Referat fra bestyrelsesmøde nr. 136, onsdag den 23. maj 2012 kl. 16.00 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Radoor (HR) Best. medlem h.r.radoor@mail.tele.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef el@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: bilag Per Gramstrup fra Asset Advisor kommer og holder et oplæg på ca. 15. min. som grundlag for beslutning under pkt. 7. spunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 135 af 19. april 2012. 2. Revisionsprotokollat side 604. 3. Godkendelse af forretningsorden 2012. 4. Godkendelse af adresse- og telefonliste. 5. Underskrivelse af fuldmagt til Peter Sandager. 6. Ny aftale med Lydia (Trappenyt) fastlægges. 7. Investeringer. 7.a EKF Debatpunkter: 8. Hvordan kommunikerer vi mellem administration og afdelingsbestyrelser? 9. Principsag: En beboer klager over at være blevet uberettiget slettet fra ventelisten. Orienteringspunkter: 10. Byggesager og ildebrand. 11. Udlejningssituationen 12. Indkomne punkter 13. Budgetopfølgning pr. 30. april for foreningen. (I Pad udgår fra dagsorden.) 14. Udvalg 15. Afdelinger 16. Personale 17. Evt. 18. Planlagte mødedatoer side 1
spunkter: Indlæg ved Per Gramstrup: Per Gramstrup redegjorde for s afkast og markedssituationen og forventninger til markedet fremadrettet. Peter omdelte tilrettet dagsorden. IT gjorde opmærksom på, at hun på det seneste bestyrelsesmøde anmodede om at få et punkt på dagsordenen omhandlende foto af hovedbestyrelsen og administrative medarbejdere i Trappenyt. CPA oplyste at, administrationen endnu ikke har behandlet emnet så derfor kommer punktet til behandling på næste bestyrelsesmøde. Dette belv taget til efterretning. Ad 1 Godkendelse af referat nr. 135 af 19. april 2012: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 604. Brev fremvist. Ad 3 Godkendelse af forretningsorden 2012 Blev underskrevet. Vedlægges dette referat. Ad 4 Godkendelse af adresse- og telefonliste Godkendt. Ad 5 Underskrivelse af fuldmagt til Peter Sandager Ændring af fuldmagtsforhold i Nordea. Blev underskrevet. Ad 6 Ny aftale med Lydia (Trappenyt) fastlægges. Det journalistiske tilbud på redaktionelt arbejde på Trappenyt i regnskabsåret 2011-2012. Blev godkendt. Ad 7 Investeringer : Sagsbehhandling På sidste bestyrelsesmøde opfordrede bestyrelsen til at forhøje varighed hos Asset eller evt. reducere porteføljen. Vejledning fra Asset er første punkt på mødet. Afkast beregnet for perioden 1/10 2011 til 22/5 2012 omregnet til p.a. sats. Nordea 4,3% p.a., Asset Advisor 1,21% p.a., Alm. Brand 7,91% p.a. Ingen ændringer. LBK bestiller oversigt der viser de enkelte papirers varighed (Nordea) Ad 7a EKF Sagsbehandling Aftale om videre forløb og samling af mandskab for at nedlægge foreningen. CPA orienterede. Forslaget fra UB s side er at EKF nedlægges og resterende økonomiske midler deles med 2/3 til Socialdemokratiet og 1/3 til SF. CPA tilmelder 6 personer. Alle stemmer imod Leif Gudsø s ændringsforslag. side 2
Debatpunkter: Ad 8 Hvordan kommunikerer vi mellem administration og afdelingsbestyrelser? Sagsbehandling Guldberg har kommunikeret med Claus fra IT og den er havnet på mit bord. Guldberg mener, at vi giver formanden en mer-belastning og udgift ved i høj grad at anvende mail. Det begrænser indflydelsen fra de folkevalgte og nedsætter beboerdemokratiet. Info er vedhæftet. Bestyrelsens holdning er, at alt korrespondance så vidt muligt skal forsætte pr. mail. De afledte udgifter som afdelingsbestyrelsen evt. måtte få ved anvendelse af IT, kan afdelingsbestyrelsen få dækket af afdelingens rådighedsbeløb. Rådighedsbeløbet skal evt. forhøjes. P.S. udarbejder skrivelse til Flemming Guldberg og øvrige afdelingsbestyrelser hvor det fremgår, at hovedbestyrelsen foreslår rådighedsbeløbet forhøjes til kr. 3.000, men at det fortsat er afdelingsmødet der beslutter størrelsen (budgettet). Forhøjelse sker kun med baggrrund i afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødets beslutning/opfordring. Alle der ikke kan modtage post pr. mail får tilsendt korrespondance pr. post Emnet behandles af kommende formandsmøde. Ad 9 Principsag: En beboer klager over at være blevet uberettiget slettet fra ventelisten. Sagsbehandling Orienteringspunkter Ved lovændring pr. 01.01.2010 i bek. om udlejning af almene boliger m.v. kap. 10 41 skal personer på ventelisten betale et årligt ajourføringsgebyr for at beholde nummeret (anciennitet) på listen. Sker betalingen ikke slettes personen fra listen. Et ældre ægtepar mener ikke, de er blevet orienteret. Skal alle skæres over en kam, eller skal der vurderes i hver enkelt sag? Info er vedhæftet. Administrationen skriver et pænt afslag til brevskriver, da de helt sikkert er orienteret, hvilket bl.a. bevises ved at de tidligere har betalt ajourførings-gebyr for 2011. Ad 10 Byggesager EL orienterede om ildebrand, generelt og orienterer om status på projektet på Tovværksgrunden. Sagsbehandling: Hele tagetagen er udbrandt og der er store skader i lejlighederne. Der er skader i alle lejligheder. 8 lejemål var ikke forsikret m.h.t. indbo. Alle bliver godt hjulpet af SSG, politiet og Bydelsprojekt 3I1. Der var ingen hotelværelser at få i Esbjerg enkelte kom på Guldager Kro. Bydelsprojekt har oprettet et kontor på Platanvej hvor de hjælper beboerne. Beboerne bliver indkaldt til orienteringsmøde lige efter Pinse. Renoveringen forventes at beløbe sig til 15.0 mio. kr. med en byggetid på 6-8 måneder. 52 nye ungdomboliger Arkitektkonkurrence er afholdt navnet frigives den 29. maj 2012. Afdeling 10 - facader Færdig 1. sept. lejestigning ok. side 3
Afd. 26 Lbf-renov. Tilstandsrapport er hos LBF. Tilbagemelding fra LBF afventes. Afd. 29 - facade Lic. er afholdt. Flere priser er indhentet og beløber sig fra 1,9 mio. kr. til 3,6 mio. kroner. Lejstigning udregnes. Afd. 27 (Fanø) varmep. Afd. 32 nye altaner Afd. 40-91 renov. Første varmeinstallation er udført. Tidplan omdeles til beboerne. EL oplyste at renovering af de grønne områder på Fanø er stoppet p.g.a. kommunikationen ikke er foregået helt efter planen og optimalt. BS pointerede, at renoveringen er besluttet og det derfor ikke er retfærdigt at stoppe arbejdet. Opsætning af nye altaner kr. 125.000 pr. altan. Lejestigning udregnes og beboerne orienteres. Prøvelejlighed er ved at blive udført. I forbindelse med udskiftning af tagvinduer er det konstateret, at tagets (tagsten) restlevetid ikke må forventes at være mere end 6 år. 42 nye ungdomsboliger Kører efter planen afdelingen kan besigtiges af bestyrelsen efter sommerferien. Stengårdsvej SLA arbejder videre efter planen. SLA søger midler fra RealDania og en del andre fonde. De er således motiveret for at finde midler. Beboerne inddrages løbende. Der er sendt et økonomisk overslag til Kommunen omhandlende bibliotek/hal og nybyggeri i afdeling 19 (børneinstitution). Emnet er nu til politisk behandling. Ad 11 Udlejningssituationen PS oplyste at der store problemer med udlejning af almene boliger i Syd- og Sønderjylland generelt, men i Esbjerg går det godt. Tomgangsoversigt blev omdelt. Tabet udgør for perioden indtil nu kr. 72.372 hvilket er kr. 33.089 under sidste år på samme tid. Udlejning af ungdomsboliger:udlejning af de 42 nye ungdomsboliger stareter hurtigst muligt. PS følger sagen. Status på Fanø. 5 små lejligheder er ikke udlejet. Der er skrevet til alle der er på venteliste og der har være annoncer i Fanø Ugeblad og Ugeavisen i Esbjerg. Kreativ annonce er udarbejdet til Jydske Vestkysten. Generelt Orientering om radioindslag vedr. tomgang i Sydjylland. Fleksibel udlejning 3 lejemål er udlejet efter de fleksible regler. 2 i afdeling 18 og 1 i afdeling 21. Ad 12 Indkomne punkter AL orienterer om oplevelser vedr. s hjemmeside og postkasse ved indgangsdør. Referat fra afdelingsmøder bør fremvises på s hjemmeside tidligere. Hertil oplyste administrationen at det forventes ændret til nsæte år. Andre best. medlemmer oplyste at referater fra afdelingsbestyrelsesmøder kører optimal og kommer på hjemmesiden meget hurtig. PS lovede at der bliver opsat en større postkasse ved kontoret. side 4
Ad 13 Budgetopfølgning pr. 30. april for foreningen. (Nyt vedr. I Pad udgår). Budgetopfølgning for foreningen pr. 30 april blev omdelt og kommenteret. Budgetrapporteringen viser at bruttoadministrationsudgifter er ca. kr. 600.000 over budgetniveau. Afvigelsen skyldes bl.a. ekstraordinære udgifter til personaleudgifter (dobbelt løn, afskedsreception, rund fødselsdag samt store udgifter til drift af biler). Udvalget orienterer. Udgår pga. tekniske problemer. Medtages på næste møde. Erik Lykke har meldt sig til at styre I Pad processen og kommer med forslag/input til udvalget. Ad 14 Udvalg Målsætningsudvalget er i fuld gang og mødes igen den 21. juni. Ad 15 Afdelinger Afd. 46 SE har været dirigent på et ekstraordinært afdelingsmøde hos Seniorbo. Han vil orientere om hvad status er. Der blev ikke valgt en bestyrelse men en kontaktperson. Ad 16 Personale Vicevært på Fanø Erik orienterer om status på ansættelse af vicevært på Fanø. Ny vicevært starter 1. juni 2012. Jan Bøhler går på efterløn - administrationen arbejder på at sammenlægge afdeling 5 s viceværtfunktion med afdeling 2,3,4. VN Kursus/Office 10 PS orienterede om status fra VN. Status er at viceværternes fagforening ikke har meldt tilbage p.t. LBK orienterede om implementering af Office 10 og kursusforløb på EUC Vest for administrative medarbejdere og ejendomsfunktionærer. Ad 17 Evt. Folder: Velkomst til nye medlemmer af hovedbestyrelsen : Gennemgang af folderen Velkomst til nye medlemmer af hovedbestyrelsen. Blev ikke behandlet emnet skal behandles på næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsesmødets form og længde Bestyrelsen diskuterede behovet for taletid og hovedbestyrelsesmødets længde. BS mente, at mødet må og skal kunne klares på 2,5 time - det er et spørgsmål om styring. PS opfordrede alle bestyrelsesmedlemmer til større dialog inden mødet og bad alle melde tilbage, hvis der er punkter/emner som medlemmerne ønsker behandlet eller menes at være glemt. Starttidspunkt Hvis alle kommer i god tid så starter mødet tidligere evt. med kaffe 15.45. side 5
Ad 18 Planlagte mødedatoer Den 19. juni Forslag Den 20. august Den 24. september Den 22. oktober CPA kan måske ikke denne dag. Den 19. november Den 17. december Referat godkendt den 19. juni 2012 side 6