Møde i Hovedarbejdsmiljøudvalget Dagsorden Mødedato 9. april 2015 Starttidspunkt Kl. 9:00 Sluttidspunkt Kl. 11:30 Mødested Lokale F1.24 på Blangstedgårdsvej Lokale 3.212 på Vestre Engvej side 1/9
1. Godkendelse af dagsorden og punkter til eventuelt 2. Åben temadrøftelse: Campusmiljø 2.1 Sagsfremstilling Hovedarbejdsmiljøudvalget påtager sig et ansvar for at sætte produktive rammer for drøftelser af de arbejdsmiljømæssige aspekter af UCLs forandringsprocesser, og vil derfor gerne åbent drøfte hvordan UCL kan arbejde med arbejdsmiljømæssige aspekter af campusprocessen i Vejle og Niels Bohrs Allé med arbejdsmiljøorganisationen og andre arbejdsmiljøinteresserede. Med udgangspunkt i SIGNALarkitekternes rapport vil Lone Hougaard, Uddannelseschef på Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle og medlem af hovedarbejdsmiljøudvalget holde et oplæg om: Hvilke psykiske og fysiske arbejdsmiljømæssige udfordringer har Campusdannelsen i Vejle En mulig proces der imødekommer de arbejdsmiljømæssige udfordringer for medarbejderne ved flytningen til Niels Bohrs Allé. Formålet med drøftelsen er igennem en rammesætning af vidensdeling mellem de to campusprojekter om de arbejdsmiljømæssige aspekter at mindske de mulige arbejdsmiljømæssige udfordringer ved campusdannelsen i Odense. 3. APV -målekriterier 3.1 Sagsfremstilling Ved HAU-mødet i december 2014 besluttede hovedarbejdsmiljøudvalget, at der, når det generelle resultat af APV en foreligger, skal udarbejdes kriterier for effektmålingen af den anvendte APV-metoden. Det forslås, at flg. målekriterier drøftes i de lokale arbejdsmiljøudvalg eller sammenlagte udvalg i efteråret 2015. 1. Om der er opnået Kortere tid fra kortlægning til handling pga. hurtigere afrapportering 2. Om der er opnået bedre dialogkultur mellem alle niveauer i organisationen 3. Om der er opnået Øget fokus på psykisk arbejdsmiljø i APV en side 2/9
4. Om der er opnået Større effekt af APV-arbejdet i relation til det psykiske arbejdsmiljø 3.2 Indstilling Det indstilles, at hovedarbejdsmiljøudvalget fastlægger kriterier for effektmålingen af APV-metoden, og beslutter en metode for evalueringen. 4. Temadagen den 12. marts 2015 4.1 Sagsfremstilling Den 12. marts blev årets 1. temadag for arbejdsmiljøorganisationen afholdt. Formålet med temadagen var at: Styrke arbejdsmiljøarbejdet på alle niveauer gennem en tydeliggørelse af ansvarsområder og samarbejdsfalder Arbejde med hvordan arbejdsmiljøarbejdet kobles til organisationens strategier og mål Der er gennemført en evaluering af temadagen for arbejdsmiljøorganisationen den 12. marts 2015. Resultatet er samlet i bilag 4.1 sidst i dagsordenen. I hovedtræk viser undersøgelsen at det var en vel planlagt dag med interessante oplæg om social kapital og koblingen til UCL s strategier. Det foreslås, at resultatet af APV en 2014 er omdrejningspunktet for næste temadag, samt at dagen tilrettelægges fra kl. 9 til 17 med frokost. 4.2 Indstilling Det indstilles, at hovedarbejdsmiljøudvalget evaluerer temadagen i relation til formålet og drøfter resultatet af evalueringen med fokus på hvad der skal fastholdes og hvad der skal ændres vedrørende temadagene. 5. Emne og formål for temadagen i efteråret 2015 5.1 Sagsfremstilling Der er planlagt en temadag for arbejdsmiljøorganisationen den 8. oktober 2015. side 3/9
Ifølge arbejdsmiljøplanen er det overordnede tema for dagen trivsel og arbejdsglæde. 5.2 Indstilling Det indstilles, at hovedarbejdsmiljøudvalget beslutter formål og emner for den kommende temadag. 6. Sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøstrukturen 6.1 sagsfremstilling Ved temadagen den 12. marts 2015 pegede to grupper på muligheden for at samle arbejdsmiljøorganisationen samt samarbejdsorganisationen 6.2 Indstilling Det indstilles, at HAU kort drøfter fordele og ulemper ved sammenlægningen af arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisationen. 7. Orientering Indberetning i EASY v. Jørgen Thorslund Leder-APV en v. Jørgen Thorslund Fraværsstatistik v. Jørgen Thorslund Trivselsmåling v. Jørgen Thorslund Refundering fra Arbejdstilsynet v. Jørgen Thorslund side 4/9
8. Eventuelt 9. Highlights 9.1 Sagsfremstilling Det foreslås, at et sammendrag af følgende emner fra det aktuelle HAU-møde bliver lagt på mit.ucl.dk, og sendes til de lokale arbejdsmiljøudvalg. 1) Temadrøftelsen 2) Drøftelsen af APV ens målekriterier 3) Tema for næste temadag side 5/9
Bilag 4.1 Resultatet af evalueringen af temadagen for arbejdsmiljøorganisationen den 12. marts 2015 Grafen herunder viser, at undersøgelsen omfatter 15 ud af 23 mulige evalueringer. De positive forhold ved temadagen var: Forelæsningen om socialt kapitel Netværkssamarbejdet Faciliteringen ved Lisbeth Petersen Mødes med andre AMR netværke Videndeling - f.eks. viden om aftale med worklifehjemmesiden og info vedr arbejdsmiljø Gruppearbejde med case Oplæg udefra Facilator på dagen (fin tidsmæssigt) At mødes med andre AMRèr Oplæg om social kapital Når vi i gruppearbejdet og oplæggene blev konkrete Godt at komme til at snakke med andre, der beskæftiger sig med arbejdsmiljø, men fra forskellige positioner i UCL Netværk Fint med gruppedrøftelser Gode, relevante oplæg Fint med intern afholdelse af arrangementet Spændende at blive bragt sammen i det store forum Samarbejde med andre AM Arbejde på tværs God tilrettelæggelse God dagsorden Godt flow hele dagen Gode gruppeopgaver/case Godt oplæg fra Thomas Lundby God tid til drøftelser Møder medarbejdere fra andre dele af UCL Fint med et gennemgående tema Fin planlægning Spændende oplæg og model ifm. AMO og strategien side 6/9
Gode forhold Veltilrettelagt og alle værktøjer præsenteret af Signe er særdeles brugbare - godt gået:) Temadagen var veltilrettelagt og vel gennemført Det er hensigtsmæssigt, at arbejdsmiljø materialet er blevet systematiseret digitalt Det kvalificerede temadagen, at der blev præciseret og koordineret mellem arbejdsmiljøtiltag og UCL s vision. At være sammen med "hele" AMO Indblik i sammentænkningen af arbejdsmiljøarbejdet og strategiarbejdet i UCL God guidning gennem dagen af Lisbeth Dejligt med sange, det løsner stemningen Klare opgaveformuleringer De forhold ved temadagen som kan forbedres er: I strategiarbejdet blev det svært at skelne mellem indsatser i forhold til personaleledelse og indsatser i forhold til arbejdsmiljøarbejdet, fx påpegede flere grupper problemer med et evt. kompetencegab. Til gengæld syntes der ikke at være nogen sammenhæng til APV 2014. En kommende strategi for arbejdsmiljøarbejdet skal koncentrere sig om AMO s ansvarsområder, og den skal rumme en tydelig og prioriteret indsats i forhold til de arbejdsmiljøproblemer, som APV 2014 har dokumenteret Det kunne være godt hvis vi kunne få lov til at drøfte noget og komme med konkrete forslag til forbedringer vedr. arbejdsmiljøet. Det var ok at finde ud af, hvordan vores arbejdsmiljøorganisation er skruet sammen, men det havde været mere gavnligt for arbejdsmiljøet, om vi kunne have drøftet konkrete tiltag, som kan forbedre arbejdsmiljøet i UCL. Indhold kunne lægge mere vægt på konkrete tiltag Indhold burde være knyttet til de konkrete APV-fund Blev ikke klogere på HVORDAN vi kan samarbejde For meget form uden indhold Sidste oplæg interessant, men lidt fjert fra aktuelle AM opgaver. Og fremlæggelserne blev for lange...vi var vist for trætte til at høre efter. Kom med konkrete bud på opgaver og manualer. Frokosten! Sandwich i den form til middag holder ikke. Server noget mere grønt. Fremmøde på ledersiden for sporadisk. Deltagelse skal indskærpes. Dagens længde - 10.00-18.00 (20.00)- kunne overvejes set i lyset af temaet. Evt. fra 09.00-17.00 - og så pengene brugt på lækker frokost i stedet. Meget lang dag De sidste punkter på dagsordenen skal ikke være de mest udfordrende. Vælge emner, der er mere relevante i forhold til hvad der sker i organisationen lige nu. Toastmasteren satte yderligere stress, på en i forvejen presset plan. Der manglede ledere fra Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler. Forbedringer: Det er altid bedre at arbejde videre med et fælles tema når alle deltager. Var måske indholdmæssigt holdt på et lidt for generelt niveau AMOs arbejde og rolle i organisationen set i relation til social kapital var skudt over mål. Der var ikke sammenhæng ift. organisation og ledelse for nuværende. Her synes jeg, at Thorslunds model og oplæg skulle have dannet baggrund for dagen - og ud fra dette, skulle der være fyldt på og udvidet ift. "amirerne" og amo-grupperne. Gruppedrøftelserne løb - for mit vedkommende - af sporet pga. uengagement i gruppen. Var nok uheldig. Andre grupper virkede engagerede og interesserede. Desværre var der mange afbud At tune organisationen til ekstern audit. oplæg 2 vedr. ansvars- og opgavefordeling kunne formidles skriftligt. I stedet bruge tiden på cases,eller nyeste viden inden for feltet f.eks. forebyggelse af stress eller lign. side 7/9
Det ville være bedre at vi ikk e var så blandede i grupperne, da der er mange forskellige vinkler, der skal ses på ifm. løsning af opgaverne, kræver f.eks. forklaringer fra hver deltager Ærgerligt at mange havde meldt afbud, men det kan nok ikke undgås, at det sker Frokosten, måske smørrebrød i stedet for sandwich :-) Det vigtigste deltagerne tager med fra temadagen er: Arbejdet med koblingen mellem UCL s strategi og mål og arbejdsmiljøarbejdet (se dog forrige side) At det er og bliver lokalt man skal arbejde med at forbedre arbejdsmiljøet. Det virker alt for tungt og langsommeligt at få noget nedefra op i systemet og ned igen. Så synes jeg måske at snitfladerne jvf nogle af de dokumenter vi fik udleveret ikke er så tydelige endda mht hvor ansvaret ligger...hvilket igen for mig til at tænke at vi lokalt skal arbejde for at få et bedre arbejdsmiljø. Jeg synes at der går for meget politik i temadagens andet formål. Jeg ville hellere have konkrete løsninger end at vi skal skrive arbejdsmiljøet ind i organisationens mål og strategier. Modeller ok hvis de operationaliseres konkret - men jeg blev altså ikke klogere på hvad vi gør ved det Større opmærksomhed på mine opgaver og hvilke jeg kan/skal adresserer videre i systemet jeg har selv fået større organisatorisk overblik Oplæggene var yderst relevante. Den sidste drøftelse omkring koblingen til strategier og mål var yderst interessant, skønt svær. Forståelse af organisationens opbygning og informationsflow Viden om hvor forskellig det opfattes hvad der vigtigst at fokusere på Viden om hvor vigtigt det er at kommunikation går begge veje Mere viden om fokuspunkter og vision for UCL Styrke arbejdsmiljøarbejdet på alle niveauer gennem en tydeliggørelse af ansvarsområder og snitflader Styrke arbejdsmiljøarbejdet og synliggøre det- specielt i egen afdeling -Men det var faktisk interessant at drøfte arbejdsmiljø i forhold til startegier Det at styrke am-arbejdet på alle niveauer. Blot det kommer ud at virke - at vi gør mere brug af hinanden, værktøjerne, ideerne mv. Det optimerer det fremadrettede arbejdsmiljøarbejde, at der var fokus på kobling af organisationens strategier og mål med arbejdsmiljøarbejdet. Det var relevant at koble social kapital med arbejdsmiljø At arbejdsmiljøarbejdet hænger sammen på de tre nivauer i kraft af de samarbejdsrum der er mellem de 3 niveauer At arbejdsmiljøet også tænkes ind i UCL s mål og strategier, hvilket giver det en vis tyngde og signalerer at det er vigtigt At det ikke handler om snitflader, men at der er tale om samarbejdsflader. Dette er bare ikke så let at gennemføre i den nuværende organisering Studieadministration Uddannelser. Jeg synes, at mål og strategier handler mere om dimittender /kunder/brugere, og ikke så meget om hvordan medarbejderne har det Andre kommentarer vedrørende temadagen Næste temadag bør koncentreres om udvikling af et godt psykisk arbejdsmiljø og bearbejdning af de tværgående psykiske og sociale arbejdsmiljøproblemer, som blev dokumenteret i 2014 Det er meget vigtigt at AMO-repræsentanterne generelt oplever, at der arbejdes med det tema, som HAU har valgt i 2015, nemlig psykisk arbejdsmiljø. side 8/9
Det er samtidig vigtigt, at AMO-repræsentanterne generelt oplever, at der er mulighed for at blive klogere på hvordan og at vi i fællesskab kan drøfte mulighederne for at gøre en fælles indsats i forhold til de psykiske og sociale arbejdsmiljøproblemer, som blev dokumenteret i APV 2014 En interessant og anstrengende dag... Kantinen leverede en kedelig frokost, men en super-lækker aftensmad. - Det må i gerne give videre til kantine personalet. Jeg ser frem til den næste temadag, som skal handle om hvordan vi kan bedre det psykiske arbejdsmiljø, da det er noget jeg sidder med i mit daglige arbejde. Godt at høre hvad kolleger tænker fra de forskellige steder i UCL Frustrerende at gruppemedlemmer blot forlod gruppen i løbet af dagen uden kommentarer Grupperne var noget små (ved godt det bl.a. skyldes sene afbud). Ideen med 7-delingen kom først til allersidst. Man kunne have opereret med forskellig gruppeinddelinger i løbet af dagen, og så være endt i de syv små grupper. Det ville også have øget kendskabet til de øvrige folk i rummet, hvis vi havde krydset grupper undervejs. Dejlige engagerede mennesker at arbejde sammen med. Fantastisk aftensmad :-) OK dag Operationalisering af kobling mellem social kapital og arbejdsmiljø fodrer at være et fast dagsordenpunkt på HAU Positivt at være sammen med andre ansatte fra arbejdsmiljøorganisationen i UCL. positiv oplevelse side 9/9