Retningslinjer for byggearbejder i Haderslev Kommune 12. juni 2012
Indhold 1. Indledning...4 1.1 Retningslinjernes anvendelsesområde...4 1.2 Organisatoriske betegnelser...4 2. Ansvar og opgaver...5 2.1 Det politiske ansvar...5 2.2 Serviceområdets opgaver...5 2.3 Serviceområdets opgaver i samarbejde med KEJ...5 3. Den politiske proces...6 3.1 Politisk proces for byggearbejder med en samlet anlægssum over 10 mio. kr...6 3.2 Politisk proces for byggearbejder med en samlet anlægssum over 2 mio. kr. men under 10 mio. kr...7 3.3 Politisk proces for byggearbejder med en samlet anlægssum under 2 mio. kr....7 4. Ansvar- og arbejdsfordeling i byggeprojektet...8 5. Den indledende fase...9 5.1 Idébeskrivelse...9 5.2 Forundersøgelser...9 5.2 Byggeudvalg...9 6. Indkøb af rådgivningsydelser... 10 6.1 Bygherrerådgiver...10 6.2 Projektrådgiver...10 6.3 Indkøb af rådgiverydelser...10 7. Projektering af et byggeri... 11 7.1 Programoplæg...11 7.2 Byggeprogram og dispositionsforslag...11 7.3 Projektforslag...12 7.4 For og hovedprojekt...12 8. Indkøb af entreprenørydelser... 14 8.1 Udbud, licitation og kontrahering...14 8.2 Byggeprojekter med en entreprisesum over 20 mio. kr....14 8.3 Entreprenørens soliditet og egnethed...14 8.4 Entreprisekontrakter...15 8.5 Entreprenørens sikkerhedsstillelser...15 8.6 Entrepriseforsikring...15 9. Byggefasen... 16 9.1 KEJs opgaver under byggefasen...16 2
9.2 Projektrådgiverens projektopfølgningsydelser...16 9.3 Projektrådgiverens byggeledelsesydelse...16 9.4 Rådgiverens fagtilsynsydelser...17 10. Betaling... 19 10.1 Aftaler om mer eller mindreydelser...19 10.2 Dagbod...19 11. Afleveringsforretning... 20 11.1 Anlægsregnskab...20 12. Garantifasen... 21 12.1 1 års eftersyn...21 12.2 5 års eftersyn...21 13. Byggesagens dokumenter... 22 3
1. Indledning En byggeopgave er en spændende, men også særdeles krævende, opgave, der forudsætter et indgående kendskab til byggeriets regler, fx Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, EU-udbudsregler, bygningsreglement samt kendskab til byggeteknik, materialer mv. Der kræves en vis faglig ekspertise for at kunne sikre, at kommunen som bygherre får den bygning, han har ønsket, med den rigtige indretning og funktionalitet til den rigtige pris og den ønskede kvalitet. I et større kommunalt byggeri er der mange forskellige aktører, som skal samarbejde om at få lavet et godt byggeri: politikere, eksterne rådgivere, brugergrupper samt forskellige grupper inden for kommunens administration. Nedenstående retningslinjer er udarbejdet for at afklare arbejdsfordelingen mellem det politiske niveau, administration og eksterne rådgivere samt arbejdsfordelingen internt i administrationen i forbindelse med kommunale byggerier. 1.1 Retningslinjernes anvendelsesområde Retningslinjerne skal anvendes ved større kommunale byggerier. Anlægsarbejder er ikke omfattet af disse retningslinjer, med mindre de udføres i forbindelse med en byggeopgave. Retningslinjerne gælder for administration og politisk behandling af byggesager større end 2 mio. kr. (eksklusiv moms). Ved alle andre byggesager er retningslinjerne retningsgivende. Kommunale Ejendomme skal dog medvirke ved alle større byggearbejder. 1.2 Organisatoriske betegnelser Serviceområdet er en betegnelse for administrationen under det serviceområde, der får udført byggeriet. Kommunale Ejendomme (herefter KEJ) er et team under Teknik og Miljø i Erhvervs- og Borgerservice, som arbejder med anlæg og vedligeholdelse af kommunens ejendomme. KEJ yder serviceområderne administrativ og teknisk hjælp under planlægning, projektering og udførelse af et byggeri. Rådgivere er en fællesbetegnelse for arkitekter, ingeniører mv., som bistår med byggeriets planlægning, projektering og udførelse. Driftsenheden er en betegnelse for fx en institution eller afdeling, der benytter en bygning, fx en skole, børnehave, plejecenter eller administrationsbygning. 4
2. Ansvar og opgaver 2.1 Det politiske ansvar Når der udføres byggearbejder i Haderslev Kommune, er fagudvalget eller økonomiudvalget inden for eget område bygherre. Bygherrefunktionen udmøntes via administrationen, der har ansvaret for planlægning, projektering, valg af rådgivere og entreprenører, udførelse af det planlagte byggeri, indhentning af myndighedsgodkendelser samt indhentning af bevillinger hos byrådet. Spørgsmål og beslutninger af overordnet karakter forelægges det politiske niveau. I kapitel 3 kan du se, hvor i processen det politiske niveau skal involveres. 2.2 Serviceområdets opgaver Uanset byggeopgavens størrelse er det overordnede ansvar for byggeprojektet forankret i serviceområderne. Det er serviceområdet, der har ansvaret for at sikre at: der indhentes den nødvendige faglige bistand til byggeopgaven der i nødvendigt omfang benyttes eksterne kompetencer, eksempelvis vedr. projekter, der er omfattet af boliglovgivningen, og som fordrer kompetencer vedrørende regnskabsaflæggelse og finansiering sagsfremstillingen er komplet forud for den politiske behandling i fagudvalget, herunder bevillingspåtegning evt. henvendelse til ressortministeriet om dispensation fra reglerne i lånebekendtgørelsen altid koordineres via kommunens økonomiafdeling. 2.3 Serviceområdets opgaver i samarbejde med KEJ I samarbejde med KEJ har serviceområdet endvidere til opgave at: udarbejde idébeskrivelse og budgetgrundlag udarbejde programoplæg udarbejde forslag til valg af ekstern bygherrerådgiver udarbejde byggeprogram og dispositionsforslag udarbejde forslag til valg af projektrådgiver indhente de i henhold til regulativet nødvendige politiske godkendelser, rådighedsbeløb og anlægsbevillinger samt bevillinger til fremtidig drift herunder afledte konsekvenser for andre serviceområder/fagudvalg varetage bygherrefunktionen på vegne af fagudvalget sørge for de nødvendige myndighedsgodkendelser for byggerier foreligger, før byggeriet igangsættes sørge for at de meddelte rådighedsbeløb og anlægsbevillinger ikke overskrides sørge for at de gældende love, herunder EU-direktiver følges sørge for at der afholdes 1- og 5-års eftersyn af byggeriet afrapportere til fagudvalget undervejs om byggeriets stadie aflægge anlægsregnskab. En sammenfatning af ansvar- og arbejdsfordelingen mellem serviceområdet, KEJ og eksterne rådgivere fremgår af kapitel 4. 5
3. Den politiske proces Den politiske proces i forbindelse med behandling af byggearbejder er forskellig, afhængig af den samlede anlægssum på projektet. I skemaerne herunder kan du se, hvilken politisk proces byggearbejder skal igennem. Omfanget af den politiske behandling afhænger af byggeriets pris. Klik på links i tabellerne nedenfor for at læse mere om de enkelte emner. 3.1 Politisk proces for byggearbejder med en samlet anlægssum over 10 mio. kr. (eksklusiv moms) Projektfase Serviceområdet Fagudvalg Økonomiudvalg Byråd Idébeskrivelse Indstilling Anbefaling Anbefaling Godkendelse af idébeskrivelse Valg af bygherrerådgiver Ansøgning om meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb til forundersøgelser og bygherrerådgiver Programoplæg Byggeprogram og dispositionsforslag, samt meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb Projektrådgiver Projektforslag Godkendelse af bygherrerådgiver Meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb til forundersøgelser og bygherrerådgiver Godkender Indstilling Anbefaling Anbefaling Godkendelse af byggeprogram og dispositionsforslag samt meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb Godkendelse Godkendelse For- og hovedprojekt Indstilling Godkendelse Licitation Indstilling Godkendelse Regnskabsaflæggelse Indstilling Anbefaling Anbefaling Godkendelse 6
3.2 Politisk proces for byggearbejder med en samlet anlægssum over 2 mio. kr. men under 10 mio. kr. (eksklusiv moms) Projektfase Serviceområdet Fagudvalg Økonomiudvalg Byråd Idébeskrivelse samt ansøgning om meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb Programoplæg Byggeprogram og dispositionsforslag Projektrådgiver Projektforslag Indstilling Anbefaling Anbefaling Godkendelse af idébeskrivelse samt meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb Godkender Indstilling Godkendelse Godkendelse Godkendelse For- og hovedprojekt Indstilling Godkendelse Licitation Indstilling Godkendelse Regnskabsaflæggelse Indstilling Anbefaling Anbefaling Godkendelse 3.3 Politisk proces for byggearbejder med en samlet anlægssum under 2 mio. kr. (eksklusiv moms) Ved byggearbejder under 2 mio. kr. eksklusiv moms vil der udelukkende blive en politisk behandling i fagudvalg, økonomiudvalg og byråd i forbindelse med meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløbet. Anlægsregnskabet indarbejdes i det samlede regnskab. 7
4. Ansvar- og arbejdsfordeling i byggeprojektet Denne tabel giver et overblik over ansvars- og arbejdsfordelingen mellem serviceområdet, KEJ, rådgivere og driftsenheder i forbindelse med byggeprojektet. Klik på linket til den enkelte fase for at læse mere. Klik på linket for at læse mere Serviceområdet Kommunale Ejendomme Eksterne rådgivere Driftsenhed Politisk behandling generelt herunder bevillingsansøgninger Ansvarlig Medvirker Idébeskrivelse Ansvarlig Medvirker Kan medvirke Forundersøgelser Ansvarlig Valg af bygherrerådgiver Ansvarlig Ansvarlig Nedsættelse af byggeudvalg Ansvarlig Medvirker Medvirker Programoplæg Medvirker Ansvarlig Ansvarlig Medvirker Byggeprogram og dispositionsforslag Medvirker Ansvarlig Ansvarlig Medvirker Valg af projektrådgiver Ansvarlig Ansvarlig Medvirker Projektforslag Medvirker Ansvarlig Ansvarlig Medvirker For- og hovedprojekt Medvirker Ansvarlig Ansvarlig Udbud, licitation og kontrahering Medvirker Ansvarlig Ansvarlig Byggefasen Kan medvirke Ansvarlig Ansvarlig Kan medvirke Afleveringsforretning Kan medvirke Ansvarlig Ansvarlig Medvirker Anlægsregnskab Ansvarlig Medvirker Medvirker 1-års eftersyn Ansvarlig Ansvarlig Medvirker 8
5-års eftersyn Ansvarlig Medvirker 5. Den indledende fase 5.1 Idébeskrivelse Så snart idéen om at lave en til-, om- eller nybygning er født, er det vigtigt at samle de mennesker, som skal involveres i byggeprojektet, så hurtigt som muligt. Serviceområdet indkalder repræsentanter fra Kommunale Ejendomme og evt. driftsenheden. I fællesskab udarbejdes et idéoplæg, som kan forelægges fagudvalget og videresendes via økonomiudvalget til endelig godkendelse i byrådet. Godkendelse af idéoplægget i byrådet skal sikre, at grundideen i et større byggeprojekt har bred politisk opbakning. Idébeskrivelsen skal indeholde følgende elementer: Beskrivelse af projektets formål, kapacitetskrav, arealkrav, relation til planlægning for området og lokalisering. Planmæssige forhold i forhold til kommune- og lokalplan. Overslag over anlægsomkostninger for byggeriet. Beskrivelse af afledte driftsudgifter for andre fagudvalg/serviceområder, f.eks. boligstøtte. Overslag over driftsomkostninger og personaleomkostninger. En tidsplan for planlægning, projektering og udførelse af byggeriet. Vurdering vedr. finansieringen, herunder om dele af projektet kan henføres som energibesparende foranstaltning og hermed give låneadgang. Konsekvenser for telefoni, IT-infrastruktur og andre forsyningsledninger. 5.2 Forundersøgelser Tidligt i planlægningsfasen skal der foretages en jordbundsanalyse på det areal, hvor byggeriet skal placeres. Herudover skal museet kontaktes for at kontrollere, om der kan være fortidsminder på arealet. Undersøgelserne skal bl.a. afklare, om arealet, hvor byggeriet skal placeres, er egnet til bebyggelse, samt omfanget af udgifter til en eventuel arkæologisk undersøgelse af arealet. Kommunale Ejendomme igangsætter jordbundsanalyser og kontakter museet. Serviceområdet ansøger om anlægsbevilling/rådighedsbeløb til forundersøgelser og bygherrerådgiver. 5.2 Byggeudvalg Ved større byggerier bør der nedsættes et byggeudvalg, som har repræsentanter fra: Serviceområdet, driftsenheden og KEJ. Rådgivere indgår i nødvendigt omfang. I byggeudvalget bør sidde driftsenhedens sikkerhedsrepræsentant. Byggeudvalget nedsættes af serviceområdet. 9
6. Indkøb af rådgivningsydelser Ved større byggerier vil der typisk være behov for at have tilknyttet bistand i form af en eller flere eksterne rådgivere. 6.1 Bygherrerådgiver Ved store byggerier kan kommunen vælge at entrere med en bygherrerådgiver, der skal hjælpe med at udarbejde byggeprogram og evt. dispositionsforslag. Kommunen kan vælge at bygherrerådgiver skal følge byggeriet gennem alle dets faser. Hvis byggeopgaven udbydes i totalentreprise vil det typisk ske på baggrund af et byggeprogram. Serviceområdet og Kommunale Ejendomme kommer med forslag til valg af ekstern bygherrerådgiver. Fagudvalget godkender valg af bygherrerådgiver ved byggerier over 10. mio. kr. Ved forhandling af honorar varetages dette af serviceområdet og KEJ. 6.2 Projektrådgiver På baggrund af et udarbejdet byggeprogram og evt. dispositionsforslag vil kommunen typisk entrere med en projektrådgiver. Projektrådgiveren udarbejder udbudsmateriale til byggeriet, og står, sammen med KEJ, for byggeriets opførelse og aflevering. 6.3 Indkøb af rådgiverydelser Rådgivningsaftaler udarbejdes i overensstemmelse med Almindelige betingelser for rådgivning og bistand (ABR 89). Har rådgivningsudgifterne en størrelse, så EU-direktivernes grænseværdier overskrides, skal der gennemføres et EU-udbud, som hovedregel med forudgående prækvalifikation af tilbudsgiverne. Kommunen er forpligtiget til (jf. Lov om tilbudsindhentning) at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder rådgiverydelser, over 500.000 kr. Som alternativ til annoncering eller EU-udbud kan rådgiverydelsen indkøbes via en SKIrammeaftale. Indkøb af rådgiverydelser skal også ske i henhold til Politik for konkurrenceudsættelse i Haderslev Kommune, med tilhørende administrative retningslinjer. Efter disse retningslinjer skal rådgiveropgaver over 300.000 kr. udbydes til min. 3 rådgivere. Rådgivningskontrakter underskrives af en repræsentant for det serviceområde, hvor byggeriet finder sted. 10
7. Projektering af et byggeri Projekteringen af et byggeri er opdelt i nogle faser. Enkelte af faserne kan, alt efter byggeriets art, slås sammen. Faserne er: programoplæg byggeprogram og dispositionsforslag projektforslag for- og hovedprojekt. 7.1 Programoplæg Programoplægget udarbejdes af bygherrerådgiver i samarbejde med serviceområdet og KEJ. Programoplægget skal bruges som grundlag for et byggeprojekt og eventuel arealerhvervelse. Programoplægget skal indeholde: Oplysningerne fra idebeskrivelsen. Beskrivelse af en evt. etapeopdeling og senere udvidelsesmuligheder. Redegørelse for hvordan udgifter til eventuel arealerhvervelse, projektering, anlæg og drift er optaget i budgettet. Overordnet kortlægning af projektets miljøpåvirkninger. Oplysninger om projektorganisation. Detaljeret tidsplan. Skal der erhverves arealer til projektet, forbereder serviceområdet og KEJ i fællesskab og i samarbejde med Erhvervs- og Borgerservice en købssag, som via fagudvalg og økonomiudvalg fremsendes til godkendelse i byrådet. 7.2 Byggeprogram og dispositionsforslag Bygherrerådgiveren udarbejder byggeprogram og dispositionsforslag i samarbejde med byggeudvalget og KEJ. Ved byggeopgaver over 10 mio. kr. skal byggeprogram og dispositionsforslag godkendes af byrådet. Byggeprogrammet skal indeholde: Fastlæggelse af rumbehov, funktionsbeskrivelser, arealer og højder samt analyse af behovet for installationer. Undersøgelse af om der er særlige krav til indretning og arbejdsmiljø. Undersøgelse af om der er særlige krav til lys, lyd, ventilation mv. Oplysninger om udvidelses- og ændringsmuligheder. Vurdering af projektets drifts, vedligeholdelses- og anlægsøkonomi i relation til budgetrammen. Oplysninger om planmæssige forhold, servitutbestemmelser, matrikelkort, koteplan, tilslutningsmuligheder for kloak, vand og varme, samt grundens udnyttelse og trafikale forhold. Oplysninger om myndighedskrav, deklarationer m.v. Rapporter vedr. jordbundsundersøgelser og forureningsundersøgelser. Forslag til entreprise-og udbudsform. 11
Dispositionsforslaget skal indeholde: Belysning af byggemuligheder på grunden og tilpasning til omgivelser og eksisterende byggeri. Redegørelse for bygningsarealer samt beregning af udnyttelsesgrad (bebyggelsesprocent). Opdeling af byggeriet i bygningsafsnit. Plan- og facadeskitser. Rumskema med oplysning vedr. overflader i rummene. Møbleringsplan i typiske rum. Principforslag til konstruktioner og installationer. Foreløbig tidsplan for projektering og udførelse. Økonomiske overslag over arealerhvervelse, grundudgifter, anlægsarbejder, håndværkerudgifter, omkostninger til vejrligsforanstaltninger, uforudsete udgifter, omkostninger til møblering og udsmykning. Økonomiske overslag over forventet energiforbrug samt energiberegninger. Byggeprogram og dispositionsforslag kan danne grundlag for indhentning af udtalelser fra samarbejdsudvalg, sikkerhedsudvalg, brugergrupper, skolebestyrelser m.v. 7.3 Projektforslag Projektforslaget skal omfatte en ajourføring af dispositionsforslaget suppleret med: Afslutning af alle undersøgelser, der skal danne baggrund for et velbelyst projekt. Udarbejdelse af en beliggenhedsplan på baggrund af landinspektørplan, visende den påtænkte bebyggelse, veje, pladser m.v., relationer til omgivelserne samt nutidige og fremtidige koter på terræn. Om nødvendigt suppleres med terrænsnit. Detaljeret redegørelse for grundens areal, udnyttelsesgrad, friarealer og parkeringspladser samt oplysninger om friarealernes udnyttelse. Detaljeret forslag til materialevalg til de enkelte bygningsdele. Rumskema med oplysninger om hvert rums installationer og fast inventar. Pladsfordelingsplaner over forsamlingslokaler, godkendt af brandmyndigheden. Rumtegninger visende udvalgte lokaler med mange installationer og meget fast inventar f.eks. toiletter og køkkener. Tidsplan for projektering og udførelse. Ajourføring af det økonomiske overslag. Overslaget danner baggrund for rådgiverens budgetansvar. Serviceområdet og KEJ godkender projektforslaget. På dette tidspunkt er byggeriets udformning i det væsentlige fastlagt. Administrationen kan på dette tidspunkt vælge at ændre byggeudvalgets sammensætning. 7.4 For- og hovedprojekt Rådgiveren udarbejder for- og hovedprojekt i samarbejde med det udpegede byggeudvalg og KEJ. Forprojektet omfatter en gennemarbejdning af det godkendte projektforslag i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for en myndighedsgodkendelse af projektet. Forprojektet er en integreret del af hovedprojektet. 12
Forprojektet omfatter normalt følgende: Beliggenhedsplan. Planer, snit og facadetegninger i målestoksforhold. Bygningsbeskrivelse. Statiske beregninger. Ajourførte rumskemaer som under dispositionsforslag og projektforslag. Ajourført tidsplan for projektering og byggeriets udførelse. Ajourføring af økonomiske overslag. Ansøgning om byggetilladelse. Rumtegninger. Energirammeberegninger. Evt. dispensationsansøgning. Hovedprojektet fastlægger opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for udbud og kontrahering samt udførelse. Hovedprojektet udarbejdes sideløbende med forprojektet. Hovedprojektet omfatter normalt følgende: Komplet tegningsmateriale til byggearbejdernes udførelse. Teknisk beskrivelse, der redegør for leveranceomfang og krav til materialer og udførelse. Juridiske henvisninger, f.eks. til AB 92. Tilbudslister. Tidsplan. Plan for sikkerhed og sundhed på byggepladsen. Krav til kvalitetssikring. 13
8. Indkøb af entreprenørydelser På baggrund af for- og hovedprojektet skal byggeopgaven udbydes blandt én eller flere entreprenører. De indkomne tilbud skal politisk behandles, og der skal udarbejdes en eller flere entreprisekontrakter. 8.1 Udbud, licitation og kontrahering Projektrådgiveren leder i samarbejde med KEJ gennemførelsen af udbud, licitation og kontrahering. Større byggearbejder udbydes normalt i offentlig, begrænset licitation eller underhåndsbud i fageller hovedentreprise. Rådgiveren forestår licitationsforretningen. Rådgiveren vurderer i samarbejde med serviceområdet og KEJ de indkomne tilbud og udarbejder indstilling om valg af entreprenører. Serviceområdet sørger for politiske behandling og godkendelse af licitationsresultatet og valg af entreprenører i fagudvalget. Indstillingen bilægges et ajourført overslag omfattende samtlige udgifter til projektets gennemførelse udarbejdet således, at det kan danne grundlag for den økonomiske styring af byggeriet. Fag- og hovedentrepriser indhentes på grundlag af Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (AB 92). Totalentrepriser indhentes på grundlag af, Almindelige betingelser for Totalentreprise (ABT 93). Har entreprenørydelserne en størrelse, så EU-direktivernes grænseværdier overskrides, skal der gennemføres et EU-udbud, som hovedregel med forudgående prækvalifikation af tilbudsgiverne. Ved udbud under EU s grænseværdier skal udbud ske i henhold til Tilbudsloven, Lovbekendtgørelse 562, samt Politik for konkurrenceudsættelse i Haderslev Kommune, med tilhørende administrative retningslinjer. 8.2 Byggeprojekter med en entreprisesum over 20 mio. kr. Byggeprojekter over 20 mio. kr. skal følge en særlig lovgivning, som også gælder for større statslige byggerier, Lov om ændring af lov om statens byggevirksomhed m.v. Ved byggeprojekter over 20 mio. kr. skal det sikres, at: prækvalifikation af tilbudsgivere sker på baggrund af indhentede nøgletal for tilbudsgiverne der udføres totaløkonomiske beregninger for byggeprojektet der anvendes en bestemt form for informations- og kommunikationsteknologi i byggeprocessen for at sikre, at alle informationer deles af alle der deltager i processen der foretages en systematisk vurdering af, om byggeopgaven med fordel kan gennemføres som OPP-projekt eller som partnering-projekt. 8.3 Entreprenørens soliditet og egnethed Rådgiveren skal vurdere egnetheden af den entreprenør, som har afgivet det billigste tilbud eller det økonomisk mest fordelagtige bud. Egnetheden til at udføre opgaven vurderes ud fra referencer, maskin- og mandskabsmæssige ressourcer samt økonomisk soliditet. For at kunne antages må entreprenøren ikke have gæld til det offentlige, der overstiger 100.000,- kr. eller en anden senere ved lov fastsat grænse. 14
Ved begrænset udbud foretages undersøgelsen af entreprenøren inden entreprenøren inviteres til at afgive tilbud. 8.4 Entreprisekontrakter Rådgiveren udarbejder entreprisekontrakter. Serviceområdet sørger for at entreprisekontrakter underskrives. Entreprisekontrakter skal udarbejdes i 4 kopier. Entreprenøren, rådgiveren, Serviceområdets Økonomifunktion og Kommunale Ejendomme opbevarer hver én kopi. 8.5 Entreprenørens sikkerhedsstillelser Rådgiveren sørger for, at entreprenøren i h.t. AB 92 eller senere fastsatte betingelser stiller sikkerhed for sin entreprise. Der stilles normalt ikke garanti ved entrepriser under 500.000,- kr. ekskl. moms. Rådgiver, serviceområdets økonomifunktion og KEJ opbevarer hver en kopi af sikkerhedsstillelsen. 8.6 Entrepriseforsikring Inden et kommunal byggeri påbegyndes, kontakter KEJ kommunens forsikringskonsulent og får udarbejdet en entrepriseforsikring, der er tilpasset det pågældende byggeri. 15
9. Byggefasen Under byggefasen har projektrådgiveren og KEJ en række opgaver. 9.1 KEJs opgaver under byggefasen KEJ forestår sammen med rådgiver udførelsen af byggearbejdet i henhold til hovedprojekt, anlægsbevilling og entreprisekontrakter. KEJ overvåger, at rådgivningsydelserne, projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn udføres i overensstemmelse med rådgivningsaftalen. KEJ kan godkende, at der anvendes andre end de i hovedprojektet beskrevne materialer og processer, såfremt dette godkendes af den projekterende rådgiver, og entreprenøren dokumenterer, at disse materialer og processer er mindst jævnbyrdige med de oprindeligt foreskrevne. KEJ kan ikke ud over, hvad der fremgår af udbudsbetingelserne, uden fagudvalgets godkendelse væsentligt ændre hovedtidsplanen, dvs. tidspunkterne for arbejdets påbegyndelse og afslutning. Dog kan KEJ inden for hovedtidsplanens rammer tillade tidsmæssige forskydninger under forudsætning af, at ingen entreprenør senere kan stille tidsmæssige eller økonomiske krav som følge af forskydningerne. KEJs økonomiske styring omfatter overordnet økonomisk kontrol, rapportering, samt deltagelse i regnskabsaflæggelse samt evt. revision. Styring varetages på grundlag af det godkendte anlægsbudget for byggesagen. KEJ deltager som bygherrens repræsentant i byggemøder, koordineringsmøder samt sikkerhedsmøder. I de efterfølgende afsnit er projektrådgiverens opgaver under byggefasen beskrevet. 9.2 Projektrådgiverens projektopfølgningsydelser Rådgiveren foretager periodisk den fornødne projektopfølgning, herunder deltager i byggeudvalgsmøder og eventuelle koordineringsmøder for at sikre, at intentionerne, således som de er fastlagt i tegninger og beskrivelser, bliver tilgodeset. Rådgiveren medvirker ved udarbejdelse af og kontrol med budgetter, vurdering af regningskrav, attestation af acontobegæringer på grundlag af byggeledelsens og fagtilsynets kontrol samt medvirker til udarbejdelse af endeligt byggeregnskab. Rådgiveren deltager i afleveringsforretning samt 1-års eftersyn. 9.3 Projektrådgiverens byggeledelsesydelse Byggeledelse er en del af projektrådgiverens rådgivningsydelse. Som byggeledelser skal rådgiveren varetage tidsmæssig og økonomisk styring af byggeriet. Byggelederen er ansvarlig for, at byggestyringen udføres i nøje overensstemmelse med rådgivningskontraktens ordlyd. 16
Byggelederen skal af fagtilsynet orienteres om alle meddelelser til og fra entreprenøren. Hvis der ikke er udpeget en byggeleder, udføres byggeleder-funktionen af fagtilsynet. Byggelederen koordinerer fagtilsynets virksomhed og eventuel specialkontrol. Byggelederen repræsenterer bygherren overfor entreprenørerne med hensyn til arbejdets tilrettelæggelse og udførelse og har de beføjelser og forpligtigelser, som er omhandlet i 17 og 19 i AB 92. Byggelederen koordinerer de forskellige entrepriser og leverancer og sørger for at udarbejde detaljeret arbejdsplan for byggearbejderne i samarbejde med entreprenørerne. Byggelederen koordinerer også tidsplaner og udarbejder revisioner hertil. Byggelederen indkalder og leder byggemøderne. Han udarbejder i den forbindelse dagsorden og byggemødereferater og er ansvarlig for, at referaterne snarest muligt efter mødets afholdelse udsendes til samtlige implicerede parter. Byggelederen varetager på bygherrens vegne sikkerhedskoordinering på byggepladsen og afholder sikkerhedsmøder. Han udarbejder referat fra møderne og udsender mødereferater. Byggelederen udarbejder på vegne af bygherren en ajourført skriftlig plan for sikkerheds- og sundhedsarbejdet på byggepladsen og sikrer, at den løbende ajourføres. Koordinering af sikkerhedsarbejdet skal ske ved afholdelse af sikkerhedsmøder hver 14. dag og ved personlig kontakt på byggepladsen. Byggelederen styrer opgaven økonomisk dvs. fører byggeregnskab i form af dispositions- og anvisningsregnskab for de beløb, som rådgiveren er ansvarlig for, herunder eget honorar. Byggelederen foretager også budgetkontrol og udarbejder eventuelt supplerende økonomiske aftaler med entreprenørerne. Her skal aftalesedler anvendes. Byggelederen attesterer acontobegæringer, slutregninger og fakturaer til udbetaling på baggrund af fagtilsynets anbefalinger. Han medvirker ved udarbejdelse af endeligt byggeregnskab med begrundelse for eventuelle afvigelser fra budgettet. Byggelederen forestår afleveringsforretning og kontrol med afhjælpning af mangler. Endelig er det byggelederens ansvar at indkalde til 1-års eftersyn af byggeriet og stå for udarbejdelse og udsendelse af protokol fra gennemgangen, samt kontrollere at mangler bliver afhjulpet. 9.4 Rådgiverens fagtilsynsydelser Fagtilsynet er en del af projektrådgiverens rådgivningsydelser. Fagtilsynet har til opgave at udføre kvalitets- og kvantitetskontrol og påse, at arbejdet udføres i overensstemmelse med entreprisekontrakter, tegninger og beskrivelser. udføre stikprøvevis kontrol af kvalitet og omfang af udført arbejde som grundlag for attestation af acontobegæringer og fakturaer. udføre stikprøvevis tilsyn med entreprenørens produktionskontrol herunder den produktion, der sker uden for byggepladsen. sikre ajourføring af projektmaterialet som følge af ændringer på byggepladsen. deltage i de byggemøder, sikkerhedsmøder og koordineringsmøder, som byggeledelsen indkalder til. udarbejde rapporter til byggeledelsen om vejrligsforhold. udarbejde koncept til supplerende økonomiske aftaler med entreprenøren, aftalesedler. fremsætte skriftlige kommentarer, om nødvendigt, til entreprenøren vedr. arbejdets udførelse. 17
udarbejde mangellister i forbindelse med afleveringsforretningen og foretager kontrol med entreprenørens afhjælpning af mangler. 18
10. Betaling Undervejs i projektet skal entreprenørerne have betaling for det arbejde, de har udført. Acontobegæringer, slutopgørelser og fakturaer skal fremsendes i elektronisk form. Entreprenøren fremsender en papirfaktura til byggelederen, som godkender den og fremsender den til KEJ. Entreprenøren fremsender samtidigt en elektronisk faktura til KEJ. KEJ videresender den elektroniske faktura til serviceområdets økonomifunktion til anvisning, når godkendelsen fra rådgiveren er modtaget. Rådgiveren står ved sin attestation inde for, at det attesterede beløb er korrekt, dvs. at: varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte mængde, kvalitet og pris for ydelsen er kontrolleret og i overensstemmelse med entreprisekontrakten ydelsen er omfattet af entreprisekontrakten eller et af kommunen godkendt supplement hertil der er foretaget en kontrol af beløbene betalingsbetingelserne er i overensstemmelse med entreprisekontrakten. Serviceområderne anviser udbetalingsbegæringerne til udbetaling efter de i kommunen gældende regler. Det betyder at den anvisningsbemyndigede har ansvaret for at: beløbet, der anvises, har hjemmel i en given bevilling beløbet kan afholdes inden for bevillingen regnskabsbilaget er behørigt attesteret betalingen er konteret korrekt og er i overensstemmelse med den godkendte kontoplan. 10.1 Aftaler om mer- eller mindreydelser Aftaler om mer- og mindreydelser kan kun træffes inden for de rammer, som bevillingen og entreprisekontrakten giver mulighed for. Alle aftaler skal aftales skriftligt på aftalesedler og protokolleres på førstkommende byggemøde. Aftalesedlen er kun gyldig såfremt den er underskrevet af entreprenøren, byggelederen og KEJ. 10.2 Dagbod Byggeledelsen påser, at dagbod som følge af dagbodsudløsende forsinkelser tilbageholdes i henhold til AB 92. Dagboden skal dog eftergives hvis: forsinkelsen indhentes, eller forsinkelsen ingen betydning har haft, og kommunen ikke i øvrigt er blevet påført udgifter som følge af forsinkelsen. 19
11. Afleveringsforretning Afleveringsforretningen er en vigtig milepæl for byggeriet, idet ansvaret for bygningen herefter overgår til kommunen, ligesom entreprenøren herefter har ret til fuld betaling for sit arbejde (slutopgørelse) samtidig med, at entreprenørens sikkerhedsstillelse automatisk nedskrives fra 15% til 10%. Mangelgennemgangen og afleveringen forestås af rådgiveren, som udarbejder en afleveringsprotokol. I afleveringsforretningen deltager KEJ og driftsenheden. I forbindelse med afleveringen er det vigtigt, at eventuelle udestående arbejder og ikke udbedrede mangler prissættes, således at entreprenøren ikke skal betales herfor, før end alt er fuldført. Rådgiveren udarbejder en tidsplan for, hvornår manglerne skal være udbedret, og fører tilsyn med, at manglerne bliver udført. KEJ sørger for nedskrivning af garantien, når alle mangler er udført. 11.1 Anlægsregnskab Serviceområdet udarbejder efter byggeriets afslutning et anlægsregnskab. Der henvises til bilag 16 i Regler for udarbejdelse af anlægsregnskaber i den økonomiske håndbog på intranettet. Anlægsregnskab udarbejdes i samarbejde med KEJ og rådgiver. Serviceområdet forelægger regnskabet (under 2 mio. kr.) for fagudvalget, hvorefter anlægsregnskabet sendes til Økonomiafdelingen, som laver en samlet fremstilling til økonomiudvalg og byråd. Ved anlægsregnskaber over 2 mio. kr. ekskl. moms skal regnskabet forelægges fagudvalget, økonomiudvalget og byrådet. 20
12. Garantifasen 12.1 1-års eftersyn KEJ overvåger, at der gennemføres et 1-års eftersyn af byggeriet i overensstemmelse med AB 92. Eftersynet skal ske inden 1-års fristen efter afleveringen er udløbet. Rådgiveren indkalder entreprenørerne til gennemgang af arbejdet. KEJ og driftsenheden deltager i gennemgangen. Rådgiveren udarbejder en protokol for 1-års gennemgangen. Protokollen sender rådgiveren til alle entreprenører med en tidsfrist for, hvornår manglerne skal være afhjulpet. Rådgiveren følger op på, at manglerne udbedres. Når manglerne er afhjulpet, sørger KEJ for, at entreprenørernes garanti nedskrives i henhold til AB 92. 12.2 5-års eftersyn KEJ foranlediger, at der gennemføres eftersyn af byggeriet i overensstemmelse med AB 92, idet rådgivernes og entreprenørernes ansvar forældes efter 5 år. KEJ er ansvarlig for, at eftersynet påbegyndes tidligst 50 måneder og afsluttes senest 54 måneder efter afleveringen af byggeriet. Eftersynet foretages af KEJ og entreprenør(erne). Driftsenheden deltager i eftersynet. KEJ udarbejder en eftersynsrapport, som fremsendes til rådgivere og entreprenører med en tidsplan for, hvornår manglerne skal være udbedret. KEJ fører tilsyn med, at manglerne udbedres, samt at garantierne frigives, når manglerne er afhjulpet. 5-års eftersynsprotokollen udarbejdes i overensstemmelse med Bygge- og Boligstyrelsens vejledning om 5-års eftersyn. 21
13. Byggesagens dokumenter Løbende i forbindelse med planlægning, projektering og udførelse af byggeriet vil der blive udarbejdet skriftlige dokumenter og tegningsmateriale, som skal bevares for eftertiden. KEJ står for indsamling og en arkivering af: Materiale herunder tegninger, mødereferater m.v. vedrørende idebeskrivelse, programoplæg, byggeprogram/dispositionsforslag, projektforslag, for- og hovedprojekt. Mødereferater fra byggemøder, sikkerhedsmøder og koordineringsmøder. Kvalitetssikringsmateriale. Rapporter vedrørende afleveringsforretning 1 og 5 års eftersyn. Der skal oprettes én sag i kommunens elektroniske arkiveringssystem for hver byggesag. Tegningsmateriale skal arkiveres i kommunens digitale tegningsarkiv. Rådgiver afleverer tegninger af byggeriet som udført på elektronisk form. Drifts- og vedligeholdelsesinstrukser skal opbevares i de enkelte institutioner. 22
Revision af retningslinjer Nærværende retningslinjer revideres i hver byrådsperiode første gang i 2016. Kommunale Ejendomme Haderslev Kommune Gåskærgade 26-28 6100 Haderslev 23