Licitation Afholdelse og godkendelse samt indgåelse af entreprisekontrakter Senest ajourført den 26. januar 2010
LICITATION AFHOLDELSE OG GODKENDELSE SAMT INDGÅELSE AF ENTREPRISEKONTRAKTER 1. KOMPETENCE- OG OPGAVEFORDELING I HENHOLD TIL BYGGEREGULATIVET Licitation Licitationsforretningen gennemføres i henhold til tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiv. Byggeregulativets fasebeskrivelse tager udgangspunkt i en hovedregel om offentlig eller indbudt licitation i fag- eller hovedentreprise. Rådgiver forestår licitationsforretningen og udarbejder notat med indstilling om licitationsresultat og valg af entreprenører. Bygningsafdelingen medvirker ved udarbejdelsen. Driftsområdet udarbejder dagsorden om godkendelse af indstillingen og regionsrådet godkender. Entreprisekontrakt Byggeregulativets fasebeskrivelse tager udgangspunkt i en hovedregel om fag- eller hovedentreprise efter en forudgående projektering. Når regionsrådet har godkendt licitationsresultatet, udarbejder den eksterne rådgiver i disse tilfælde udkast til entreprisekontrakter i samarbejde med bygningsafdelingen. Driftsområdet godkender kontrakterne. Såfremt projekteringen er henlagt til entreprenøren, er der tale om en totalentreprise. Når regionsrådet i dette tilfælde har godkendt licitationsresultatet, udarbejder bygningsafdelingen udkast til entreprisekontrakt. Driftsområdet godkender kontrakten. 2. LICITATION - AFHOLDELSE OG GODKENDELSE Generelt Rådgiver forestår licitationsforretningen, som skal finde sted i henhold til tilbudsloven. Efter licitationen vurderer rådgiver de indkomne tilbud og forestår tekniske og økonomiske afklaringer, jfr. nedenstående afsnit 3 og 4. Efter vurderingen udarbejder rådgiver udkast til indstilling om antagelse af entreprenører til arbejdets udførelse. I tilfælde hvor det laveste (henholdsvis økonomisk mest fordelagtige) tilbud ikke indstilles til antagelse på grund af manglende soliditet og egnethed, skal dette anføres i indstillingen. Indstillingen bilægges et ajourført overslag omfattende samtlige udgifter til projektets gennemførelse udarbejdet således, at det kan danne grundlag for den økonomiske styring af byggeriet og for udarbejdelse af supplement til regionens kontoplan. I samarbejde med bygningsafdelingen udarbejder driftsområdet endelig indstilling til regionsrådets godkendelse. Rådgiveren opbevarer og returnerer efterfølgende checks til tilbudsgiverne for tilbageleveret tilbudsmateriale. Ved en indbudt licitation bør vurderingen foretages før, de pågældende firmaer indbydes. Særligt vedrørende EU-udbud Såfremt den samlede forventede entreprisesum overstiger tærskelværdien, skal projektet udbydes i EU-udbud. Tærskelværdien er for 2010 og 2011 på 36.110.270 kr. ekskl. moms. For delarbejder på i alt under 20 % af den samlede entreprisesum gælder, at man kan undlade EUudbud af disse. Udbudsformen er offentlig licitation eller begrænset licitation (min. 5 og max. 20 bydende). Bygherren må normalt ikke forhandle med de bydende efter licitationen. Side 2
I øvrigt følger selve licitationen, behandlingen af tilbudene mv. de samme regler som er gældende for henholdsvis offentlig licitation og begrænset licitation. Særligt vedrørende totalentreprise Ved totalentreprise vil der typisk være tale om tilbud, som dels er et skitseprojekt, dels en pris og dels nogle yderligere oplysninger. Der skal foreligge en opgørelse over hvilke temaer, som skal vurderes, og hvordan de enkelte temaer vægtes. Særligt vedrørende begrænset (indbudt) licitation Såfremt de bydende findes ved prækvalifikation, skal der fastlægges udvælgelseskriterier (hvordan findes de firmaer som indbydes blandt de, som har tilkendegivet interesse). 3. KONTRAKTER VEDRØRENDE FAG- OG HOVEDENTREPRISE Rådgivers vurdering Entreprenørens egnethed Rådgiveren vurderer egnetheden af den entreprenør, som har afgivet det laveste tilbud eller det økonomisk mest fordelagtige. Egnetheden til at udføre opgaven vurderes ud fra referencer og mandskabsmæssige ressourcer. Entreprenørens soliditet Det er normalt unødvendigt at indhente soliditetsoplysninger ved entrepriser under 500.000 kr. ekskl. moms. Ved tilbud større end 500.000 kr. eksklusiv moms foretager bygningsafdelingen (evt. med ekstern bistand) en soliditetsbedømmelse. Bedømmelsen af soliditeten foretages i overensstemmelse med retningslinierne i nedenstående kapitel 3 på grundlag af oplysninger, der efter et konkret skøn, er tilstrækkelige. For at kunne antages må entreprenøren normalt ikke have gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr., jf. lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Ved begrænset udbud foretages undersøgelsen, inden entreprenørerne inviteres til at afgive tilbud. Entreprenørens eventuelle forbehold og uoverensstemmelser med udbudsmaterialet Alle forhold i tilbuddet, herunder uoverensstemmelser i forhold til udbudsgrundlaget og eventuelle forbehold, skal være afklaret ved entreprisekontraktens indgåelse, således at senere fortolkningstvivl kan undgås. Alle aftaler med entreprenører skal være skriftlige. Dette gælder også aftaler om ændring i entreprisen (ekstraarbejder og mindreydelser). Entreprisekontrakt Udarbejdelse af entreprisekontrakter om fag- eller hovedentreprise skal ske i overensstemmelse med regionens paradigmaer, idet entreprisekontraktens endelige juridiske indhold og udformning er bygherrens ansvar, jfr. både ABR89 og FRI + Danske ARK s ydelsesbeskrivelser. På baggrund af de indkomne tilbud udarbejder rådgiveren efter vurdering af entreprenørernes egnethed og soliditet en indstilling om indgåelse af kontrakt med de lavestbydende entreprenører samt udkast til entreprisekontrakter. Side 3
Hvis driftsområdet accepterer udkastene som værende regionens udkast, sendes disse til entreprenørerne til underskrift. Kontrakterne sendes i to enslydende eksemplarer, der begge skal underskrives og returneres til regionen, hvorefter kontrakterne underskrives af driftsområdet. Entreprisekontrakter distribueres og opbevares på følgende alternative måder: a. Når bygningsafdelingen foretager økonomistyring af byggeriet: Det ene originale eksemplar sendes til entreprenøren. Det andet originale eksemplar opbevares af Bygningsafdelingen sammen med sikkerhedsstillelse i boks. b. Når en regnskabsførende institution foretager økonomistyring af byggeriet, sendes materialet til institutionen, der sørger for opbevaring i boks. I begge tilfælde sendes kopier til rådgiveren. Fag- eller hovedentreprenørens sikkerhedsstillelse Rådgiveren sørger for, at entreprenøren stiller sikkerhed for sin entreprise. Godkendelse af at entreprenørens sikkerhedsstillelse er i overensstemmelse med bygge- og boligstyrelsens aftaleformularer til brug ved sikkerhedsstillelse efter AB92, forestås af driftsområdet. Der stilles normalt ikke sikkerhed ved entrepriser under 300.000 kr. ekskl. moms. Sikkerhedsstillelser godkendes, distribueres og opbevares på samme måde som entreprisekontrakter. 4. KONTRAKTER VEDRØRENDE TOTALENTREPRISE Bygningsafdelingens forarbejde Generelt Efter licitationen vurderer Bygningsafdelingen, evt. i samarbejde med eksterne bygherrerådgiver, de indkomne tilbud. Vurdering samt udarbejdelse af entreprisekontrakt og sikkerhedsstillelse følger samme regler som anført ovenfor i kapitel 3. 5. RETNINGSLINIER FOR VURDERING AF VIRKSOMHEDER Formål Retningslinierne har til formål, at medvirke til, at der ved indgåelse af aftaler om udførelse af bygge- og anlægsarbejder for regionen skaffes de bedst mulige betingelser for valg af aftalepartner. Dette skal blandt andet ske ved, at der foretages en vurdering af, hvorvidt virksomheden kan løfte opgaven set i forhold til arten og omfanget af det ønskede bygge- og anlægsarbejde. I vurderingen indgår virksomhedens soliditet, regionens erfaringer med kvaliteten af virksomhedens tidligere arbejder, herunder om levering er sket til tiden, om servicering ved reklamationer har været i orden osv. Til brug ved vurderingen af virksomhedens soliditet anvendes blandt andet samtykkeerklæringen til konstatering af, hvorvidt virksomheden har forfalden gæld til det offentlige. I de tilfælde, hvor en virksomhed har forfalden gæld til det offentlige, vil man se bort herfra, såfremt virksomheden har indgået og overholdt en betalingsaftale med den inddrivende myndig- Side 4
hed, hvorefter gælden bliver afdraget inden for 10 måneder fra aftalens indgåelse, eller gælden er af mindre væsentlig omfang. Ved udøvelsen af det konkrete skøn over en virksomheds soliditet tages hensyn til såvel gæld til private som gæld til det offentlige. Til brug ved vurderingen af virksomhedens soliditet kan virksomheden vedlægge det seneste årsregnskab og eventuelt budgetter. Omfang Retningslinierne er gældende, når regionen udbyder arbejder i licitation efter tilbudsloven. Samtykkeerklæringen vil blive anvendt til konstatering af forfalden gæld til det offentlige. Som forfalden gæld betragtes det, som er registreret i de til enhver tid værende offentlige registre, der indeholder oplysninger om gæld til det offentlige, og som er registreret under virksomhedens CVR eller SE-nummer og/eller indehaverens CPR-nummer. Procedure Der indhentes i fornødent omfang skriftligt samtykke fra virksomhederne til at indhente de nødvendige oplysninger i de offentlige registre. Hvor det forventes, at tilbud er under 175.000 kr., indhentes der ikke samtykkeerklæring. En samtykkeerklæring skal for opfyldelse af registerlovens krav indeholde oplysninger om: a. hvilken type oplysninger, der må videregives, b. at oplysningerne må videregives til Region Syddanmark, og c. hvorledes oplysninger må anvendes af Region Syddanmark. Ved offentlig licitation indgår en samtykkeerklæring som en del af udbudsmaterialet. Ved indbudt licitation indhentes i fornødent omfang samtykkeerklæring, forinden virksomheder indbydes til at deltage i licitationen. Ved udbud af levering af tjenesteydelser i øvrigt indgår samtykkeerklæring i tilbudsmaterialet eller, hvis tilbudsmaterialet ikke findes, indhentes efterfølgende samtykkeerklæring i fornødent omfang. Bygningsafdelingen indhenter samtykkeerklæringerne - og efter vurdering af nødvendigheden heraf - oplysninger i de offentlige registre, og der foretages en konkret vurdering af en eventuel registreret gæld i hvert enkelt tilfælde, om nødvendigt kontakt til den pågældende virksomhed. Ved annoncering af udbud skal det fremgå, at der blandt andet vil blive lagt vægt på, om tilbudsgivende virksomheder også økonomisk kan løfte opgaven mv. Endvidere skal det klart fremgå, at tilbudsgiverne skal aflevere en underskrevet samtykkeerklæring sammen med tilbudet. Side 5