Ny release til AutoCore Eftermarked Release 2.0 22.marts 2015 Beskrivelse og vejledning til ordrebehandling i AutoCore Eftermarked
Opsummering over nye funktioner i AutoCore Eftermarked Kære Bruger, Mandag den 2. marts opdateres AutoCore Eftermarked med ny funktionalitet og mulighed for at arbejde med ordrebehandling i AutoCore Eftermarked. Blandt de nye funktioner er tilføjelse af PPS pakkepriser til værkstedsordrer, samt mulighed for at tilføje og redigere ordrelinjer med arbejde og reservedele. De nye funktioner betyder samtidig, at værkstedsordrer skal betjenes på en ny måde og vi vil derfor anbefale, at du finder tid til at læse de følgende vejledninger igennem, så du er klar til at arbejde med AutoCore Eftermarked fra mandag den 2. marts. I det følgende kan du læse mere om de nye funktioner, som omfatter: - Nyt design og layout til værkstedsordrer - læs mere eller se video - Ny navigation mellem faner på værkstedsordre Læs mere eller se video - Ny værkstedsordre fane til ordrebehandling - læs mere eller se video - Tilføjelse af PPS pakkepriser til en værkstedsordre - læs mere eller se video - Tilføjelse af kommentarer til en værkstedsordre - læs mere eller se video - Tilføjelse af arbejdspositioner til en værkstedsordre - læs mere eller se video - Tilføjelse af AZ tid til en værkstedsordre - læs mere eller se video - Tilføjelse af reservedele til en værkstedsordre - læs mere eller se video - Redigering af ordrelinjer - læs mere eller se video - Nyt faneblad til receptions/kundemodtager rollen - læs mere - Mulighed for tilføjelse af marketing navn på PDF tilbud fra Pakkepriser - læs mere Har du spørgsmål til brugen af de nye funktioner i AutoCore Eftermarked, kan du rette henvendelse til Semler Services ServiceDesk på servicedesk@semler.dk eller tlf. 43 28 83 00 / Linje 2 Med venlig hilsen, Portalteam Eftermarked Nicolai Capion Rasmussen Projektleder Benjamin Veng Semler Services Mogens Bach Nielsen Group Service Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 2 af 18
Indhold Support for browsere... 4 Nye funktioner i Værkstedsordrer... 4 Ny og forbedret navigation mellem faner på værkstedsordrer... 5 Ordreoverblik Fanen Ordrelinjer... 5 Sortering af visning af ordrelinjer... 6 Redigering af ordrelinjer... 6 Visning og beregning af priser på fanen Ordrelinjer... 7 Træk fra lageret / Ændring af reservedelsbeholdning... 8 Brugerrettigheder... 8 Adgang til KT12, KT15 og KT16 i ZT08... 8 Opsætning i ZT19 til KT12, KT15 og KT16... 8 Automatisk oprettelse af lønnummer på ordrelinjer... 9 Håndtering af Olie-PC og Pakkepriser på værkstedsordrer... 9 Tilføj PPS pakkepriser til en ordre... 10 Tilføjelse af kommentarer (bemærkninger) til en ordre... 11 Tilføjelse af arbejdspositioner til en ordre... 12 Søg arbejdsposition... 12 Indtast arbejdsposition... 13 Tilføj AZ tid til en ordre... 13 Tilføj AZ tid lønart 2-7... 14 Tilføj AZ tid lønart 8... 14 Tilføj reservedele til en ordre... 15 Indtast reservedele og tilføj... 15 Validering af reservedelsnumre og automatisk oprettelse af nye reservedelsnumre på lageret... 15 Søg reservedele og tilføj... 16 Tilføj reservedel uden nummer (KT16)... 17 Opsætning af marketing navn på PDF tilbud i Pakkepriser... 17 Receptionsoverblik... 17 Oversigt Videoeksempler... 18 Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 3 af 18
Support for browsere For at benytte AutoCore Eftermarked kan du benytte Internet Explorer 9 eller Firefox. Ønsker du at arbejdet med to sessioner på samme tid kan du benytte både Internet Explorer 9 og Firefox. I forbindelse med at fabrikssystemerne nu også understøtter Internet Explorer 11, arbejder vi på at gennemføre de sidste tilpasninger så hele AutoCore Eftermarked understøttes af samme browser som fabrikssystemerne. Dette arbejde vil være gennemført i kommende release 2.1 som forventes klar inden sommerferien. Nye funktioner i Værkstedsordrer I denne release har vi taget fat på arbejdet med at få flyttet funktioner fra KT12, KT15 og KT16 ud i AutoCore Eftermarked, med den ny Værkstedstedsordre side 3 (Ordrelinjer) som resultat, hvor både reservedele og arbejde er samlet i ét skærmbillede. Samtidig med introduktionen af nye funktioner er layout og design på værkstedsordren blevet moderniseret, så den fremstår mere overskuelig og læsevenlig. Se introduktion til den opdaterede værkstedsordre (video) Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 4 af 18
Ny og forbedret navigation mellem faner på værkstedsordrer Sammen med den ny værkstedsordre introduceres ny mulighed for at skifte hurtigt og nemt mellem de forskellige faner på værkstedsordren. I stedet for Næste og Forrige knappe, skifter du nu fane ved at klikke øverst i topmenuen, hvor du frit vælge hvilken fane af ordren, du vil arbejde med. Se hvordan du bruger navigationen på værkstedsordren (video) Ordreoverblik Fanen Ordrelinjer Fanen Ordrelinjer på værkstedsordren samler hele dit ordreindhold i ét skærmbillede, hvor du nemt kan tilføje PPS pakkepriser, arbejde og reservedele. Beregning af priser på fanen Ordrelinjer fungerer på samme måde som KT17 og opdateres løbende, i takt med at du tilføjer eller ændrer i indholdet på ordren, så du hele tiden har overblik over ordrens pris, som kunden skal betale. Eksempel på den ny værkstedsordrefane Ordrelinjer Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 5 af 18
Sortering af visning af ordrelinjer Indtil det bliver muligt at lukke helt for KT12, KT15 og KT16, skal AutoCore Eftermarked og VFT stadig kunne benyttes på samme tid, hvilket giver nogle begrænsninger i forhold til hvor fleksibel funktionaliteten kan blive og skærmbillederne frakt12, KT15, KT16 og KT17 bestemmer derfor, i hvilken rækkefølge ordrelinjerne vises. På værkstedsordre side 3 vises ordrelinjerne derfor på samme måde, som de vil blive præsenteret på fakturaen i KT17 i følgende prioritering. Se hvordan sorteringen virker på fanen ordrelinjer (video) 1. Pakkepriser - PPS pakker i den rækkefølge, pakkerne tilføjes til ordren 2. KT12 Arbejdspositioner, AZ tid og bemærkninger i den rækkefølge, de tilføjes til ordren 3. KT15 Reservedele i den rækkefølge, de tilføjes til ordren 4. KT16 Reservedele uden nummer i den rækkefølge, de tilføjes til ordren Eksempel på sortering af ordrelinjer efter ovenstående regler. Redigering af ordrelinjer På Værkstedsordre, side 3, har du mulighed for at redigere Rabat, Konteringsarter, afregningskoder og lønnumre på ordrelinjer - efter samme regler som I KT12, KT15 og KT16. Når du har opdateret ordrelinjerne med f.eks. rabat, konteringsart eller lønnummer, skal du klikke på Opdater ordre knappen for gemme dine ændringer. Se hvordan redigerer ordrelinjer (video) Du kan enten redigere én linje af gangen eller benytte Vælg alle / Vælg markerede funktionen for at redigere flere ordrelinjer på samme tid. Se hvordan du kan redigere flere ordrelinjer på samme tid (video) Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 6 af 18
Visning og beregning af priser på fanen Ordrelinjer På fanen ordrelinjer beregnes ordrens samlede pris inkl. diverse materialer og miljøomkostninger (hvis de er valgt på kunden) bemærk at priserne beregnes forskelligt, afhængigt af om ordren er af typen proforma eller almindelig ordre. Beregning af priser på ordretyperne proforma (6, 63, 7 og 73) På en proforma ordre beregnes alle priser altid med aktuelle reservedels- og timepriser. Åbner du en proforma ordre på fanen ordrelinjer, efter eventuelle prisændringer på løn eller dele, så vil priserne på ordren automatisk blive opdateret og beregnet efter gældende priser. Beregning af priser på normal ordre (ordretyperne 1,2, 13 og 23) Arbejder du med en normal ordre f.eks. en ordretype 1 beregnes priserne på ordren altid med prisen fra oprettelsestidspunktet af ordrelinjen. Er ordren ikke godkendt i KT12 og KT15, vil priserne blive opdateret ved godkendelse, såfremt der har været prisændringer. Er ordren godkendt i KT12 og KT15, vil priserne kun blive opdateret ved prisstigninger, hvis linjerne i KT12 opdateres manuelt og hvis KT15 åbnes. Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 7 af 18
Træk fra lageret / Ændring af reservedelsbeholdning Træk fra lageret håndteres på samme måde som i dag efter samme regler som i KT15. Arbejdes der med en proformaordre (type 6, 63, 7 og 73), vil der ikke ske reguleringer på lageret først på dét tidspunkt, hvor ordren ændres til en normal ordre, f.eks. en ordretype 1, og KT15 godkendes. Arbejdes der med en normal ordre (ordretyperne 1,2, 13 og 23), trækkes beholdning på dét tidspunkt, en reservedel tilføjes til en ordre. Ved ændring af f.eks. i antal (hvor mange af den enkelt reservedel, der skal benyttes) eller ved sletning af reservedele, opdateres beholdning på lageret automatisk og på samme måde som i KT15. Bevægelser kan fortsat ses i KT22, KT40 og KT49. Brugerrettigheder Rettigheder til at arbejde med ordrelinjer på værkstedsordre side 3 følger brugerens rettigheder i VFT (fra ZT08 og evt. ZT19), med én forskel som er, at alle kan oprette ordrelinjer. Dette, fordi at alle skal kunne tilføje pakkepriser til en ordre også selv om man mangler opsætning til f.eks. KT15 eller KT12. Adgang til KT12, KT15 og KT16 i ZT08 KT12: Brugeren kan tilføje og slette ordrelinjer (Arbejdspositioner, AZ tid og bemærkninger) samt redigere Rabat, Konteringsart, Afregningskode og Lønnummer. KT15: Brugeren kan tilføje og slette ordrelinjer (Reservedele) samt redigere i Antal, Rabat, Afregningskode og Lønnummer KT16: Brugeren kan tilføje og slette ordrelinjer (Reservedel uden nummer) samt redigere Beskrivelse, Rabat, Konteringsart, Afregningskode og Lønnummer. Opsætning i ZT19 til KT12, KT15 og KT16 I ZT19 er det muligt at tilføje begrænsninger i en brugers rettighed. Her styres bl.a. om og hvor meget rabat du må give og om du må slette og redigere ordrelinjer. Benyttes opsætning i ZT19, vil brugeren have samme adgange og begrænsninger, som tildelt i opsætningen til KT12, KT15 og KT16 i ZT19. Eksempel fra ZT19 på bruger, som må give rabat dog max 30 % og som ikke må slette linjer med arbejder (Arbejdspositioner, Bemærkninger og AZ tid) Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 8 af 18
Automatisk oprettelse af lønnummer på ordrelinjer Vidste du at du i ZT19 kan blive sat op til automatisk at få indsat dit lønnummer på de ordrelinjer, du opretter? For både KT12, KT15 og KT16 kan der laves opsætning på din bruger, så dit lønnummer automatisk bliver indsat på de ordrelinjer, du opretter. Bemærk dog at denne opsætning skal godkendes og bestilles af den IT-ansvarlige i din forretning. Håndtering af Olie-PC og Pakkepriser på værkstedsordrer Til at understøtte Olie PC løsningen har vi indført special håndtering af olie-reservedelsnumre i PPS pakkepriser på værkstedsordrer. Praktisk betyder løsningen at ved overførsel af olie fra Olie-PC, kontrollerer servicen der overfører olie til ordren, om reservedelsnummeret er oprettet i PPS Pakkepriser indstillinger Egne Reservedele. Er reservedelsnummeret oprettet i pakkeprisindstillinger slettes nummeret automatisk fra evt. pakkepriser på ordren og det aftappede forbrug opdateres og indsættes på ordren. Bemærk at Olie PC markering i Pakkeprisindstillinger / Egne Reservedele nu kan deaktiveres, såfremt jeres forretning ønsker at gøre brug af automatisk sletning af olie i pakkepriser på værkstedsordre i forbindelse med opdatering fra Olie PC. Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 9 af 18
Tilføj PPS pakkepriser til en ordre Med Tilføj Pakkepriser funktionen, kan du nu tilføje PPS pakkepriser direkte til en ordre og dermed drage fordel af de mange PPS pakkepriser både ved ordreoprettelse og ordreudvidelser. For at tilføje pakker til en ordre, skal du klikke på knappen Tilføj Pakker Herefter åbnes Tilføj Pakker pop-up dialogen med en liste over tilgængelige PPS pakkepriser til den valgte bil på ordren. Bemærk at nogle pakker vil indeholde arbejdspositioner uden tidsangivelse, hvorfor pakkeprisen ikke kan beregnes i oversigten. Pakkepriser med arbejdspositioner uden tidsangivelse kan tilføjes til ordren tiden skal blot indtastes på disse arbejdspositioner, inden der klikkes på Tilføj. Se hvordan du tilføjer PPS pakkepriser til en ordre (video) Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 10 af 18
Tilføjelse af kommentarer (bemærkninger) til en ordre For at tilføje en bemærkningslinje til ordren, skal du klikke på Tilføj Kommentar knappen, som åbner en pop-up hvor du kan indtaste en kommentar til ordren. Se hvordan du tilføjer kommentarer til ordren (video) eller læs mere nedenfor. Kommentarlinjer indsættes altid efter en Pakkepris, arbejdsposition eller AZ tid på ordren og kan kun indsættes, såfremt en af de tre ordrelinjer er oprettet på ordren. Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 11 af 18
Tilføjelse af arbejdspositioner til en ordre På værkstedsordre side 3 kan du søge og tilføje arbejdspositioner lidt på samme måde, som du gør i Pakkepriser. Ved klik på Tilføj Arbejdsposition åbnes en pop-up, hvor du enten kan indtaste og tilføje arbejdspositioner til ordren eller søge i arbejdspositionskataloget ved hjælp af søgefunktionen. Søg arbejdsposition For at søge arbejdspositioner frem, der kan indsættes på ordren, kan du enten indtaste direkte i søgefeltet eller søge arbejdspositioner frem ved hjælp af dropdown menu med arbejdspositionskategorier. Du har mulighed for at søge og vælge flere arbejdspositioner til ordren tilføje dem til en indkøbskurv når du er færdig, skal du klikke på Tilføj knappen og de valgte arbejdspositioner oprettes på ordren. Bemærk, at vælger du en arbejdsposition uden angivet tid skal du tilføje tid (i timer/minutter), inden den kan oprettes på ordren. Se hvordan du søger og opretter arbejdspositioner til ordren (video) Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 12 af 18
Indtast arbejdsposition Det er også muligt at indtaste arbejdspositioner direkte til indkøbskurven, så søgning kan springes over,hvis du kender arbejdspositionsnummeret, der skal benyttes. Dette gøres ved at indtaste hele arbejdspositionsnummeret i søgefeltet og klikke Søg eller Enter (på tastaturet). Se hvordan du indtaster og tilføjer arbejdspositioner til ordren (video) Tilføj AZ tid til en ordre For at tilføje AZ tid til ordren, skal du klikke på knappen Tilføj AZ tid. Herefter åbner en pop-up dialog, hvor du kan oprette AZ ordrelinjer, som kan tilføjes til ordren. Tilføj AZ tid dialogen består af to faner, hvor du enten kan oprette AZ tid med Lønart 2-7 (Tid) eller Lønart 8 (Pris). For at tilføje AZ ordrelinjer, skal du først oprette AZ tider og tilføje dem til Indkøbskurven og derefter klikke Tilføj for at oprette linjerne på ordren. Se hvordan du opretter AZ tid med lønart 2-7 (tid) og Lønart 8 (pris) (video) Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 13 af 18
Tilføj AZ tid lønart 2-7 For at oprette en AZ tid med Lønart 2-7,skal følgende oplysninger indtastes på ordrelinjen ved oprettelse: - Beskrivelse - Konteringsart (Her kan du vælge eller søge konteringsart, der skal benyttes) - Lønart (Her kan du vælge mellem Lønarter, hvor der skal benyttes tid ved oprettelse) - Tid (Her skal du angive tid i timer/minutter til ordrelinjen) Når ovenstående oplysninger er valgt / indtastet, skal du klikke på Tilføj til kurv (eller trykke Enter knap på tastaturet) og AZ tiden oprettestil kurven. Når du er færdig, skal du klikke på Tilføj knappen for at oprette AZ tiderne på ordren. Tilføj AZ tid lønart 8 AZ tid med Lønart 8 er en AZ ordrelinje, hvor du skal indtaste pris i stedet for tid. For at oprette en AZ ordrelinjen med Lønart 8 skal du vælge fanen Pris. For at oprette en AZ tid med Lønart 8 skal følgende oplysninger indtastes / vælges ved oprettelse: - Beskrivelse - Konteringsart (Her kan du vælge eller søge konteringsart der skal benyttes) - Pris (Her skal du indtaste pris ekskl. Moms, der skal fremgå på ordrelinjen) Når ovenstående oplysninger er valgt / indtastet, skal du klikke på Tilføj til kurv (eller trykke Enter knap på tastaturet) og AZ tiden oprettes til kurven. Når du er færdig, skal du klikke på Tilføj knappen for at oprette AZ tiderne i kurven på ordren. Eksempel på AZ dialog opret AZ tid lønart 8 Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 14 af 18
Tilføj reservedele til en ordre I reservedels pop-up dialogen, som du åbner ved at klikke på Tilføj Reservedele, kan du søge og tilføje reservedele til ordren (KT15), ligesom du kan tilføje reservedele uden nummer (KT16 ordrelinjer). Pop-up dialogen består at tre faner: - Indtast reservedele (Her kan du indtaste reservedele og oprette dem direkte på ordren) - Søg reservedele (Her kan du søge reservedele og tilføje til en kurv og derefter tilføje dem til ordren) - Tilføj reservedel uden nummer (Her kan du oprette KT16 ordrelinjer og tilføje dem til ordren) Se hvordan du indtaster, søger og tilføjer reservedele til en ordre (video) Eksempel på Tilføj Reservedele dialog Indtast reservedele og tilføj Med indtast reservedelsfunktionen, kan du nemt indtaste og tilføje reservedelslinjer til en ordre. Du skal blot indtaste: - Reservedelsnummer - Antal der skal benyttes af hvert reservedelsnummer Når de ønskede reservedele til ordren er indtastet, skal du klikke på Tilføj knappen (Eller Enter på tastaturet) og reservedelsordrelinjerne oprettes. Validering af reservedelsnumre og automatisk oprettelse af nye reservedelsnumre på lageret Når der klikkes på Tilføj knappen, foretages først en validering af reservedelsnummeret, som kontroller at delen er oprettet på forhandlerens lager. Hvis reservedelen allerede er kendt på forhandlerens lager, tilføjes reservedelen til ordren. Er reservedelen ikke kendt på forhandlerens lager, foretages der en forespørgsel på nummeret på importørlageret. Er reservedelen kendt hos importøren, oprettes den automatisk på forhandlerlageret og tilføjes til ordren. Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 15 af 18
Findes det indtastede reservedelsnummer hverken på forhandler eller importørlager, kan reservedelen ikke oprettes og/eller tilføjes til ordren. Eksempel på Tilføj reservedele dialogen Søg reservedele og tilføj Med Søg reservedele funktionen kan du søge reservedele fra dit lager, vælge og tilføje til en ordre. I søgefunktionen kan du søge på et reservedelsnummer, dele af at reservedelsnummer eller beskrivelse. Når du har søgt, kan du i søgeresultatet se reservedelsnummer, beskrivelse, lagerbeholdning, lokation og pris. Da der er begrænsning på hvor mange numre, der kan vises i søgeresultatet, kan du blive nødt til yderligere afgrænse din søgning i søgefelterne. Reservedele tilføjes til kurven Valgte reservedele - ved at klikke på reservedelslinjer i søgeresultatet. Når du er klar til at tilføje reservedele til ordren, skal du klikke på Tilføj knappen. Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 16 af 18
Tilføj reservedel uden nummer (KT16) Reservedele uden nummer er vores betegnelse for KT16 ordrelinjer. For at oprette en Reservedel uden nummer, skal du indtaste, Beskrivelse, konteringsart og pris Der kan oprettes én til flere linjer og oprettelse afsluttes ved at klikke på Tilføj knappen som opretter ordrelinjerne. Opsætning af marketing navn på PDF tilbud i Pakkepriser Med denne release er det nu muligt at tilpasse forhandlernavnet på PDF tilbud fra Pakkepriser. Opsætningen af marketingnavn, benyttes både til forhandlernavn i PDF tilbud og som afsendernavn i SMS reminder fra Bookingsystemet. Dette kræver opsætning og bestilles gratis i ServiceDesken. Receptionsoverblik Receptionsfanebladet er en ny funktion i AutoCore Eftermarked, målrettet mod kundemodtagere og receptionsfunktionen hos forhandlerne. Receptionsfanebladet er en simpel version af bookingoversigten, som giver overblik over dagens kunder og ordrer. I receptionsfanebladet kan brugerne hurtigt se status på reparationer og hvor langt bilen er i forløbet i forhold til bilens status (ankommet, i gang, klar til udlevering) og gør det muligt for kundemodtagere og receptionister hurtigt at give kunder et svar på om deres bil er klar uden først at skulle kontakte en servicerådgiver. Receptionsfanebladet kræver særskilt adgang, som bestilles i ServiceDesken Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 17 af 18
Oversigt Videoeksempler Introduktion til ny opdateret værkstedsordre (video) Navigation og skift mellem faner på værkstedsordren (video) Eksempel på sortering af ordrelinjer (video) Redigering af ordrelinjer (video) Redigering af flere ordrelinjer på samme tid (video) Tilføjelse PPS pakkepriser til en ordre (video) Tilføjelse af kommentar til ordre (video) Søg og tilføj arbejdspositioner til en ordre (video) Indtast og tilføj arbejdspositioner til en ordre (video) Tilføjelse af AZ tid med lønart 2-7 (tid) og Lønart 8 (pris) til en ordre (video) Tilføjelse af reservedele til en ordre (video) Udskrevet d. 16. marts 2015 Side 18 af 18