Håndbog om Frivillig Arbejdskraft

Håndbog om Frivillig Arbejdskraft I ATTRAKTIONER Håndbog om Frivillig Arbejdskraft i Attraktioner af Mette Genz

Indholdsfortegnelse Kære læser.......................................... 3 Overvejelser omkring frivillig arbejdskraft.................. 4 Motivation for at blive frivillig........................... 7 Hvervning af frivillige.................................. 8 Uddannelse af dine frivillige............................. 9 Belønning af frivillige................................. 11 Alt det med småt.................................... 12 Eksempel på hvervefolder.............................. 14 Stikord til det første informationsmøde................... 15 Skitse til uddannelsesforløb............................ 16 Skitse til samarbejdsaftaler............................. 17 Eksempel på frivillig politik............................ 18 Skitse til jævnlige informationsmøder..................... 19 Case fra Ribe VikingeCenter........................... 20 En frivilligs beretning................................. 23 Case fra Gerlev Legepark.............................. 25 Case fra Aqua Ferskvands Akvarium...................... 30 Kolofon: Skribent: Mette Genz Produktion og grafisk design: ODA Sekretariatet (Center for Oplevelsesudvikling) Fotos og illustrationer: Center for Oplevelsesudvikling og Syddansk Turisme samt de medvirkende attraktioner. Redaktionen er afsluttet per 30. maj 2008. Side 2

Kære læser, Denne håndbog er tænkt som lige dele værktøj og inspiration - hvad enten du allerede nu har ansvaret for frivillige medarbejdere i din attraktion, eller du måske overvejer at styrke din nuværende organisation med frivillige Er du ny, på området frivillig arbejdskraft, rejser bogen spørgsmål som er vigtige at overveje, og i mange tilfælde kan svarene eller vejen hertil - også findes heri. Men det er ikke gjort med at læse håndbogen alene. Du skal regne med at bruge tid sammen med dine øvrige kolleger, så I sammen kan overveje, afklare og planlægge hvordan arbejdet med frivillige bliver en gensidig gevinst. Håndbogen kan også læses af nuværende og kommende frivillige, som inspiration til hvilke overvejelser du som frivillig, ligeså naturligt som attraktionen, bør gøre dig før du indgår en aftale om frivillig arbejdskraft. Det skrevne tager udgangspunkt i den opsamlede viden fra erfa-gruppen, der arbejdede med emnet i ODA-projektets Fase 2. Her deltog blandt andre medarbejdere fra Fjordcentret, Odense Bys Museer, Børnekulturhuset Fyrtøjet, Gerlev Legepark, Danmarks Keramikmuseum, Trapholt og Ferksvandscentret Aqua. For at kvalificere denne håndbog yderligere har Ribe VikingeCenter tillige bidraget med input i løbet af ODA-projektets Fase 3. Håndbogen er derfor baseret på et bredt udsnit af de danske attraktioners erfaringer, men den kan også læses af foreninger og andre organisationer, der har appetit på viden og inspiration til arbejdet med frivillige. Du behøver ikke læse håndbogen fra ende til anden, men kan springe i kapitlerne afhængigt af dit behov for inspiration. Til sidst i håndbogen kan du finde vej til forslag og skitser til mange af de ting håndbogen nævner undervejs. Rigtig god fornøjelse! Side 3

Overvejelser omkring frivillig arbejdskraft En af de mange overvejelser, du som det allerførste bør gøre dig, er selvfølgelig det indlysende spørgsmål du må stille dig selv nemlig, hvilke gensidigt givende arbejdsopgaver kunne varetages i det daglige af frivillige? Og her må gensidigt være nøgleordet; der er mange grunde til at frivillige vælger at være det; måske interesserer de sig i forvejen meget for netop dit fagområde, måske har det været en del af deres arbejdsliv i mange år, inden tilværelsen som efterlønner eller pensionist har sat ind, måske ønsker de at opnå eller styrke sociale relationer og danne netværk med andre frivillige, måske er de allerede en del af dit eget personlige netværk, måske er grunden en helt femte eller sjette men væsentligt er det, at deres frivillige indsats giver mening for dem, i ligeså høj grad som den giver mening for dig. Dernæst skal du overveje, hvilket samlet udbytte din attraktion kan få af frivillig arbejdskraft, når du sammenholder det med det stykke arbejde du selv eller dine medarbejdere skal gøre for at det også fungerer i det daglige. Ligesom der ligger et stykke arbejde i at pleje dit personale, ligger der også et stykke arbejde i at pleje dine frivillige. Har du de fornødne ressourcer til at hverve, uddanne, pleje og til stadighed optimere samspillet med dine frivillige, eller skal den opgave også løses af frivillige. I givet fald hvordan skal det så organiseres, så det falder i tråd med din egen strategi for attraktionens daglige virke og videre udvikling. Uanset om du overvejer formidlingsmæssige opgaver eller mere operationelle opgaver der skal løses, har det en indvirkning på din attraktion både indadtil og udadtil. Side 4

Overvejelser omkring frivillig arbejdskraft Faglighed og formidling I forholdet til dine besøgende kan der være mange fordele ved at have frivillige til for eksempel at hjælpe dit faglige personale med formidlingen. Dels kan du optimere formidlingen i forhold til at kunne nå flere af dine gæster i det direkte møde mellem formidlerne og gæsterne, og dels er der naturligt en fordel i, at gæsten bliver mødt af en frivillig - nemlig den at oplevelsen af din attraktion forstærkes som interessant, fordi selv mennesker der ikke får løn for at arbejde hos dig brænder for sagen. En faldgrube på formidlingsområdet kan indadtil være, at det faglige personale måske til tider kan have svært ved at slippe deres egen faglighed, og overlade det til en ikke faglært at træde ind på deres specifikke fagområde ligesom det i nogle tilfælde kan være svært for de frivillige at udvise den samme grad af faglighed som dine medarbejdere. Er det formidlingen du satser på at få frivillige til at hjælpe dig med, kan det gribes an på flere måder. Indgår der for eksempel formidling af gamle håndværk eller ligefrem fremstilling af kunsthåndværk i din attraktion, kan du tilbyde at danne rammerne for en gruppe mennesker der deler interesse. De kan måske starte deres egen forening, klub eller laug og mødes med faste intervaller hos dig og få materialer stillet til rådighed, så de kan udøve deres passion. Det kan for eksempel blive til produkter, du kan sælge i din attraktion, og I kan fordele overskuddet, hvor de frivilliges del af indtjeningen går til frynsegoder i deres sammenslutning, for eksempel et måltid når de mødes eller måske opsparing til en udflugt eller studietur, hvor de kan finde ny inspiration til deres hobby. Flere af medlemmerne kan helt sikkert også finde tiden og lysten til at formidle netop deres passion til dine gæster i det daglige - måske i arbejdende værksteder, som dine gæster enten kan se på eller selv være en del af. Attraktionens ambassadører Hvis opgaverne du skal have løst er af mere operationel karakter, for eksempel assistance i dit billetsalg, er det også vigtigt, at du overvejer, at den frivillige ofte ikke arbejder ligeså regelmæssigt i din attraktion som dine faste medarbejdere. Derfor kan den frivillige have svært ved at have det samme indblik i rutiner, forretningsgange eller noget så simpelt som for eksempel rabataftaler når gæst nummer Gud ved hvad står der og stritter med et ukendt medlemskort, og køen bag ham er alenlang og så videre. Hvis du stiller de samme krav til dine frivillige som dine medarbejdere, kan det i nogle tilfælde dels give den frivillige en følelse af utilstrækkelighed, hvis de faktuelle kompetencer ikke følger med ansvaret, og det kan også give dine gæster en oplevelse af, at de vist hellere skulle have ringet i forvejen. Gør dig derfor helt klart, hvilke krav og forventninger du som attraktion og den frivillige kan have til hinanden. Hvad er jeres respektive udbytte af hinanden, hvad forpligter du dig til, og hvad beder du den frivillige forpligte sig til, når I indleder et samarbejde. Hvordan kan du klæde dine frivillige på til at blive gode værter og ambassadører for din attraktion, og sidst men ikke mindst skal du også gøre dig nogle tanker om, hvordan jeres samarbejde kan ophøre, hvis det er ønskeligt for enten dig eller den frivillige. Det kan være både hensigtsmæssigt og betryggende for begge parter at opstille en gensidig forpligtende samarbejdsaftale på forhånd, så der ikke opstår tvivl om jeres gensidige krav og forventninger til hinanden undervejs. Som vi før har været inde på, er samspillet mellem dine ansatte og de frivillige vigtigt at afklare, både på forhånd men også i det daglige samarbejde. Dine medarbejdere skal være indstillede på at balancere mellem at stille rimelige krav, men også at udvise den fornødne taknemmelighed for indsatsen, den frivillige gør. fortsættes... >> Side 5

Overvejelser omkring frivillig arbejdskraft Der kan for eksempel opstå situationer i hverdagen, hvor en stresset medarbejder lader et ord falde hårdere end det er ment, og det kan have helt anderledes konsekvenser hvis det sker overfor en frivillig, end hvis det blot sker i samarbejdet med en kollega. Den frivillige kan simpelthen vælge at holde op og er pludselig ikke længere en god ambassadør for din attraktion. Det er vigtigt, at du overvejer, hvordan de frivillige skal indgå i din organisation. Hvem skal de referere til? Er der måske en områdeleder de enkeltvis skal samarbejde med i det daglige, eller skal der udpeges en slags super-frivillig blandt dine frivillige, som ønsker at lægge så meget tid i det frivillige arbejde, at vedkommende varetager kommunikationen med en udpeget medarbejder i attraktionen, eller er de frivillige så få i antal, at det slet ikke er nødvendigt. Som bogens forskellige cases belyser, er der mange måder at have frivillige tilknyttet din organisation. Har du en stor årligt tilbagevendende begivenhed, der kræver hundreder af frivillige i en kort periode, har du brug for flere ekstra hænder i højsæsonen, eller er din attraktions økonomi sådan indrettet, at du måske har brug for hjælp hele året? Lige så forskelligt behovet for frivillig arbejdskraft kan være fra attraktion til attraktion, vil behovet for at give dem ansvar og dermed også kompetencer variere. Det er vigtigt, at overveje hvilke kompetencer du giver dine frivillige, og følger deres kompetencer i virkeligheden det ansvar du pålægger dem og hvordan harmonerer det med dine medarbejderes kompetencer og ansvar. Et jordnært eksempel kan være en frivillig der bemander en iskiosk eller en museumsbutik. Han har selvfølgelig rent praktisk ansvaret for varelageret, kassebeholdningen, det administrative forbundet med opgaven, korrekt og høflig gæstebetjening og alt det andet der følger med et ansvar som godt kan hvile lidt tungere på en frivillig skulder end på en af dine faste medarbejderes. Side 6

Motivation for at blive frivillig Der er mange grunde til, at mennesker vælger at bidrage med frivillig arbejdskraft, men uanset hvilken drivkraft der ligger bag det at indgå en aftale om at bruge en del af sin tid på noget, er en væsentlig faktor det sociale aspekt, og ikke mindst derfor er det vigtigt, at du vægter det sociale højt i forhold til dagligdagen og i forhold til udbytte eller belønning til dine frivillige. Det med udbyttet eller belønningen for den frivillige kommer vi ind på senere i denne håndbog, men berører det alligevel kort her i forhold til for eksempel det sociale i det daglige. For at imødekomme ønsket om skabelse af socialt netværk hos dine frivillige, er det vigtigt at du etablerer en ramme, hvor de også kan mødes med faste intervaller. Selvom du måske har 35 frivillige, får de jo ikke den store sociale gevinst, hvis de kun arbejder hver for sig og måske oven i købet på forskellige tidspunkter. Hold for eksempel et frivilligmøde hvert kvartal hvor du som attraktion fortæller om den seneste udvikling og jeres forventninger til den nærmeste fremtid og læg god tid ind i programmet til, at de frivillige kan tilkendegive deres erfaringer eller udfordringer i forhold til arbejdet både i forhold til dig men også indbyrdes. Sørg også for, at der er god tid til at de kan være sammen med hinanden ved de lejligheder. opnås ikke fås direkte ved selve arbejdsopgaven, men er indlagt som en ekstra aktivitet i attraktionen, der gør, at ønsket om at udvikle sig bliver imødekommet. Rigtig mange frivillige er også drevet af, at tiden de har til rådighed er mere end de har aktiviteter at fylde tiden ud med. De har måske haft et langt aktivt liv på arbejdsmarkedet, og befinder sig efter at være blevet efterlønnere eller pensionister pludselig i en ny situation i livet. De har ikke så meget at have travlt med og vil derfor gerne kunne bruge deres tid og kvalifikationer i nye sammenhænge for stadig at have kontakt med arbejdsmarkedet. En faktor der er væsentlig at holde for øje også i hvervesammenhæng. En anden driver for at blive frivillig er ofte også ønsket om ny eller uddybende viden om et område, så sørg for at det er en del af udbyttet ved at være frivillig i din attraktion. Det kan godt være, at den viden der Side 7

Hvervning af frivillige Der er ligeså mange måder at hverve frivillige på, som der er forskellige modeller for hvilken type af frivillige du har brug for. Det er klart, at indfaldsvinklen til at hverve frivillige varierer i forhold til typen. Uanset type kan du forsøge at få omtale i de forskellige fagforbunds medlemsblade for at nå deres efterløns- eller pensionerede medlemmer. Har du brug for nogle med håndværksmæssige forudsætninger, er det også oplagt at kontakte det pågældende fagforbund for at høre, om du ad den vej kan komme i kontakt med nogle af deres pensionerede medlemmer. Har du en venneforening eller støtteforening til din attraktion, er det også oplagt at rekruttere frivillige gennem den ligesom du kan have øje for, om der i dit lokalsamfund er andre foreninger, du kan hverve frivillige fra. Erfaringerne blandt deltagerne i den førnævnte erfagruppe viser tydeligt, at annoncering måske ikke er den bedste vej, hvis den står alene. Attraktionerne har typisk fået et resultat på mellem 5 og 15 henvendelser på en annonce, og ikke alle vælger at indgå en aftale om et frivilligt arbejdsforhold, når de hører mere om, hvad det indebærer. Og igen er det heller ikke sikkert, at alle henvendelser matcher den profil, attraktionen havde ønsket sig. Typisk er det nemmere at hverve frivillige i mindre lokalsamfund. Her har folk ofte en større følelse af tilhørsforhold til en given attraktion. Har man allerede frivillige tilknyttet sin attraktion, er det oplagt at bruge den mulighed lokalsamfundets ugeaviser giver for omtale. Langt de fleste ugeaviser har et tema a la månedens buket, og langt de fleste attraktioner har en frivillig, man med rimelighed kan fremhæve som en, der fortjener en særlig opmærksomhed. Hvorfor så ikke indstille én af sine frivillige til at modtage buketten og i øvrigt nævne overfor journalisten, at man godt kunne bruge flere. Men du behøver heller ikke altid så mange krumspring. Ofte er det nok, at kontakte lokalavisen og appellere til lidt omtale af dit behov for frivillig arbejdskraft. Et åbent hus arrangement hvor, I fortæller om din attraktions behov og de gode oplevelser, man som frivillig kan få hos dig, kan ofte være en god kilde til at få kontakt med mulige frivillige. En anden indfaldsvinkel til at hverve flere frivillige er ganske enkelt at hverve dem iblandt dine gæster. For eksempel via en folder der ligger ved billetsalget eller i caféen, og igen er det oplagt, hvis du allerede har frivillige tilknyttet, at appellere til at de opfordrer flere til at henvende sig, for at høre mere om det at være frivillig hos dig. Flere attraktioner har også succes med ganske enkelt at udarbejde en hverveplakat, der kan sendes til biblioteket, det lokale kultur- eller medborgerhus, boghandlere i dit område eller et helt femte sted. Hvis dit behov er udpræget i en bestemt periode af året, og det kan dækkes af frivillige, der ikke nødvendigvis taler og forstår dansk, kan du rekruttere frivillig arbejdskraft gennem forskellige internationale organisationer blandt andre gennem EVS programmet som Gerlev Legepark belyser i en case andetsteds i denne håndbog. Der er selvfølgelig også den indlysende mulighed, at du omtaler behovet for frivillig arbejdskraft på din hjemmeside og via dine egne nyhedsbreve. Mulighederne er mange og det er overraskende let at skabe opmærksomhed og interesse for at være frivillig i attraktioner. Side 8

Uddannelse af dine frivillige Næsten uanset arbejdsopgaverne er det en god motivationsfaktor for at blive frivillig, at det tilfører den frivillige enten ny viden på et område eller endnu mere viden på et allerede kendt område. Det betyder, at du med stor fordel også i hvervefasen kan tilbyde kendskab til din attraktions specifikke område, når du uddanner dine frivillige, også selv om deres arbejdsopgaver måske ikke er direkte relateret til fagligheden i din attraktion. Det er generelt en rigtig god idé at opstille et egentlig uddannelsesforløb for dine frivillige. Et forløb som tilrettelægges og afvikles af dig selv eller en af de faste medarbejdere. Erfaringerne viser, at det kan være uhensigtsmæssigt at lade frivillige oplære frivillige som oplærer frivillige og så videre. Den model kan bevirke, at der opstår for store forskelligheder i de frivilliges måde at løse opgaven på og en disharmoni i forhold til, hvordan opgaverne rent faktuelt var tænkt løst fra starten. Et eksempel på hvordan frivillige kan uddannes og gøres klar til opgaverne næsten uanset karakter kan findes på Danmarks Keramikmuseum, hvor nye og nuværende frivillige oplyses om attraktionen og opgaverne ved hjælp af et program, der strækker sig over fire aftener over en periode på en til to måneder, suppleret med en kursusmappe der indeholder materialerne der gennemgås på de respektive moduler. Programmet på Danmarks Keramikmuseum er tilrettelagt ud fra de frivilliges opgave med selvstændigt at åbne og lukke museet og bemande billetsalget, varetage kommissionssalg fra både udstillingerne og museumsbutikken, klargøring af caféområdet samt forefaldende lettere kontorarbejde og besvarelse af telefoniske henvendelser. Uddannelsesprogrammet blev udarbejdet på et tidspunkt, hvor flere af museets daværende frivillige gennem flere år havde nået pensionsalderen, og derfor besluttede at fravælge det frivillige arbejde på museet, og der således var behov for tilførsel af flere nye frivillige. Gennem en periode med hvervning af flere forskellige kanaler blev der således opsamlet 15 nye frivillige, der gennemgik kurset sammen med de frivillige der allerede var tilknyttet museet, men som alle var blevet oplært enkeltvis og mestendels i de praktiske opgaver, og ikke informeret grundlæggende om museets overordnede platform for dets museale virke. Det første modul var orienteret omkring museets fortid, nutid og fremtid. Modulet omhandlede både husets historie eftersom selve bygningerne på Danmarks Keramikmuseum genererer besøget hos en stor del af gæsterne, fordi museet er indrettet i det gamle enkesæde til Hindsgavl Slot, og modulet omfattede også selve museets egen historie fra starten i 1994. Derudover præsenteredes husets mission, vision og strategi. De frivillige fik også på dette modul kendskab til vedtægter, en oversigt over medlemmer af bestyrelsen, funktionsbeskrivelser for de ansatte samt venneforeningens vedtægter og venneforeningens bestyrelsesmedlemsoversigt. Sidst men ikke mindst fik de også udleveret museets aktivitetskalender og en separat kalender for de frivilliges aktiviteter, i.e.; kvartalsmøder, udflugter, særlige rundvisninger, sommerudflugt, nytårskur etc. Denne kalender opdateres og uddeles i øvrigt på hvert kvartalsmøde. Modul nummer to var keramisk fagligt orienteret. De frivillige fik en tur i museets tilknyttede skoletjeneste, hvor de blev indført i teorien omkring keramisk arbejde og fik selv lejlighed til at fremstille en ting. En aften der altid vakte begejstring og blev deltaget i med stor interesse og som gav et rigtig godt grundlag for siden hen at beskæftige sig med værkerne på museet og besvare spørgsmål om fremstillingsteknikker og så videre fra gæsterne. fortsættes... >> Side 9

Uddannelse af dine frivillige Det tredje modul var praktisk orienteret omkring arbejdsopgaverne og selve gæstekontakten. Altså kort fortalt det praktiske omkring kasseapparatets funktioner, rutiner i forbindelse med salg af kunstværker, rutiner i forbindelse med klargøring af café, håndtering af alarmsystemer i forbindelse med åbning og lukning af huset og så videre. Til dette modul udleveredes to forskellige guider. En kvik-guide til hvordan man åbner og lukker museet, og en mere omfattende guide udarbejdet som opslagsværk til informationer om alt, hvad der er nyttigt at vide. Den er udarbejdet alfabetisk, og rummer både praktiske oplysninger om hvordan selve opgaverne skal løses og tillige svar på umulige spørgsmål som for eksempel; hvilken træsort gulvplankerne er lavet af, hvad stauderne i parken hedder, og hvem der har designet stolene i caféen og så videre. Viden der er en god idé at kunne slå op, men som man ikke nødvendigvis behøver at huske på som paratviden, og alt sammen ting gæsterne er glade for at kunne få svar på i tillæg til deres oplevelse omkring selve keramikken. Opslagsguiden er baseret på oplysninger, der til stadighed udbygges og revideres i excell-format med opslagsordet i kolonne A og svaret i kolonne B. Disse oplysninger blev blot flettet over i word-format og udleveredes på ny ved kvartalsmøderne, når der var ændringer eller tilføjelser. Efter endt kursusforløb er alle nye frivillige tilknyttet en af de rutinerede frivillige som føl på 3-5 vagter, indtil de føler sig klar til at fortsætte på egen hånd. Alt i alt et uddannelsesforløb der umiddelbart virker omfattende, men som viste sig at være udbytterigt for både de frivillige og museet. Det genererede en høj grad af medejerskab som er vigtig, når det er så vitale opgaver de frivillige løser, og det virker også loyalitetsskabende i forhold til museet som frivillig arbejdsplads. For museet betyder det samtidigt, at de frivillige er klædt bedst muligt på til at løse opgaven til stor glæde for museets besøgende. Det er vigtigt, at du gør dig klart, hvor omfattende dit uddannelsesprogram skal være alt efter opgaverne, der skal løses, og at du indregner den fornødne tid til både at udvikle og gennemføre det. Samtidigt er det en god idé fra starten at beslutte om man kan bestå og dermed også dumpe og om de frivillige måske ligefrem skal re-eksamineres for eksempel halv eller helårligt for at holde deres viden ved lige og ajour måske også ovenpå perioder hvor de af den ene eller anden årsag har været mindre aktive og dermed ikke har vedligeholdt rutinerne ved arbejdet. Modul nummer fire berørte museets økonomi og nøgletal, så de frivillige fik forståelsen af vigtigheden af deres indsats, og dette indslag gjorde ofte, at de frivillige kom med forslag til, hvordan museet kunne markedsføres yderligere for at tiltrække flere gæster, hvorfor dette modul også rummede en mere indgående gennemgang af museets markedsføringsbudget og markedsføringsplaner og PR- i øvrigt. Side 10

Belønning af frivillige Når nu der ikke er tale om aflønning for arbejdet den frivillige udfører, er det vigtigt, at du gør dig klart, hvordan du kan tilbyde en attraktiv form for belønning. Selvom den frivillige indgår samarbejdet uden forventning om noget håndgribeligt til gengæld, ligger der noget betydningsfuldt i, at du kan vise din påskønnelse af deres indsats. Det kan gøres på rigtig mange måder. Har du salgsartikler i din attraktion kan de frivillige tilbydes en rabat, du kan tilbyde dem fri entré til arrangementer i venneforeningen, hvis du altså har én. Producerer du selv faglitteratur, kataloger eller andet kan du forære de frivillige et eksemplar, har du særlige goder for dit personale for eksempel i forhold til indkøbsaftaler eller rabatter på entré til andre attraktioner, kan du søge at indlemme dine frivillige i også at kunne benytte disse ordninger. Du kan også overveje at holde en sommerfest, en julefrokost eller en nytårskur for de frivillige, som ud over at det er hyggeligt også er en god anledning til dels at ryste de frivillige sammen, men i høj grad også til at få dem rystet bedre sammen med dine ansatte. Du kan arrangere studieture til andre attraktioner eller steder med relevans for deres arbejde hos dig, eller du kan måske arrangere, at de besøger frivillige i andre attraktioner for at møde flere mennesker og få mere inspiration til deres eget virke som frivillige. Mulighederne er mange, og hvis du i din planlægning husker at have det sociale aspekt som de frivilliges primære motivation for øje, vil det i mange tilfælde være tilstrækkeligt, hvis du ikke er i stand til at tilbyde mere håndgribelige ting. Du kan tilbyde de frivillige fri entré for dem og deres gæster i din attraktion, og måske lægge op til, at de kan kombinere festligholdelsen af mærkedage med et besøg og en rundvisning på din attraktion. På Danmarks Keramikmuseum var det for eksempel meget brugt, at den frivillige inviterede alle gæsterne til deres runde fødselsdage til at starte festlighederne på museet med en rundvisning og et glas før turen gik videre til den egentlige sammenkomst. Det var meget påskønnet og brugt af de frivillige. Husk i øvrigt, uanset om du bliver direkte involveret i en rund fødselsdag eller ej, at budgettere med en buket blomster til den frivillige, ligesom du ville gøre til en ansat. fortsættes... >> Side 11

Alt det med småt Som i enhver anden sammenhæng er det vigtigt at have styr på alt det med småt i forhold til forsikring, fagforbund og A-kasser og ikke mindst SKAT. Det er tekniske ting som også vil interessere dine frivillige at have på plads. Hvad sker der hvis de kommer til skade i din attraktion under udførelsen af det frivillige arbejde? Er de dækket af dine øvrige forsikringer for dine ansatte, eller er det deres egen forsikring der skal dække. Hvad sker der hvis de kommer til at ødelægge noget under udførelsen af arbejdet? Er det dækket af din eller deres egen forsiking og så viedere. Det er spørgsmål denne håndbog ikke kan give entydige svar på, men derimod noget du skal afklare med dit eget forsikringsselskab, fordi det varierer fra selskab til selskab. Hvis dine frivillige er på efterløn eller modtager pension eller andre ydelser som for eksempel dagpenge, er det også vigtigt at afklare med deres fagforbund og A-kasse hvordan de forholder sig til, at medlemmet udøver, frivillig arbejdskraft. I forhold til at være på efterløn eller modtage pension er der sjældent begrænsninger på antallet af timer den frivillige må bruge i din attraktion, men i alle tilfælde er det en god idé at tilskynde den enkelte frivillige til at kontakte deres respektive fagforbund og for god ordens skyld få afklaret forbundets stillingtagen. Side 12

Alt det med småt Som dagpengemodager og frivillig er det i praksis ikke umiddelbart kendt som et problem da langt de fleste A-kasser også godkender frivillig arbejdskraft i et antal timer pr. uge varierende fra 2 til 10 timer, såfremt dagpengemodtageren stadig er til rådighed for arbejdsmarkedet og anfører den anvendte tid på dagpengeskemaet. Hvis der på forhånd er rettet henvendelse til A-kassen og indgået en aftale om antallet af timer, bliver der ikke modregnet i dagpengene. Det er en god idé at støtte den frivillige i henvendelsen til A-kassen og sammen sørge for, at formalia er i orden. De respektive A-kasser er som regel positivt indstillede overfor frivillig arbejdskraft i et begrænset omfang, da det giver den jobsøgende et tilknytningsforhold til arbejdsmarkedet, der kan værre nyttigt i sammenhængen med at søge arbejde. medarbejdere, der ikke opgives til SKAT ved et uanmeldt besøg i din attraktion, da hverken du eller den frivillige kan fremvise en lønseddel. Selvom du efterfølgende kan sandsynliggøre, at de er frivillige og dermed ulønnede, kan det skabe en uhensigtsmæssig situation i øjeblikket eller måske ligefrem generere uheldig PR og omtale, der siden hen skal redes ud. SKAT oplyser, at det derfor er en god idé dels at rette henvendelse til dit lokale skattekontor på forhånd og oplyse, at I anvender frivillig arbejdskraft, ligesom det altid er en god idé at have en liste over de frivillige i din attraktion eller endnu bedre en samarbejdsaftale der kan fremvises i tilfælde af uanmeldte besøg fra SKAT. I øvrigt er attraktionsbranchen, direkte adspurgt, ikke den umiddelbart mest interessante i SKAT s optik. En tredje faktor i forhold til det med småt er SKATs indstilling til, at du som attraktion benytter dig af frivillig arbejdskraft. I teorien kan de frivillige fremstå som Side 13

Eksempler på: - Hvervefolder - Stikord til første informationsmøde - Skitse til uddannelsesforløb - Skitse til samarbejdsaftaler - Eksempel på frivillig politik - Skitse til dagsorden for jævnlige informationsmøder Bliv frivillig medarbejder << Ydersider Folderen er vist i 55% af originalstørrelse Indersider Frivillig på Grimmerhus << Vi har i den daglige drift et stort behov for frivillige der vil hjælpe til med de mange forskellige opgaver, der skal løftes for at museet kan fungere og være et udbytterigt sted for gæster og de udstillende kunstnere. Som frivillig på Grimmerhus får man mulighed for at opleve en dejlig atmosfære i et gammelt hus, der emmer af kultur, og samtidig møde mange mennesker dels de besøgende og dels forskellige kunstnere der enten udstiller på museet, er repræsenteret i vores samling eller i vores museumsbutik. Kongebrovej 42 5500 Middelfart t 64414798 F 64414796 museet@grimmerhus.dk www.grimmerhus.dk Åbent ti.-sø. kl.11-17 Arbejdet som frivillig på Grimmerhus omfatter blandt andet at passe billetsalget, ekspedere gæster der ønsker at købe keramik eller plakater, bøger og postkort fra museumsbutikken på lørdage, søndage og Marion Askjær Veld Som frivillig har man også mulighed for at hjælpe ved forskellige arrangementer på museet, for eksempel ferniseringer, musikaftener og andre specielle støttearrangementer. Vi ønsker løbende at holde vores frivillige ajour med den viden der er nødvendig. Derfor afholder vi blandt andet en rundvisning en hverdagsaften efter hver fernisering hvor de respektive udstillinger introduceres grundigt, og aftenen rundes typisk af med at vi samles efterfølgende i museumscaféen og nyder en kop kaffe og et stykke kage, og bliver orienteret om livet på museet og omkring billetsalget siden sidste frivilligmøde. Det giver også anledning til hyggeligt samvær med de andre frivillige og en del af museets personale. Danmarks Keramikmuseum På Grimmerhus i Middelfart vises Danmarks Keramikmuseums samlinger og særudstillinger. Foruden udstillinger af ejede og deponerede værker arrangeres årligt 4-8 særudstillinger af keramisk kunst fra hele verden. Danmarks Keramikmuseum er Nordens eneste museum, udstillingssted og værkstedscenter for dansk og international studiokeramik, kunstnerkeramik og keramisk design. Heidi Guthmann Birck helligdage, hvor vi ikke har ansatte til at løse opgaven. Museet er åbent fra kl. 11:00 til kl. 17:00 og sædvanligvis deles en dag i to vagter af tre timers varighed, så man kan passe det ind i sin øvrige kalender om man foretrækker tre timer om formiddagen eller tre timer om eftermiddagen ca. én gang om måneden. Vi ønsker at forberede alle nye frivillige bedst muligt til opgaven. Derfor indledes forløbet med fire hyggelige aftener med kurser, der alle er målrettede til at give den fornødne baggrundsviden for at falde godt ind i arbejdsopgaverne. Kurserne omfatter dels husets og museets historie samt vores visioner og organisatoriske base. De belyser tillige vores økonomi og generelle struktur i det danske museumslandskab, og giver samtidigt en grundig introduktion til gæstebetjening og alt det praktiske omkring salg af billet og betjening af kasseapparatet. Sidst men ikke mindst får man en grundig introduktion til begreberne i keramikkens verden ved selv at prøve kræfter med materialet i skoletjenestens værksted, så begreber som lertøj og stentøj eller rakubrænding ikke er fremmede for én i mødet med gæsterne. Arbejdet er ulønnet, men vi inviterer til nytårskur og sommerudflugt med spisning, og frivillige ved Grimmerhus bliver også tilbudt at deltage i de mange aktiviteter som Venneforeningen for Danmarks Keramikmuseum Grimmerhus afholder. Det kan være udflugter til andre museer, besøg hos keramikere eller foredrag med forskellige kunstnere. Kontakt os gerne hvis du har nogle spørgsmål eller ønsker en uforpligtende kursusoversigt tilsendt. Bodil Manz Museets indsatsområde er nutidig keramisk kunst, og samlingerne koncentrerer sig om værker skabt efter 1950. Udstillingerne viser enten temaer belyst gennem forskellige kunstnere, eller aktuelle værker fra kunstnergrupper. Indimellem præsenteres en enkelt kunstner retrospektivt. Og med mellemrum sættes der fokus på en periode af den ældre keramiks historiske udvikling med henblik på at perspektivere nutidens rivende udvikling på området keramisk kunst. På Grimmerhus arrangeres koncerter, foredrag, keramik-events og meget andet. Parken omkring museumsbygningen fremviser en række store keramiske skulpturer. Huset er en unik fredet bygning opført i 1856 af den daværende ejer af Hindsgavl Slot. Bygningens arkitektur afspejler datidens historicisme og fremtræder som en perle i arkitekturhistorisk sammenhæng. Ejendommen er blevet kaldt Danmarks smukkeste udstillingssted. Den smukke beliggenhed gør et besøg på det nyrestaurerede sted til en oplevelse af natur, arkitektur og keramikkunst. Gunhild Aaberg Side 14

Eksempler på: - Hvervefolder - Stikord til første informationsmøde - Skitse til uddannelsesforløb - Skitse til samarbejdsaftaler - Eksempel på frivillig politik - Skitse til dagsorden for jævnlige informationsmøder Side 15

Eksempler på: - Hvervefolder - Stikord til første informationsmøde - Skitse til uddannelsesforløb - Skitse til samarbejdsaftaler - Eksempel på frivillig politik - Skitse til dagsorden for jævnlige informationsmøder Side 16

Eksempler på: - Hvervefolder - Stikord til første informationsmøde - Skitse til uddannelsesforløb - Skitse til samarbejdsaftaler - Eksempel på frivillig politik - Skitse til dagsorden for jævnlige informationsmøder Side 17

Eksempler på: - Hvervefolder - Stikord til første informationsmøde - Skitse til uddannelsesforløb - Skitse til samarbejdsaftaler - Eksempel på frivillig politik - Skitse til dagsorden for jævnlige informationsmøder Eksempel på frivillig politik fra Danmarks Keramikmuseum Frivillighedspolitik Frivilliges indsats er med de økonomiske forudsætninger museet arbejder under altafgørende for, at Danmarks Keramikmuseum kan opfylde sin målsætning. Danmarks Keramikmuseum har behov for at involvere frivillige i sit arbejde, fordi flere opgaver kan løses, og Danmarks Keramikmuseum tillige får en lokal forankring. Frivillighedspolitikken er gældende for alle de frivillige, som støtter Danmarks Keramikmuseums virke. Definition på frivillige Enhver kan i princippet være frivillig ved Danmarks Keramikmuseum Visse specialfunktioner såsom bemanding af skranken etc. kræver deltagelse i et kursusforløb, jf. frivillig uddannelsen vedtaget af Danmarks Keramikmuseums bestyrelse. Den frivillige arbejder ulønnet Værdigrundlag Det frivillige arbejde for Danmarks Keramikmuseum hviler på værdierne, fællesskab, troværdighed og ansvar, og missionen er ønsket om at give gæsterne en god oplevelse, hvad enten det er museumsgæster eller kunstnere der er repræsenteret i udstillingerne eller museumsbutikken. Den enkelte frivillige tillægges kompetence og ansvar for konkret definerede opgaver, og Danmarks Keramikmuseum tilstræber gennem forskellige aktiviteter for de frivillige at sikre en platform for et godt fællesskab, og gennem for eksempel inspirerende rundvisninger at give baggrundsviden og informationer der sikrer at den frivillige er klædt på til at formidle en god oplevelse til museets gæster. Kvalitet og engagement Ved Danmarks Keramikmuseum har vi en ambition om, at vores gæster skal have en god oplevelse. Det stiller krav til udstillingerne, måden de formidles på, og de mennesker vores besøgende møder på museet. Vi ønsker kort sagt, at Danmarks Keramikmuseum skal være en god oplevelse. Et besøg præget af kvalitet og engagement, under overskriften naturlig elegance. Som fast tilknyttet frivillig skal man derfor kende til vores organisation og målsætning. Desuden skal man gennem deltagelse i vores uddannelsesforløb sikre sig de fornødne kvalifikationer til at varetage den opgave, man hjælper museet med at løse. Foruden visse obligatoriske kurser for de frivillige, der skal arbejde i og omkring museet, kan de frivillige forvente løbende at modtage tilbud om kurser og studieture, arrangementer med relevant og kulturelt indhold, som supplement til de kvartalsvise frivilligmøder der er tilknyttet de udstillingsorienterede rundvisninger der finder sted umiddelbart efter hvert udstillingsskift. Et fælles mål Et godt samarbejde hviler på gensidig respekt og viden om hinandens arbejdsopgaver gennem kontakt og dialog mellem frivillige og ansatte. I samme forbindelse er det vigtigt, at der er nogle klare aftaler omkring orientering og tilbagemelding mellem parterne. Da Danmarks Keramikmuseum er en levende virksomhed i fortsat vækst og forandring, kræves det af de frivillige, at man deltager aktivt og løbende, for at holde sig ajour med nye forretningsgange og administrative rutiner og tillige de skiftende udstillinger. Vi har derfor besluttet, at man som frivillig ved skranken mindst én gang pr. kvartal skal have en vagt, for at kunne vedligeholde sit kendskab til rutiner, billetsamarbejder, registreringsopgaver etc, og dermed opretholde sin status som frivillig uden oplæring på ny. Som frivillig på Danmarks Keramikmuseum er det ens fritid man stiller til rådighed. Fritid man ellers kunne bruge med familien eller venner. Det er vi meget taknemmelige for, og derfor ønsker museets ledelse og ansatte at bi- drage aktivt til, at det er rart og indholdsrigt at være frivillig. Side 18

Eksempler på: - Hvervefolder - Stikord til første informationsmøde - Skitse til uddannelsesforløb - Skitse til samarbejdsaftaler - Eksempel på frivillig politik - Skitse til dagsorden for jævnlige informationsmøder Side 19

Case om frivillige på Ribe VikingeCenter Ribe VikingeCenter startede i 1992 og var i den heldige situation, at vi allerede fra starten tog en gruppe frivillige med fra det historiske værksted i Vester Vedsted, som ledelsen kom fra. Af Bjarne Clement. Gruppen var etableret på baggrund af en avisannonce, hvor man efterlyste personer, som ville være med til at udbygge og vedligeholde jernalderhusene i det historiske værksted. De meldte sig, fordi de havde en lokal tilknytning og der var en vis form for status i projektet. Det betød, at vi ikke skulle til at overbevise nogle mennesker om, at det var en god ide at lægge frivilligt arbejde i Ribe Vikinge-Center. De havde allerede en identitet igennem det fællesskab og frivillige arbejde, de havde udført i Vester Vedsted. I starten var den frivillige arbejdsgruppe på ca. 20 voksne og ca. 10 børn. Vi gjorde rigtigt meget ud af at uddanne dem. Vi mødtes den 1. lørdag i måneden året rundt og arbejdede med praktiske opgaver og håndværk. Derudover afholdt vi 2-3 weekendkurser om året i de første tre år, hvor de blev undervist af nogle af de dygtigste håndværkere i kurvefletning, sølvsmedning, bronzestøbning etc. Det blev dengang støttet af amtets kulturpulje, den eksisterer desværre ikke mere. Vi arrangerede desuden en årlig udflugt. Gruppen voksede langsomt gennem mund til mund reklame og i kraft af en del presseomtale af RibeVikinge- Center og den blev efterhånden så stor, at folk splittede sig op i forskellige undergrupper alt efter interesse - smede, sølvsmede, bueskytter, tekstil etc. Vi bibeholdt dog de fælles arbejdsdage hver måned. Hvis der så er nogen, som vil arbejde mere på andre dage, får de stillet faciliteter til rådighed. I dag mødes smedene og bueskytterne flere gange om måneden og har egne nøgler og kode til alarmsystemet, så de kan komme og gå, som de vil. Hvis de har særlige arrangementer skal de orientere os og så sørger vi for, at der er bagt kage. De kan desuden altid bruge køkkenet og lave gratis kaffe og købe drikkevarer. Side 20