UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Fælles UC Videoplatform 08-05-2014 Den fællesstatslige it-projektmodel, Digitaliseringsstyrelsen Produkt: Projektgrundlag, ver. 27/8-2013
1 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Beslutningsgrundlag for Fælles UC Videoplatform Projektejer: IT-chef Jan Gebhardt, UCC Projekttype: Effektivisering, Udarbejdet (dato): 8. maj 2014 2 Projektbeskrivelse [Udfyld nedenstående skema med oplysninger til det forventede projekt.] Projektdata Initiativtager til projektet: IT-chef-gruppen Beskrivelse af projektet/behovet: Inden for uddannelsesverdenen taler man om et nyt vidensparadigme, hvor traditionelt tekstbaseret formidling bliver remedieret til lyd og billede, og hvor fænomener som lecturecapturing, streamet undervisning, flipped classroom og opgaveaflevering i form af video mm vinder frem i uddannelserne. Alle UC er har enten implementeret eller er i gang med at undersøge muligheder for etablering af platform til opbevaring og afvikling af videofiler (repository). Der kan være knyttet diverse funktionaliteter til en videoplatform i form af analytics, redigeringsfaciliteter, livestreamingmodul, lag til annoteringer ovenpå videoen (call of action) mm. Samtidig er der forskellige grader af åbenhed/lukkethed i forbindelse med brug af videoplatformen. Fuld åbenhed, delvis lukkethed med hemmelige links, passwordbeskyttelse, rettighedsstyret i forhold til AD mm. Det er et udbredt ønske i sektoren, at en videoplatform er rettighedsstyret og integreret med LMS et, således at netop kun de deltagere, der har adgang til bestemte rum i LMS et har adgang til de videoer, der er bestemt for deltagerne i disse rum. Det er også et ønske, at rettighederne i videoplatformen nedarves fra LMS et, så man sikrer enkle workflows mht. upload og afvikling af videofilerne. Der kan være en række fordele ved at etablere en fælles sektorvideoplatform: Økonomi og stordriftsfordele. De enkelte professionshøjskoler kan være trygge ved en løsning, der er valideret af en bred kreds. En fælles leverandør vil i kraft af den store volumen være tunet ind på professionshøjskolesektoren og vil kunne udvikle ekspertise på området og vil kunne foreslå nye funktionaliteter, tilpasninger mm. Der vil være stor mulighed for udveksling af best practise. Der kan umiddelbart også peges på nogle barrierer: Nogle har allerede implementeret en platform Muligheden for at skifte leverandør eller teknologibliver besværliggjort Tiden løber fra løsningen Videoplatformen skal integreres med forskellige LMS er Ønsket om rettighedsstyrede lukkede rum, svækker ideen om en fælles platform Forventet formål for projektet: Dette projekt har til formål at afdække forudsætninger, forventninger og behov for en fælles videoplatform for alle UC er således, at der kan træffes beslutning om hvorvidt, der skal initieres et sådant fælles videoplatformsprojekt. Der er således tale om et projektforberedende arbejde eller et præ-projekt.
Forventede leverancer i projektet: Afdækning af økonomi samt fordele og ulemper, der kan være ved etablering af en fælles videoplatform for alle UC er subsidiært en framework-aftale med lokale platforme fra samme leverandør. Projektets leverance er tilvejebringelse af beslutningsgrundlag indeholdende: Projektfremgangsmåde Rollebeskrivelser Projektorganisation Status på videoplatforme på de enkelte professionshøjskoler Krav og forventninger til en videoplatform. Markedsoverflyvning og muligheder Beskrivelse af slutprodukt Drifts- og anskaffelsesscenarier (fælles anskaffelse og/eller fælles drift) Udkast til businesscase Beslutningsoplæg Forventet effekt af projektet: Tilvejebringelse af fyldestgørende beslutningsgrundlag Afhængigheder og forudsætninger: Afhængigheder og forudsætninger afdækkes i præ-projektet, herunder sammenhænge til LMS. Afgræsninger: Projektet omfatter platform udelukkende til opbevaring og afvikling af videofiltyper (evt også lydfiler). Målgruppe og interessenter: Alle ansatte og studerende i professionshøjskolesektoren Grænseflader: UC ernes LMS er eller anden infrastruktur den fælles videoplatforme skal mappe op imod. 3 Overordnet business case [Udfyld nedenstående overordnede business case. Findes der andre, væsentlige udgifter eller gevinster end de nedenfor anførte, påføres disse skemaet for udgifter, startende 1 år efter projektets ibrugtagning (år 1). Statens business case for projektet kan vedlægges i stedet, hvis denne er udarbejdet.]
Business case Samlede projektudgifter, estimeret: Værdi, mio. kr. Personaleudgifter og lønninger 0,4 Eksterne konsulenter (inkl. konsulenter til udvikling og lign.) 0,1 Udstyr (HW, og lign.) Licenser Services og ydelser (udv. miljø, leasing, etc.) Andre direkte projektomkostninger Projektudgifter, i alt 0,5 Gevinst, estimeret: 1. Udgifter, hvis projektet ikke gennemføres (0-scenarie): 1a. Driftsudgifter 1b. Øvrige udgifter 1c. 0-scenarie, udgifter total Værdi, mio. kr. År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 År 8 I ALT 2. Udgifter, eksl. projektudgifter, hvis projektet gennemføres 2a. Driftsudgifter 2b. Øvrige udgifter 2c. 1-scenarie, udgifter total 3. Brutto gevinster (1c 2c) 4. Samlet nettogevinst (bruttogevinst i alt projektudgifter i alt) Forudsætninger: For at kunne opstille en businesscase, skal der indhentes oversigt over partnerinstitutionernes omkostninger ved nuværende videoplatformsløsninger samt indhentes tilbud fra leverandører på en samlet løsning mm. I dette præprojekt udarbejdes udkast til businesscase (jvf Prince2). Desuden skal driftsscenariet afklares Finansiering: [Angiv kilde til forventet finansiering. Angiv også, hvis dette er uafklaret.] 4 Organisering [Beskriv hvor det er kendt/fastlagt, organiseringen for projektet. Som minimum skal styregruppeformand/projektejer udpeges.] Rolle/gruppe Projektejer/styregruppeformand: Projektleder Projektgruppe Styregruppemedlemmer Referencegruppe Slutbrugergruppe Ekstern leverandør Navn og enhed på deltagere Jan Gebhardt Svend Rossen En medarbejder fra hver partnerinstitution Indsatsprogramstyregruppen Alle ansatte og studerende på professionshøjskolerne Ingen pt. skal i udbud
5 Tidsplan og ressourcer [Skitser tidsplanen for projektet, opgjort på faser. Skitser det forventede ressourcetræk. Er det ikke muligt at opgøre ressourcer på faser, opgøres det pr. enhed for projektet totalt set.] Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato % af budget 1 Konstituering af projektgruppe 01-06-2014 01-07-2014 5 2 Indsamling og analyse af data vedr UC ernes forudsætninger, status, behov, krav, forventninger og erfaringer 3 Markedsoverflyvning og begyndende screening af leverandører og produkter 4 Udarbejdelse af udkast til businesscase 01-09-2014 01-12-2014 25 01-12-2014 01-02-2014 25 01-02-2014 01-04-2014 15 5 Slutproduktbeskrivelse 01-02-2014 01-04-2014 10 6 Beskrivelse af 01-04-2014 01-05-2014 6 projektfremgangsmåde 7 Rollebeskrivelser 01-04-2014 01-05-2014 2 8 Forslag til projektorganisation 01-04-2014 01-05-2014 2 9 Beslutningsoplæg 01-04-2014 01-05-2014 10 6 Overtagelseskriterier [List de overordnede væsentligste kriterier for, at projektets løsning kan overtages af forretning og drift.] Overtagelseskriterium Beskrivelse Forventes overdraget til Det skal besluttes, om der skal være en fælles driftsorganisation Det skal præciseres hvilke arbejdsopgaver, ansvar og økonomiske forpligtelser en evt driftsorganisationen skal have Det skal afklares hvem, der evt skal have ansvaret for den daglige drift. (Sekretariatet, en af partnerne, partnerne hver især) Risici [List væsentligste risici i projektet, angiv gerne forventet sandsynlighed og konsekvens af risikoen, hvis muligt.] Område Forretningsmæssige forhold: Projektets tilrettelæggelse: Markedsafklaring og teknisk løsning: Interessenter: Slutbrugere og slutprodukt: Risici At de allokerede projektdeltagere ikke har tid i projektets faser At de indsamlede data fra partnerinstitutionerne ikke er fyldestgørende At de indsamlede data fra markedsoverflyvningen ikke er fyldestgørende 7 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter
08-05-2014 1.0 Svend Rossen 8 Bilag [Indsæt liste over eventuelle separate bilag, der vedlægges. Fx business case, hvis denne er udarbejdet.].