Mission Critical o Projekt Information management o Processer, metoder & værktøjer. Side 1 of 11
Projekt information Projekt information management inkluderer alle de processer, som er nødvendige for at sikre en rettidig og tilstrækkelig, indsamling og fordeling af den nødvendige projekt information. Projekt information er det nødvendige link i et projekt mellem personer, ideer og løsninger, som fører frem til et projekts resultater. Alle som er involveret i et projekt må være beredt på at sende, modtage og bearbejde information i det fælles projektsprog og efter den fælles projektterminologi. For at sikre, at projektinformationen er mest hensigtsmæssig, effektiv og målrettet må den tilrettelægges. Tilrettelæggelsen kan opdeles i følgende fire processer: 1. Informations planlægning bestemmer og tilrettelægger informations- og informationsbehov i forhold til alle involverede i projektet. Denne tilrettelæggelse eller planlægning skal ske, uanset de involverede forskellige roller, sponsorer, udviklere, brugere eller øvrige interessenter. Planlægningen skal ske for at få afdækket, hvem har brug for information, hvor og hvornår og i hvilken form? 2. Informations distribution fastlægge informationslinjer og dimensionere disse korrekt mht. valg af teknologi, metoder og værktøjer. Dette således, at informationen i praksis understøtter projektet udførelse så optimalt så muligt og i overensstemmelse med informations planlægningen. 3. Resultatrapportering eller performance rapportering sammenstiller og formidler de opnåede resultater efterhånden som projektet bliver udført. Rapporteringer forholder sig beskrivende og kvantitativt korrekt til de opstillede mål og planer for projektet. 4. Afslutning indsamling og formalisering af opnåede resultater og erfaringer i forbindelse med projektets afvikling. Disse fire processer interagerer i et ofte meget komplekst mønster med hinanden og interagerer selvfølgelig, også med øvrige processer i løbet af projektets udførelse. Hver af de fire processer varierer også mht. involveringen af projektets deltagere gennem projektets forskellige faser. Alle informationsprocesserne optræder dog næsten i alle projektets faser. Derfor vil disse fire informations processer kontinueret kræve mere eller mindre opmærksomhed fra alle projektets deltagere. Selvom processerne her er beskrevet som uafhængige størrelser, men vil i praksis og i mange projektsammenhænge indgå i et komplekst mønster og overlappe hinanden. Et mønster som varierer fra projekt til projekt og derfor ikke er behandlet detaljeret og beskrevet her i disse detaljer. Side 2 of 11
De generelle færdigheder og kompetencer i kommunikation, er heller ikke behandlet her. De generelle færdigheder og kompetencer involverer en stor substans af erfaringer, viden og færdigheder så som: Afsender modtager problematikker og feedback loops og processer. Valg af medier og form, skriftlig form i forhold til mundtlig fremstilling. Skriftlig fremstilling, sprog og udtryksmåder. Præsentations teknikker. Mødeledelse, dagsorden, referater, planlægning osv. Side 3 of 11
Projekt Information processer, overblik: Projekt Information Information Informations Performance Afslutning Planlægning Distribution Rapportering Input Metoder & værktøjer Informations Behov & krav Teknologi Begrænsninger & muligheder Interessent analyse Projekt resultater Informations Plan Projekt Plan Kommunikations færdigheder Projektresultater Projekt plan Andre nyheder og informationer Fremdrifts rapport Projekt dokumenter Målinger Drifts dokumentation Arkivering *Db Technology Network Definition Synchronization Point plan *Db Technology Information Technology Info Portfolio Afvigelses analyser Stade målinger Evaluering Output Information Plan Projekt information Projektrapport Nyheder Overdragelse Arkiv Afvigelser Forbedringsforslag *Db Technology Nye metoder & værktøjer udviklet af Db Technology Side 4 of 11
Indholdsfortegnelse: Projekt information... 2 Projekt Information processer, overblik:...4 Indholdsfortegnelse:... 5 Information planlægning... 6 Inputs til information planlægning... 6 Værktøjer og teknikker til information planlægning... 7 Output fra information planlægning... 7 Informations Distribution... 9 Inputs til Informations Distribution... 9 Værktøjer og teknikker til Informations Distribution... 9 Output fra Informations Distribution... 9 Performance Rapportering... 10 Input til Performance Rapportering... 10 Værktøjer og teknikker til Performance Rapportering... 10 Output fra Performance Rapportering... 10 Afslutning... 11 Input til afslutning... 11 Værktøjer og teknikker til afslutning... 11 Output til afslutning... 11 Side 5 of 11
Information planlægning Information planlægning har til formål at identificere og fastlægge informationsbehovene og informationslinierne i forskellige faser af projektet. Alle projekter har behov for information, men behovene for information, vejene hvormed det bliver distribueret og selve indholdet varierer meget fra projekt til projekt. Det meste arbejde med informations planlægning ligger for det meste i de tidligste faser af projektet og koordineres ofte med planlægningen af selve projektet. Informations planen skal dog med jævne mellemrum revurderes så den hele tiden passer til projektets aktuelle situation og behov. Informations planlægningen er ofte tæt forbundet til projektets organisering og der er derfor en tæt sammenhæng mellem informations behov og indhold og selve projektets organisations struktur. En særlig overvejelse og omhyggelighed med information skal gøres når projektet i sin organisering overskrider traditionelle barrierer, så som geografi, kultur, organisation eller indeholder forskellige kontraktformer. Inputs til information planlægning Krav til Information. Krav til information er summen af behovene og identifikationen af informationslinierne i relation til alle de involverede parter og interessenter i projektet. Kravene er identificeret ved at se på typen af information, kommunikationsmidler og linier samt hvordan behovene varierer over projektets levetid. Det er væsentligt, især at få identificeret den information som er mission critical. Mission critical information, er information, som vital for de involverede parter og interessenters forståelse og brug af information, for at sikre den nødvendige fremdrift i projektet. Identifikationen af kravene tager typisk udgangspunkt i: Projektorganisationen og en identifikation af alle parter og interessenter. Logistik, hvilke parter og interessenter er involveret, hvornår og hvordan. Ekstern involvering, hvilke behov for nyheder og information har eksterne involverede parter og interessenter. Information teknologi & metoder. Information teknologien & metoderne, som benyttes til at distribuere og dele information rundt mellem parter og interessenter i projektet kan variere meget fra projektorganisation til projektorganisation. Fra simple noter og beskeder til mere omfattende sagsbehandling og dokumentation. Dimensioneringen af informations teknolog & metoder skal have fokus på følgende faktorer: Muligheden for at designe og tilrette teknologien og metoderne til det umiddelbare behov. Teknologien og metoder skal følge det umiddelbare behov i projektet for at sikre at informationen altid distribueres og bruges optimalt i projektets organisation. Tilgængeligheden af teknologien og metoder, brugen og tilgængeligheden af teknologi og metoder skal altid være tilpasset til projektets aktuelle situation. Side 6 of 11
Tilpasningen til den forventede bemanding. Teknologien og metoderne skal være afpasset og dimensioneret til den forventede bemanding i projektet, både med hensyn til kompetence og ressourcer. Projektets længde og omfang, ved valget af teknologi og metoder skal der tages hensyn til projektets længde, teknologi og metoder skal øge produktiviteten og ikke omvendt. Omfang, dvs. Geografiske spredning, kultur og kontraktform er faktorer som er vitale for dimensioneringen og valget teknologi og metoder. Begrænsningen og muligheder. Begrænsninger er forhold og adgang til ressourcer, som begrænser projektets valg af løsninger i forbindelse med informationsplanlægningen. Det kan være alt fra brug af eksisterende systemer og metoder til, selvfølgelig den begrænsede adgang til økonomiske midler. Værktøjer og teknikker til information planlægning Interessant analyse. Et vigtigt værktøj i informations sammenhæng er identifikationen af projektets involverede parter og interessenter samt i den sammenhæng også identifikationen informations behov og informationslinier i de forskellige projektfaser og projektsituationer. Som supplement til den traditionelle interessent analyse kan anvendes Db Technology s to nye værktøjer til identifikation af information og opfølgning af informationseffektiviteten. Network Definition Identificerer informationsbehovene og indholdet samt identificerer informationslinjerne i de forskellige faser af projektet. Synchronization Point Plan Giver en metode og metodik til systematisk opfølgning af informationseffektiviteten i projektorganisationen, samt identificerer de steder hvor informationen skal korrigeres for at være effektiv gennem resten af projektets forløb. Metoderne Network Definition samt Synchronization Point Plan sikrer en effektiv og pålidelig håndtering af Mission Critical information. Output fra information planlægning Outputtet fra information planlægningen er en informationsplan, et dokument, som skal indeholde følgende elementer mere eller mindre: En journalplan gerne sammenhængende med WBS-strukturen. Journalplanen skal angive formater og metoder til at gemme og arkivere information samt tage stilling til adgang til informationerne i journalen. Side 7 of 11
En plan for distribution af information i hele projektets levetid. Her skal der tages stilling til anvendelsen teknologi og metoder samt succeskriterier i forbindelse med information samt målemetoder og opfølgningssekvens for den udførte information. En beskrivelse af de enkelte informations elementer med formater og indhold, dvs. Beskrivelser og definition af rapporteringer, data og målinger. Samt en identifikation af informationslinier og -formater. Planer for produktion af information, med ansvar og roller i forbindelse med information. Metoder til at sikre tilgængeligheden til informationen, gennem hele projektets levetid. En metodik for revision og opdatering af information planen. Informationsplanens status kan variere meget fra projekt til projekt, den kan være alt fra meget formel plan til en høj grad af uformel. Det er i bund og grund overvejelserne og beslutningerne om valg mellem forskellige informationsløsninger, som ligger bag planen, som er vitale. Side 8 of 11
Informations Distribution Informations distribution betyder, at skabte information skal gøres til rådighed for projektets organisation i henhold til de valgte hensigter i informationsplanen. Denne proces indeholder implementeringen af informationsplanen, ligesom processen skal tage stilling til opståede behov undervejs i projektet. Inputs til Informations Distribution Resultater af projektets arbejde, f.eks. dokumenter, tegninger, mail s osv. Informationsplanen. Projektets plan, informationen skal understøtte projektets fremdrift og derfor synkroniseres tæt med projektets plan. Værktøjer og teknikker til Informations Distribution. Informations færdigheder. Information færdigheder anvendes til at udveksle viden og erfaringer på en organiseret måde. Dette ved at udarbejde information som er præcis, forståelig og retvisende i forhold til projektets forhold og situation. Information systemer. Informationer skal deles mellem medlemmer i projektet efter et bestem mønster for at være effektiv gennem projektets levetid. Et mønster, som kan variere markant i forskellige faser af projektet. Herudover kan projektet have varierende bindinger til de eller de donerende organisationers systemer. Derfor kræves her et omhyggeligt og gennemtænkt valg af værktøjer og teknikker. Til at løse denne problemstilling for projektet har Db Technology udviklet IT produktet Info Portfolio. Output fra Informations Distribution Projekt arkiv, projektets journalplan sikrer, at projektets dokumentation samles og arkiveres efter fastlagte og valgte regler i projekt organisationen. Side 9 of 11
Performance Rapportering Processen performance rapportering betyder indsamling og opstilling af projektets resultater i henhold til projektets informationsplan. Performance rapporteringen skal fordeles til de forskellige involverede interessenter og parter i projektet. Parter og interessenter, som er identificeret i informationsplanen eller tillæg hertil. Performance rapportering skal tage give information om opnåelsen af projektets mål, opfyldelsen af planer, overholdelsen af budgetter og opnåelsen af kvalitet. Mange projekter behøver også information om risici, forhold til parter og alliancer samt almene nyheder om projektets situation. Input til Performance Rapportering Projekt plan, performance skal altid forholde sig til den gældende projekt plan. Projektets resultater, performance skal rapporteres i en form og på en måde, som illustrerer projektets resultater mest ret visende. Projektets journal, al rapportering skal gemmes og arkiveres struktureres i projektets journal. Værktøjer og teknikker til Performance Rapportering Reviews, inden, i forbindelse med og efter udsendelsen af rapporteringen skal der altid laves systematiske inspektioner, reviews og fremdrifts- eller statusmøder. Dette fordi formel information ikke kan stå alene. Output fra Performance Rapportering Performance rapportering, forskellige formaliserede rapporteringer og målinger dokumenterede i form af performance rapportering. Denne rapportering skal tilrettelægges med en systematisk sekvens og være tilpasset projekt organisationens individuelle behov. Ændringer, i løbet af projektets levetid skal der tages stilling til ændringer til projektets grundlag. Disse ændringer skal bearbejdes og bearbejdningen skal kommunikeres og informeres i projekt organisationen. Side 10 of 11
Afslutning Afslutningen er ofte en underkendt, men meget vigtig fase i projektet. Sponsor og de donerende organisationer for mulighed systematisk af verificere om projektet har opnået de mål og resultater, som det var hensigten fra starten. Ligeledes kan de donerende organisationer og sponsor tilkendegive overfor omgivelser, interessenter og parter, at projektet er afsluttet. Alle afslutningsaktiviteter skal ikke nødvendigvis vente indtil hele projektet er afsluttet, men afslutningsaktiviteter kan med fordel gennemføres for hver projektfase. Input til afslutning Målinger og resultater samt performance rapporteringer. Det skal sikres at alle udeståender i projekt organisationen er håndteret på en hensigtsmæssig måde. Dokumentation, en systematisk gennemgang af dokumentationen er nødvendig for at, sikre at al den nødvendige dokumentation er til rådighed. Værktøjer og teknikker til afslutning Journalisering og arkivering af dokumentation er nødvendig i forbindelse med afslutning. Output til afslutning Arkiver, et komplet arkiv over dokumentation er nødvendig for at sikre en hensigtsmæssig afslutning af projektet. Formel accept, det er nødvendig at gennemløbe en formaliseret proces for overdragelse og gennemgang af projektets resultater og forhold. Forbedringsforslag, inden projekt organisationen opløses skal erfaringer og forbedringsforslag forankres og bearbejdes af de donerende organisationer. Side 11 of 11