Brugervejledning Anlægsmodulet Decentrale registratorer AAU Incl. AUB, TF, & ITS Version 5 Oktober 2014
Indhold 1. INDLEDNING... 3 2. REGISTRERING AF AKTIVER... 5 2.1. UDFYLDELSE AF WORKFLOW MAILS... 5 2.2. INDBERETNINGSBLANKET... 6 2.3. KONTERING AF KREDITORFAKTURA... 7 2.3.1. Udenlandske/manuelle fakturaer... 7 2.3.2. Kontering i Rejse- og udlægssystemet (RUS)... 7 2.3.3. Omkontering af anlæg/udstyr... 7 2.4. BYTTEHANDEL... 8 2.5. KREDITNOTA... 8 2.6. FORUDBETALINGER/DELLEVERANCER... 8 3. EFTERREGISTRERING...11 3.1. ADGANG TIL ANLÆGSMODULET... 11 3.2. ALMINDELIG ANLÆG / UDSTYR... 13 3.2.1. Aktivdetaljer... 16 3.2.2. Tildeling af medarbejder til et aktiv... 18 3.2.3. Vedhæft billede eller uddybende tekst... 18 3.3. FORSØGSOPSTILLINGER... 21 4. FIK PROJEKTER...21 5. ÆNDRING AF DATA...22 5.1. (FLYTNING) LOKATION... 22 5.2. ÆNDRING AF ANLÆGSKATEGORI OG AKTIVNØGLEFLEKSFELT... 23 5.3. AFGANG... 24 5.3.1. Salg... 28 6. FORESPØRGSLER OG RAPPORTER...29 6.1. FORESPØRGSEL... 29 6.2. RAPPORTER... 32 6.2.1. Rapporttyper... 38 7. KONTAKTPERSONER I ØKONOMIAFDELINGEN...39 BILAG 1 FLOWCHART...40 BILAG 2 - BESKRIVENDE DETALJER OM AKTIV...43 BILAG 3 - TABEL MED SAMAPP 5. NIV., UDDRAG...46 BILAG 4 - TABEL MED FABRIKATNR. OG NAVN (SAMAPP), UDDRAG...47 BILAG 5 - UDDRAG FRA RAPPORTER...48 BILAG 6 - INDBERETNINGSBLANKET, DECENTRALE REGISTRATORER...49 BILAG 7 - OVERSIGT OVER LOKATIONER...50 BILAG 8 - AFGANGSBLANKET...51 Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 2 af 51
1. Indledning Brugervejledningen er en vejledning i funktioner, der er relateret til dagligdags områder i anlægsmodulet. Som supplement til brugervejledningen er der god vejledning at finde i Vindueshjælpen på skærmbillederne. Der er kun mulighed for at indtaste anlæg/udstyr i anlægsmodulet vha. masseoprettelse via workflow mailen, som kommer til anlægsregistrator hver mandag. Hovedreglen hos AAU er at anvende masseoprettelse af anlægsaktiver jf. bilag 1: flowchart over de samlede processer. Dvs. oprettelse af et anlæg/udstyr finder sted i forbindelse med registrering af en faktura ved betaling. I brugervejledningen for anlægsmodulet vil følgende arbejdsområder blive gennemgået: - Workflow mailen, som dannes på baggrund af ØSS-EF, skal sendes til oea-anlaeg@adm.aau.dk i ØA. - Efterbehandling af anlæg / udstyr oprettet via funktionen massetilgang (integration med Kreditor) - Forsøgsopstillinger - Fik-projekter - Afgang af anlæg / udstyr - Flytning af anlæg / udstyr - Rapporter Processen er følgende jf. bilag 1: udstyr og anlægsbehandling via Elektroniske fakturaer : 1. Modtagelse af kreditorfaktura hos køber, der konterer og attesterer kreditorfaktura til betaling. Hvis der er tale om anlæg/udstyr benyttes arterne 15xxxx eller 35xxxx, og der vælges udstyr eller anlæg ved konteringen. 2. Ifm. betaling af faktura køres en kørsel hos ØA, som betyder, at anlæg / udstyr overføres til anlægsmodulet. 3. Efterfølgende kører anlægsmodulet workflow mails ud til anlægsregistratorerne hver mandag. 4. Anlægsregistratorerne udfylder workflow mailen og sender den retur til Pia Jepsen i ØA. 5. Anlægsregistrator foretager de nødvendige efterregistreringer. 6. Afskrivningskørsler og opfølgning hos ØA. Pkt. 1, 4 og 5 vil være omfattet af denne brugervejledning Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 3 af 51
På følgende link er det muligt at finde alle vores blanketter og vejledninger til brug for registrering af Anlæg og Udstyr i ØSS. http://www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/anlaeg/ : Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 4 af 51
2. Registrering af aktiver I forbindelse med konteringen af en faktura i ØSS-EF, bestemmes det også, hvilke fakturaer der skal overføres til anlægsmodulet. Dette sker ved at vælge udstyr eller anlæg ved konteringen samt at kontere på art 15xxxx og 35xxxx. Herefter køres der en kørsel i ØA, hvorefter anlægsregistratoren får en workflow mail på aktivet. 2.1. Udfyldelse af workflow mails Nedenfor er der et eksempel på en workflow mail, som kørers fra systemet, og som skal udfyldes og sendes retur til oea-anlaeg@adm.aau.dk i Økonomiafdelingen: Der skal angives følgende oplysninger ved registreringen: ID-nr. Er et unikt rødt nummer, som påføres anlægget/udstyret ifm. varemodtagelsen. Disse røde id-nr. fås ved henvendelse til Jette Rusholt i Økonomiafdelingen. Lokation Er den bygning, hvor anlægget/udstyret placeres jf. bilag 7. Ønskes der påført lokale mv. skal dette foretages i forbindelse med efterregistreringen af registrator. Apparatur Nr./ 5 Niv. SAMAPP Er otte cifret og består af apparaturløbenr. iht. SAMAPP struktur + a for anlæg eller + u for udstyr jf. bilag 3. Hvis der er tale om et anlæg skal nummeret ende på a, mens et udstyr skal ende på u. Det 5. niveau er automatisk i systemet koblet op på 4. niv. (apparaturløbenr. jf. bilag 3), 3. + 2. +1. niv. (grupperinger inden for SAMAPP jf. bilag 3) og endelig en anlægskategori, hvor konteringsregler, levetider mm. er defineret (u betyder udstyr (drift) og a betyder aktiv i balance). Dvs. ifm. indberetning skal man kun tænke på at fremfinde 5. niv. nr., hvorefter de resterende oplysninger automatisk vil blive dannet ifm. masseoprettelsesfunktionen via kreditor. Sted/projekt/analyse Er de segmenter i kontostrengen, som man har mulighed for at sortere sine data på, hvis disse indberettes til anlægsmodulet. Omkostningssted er obligatorisk for alt anlæg og udstyr, mens projektnr. er obligatorisk for eksternt finansierede anlæg /udstyr på underkonto 95 og 97. Finansiering Her skal angives den % del af anskaffelsessum, der er finansieret med eksterne midler (UK95 og UK97) og den % del der er finansieret af driften (UK10 og UK90). Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 5 af 51
Hvis man har behov for at tilføje et aktiv, der kan defineres som en forbedring, til et eksisterende anlæg/udstyr jf. instruksen; Registrering af anlæg og udstyr hos AAU, så oprettes aktivet selvstændigt og tilknyttes derefter til primær aktiv. Tilknytningen til primær aktiv foregår ved at udfylde workflow mailen som normalt og sætte kryds i tilknyt til primær aktiv, hvorefter id.nr. og aktivnr. skrives i oplysningerne. Det er ikke muligt at tilføje forbedringer ol. til et udstyr. Dette driftsføres løbende. Aktiver, der skal bygges gennem en periode (forsøgsopstillinger), skal registreres løbende. Ved første faktura fra leverandør oprettes et aktiv i anlægsmodulet med et ID-nr.. De efterfølgende leverancer skal vurderes for følgende: Kan anskaffelsen kun fungere sammen med det oprindelige aktiv? Det oprindelige aktiv er anlæg: Der skal konteres på art 35xxxx og aktivet skal tilknyttes til primær aktiv uanset at anskaffelsen rent teknisk er udstyr. Det oprindelige aktiv er udstyr: Der skal konteres på art 15xxxx og aktivet skal tilknyttes til primær aktiv. Det vil sige, at hvert køb får sit eget røde mærke, men tilknyttes til primær aktivet. Kan anskaffelsen fungere selvstændig? Så skal anskaffelsen overstige de alm. grænser for aktiver. Derudover er det frivilligt om tingene knyttes sammen ved hjælp af primær aktiv. Når opstillingen skilles ad, kan man på normalvis afgangsføre primær aktivet jf. afsnit 5.3. Man bibeholder herefter registreringen af enkeltdelene, indtil de skal kasseres el. lign. Opdeling af faktura: Hvis man har en samlet regning på 5 stk. ens anlæg/udstyr, som ønskes opdelt i eksempelvis fem anlæg /udstyr i anlægsmodulet, foretages følgende: Hvis alle fem stk. udstyr har samme oplysninger (lokation/app.nr./sted/projekt/analyse /finansiering), kan der blot skrives flere id.nr. på den ene post i workflow mailen. Hvis de fem aktiver har forskellige oplysninger (lokation/app.nr./sted/projekt/analyse /finansiering), kopieres posten i workflow mailen, sådan at man har flere poster under hinanden. 2.2. Indberetningsblanket Er der tilfælde, hvor der ved en fejl ikke er valgt udstyr ved kontering af en faktura, og den derfor ikke kommen med i workflow mailen, skal der udfyldes en manuel indberetningsblanket (bilag 6). Dette gælder også hvis fakturaen bliver omkonteret (se pkt. 2.3.2. i denne brugervejledning) Decentrale brugere af anlæg har før haft adgang til kviktilgang, hvor der kunne oprettes glemt udstyr/anlæg, men pga. for stor fejlkilde er dette ændret. På indberetningsblanketten skal der fremgå de samme data, som hvis der udfyldes en workflow mail (se pkt. 2.1. i denne vejledning). Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 6 af 51
2.3. Kontering af kreditorfaktura Konteringen sker i dag i ØSS-EF, hvor der modtages elektroniske fakturaer se evt. vejledningen til dette her: http://www.okonomi.aau.dk/digitalassets/90/90246_vejledning-i-elektronisk-fakturah--ndtering-sep- 14.pdf Man skal være opmærksom på, at man skal vælge art 15xxxx, når der er tale om udstyr, og art 35xxxx, når der er tale om anlæg. Desuden skal man sikre sig at der er valgt udstyr, i forbindelse med konteringen. Hvis leverandøren har slået hele beløbet sammen på fakturaen, selv om den f.eks. både består af en pc og en skærm, skal man selv finde prisen på den ene af tingene og trække fra den samlede pris. De to aktiver skal registreres hver for sig. Herefter skal økonomiafdelingen kører en overførsel fra kreditormodulet til anlægsmodulet, sådan at workflow mailen kommer til anlægsregistrator hver mandag. 2.3.1. Udenlandske/manuelle fakturaer Udenlandske fakturaer skal stadig sendes til bogholderiet i økonomiafdelingen med konteringsstempel og godkendelse. Hvis den udenlandske faktura skal registreres, skal den konteres på art 15xxxx eller 35xxxx, men her skal der sendes en manuel indberetning med fakturaen til betaling (bilag 6). Desuden kan der undtagelsesvis stadig komme danske manuelle fakturaer, hvilke skal behandles på samme vis som udenlandske, blot med andre bilagsnr. Se evt. flowchart i bilag 1: Udstyr og anlægsbehandling via udenlandske/manuelle fakturaer. 2.3.2. Kontering i Rejse- og udlægssystemet (RUS) ØSS Anlægsmodul og RUS arbejder ikke sammen, hvilket vil sige, at ting, der er købt over udlæg, ikke kommer i workflow mailen. Her skal den enkelte anlægsregistrator selv sørge for at få det registreret vha. et manuelt indberetningsbilag. Se evt. flowchart i bilag 1: Udstyr og anlægsbehandling undtagelsesvis køb via RUS. Ofte sker der det i RUS, at arterne ikke passer med det købte aktiv, da RUS og ØSS ikke har de samme arter. Her skal der selvfølgelig laves en omkontering jf. pkt. 2.3.3. 2.3.3. Omkontering af anlæg/udstyr Nogle gange kan det forekomme, at fakturaen på et aktiv er konteret på den forkerte art. I sådanne tilfælde skal der laves en omkontering. Omkonteringen foregår på følgende måde: Hvis der skal omkonteres mellem art 15xxxx og 15xxxx: Omkonteringen skal foretages i omkonteringsbilledet i ØSS. Hvis aktivet er registeret: Hvis underkontoen ændres, skal finansieringen ændres i anlægsmodulet. Hvis aktivet ikke er registeret: Her skal der sendes et manuelt indberetningsbilag (bilag 6) til Jette Rusholt. Derved skal der ligge en kopi/skærmprint af omkonteringen fra omkonteringsbilledet og en kopi af fakturaen. Hvis der skal omkonteres mellem art 15xxxx og 35xxxx: Omkonteringen skal laves på manuelt omkonteringsbilag (se ØA s hjemmeside) og sendes til Jette Rusholt i økonomiafdelingen. Med omkonteringen skal medfølge manuelt indberetningsbilag (bilag 6) og en kopi af fakturaen. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 7 af 51
Hvis aktivet allerede er registeret kontaktes Jette Rusholt i Økonomiafdelingen. Hvis der skal omkonteres mellem art 35xxxx og 35xxxx: Omkonteringen skal laves på et manuelt omkonteringsbilag (se ØA s hjemmeside) og sendes til Jette Rusholt. Med omkonteringen skal følge en kopi af fakturaen. På omkonteringsbilaget skal stå, hvilke aktiver der omkonteres (ID-nr.) Hvis aktivet endnu ikke er registeret, skal der medfølge et manuelt indberetningsbilag. 2.4. Byttehandel Byttehandel sker ofte i forbindelse med køb og salg af biler. Er der tale om en sådan byttehandel med en leverandør skal den gamle bil afgangføres i anlægsmodulet (se pkt. 5.3.1. i denne vejledning), og den nye skal registreres efter den nye faktura. Dette betyder også, at der skal laves en debitor-faktura til leverandøren på den pris, der opnås for den gamle bil, og der modtages en kreditor-faktura på hele den nye bils pris. (Der må altså IKKE ske modregning af gammel bil/bytte bil på fakturaen på den nye bil). 2.5. Kreditnota Hvis der modtages en kreditnota, skal denne modregnes i den oprindelige pris. Derfor er det nødvendigt at oplyse, hvilket aktiv det vedrøre ved udfyldelse af workflow mailen. Her anvendes tilføj til aktiv således, at første faktura oprettes normalt, hvorefter følgende kreditnota tilføjes det pågældende aktiv. Hvis det vides, at der kommer en kreditnota på hele aktivets beløb, og aktivet endnu ikke er oprettet, er det ikke nødvendigt at oprette aktivet. Her vil man bare skrive ved udfyldelsen af workflow mailen, at der afventes en kreditnota. Når kreditnotaen så kommer, skrives der ud for posten i workflow mailen, hvilken faktura og kreditnota der hører sammen. Fakturaen og kreditnotaen skal selvfølgelig konteres på samme kontostreng for at udligne. 2.6. Forudbetalinger/Delleverancer Hovedreglen for køb af varer og tjenesteydelser på AAU foregår ved køb på kredit. Der kan være undtagelser, hvor der skal ske forudbetaling på købet. I forbindelse med en sådan undtagelse accepteres proforma faktura ikke. Ved undtagelsesvis forudbetaling på køb af anlæg og udstyr, skal det ske i henhold til enten: Kontrakt Aftaler via E-mail eller tilsvarende Leverandør skal så i henhold til kontrakt eller aftale via E-mail mv. udstede en alm. faktura med henvisning til den indgåede aftale. Forudbetalingen iht. faktura eller delleverance anses som Igangværende arbejder. Det vil sige, at det man forudbetaler inden anlægget/udstyret modtages og ibrugtages, skal behandles i henhold til nedenstående beskrivelser. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 8 af 51
Anlæg Ved anlæg der købes på ovenstående måde, skal dette konteres på følgende kontostreng (eget omkostningssted indsættes): 10-904004-xxxxx-000000-00-0000-xxxxx Som det ses af kontostrengen er det kun omkostningsstedet og analysenr. der kan være variabelt, dvs. at der f.eks. IKKE må sætte projektnummer på. Når anlægget er taget i brug, skal følgende fremsendes til ØA-anlægsbogholderi: Manuelt omkonteringsbilag (hvor anlægget føres fra art 904004 til den anlægskonto som aktivet reelt skal på). Manuel indberetningsblanket til anlægsregistrering. Kopi af delfakturaer, der er betalt. Kopi af aftalen. Omkonteringen vil komme til at se ud jf. nedenstående eksempel (forsøgsudstyr til 100.000 kr.): Omkontering 1) Igangværende arbejde 10-904004-xxxxx-000000-00-0000-00000 100.000 2) 100.000 2) xx-350410-xxxxx-xxxxxx-xx-xxxx-xxxxx 100.000 Omkontering (modben) 10-359999-99999-000000-00-0000-00000 10-909999-99999-000000-00-0000-00000 2a) 100.000 2a) 100.000 3) 100.000 Systemkontering ifm. oprettelse 10-900410-99999-000000-00-0000-00000 100.000 3) 1) 2) 2a) 3) Oprindelig kontering Omkonteringen Omkontering laves af anlægsbogholderiet Systemkontering Sker ved oprettelse Se afsnittet om udstyr på næste side. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 9 af 51
Udstyr Ved udstyr, der købes på ovenstående måde, skal dette konteres på følgende kontostreng her ses det dog som en forudbetaling/periodisering (eget omkostningssted indsættes): 10-971097-xxxxx-000000-00-0000-xxxxx Som det ses af kontostrengen er det kun omkostningsstedet og analysenr. der kan være variabelt, dvs. at der f.eks. IKKE må sætte projektnummer på. Når udstyret er taget i brug, skal følgende fremsendes til ØA-anlægsbogholderi: Manuelt omkonteringsbilag (hvor anlægget føres fra art 971097 til den anlægskonto som aktivet reelt skal på). Manuel indberetningsblanket til udstyrsregistrering. Kopi af delfakturaer der er betalt. Kopi af aftalen. Omkontering vil komme til at se ud jf. nedenstående eksempel (forsøgsudstyr til 6.000 kr.): Omkontering Forudbetalte omkostninger 10-971097-xxxxx-000000-00-0000-00000 6.000 2) 6.000 1) 2) xx-150410-xxxxx-xxxxxx-xx-xxxx-xxxxx 6.000 1) 2) Oprindelig kontering Omkonteringen Ovenstående skal gøres for at sikre, at aktiver ikke registreres, før de tages i brug. Vedr. anlægsaktiver skal siges, at det også i høj grad er for at sikre, at der først afskrives på aktivet, når aktivet er leveret og taget i brug. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 10 af 51
3. Efterregistrering Oplysninger om de forskellige parametre, som gennemgås i nedenstående, kan der findes oplysninger om i bilag 2. 3.1. Adgang til anlægsmodulet Vælg: Økonomisystemer Vælg: Administrative EDB Systemer Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 11 af 51
Vælg Økonomistyring ØSS Indtast herefter Brugernavn og Adgangskode. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 12 af 51
Herefter får man en oversigt over ansvarsområder, som man har adgang til i ØSS. 3.2. Almindelig anlæg / udstyr De enkelte aktiver fremfindes via: Aktiver Aktiv workbench Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 13 af 51
Menupunkt Aktiv-workbench (Ved at klikke på den blå pil i midten af billedet, vil der bliv en genvej på Top 10-listen) Indtast ID-nr. (ID-nr er det samme som AAU reg. nr. ) Søg aktivet frem via ID-nr., der mangler at blive efterbehandlet. Aktiver kan også fremsøges vha. andre parametre som f.eks. fakturanr. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 14 af 51
Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 15 af 51
3.2.1. Aktivdetaljer Tryk på knappen Åbn. Oprettes ifm. overførsel fra kreditormodul (Aktivnr. er entydigt ligesom ID-nr. og oprettes automatisk i systemet) Fleksfelt (Det er her muligt at indberette frivillige oplysninger) Her vil der stå, hvis der er tilknyttet et primært aktiv. I forbindelse med masseoprettelse via kreditormodul er følgende oplysninger indberettet: ID nr. Kategori via SAMAPP 5. niv. nr. Lokation Leverandøroplysninger Fakturanr. Anskaffelsessum- og tidspunkt. Herefter kan indberettes serienr, producent, model, evt. primær aktiv og øvrige frivillige oplysninger, der kan indberettes i fleksfeltet: Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 16 af 51
Obligatoriske oplysninger (som er markeret med gult), der skal indberettes: Finansiering (gave, projekt eller alm. drift) Frivillige oplysninger, der kan indberettes: Serienr. (vindue: aktivdetaljer) Model (vindue: aktivdetaljer) Fabrikatnavn og nr.(fleksfelt, jf. bilag 4) Producent (vindue: aktivdetaljer) Apparaturspecifikation (fleksfelt) Supl. Oplysninger (fleksfelt) Afdeling (fleksfelt) Anden placering (fleksfelt) Det anbefales, at man indberetter serienr., model, fabrikatnr. og fabrikatnavn, da disse oplysninger evt. kan anvendes ifm. politianmeldelse ved tyveri ol. Kategori kan kun ændres ved henvendelse til Økonomiafdelingen. Tryk på OK og derefter udført. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 17 af 51
3.2.2. Tildeling af medarbejder til et aktiv Tryk på Tildeling og det vil være muligt at tilknytte en medarbejder til aktivet. I forvejen er lokation indberettet. Det er muligt at søge personen frem ved hjælp at værdilisten. (Skal udfyldes på samme måde som lokationen i pkt. 5.1. i denne vejledning 3.2.3. Vedhæft billede eller uddybende tekst Der er mulighed for at vedhæfte en fil med forklarende tekst og/eller et billede af aktivet, hvis man ønsker dette. Dette gøres ved at vælge klipsen (vedhæft) oppe i menu/statuslinjen. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 18 af 51
Tryk på klips (det er muligt at vedhæfte et billede eller en lang test til beskrivelse af aktivet) Vælg datatype, tekst eller fil Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 19 af 51
Eksempel på billede Når man efterfølgende fremsøger et aktiv vil man kunne se, at der er vedhæftet en fil. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 20 af 51
3.3. Forsøgsopstillinger Som udgangspunkt skal de enkelte dele i en forsøgsopstilling registreres særskilt med hvert sit registreringsnummer. Hvis der er tale om en forsøgsopstilling med en levetid på mere end et år samt en helhed, som har ét formål, hvor en udskillelse af en enkelt del vil betyde, at opstillingen ikke vil kunne anvendes, skal de enkelte dele samles i ét aktiv. Dette gøres ved anvendelse af funktionen primært aktiv. Hvert anlæg / udstyr skal have sit eget ID-nr. i forbindelse med køb heraf. Samtidig sætter man kryds ved tilknyt primær aktiv i workflow mailen og skriver herpå, hvilket aktiv der er primær aktiv. Når man udskiller det enkelte anlæg / udstyr afgangsføres det særskilt. Modsat hvis forsøgsopstillingen skilles ad, da afgangsføres det primære aktiv, mens de enkelte dele opretholder sine registreringer. De enkelte dele afgangsføres i samme tempo, som de bliver solgt, kasseret ol. 4. Fik projekter Udgangspunktet er, at konteringen er iht. hidtil gældende praksis man skal dog være opmærksom på, at det er art 15xxxx der gælder for udstyr og art 35xxxx ved anlæg (se også artskontoplanen). Hvis man i anlægsmodulet vil sikre sig muligheden for, at fremskaffe en oversigt over købt udstyr på et givet projekt, er det en nødvendighed ifm. oprettelse af anlægsaktivet i anlægsmodulet, at indberette projektnummeret i feltet Sted/projekt/analysenr. jf. afsnit 2.1. Udstyr 1 Udstyr kan konteres 100% på det respektive projekt under forudsætning af, at aftale/bevilling giver hjemmel til dækning heraf. Der skal ske indberetning til AAU s anlægsmodul iht. gældende regelsæt for registrering af udstyr og anlægsaktiver jf. afsnit 2 og 3. Der skal dog gøres opmærksom på, at udstyr under 5.000 kr. IKKE registreres i ØSS Anlægsmodulet. Der skal anvendes en art 15xxxx ifm. kontering af udstyret, hvorefter workflow mailen skal udfyldes. Anlægsaktiv 2 Hovedreglen er, at købet konteres på de respektive projekter iht. gældende regler for anlægsregistrering på art 35xxxx samt under forudsætning af, at aftale/bevilling giver hjemmel til dækning heraf. Afskrivninger vil blive bogført på underkonto 10 på et centralt omkostningssted, men udlignes af en tilsvarende periodiseringspost. Hvis der er tale om et delvist finansieret køb, vil der efter projektets ophør kunne identificeres en belastning af den almindelige drift med afskrivninger i en periode svarende til anlæggets restlevetid. Når der er tale om projekter, hvor der er tale om et EU rammeprogram, som kun dækker afskrivningerne på anlægsaktiver, skal der foretages en konkret vurdering af, hvorvidt man kan få anlægget finansieret 100% inden for projektets levetid. Hvis man kan opnå 100% finansiering hen over projektets levetid, konteres købet 100 % på projektet. Hvis forventningen er, at købet ikke kan opnå 100 % finansiering på projektets, skal restbeløbet føres på underkonto 10 i året, hvor anlægget købes. Der henvises i øvrigt til instruks G FIK- og IV-projekter. 1 Se definitionen på udstyr i Instruksen pkt. 5.3. Udstyr 2 Se definitionen på anlæg i Instruksen pkt. 5.2. Anlæg Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 21 af 51
100% eksternt finansieret anlæg / it-udstyr: I forbindelse med kontering af købet, skal der i kontostrengen anvendes uk 95/97, art 35xxxx (afhænger af anlægstype jf. artskontoplan) samt projektnr. og øvrige segmenter efter hidtil praksis Delvis eksternt finansieret anlæg / it-udstyr: Ifm. kontering af købet skal der, for den andel, der er ekstern finansieret, i kontostrengen anvendes uk 95/97, art 35xxxx (afhænger af anlægstype jf. artskontoplan) samt projektnr. og øvrige segmenter efter hidtil praksis, mens den andel, der egenfinansieres, skal placeres på uk 10, art 35xxxx med de øvrige segmenter efter hidtil praksis. 5. Ændring af data 5.1. (Flytning) Lokation Hvis man er kommet til at angive den forkerte lokation i forbindelse med oprettelsen, eller hvis et anlæg/udstyr flyttes, kan dette rettes på følgende måde: Menu: Aktiver Aktiv workbench Søg aktivet frem der skal rettes jf. pkt. 3.2. i denne vejledning. Tryk på knappen Tildelinger. Ved at skrive 1 i Enhedsændring sletter man den gamle tildeling og derefter 1 i næste linie og udfylder med ny placering og evt. medarbejder. Man kan bruge F3 til at kopiere en celle og F4 til hele rækken Angiv -1 i kolonnen enhedsændring ud for den række systemet viser. Opret herefter en ny række med 1 i enhedsændring, den rettede lokation eller medarbejdernavn. Omkostningskontoen må aldrig ændres. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 22 af 51
F3 kopiere celle ovenfor, mens F4 kopierer hele rækken. Tryk på knappen Udført. 5.2. Ændring af anlægskategori og aktivnøglefleksfelt Er man kommet til at angive forkert anlægskategori, skal økonomiafdelingen kontaktes. Aktivnøglefleksfeltet ændres på følgende måde: Menu: Aktiver Aktiv workbench Søg aktivet frem jf. pkt. 3.2. i denne vejledning. Tryk på Åbn. Stil dig i feltet Sted/projekt/analyse og tryk F9 Feltet aktivnøglefleksfeltet åbnes, og ændres til den ønskede. Tryk på OK og derefter Udført. Man skal være meget påpasselig med at ændre i aktivnøglefleksfeltet. Det skal kun være i tilfælde, hvor f.eks. bruger (et omkostningssted, projektnr. eller analysenr.) ændres. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 23 af 51
5.3. Afgang Da aktivet på et tidspunkt bliver kasseret, overdraget eller solgt, skal der laves afgang af aktivet i anlægsmodulet. Der er kun tale om en afgang i tilfælde af salg, kassation og tyveri. Hvis der er tale om flytning henvises til afsnit 5.1. og 5.2. Før et aktiv afgangsføres, skal det undersøges, om det er et primær aktiv eller et aktiv, der er tilknyttet til et primært aktiv. Hvis det er et primært aktiv, der skal afgangsføres, skal man forholde sig til, om der er tilknyttet andre aktiver, og hvorvidt disse skal afgangsføres eller tilknyttes til andre aktiver. Det kan ses, om det er et primært aktiv således: Aktivet søges frem der trykkes på Åben : Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 24 af 51
Herefter trykkes der på Vis delkomponenter, og man får frem, hvilke aktiver, der er tilknyttet det fremsøgte aktiv: Hvis aktivet, der skal afgangsføres, er tilknyttet til et primært aktiv, der skal afgangsføres, sker dette på normal vis. Det kan ses, om der er tilknyttet et primært aktiv således: Aktivet søges frem Der trykkes på åben : Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 25 af 51
Endvidere skal der, før et aktiv afgangsføres i anlægsmodulet, udfyldes en afgangsblanket (se bilag 8). På afgangsblanketten skal der anføres, hvad det er for et aktiv og grunden til det afgangsføres mv. Derudover skal blanketten underskrives af registrator og lederen for området. Blanketten skal opbevares af den enkelte enhed. Ved at fremsøge aktivet i aktiv-workbenchen (jf. pkt. 3.2.) og herefter trykke på Afgange kommer man ind i skærmbilledet for afgang. Tryk på afgang Bog vælges ved at trykke F9 eller vælge de tre prikker. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 26 af 51
Skal udfyldes (skriv evt. årsag til kassation/afgang) Det fulde udgået beløb skrives her Bog Kommentar Udgået den Udgåede enheder Udgået anskaffelsessum: Anlægsbogen vælges. Det skal angives, hvorvidt der er tale om kassation (skrottes, forældes), salg på auktion, bortkommet, tyveri el. lign. Indtast dato for afgang. Det er ikke muligt at anskaffe og sælge et aktiv i den samme periode. Indtast antal enheder der er udgået. For at lave en fuld afgang indtastes alle enheder i feltet Udgåede enheder - hvilket oftest er 1. Indtast beløbet, som står i omvurderet anskaffelsessum Øvrige felter er valgfri. Der er ingen integration til Debitor, så hvis man skriver et fakturanummer, er det kun til information. Oplysningerne gemmes (der klikkes på udført), og ved næste afskrivning vil tab/gevinst på anlægget blive beregnet. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 27 af 51
5.3.1. Salg Hvis der er tale om salg vælges der også afgang, efter at have søgt aktivet frem. Skal udfyldes ved salg: Salgsprovenu og afgangstype Afgange i forbindelse med salg udfyldes som ved afgange i pkt. 5.3., men der skal OGSÅ udfyldes følgende: Afgangstype Hvis det drejer sig om et salg vælges denne type i feltet Afgangstype. Der er følgende typer at vælge imellem: Salgsprovenu Salgsprovenu indtastes (altså den værdi man har fået for aktivet). Desuden skal man være opmærksom på, at det er den fulde værdi der skal skrives i Udgået anskaffelsessum. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 28 af 51
6. Forespørgsler og Rapporter Nedenfor er gennemgået henholdsvis forespørgsels muligheder og rapporter i anlægsmodulet, som decentrale brugere har adgang til. 6.1. Forespørgsel Aktiv-workbench kan også bruges til at finde beskrivende og finansielle oplysninger om aktivet. Der kan søges på f.eks. faktura nr., aktivnr. eller blot ID.nr. Når aktivet er søgt frem, fremkommer følgende skæmbillede: Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 29 af 51
Udover de funktioner, der er gennemgået tidligere i vejledningen, er der kildelinjer og finansiel forespørgsel. I kildelinjer kan ses, hvilke fakturaer, der er knyttet til aktivet: Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 30 af 51
I finansiel forespørgsel kan følgende ses: Det er her muligt, at se hvilke afskrivninger, der er lavet på aktivet. Ved at gå ind i fanebladet anskaffelsessumhistrorik, ses følgende: Her ses det, hvis der er sket justeringer i prisen på aktivet. Det er også muligt at se, hvis et aktiv er fuldstændig afgangsført. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 31 af 51
6.2. Rapporter I brugeren Decentral bruger anlægsaktiver vælges Andet Anmodninger Kør : For at køre en rapport vælges Kør Der vælges Enkelt anmodning OK Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 32 af 51
Klik på de tre prikker Herefter kan følgende rapporter vælges: Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 33 af 51
Eksempel med Anlægsaktiver pr. omk.sted. Dataene udfyldes: Klik ok og afsend (indstil evt. printeren til 0 kopier) Klik Opfrisk data Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 34 af 51
1. Klik vis 2. Vælg Browser og klik Herefter kan filen gemmes og evt. hentes over i Excel: Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 35 af 51
Gem filen f.eks. på skrivebordet: Åben Excel klik åben lav filtypen om til alle filer find filen og klik åben : Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 36 af 51
Husk at ændre filtypen Herefter fremkommer følgende skærmbillede: Klik næste Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 37 af 51
Her gælder det om at prøve at sætte stregerne, der hvor kolonnerne i Excel arket skal være (her må man prøve sig frem). Klik derefter næste og udfør, hvorefter filen vil komme i Excel, og man kan sortere på det ønskede. Der kan ses eksempler på rapporter i bilag 5. 6.2.1. Rapporttyper På nuværende tidspunkt er der følgende rapporter, som kan genereres til brug for kontrol af oplysninger og/eller overblik over anlæg/udstyr registreret i anlægsmodulet. Egenudviklede rapporter: Anlægsaktiver pr. omkostningssted (under forudsætning af, at aktivnøgle er anvendt ifm. efterbehandling af anlæg/udstyr). Denne er sorteret pr. kategori specificeret på SAMAPP struktur jf. bilag 5 Anlægsaktiver data til Excel (her er oplysninger som f.eks. projekt nr., analysenr. fakturanr., serienr. mv. med). Man skal være opmærksom på, at hvis der er tale om flere fakturaer på det samme Idnr., vil ID-nr. optræde flere gange på listen, dog med forskellige fakturanr. tilknyttet. I den forbindelse skal man også være opmærksom på, at aktivets samlet beløb optræder på hver linje (man kan altså ikke bruge listen til, at lave en total værdiliste, medmindre man retter det til). Anlægsaktiver pr. adresse Anlægsaktiver pr. projekt Anlægsaktiver afgangsført pr. omk. Sted Standardrapporter: Standard rapport Fortegnelser over aktiver, hvor det er muligt at få en A4-side pr. aktiv, hvor alle oplysninger indberettet til systemet pr. aktiv fremgår jf. bilag 5. Standardrapporten Afskrivningsomkostninger pr. kostcenter, hvor følgende parametre fremgår: * aktivnr. * aktivbeskrivelse * dato for ibrugtagning Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 38 af 51
* afskr. Metode * liv (år/md) * anskaffelsessum * afskrivningsbeløb * år til dato afskrivning * akkumulerede afskrivninger Standardrapport Aktiv-ID er, der viser en oversigt over ID-numre tilknyttet respektive aktivnumre => har brug for aktivnumret, når der skal tilføjes et anlæg/udstyr til et andet anlæg/udstyr. Dette kan fremfindes vha. ID-nr. ud fra denne oversigt. Alternativt kan man fremsøge aktivet i aktiv workbench via ID-nr og dermed spore aktivnummeret. Aktivafgange efter kostcenter (rapport) Aktivkategorier (liste) Man er velkommen til at efterspørge rapporter hos ØA. 7. Kontaktpersoner i Økonomiafdelingen Jette Rusholt pj@adm.aau.dk tlf. 9940 9906 Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 39 af 51
Bilag 1 Flowchart Flowchart Udstyr og Anlægsbehandling via Elektroniske fakturaer Decentral Decentral enhed enhed (rekvirent/konterer) (R/K) (R/K) Elektronisk faktura Elektronisk faktura modtages modtages R/K tjekker, at varen er R/K tjekker, at varen er leveret og er korrekt leveret og er korrekt mv. i henhold til mv. i henhold til regnskabsintruks regnskabsintruks 1 R/K konterer fakturaen med fuld kontostreng ud fra R/K konterer fakturaen med fuld kontostreng ud fra følgende: følgende: - Anlæg på art 35xxxx - Anlæg på art 35xxxx - Udstyr på art 15xxxx - Udstyr på art 15xxxx Ved valg af 35xxxx vælger systemet aut.. Anlæg. Ved valg af 35xxxx vælger systemet aut.. Anlæg. Ved valg af 15xxxx fremkommer popup hvor Ved valg af 15xxxx fremkommer popup hvor udstyr er default. Hvis udstyret undtagelsesvis udstyr er default. Hvis udstyret undtagelsesvis ikke skal registreres vælges intet ikke skal registreres vælges intet Når R/K har behandlet E-faktura fuldt ud trykker R/K send til anviser Decentral enhed (Godkender) Godkender kontrollerer fakturaen og kontering mv i henhold til regnskabsinstruks Godkender kan enten 1) Anmode om yderligere info 2) Afvise fakturaen **) 3) Godkende fakturaen 3 Godkender trykker Godkendt Herved registreres E-fakturaen i Finans **) note til 2) Afvise fakturaen De afviste e-fakturaer ryger til bogholderiet til bearbejdning derfor er det vigtigt, at der stå en grund til afvisningen i noten på fakturaen ØA ØA - - Anlægsbogholderi Anlægsbogholderi Anlægsbogholderiet kører Anlægsbogholderiet kører overførsel fra overførsel fra kreditormodulet til kreditormodulet til anlægsmodulet. anlægsmodulet. Pt. Typisk ult. ugen Pt. Typisk ult. ugen Workflow mail modtages fra decentral registrator Anlægsbogholderiet Anlægsbogholderiet tjekker konteringen og om tjekker konteringen og om oplysningerne på oplysningerne på Workflow mailen er Workflow mailen er korrekte korrekte Anlægsbogholderiet Anlægsbogholderiet registrerer anlæg/ registrerer anlæg/ udstyr vha. forbered udstyr vha. forbered massetilgange. massetilgange. Efter indtastning Efter indtastning bliver bliver oprettelserne oprettelserne posteret posteret a Ultimo måneden Ultimo måneden Lukkes måneden og der køres Lukkes måneden og der køres afskrivningskørsler, opret afskrivningskørsler, opret journalindtastninger hvorved Afgange, journalindtastninger hvorved Afgange, Afskrivninger, overførsler, Tilgange og Afskrivninger, overførsler, Tilgange og Justeringer foretages. Justeringer foretages. Automatiske system kørsler Natten til Mandag udsender systemet Workflow mails til Registrator om registrering af anlæg og udstyr Decentral Decentral enhed enhed (anlægsregistrator) (anlægsregistrator) Anlægsregistrator behandler Anlægsregistrator behandler workflow mail. Dvs workflow mail. Dvs undersøger de poster for undersøger de poster for anlæg og udstyr samt hvor anlæg og udstyr samt hvor de befinder sig. Anlæg/ de befinder sig. Anlæg/ udstyr får et rødt id-nr. udstyr får et rødt id-nr. Anlægsregistrator trykker svar på Anlægsregistrator trykker svar på workflow mail og udfylder den med de workflow mail og udfylder den med de 5 obligatoriske oplysninger: 5 obligatoriske oplysninger: ID-nr., lokation, App.nr., beløb, ID-nr., lokation, App.nr., beløb, afktivnøgle og finansiering afktivnøgle og finansiering Således sendes Workflow mailen tilbage til anlægsbogholderiet Anlægsregistrator kan Anlægsregistrator kan nu foretage nu foretage efterregistrering f.eks. efterregistrering f.eks. serienr. i serienr. i anlægsmodulet anlægsmodulet a Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 40 af 51
Flowchart Udstyr og Anlægsbehandling via Udenlandske / manuelle fakturaer Decentral Decentral enhed enhed (rekvirent/konterer) (R/K) (R/K) Papirfaktura Papirfaktura modtages modtages R/K tjekker, at varen er R/K tjekker, at varen er leveret og er korrekt leveret og er korrekt mv. i henhold til mv. i henhold til regnskabsinstruks regnskabsinstruks 2 1 R/K sætter konteringsstempel på faktura og R/K sætter konteringsstempel på faktura og kontere fakturaen med fuld kontostreng ud kontere fakturaen med fuld kontostreng ud fra følgende: fra følgende: - Anlæg på art 35xxxx - Anlæg på art 35xxxx - Udstyr på art 15xxxx - Udstyr på art 15xxxx Herefter underskriver og daterer Rekvirent/ Herefter underskriver og daterer Rekvirent/ Konterer fakturaen for attestation af faktura. Konterer fakturaen for attestation af faktura. R/K giver den konterede faktura videre til Godkender Decentral enhed (Godkender) Godkender kontrollerer fakturaen og kontering mv i henhold til regnskabsinstruks Godkender kan enten 1) Anmode om yderligere info 2) Afvise fakturaen 3) Godkende fakturaen 3 Godkender underskriver og daterer fakturaen for anvisning heraf Godkender formidler Godkender formidler den attesterede og den attesterede og anviste faktura videre anviste faktura videre til anlægsregistrator til anlægsregistrator Decentral Decentral enhed enhed (anlægsregistrator) (anlægsregistrator) Anlægsregistrator Anlægsregistrator gennemgår faktura for gennemgår faktura for anlæg og udstyr samt hvor anlæg og udstyr samt hvor det befinder sig. Anlæg/ det befinder sig. Anlæg/ udstyr får et rødt id-nr. udstyr får et rødt id-nr. Anlægsregistrator Anlægsregistrator udfylder et manuelt udfylder et manuelt indberetningsbilag og indberetningsbilag og sender dette samt sender dette samt godkendt faktura til godkendt faktura til kreditorbogholderiet kreditorbogholderiet Anlægsregistrator kan Anlægsregistrator kan nu foretage nu foretage efterregistrering f.eks. efterregistrering f.eks. serienr. i serienr. i anlægsmodulet anlægsmodulet a (ej betaling af kreditor) ØA ØA kreditor- kreditorbogholderi bogholderi (ej betaling af kreditor) Kreditorbogholderi modtager Kreditorbogholderi modtager fakturaen til Indtastning i fakturaen til Indtastning i Kreditormodulet. Kreditormodulet. (modtagne fakturaer kan (modtagne fakturaer kan udtages stikprøvevis til kontrol udtages stikprøvevis til kontrol for bilags korrekthed) for bilags korrekthed) Fakturaen Indtastes i ØSS Kreditor (udenlandske Fakturaen Indtastes i ØSS Kreditor (udenlandske faktura med bilag 18xxxx og danske med 67xxxx). faktura med bilag 18xxxx og danske med 67xxxx). Ved indtastning af kontostreng skal man huske at Ved indtastning af kontostreng skal man huske at vælge Anlæg for anlæg og derved sikres at der er ét vælge Anlæg for anlæg og derved sikres at der er ét sæt modben (359999 og 909999). sæt modben (359999 og 909999). Ved udstyr skal der vælges Udstyr hvis det skal Ved udstyr skal der vælges Udstyr hvis det skal registreres. Gøres dette ikke kommer der ikke registreres. Gøres dette ikke kommer der ikke workflowmai til PJ/MKJ workflowmai til PJ/MKJ Efter indtastning Efter indtastning bliver Fakturaerne bliver Fakturaerne posteret posteret Kreditorbogholderiet laver Kreditorbogholderiet laver en kopi af faktura samt det en kopi af faktura samt det manuelle manuelle indberetningsbilag og indberetningsbilag og giver det til giver det til anlægsbogholderiet. anlægsbogholderiet. ØA ØA - - Anlægsbogholderi Anlægsbogholderi Anlægsbogholderiet Anlægsbogholderiet kører overførsel fra kører overførsel fra kreditormodulet til kreditormodulet til anlægsmodulet. anlægsmodulet. Pt. Typisk ult. ugen Pt. Typisk ult. ugen Anlægsbogholderiet Anlægsbogholderiet tjekker konteringen og om tjekker konteringen og om oplysningerne på oplysningerne på indberetningsblanketten indberetningsblanketten er korrekte er korrekte Anlægsbogholderiet Anlægsbogholderiet registrerer anlæg/ registrerer anlæg/ udstyr vha. forbered udstyr vha. forbered massetilgange. massetilgange. Efter indtastning Efter indtastning bliver bliver oprettelserne oprettelserne posteret posteret a Ultimo måneden Ultimo måneden Lukkes måneden og der køres Lukkes måneden og der køres afskrivningskørsler, opret afskrivningskørsler, opret journalindtastninger hvorved Afgange, journalindtastninger hvorved Afgange, Afskrivninger, overførsler, Tilgange og Afskrivninger, overførsler, Tilgange og Justeringer foretages. Justeringer foretages. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 41 af 51
Flowchart Udstyr og Anlægsbehandling undtagelsesvis køb via Udlæg i Rejse og udlægssystemet (RUS) Decentral Decentral enhed enhed Udlægsholder Ansat har et udlæg Ansat har et udlæg som vedkommende som vedkommende skal have godtgjort skal have godtgjort 2 1 Udlægsholder laver udlægsrapport på det. I Udlægsholder laver udlægsrapport på det. I forbindelse hermed skal der gøres opmærksom på, forbindelse hermed skal der gøres opmærksom på, at ikke alle arter som bruges ifm. udstyr/anlæg at ikke alle arter som bruges ifm. udstyr/anlæg findes i RUS. Hvis der f.eks. er tale om et kamera, findes i RUS. Hvis der f.eks. er tale om et kamera, som skal konteres på art 150510 (som ikke findes i som skal konteres på art 150510 (som ikke findes i RUS), er det efterfølgende nødvendigt at lave en RUS), er det efterfølgende nødvendigt at lave en omkontering i omkonteringbilledet. omkontering i omkonteringbilledet. Udlægsholder klarmelder udlægsrapporten elektronisk. Endvidere udskriver Endvidere udskriver Udlægsholder Udlægsholder udlægsrapporten og afleverer udlægsrapporten og afleverer denne sammen med denne sammen med originalbilag til sekretær. originalbilag til sekretær. Til godkendelse Decentral enhed Godkender (sekretær) Alternativt kan Alternativt kan sekretær lave sekretær lave udlægsrapport. udlægsrapport. (samme ting gælder (samme ting gælder som hvis som hvis udlægsholder) udlægsholder) Sekretær sender udlægsrapport til elektronisk medarbejder godkendelse, eller udskriver den til underskrift fra medarbejder Afvisning Sekretær gennemgår original bilagsmateriale og udlægsrapporten, hvorefter denne enten godkendes eller afvises elektronisk. Sekretær/godkender gør anlægsregistrator Sekretær/godkender gør anlægsregistrator opmærksom på at udlægget er foretaget. I den opmærksom på at udlægget er foretaget. I den forbindelse giver sekretær/godkender forbindelse giver sekretær/godkender anlægsregistratoren en kopi af den afsluttet anlægsregistratoren en kopi af den afsluttet udlægsrapport og bilag samt en kopi/skærmprint af en udlægsrapport og bilag samt en kopi/skærmprint af en evt. omkonteringen. evt. omkonteringen. Vær opmærksom på, at der ikke sker registrering Vær opmærksom på, at der ikke sker registrering automatisk via workflow mail når der er tale om udlæg. automatisk via workflow mail når der er tale om udlæg. ØA ØA - - Rejsekontoret Rejsekontoret tjekker Rejsekontoret tjekker om udlægget er udfyldt om udlægget er udfyldt korrekt og korrekt og finansgodkender det. finansgodkender det. Til Finansgodkendelse Decentral Decentral enhed enhed (anlægsregistrator) (anlægsregistrator) Anlægsregistrator gennemgår Anlægsregistrator gennemgår udlægsrapporten og finder udlægsrapporten og finder derved ud af, hvad det består derved ud af, hvad det består af samt lokationen. Herefter af samt lokationen. Herefter påføres et rødt ID-nr. påføres et rødt ID-nr. Anlægsregistrator udfylder et Anlægsregistrator udfylder et manuelt indberetningsbilag manuelt indberetningsbilag og sender dette samt kopi af og sender dette samt kopi af afsluttet udlægsrapport incl afsluttet udlægsrapport incl kopi af bilag til kopi af bilag til anlægsbogholderiet. anlægsbogholderiet. Anlægsregistrator Anlægsregistrator foretager foretager efterregistrering f.eks. efterregistrering f.eks. serienr. I serienr. I anlægsmodulet anlægsmodulet a ØA ØA - - Anlægsbogholderi Anlægsbogholderi Anlægsbogholderiet Anlægsbogholderiet tjekker konteringen og om tjekker konteringen og om oplysningerne på oplysningerne på indberetningsblanketten indberetningsblanketten er korrekte er korrekte Anlægsbogholderiet Anlægsbogholderiet registrerer aktivet vha. registrerer aktivet vha. kviktilgang og skriver kviktilgang og skriver udlægs id som udlægs id som faktura nr. faktura nr. a Ultimo måneden Ultimo måneden Lukkes måneden og der køres Lukkes måneden og der køres afskrivningskørsler, opret afskrivningskørsler, opret journalindtastninger hvorved Afgange, journalindtastninger hvorved Afgange, Afskrivninger, overførsler, Tilgange og Afskrivninger, overførsler, Tilgange og Justeringer foretages. Justeringer foretages. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 42 af 51
Bilag 2 - Beskrivende detaljer om aktiv Dette afsnit beskriver udvalgte felter i vinduet Aktivdetaljer. Aktivnummer Et aktivnummer identificerer entydigt det enkelte aktiv. Hos AAU er der automatisk aktivnummerering ifm. oprettelse af aktiver i anlægsmodulet. ID-nr. anvendes som entydig nr. til at kunne identificere det enkelte aktiv. Beskrivelse Brug værdiliste til at vælge en standardbeskrivelse, du har defineret i vinduet Kvikkoder, eller indtast din egen. ID-nummer ID-nr. er et entydigt nummer, som aktivet får ved modtagelsen. De røde ID-nr. fås ved henvendelse til Pia Jepsen i ØA. Aktivkategori Anlægsaktiver bruger de afskrivningsregler, der er baseret på kategori, bog og dato for ibrugtagning som standardværdier. Alle aktiver i en kategori deler de samme konti til anskaffelsessum for aktiver og afskrivningskonti for hver afskrivningsbog. Beskrivende fleksfelt til kategori Beskrivende fleksfelter giver dig mulighed for at samle og lagre yderligere oplysninger om aktiverne. Du kan for hver aktivkategori definere et beskrivende fleksfelt, hvor du kan indtaste yderligere oplysninger på grundlag af den aktivkategori, du indtaster. Hos AAU har vi det samme beskrivende fleksfelt for alle kategorier. Her angives SAMAPP-strukturen + evt. frivillige oplysninger som: Apparaturspecifikation Finansiering (gave, projekt, alm. drift) obligatorisk Supplerende oplysninger Afdeling Anden placering Fabrikatnr. Fabrikatnavn Fabrikatnr og fabrikatnavn fremgår af bilag 4. Aktivnøgle Aktivnøglen kan bruges til hurtigt at gruppere aktiver eller identificere aktivgrupper. Den har ingen regnskabsmæssig betydning, men kan bruges til at spore en gruppe aktiver på en anden måde end aktivkategorien. Man kan f.eks. bruge en aktivnøgle til at gruppere aktiver efter omkostningssted (brugerens og ikke den enhed, der evt. har finansieret anlæg/udstyr), projekt og / eller analysenr. Omkostningsstedet er obligatorisk ved registeringen, hvor projekt og analysenr. er valgfri. Det er den eneste mulighed for at fremskaffe et projekts eller omkostningssteds afskrivninger, hvis man har brug for disse til et projektregnskab og / eller omkostningskalkuler til beregning af en kostpris for en aktivitet. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 43 af 51
Aktivtype Der er følgende gyldige aktivtyper: o Aktiveret: Aktiver medtaget i virksomhedens balance. Aktiverede aktiver afskrives normalt. Debiteres en clearingkonto til aktivanskaffelsessum. Et anlæg hos AAU skal have status Aktiveret. o IA (igangværende arbejde): Ikke-færdige aktiver, der endnu ikke er taget i brug og endnu ikke kan afskrives. Når et IA-aktiv aktiveres, begynder Anlægsaktiver at afskrive det. Debiteres en IA-clearingkonto. Anvendes pt. ikke hos AAU. o Omkostningsført: Poster, der IKKE afskrives; hele anskaffelsessummen debiteres i en enkelt periode til en omkostningskonto. Anlægsaktiver sporer omkostningsførte varer men opretter ikke journalindtastninger til dem. Anlægsaktiver afskriver ikke omkostningsførte aktiver, selv om afkrydsningsfeltet Afskriv i vinduerne Bøger og Forbered massetilgange er markeret for det aktiv. Et udstyr hos AAU skal have status Omkostningsført. Enheder Antallet af enheder repræsenterer det antal komponenter, der medtages som en del af et aktiv. Du kan bruge enheder til at gruppere identiske aktiver. Det kan f.eks. være, at du tilføjer et aktiv, der består af ti adskilte men identiske stole. Når du tilføjer et aktiv, kan du acceptere standardværdien på én eller indtaste et andet antal enheder. Primært aktiv Du kan separat spore og styre aktivkomponenter, der kan adskilles, samtidigt med at du stadig automatisk kan gruppere dem sammen med det primære aktiv. En skærm kan f.eks. spores som en delkomponent til det primære aktiv, en computer. Du kan specificere en regel i vinduet Aktivkategorier, hvorefter Anlægsaktiver bruger kategorien og levetiden for det primære aktiv som standardværdi for levetid for delkomponentaktivet. Indtast det primære aktiv, som aktiverne hører til, i workflow mailen, hvis du tilføjer et delkomponentaktiv. For at få den rigtige standardværdi til delkomponentens levetid skal du tilføje det primære aktiv før delkomponenten. Anlægsaktiver udfører ikke automatisk den samme transaktion på et delkomponentaktiv, når transaktionen udføres på det primære aktiv. Brug rapporten Transaktioner med primære aktiver til at gennemgå de transaktioner, du har udført på primære aktiver i løbet af en periode. Garantinummer Du kan definere og spore producent- og leverandørgarantier online. Hver garanti har et entydigt garantinummer. Brug værdilisten, eller indtast et tidligere defineret garantinummer for at tildele aktivitet til den relevante garanti. Anvendes pt. ikke hos AAU. Leasingoplysninger Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 44 af 51
Du kan kun indtaste leasingoplysninger for et aktiv, der er tildelt en kategori for leasede aktiver. Du skal definere leasinggiveren som en gyldig leverandør i vinduet Leverandører og definere leasing i vinduet Leasingdetaljer, før du kan knytte leasing til et aktiv. Hvis du indtaster forbedring af lejede aktiver, og du har udfyldt feltet Primært aktiv i vinduet Detaljer om aktiver, viser Anlægsaktiver de relaterede leasingoplysninger fra det primære aktiv. Du kan ikke angive separate leasingoplysninger til forbedringen af lejede aktiver. Anvendes pt. ikke hos AAU Ejerforhold Du kan spore et Ejet og Leaset aktiv. Når du på listen Ejerforhold vælger værdien Leaset, giver det dig ikke automatisk mulighed for at indtaste leasingoplysninger. Du kan kun indtaste sådanne oplysninger, hvis du har knyttet aktivet til en kategori for leasede aktiver. I brug Feltet I brug er kun til reference. Det angiver, om aktivet er i brug. En computer, der ligger på lager, afskrives f.eks. hele tiden, fordi den med tiden bliver forældet, uanset om den er i brug eller ej. Du kan bruge dette felt til at finde ud af, om aktivet er i brug. I fysisk lager Når du markerer afkrydsningsfeltet I fysisk lager, angiver det, at aktivet vil blive medtaget, når du kører den fysiske lagersammenligning. Når du definerer kategorier, definerer du, om aktiver i en bestemt kategori, skal medtages i fysisk lager. Du kan bruge afkrydsningsfeltet I fysisk lager i vinduet Aktivdetaljer til at overskrive standarden. Kildelinjer Du kan spore oplysninger om, hvor aktiver kommer fra, inklusive kilder, f.eks. fakturalinjer fra kreditorsystemet og anlægsaktiver fra Oracle Projects (anvendes pt. Ikke hos AAU). Hver kildelinje, der kommer fra et andet system via Massetilgange, kan indeholde følgende oplysninger: o Fakturanummer o Linje o Beskrivelse o Leverandør o Indkøbsordrenummer o Kildebatch o Anskaffelsessum o Projektnummer o Opgavenummer Du kan kun ændre fakturaoplysninger for en linje vha. vinduet Kildelinjer, hvis du tilføjer kildelinjen manuelt. Du kan f.eks. tilføje en linje manuelt, regulere anskaffelsessummen for en eksisterende linje eller slette en linje for et IA-aktiv. Du kan også overføre linjer mellem aktiver. Du kan ikke ændre fakturaoplysninger, hvis linjen kommer fra et andet system via Massetilgange. Hvis kilden til linjen er Oracle Projects, skal du vælge knappen Projektdetaljer for at få vist detaljerede projektoplysninger om den linje i vinduet Detaljer om aktivlinje. Brugervejledning anlæg og udstyr - oktober 20144 45 af 51