Aftale. om teknisk totalrådgivning og bistand ved renovering af støttet byggeri. Håndværkerudgifter på over 80 mio. kr., inkl.

Transkript

1 PRJ / Lejer Aftale om teknisk totalrådgivning og bistand ved renovering af støttet byggeri Håndværkerudgifter på over 80 mio. kr., inkl. moms

2 Aftale Side 2 af Parterne 1.1 Undertegnede: SELSKAB AFDELING v/dab Finsensvej Frederiksberg Projektleder, jf. ABR 89, pkt : xx i det følgende kaldet klienten og 1.2 medundertegnede totalrådgiver: RÅDGIVER Sagsansvarlig, jf. ABR 89, pkt : xx i det følgende kaldet rådgiveren, har indgået nedenstående aftale. 2. Opgaven 2.1 Opgaven udføres i totalrådgivning. 2.2 Aftalen omfatter teknisk rådgivning og bistand vedrørende: [Udfyldes af klienten i den konkrete sag] 2.3 Underrådgiver(e) antages af totalrådgiveren, som forelægger klienten en oversigt over disse. 2.4 Hvis der er behov for specialistbistand indenfor geoteknik, miljøundersøgelser af jord, PCB, klorerede paraffiner, asbest, bly og lignende indstiller totalrådgiver specialfirma til klientens godkendelse.

3 Aftale Side 3 af Ved konkrete rådgivningsopgaver skal totalrådgiver opstille en plan for bemanding af projektet bestående af et organisationsdiagram samt CV for de udpegede nøglepersoner. Klienten er under byggesagens forløb berettiget til at fordre konkrete medarbejdere udskiftet, såfremt processen viser, at samarbejdsevner og/eller faglig kvalitet ikke lever op til samt ikke opfylder lovpligtige kompetencekrav, der er påkrævet for udførelsen af den konkrete opgave. 3. Aftalegrundlag 3.1 Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand (ABR 89) med de tilføjelser og fravigelser, der fremgår af nærværende aftale. 3.2 Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og Planlægning 2012 udarbejdet af FRI og DANSKE ARK med DAB s tilføjelser og fravigelser, juni Vedlagte klientmateriale er en del af nærværende aftalegrundlag: 3.4 Andet: Rådgivers underskrevne erklæring om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger. DAB s Byg- og driftsherrens krav til funktion og kvalitet, April DAB s Kvalitetssikrings- og dokumentationskrav til rådgivere, Oktober DAB s Økonomistyringsmanual, Nybyggeri/Renovering, Oktober DAB s krav til materiale og oplysninger til brug for skema A og B, Oktober DAB s Vejledning & ydelsesbeskrivelse for arbejdsmiljøkoordinering, Juni DAB s IKT-kravspecifikationer, Juni 2013 DAB s Afleveringsmanual, Nybyggeri/Renovering, Oktober Byggesagen gennemføres som renovering af almene boliger og er undergivet den til enhver tid for disse byggesager gældende lovgivning med tilhørende bekendtgørelser, cirkulærer og vejledninger.

4 Aftale Side 4 af 24 Byggesagen er omfattet af bekendtgørelse nr. 742 af 27. juni 2011 om skadedækning fra Byggeskadefonden. Henvisninger til love og bekendtgørelser skal i tilfælde af nyere lov og/eller bekendtgørelse, som i byggesagen erstatter, ændrer og/eller supplerer den pågældende lov og/eller bekendtgørelse, forstås som en henvisning til den nye lov og/eller bekendtgørelse, eller tillige den lov og/eller bekendtgørelse, som således ændres eller suppleres. Endvidere skal krav fra myndigheder og forsyningsselskaber overholdes. Rådgiveren accepterer og bekræfter, at klienten har ret til erstatningsfrit at ophæve aftalen, hvis Klagenævnet for Udbud og/eller de almindelige domstole måtte kende aftalen for uden virkning. Rådgiveren accepterer og bekræfter tilsvarende, at rådgiveren ikke kan fremsætte noget krav mod klienten, hvis Klagenævnet for Udbud annullerer klientens beslutning om at tildele kontrakten til eller at indgå aftale med rådgiveren. 4. Rådgiverens ydelser 4.1 Udarbejdelse af: Byggeprogram, tilstandsvurderinger og forundersøgelser jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 1 Dispositionsforslag jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 3 Program og dispositionsforslag i henhold til lokalplankrav, økonomisk overslag samt totaløkonomiske vurderinger. Det ovenfor nævnte materiale skal være i en form og i et omfang, som efter den for det almene byggeri gældende lovgivning er nødvendig for myndighedernes og evt. Landsbyggefondens/Byggeskadefondens behandling og principielle godkendelse af projektet samt meddelelse af eventuelt støttetilsagn (skema A eller tilsvarende skema).

5 Aftale Side 5 af 24 Herefter ønsker klienten ikke flere ydelser, før godkendelse fra afdelingsmødet og eventuelt støttetilsagn er modtaget, og myndighedernes godkendelse foreligger. Måtte en eller flere godkendelser mod forventning ikke blive opnået, honoreres rådgiver for det indtil da udførte arbejde. 4.2 Når de i pkt. 4.1 nævnte godkendelser foreligger, kan aftalen udvides til at omfatte følgende ydelser: Projekteringsledelse, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 2 Projektforslag, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 3 Forprojekt, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 3 Hovedprojekt, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 3 Udarbejdelse af fælles og særlige betingelser, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 3 Udbudstidsplan med angivelse af sanktionsbærende datoer Udbud og licitation. Entreprisearbejder forudsættes at blive udført i hovedentreprise. 4.3 Såfremt der opnås myndighedsgodkendelse af skema B, eller tilsvarende skema, kan aftalen udvides til at omfatte: Projektopfølgning, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 3 Projektopfølgningen omfatter tillige projektgennemgang med entreprenør, jf. DAB s standard AB 92, 11, stk. 1, samt koordinering, indsamling og overdragelsen af drifts- og vedligeholdelsesvejledninger, og dokumentation for overholdelse af myndighedskrav, f.eks. lydmålingsrapport for kontrol af boligernes lydisolering, tætningsprøver etc. Byggeledelse, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 4 Byggeledelse omfatter tillige løbende kontrol og godkendelse af fagtilsynets og entreprenørens kvalitetssikringsdokumentation, herunder ved påtegning af a conto begæringer. Endvidere omfattes medvirken ved

6 Aftale Side 6 af 24 teknisk mangelgennemgang, indkaldelse til afleveringsforretning samt 1-års eftersyn i henhold til DAB s Afleveringsmanual og DAB s standard AB 92, 28, stk. 1 og 4, samt 37. Fagtilsyn, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 4 Rådgiveren skal som led i fagtilsynet løbende udføre tilsyn med henblik på, at evt. fejl og mangler i størst muligt omfang konstateres og udbedres så tidligt som muligt under udførelsen, samt løbende foretage opfølgning herpå. Fagtilsyn omfatter tillige løbende kontrol og godkendelse af entreprenørens kvalitetssikringsdokumentation, herunder ved påtegning på a conto begæringer at sikre, at KS-materialet er ajourført. Endvidere omfattes medvirken ved teknisk mangelgennemgang, afleveringsforretning og 1-års eftersyn i henhold til DAB s Afleveringsmanual og DAB s standard AB 92, 28, stk. 1 og 4, samt 37. Rådgiveren skal i forbindelse med udført tilsyn, eftersyn og opfølgning, herunder som led i byggeledelse og fagtilsyn, udarbejde notat om det enkelte tilsyn, eftersyn og opfølgning. Notatet skal blandt andet med den nødvendige detaljeringsgrad angive, hvad der er besigtiget (tilset/efterset), tid og sted/placering, hvad der er påtalt og aftalt, samt hvilken fejl- og mangelopfølgning og udbedring der skal gennemføres eller er gennemført. Relevante foto og anden dokumentation skal indgå i notatet. Såfremt klienten vælger at lade fagtilsynet varetage af anden rådgiver, skal rådgiveren sikre den nødvendige koordinering mellem egne og den anden rådgivers ydelser. 4.4 Det præciseres, at ovennævnte rådgiverydelser tillige skal omfatte de ydelser, der er oplistet i bilag B og B1 vedhæftet denne aftale. Alle ovennævnte rådgiverydelser skal udføres i overensstemmelse med DAB s Vejledning og ydelsesbeskrivelse for arbejdsmiljøkoordinering og bekendtgørelse nr. 110 af 5. februar 2013 om projekterendes og rådgiveres pligter efter lov om arbejdsmiljø.

7 Aftale Side 7 af 24 For så vidt angår arbejdsmiljøkoordinering i projekterings- og udførelses-fase forbeholder klienten sig at lade denne opgave varetage af anden rådgiver. 4.5 Andre ydelser, jf. Ydelsesbeskrivelse afsnit 8 Ydelser angivet i bemærkningsteksten Ydelsen indgår i rådgivningen indgår i aftalen. Såfremt disse ydelser indebærer udførelse af specialundersøgelser som geo- og miljøtekniske jordbundsundersøgelser, PCBog blyundersøgelser, lydmålinger og tæthedsprøver mm., skal rådgiveren beskrive disse ydelser og indhente tilbud. 5. Klientens ydelser Forhandling med kommunen om godkendelse af en eventuel nødvendig lokalplan. Bygherrens oplæg til programlægning. Medvirken ved udarbejdelse af byggeprogram. Efter indstilling fra rådgiveren at meddele principiel godkendelse i de enkelte faser. Klienten modtager alene det byggetekniske udbudsmateriale til orientering og ikke til godkendelse. Fremskaffelse af juridiske og økonomiske dokumenter m.v. herunder evt. tilsagn fra myndigheder om låneoptagelse mv. Indhentning af evt. fornøden landinspektørassistance efter indstilling fra rådgiveren. Indstilling af skema A, B og C og/eller tilsvarende skema(er) til myndighedernes godkendelse. Valg af udbudsform og antagelse af tilbud efter indstilling fra rådgiveren.

8 Aftale Side 8 af 24 Udarbejdelse af accepter og entreprisekontrakter, jf. DAB s standardkoncepter, bilagt AB 92 med DAB s tilføjelser og fravigelser. 3-øjekontrol af at arbejdsmiljøpligter for projekterende og arbejdsmiljøkoordinering under projektering og udførelse bliver udført fyldestgørende. 6. Tidsfrister 6.1 Tidsfrister for opgavens løsning: ABR 89, pkt. 5, er gældende, idet de af klienten og rådgiveren i samråd fastsatte tidsfrister for projektets gennemførelse skal overholdes. Medfører sagsbehandlingen hos myndighederne ændringer i tidsplanen, reviderer klienten og rådgiveren tidsplanen i samråd. Rådgiveren skal omgående give skriftligt varsel, hvis han kan forudse, at der sker eller må forventes at ske overskridelse af tidsplanen eller andre gældende frister. Rådgiveren skal hurtigst muligt derefter fremkomme med skriftligt forslag til, hvorledes sådan overskridelse kan undgås eller reduceres. Rådgiveren skal på klientens evt. anmodning indsætte nødvendigt ekstramandskab m.v., hvis det kan reducere eller eliminere fristoverskridelsen. Rådgiveren har ikke krav på særskilt honorar for sådant ekstramandskab mv., med mindre rådgiveren har krav på tidsfristforlængelse. 7. Økonomisk grundlag for opgavens løsning 7.1 Projekteringsfasen: Til brug for Afdelingsmødets godkendelse samt ansøgning om myndighedernes støttetilsagn (skema A eller tilsvarende skema) udarbejder rådgiveren et økonomisk overslag, herunder totaløkonomiske vurderinger samt ydelser i henhold til klientmaterialet nævnt under pkt. 3.3.

9 Aftale Side 9 af 24 Sagens styrende økonomiske ramme er den samlede renoveringssum med specifikationer, som afdelingsmødet og myndighederne har godkendt. Rådgiveren forpligter sig til i samarbejde med klienten at vælge sådanne materialer og konstruktioner, som kan sikre, at vedligeholdelsesog fornyelsesudgifterne ikke overstiger de huslejeforudsætninger, som klienten har fastlagt ved projekteringsstart jf. DAB s Byg-og driftsherrens krav til funktion og kvalitet, April Inden udbud skal rådgiveren gennemregne projektet ved bygningsdeloverslag med angivelse af skønnede priser, der skal være faste i en 12- måneders periode. Skønnede priser forelægges klienten. Hvis de samlede udgifter til entreprisen, således som de er oplyst af rådgiveren ved udarbejdelsen af skema A (eller tilsvarende skema), overskrides efter indhentning af alle priser på samme tidspunkt, reviderer rådgiveren projektet uden vederlag, medmindre det skyldes forhold, der ikke var kendte på udbudstidspunktet. 7.2 Udførelsesfasen: Såfremt det er nødvendigt at afholde forudseelige udgifter udover de af Afdelingsmødet og myndighederne ved skema B (eller tilsvarende skema) godkendte, er det rådgiverens pligt uden vederlag at finde tilsvarende besparelser. Rådgiveren er ansvarlig for, at der kun iværksættes besparelser og merudgifter, som klienten har godkendt skriftligt. Det præciseres, at den tidsplan, der er godkendt af klienten inden udbud indeholdende byggeperiode og afleveringsterminer, ikke kan ændres uden klientens skriftlige godkendelse. 8. Honorar 8.1 De under pkt nævnte ydelser samt ydelser beskrevet i materialet under pkt. 3.3 honoreres med en max. procentsats af håndværkerudgifterne, jf. bilag A.

10 Aftale Side 10 af 24 Eventuelle ydelser under pkt. 4.5, hvor der i bemærkningsteksten ikke er angivet at Ydelsen indgår i rådgivningen, honoreres med et fast beløb efter nærmere skriftlig aftale med klienten. Honoraret kan dog aldrig være højere end det, som myndighederne kan godkende. Honorar for arbejdsmiljøkoordinering skal være indeholdt i den samlede honorarprocentsats, men oplyses endvidere særskilt jf. bilag A. 8.2 Udgifter til eventuel udførelse af geotekniske rapporter, miljøtekniske undersøgelser, lydmålinger, tæthedsprøver og evt. andre specialundersøgelser, betales af klienten efter klienten forudgående skriftlige accept i henhold til et af rådgiveren indhentet/afgivet tilbud. 8.3 Omkostninger, som bygherren har i forbindelse med evt. påbud fra Arbejdstilsynet, som direkte skyldes rådgivers manglende eller fejlagtige varetagelse af sine pligter i forbindelse med arbejdsmiljø, herunder de fra bygherren overdragne arbejdsmiljøpligter, jf. Vejledning og ydelsesbeskrivelse for arbejdsmiljøkoordinering for DAB samt bilag B, modregnes i rådgivers honorar. 9. Udlæg Der refunderes kun udgifter vedrørende: Materiale til myndighedsbehandling og kontraktsæt. Mangfoldiggørelse og udsendelse af udbudsmateriale i henhold til særskilt skriftlig aftale med klienten. Det præciseres i entrepriseudbudsmaterialet, at de bydende selv betaler for tegningsmateriale ud over det i udbudsmaterialet indeholdte. Opdaterede tegninger og beskrivelse efter byggeriets færdiggørelse. Udgifter til øvrig mangfoldiggørelse af materialer, herunder dataoverførsler, samt udgifter til telefon, rejser, befordring og projektansvarsforsikring er inkluderet i det i pkt. 8.1 nævnte honorar.

11 Aftale Side 11 af 24 Efter forudgående skriftlig aftale med klienten kan de i ABR 89, pkt , C, D og E nævnte udgifter refunderes. Udlæg herudover refunderes kun efter forudgående skriftlig aftale herom med klienten. 10. Udbetaling af honorar og udlæg 10.1 ABR 89, pkt. 3.4, er gældende med den tilføjelse: For ydelser under pkt udbetales månedsvis a conto i forhold til præsterede ydelser, dog således at det for den enkelte fase skønnede honorar ikke overskrides, jf. bilag A. Dokumenterede refunderbare udlæg i henhold til pkt. 9 refunderes månedsvis bagud Eventuel sikkerhedsstillelse: Klienten stiller ikke sikkerhed. 11. Ansvar ABR 89, pkt. 6, er gældende med undtagelse af pkt , idet tilsyn er en del af opgaven og tilsynsansvaret. Tilsynsansvaret er alene underlagt samme begrænsninger som rådgiverens ansvar i øvrigt. Rådgiverens ansvar bortfalder ikke og reduceres ikke som følge af, at klienten evt. er repræsenteret af medarbejdere eller i øvrigt bistås af personer med ekspertise indenfor de aktuelle fagområder. Rådgiverens professionelle ansvar er begrænset til rådgiverforsikringens dækningssummer. 12. Forsikring

12 Aftale Side 12 af 24 Rådgiveren dokumenterer senest 14 dage inden projekteringsstart, at han kan tegne en projektansvarsforsikring, der alene vedrører dette projekt (objektansvarsforsikring) med en forsikringssum for personskade på kr. 12,5 mio. samt en forsikringssum for tingsskade og/eller tab baseret på 15 procent af sagens samlede håndværkerudgifter inkl. moms og baseret på sædvanlige forsikringsvilkår, dog min. kr. 4 mio. Forsikringen skal dække alle rådgivningsområder. Selvrisiko må ikke overstige 1 procent af dækningssummen for tingskader. Forsikringen skal træde i kraft senest ved projekteringsstart. Forsikringen skal være gældende i 5 år efter byggeriets aflevering, jf. AB 92, 28, stk. 4. Kopi af policen med vilkår og dokumentation for betalt præmie skal fremsendes til klienten senest en måned efter byggestart. Præmieudgiften til projektansvarsforsikringen er indeholdt i det i pkt. 8.1 nævnte honorar. 13. Tvister ABR 89, pkt. 9, er gældende med den tilføjelse: Uenighed mellem klienten og rådgiveren om honoraret, berettiger ikke rådgiveren til at standse eller forsinke sin ydelse. Honorartvister afgøres endeligt og bindende ved voldgift, jf. AB 92, Ophavsret ABR 89, pkt. 4, er gældende med den tilføjelse:

13 Aftale Side 13 af 24 Klienten er berettiget til at anvende det tegningsmateriale, som er udarbejdet for opgavens løsning, til brug for brochurer, avisartikler, markedsføring og lignende, herunder via elektroniske midler. Frederiksberg, den den Som projektleder SELSKAB AFDELING v/dab Finsensvej Frederiksberg Adm. direktør Byggechef Rådgivers forpligtende underskrift og stempel

14 Bilag A Side 14 af 24

15 Bilag A Side 15 af 24 Beregning og udbetaling af rådgiverhonoraret Rådgiverhonoraret, der fastsættes som en procentdel af håndværkerudgiften inkl. moms, er afhængig af håndværkerudgifternes størrelse. Ved håndværkerudgift forstås: Håndværkerudgiften med tillæg og fradrag efter afholdt entrepriseudbud med tillæg af moms, hvilken samme håndværkerudgift lægges til grund for udarbejdelse af entreprisekontrakt(er). Overtager entreprenøren efter forhandling klientens forpligtelser til betaling af el, vejrligsbestemte foranstaltninger, udtørring og opvarmning beregnes der ikke honorar af disse udgifter. Honoraret beregnes efter nedenstående tabel: Byggesagens håndværkerudgifter inkl. moms Procentsats Heraf udgør arbejdsmiljøkoordinering Procentsats Indtil Kr. 100 mio. kr. 200 mio. Fra kr. 200 mio. Honorarprocentsatsen angives med 2 decimaler inkl. arbejdsmiljøkoordinering. Honorar for arbejdsmiljøkoordinering angives med 2 decimaler og som en procentsats af håndværkerudgiften inkl. moms. Ved håndværkerudgifter inkl. moms, der ligger mellem de anførte intervaller, interpoleres retlinet (med 2 decimaler). Procentsatsen angiver den procentdel af håndværkerudgiften, som det samlede rådgiverhonorar for alle rådgivere udgør. Det beregnede rådgiverhonorar er inkl. moms og omfatter ydelserne nævnt under rådgivningsaftalens pkt med nedenstående præciseringer.

16 Bilag A Side 16 af 24 Præmie for en projektansvarsforsikring, jf. rådgivningsaftalens pkt. 12, er indregnet i rådgiverhonoraret. Honoraret beregnes endeligt ved skema B (eller tilsvarende skema) og er derefter fast. Der sker ingen regulering. Såfremt klienten ønsker at tilkøbe ydelser af entreprenøren efter myndighedernes godkendelse af skema B (eller tilsvarende skema), beregnes yderligere honorar for de tilkøbte ydelser med sagens beregnede procentsats. Udgifter for udførelse af specialundersøgelser som geo- og miljøtekniske jordbundsundersøgelser, PCB- og blyundersøgelser, lydmålinger og tæthedsprøver mm. afholdes af klienten ud over ovennævnte honorar. Udbetaling af rådgiverhonoraret Forundersøgelser, program og dispositionsforslag Projektforslag Forprojekt Hovedprojekt, udbud og licitation Projektopfølgning, tilsyn, byggeledelse, aflevering og mangelafhjælpning 1-års eftersyn 10% 10% 5% 35% 30%* 10%** *) 5 procent af det samlede rådgiverhonorar kommer først til udbetaling, når klienten har modtaget det i Bygherrens Kvalitetssikrings- og dokumentationskrav til rådgivere, Oktober 2012 under pkt. J 1 og 2 beskrevne materiale. **) Udbetaling vil først finde sted, når klienten har modtaget det i DAB s Kvalitetssikrings- og dokumentationskrav til rådgivere, Oktober 2012 under pkt. J 3 beskrevne materiale. Udbetaling for arbejdsmiljøkoordinering vil først finde sted når klienten har modtaget færdiggjort og fyldestgørende dokumentation for arbejdsmiljøkoordineringen i de enkelte faser.

17 Bilag A Side 17 af 24 For ydelser nævnt under rådgivningsaftalens pkt udbetales a conto månedsvis bagud i forhold til præsterede ydelser, med mindre andet er aftalt i forbindelse med pkt. 4.5.

18 Bilag B Side 18 af 24 Rådgiverydelser omfattet af rådgivningsaftalens punkt 4.2 og 4.3 I rådgiverens ydelser nævnt i aftalens punkt 4.2 og 4.3 indgår tillige følgende ydelser: Møder og referater generelt Projekterings-, tekniker-, beboer- og byggemøder, alle møder om sikkerhed, jf. vejledning og ydelsesbeskrivelse herom samt andre møder afholdes i påkrævet omfang. Det aftales konkret mellem klient og rådgiver i hvilket omfang klienten skal deltage i byggemøder. Rådgiver skal udarbejde referater af de møder, han deltager i. Referater, og især byggemødereferater, skal være konkrete og angive præcist, hvad der blev drøftet, tilkendegivet og besluttet, herunder tidsfrister, samt hvad der er væsentligt og mindre væsentligt. Byggesagens økonomiske status skal indgå som fast punkt på byggemøder. Referater skal indeholde relevant tilhørende dokumentation, herunder fotodokumentation. Renoveringsarbejder i beboede ejendomme. Rådgiveren skal i samarbejde med klienten udarbejde oplæg/budget for udarbejdelse af byggeteknisk materiale tilstandsrapporter og miljøundersøgelser mv. Omfanget af de byggetekniske undersøgelser m.m. skal tage udgangspunkt i Landsbyggefondens dokumentationskrav ved helhedsplaner/støttede renoveringer. Rådgiveren skal i samarbejde med klienten forestå og deltage i de beboerdemokratiske processer, der er typiske i forbindelse med beslutningsprocedurer, der er gældende ved renoveringsopgaver i alment byggeri. Rådgiveren skal i samarbejde med klienten og med udgangspunkt i vedlagte overordnede procesplan, jf. Bilag B1, udarbejde oplæg til den beboerdemokratiske proces i den konkrete renoveringssag. Rådgivere skal på baggrund af den udarbejdet beboerdemokratisk proces planlægge og deltage i de beskrevet beboerworkshops, i bestyrelsesmøder samt beboer- og afdelingsmøder, hvor beslutninger om renoveringssager bliver behandlet og besluttet. Rådgiverne skal, efter nærmere aftale, udarbejde de nødvendige beslutningsoplæg til bestyrelsen og/eller afdelingsmødet med henblik på, at skabe fremdrift og godkendelse af sagen. De nævnte møder/workshops vil som regel ligge i aftentimer eller weekenderne.

19 Bilag B Side 19 af 24 Rådgiveren skal i samarbejde med klienten medvirke til, at udarbejde informationsmateriale forud for bestyrelsesmøder, beboer-(workshop) og afdelingsmøder. Der skal ligeledes udarbejdes informationsmateriale, når renoveringsarbejderne er under udførelse, i form af nyhedsbreve, som udsendes når det er relevant, ligesom der skal informeres omkring afleveringsprocedurerne, set i forhold til den enkelte beboer. Det skal af alt informationsmateriale fremgå, hvem der kan rettes henvendelse til med spørgsmål vedrørende renoveringsarbejderne, herunder i forbindelse med konkrete situationer, som måtte opstå under arbejdernes udførelse. Informationer skal formidles i form af tekst og illustrationer og godkendes af klienten inden udsendelse. Rådgiveren skal med udgangspunkt i DAB s retningslinjer beskrive proceduren for beboervarslinger, såvel ved udvendige arbejder som ved indvendige arbejder i beboernes lejemål. Proceduren skal tilpasses den enkelte sag og forelægges klienten til drøftelse og godkendelse. Det forudsættes, at indsamling og/eller opbevaring af nøgler sker i samarbejde med afdelingens ejendomspersonale og entreprenøren. For at højne trygheden hos beboerne skal rådgiver bære synligt ID-kort ved færdsel på byggepladsen. Rådgiveren skal medvirke til registrering af eventuelle forsikringsskader, der måtte opstå under arbejdernes udførelse. Arbejdsmiljøkoordinering i projekterings- og udførelsesfase Der henvises til DAB s Vejledning og ydelsesbeskrivelse for arbejdsmiljøkoordinering. Rådgiveren samt de(n) udpegede arbejdsmiljøkoordinator(er) skal anvende de af klienten udarbejdede og udleverede gældende skabeloner for dokumenter til PSS, byggepladsplaner, dagsordener og referater, risikoanalyser m.fl. Klienten sørger løbende for opdatering af skabelonerne eks. vis ved ny lovgivning, og rådgiver samt arbejdsmiljøkoordinator er forpligtede til at anvende de til enhver tid senest opdaterede skabeloner. Følgende dokumenter, som fremgår af Ydelsesbeskrivelsen for arbejdsmiljøkoordinering, skal anvendes af rådgiver samt af arbejdsmiljøkoordinatorer i projekterings- og udførelsesfase:

20 Bilag B Side 20 af 24 Bilag 0 Dokumentliste for arbejdsmiljøkoordinering Bilag 1 Arbejdsmiljøkoordineringstidsplan Bilag 2A Skabelon for PSS Bilag 2B Skabelon for DIN PSS Bilag 3A Checkliste risikoanalyse og arbejdsmiljøvurdering Bilag 3B Skema for risikoanalyse og arbejdsmiljøvurdering Bilag 4 Skabelon for byggepladsindretning Bilag 5A Checkliste for fremtidigt arbejdsmiljø Bilag 5B Skabelon for arbejdsmiljøjournal Bilag 6 Checkliste forundersøgelser og tilstandsvurderinger Bilag 7 Skabelon for sikkerhedsrunderinger Bilag 8A Dagsorden for opstartsmøder Bilag 8B Dagsorden for sikkerhedsmøder Bilag 9 Skabelon for PSS tidsplan Bilag 10 Skabelon for arbejdsmiljønotat For arbejdsmiljøkoordinering i projekterings- og udførelsesfase udpeges arbejdsmiljøkoordinatorer(ne) af klienten. Ydelsen kan efter klientens bestemmelse udgå af rådgiverens ydelse, jf. rådgiverkontrakten pkt Byggeplads- og sikkerhedsforanstaltninger i fælles områder Rådgiver skal forestå og sikre, at det ved entrepriseudbud fremgår af udbudsmaterialets tilbudslister og PSS-skabelon, at der ved entreprenørens prissætning, detailplanlægning og udførelse af arbejdet tages hensyn til 1) afgrænsning af alle byggepladsog sikkerhedsforanstaltninger i fælles områder og ved farlige aktiviteter, og 2) andre miljøforhold som beskrevet i PSS. Kvalitetssikringsarbejder Rådgiveren skal udføre kvalitetssikring i overensstemmelse med DAB s Kvalitetssikrings- og dokumentationskrav, Oktober 2012, og KS-bekendtgørelse nr af 23. september 2010 samt sikre, at erklæring om risikobehæftede forhold udfyldes og underskrives. Rådgiveren skal sikre, at entreprenørens ydelse er i overensstemmelse med de stillede kvalitetssikringskrav. I den forbindelse skal rådgiveren bl.a. gennemføre de i bekendtgørelsens 12 nævnte projektgennemgange.

21 Bilag B Side 21 af 24 Rådgiveren skal i iht. bestemmelser for støttet byggeri afgive underskrevet erklæring om, hvorvidt projektet indeholder risikobehæftede forhold som vurderes at være risikobetonede / med større risiko. Erklæringen skal løbende ajourføres jf. retningslinjerne fra Byggeskadefonden. Rådgiveren skal sørge for indberetning af byggeriets nøgletal. IKT Ydelsesspecifikation bips F202, IKT-ydelsesspecifikation, basisbeskrivelse er gældende for de digitale ydelser på byggesagen, med følgende tilføjelser. Al kommunikation skal udveksles digitalt, herunder udbud og afleveringsforretning inkl. digitale mangellister. Der henvises her til DAB s IKT-kravspecifikationer, Juni Udbudsmaterialet skal udarbejdes på baggrund af bygningsmodellen, der skal stilles til rådighed (ICF-format) for tilbudsgiver, således at tilbudslister, mængder mv. kan aflæses. Projektweb tilvejebringes af rådgiveren og skal som minimum opfylde Bekendtgørelse nr. 119 af 9. februar 2013 om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i alment byggeri. Byggesagens parter skal have fri adgang til sagens projektweb, der administreres af rådgiveren. Udbuds-/tilbudsportal tilvejebringes af rådgivere og skal opfylde krav, jf. bekendtgørelsen for IKT i det alment byggeri. Ansvarlig for digital kommunikation inkl. sagens projektweb og udbuds-/tilbudsportal skal meddeles ved opstart af sagen og indledes med et opstartsmøde, hvor retningslinjer, dokument- og datastruktur fastlægges. Rådgivere skal arbejde med digitale mangellister, der som udgangspunkt udarbejdes, revideres og distribueres iht. bips C207, Digitale Mangellister. Fakturastyring Rådgiveren skal ved påtegning på a conto begæringer sikre, at entreprenørens KSmateriale er ajourført.

22 Bilag B Side 22 af 24 Rådgiveren skal påtegne at fakturaer jf. DAB s Økonomistyringsmanual, Nybyggeri/Renovering, Oktober Logistikplanlægning Rådgiveren skal sikre, at der i lighed med kravene til nybyggeri jf. bekendtgørelse nr af 14. december 2011 om støtte til almene boliger foreligger en plan for styring af logistik på byggepladsen, og at planen indeholder principper for løbende ajourføring og justering af planen i byggeperioden. Rådgiveren indestår for, at den samlede logistikplan foreligger senest i forbindelse med klientens indgivelse af skema B (eller tilsvarende skema) ansøgning. Endvidere skal rådgiveren sikre, at der ved udbud i hovedentreprise, fag-/storentreprise eller totalentreprise i udbudsgrundlaget indsættes et vilkår om, at entreprenørens tilbud skal indeholde en plan for styring af logistik på byggepladsen, og at planen skal indeholde principper for løbende ajourføring og justering af planen i byggeperioden. Rådgiveren skal tillige sikre opfølgning af planen under byggeriets udførelse. Vejrligsbestemte foranstaltninger Rådgiveren varetager alle klientens forpligtelser omkring vejrligs- og årstidsbestemte foranstaltninger i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 477 af 18. maj 2011 om bygge- og anlægsarbejder i perioden 1. november til 31. marts. Rådgiveren skal forestå og sikre, at det i udbudsmaterialet, til brug for entreprenørens prissætning, detailplanlægning og udførelse af arbejdet angives i tilbudslister samt i PSS: - hvilke og hvor omfattende foranstaltninger, der skønnes nødvendige for at arbejder kan videreføres i perioden 1. november til 31. marts, - hvorledes de vejrligsbestemte foranstaltninger og årstidsbestemte foranstaltninger, der er fælles for flere entrepriser, skal fordeles mellem entreprenørerne, - krav til byggepladsforanstaltninger, der er nødvendige for arbejdets udførelse i perioden 1. november til 31. marts, uanset om disse udføres i eller uden for perioden, Der skal anvendes de af Vinterkonsulenterne udarbejdede værktøjer.

23 Bilag B Side 23 af 24 Hjemtagelse af tilskud til energibesparelser Rådgiveren varetager alle klientens forpligtelser omkring hjemtagelse af mulige energisparetilskud med baggrund i bekendtgørelse nr. 677 af 21. juni 2010 om energibesparelser i net- og distributionsvirksomheder (energiselskaber), hvorefter energiselskaber er villige til at betale et tilskud for at få retten til at registrere energibesparelsen i et projekt. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med renovering/udskiftning af tage, vinduer, klimaskærm, energiforsyningsanlæg, tekniske installationer, køleskabe, vaskemaskiner m.v. Energimærkning Rådgiveren varetager alle klientens forpligtelser vedrørende udlevering af alt nødvendigt materiale til det af klienten valgte certificerede energimærkningsfirma til brug for energimærkning af bygninger med baggrund i lovbekendtgørelse nr. 636 af 19. juni 2012 om fremme af energibesparelser i bygninger. Klienten varetager selv øvrige opgaver vedrørende energimærkning, herunder udlevering af energimærke til lejerne. Udbud Rådgiveren skal sikre, at der i overensstemmelse med EU-udbudsdirektivet eller Tilbudsloven foretages udbud i hovedentreprise, fag-/storentreprise eller totalentreprise. Herudover skal rådgiveren sikre, at der ved anvendelse af udvælgelseskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud som et af flere tildelingskriterier, indgår tilbudsgivers forslag til logistikplanlægning/-systematik for styring af den konkrete byggeopgave. Udbudsmaterialet skal bestemme, at de bydende selv skal betale for tegningsmateriale udover det i udbudsmaterialet indeholdte. Rådgiveren skal vurdere de indkommende tilbud samt præsentation af licitationsresultatet og indstilling til byggeudvalget. Beslutning om valg af udbudsform og bydende træffes af klienten på grundlag af indstilling fra Rådgiveren. Tid og økonomi Rådgiveren skal virke for, at byggesagen gennemføres inden for byggesagens styrende økonomiske ramme og aftalte tid, og således at evt. forsinkelser eller tidsmæssige forskydninger begrænses mest muligt. Rådgiveren skal under udførelsen tillige virke for, at klientens krav på dagbøder for overskridelse af mellem-, delafleveringsog/eller slutfrister til stadighed sikres, og rådgiveren skal i den forbindelse blandt an-

24 Bilag B Side 24 af 24 det løbende advisere entreprenøren om forestående sanktionsbelagte frister, og opgøre og advisere entreprenøren om ifaldne dagbøder samt opkræve dagbøder hos entreprenøren. 1. års gennemgang Rådgiver indkalder på bygherrens vegne til 1 års eftersynet, jf. AB 92. Rådgiveren skal i forbindelse med 1 års eftersynet i rette tid forestå registrering og opgørelse af fejl og mangler samt afholdelse af selve eftersynet med entreprenøren. Rådgiver indstiller til klienten, at nedskrive garantistillelsen til 2 procent. I byggeskadesager mm. hvor Byggeskadefonden er involveret, skal rådgiver deltage i fondens 1 års eftersyn.