudte krav skal således fortsat leveres i systemerne og implementeres i kommunerne og blandt foreningerne, men det blev af den fællesoffentlige styregruppe 1 acceptabelt at dette ikke blev gennemført til den 1. december 2014. Ved at sammenholde oplysningerne om kommunernes nuværende digitale løsninger på dette forretningsområde, med EDS vurdering af de enkelte løsningers evne til at leve op til kravene i Udviklingsvejledningen, ses at 59% af de løsninger som kommunerne har valgt at anskaffe også lever op til Udviklingsvejledningens krav (uden de udskudte krav). Hertil kommer at 30% af løsningerne blev vurderet til at kunne leve op til Udviklingsvejledningens krav, inden for det første kvartal af 2015. 11% af løsningerne blev ikke vurderet af EDS, bl.a. fordi leverandørerne ikke ønskede at udvikle deres løsning eller ikke ønskede at give information om løsningen til EDS-programmet. 1 Den fællesoffentlige styregruppe: KL, Digitaliseringsstyrelsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen samt ATP. Gruppen har haft ansvar for koordinering af den samlede implementering af Bølgeplanen i årene 2011-2015.
Tema Side 13 af 29 Selvom flere kommuner har valgt at skifte løsning, og flere af de dårligste løsninger ikke længere ses i porteføljen, er det samlede billede af løsningernes udbredelse set i forhold til den vurdering af løsningernes kvalitet (jfr. løsningskataloget fra EDS 2 ), ikke ændret sig væsentligt fra undersøgelsen i foråret 2015 til efteråret 2015. Den grønne vurdering i løsningskataloget dækkede over løsninger, som pr. 1.12.2014 levede op til kravene i Udviklingsvejledningen, den gule vurdering dækkede over en løsning, som i henhold til en fremlagt plan fra leverandøren forventedes at leve op til kravene ved udgangen af 1. kvartal 2015. De løsninger som opnåede en rød vurdering kunne ikke leve op til kravene, og der var heller ingen udviklingsplan som kunne sandsynliggøre at de ville komme til det. Fordelingen af løsninger i kommunerne, Forår 2015, i forhold til vurdering af løsningen ultimo 2014 11% Grøn gul ikke vurderet 30% 59% Figur 6 Fordeling af løsninger i kommunerne i forhold til den status løsninger fik i KL/KOMBIT s løsningskatalog, ultimo 2014 I begge undersøgelser blev kommunerne spurgt til deres egen vurdering af, om den valgte løsning levede op til Udviklingsvejledningens krav (uden undtagelser). Kommunernes vurdering af løsningernes kvalitet og evne til at leve op til samtlige krav i Udviklingsvejledningen, var uændret fra foråret 2015 og efterår 2015. Kommunernes egen vurdering af løsningernes kvalitet i forhold til Udviklingsvejledningens krav var markant lavere, end den vurdering som fremgår af løsningskataloget. Forskellen mellem de to vurderinger viser, at løsningerne (i henhold til løsningskataloget) kunne opfylde kravene (undtaget brug af NemID mv) i 59% af de løsninger, som kommunerne havde anskaffet (i henhold til EDS løsningskataloget - ultimo 2014) stigende til 89% i foråret 2015 (forudsat at de planlagte forbedringer blev gennemført i henhold til den udviklingsplan som blev præsenteret for EDS). Samtidigt vurderede kommunerne at det kun var 20% af løsningerne, som i henholdsvis foråret og efteråret 2015 levede op til samtlige krav i Udviklingsvejledningen og at 59% slet ikke kunne opfylde Udviklingsvejledningens krav. Dvs. at kommunerne sammenlagt vurderer at 41% af de nævnte løsninger på nuværende tidspunkt kan opfylde Udviklingsvejledningens krav helt eller delvist (jfr. Ovenstående om de udsatte krav). 2 Vurdering af hver enkelt løsning i løsningskataloget er baseret på leverandørens egen vurdering af løsningens evne til at leve op til hvert enkelt af Udviklingsvejledningens 24 krav. (antallet af krav er i maj 2015 øget til 26).
J Tema Side 14 af 29 Lever kommunens løsning op til alle Udviklingsvejledningens krav, uden undtagelse? 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 21% 21% 22% 19% 58% 60% 0% N V i Figur 7 Lever løsningen op til alle Udviklingsvejledningens krav, uden undtagelse? De 79 %, som i foråret svarede enten nej eller ved ikke til spørgsmålet lever kommunernes løsning allerede nu op til alle Udviklingsvejledningens krav, uden undtagelse?, fik efterfølgende mulighed for at supplere deres svar i forhold til om løsningen på nuværende tidspunkt lever op til Udviklingsvejledningens krav, undtaget de udskudte krav: Mulighed for login med NemLogin, integration til virk.dk og mobil NemLogin? Her angiver 74%, at de har en løsning som kun delvist lever op til kravene, og mangler login med NemLogin, integration til virk.dk og/eller mobil NemLogin, mens 16% svarer at de har en løsning om ikke lever op til kravene i Udviklingsvejledningen. De restende 10%, som har besvaret spørgsmålet med Andet, har uddybet deres svar på følgende måde: 4 kommuner er i gang med at indkøbe eller implementere en ny løsning, heraf svarer én kommune, at den er opmærksom på kravet om kunne bruge Nemlogin i løsningen 2 kommuner svarer, at de ikke ved om løsningen lever op til kravet, heraf svarer én kommune, at den er i tvivl om, hvorvidt løsningen er integreret til virk.dk. I efteråret er billedet det samme, kommunerne oplever endnu ikke at deres digitale selvbetjeningsløsninger til lokalebooking, kan leve op til kravene i Udviklingsvejledningen.
Tema Side 15 af 29 Har leverandøren meddelt, hvornår funktionerne, som skal understøtte login med NemLogin, bliver leveret? 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 60% 55% 21% 30% 24% 9% 0% Ja Nej Ved ikke Forår Efterår Figur 8 Har leverandøren meddelt, hvornår login med NemLogin bliver leveret? Besvarelserne i både forår og efterår indikerer at kommunerne er blevet mere opmærksomme på at opnå konkret viden og tydelige aftaler omkring levering af de funktioner, som ikke blev leveret fra start. Således er andelen af kommuner som mangler svar på, eller ikke er klar over, hvornår de manglende funktioner vil blive levereret, i perioden faldet fra 90% til 79%. I hvilket kvartal bliver de resterende funktioner leveret? Spørgsmålet er udelukkende stillet til de respondenter, som har svaret positivt til at leverandøren har meddelt hvornår funktioner, som skal støtte bl.a. kravet om login med NemLogin, bliver leveret. 60% 50%40%30%20%10%0% 46% 53% 9% 8% 19% 12% 9% 9% 18% 18% 2. kvartal i 2015 1. kvartal i 2015 4. kvartal i 2015 3. kvartal i 2015 1. kvartal 2016 2 kvartal 2016 Senere Forår Efterår Figur 9 I hvilket kvartal bliver de resterende funktioner leveret? Af de kommuner, som i foråret svarede, at leverandøren havde oplyst hvornår de resterende funktioner ville blive leveret, oplyste 52% samtidigt at denne levering ville ske senere end 4. kvartal 2015. I efteråret 2015, oplyste 10% at de resterende funktioner forventes leveret i 4. kvartal 2015, 50% forventes leveret i 1. kvartal 2016 og 20% i 2. kvartal 2016. Der er fortsat 20% som oplyser, at de resterende funktioner forventes at blive leveret senere end 2. kvartal 2016.
Tema Side 16 af 29 Har din kommune gjort leverandøren opmærksom på, at alle krav i Udviklingsvejledningen skal efterleves i forhold til selvbetjeningsløsningen for ansøgning om anvisning af lokaler? 80% 69% 68% 60% 40% 16% 14% 15% 18% 20% 0% Ja Nej Ved ikke Forår Efterår Figur 10 Er leverandøren oplyst om, at alle krav i Udviklingsvejledningen forventes opfyldt? Besvarelserne fra forår og efterår viser at flertallet af kommunerne hele tiden har haft fokus på at gøre leverandørerne opmærksomme på at alle kravene fra Udviklingsvejledningen skulle efterleves. Har din kommune en strategi for sikring af, at alle funktioner i Udviklingsvejledningen bliver leveret? 31% 47% 43% 27% 37% 50% 40% 30% 20% 10% 16% 0% Ja Nej Ved ikke Forår Efterår Figur 11 Har kommunen en strategi, som kan sikre at de ønskede funktioner bliver levereret? Mens andelen af kommuner som har gjort opmærksom på at Udviklingsvejledningen skal efterleves har været uændret i perioden, så har et markant større antal kommuner nu en strategi for hvordan de vil sikre opfyldelse af Udviklingsvejledningens krav. Antallet af kommuner som har en strategi som skal sikre en komplet levering er steget fra 31% i foråret til 47% i efteråret 2015, samtidigt er antallet af kommuner som enten ikke har en strategi, eller hvor respondenten ikke kender til en strategi faldet fra 70% i foråret til 53% i efteråret 2015.
Tema Side 17 af 29 Strategierne omfatter følgende delelementer: Dialog med leverandøren I Foråret svarer 12 kommuner, at deres strategi er at have løbende dialog med leverandøren. Dialogen sker i nogle tilfælde inden for rammerne af en brugerklub eller lignende dialogforum, som er faciliteret af leverandøren. 2 kommuner uddyber, at dialogen sker inden for en ramme, hvor kommunen udvikler løsningen i samarbejde med leverandøren. Endelige fremhæver én kommune fremhæver samarbejde og forenet pres fra andre kommuner, der har købt samme løsning, som deres strategi til opfølgning. I efteråret svarer 24 kommuner, at de er i løbende dialog med leverandøren og 11 kommuner tilkendegiver, at de indgår i samarbejde med andre kommuner, med henblik på at lægge pres på leverandøren. Intern projektorganisation 3 kommuner fremhæver i forårets undersøgelse den interne projektorganisering, som et strategisk valg. Én enkelt kommune peger på, at der er et organisatorisk fokus på digitaliseringsstrategien. Én kommune fremhæver anvendelsen af en central funktion, som varetager indkøb og krav til leverancer fra leverandører. Herunder at alle funktioner i Udviklingsvejledningen bliver leveret. I efteråret peger 13 kommuner på at sammensætningen af den interne projektorganisation, indgår i strategien for at få leverandøren til at udvikle og levere alle dele af løsningen. Krav til leverandøren/krav i kontrakt Én kommune svarede i foråret, at de har skrevet ind i kontrakten med leverandøren, at alle krav som følge af bølgeplan og EDS-programmet skulle følges og opfyldes. I efteråret svarer 11 kommuner, at krav i aftalen med leverandøren indgår i indsatsen for at sikre at alle krav i Udviklingsvejledningen bliver leveret. Afventer/ny løsning mv. I foråret svarede flere kommuner, at de havde truffet beslutning om at skifte leverandør, men fortsat afventede at se leverandørernes nyudviklede løsninger. Flere kommuner afventede en levering af nye funktionaliteter fra en nuværende leverandør. Andre kommuner orienterer sig mod godkendte løsninger i EDS-løsningskatalog. I efteråret orienterer 11 kommuner sig imod leverandører godkendt af KL. Kommunernes foretrukne tiltag, til at påvirke leverandøren 25% 5% 25% 22% 25% 41% 6% 19% 19% 19% 0% Andet Intern projektorganisering Dialog med leverandøre Sikre os, at leverandøren er godkendt af KL Samarbejde med og forenet pres fra andre kommuner, der har købt løsningen. Forår Efterår Figur 12 Hvilke tiltag indeholder kommunernes indsats for at påvirke leverandørerne? En kommune efterlyser en konkret udmelding fra KL vedrørende deadline for implementering af NemLogin, alternativt en melding om, at benyttelse af det fællesoffentlige login er helt opgivet, for så vidt angår foreninger. Herudover ønsker en
Tema Side 18 af 29 anden kommune, at KL tager initiativ til at samle kommunerne i forhold til forhandling med leverandørerne. Delkonklusion, status for implementering af bølge 3 (booking) Har kommunerne købt nye løsninger? Kommunerne har kun i mindre omfang truffet beslutning om at udskifte deres eksisterende, digitale løsning, med baggrund i kravet som følger af at ansøgning om anvisning af lokaler pr. 1.12.2014 blev gjort obligatorisk digitalt, jfr. Lov om obligatorisk selvbetjening. I foråret tilkendegav 70% således at de havde besluttet at fastholdte den eksisterende løsning, mens denne andel var mindsket til 58% i efteråret 2015. Ud af de 70% som i foråret havde besluttet at beholde den eksisterende løsning oplyste 16 medarbejdere, at kommunens løsning ikke levede op til kravene om bl.a. adgang med NemLogin. Ingen af dem havde indgået aftale med leverandøren om at få udviklet løsningen, så den blev i stand til at opfylde kravene på sigt. I efteråret tilkendegav 14 medarbejdere, at de nu har indgået en aftale med leverandøren om at få leveret de nævnte funktionaliteter. Lever løsningerne op til kravene? Besvarelserne i både forår og efterår indikerer, at ca. 20 % af kommunerne har en løsning som lever op til alle krav i Udviklingsvejledningen, dvs. også de udsatte krav. Det er imidlertid et flertal af kommunerne, nemlig 58 %, som på nuværende tidspunkt har en digital løsning til lokalebooking, som kun delvist lever op til kravene i Udviklingsvejledningen (undtaget de udsatte krav). Leverandørerne egen vurdering af løsningernes kvalitet set i forhold til kravene i Udviklingsvejledningens krav, er mere optimistiske og fra det perspektiv var 59% af det samlede området allerede i slutningen af 2014 omfattet af en løsning, som opfyldte kravene og med den planlagte udvikling skulle op i mod 89% af området på nuværende tidspunkt være omfattet af en løsning, som lever op til Udviklingsvejledningens krav. Ca 20 % svarede (både i forår og efterår), at de stadig har en digital løsning, hvor respondenten ikke er klar over, om løsningen lever op til kravene i Udviklingsvejledningen. Har kommunerne fået de lovede funktioner leveret? Det er et flertal af kommunerne (52 %), som i foråret vurderede, at de resterende funktioner først ville blive leveret efter 4. kvartal 2015. Dette er til trods for, at 69 % af respondenterne har gjort leverandørerne opmærksom på, at alle krav i Udviklingsvejledningen skal efterleves (figur 10). Af de ca. 70 %, som har gjort leverandørerne opmærksom på kravene, havde ca. 31% i foråret og 47% i efteråret, en strategi for at gøre leverandørerne opmærksom på manglerne. Dette gøres, ifølge undersøgelsen, ved løbende dialog, pres fra flere kommuner ad gangen, løbende indmeldinger af uhensigtsmæssigheder. Nogle af disse respondenter har også valgt at købe en ny løsning fra en anden leverandør. Kommunerne er i perioden gået mere aktivt ind i rollen som indkøber og forhandler, bl.a. i form af dialog med leverandøren, ved at orientere sig i EDS s løsningskatalog eller ved at samarbejde med andre kommuner som har samme leverandør. Undersøgelsen peger også på et ønske om at KL tager initiativ til at samle kommunerne i forhold til forhandlingen med leverandørerne. Fælleskommunal indsats, foreninger (foreningsdata og tilskudsadministration) Mange kommuner har peget på, at de største administrative effektiviseringspotentialer ligger i at digitalisere tilskudsudbetalingen samt håndteringen af stamoplysninger og medlemstal for foreningerne. Derfor har mange kommuner allerede udvidet deres kravspecifikationer til nye IT-systemer, så de også omfatter disse nært beslægtede administrationsområder.
Tema Side 19 af 29 Disse områder var ikke omfattet af bølgelovgivningen og var derfor ikke omfattet af EDSmaterialet i bølge 3. KL ønsker via EDS at understøtte de kommuner, som gerne vil udvide digitaliseringen af hele foreningsområdet, bl.a. ved at udarbejde analyser af forretningsgange og beskrive visioner for effektiv digitalisering. Nej 11% Ja 89% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Figur 13 Kommunernes kendskab til den fælleskommunale indsats på foreningsområdet Undersøgelsen skal give svar på, hvordan status for digitalisering af forenings- og tilskudsadministration blandt kommunerne ser ud. Undersøgelsen afdækker i hvilket omfang, samt hvilke dele af opgaverne: foreningsdata eller tilskudsadministration, kommunerne har gennemført digitalisering af. Undersøgelsen indikerer også kvaliteten af de nuværende digitale løsninger. Har din kommune en digital løsning som indeholder foreningernes oplysninger (navn, CVR.) nr., kontaktoplysninger m.v.)? Forår 14% 86% Efterår 11% 89% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nej Ja Figur 14 Udbredelsen af digitale løsninger med foreningsoplysninger. Udbredelsen af digitale løsninger, som indeholder foreningernes stamoplysninger har i hele perioden været meget højt, og besvarelsen i efteråret 2015 viser at det er lykkedes at øge digitaliseringsgraden yderligere.
5 Tema Side 20 af 29 Hvilken digital løsning benytter din kommune til at håndtere disse oplysninger om foreningerne? De kommuner som bekræfter at have en digital løsning til håndtering af oplysninger om foreningerne, fordeler sig på følgende digitale løsninger i henholdsvis forår og efterår. 25 20 15 10 0 Globus KMD Winkas Kiehn Anden BRND Conventus EG KI Webbook Planbook Data Booking A/S Systemer Forår 10 3 19 7 4 19 7 1 3 2 Efterår 4 4 15 6 2 23 5 2 3 2 Forår Efterår Figur 15 Fordeling af løsninger pr. udbyder (foreningsdata) 2 kommuner oplyste i foråret, at de havde deres eget system, hvoraf ét var et foreningsregister, som hentede oplysninger fra CVR, i forbindelse med indtastning i en web-formular. 4 kommuner benyttede en egenudviklet foreningsportal, som var opbygget i kommunens hjemmeside. De kommuner, som tilkendegav, at de ikke på nuværende tidspunkt havde en digital løsning til håndtering af foreningsdata, blev spurgt, hvorvidt de overvejede at digitalisere opgaven, og såfremt de var positive overfor at digitalisere opgaven, skulle de også tilkendegive, hvilket tidsperspektiv der var besluttet for denne proces. Overvejer din kommune at indkøbe en digital løsning til håndteringen af disse oplysninger om foreningerne? 73% 75% 27% 12,50% 12,50% 0% Ja Nej Nej, har netop indkøbt en løsning i 2014/2015 Forår Efterår Figur 16, Kommuner som overvejede at købe ny digital løsning til foreningsadministration.
0 Tema Side 21 af 29 Hvad er tidsperspektivet på at indkøbe en digital løsning til håndtering af foreningsadministration? 60 40 20 1. halvår 2016 2. halvår 2015 1. halvår 2015 senere end 1. halvår 2016 Intet tidsperspektiv Forår Efterår Figur 17 Kommunernes tidshorisont for indkøb af ny digital løsning Selvom svarene i efteråret viste at tidsperspektivet for indkøb af en digital løsning var udsat i mange kommuner, så er der alligevel sat konkret tid på processen for en større andel af kommunerne. Det er meget positivt at andelen af kommuner, som ikke kan angive et tidsperspektiv for indkøbet er reduceret fra 60% til 16%.
Tema Side 22 af 29 Udbredelsen af CVR. nr. blandt foreninger I foråret blev de kommunale medarbejdere spurgt til deres kendskab til udbredelsen af CVR. nr. blandt foreningerne. Kommunernes egen viden om deres foreningers registreringsgrad, er kilde til at få afdækket omfanget af foreninger, som endnu ikke er opført i registret. Mange kommuner støtter aktivt op omkring alle former for foreninger, bl.a. ved at stille lokaler til rådighed, og derfor har kommunerne kendskab til og samarbejder med en række af de foreninger, som ikke nødvendigvis er registreret i CVR. Har du kendskab til udbredelsen af CVR. nr. blandt en eller flere typer af foreninger? Folkeoplysende Folkeoplysende, frivillige foreninger Andelsforeninger voksenundervisning (aftenskoler) 100% 88% 8% Sociale- / frivillige foreninger ( 18) 18% Pensionist foreninger 18% Øvrige foreninger 10% 0% 20% 40% 60% 80% 120% 100% Figur 18 Kommunernes vurdering af udbredelsen af CVR nummer blandt forskellige typer af foreninger i foråret 2015. Undersøgelsen viste, at 31% af kommunerne i foråret 2015 havde en strategi for, hvordan udbredelsen af CVR kan øges blandt kommunens foreninger, 43% havde ingen strategi og 27% kunne ikke svare på om kommunen havde en strategi på dette området. Da undersøgelsen er besvaret af medarbejdere, der primært arbejder med folkeoplysende foreninger eller som arbejder med digitaliseringsprojekter, er besvarelsen forbundet med stor usikkerhed særligt i forhold til de foreningstyper, som ikke falder ind under det folkeoplysende område (dvs. særligt de sociale foreninger og pensionistforeningerne). Undersøgelsen i efteråret viser igen, at kommunerne har størst opmærksomhed på at øge antallet af folkeoplysende, frivillige foreninger og aftenskoler, som er registreret i CVR, end de har på alle de øvrige foreningstyper.
0 Tema Side 23 af 29 Har kommunen i efteråret 2015 en strategi for udbredelse af cvr. nr. til foreninger? 120 100 80 60 40 20 Folkeoplysende frivillige Aftenskoleområdet Andelsboligforeninger Sociale foreninger Pensionist foreninger Øvrige Kendskab til området Ja Nej Figur 19 Har kommunen i efteråret 2015 en strategi for udbredelse af cvr.nr. til foreninger? Samlet set vurderede 56% af kommunerne i efteråret 2015, at antallet af foreninger med et tilknyttet CVR. nr. var øget inden for det seneste år. Delkonklusion, foreninger med CVR nummer Det er tydeligt, at respondenterne i undersøgelsen har deres hovedfokus på foreningerne under Folkeoplysningsloven, dvs. frivillige foreninger og aftenskoler. Samtlige respondenter oplyser, at de har kendskab til udbredelsen af CVR nummer blandt de frivillige foreninger og 88% har kendskab til udbredelsen af CVR nummer blandt kommunens aftenskoler. Respondenterne uddyber endvidere, at CVR nummeret er et krav, såfremt foreningen skal modtage tilskud. Hertil kommer, at flere kommuner også kræver et CVR nummer for at stille lokaler gratis til rådighed for en forening. Kendskabet til de sociale foreninger ( 18 i Serviceloven) og pensionistforeningerne ( 79 i Serviceloven) er imidlertid begrænset blandt undersøgelsens respondenter. Således er det kun 18% af respondenterne, som tilkendegiver, at de har et kendskab til disse foreningstypers registreringsgrad. Kendskabet til de øvrige foreningstyper er endnu mindre. 31% af respondenterne tilkendegav i foråret, at kommunen har en strategi for udbredelse af CVR registreringen blandt kommunens foreninger. Ved besvarelsen i efteråret er dette tal øget til 58% for så vidt angår de folkeoplysende, frivillige foreninger og aftenskoler. Besvarelserne viser, at fokus i overvejende grad er på de folkeoplysende foreninger og i mindre grad er rettet mod alle foreninger (fx som forudsætning for at kunne benytte et fælles IT-system for foreninger i kommunen).
0 Tema Side 24 af 29 Kvalitet og funktioner i løsning til tilskudsadministration Potentialerne ved at digitalisere tilskudsadministrationen til foreningerne. Har din kommune en digital løsning, hvori det er muligt at: 70 64 60 50 40 30 48 41 29 29 36 40 20 13 11 10 0 Søges om tilskud Beregnes et tilskud Udbetales tilskud Andet Ingen af ovenstående forår efterår Figur 20 Funktioner i kommunernes nuværende digitale løsninger for tilskudsadministration De kommuner, som i foråret besvarede spørgsmålet med Andet, supplerede deres svar med følgende bemærkninger: Kommentarerne uddyber at flere kommuner overvejer at købe en af de eksisterende løsninger på markedet, som kan håndtere tilskudsadministrationen. Andre har ikke en løsning i drift, men har enten stillet krav til leverandøren at udvikle en løsning eller også er kommunerne selv i færd med at udvikle en løsning til opgaven. Et par kommuner har købt, men ikke implementeret tilskudsfunktionen eller har kun implementeret den for udvalgte tilskud på området. Værdien og effekten af de udbredte løsninger til tilskudsadministrationen afhænger bl.a. af hvilket niveau af automatisering, den enkelte løsning kan tilbyde samt af, at løsningen og arbejdsprocesserne er implementeret i kommunen. Kommunerne blev i efteråret spurgt, om deres tilskudsløsning kunne håndtere arbejdsprocesserne: Ansøgning om tilskud, Beregning af tilskud samt Udbetaling af tilskud. For hver arbejdsproces har kommunerne tilkendegivet om arbejdsprocessen sker ved et input via en blanket (data skal efterfølgende genindtastes i løsningen/fagsystem) eller via en formular (data gemmes direkte i løsning/fagsystem). Kommunerne har for hver arbejdsproces også kunne angive, hvis processen endnu ikke er implementeret.
0 Tema Side 25 af 29 I hvilket omfang og niveau er de enkelte arbejdsprocesser i tilskudsadministrationen implementeret? 70 60 50 40 30 20 10 Søge om tilskud Udbetale et tilskud Beregne et tilskud Ja, via blanket Ja, via formular Nej Figur 21 I hvilket omfang og niveau er de enkelte arbejdsprocesser i tilskudsadministrationen implementeret? Delkonklusion, kvaliteten af løsningerne til tilskudsadministration 40% af respondenterne svarede i foråret 2015, at deres kommune havde en digital løsning til tilskudsadministration, som ikke rummer mulighed for hverken at søge, beregne eller udbetale tilskud. Mindre end 50% kunne modtage digitale ansøgninger om tilskud og mindre en 30% kunne beregne og udbetale i den digitale løsning. Selv ved en massiv udbredelse af digitale løsninger på området, indikerer svarene, at de valgte digitale løsninger kun i begrænset omfang bidrager til effektivisering af denne kommunale opgave, idet sammenhængen til fagsystemer, beregningsregler og udbetalingssystemer i kommunen i mange tilfælde er fraværende. Det er særligt beregning af tilskud, som for ca. 30% ikke var implementeret mens 28% ikke havde implementering udbetaling af tilskud i løsningen. I efteråret kan 59% af kommunerne modtage ansøgning om tilskud via en formular, således at medarbejderne ikke skal genindtaste eller flytte data. 42% kan gennemføre tilskudsberegningen i deres løsning og 46% udbetaler tilskud fra løsningen via en snitflade til kommunens økonomisystem. Ca. 22% angiver at de modtager ansøgningerne i en flad blanket og herefter selv indtaster data til beregning af tilskuddet. Herefter afsluttes processen med at udbetalingen sker efter en manuel oprettelse af udbetalingen i kommunens økonomisystem. 56% af respondenterne pegede i foråret på, at de har en digital løsning, leveret af én af de 8 leverandører, som normalt henvender sig til markedet for kommunale foreningsadministrationssystemer, mens dette tal er øget til 67% i efteråret 2015 (figur 17). Ud af restgruppen (44% af det samlede antal respondenter i foråret 2015) svarede 54%, at de benyttede en alternativ løsning, hvilket dækkede over brug af blanketsystemer, manuelle skemaer og brug af alternative systemleverandører på markedet. De restende 46% havde ingen løsning, kendte ikke deres løsning eller var i en proces for at finde en løsning.
0 Tema Side 26 af 29 Leverandører af løsninger til tilskudsadministration 50 44 45 40 35 30 27 31 31 25 20 15 10 5 2 7 13 10 6 4 7 1 1 1 5 4 0 3 Webbook KMD Conventus EG A/S Winkas A/S Globus Data BRND Kiehn Anden Forår Efterår Figur 22 Fordeling af løsninger pr. udbyder (tilskudsadministration) De kommuner, som i deres besvarelse ikke kunne vælge én løsning i listen, har i foråret suppleret deres svar Anden med følgende bemærkninger: I foråret svarede 8 kommuner, at de havde en egen løsning (excel, hjemmesiden og lign.), 2 svarede at de havde en manuel løsning, skemaer og Ofir Emply. Herudover nævntes DitmerFlex, Fujitsu Prisme, EG OIB på lokaletilskud, Pro-people, Kiehn Systemer, Resultmaker, EG OIB (til håndtering af lokaletilskud). Disse sidstnævnte værktøjer er taget i brug af enkelte kommuner. Endelige svarede 2 kommuner at de ikke viste hvilken løsning kommunen benyttede eller at kommunen endnu ikke har valgt en løsning til tilskudsadministrationen. 15 svarede, at de ingen løsning havde. Samlet udgjorde denne gruppe 44% af besvarelserne. I efteråret er billedet fortsat, at 31% af kommunerne fortsat benytter de ovenstående løsninger og værktøjer. Enkelte angiver at de er i gang med at udvikle eller implementere en løsning, inden for en af de nævnte værktøjer. 2 kommuner svarer i efteråret, at de endnu ingen digital løsning har. Andelen af kommuner, som håndtere den digitale understøttelse af tilskudsadministrationen med diverse værktøjer, er i perioden reduceret og det samme gælder andelen af kommuner, som slet ingen digital understøttelse har på området. Når flere kommuner fortsat tøver med at investere i indkøb- og særligt i en større implementeringsopgave (som skal gennemføres med en meget høj grad af involvering af foreningerne), så kan det skyldes en manglende tro på at den digitale løsning kan levere en reel effektivisering og automatisering af de centrale processer på området: ansøgning, beregning og udbetaling af tilskud. Denne undersøgelse forholder sig ikke til, hvilke digitale løsninger der kan imødekomme kommunernes behov, men den afslørede i foråret 2015, at blandt de kommuner som har digitaliseret dette område, oplevede 40%, at de nævnte processer ikke kunne håndteres i løsningen.